Digitale Spracherkennung / auf dem Foto: Geschäftsmann diktiert der Software einen Text. Ein Mann sitzt an einem Schreibtisch, sein Büro ist sehr schlicht und in weiß gehalten. Er selber trägt ein weißes Hemd. Er spricht offensichtlich mit einem Sprachassistenten, den er dabei mit den Augen fixiert.

René Battmer

Digitale Spracherkennung für das Büro – Wie ist der Stand der Dinge?

Früher hat der Chef im Büro seiner Sekretärin die benötigten Texte diktiert oder dafür ein Diktiergerät benutzt. Seit Einführung der digitalen Spracherkennung haben sich in diesem Bereich viele Dinge verändert.

Mit Hilfe praktischer Tools ist der Datenfluss deutlich schneller geworden. Da Menschen in der Regel schneller sprechen können als tippen, ist der Zeitfaktor am Arbeitsplatz der größte Vorteil dieser Systeme. Mittlerweile gibt es einige Unternehmen, die Spracherkennungssoftware anbieten.

Im Laufe der Zeit ist die Spracherkennung immer besser geworden und wird beständig weiterentwickelt. Auf diese Weise machen die Systeme immer weniger Fehler. Dabei funktionieren diese Programme für den Benutzer ganz einfach. Anhand eines Headsets und dem dazu gehörigen Mikrofon werden die Informationen eingesprochen, anstatt diese mühevoll abzutippen. Das System erkennt die aufgenommenen Worte und transferiert diese im Anschluss in einen getippten Text auf den Computer.

Die Vorteile der digitalen Spracherkennung

Eine Spracherkennungssoftware setzt die gesprochenen Worte direkt in einen geschriebenen Text um. Auf diese Weise kann der Anwender seinen Computer per Sprachbefehl steuern. Die aktuellen Spracherkennungsprogramme erreichen mittlerweile eine überzeugende Erkennungsrate von bis zu 99 Prozent, abhängig vom Anbieter und dem entsprechenden System.

Mit dieser praktischen Software erleichtern sich die Nutzer die anfallende Arbeit am PC. Diese können viel schneller arbeiten als mit dem herkömmlichen Tippen. Dabei werden zusätzlich die Hände und der Nacken geschont, sodass sich schmerzhafte Verspannungen vermeiden lassen.

Da die diktierten Worte von der Software unmittelbar als fertiger Text auf dem Bildschirm dargestellt werden, kann der Anwender direkt mitlesen. Bei Bedarf lassen sich dann eventuelle Fehler sofort korrigieren. Für bestimmte Berufsgruppen mit einem speziellen Vokabular gibt es besondere Ausgaben der Programme. Dazu gehören unter anderem Ärzte, Juristen und Steuerberater.

Die Schwierigkeiten beim Einsatz der Spracherkennungssoftware

Bei einfachen Texten und Diktaten kommt die Spracherkennung mühelos mit. Schwierig wird es mit einem komplizierten Fachvokabular und vielen Fremdwörtern im Text. Da niemand denselben Begriff immer gleich ausspricht, kann dieser Faktor zu Problemen bei der elektronischen Spracherkennung führen.

Abhängig von der jeweiligen Situation, ist es für die Software manchmal schwierig, die aufgenommenen Wörter durch das Suchen nach deckungsgleichen Tonfolgen zu erkennen. Wenn der Anwender müde ist, hektisch spricht oder mit einer Erkältung kämpft, dann können sich schnell Fehler beim Aufnehmen einschleichen. Auch bei starken Dialekten, angeborenen Sprachfehlern und schlecht zu verstehenden Nuschel- und Fistelstimmen kann es zu Problemen kommen.

Der Einsatz der digitalen Spracherkennung im Geschäftsleben

Ein Spracherkennungssystem lässt sich nicht so einfach programmieren wie ein herkömmliches Computerprogramm. Diese Software muss seine Fähigkeiten vor dem Benutzen erst mühevoll erlernen. Dabei handelt es sich um eine Form von KI (Künstliche Intelligenz).

Frühere Generationen dieser Systeme waren noch mangelhaft und stießen schnell an ihre Grenzen, so dass sich der Einsatz im Geschäftsleben nicht ausgezahlt hat. Mittlerweile ist die Fehlerquote extrem gesunken und damit auch die erforderlichen Korrekturen seitens der Arbeitnehmer.

Neue Programme fügen sogar schon in Eigenregie die benötigten Punkte und Kommata in die diktierten Texte ein. Diese Funktion ist jedoch noch nicht in allen System enthalten, deshalb ist es sinnvoll, die notwendigen Interpunktionszeichen in den aufgenommenen Diktaten zu erwähnen.

Dieser kleine Mehraufwand lohnt sich, da die Satzzeichen dann an den richtigen Stellen aufgeführt werden. Aufgrund der eingesparten Arbeitszeit kann sich der Einsatz einer Spracherkennungssoftware durchaus lohnen – insbesondere in Unternehmen mit einem hohen Kommunikationsmaß.

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Bürotisch, ausgestattet mit Bildschirm, Tastatur und Schreibutensilien. Eine Dame, mit blauen Gummi-Putzhandschuhen ausgestattet, reinigt mit einem gelben Reinigungstuch die Tastatur, wobei ihr Blick fest auf die Tastatur gerichtet ist.

Carsten Voeller

Verschmutzte Tastatur? So wird sie nicht nur sauber, sondern rein!

PC-Tastaturen beherbergen nach einiger Zeit mehr Bakterien, als einem lieb sein kann – und als gesund ist. Hier erfahren Sie, wie Sie das Keyboard gründlich reinigen und wieder zum Glänzen bringen.

Kampf den Krümeln und Keimen

Bei Ihnen tippen Keime mit? Nicht gut, denn die können krank machen. Die Bakterien lauern in der Tastatur, weil Büroarbeiter gern am PC essen und nach dem Toilettengang auch mal das Händewaschen vergessen. Untersuchungen belegen, dass Tastaturen mit bis zu 150-mal so viel Keimen belastet sind wie zulässig. Nutzern drohen dann Magenprobleme und Durchfallerkrankungen. Außerdem sammeln sich in Tastaturen jede Menge Staub und andere Partikel an. Spätestens wenn der Nutzer selbst den Eindruck hat, dass sein Keyboard verschmutzt ist, ist eine Reinigung fällig.
Verschmutzte Tastaturen lauern nicht nur in Büros, sondern überall dort, wo viele Menschen auf einen PC zugreifen: im Internet-Café, an Schulen und Unis beispielsweise. Desinfizierende Hygienetücher für unterwegs schaffen zumindest weitestgehend Abhilfe.

Es muss nicht gleich Spezialreiniger sein

Um eine PC-Tastatur feucht zu reinigen, reicht bei normaler Verschmutzung ein Putztuch mit etwas heißem Wasser (nicht kochend!) oder Allzweckreiniger. Desinfektionsmittel gehen natürlich auch, sie können aber empfindliche Haut reizen. Besser sind Fensterreiniger. Sie sind günstig und in der Regel bereits im Büro oder zu Hause vorhanden, außerdem verdunsten sie rückstandslos. Spezialreinigungsmittel für Tastaturen befreit die Tasten auch nicht besser vom Schmutz, ist aber teurer.
Fläschchen mit Druckluft, die kleine Schmutzpartikel aus der Tastatur befördern, sind ebenfalls vergleichsweise kostspielig. Außerdem eignen sie sich nur für separate PC-Tastaturen. Bei Notebooks mit integrierten Tastaturen kann es passieren, dass Schmutzpartikel eher weiter ins Gerät hinein- als hinausgepustet werden.

Umdrehen, schütteln, nebelfeucht wischen

Wie lässt sich eine Tastatur nun fachgerecht von Bakterien und Schmutz befreien? Vor der Feuchtreinigung umdrehen und kräftig durchschütteln, um Brötchenkrümel und Co hinauszubefördern. Danach die Tastatur mit dem Tuch feucht abwischen. Dabei ist besonders wichtig, dass das Tuch höchstens nebelfeucht ist – wenn es zu viel Feuchtigkeit in sich trägt und Wasser an die elektronischen Bauteile gelangt, kann die Tastatur technisch k. o. gehen. Also auf keinen Fall Wasser oder auch Reiniger direkt auf die Tastatur geben.

Bei starken Verschmutzungen: Ab in die Spülmaschine

Hartnäckige Verschmutzungen lassen sich in der Geschirrspülmaschine entfernen – aber bitte nicht die ganze Tastatur hineingeben. Es hält sich zwar hartnäckig das Gerücht, dass Tastaturen das überstehen – das bezieht sich aber auf über zwanzig Jahre alte Modelle. Für heutige Tastaturen bedeutet ein Spülgang den sicheren Funktionstod, und dem Besitzer blüht eine unnötige Neuanschaffung.

Daher zunächst die einzelnen Tasten vom Tastaturgehäuse zu lösen. Wie das geht, steht in der Gebrauchsanweisung. Dann kommen alle Tasten in einen Waschbeutel und in die Spülmaschine – eine wirklich gründliche Reinigung. Tipp: Vor dem Ablösen der Tasten ein Foto von der Tastatur machen. So ist nach dem Spülvorgang klar, wo welche Taste hingehört.

