Dass Arbeitsplätze auch mal mehrere Tage verwaist sind, ist spätestens seit Corona keine Seltenheit mehr. Dabei ist es nicht unbedingt eine Erkrankung, die Arbeitnehmer von der Arbeit im Büro fernhält. Meist arbeiten sie einfach nur im Homeoffice. Zur effektiveren Nutzung ihrer Arbeitsplätze im Betrieb setzen immer mehr Unternehmen auf Hot Desking. Was es mit diesem besonderen Organisationsmodell auf sich hat, welche Vor- und Nachteile damit verbunden sind und welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, erklärt dieser Ratgeber.
Eine Erklärung: Was ist Hot Desking eigentlich?
Jeden Tag eine neue Überraschung für Angestellte nach dem Motto „Tischlein wechsle dich“ bietet diese immer populärere Form der Büroraumverwaltung, deren Anfänge bereits gut 30 Jahre zurückliegen. Beim Hot Desking haben die Mitarbeitenden in einem Unternehmen keine festen Arbeitsplätze – Schreibtische und Bürostühle werden vielmehr geteilt und jeden Tag nach Bedarf neu besetzt. Damit dieses Modell funktioniert, arbeiten die Mitarbeiter an eigenen Laptops und verlassen ihren Schreibtisch abends aufgeräumt und leer.
Was hat das Unternehmen davon?
Aus unternehmerischer Sicht stehen beim Hot Desking als große Vorteile der Kostenfaktor und die Arbeitseffizienz im Fokus. Vor allem bei Betrieben, die auf Homeoffice und flexible Arbeitszeiten setzen, lassen sich so freie beziehungsweise leere Arbeitsplätze vermeiden. Dafür stehen nur genauso viele Schreibtische zur Verfügung, wie auch täglich gebraucht werden. In der Regel gibt es bei diesem Büro-Organisationssystem weniger Plätze als Mitarbeitende. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass eine kleinere Fläche benötigt wird, sodass sich Kosten, wie Miete, Strom und Gas, deutlich reduzieren lassen.
Für die Arbeitnehmer kann die Flexibilität ebenfalls Vorteile mit sich bringen: Vielleicht steigert der täglich neue Blickwinkel ja die Kreativität und das Teamwork bekommt einen neuen Stellenwert? Die Schreibtische bleiben zudem aufgeräumt und chaotische Verhältnisse gehören der Vergangenheit an.
Nicht immer ideal: die Nachteile
Nicht jeder Mitarbeiter wird sich damit anfreunden können, plötzlich keinen festen und exklusiven Platz im Büro mehr zu haben: Wenn eine individuelle Einrichtung des Schreibtisches mit der Platzierung von persönlichen Gegenständen schlichtweg nicht mehr möglich ist, kann das im negativen Fall auch dazu führen, dass man sich am Arbeitsplatz nicht mehr wohlfühlt und die Arbeit darunter leidet. Durch die ständige Rotation kommt zudem eine gewisse Unruhe ins Büro und das Risiko eines erhöhten Konkurrenzdrucks steigt, wenn man zum Beispiel unbedingt einen Fensterplatz ergattern möchte oder jeden Tag Angst haben muss, keinen freien Schreibtisch mehr zu bekommen. Ein Anstieg des Stresspegels, Konzentrationsprobleme und damit verbunden eine geringere Produktivität sind mögliche Folgen.
Vorausgesetzt, dass… – so kann Hot Desking funktionieren
Damit dieses flexible Arbeitsmodell erfolgreich umgesetzt werden kann, sind eine gute Organisation und eine hohe Flexibilität das A und O. Wenn sich jeder Angestellte morgens um 8 Uhr „einstempelt“, ist das Konzept natürlich zum Scheitern verurteilt. Bei einem guten Mix aus flexiblen Arbeitszeiten, Teilzeitjobs, Homeoffice und Angestellten, die im Außendienst unterwegs sind, ist Hot Desking aber durchaus eine Option. Bestenfalls haben die Mitarbeiter zudem zu unterschiedlichen Zeiten im Jahr Urlaub.
Für eine gelungene Umsetzung sollten auch die technischen Voraussetzungen und die räumlichen Gegebenheiten passen. Tische und Stühle müssen sich individuell auf die Größe und die Bedürfnisse der verschiedenen Personen einstellen lassen können. Im Idealfall bereitet das Unternehmen seine Angestellten auch gut auf das Hot Desking vor. Schließlich geht es nicht nur um ein einfaches Verrücken der Tische, sondern um eine komplette Veränderung der Unternehmensstruktur und -kultur.
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