Vielen Dank und beste Grüße – diesen Abschluss nutzen viele Menschen im täglichen E-Mail-Verkehr, um freundlich und höflich zu sein. Doch wofür bedankt man sich eigentlich? Nicht immer ist ein „Danke“ passend. Manchmal reicht die kurze Formulierung aber auch gar nicht aus. Wann und wie der Dank am besten platziert wird, verrät dieser Ratgeber.
Den Dank vermeiden, wenn es keinen Anlass gibt
Vor dem Absenden einer E-Mail sollte man sich zunächst kritisch fragen, wofür man sich eigentlich bedankt. Denn wenn es gar keinen Grund gibt, dann sollte der Dank als Floskel besser ganz weggelassen werden. Eine freundliche Verabschiedung reicht völlig aus, um die Umgangsformen zu wahren. Wird dagegen regelmäßig und scheinbar wahllos ein Danke platziert, kann der Schuss auch nach hinten losgehen und der Empfänger fühlt sich irgendwann nicht mehr ernst genommen.
An das Dankeschön eine Begründung anhängen
Bei einem triftigen Grund reicht ein einfaches „Danke“ im Schriftverkehr dagegen nicht immer aus. Dieses kann floskelhaft rüberkommen, sodass die eigentliche Wirkung in Form von Dankbarkeit beim Empfänger schnell verfehlt wird. Viel besser kommt es dagegen an, wenn man seinen Dank mit wenigen Worten begründet, zum Beispiel „für die gute Zusammenarbeit“, „für die Mühe“ oder auch „für die schnelle Antwort“ sein.
Wer ein paar persönliche Worte wählt, der kann sich der Freude des Empfängers gewiss sein. Mögliche Beispiele sind: „Ich bin Ihnen wirklich sehr dankbar, dass Sie sich Zeit für mein Anliegen genommen haben“ oder „Dank Ihrer schnellen Hilfe konnte ich meine Aufgabe noch pünktlich erledigen. Das weiß ich zu schätzen.“ Menschen, die sich die kurze Zeit für ein ehrliches Dankeschön nehmen, können zudem damit rechnen, dass sie auch bei der nächsten Bitte oder Anfrage schnell eine Rückmeldung erhalten.
Was es mit dem „Vielen Dank im Voraus“ auf sich hat
Etwas anders verhält es sich mit dem Dank im Voraus. Diese Dankesformel wird dann verwendet, wenn man Hilfe oder Unterstützung benötigt. Sie baut beim Empfänger unbewusst einen gewissen Druck auf. Schließlich bedankt sich der Absender bereits im Vorwege für etwas, das noch gar nicht erledigt wurde. Er geht vielmehr selbstverständlich davon aus, dass eine Absage keine Option ist. Diese standardmäßige Formulierung hat den Vorteil, dass die Antwortrate sehr hoch ist.
Sich für eine E-Mail bedanken: Lohnt sich das?
Ein Dank wird häufig auch als Einstieg à la „Vielen Dank für Ihre E-Mail“ verwendet. Auch wenn man sich hier konkret für etwas bedankt, kommt auch diese Formulierung schnell sehr phrasenhaft rüber. Etwas konkreter wird es, wenn man sich nicht für die E-Mail an sich bedankt, sondern beispielsweise für „das Interesse“, „das Angebot“ oder „den Hinweis“. Es gibt aber auch gute Alternativen, eine E-Mail zu beginnen. So können Sie beispielsweise einfach Bezug auf die E-Mail nehmen oder direkt auf eine Frage antworten.
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