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Ein 3D Drucker erzeugt ein Objekt. Das Objekt ist rosa, anhand der Form lässt sich jedoch noch kein Gegenstand erkennen. Im Hintergrund ist lediglich eine weiße Wand, als auch ein aufgeklapptes Notebook zu erkennen.

Carsten Voeller

Haben sich 3D-Drucker in Unternehmen durchgesetzt?

Bei der Einführung von hochmodernen 3D-Druckern wurde ein innovativer Wandel in der Welt der Wirtschaft versprochen – und zwar für Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen.

Mehrere Jahre später ist es an der Zeit zu prüfen, was aus diesem Hype geworden ist. In wie vielen Betrieben ist ein 3D-Drucker tatsächlich im Einsatz, wofür wird er genutzt und wie sieht die Zukunft der Technik aus? Hier finden Sie unsere Antworten.

Zahlreiche Einsatzgebiete für 3D-Drucker

Laut einer Studie von Ernst & Young ist Deutschland bei der Verwendung von 3D-Druckern führend, sogar vor industriellen Großnationen wie China und den USA. Etwa 37 % der 200 befragten deutschen Großunternehmen haben einen 3D-Drucker im Einsatz.

Die Möglichkeiten, die ein solcher Drucker einem Unternehmen bietet, sind dabei schier grenzenlos. So dienen sie beispielsweise in einem Produktionsablauf dafür, Ersatzteile für spezielle Maschinen schnell und günstig selbst im Unternehmen herzustellen. Ein zeitintensiver und damit teurer Produktionsausfall wird damit im Nu abgewendet.

Aber auch in klassischen Bürosituationen ist der 3D-Drucker ein produktiver Helfer. Ob Architekt oder Produktdesigner, mit den Modellen aus dem Drucker können Sie Kunden Ihre Entwürfe noch präziser und eindrucksvoller präsentieren. Die Anschaffungskosten eines Gerätes können sich durch erfolgreiche Kundenbindung also auch in mittelständischen Betrieben schnell zur lohnenden Investition werden.

Die Kosten eines 3D-Druckers fürs Büro

Bereits für knapp 500 Euro ist ein 3D-Drucker zu haben, der in seiner Leistung für mittelständische Betriebe absolut ausreichend ist. Bei solchen Schnäppchen ist aber trotzdem Vorsicht geboten! Geräte in der günstigsten Preisklasse müssen fast immer selbst zusammengebaut und kalibriert werden.

Befindet sich in Ihrem Unternehmen kein Mitarbeiter, der für diese Aufgabe geeignet ist, kann das tolle Angebot schnell zu einem frustrierenden Kauf werden. Begibt man sich in die Preisklasse um die 2000 Euro, sieht die Sache schon deutlich besser aus. Die 3D-Drucker in diesem Segment werden fertig geliefert und können sofort mit der Druckarbeit beginnen.

Die gängigste Druckervariante für den Bedarf im Büro ist übrigens der FDM-Drucker. Die dreidimensionalen Modelle werden hierbei aus diversen Kunststoffen gedruckt.

Die Zukunft des 3D-Druckers in Unternehmen

Die Träume sind groß: Sämtliche Bedürfnisse der Menschen rund um den Globus mittels 3D-Druck zu befriedigen und damit den Ressourcenverbrauch, lange Warenwege und Müll auf ein Minimum zu reduzieren.

Noch sieht die Realität natürlich anders aus. Vor allem der hohe Energieverbrauch macht die 3D-Drucker noch nicht zu den nachhaltigen Geräten, die sie eigentlich sein sollten. Dieser Verbrauch ist mit ein Grund, warum die Anwendung in der Industrie noch einen sehr kleinen Teil ausmacht.

Von allen verkauften 3D-Druckern, sind nur etwa 10 % für industrielle Arbeitsschritte gedacht. Der große Rest wird von Privatpersonen und kleinen Unternehmen gekauft. Doch die Entwicklung ist unaufhaltsam – von der Medizin bis zu technisch-kulinarischen Start-Ups, die mittels Drucker künstliches Fleisch zum Verzehr auf den Markt bringen wollen.

Ob sich ein 3D-Drucker für Ihr Büro lohnt, hängt von Ihrem Unternehmen ab. Eine interessante Alternative zu anderen Herstellungsmöglichkeiten ist er allemal.

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen 3D-Drucker? Und wenn ja, wofür? Wir würden uns über Ihren Erfahrungsbericht in den Kommentaren sehr freuen!

 

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Illustration von Männchen mit Krawatte sitzt vor Schreibtisch und freut sich über Sack mit Geld, der ihm von einer Hand aus dem Monitor heraus gegeben wird.

Carsten Voeller

Geld verdienen im Internet: Erfolgversprechende Online-Nebenjobs

Viele Online-Nebenjobs klingen zu schön, um wahr zu sein … Leider ist das häufig auch der Fall und es steckt eine Tätigkeit dahinter, die eben nicht „auf die Schnelle“ reich macht. Wir haben geschaut, woran man seriöse Angebote erkennt und mit welchen Jobs man nebenbei gutes Geld verdienen kann.

Online-Nebenjobs gibt es wie Sand am Meer

Die Angebote für Nebenjobs im Internet boomen. Insbesondere in den Bereichen Schreibarbeiten, Meinungsumfragen, Produkttests oder Datenerfassung kann nahezu jeder Geld verdienen.

Wer mittels Online-Werbung, einem eigenen YouTube-Kanal oder dem Vertrieb eines eigenen eBooks die Haushaltskasse aufbessern möchte, muss deutlich mehr Know-How mitbringen.

Auch der Verkauf von eigens hergestellten Produkten oder gebrauchten Artikeln erfordert mehr Arbeit, als man vorher vielleicht denkt.

Doch für welchen Nebenjob soll man sich entscheiden auf dem „Basar der unendlichen Möglichkeiten“? Zunächst einmal sollten Sie stets Vorsicht walten lassen, da die teils hochtrabenden Angebote nicht immer von seriösen Anbietern stammen.

Seriöse Angebote erkennen

Wenn Ihnen eine Werbeanzeige verspricht, dass Sie in kurzer Zeit und mit wenig Arbeitseinsatz sehr viel Geld verdienen können, sollten Sie nicht darauf reinfallen und keinen Klick verschwenden. Denken Sie daran: Niemand hat etwas zu verschenken.

Lassen Sie sich Zeit bei Ihrer Recherche und versuchen Sie, bei jedem Angebot Hintergrundinfos zu finden. Suchen Sie z.B. nach Bewertungen und Rezensionen über den Anbieter. Erfahrungen von anderen Menschen sind meist ein guter Gradmesser dafür, ob man es mit einem seriösen Unternehmen zu tun hat oder nicht.

Auch ein Vergleich der Verdienste und Verantwortungsbereiche gibt Aufschluss darüber, ob ein Angebot seriös ist.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, im Internet Geld zu verdienen, sollten Sie auch nicht unbedingt allen Suchergebnissen trauen, die auf der ersten Seite von Google zu finden sind. Insbesondere zwielichtige Anbieter schrecken nicht davor zurück, viel Geld und Mühe für Werbung zu investieren.

Realistische Verdienste und unlautere Angebote unterscheiden

Mit einem Nebenerwerb können Sie pro Monat durchaus bis zu 1.000 oder 1.500 Euro verdienen. Ist von deutlich höheren Beträgen die Rede, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass das Angebot nicht seriös ist.

Sie sollten auch auf den Zusammenhang von Verdienst und der geforderten Stundenzahl achten. Arbeiten Sie pro Woche z.B. weniger als fünf Stunden, ist ein vierstelliger Verdienst eher die Ausnahme. Man sollte immer bedenken, dass der Anbieter selbst auch noch einen Gewinn erzielen möchte.

Ein weiterer Faktor ist die Form der Bezahlung. Erhalten Sie das Geld direkt nach einem erledigten Auftrag oder müssen Sie in Vorleistung gehen? Auch hier gilt: Vergleichen Sie die Bewertungen anderer Nutzer und nehmen nicht nur die positiven, sondern vor allem die negativen und warnenden Beiträge ernst.

Zusätzlich Geld online verdienen: Tipps für Angestellte

Als Büromitarbeiter sind Sie mit Schreibarbeiten und der Anfertigung von Texten vertraut. Diesen Aspekt können Sie sich zunutze machen, wenn Sie an einem Online-Nebenjob interessiert sind. Die Anfertigung von Texten wird relativ gut honoriert und erfordert fundierte Kenntnisse in Rechtschreibung und Grammatik.

Wenn Sie ein passives Einkommen anstreben, bietet sich das sogenannte Affiliate Marketing als Zusatzerwerb an. Dafür benötigen Sie jedoch eine eigene Website, die möglichst viele Besucher hat und dementsprechend interessant sein muss. Ist dies der Fall, können Sie ziemlich einfach Werbeanzeigen einblenden und werden dafür bezahlt – entweder schon für den Klick auf die Anzeige oder in Form einer Provision.

