Selbständig machen: Rechnungen, Buchhaltung, Steuern und Versicherungen (Artikelserie, Teil 7)

Zum Abschluss unserer siebenteiligen Artikelserie „Selbständig machen“ kümmern wir uns um eher bürokratische Themen: Rechnungen, Buchhaltung, Steuern und Versicherungen. Diese sind bei vielen Selbständigen zwar unbeliebt, für eine erfolgreiche Entwicklung des Unternehmens aber unabdingbar.

Wer in den vier genannten Teilbereichen nachlässig arbeitet, kämpft mittel- bis langfristig ziemlich sicher mit Problemen und riskiert in harten Fällen sogar das Projekt Selbständigkeit. Selbst die beste Geschäftsidee ist zum Scheitern verurteilt, wenn Eingangs- und Ausgangsrechnungen nicht archiviert, die Buchhaltung nicht ordnungsgemäß, Steuern nicht rechtzeitig gezahlt oder wichtige Versicherungen nicht abgeschlossen werden.

1. Rechnungen

Rechnungen sind ein fortlaufendes Thema, das stets oberste Priorität haben sollte. Schon zu Beginn sollten Selbständige darauf achten, dass ihre Ausgangsrechnungen allen formalen Kriterien genügen und alle Eingangsrechnungen umfassend prüfen.

Ausgangsrechnungen

Wenn es ein Thema gibt, das trotz der Bürokratie positiv besetzt ist, ist es die Ausgangsrechnung. Man hat als Selbständiger einen Auftrag abgeschlossen, kann dem Kunden endlich das vereinbarte Honorar in Rechnung stellen uns sich auf die Bezahlung freuen. Und Vorfreude ist bekanntlich die schönste Freude!

Wer keine Dienstleistung anbietet, sondern Produkte verkauft, muss auf die Vorfreude verzichten, hat dafür – sofern er nicht die Zahlung auf Rechnung offeriert – das Geld schon vor dem Versand der Ware auf seinem Konto.

Generell kann man Existenzgründern dazu raten, sich zu Beginn der Selbständigkeit intensiv mit der Rechnungsstellung (auch Fakturierung) auseinanderzusetzen. Wer keine Rechnungen schreibt bzw. es ab und an vergisst, erzielt keine Einnahmen. Wer Rechnungen erst spät erstellt und verschickt, verschiebt diese Einnahmen unnötig in die Zukunft.

Bei der Erstellung von Rechnungen muss man einige Formalitäten beachten. Eine Rechnung muss z.B. immer folgende Angaben enthalten:

• Steuernummer oder USt-ID
• Name und Anschrift des Unternehmens
• Name und Anschrift des Kunden (ggf. Kundennummer)
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Steuersatz (oder als Kleinunternehmer: Hinweis auf Steuerbefreiung)
• Bankverbindung

Ein Verwendungszweck ist keine Pflichtangabe, erleichtert aber die Buchhaltung enorm. Weitere sinnvolle Bestandteile einer Ausgangsrechnung sind das Firmenlogo oder Hinweise auf aktuelle Aktionen. Existenzgründer können sich sehr gut an Rechnungsvorlagen orientieren, die im Internet zu finden sind.

Eingangsrechnungen

Bei der Rechnungsprüfung geht es vorrangig um die Frage, ob alle Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung vorhanden sind (siehe oben). Erst dann ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Darüber hinaus sollte man prüfen, ob die in Rechnung gestellten Produkte oder Dienstleistungen den bestellten in Anzahl und Preisen entsprechen. Schließlich kann es nicht schaden, die Rechnungssumme selbst nachzurechnen.

2. Buchhaltung

In der Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben erfasst. Anhand der Höhe von Umsätzen und Gewinnen wird festgelegt, welche steuerrechtlichen Pflichten erfüllt werden müssen (dazu mehr im Abschnitt „3. Steuern“). Die Aufgaben in der Buchhaltung sollten sehr ernst genommen werden. Wer bei der Dokumentation der Geschäftsvorfälle ungenau arbeitet, kann auch rückwirkend mit Buß- und Strafgeldern belegt werden.