Kann jeder online Geld verdienen?

Prinzipiell heißt die Antwort „Ja“. Wenn Sie Zeit in eine zusätzliche Tätigkeit investieren, können Sie Geld verdienen. Ohne Arbeit ist auch hier kein Verdienst möglich, da es auch im Internet keine Geschenke gibt. Besonders zu Beginn des Online-Nebenjobs heißt es auch hier: „Ohne Fleiß kein Preis!“

 

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WLAN-Symbol durchgestrichen als Symbole für eine online Diaet

Carsten Voeller

Häufiger offline: Machen Sie eine Digitaldiät

Warum starren so viele Menschen ständig auf ihr Smartphone? In den letzten Jahren haben sich Mobiltelefone, die wie kleine Computer funktionieren, soweit durchgesetzt, dass in Deutschland kaum noch jemand ohne dieses „Wundergerät“ auskommt.

Fotos von Teenagern, die nicht mehr miteinander reden, sondern nur auf ihre Bildschirme schauen, sollten uns aufrütteln. Aber längst ist das Phänomen nicht mehr nur ein Teenager-Problem. Gerade Erwachsene, die beruflich mit Computer und Smartphone ausgerüstet sind, beobachten an sich die Zeichen von Digitalsucht: man wirft alle paar Minuten einen Blick aufs Telefon, ist geradezu abhängig von Reaktionen anderer über Facebook, Instagram und Co oder ist besessen von dem Gedanken, stets und ständig erreichbar zu sein.

In vielen Betrieben bedrohen die allgegenwärtigen Smartphones die Produktivität und treiben die Mitarbeiter wenn nicht in den Wahnsinn so doch vielleicht in den Burnout.

Warum eine Digitaldiät eine gute Idee ist

Zunächst einmal sollten Sie sich bewusst machen, wie sehr Ihr Leben von Ihrem Spartphone bestimmt wird. Wie oft blicken Sie auf den Bildschirm? Fünfmal pro Stunde oder doch eher zwanzigmal? Verbringen Sie ihre Mittagspause und Ihre Abendstunden am Bildschirm?

Es gibt Apps, die mitzählen, wie oft am Tag man sein Telefon entsperrt. Das kann ein guter Anhaltspunkt sein und das Ergebnis überrascht beziehungsweise schockiert die meisten Nutzer. Was könnte man nicht alles in den 2-3 Stunden tun, die man am Tag mit diesem kleinen Bildschirm verbringt? Familie, Freunde (außerhalb von Facebook), Sport oder ein gutes Buch? Fehlt Ihnen das nicht?

Nachdem Sie also festgestellt haben, dass Ihnen ein kurzer Urlaub vom Smartphone einen Teil Lebensqualität zurück geben könnte, haben wir hier einige Tipps, wie die Digitaldiät zum Erfolg werden kann.

Digitaldiät oder Urlaub vom Smartphone

Einer der Hauptgründe, warum Menschen immer wieder auf ihr Smartphone schauen, ist, nach der Zeit zu sehen. Also: kaufen Sie sich eine Armbanduhr! Schauen Sie bewusst auf die Uhr statt aufs Telefon. Die Uhr liefert nämlich ausschließlich die gewünschte Information, ohne andere Ablenkung bereit zu halten.

Ein ähnlicher Trick: Nutzen Sie einen Wecker statt des Telefons. Laden Sie Ihr Telefon über Nacht in der Küche oder im Wohnzimmer. So haben Sie beim Ausstehen etwas Zeit für sich oder um Ihrem Partner einfach mal guten Morgen zu sagen.

Die Diät soll Ihnen ganze Stunden ohne Handy verschaffen. Also schalten Sie das Gerät ganz bewusst für eine oder zwei Stunden am Abend aus. Der Flugmodus ist eine gute Option, die zudem Batterie spart. Nutzen Sie diese ein oder zwei Stunden für etwas Schönes, das Sie schon lange nicht mehr getan haben.

Wenn Ihnen das alles schwer fällt: laden Sie eine App wie „Digital Detox Challenge“ herunter, die aus der handyfreien Zeit ein Spiel macht, bei dem es fürs Abschalten Punkte gibt. So kann man gegeneinander antreten und sich selbst motivieren, die Diät auch durchzuhalten.

Und nun: Genießen Sie Zeit mit Freunden, beim Sport oder in der Natur einfach mal ohne Telefon. Lassen Sie Ihr Gerät einfach öfter mal zu Hause liegen und erleben Sie, dass es überhaupt nicht schlimm ist, auf eine Nachricht – egal ob privat oder beruflich – nicht augenblicklich zu antworten.

Brauchen Sie auch Urlaub vom Smartphone bzw. von der digitalen Informationsflut? Haben Sie es schon mit einer Digitaldiät probiert? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

 

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Dokument wird per Smartphone gescannt

Carsten Voeller

Scanner-Apps: Dokumente überall per Smartphone scannen

Ideal für unterwegs und wenn’s mal schnell gehen soll: Mit Scanner-Apps lassen sich Dokumente unkompliziert per Smartphone einscannen und so digitalisieren – fünf praktische Anwendungen für iOS-Geräte von Apple und Android-Handys stellen wir hier vor.

Quick PDF Scanner + OCR Free

Die Gratis-App für Android überzeugt mit ihrer ansprechenden Benutzeroberfläche und richtig guten Scans! Für die Nachbearbeitung lässt sich ein Hilfsgitter zum sauberen Ausrichten einblenden, zudem können Farben leicht korrigiert werden. Fertige bearbeitete Scans lassen sich in PDFs inklusive Deckblatt umwandeln. Zudem stehen weitere Dateiformate zur Verfügung, Scans können darüber hinaus direkt über soziale Netzwerke geteilt oder in der Cloud gespeichert werden.

Prizmo Dokumenten-Scan

Die Scanner-App für iOS scannt nicht nur Dokumente, sondern beherrscht auch Texterkennung und Sprachausgabe. Damit gehört sie zu den umfangreichsten Apps fürs mobile Scannen per iPhone. Die App erkennt das zu scannende Dokument und schneidet es nach dem Einscannen zurecht. Die integrierte Texterkennung ermöglicht es, eingescannte Texte weiterzubearbeiten. Visitenkarten verschiebt die App selbstständig ins Adressbuch. Prizmo kostet zwar 10,99 Euro, ist für Viel-Scanner aber wegen des großen Funktionsumfangs interessant.

Document Scanner

Mit dem Document Scanner für Android-Smartphones können Farben verstärkt und Dokumente in eine Schwarzweißkopie konvertiert werden. Neben eingescannten Dokumenten lassen sich mit der Scanner-App auch digitale Fotos bearbeiten. Dokumente wie Fotos speichert die App dann als PDF ab. Der Preis: 3,48 Euro.

CamScanner – Phone PDF Creator

Die für Android und iOS erhältliche Scanner-App analysiert Dokumente und korrigiert Helligkeit, Farbe und Kontrast vor dem Scan. Gescannte Dokumente speichert die App als Fotodatei oder PDF, sie lassen sich direkt aus der Anwendung per E-Mail verschicken. Die Bezahlversion (Preis: 4,99 Dollar, ungefähr 3,60 Euro im Monat) kann Texte in Scans auslesen und nach Schlagwörtern durchsuchen.

Genius Scan

Die kostenlose Basisversion der Scanner-App Genius Scan für iPad und iPhone erkennt die Ränder eines Buchs oder Dokuments automatisch und erstellt Scans automatisch im passenden Format. Das Ergebnis lässt sich vor dem Scan überprüfen. Scans werden wahlweise als PDF oder JPEG gespeichert, die Bezahlversion Genius Scan+ (5,99 Euro) bietet zusätzliche Möglichkeiten zum Scan-Export.

 

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Eine Schlange von Menschen, die für einen Job anstehen

Carsten Voeller

Das XING-Profil optimieren – 5 wichtige Tipps

Etwa jeder fünfte Berufstätige im deutschsprachigen Raum verfügt über ein Profil beim Karrierenetzwerk XING. In der heutigen Zeit spielen solche Netzwerke eine große Rolle im Berufsleben – sie helfen nicht nur bei der Jobsuche, sondern auch bei der Vernetzung mit Kollegen und potentiellen Geschäftspartnern.

Die Erfolgsgeschichte von XING

Immer mehr Firmen haben das Ziel, hauptsächlich digital zu arbeiten, um weniger Dokumente auf Papier drucken zu müssen. Im Zuge dessen hat sich auch die Art und Weise von Bewerbungen verändert: Während früher alle Bewerbungsunterlagen per Post eingesendet werden mussten, steigt ein wachsender Anteil von Unternehmen auf Online-Bewerbungen um.

In Folge dessen wurden Karrierenetzwerke immer wichtiger. XING wurde 2003 als openBC in Hamburg gegründet. Im Jahr 2007 erfolgte die Umbenennung des Netzwerkes in XING. Im deutschsprachigen Raum hat XING heute rund 10 Millionen Mitglieder, was etwa 90 Prozent aller Mitglieder der Plattform ausmacht.

In einem öffentlichen Veranstaltungskalender werden Usern nach Thematik und Region geordnet Events angezeigt, zudem gibt es mehrere Tausend Diskussionsforen, die teils öffentlich und teils geschlossen sind.

Das eigene XING-Profil optimieren

Ein sauber gestaltetes Profil in einem Karrierenetzwerk vermittelt Seriosität und Vertrauen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, das eigene Profil in regelmäßigen Abständen auf den neuesten Stand zu bringen, auch wenn man zur Zeit nicht auf der Suche nach einem neuen Job ist.

Einigen Bestandteilen des Profils sollte dabei besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden:

  1. Das Profilbild

    Hierzu eignet sich nur ein professionelles, möglichst aktuelles Bewerbungsfoto. Schnappschüsse, die in der Freizeit aufgenommen wurden, eignen sich für ein professionelles Netzwerk wie XING weniger.
    Der Hintergrund sollte hell sein und nicht zu sehr von Ihrem Gesicht ablenken. Ein quadratisches Foto mit der Auflösung 1024 x 1024 Pixel ist optimal. Achten Sie zudem darauf, dass Ihr Gesicht einen Großteil des Bildes einnimmt.

  2. Ich biete / Ich suche

    Diese Felder im Profil spielt eine große Rolle, da Personaler spezielle Tools benutzen, um gezielt nach Stichwörtern in den Profilen von Usern zu suchen. Wichtige fachliche und persönliche Fähigkeiten sollten hier aufgelistet werden. Um einen ordentlichen Eindruck zu machen, sollten sie beispielsweise alphabetisch angeordnet werden.
    Der Bereich „Ich suche“ spielt nur eine Rolle, wenn Sie tatsächlich ganz offen auf der Suche nach einem neuen Job sind. Sie können sowohl ganz konkrete Positionen angeben als auch allgemeine Stichpunkte.

  3. Berufserfahrung

    Hier sollten Sie alle relevanten Positionen und Aufgaben nennen, die Sie bereits innehatten. Wenn Sie noch nicht lange im Berufsleben aktiv sind, können Sie auch Engagement oder besonderes Wissen aus dem Studium aufzählen.

  4. Kontakte und Gruppen

    Öffentlich sichtbare Kontakte und Gruppen sollten mit Bedacht basierend auf Ihren Interessen ausgewählt werden, um keinen falschen Eindruck an Recruiter zu vermitteln. Hier gilt: Qualität geht vor Quantität.

  5. Private Interessen

    Hier sollten nicht wahllos Hobbys aufgezählt werden: Listen Sie nur diese Interessen auf, von denen Sie einer fremden Person erzählen würden. Extremsportarten und andere gefährliche Hobbys sollten besser nicht erwähnt werden, da sie Personaler abschrecken können.

Haben Sie weitere Tipps, um ein XING-Profil zu optimieren? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

 

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Carsten Voeller12 Comments

WhatsApp Business: Was die Unternehmens-Variante leistet

Anfang des Jahres 2018 hat WhatsApp den Messenger WhatsApp Business gelauncht. Zunächst war die App nur in den USA, in Großbritannien, Italien, Mexiko und Indonesien erhältlich, seit einigen Wochen ist die kostenlose App auch für deutsche User verfügbar – allerdings bis auf Weiteres nur für Android-Nutzer. Die Facebook-Tochter WhatsApp will damit vor allem kleine Unternehmen ansprechen. Die App soll es ihnen ermöglichen, auf einfache Weise mit Kunden zu interagieren, und bietet Funktionen wie leichtes Sortieren, automatische Antworten und den Abruf von Nachrichtenstatistiken.

 

Für welche Unternehmen WhatsApp Business geeignet ist

Die Zielgruppe sind vor allem kleine Unternehmen, die gut für ihre Kunden erreichbar sein wollen, aber für die Kommunikation mit ihnen kein privates WhatsApp-Profil verwenden wollen. Das Unternehmen ist als solches klar erkennbar. Die Kunden können Informationen wie Standort, Unternehmensbeschreibung, Öffnungszeiten, Kontaktmöglichkeiten und den Link zur Webseite abrufen.

 

Unterschiede zur „normalen“ WhatsApp-Version

  • Sortieren:
    Die verschiedenen Chats können mit Hilfe von fünf verschiedenen, farbigen Labels sortiert werden und sind so einfacher zu überblicken.
  • Schnell-Antworten:

Damit nicht jede Antwort komplett neu geschrieben werden muss, lassen sich Antworten vorformulieren und speichern. Sie sind dann über ein Schlüsselwort mit vorangestelltem Slash-Zeichen (Schrägstrich) abrufbar. So lässt sich beispielsweise die Formulierung „Danke für Ihre Anfrage. Wir werden sie prüfen und uns dann umgehend bei Ihnen melden“ mit dem Schlüsselwort „Danke“ versehen und speichern. Durch Eingabe von „/Danke“ in WhatsApp Business wird die Phrase dann bei Bedarf abgerufen.

  • Abruf von Nachrichtenstatistiken:
    Unternehmen können Statistiken zu den Nachrichten abrufen: Wie viele Nachrichten wurden gesendet, empfangen, gelesen und beantwortet?
  • Automatische Antworten:
    Niemand kann 24 Stunden am Tag erreichbar sein. Damit sich Kunden auch bei nächtlichen Anfragen abgeholt fühlen, stellt WhatsApp Business die Funktion „automatische Antworten“ bereit. Darüber lassen sich automatisiert zum Beispiel Begrüßungen versenden, wenn sich ein Kunde das erste Mal an ein Unternehmen wendet. Automatische Abwesenheitsnotizen sind ebenfalls verfügbar. Außerhalb der Geschäftszeiten kann bei eingehenden Nachrichten eine entsprechende Empfangsbestätigung versendet werden mit dem Hinweis, wann das Unternehmen wieder erreichbar ist.

 

WhatsApp-Funktionen auch in der Business-Variante verfügbar

Darüber hinaus bietet WhatsApp Business die von der normalen Version bekannten Funktionen. Auch in der Business-Variante lassen sich Kontakte blockieren und Chats als Spam markieren, natürlich kommt die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zum Einsatz. Und WhatsApp Business kann ebenfalls per WhatsApp Web auf Destop-PCs und Notebooks genutzt werden.

 

WhatsApp Business auf dem Smartphone installieren

Soll WhatsApp Business zusätzlich zum normalen WhatsApp auf dem Smartphone installiert werden, ist ein Dual-SIM-Gerät Voraussetzung. Nur damit lassen sich beide Varianten parallel nutzen.

 

 

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René Battmer

KI – diese Jobs könnten demnächst aussterben

Jedesmal, wenn den Entwicklern und Entwicklerinnen Künstlicher Intelligenz, kurz KI, ein weiteres Meisterwerk gelungen ist, schlagen die Wellen hoch: Computer nehmen uns die Arbeitsplätze weg, die Automatisierung greift um sich. Tolle Schlagzeilen in den Medien, Panik in der Bevölkerung. Aber was ist wirklich dran?

Immerhin gibt es nicht erst seit gestern Computer. Und wenn man mal ein wenig Sozialforschung betreibt, stößt man recht schnell auf typische Muster: Mit jedem neuen Werkzeug, mit jeder Erfindung gab es einen Aufschrei der Massen, weil sie sich in Kürze arbeitslos wähnten.

Das war bei der zunehmenden Verbreitung des Buchdrucks (Anfang 16. Jahrhundert) nicht anders als bei den mechanischen Webstühlen (erster Durchbruch im 15. Jahrhundert, Verbreitung erst im 18. Jahrhundert). Niemand bestreitet, dass die zunehmende Automatisierung von Arbeitsprozessen immer wieder zu sozialen Spannungen und Veränderungen im Arbeitsleben führt. Das hat schon Karl Marx treffend festgestellt.

 

Seit 2016 keine Finanzbeamten und Redakteure mehr?

Schon vor einigen Jahren titelten die Zeitungen, dass die Künstliche Intelligenz Jobs kostet. Algorithmen sollten Arbeitsplätze übernehmen. Als Beispiel mussten die USA herhalten: Dort waren die Berufe Finanzbeamter, Juwelier und Redakteur vom Aussterben bedroht.

Jetzt, einige Jahre später, gibt es diese Berufe in Deutschland noch. Was machen wir anders als die Amerikaner? Zuerst einmal wird auch in den USA nichts so heiß gegessen wie gekocht. Es gibt auch dort noch Finanzbeamte, es gibt dort noch Journalisten und Redakteure, und sogar die Juweliere haben es überlebt. Warum?

Es ist richtig, dass ein Teil der Arbeit der Finanzbeamten inzwischen von Software übernommen wird. Auch in Deutschland ist das der Fall. Aber irgendjemand muss immer noch Daten erfassen, die Software damit füttern, Ergebnisse übermitteln, alles überprüfen und zusehen, dass die Computer weiterhin rund laufen.