Die Buchführung dient als Grundlage für wichtige innerbetriebliche Entscheidungen und hilft dabei, Fragen wie diese schnell zu beantworten:

• Wie haben sich die Umsätze und Gewinne entwickelt?
• Welche Kunden sind am umsatzstärksten?
• Welche Rechnungen wurden noch nicht bezahlt?
• Wie viel Geld ist aktuell für Investitionen vorhanden?

Die Zahlen aus der Buchhaltung sind auch eine wichtige Informationsquelle für Banken und (potenzielle) Investoren. Bankberater entscheiden anhand der Daten, ob das Unternehmen kreditwürdig ist. Investoren, ob sich eine finanzielle Beteiligung lohnen könnte.

Als Existenzgründer sollte man sich schon vor der Aufnahme der Unternehmenstätigkeit mit der Buchführung vertraut machen. Es gilt alle Belege zu sammeln, die mit der Gründung zu tun haben. Diese Ausgaben führen zu einer Reduzierung des zu versteuernden Gewinns im ersten Unternehmensjahr.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Wenn jedes Unternehmen ein eigenes System bei der Bearbeitung hätte, käme es über kurz oder lang zu einem riesigen Chaos. Daher wurden Regeln aufgestellt, an die man sich halten muss. Die wichtigsten Aussagen lauten dabei wie folgt:

• Keine Buchung ohne Beleg. Das gilt auch für Barkäufe bzw. Barverkäufe.
• Die Buchführung muss übersichtlich gegliedert werden.
• Alle Unterlagen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Für die meisten Dokumente gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
• Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig und richtig erfasst werden.

Die GoB ist die Basis dafür, dass Außenstehende die Buchhaltung ebenfalls verstehen und nachvollziehen können. Und das auch lange Zeit nach dem entsprechenden Geschäftsjahr.

Buchhaltungssoftware

Die Aufgaben in der Buchhaltung können je nach Größe des Unternehmens relativ komplex und zeitaufwendig sein. Mit der passenden Buchhaltungssoftware lassen sich viele Arbeiten erleichtern und ggf. sogar automatisieren. Bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware sollte man zunächst darauf achten, ob sie für die Art des Unternehmens geeignet ist. Für Freiberufler und Einzelunternehmen müssen Buchhaltungsprogramme nicht so umfangreich sein wie für Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH).

Am Markt ist Software erhältlich, die man auf dem eigenen Computer installiert. In letzter Zeit entscheiden sich viele Selbständige für Cloud-Lösungen, mit denen man die Buchhaltung online bearbeiten kann.

Bei der Entscheidung, welche Buchhaltungssoftware man verwendet, sollte man darauf achten, dass …

• Belege einfach zu erfassen sind,
• Rechnungen und Mahnungen mit wenig Aufwand erstellt werden können,
• eine Schnittstelle zum Bankkonto vorhanden ist,
• sich Bilanz und/oder EÜR schnell generieren lassen und
• die Software insgesamt benutzerfreundlich gestaltet ist.

Bei vielen Anbietern kann man die Buchhaltungssoftware für einen gewissen Zeitraum kostenlos testen. Das sollte man unbedingt in Anspruch nehmen und auf diese Art und Weise zwei oder drei Lösungen miteinander vergleichen.

3. Steuern

Jeder Selbständige erhält direkt nach der Gründung Post vom Finanzamt. Darin befindet sich der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Nachdem man diesen ausgefüllt und abgegeben hat, erhält man seine Steuernummer (die u.a. unerlässlich für die Rechnungsstellung ist).

Als Unternehmer muss man dem Finanzamt die Höhe seines Gewinns mitteilen. Auf dieser Basis wird die Einkommensteuer berechnet. Welchen Weg der Unternehmer dafür wählen muss, hängt von der Höhe seiner Umsätze und Gewinne ab.