Ähnlich sieht es bei den Redakteuren aus. Die werden für Recherchen und zielgruppengerechte Formulierungen immer noch gebraucht. Ein Beispiel: Dieser Text hier könnte allein aufgrund der im Internet frei verfügbaren Informationen zusammengebastelt werden. Das bekommt ein Algorithmus hin. Trotzdem wurde er von einem Menschen geschrieben, Korrektur gelesen, lektoriert und überarbeitet. Die Rede war ohnehin nur vom Printredakteur. Die meisten der Printredakteure dürften keine Probleme haben, eine Anstellung als Online-Redakteur zu finden …

 

Und die Juweliere?

Der Begriff „Juweliere“ ist eigentlich ein Ausdrucksfehler. Denn den Beruf Juwelier als solchen gibt es gar nicht. Es gibt ausgebildete Gold- und Silberschmiede, es gibt Spezialisten für die Edelsteinbearbeitung, und es gibt die Fachangestellten im Verkauf für Schmuckwaren. Letztere sollen dank der vielen Warenbestellungen im Internet ebenfalls bedroht sein.

 

Diese drei Berufe sind am meisten gefährdet!

Fast alle Medienorgane berufen sich derzeit auf eine Studie, die 2015 / 2016 in den USA gemacht wurde und die oben bereits genannten Berufsbilder als „gefährdet“ identifizierte. Noch bedrohter sind anscheinend folgende drei Berufe:

 

Platz 3: Der Landwirt. Die großen agrarwirtschaftlichen Betriebe gewinnen immer mehr an Macht, so dass kleinere Betriebe und einzelne Landwirte kaum noch eine Chance haben. 19 % weniger sollen es bis 2022 werden.

 

Platz 2: Die Zählerableser. Zählerableser werden normalerweise von den Stadtwerken bezahlt, und ihre Arbeit lässt sich recht leicht automatisieren. Neue Geräte sollen die Daten direkt digital übertragen. Auch hier wurden 19 % weniger Bedarf bis zum Jahr 2022 errechnet.

 

Platz 1: Der Briefträger. Alles kann heute digital verschickt werden, sogar eine Kündigung kann per E-Mail gültig sein. Bis 2022 soll der Bedarf an Briefträgern um 28 % einbrechen.

 

Interessanterweise kommen Fernfahrer, Taxifahrer und – seit Neuestem – Uber-Fahrer in der Studie nicht vor. Und das, obwohl das automatisierte Fahren in den letzten Jahren beeindruckende Fortschritte gemacht hat!?

Zur Beruhigung: In den überwiegenden Fällen passiert der Umschwung nicht von heute auf morgen. Es bleibt also i.d.R. Zeit, um sich rechtzeitig über seine weitere berufliche Zukunft Gedanken zu machen. Flexibilität ist übrigens auch ein Stichwort, das häufig mit der modernen Art zu arbeiten genannte wird …

 

 

 

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Carsten Voeller

Digitale Helfer: KI im Office

Die Entwicklung künstlicher Intelligenz schreitet rasend voran, digitale Helfer etablieren sich in den Büros immer stärker als effiziente Assistenten von Mitarbeitern und Geschäftsleitung. Wie KI den Arbeitsalltag erleichtern kann, lesen Sie im Folgenden.

 

Das automatisierte Sekretariat

Fräulein zum Diktat, das war gestern. Moderne Sprachanalyseverfahren nehmen komplette Diktate auf und geben sie aufbereitet wieder. Die jüngste Generation solcher Tools kann sogar mittels semantischer Analyse ermitteln, welche eingehenden Nachrichten hohe Priorität haben und den Inhalt der Nachrichten zusammenfassen. Ausgehende Nachrichten werden vor dem Versand hinsichtlich ihrer Verständlichkeit und Wortwahl überprüft, gegebenenfalls machen die digitalen Helfer Verbesserungsvorschläge.

Darüber hinaus können moderne Softwarelösungen Meetings planen, indem sie mit den Teilnehmern Termine via E-Mail koordinieren und bei Bedarf passende Zug – oder Flugverbindungen ermitteln und gleich buchen.

 

Großes Potenzial durch maschinelles Lernen

Besonders großes Potenzial bescheinigen Experten dem maschinellen Lernen: Software, die sich selbst neues Wissen beibringt. Das wiederum ist die Voraussetzung dafür, dass KI eigenständige, im Sinne des Nutzers richtige Entscheidungen trifft.

Solche selbstständigen Entscheidungen können beispielsweise bei der Verwendung von Daten im Unternehmen äußerst hilfreich sein. Oft stehen Mitarbeiter vor dem Problem, die für ihre Arbeit relevanten Daten überhaupt zu finden – sie müssen sie mühselig auf den Servern des Unternehmens suchen. Das kostet viel Zeit. Und führt oft dazu, dass wichtige Informationen übersehen und nicht genutzt werden. Hier kann die KI einspringen und die Recherchearbeit übernehmen: Softwarelösungen tragen gemäß der zuvor erlernten Kriterien die jeweils erforderlichen Informationen zusammen und bereiten sie in der gewünschten Form auf.

 

 

 

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Carsten Voeller

Mit diesen Tricks sind E-Mail-Antworten garantiert

Bei manchen unserer E-Mails sind Antworten wichtig: Im Berufsleben sind das zum Beispiel Anfragen an Kollegen oder auch Bewerbungsschreiben. Um auf solche E-Mails eine Antwort zu erhalten, sind nicht nur Betreffzeile und das Schreiben von Entscheidung. Nein – auch der Zeitpunkt des Abschickens will richtig gewählt sein. Sagt zumindest eine US-amerikanische Studie.

 

Der beste Tag für eine E-Mail-Antwort

E-Mails, auf die eine Antwort unbedingt erforderlich sind, sollten am Dienstag gesendet werden, so das Ergebnis der Studie. An diesem Tag werden die meisten E-Mails geöffnet. Um eine zweite Mail zu schicken, um noch einmal nachzufassen, eignet sich der Donnerstag. Auf Platz drei landet der Mittwoch. Insgesamt zeigt sich also, dass an den mittleren Wochentagen am ehesten E-Mails gelesen werden, was die Chance auf eine Antwort erhöht.

 

Die beste Uhrzeit für eine E-Mail-Antwort

Auch die Uhrzeit, zu der eine E-Mail verschickt wird, spielt bei der Beantwortung eine Rolle. Laut Studie werden meisten E-Mails vormittags gelesen, 10 Uhr morgens sei daher die ideale Zeit, um eine Mail zu versenden. Der Zeitraum von 9 bis 11 Uhr eigne sich insgesamt am besten, da vormittags regelmäßig die Postfächer gecheckt würden. Ausnahme: ein Bewerbungsschreiben. Für diese Art von E-Mail ist der frühe Abend vorzuziehen, so die US-Untersuchung. Werde dagegen eine Bewerbung am Vormittag verschickt, könne der potenzielle neue Arbeitgeber denken, man vergeude die Zeit des aktuellen Arbeitgebers.

 

Dankbarkeit macht sich immer gut

Und noch etwas: Ein wenig Dankbarkeit macht sich auch in E-Mails gut. Untersuchungen in den USA belegen, dass eine E-Mail eher eine Antwort erhält, wenn sie mit einer der folgenden Formulierungen endet.

  • Danke im Voraus
  • Danke
  • Ich danke Ihnen

Es ist wie auch sonst im Leben: Höflichkeit und Umgangsformen sind immer en vogue – auch in unserer hektischen digitalen Welt!

 

 

 

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Kathrin Mannier

Emojis in E-Mails: In der geschäftlichen Korrespondenz angemessen?

Sie haben die Kommunikation revolutioniert. Ob Chats, Facebook-Postings oder E-Mails – überall wimmelt es von bunten Emojis. Längst tauchen sogar Emojis in E-Mails geschäftlicher Korrespondenzen auf. Im Job sollte man sie aber spärlich verwenden: Eine Studie zeigt, dass Smileys und Emojis nicht immer gut beim Empfänger ankommen.

Gesprochene Kommunikation hat der geschriebenen etwas voraus: Im Gespräch können wir Emotionen durch Gestik, Stimmlage und Mimik viel besser transportieren. Ein zustimmendes Nicken, ein Stirnrunzeln, ein lautes Lachen: Im Schriftverkehr ist das nicht möglich. Emojis in E-Mails oder Chats können da Abhilfe schaffen.

Schnellere Kommunikation

Jemand bittet uns um unseren Rat oder eine Entscheidung, und wir schicken den sich am Kinn kratzenden Smiley zurück. „Ich denke darüber nach“, soll das heißen. Emojis machen die digitale Kommunikation nicht nur emotionaler, sondern auch schneller. Missverständnisse sind jedoch nicht ausgeschlossen. Manchmal kommen die Smileys beim Empfänger ganz anders an als vom Absender intendiert.

Zurückhaltung bei Emojis in E-Mails geschäftlicher Natur

Das gilt insbesondere für den geschäftlichen Bereich, wie Wissenschaftler der israelischen Ben-Gurion-Universität des Negrev im Rahmen einer Studie herausgefunden haben. Emojis beeinflussen demnach Geschäftsbeziehungen oftmals ganz anders als gewünscht: Ein lachender Emoji in E-Mails kommt gar nicht freundlich herüber, viele Empfängern fühlen sich aufgrund des Smileys weniger ernst genommen. Das gilt laut der Untersuchung aber nur, wenn die Kommunizierenden sich nicht oder kaum persönlich kennen. In allen anderen Beziehungen könne man getrost auf Emojis zurückgreifen. Dabei gelte: Je enger die Beziehung, desto ausgefallener dürften die Emojis sein.

 

 

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Kathrin Mannier4 Comments

Clevere Office-Helfer: Tools und Apps für den Büroalltag

Immer mehr digitale Helfer halten Einzug in die Büroarbeit, angesichts der vielen virtuellen Assistenten verliert man schnell den Überblick. Welche Tools und Apps den Büroalltag erleichtern, erfahren Sie hier.

 

To-do-Listen anlegen

Eine Vielzahl an Apps für den Büroalltag ermöglicht es, To-do-Listen besser zu organisieren und stets griffbereit zu haben. Besonders beliebt sind die Apps Any.do, Things und Wunderlist, das Grundprinzip ist stets dasselbe: Sie ermöglichen es, Aufgaben und Erinnerungen anzulegen und diese in verschiedene Statusstufen zu verschieben – von „Neu“ bis „Erledigt“. Welche Benutzeroberfläche am besten gefällt, ist dabei Geschmackssache.

 

Smarte Apps im Büroalltag

Die Technik der Stunde sind Chatbots. Dahinter stecken clevere Apps für den Büroalltag, die einem Kommunikation und Planung abnehmen. Ausgestattet mit einer künstlichen Intelligenz lernen diese virtuellen Assistenten ständig dazu, die Bots können zum Beispiel Termine automatisch in mehreren Applikationen und Programmen abspeichern. Mit dem Bot Julie lassen sich Termine aus E-Mails in den Kalender übertragen. Der Bot Fluenty schlägt in den Messenger-Apps WhatsApp, Facebook Messenger oder Google Hangouts mögliche Antworten vor.

 

Kommunikation in Echtzeit

Für Kommunikation in Echtzeit eignen sich Business-Messenger am besten. Neben dem schnellen Austausch ermöglichen sie das Bilden von Gruppen und projektbasiertes Chatten. Ein weiterer Vorteil: Solche Messenger können auf sämtlichen Geräten installiert werden. Eine Unterhaltung lässt sich auch dann fortführen, wenn sich ein Teammitglied mit seinem Smartphone auf dem Weg zu einem Meeting macht. Slack, HipChat und Mattermost sind beliebte Tools.

 

Alexa kommt in die Büros

Amazon hat in den USA die Plattform Alexa for Business gestartet, will mit seiner Sprachassistentin auch die Büros erobern. Alexa for Business soll die Produktivität steigern sowie Werkzeuge und Ressourcen zur besseren Organisation bieten. Mit dem Tool lassen sich unter anderem Besprechungsräume buchen, Telefonkonferenzen organisieren und Sprachnachrichten verschicken. Der Deutschlandstart der Büro-Alexa ist noch offen.

 

 

 

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Carsten Voeller

Wieviel kostet die Erstellung einer Firmenwebsite?

Wer ein Unternehmen gründet oder sich selbstständig macht, muss im Internet für potentielle Kunden auffindbar sein. Das ist mit finanziellem Aufwand verbunden: Für eine professionelle Firmenwebsite werden je nach Umfang, Sonderfunktionen und Arbeitsstunden von 500 bis 10.000 Euro fällig. Wir verraten, was den Endbetrag beeinflusst und welche Kosten entstehen, um eine Firmenwebsite erstellen zu lassen.

 

Website-Konzept als Basis für die Kostenabrechnung

Die Kosten, um eine Firmenwebsite erstellen zu lassen, variieren je nach Art der Website und dem Aufwand des Projektes. Soll der Webdesigner eine vorhandene Standardlösung an das Unternehmen anpassen? Solche Projekte lassen sich oft schon für rund 500 Euro realisieren. Oder soll er eine Website komplett neu entwerfen? Auftraggeber müssen dann schon ein Budget von 1.000 bis 1.500 Euro parat haben – für eine einfache Ausführung.

Wer die Kosten, um eine Firmenwebsite erstellen zu lassen, begrenzen möchte, sollte sich zunächst ein grobes Konzept mit Wünschen für den Internetauftritt überlegen. So stellt man außerdem sicher, dass das Ergebnis den eigenen Vorstellungen entspricht.

Schnell und günstig lässt sich ein Online-Projekt realisieren, das nur aus einer Homepage besteht, auf der alle wichtigen Infos und Kontaktdaten kurz zusammengefasst sind. Je mehr Unterseiten hinzukommen, desto teurer ist zwar die Erstellung der Website, desto attraktiver ist aber auch das Ergebnis für die späteren Besucher. Der Auftraggeber sollte sich in diesem Fall auf einen vier- bis fünfstelligen Betrag einstellen.

Weitere Features wie ein Online-Shop, Mehrsprachigkeit oder Suchmaschinenoptimierung verursachen Zusatzkosten, die je nach Zeitaufwand zwischen 1.000 und 5.000 Euro liegen. Dabei gilt: Je intensiver der Auftraggeber zuarbeitet, desto mehr Geld spart er letztendlich. So ist es zum Beispiel hilfreich, wenn die unternehmenseigene Marketingabteilung die Texte für die Firmenwebsite schreibt. Auch die Bereitstellung von Bildmaterial sowie Designvorlagen kann die Kosten, um eine Firmenwebsite erstellen zu lassen, eindämmen.

 

Mögliche Folgekosten der Firmenwebsite

Soll der Dienstleister die fertige Website pflegen und aktualisieren, entstehen in der Zukunft natürlich Folgekosten. Diese lassen sich begrenzen, wenn von vornherein ein Content-Management-System mit eingebunden wird. Damit ist es selbst programmier-unerfahrenen Nutzern möglich, selbstständig Inhalte wie News oder Blogartikel zu veröffentlichen.

 

 

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Carsten Voeller13 Comments

Feinstaub aus dem Laserdrucker – die unsichtbare Gefahr

Wenn es um die Verursacher von Feinstaub geht, denken die meisten Menschen zunächst an Autos, Schiffe oder Züge. Dass auch von Laserdruckern eine gesundheitliche Gefahr ausgehen könnte, ist vielen nicht klar. Die Debatte um das Problem gibt es zwar seit einigen Jahren, hat anscheinend aber noch nicht jedes Unternehmen erreicht.

 

Laserdrucker auf vielen Schreibtischen

Schaut man sich in manchen Büroräumen um, so findet man an vielen Arbeitsplätzen einen Laserdrucker. Meist ist dieser in der Nähe des Computers positioniert, was einem logischen Workflow entspricht – und außerdem sehr bequem ist. In den weit verbreiteten Großraumbüros summiert sich das Problem. Häufig gibt es dort in einem Raum gleich mehrere Laserdrucker.

Die Gesundheitsgefahr beim Betrieb eines Laserdruckers besteht darin, dass er Nanopartikel absondert. Diese gelangen über die Atemwege in den Körper, ins Blut, in die Zellen und können so Organe schädigen. Studien sind zu dem Ergebnis gekommen, dass ein Zusammenhang zwischen Toner-Feinstaub und Lungenproblemen bestehen könnte. Experten gehen auch von einem erhöhten Krebsrisiko aus.

 

Feinstaub ist ein unauffälliger und tückischer Krankmacher

Für das menschliche Auge ist die Feinstaubbelastung nicht erkennbar. Erst wenn es zu Beschwerden wie Husten oder Schnupfen, allergischen Reaktionen wie Niesen oder zu juckenden Augen kommt, kommen Betroffene auf den Gedanken, dass Feinstaub (aus dem Laserdrucker) als Ursache in Frage kommen könnte.

Da weltweit über eine Milliarde Laserdrucker – und Kopierer, die nach dem gleichen Prinzip funktionieren – in Betrieb sind, kann man sich ungefähr vorstellen, welchen Schaden sie anrichten können bzw. bereits angerichtet haben. Für die meisten Angestellten ist der Feinstaub aus Laserdruckern zudem seit vielen Jahren oder gar Jahrzehnten ein ständiger Begleiter, was die Situation noch verschärft. Ganz zu schweigen von Personen, die in einem Copyshop arbeiten oder als Servicetechniker Laserdrucker reparieren.

Seit 2007 gibt es mit nano-Control eine Internationale Stiftung, die sich vehement für das Recht des Menschen auf gesunde Raumluft einsetzt. Bei genauerer Betrachtung ist es auch wirklich nicht nachvollziehbar, warum es bei den Grenzwerten für Feinstaub bislang ausschließlich um die Außenluft geht. Schließlich hält sich der moderne Mensch länger im Innenraum auf – und dort gibt es bis heute keine expliziten gesetzlichen Regelungen.

Um das Thema besser einzuordnen: Laut Studien kann die Feinstaubbelastung durch Laserdrucker so hoch wie an einer stark befahrenen Straße sein!

 

Wie kann man sich vor Feinstaub aus dem Laserdrucker schützen?

Um das Risiko zu minimieren oder gänzlich zu beseitigen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Umstellung von Laserdrucker auf Tintendrucker. Mittlerweile sind Tintendrucker ähnlich leistungsstark und – in diesem Zusammenhang viel wichtiger – emissionsarm.
  • Verwendung von Druckerfiltern oder Staubschutzhauben mit Filtern. Hier muss darauf geachtet werden, dass der Filter exakt auf die Abluftöffnung passt. So können Emissionen deutlich reduziert werden.
  • Häufiges Lüften. Das ist nicht nur wegen des Feinstaubs eine gute Idee, sondern kommt generell dem Raumklima zugute.

 

Die „Verbannung“ in einen Druckerraum klingt auf dem ersten Blick plausibel. Da in diesem Raum jedoch die geballte Feinstaubladung ankommt, ist es dort schwierig für die notwendige Entlastung zu sorgen. Und wer hat schon Lust, die ausgedruckten Papiere aus einer Art „Feinstaubhölle“ zu holen?

Es gibt jedoch auch von positiven Entwicklungen zu berichten, denn einige Druckerhersteller setzen seit Kurzem ganz auf Tinte oder bauen vorab schon einen passenden Filter ein.

 

Wo steht Ihr Laserdrucker? Sind Sie mit dem Thema vertraut oder lesen Sie zum ersten Mal davon? Wir interessieren uns sehr für Ihre Meinung!

 

 

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René Battmer

Per E-Post alle Briefe online versenden

Vor einigen Jahren hat die Post den digitalen E-Postbrief erfunden – eine durch das PostIdent-Verfahren abgesicherte E-Mail, die für den amtlichen Schriftverkehr zugelassen ist. Richtig angenommen wurde der E-Postbrief von den Kunden nicht. Doch die Post hat auch eine Möglichkeit entwickelt, normale Briefe online zu versenden sowie als Papierbrief vom Postboten zustellen zu lassen – per E-Post.

 

Normale Briefe online versenden – das ist E-Post

Das Problem des alten E-Postbriefs: Es gab nicht genug Adressaten, die diese digitale Form der Briefkorrespondenz technisch eingerichtet hatten.

Die E-Post löst das Problem auf pragmatische Weise: Briefe online versenden bedeutet in diesem Fall nicht, einen Brief besonders gut verschlüsselt als Email zu verschicken – vielmehr wird das Schriftstück vom Kunden digital aufgesetzt und an die Post übermittelt.

Die Briefe werden online versendet, anschließend aber auch als normaler Papierbrief ganz klassisch vom Postboten an die Postadresse zugestellt. Vorher im Produktionszentrum der Post findet das Ausdrucken, Falzen, Kuvertieren, Frankieren und Versenden statt. Sie verschicken also einen echten Brief, sparen sich aber alle zeit- und kostenaufwendigen Vorbereitungsaufgaben. Eine Seite kostet für Privatnutzer 70 Cent, also genauso viel wie eine Briefmarke für einen Standardbrief. Für gewerbliche Kunden gelten günstigere Preise.

 

Briefe online versenden – so geht‘s

Briefe online versenden ist technisch einfach und sicher. Anmeldung auf der E-Post-Internetseite genügt. Der Service lässt sich per Webbrowser, App und dem Windows-Programm E-Post-Mailer nutzen.

Beispiel E-Post-Mailer – um mit der Windows-Anwendung Briefe online zu versenden, gehen Sie so vor:

  1. Nachdem Sie die Software installiert haben, benötigen Sie Ihr Schriftstück als digitale Datei, etwa als Word-Dokument oder PDF.
  2. Öffnen Sie die Datei und klicken Sie auf Drucken – und wählen Sie im Druckfenster „E-Post-Mailer“ als Drucker aus.
  3. Klicken Sie auf „Drucken“.
  4. Jetzt wird die Datei an den E-Post Mailer für Windows übermittelt, die Software öffnet sich und zeigt den Brief an.
  5. Das Programm zeigt eine Voransicht des Umschlags mit Sichtfenster an – ist darin die Absender- und Zieladresse zu sehen, lässt sich der Brief verschicken. Andernfalls kann dies schnell und automatisiert innerhalb der Software korrigiert werden.
  6. Nun können Sie den Brief online versenden.

Im Produktionszentrum der Post wird daraus ein richtiger Brief – der Gang zum Postbriefkasten entfällt für Sie.

 

Sparen bei Materialien und der Zeit

Damit Briefe, die online versendet werden, rechtzeitig ankommen, muss der Auftrag bis spätestens 14 Uhr abgeschlossen werden. Die Tracking-Funktion macht den Sendestatus der Korrespondenz transparent.

Für gewerbliche Kunden ist natürlich die Datensicherheit wichtig – Infos dazu gibt die Post hier. Abgesehen vom Porto sparen Unternehmen und Selbstständige dadurch Druckertinte beziehungsweise Toner, Papier und Briefumschläge. Hinzu kommt die eingesparte Zeit – die kann für andere, wichtigere Dinge genutzt werden.

 

 

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Carsten Voeller

Windows 10: Ist Antivirus-Software notwendig – oder reicht der eingebaute Virenschutz?

Wer nicht eines Tages vor dem digitalen Scherbenhaufen stehen will, braucht ein Antivirus-Programm. Wenn Sie die hauseigene EDV durch Malware lahmlegen, geht der Schaden rasch in astronomische Höhen. Seit Windows 8 hat Microsoft ein eigenes Schutzprogramm ins System integriert. Trotzdem wird immer wieder die Frage gestellt, ob unter Windows 10 ein zusätzliches Antivirus-Programm notwendig ist. Ein angesehener IT-Experte von Mozilla überraschte Nutzer weltweit mit einer ungewöhnlichen Warnung.

 

Systemeigene Verteidigung Windows Defender

Allein 600 E-Mails bearbeitet ein Angestellter im Schnitt monatlich. Beim Öffnen der elektronischen Post oder auch beim geschäftlichen Surfen im Netz kann Schadsoftware eingeschleust werden. Darum wird die EDV-Abteilung jedes Unternehmens und jeder Angestellte, der für seine Firma vom eigenen PC aus arbeitet, auf guten Virenschutz achten.

Bis vor einigen Jahren wurde dafür auf separate Antivirus-Programme zurückgegriffen. Im Jahr 2009 hat Microsoft dann für Windows 7 und Vista einen eigenen Virenschutz kostenlos zum Download bereitgestellt. Dieser Schutz ist seit Windows 8 als Windows Defender ins System integriert.

 

Bei Windows 10 ist Antivirus-Software nicht notwendig

Die Entwickler von Antivirus-Programmen zielen mit ihrer Werbung auf die (berechtigte) Sorge der User vor einer feindlichen Übernahme ihres Computers. An einem neuen PC ist es eine der ersten Handlungen, einen Virenschutz zu installieren. Für Windows 10 ist ein zusätzliches Antivirus nicht mehr notwendig – wie auch nicht für den Vorgänger Windows 8. Windows Defender ist Teil eines umfassenden Sicherheitskonzepts von Microsoft und tief in das System eingebettet. Dadurch punktet er gegenüber anderen Abwehrprogrammen.

 

Experte: Externe Antivirus-Programme überflüssig – und oft unsicher

Als Argument dafür, dass unter Windows 10 ein separates Antivirus-Programm notwendig sei, wird oft auf die mauen Schädlings-Erkennungsraten von Windows Defender verwiesen. Die Vorteile der Systemsicherheit und Kompatibilität von Windows Defender wiegen diesen Nachteil jedoch auf. Ein weiteres Argument gegen einen separaten Virenschutz liefert Robert O’Callahan, ein langjähriger Entwickler des Mozilla-Browsers Firefox – der Original-Titel seines Blogbeitrags lautet: „Disable Your Antivirus Software (Except Microsoft’s)“.

Der IT-Experte meint, dass viele Antivirus-Programme durch Programmierfehler überhaupt erst Einfallstore auf den Computern schaffen würden, über die Schädlinge eindringen könnten. O’Callahan ist der Überzeugung, dass Windows Defender völlig ausreicht und unter Windows 10 ein zusätzliches Antivirus nicht notwendig ist.

 

 

 

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Kathrin Mannier

3 wichtige Tipps für den Relaunch der Unternehmenswebsite

Das World Wide Web ist voller Websites, die mindestens ein „Facelift“ oder gar einen kompletten Relaunch, d.h. eine Neugestaltung, gebrauchen könnten. Zu dieser Kategorie gehören leider auch viele Internetauftritte von Unternehmen. Das ist suboptimal, da man gerade von Unternehmenswebsites mehr Professionalität erwartet als von einem Privatanwender, der eine Homepage über sein Hobby erstellt.

Einigen Unternehmern scheint immer noch nicht klar zu sein, dass sich eine schlechte Firmenwebsite unter Umständen sehr negativ auf die wirtschaftliche Entwicklung auswirken kann. Insbesondere dann, wenn man einen Online-Shop betreibt oder hochpreisige Dienstleistungen anbietet. Heutzutage ist der Aufruf einer Webseite nicht selten der erste Kontakt zu einem Unternehmen. Und wie beim persönlichen Kennenlernen kann auch digital der erste Eindruck entscheidend sein.

Auch die Annahme, man müsse eine Unternehmenswebsite nur einmal aufsetzen und sie dann für lange Zeit ignorieren, scheint weit verbreitet zu sein. Leider sind Internetseiten nicht wie Wein, der mit jedem Jahr besser wird … Falls Ihre Website seit langem kein Update bekommen hat und nicht mehr den heutigen Standards entspricht, haben wir drei Tipps, die Sie beim Relaunch unbedingt beachten sollten.

 

Responsive Design & Mobile First

Heutzutage greifen User mit einer Vielzahl von Geräten auf Webseiten zu. Seit der Einführung von Tablet-PCs und Smartphones sind die Zeiten vorbei, in denen es ausreichte, sich bei der Gestaltung einer Website auf die Desktop-Version zu beschränken. Das Ziel muss es sein, dass Internetseiten in jeder Displaygröße benutzerfreundlich sind. Aber wie schafft man das? Schließlich gibt fast so viele Bildschirmgrößen wie Sand am Meer. Muss man etwa für jede Größe bzw. jedes Gerät eine eigene Website zur Verfügung stellen? Nein, denn das wäre auch viel zu aufwendig.

Zum Glück gibt es das Responsive Design. Im Prinzip passt sich dabei die Darstellung des Inhalts – größtenteils dank CSS (Cascading Style Sheets) – an die jeweilige Bildschirmgröße an. Das bedeutet, dass man auch wirklich nur eine Website erstellen und pflegen muss.

Wenn Sie Ihre Unternehmenswebsite neu gestalten möchten, sollten Sie sich zunächst darüber im klaren sein, wie sie auf mobilen Endgeräten aussehen soll (Mobile First). Das hat den einfachen Grund, dass User mittlerweile häufiger mit Smartphones und Tablet-PCs surfen als mit Desktop-PCs. Da sich dieser Trend nicht mehr aufhalten lässt, sollte man bestens für die Situation gerüstet sein.

 

SSL

Datensicherheit ist seit Beginn des Internetzeitalters ein viel diskutiertes Thema. Bis vor Kurzem war es noch ausreichend, nur in den Bereichen einer Website für besonders sichere Datenübertragung zu sorgen, in denen persönliche Daten abgefragt wurden, z.B. bei einem Formular oder im Bestellprozess eines Online-Shops.

Heute ist es wiederum der Suchmaschinenriese Google, der in Sachen Datenübertragung auf das Gaspedal drückt. Im Rahmen eines „sichereren Internets“ sollen in Kürze Webseiten, die keine befriedigende Lösung bieten, in den Suchergebnissen des Unternehmens als nicht sicher „gebrandmarkt“ werden – was dem Website-Traffic sicherlich nicht zuträglich ist.

Eine sichere Übertragung von Daten lässt sich u.a. per SSL-Zertifikat (Secure Sockets Layer) erzeugen. Vereinfacht gesagt, werden Daten so verschlüsselt, dass es z.B. für Hacker kaum möglich ist, die Informationen wieder zu entschlüsseln. Webseiten, die über ein SSL-Zertifikat verfügen erkennt man u.a. an der URL, die mit „https“ beginnt (anstatt mit „http“).

 

Ladegeschwindigkeit

Studien belegen, dass die Ladegeschwindigkeit einer Website unmittelbar mit den Umsätzen korreliert. In unserer schnelllebigen Welt, die anscheinend mehrheitlich von ungeduldigen Zeitgenossen bewohnt wird, kann eine längere Ladezeit von 0,1 Sekunde für ein Unternehmen bereits empfindliche Umsatzeinbußen bedeuten.

Bei einem Relaunch sollten Sie daher auch den Faktor „Page Speed“ im Auge haben. Verzögerungen beim Aufbau einer Website können z.B. durch Fotos und Grafiken zustande kommen, die viel Speicherplatz benötigen. Oder durch einen langsamen Server … Bei Pingdom können Sie testen, wie schnell eine Website lädt. Außerdem werden zahlreiche Informationen aufgelistet, die Ihnen bei einer weiteren Optimierung helfen können.

Wenn Sie die drei Tipps beherzigen und darüber hinaus für gute Inhalte sorgen, sollte einem erfolgreichen Relaunch (so gut wie) nichts im Wege stehen. Wir wünschen gutes Gelingen!

 

 

 

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Kathrin Mannier2 Comments

In Outlook eine E-Mail als Termin speichern – so einfach geht’s

E-Mails zu schreiben und zu empfangen gehört zur Büroroutine. Auf durchschnittlich 600 E-Mails kommt ein Arbeitnehmer in der Woche, so das Marktforschungsunternehmen GfK.

Am häufigsten wird für die E-Mail-Korrespondenz das Microsoft-Programm Outlook genutzt. Zur Organisation super praktisch ist die Möglichkeit, in Outlook-E-Mails als Termin zu speichern.

 

 

Per Drag and Drop im Nu zum Termin

Eine Outlook-E-Mail als Termin anzulegen ist ganz einfach. Wenn Sie in Outlook eine E-Mail als Termin speichern wollen, klicken Sie die Mail an. Anschließend ziehen Sie die Mail bei gedrückter Maustaste auf den Eintrag „Kalender“. Er befindet sich in der Navigationsleiste unten im Outlook-Fenster. Wenn am Mauszeiger ein Pluszeichen erscheint, einfach die Maustaste loslassen – und schon ist die Outlook-E-Mail als Termin gespeichert, ein entsprechendes Termin-Fenster öffnet sich.

Outlook setzt als Betreff des Termins automatisch den Betreff der E-Mail. Jetzt müssen Sie nur noch den Ort des Termins eintragen sowie den Beginn und das Ende. Sollte es sich um ein ganztägiges Ereignis handeln, im entsprechenden Kästchen einen Haken setzen. Den Text der E-Mail trägt Outlook automatisch ins Textfeld des Termins ein. Enthält die betreffende E-Mail einen Anhang, müssen Sie diesen separat aus der Mail ins Textfeld kopieren.

 

Eine ganze Outlook-E-Mail im Termin speichern

Möchten Sie die komplette Outlook-E-Mail als Anhang im Termin speichern, erfolgt das ebenfalls per Drag-and-Drop-Funktion. Ziehen Sie dazu einfach die E-Mail mit der rechten Maustaste in das Textfeld des bereits angelegten Termins.

 

 

 

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Kathrin Mannier12 Comments

Smartphone und Konzentration: Handy auf dem Tisch lenkt ab

Ohne privates Smartphone zur Arbeit zu fahren – für die meisten Menschen ein Ding der Unmöglichkeit! Das Smartphone ist das Fenster zur Welt. Darum haben es viele Angestellte im Büro am liebsten neben sich auf dem Schreibtisch liegen. Eine US-Studie legt nahe, von dieser Gewohnheit Abstand zu nehmen. Denn das Smartphone ist der Konzentration nicht gerade förderlich.

 

Gedankenmagnet Smartphone: Die Konzentration geht flöten

Dass ein Smartphone die Konzentration einschränkt, liegt in der Natur der Sache. Zu groß ist der Aufforderungscharakter des Kommunikationsgerätes: Es will in die Hand genommen, nach Neuigkeiten durchsucht und mit Nachrichten gespeist werden. Selbst wenn man es nicht benutzt, zieht es Ressourcen ab. Umso mehr, je näher es aufbewahrt ist. Das belegt eine Studie der Universität Texas zum Thema Smartphone und Konzentration. Das Smartphone auf dem Schreibtisch wirkt demnach auf die kognitiven Fähigkeiten wie ein Magnet.

 

Ausblenden strengt an

Für die Untersuchung über den Zusammenhang von Smartphone und Konzentration wurden 800 Probanden in drei Gruppen unterteilt. Die eine Gruppe hatte ihr Smartphone an den Arbeitsplatz gelegt, die andere ließ es in den Taschen verschwinden. Gruppe Nummer drei platzierte das Smartphone in einem Nebenraum. Bei den anschließenden kognitiven Aufgaben schnitt Gruppe drei am besten ab, die erste am schlechtesten. Dabei spielte es keine Rolle, ob das Smartphone am Schreibtisch offen lag oder verdeckt war. Die Macher der Studie führen die Unkonzentriertheit der ersten Gruppe auf das ständige Bemühen zurück, die Anwesenheit des Smartphones auszublenden.

 

Verbot von Smartphones verbessert Konzentration von Schülern

Aus der US-Studie lässt sich ableiten: Wer den Arbeitsfluss fördern will, trennt sich während der Arbeit am besten räumlich von seinem Smartphone– so es nicht als Arbeitsgerät dient. Die Gültigkeit der amerikanischen Studie wird übrigens durch britische Untersuchungen an Schulen bestätigt. Die Forscher nahmen das Leistungsniveau vor und nach Handyverboten unter die Lupe und verzeichneten eine Verbesserung bis zu 14 Prozent.

 

 

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