Für Einzelunternehmen mit einem Umsatz unter 600.000 Euro und einem Gewinn unter 60.000 Euro gilt keine Buchführungspflicht. Sie müssen eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) beim Finanzamt einreichen und darin ihren Gewinn ausweisen. Das ist deutlich einfacher als die „doppelte Buchführung“. Freiberufler sind übrigens generell von der Buchführungspflicht ausgenommen.

Steuerberater: ja oder nein?

Mithilfe einer Buchhaltungssoftware kann man eigentlich alle Dokumente erstellen, die das Finanzamt zur Besteuerung benötigt. Die Frage ist, ob man seine wertvolle Zeit mit Aufgaben verbringen möchte, in die man sich erst einarbeiten muss … und zu denen man vielleicht gar keine Lust hat!? Wäre es nicht sinnvoller, das Thema Steuern – und damit auch einen großen Teil des Themas Buchhaltung – auszulagern? Damit hätte man auf jeden Fall mehr Zeit für das Kerngeschäft und die Weiterentwicklung der Geschäftsidee.

Wer kontinuierlich die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch nimmt …

• profitiert von einer optimalen Steuergestaltung und spart Geld,
• minimiert die Fehlerquellen in allen Steuerbelangen,
• hat für alle steuerlichen Fragen einen kompetenten Ansprechpartner und
• kann für die Abgabe von Steuererklärungen eine Fristverlängerung beantragen.

Der größte Nachteil eines Steuerberaters sind die Kosten, die viele Selbständige insbesondere in der Gründungsphase scheuen. Häufig lohnt es sich aber bereits dann, mit einer Steuerberatung zusammenzuarbeiten. Mittel- bis langfristig überwiegen meistens die Vorteile und Ersparnisse.

Das gilt vor allem dann, wenn das Unternehmen wächst, Personal eingestellt wird, eine Bilanz erstellt werden muss oder es viele Geschäftsvorfälle mit Kunden gibt, die in einem Drittland (außerhalb der EU) ansässig sind.

4. Versicherungen

Als Existenzgründer trägt man nicht nur die unternehmerischen, sondern auch die betrieblichen und persönlichen Risiken.

• Was passiert wenn man krank ist und länger ausfällt?
• Wie sorgt man für das Rentenalter vor?
• Wie schützt man sich, wenn im Rahmen betrieblicher Tätigkeiten Dritte bzw. Kunden einen (finanziellen) Schaden erleiden?
• Welche Versicherung sichert das Unternehmen ab, wenn die IT Opfer eines Hackerangriffes wurde?
• Was tun, wenn es zu einem Rechtsstreit kommt?

Diese und ähnliche Fragen „schwirren“ fast jedem Existenzgründer im Kopf herum. Oder sollten sie zumindest … Die Risiken variieren von Branche zu Branche. Mit den folgenden Versicherungen sollte sich jeder Selbständige intensiv auseinandersetzen.

Persönliche Versicherungen

• Krankenversicherung / Pflegeversicherung: Da es sich um Pflichtversicherungen handelt, die jeder Selbständige haben muss, geht es „nur“ um die Form der Versicherung. Man hat i.d.R. die Wahl zwischen der gesetzlichen (GKV) und einer privaten Krankenversicherung (PKV). Während sich die Beiträge bei gesetzlichen Krankenkassen nach dem Einkommen der Versicherten richten und man mit moderaten Beitragserhöhungen rechnen kann, können diese bei privaten Kassen – besonders in höheren Altersstufen – sehr hoch ausfallen. Bei den privaten Anbietern profitiert man jedoch von individuelleren Leistungen, die man teilweise mitbestimmen kann. Die GKV bietet lediglich die gesetzlich vorgeschriebene Regelversorgung.

• Berufsunfähigkeitsversicherung: Ob diese Versicherung zwingend notwendig ist, hängt wiederum von den Tätigkeiten ab, die man erledigt. Ein Freiberufler, der zu Hause am PC arbeitet, hat sicherlich ein geringeres Risiko komplett erwerbslos zu werden als jemand, der für seinen Job ständig auf den Straßen der Republik unterwegs ist. Bei einer Berufsunfähigkeitsversicherung sollte man sich ganz genau über den Leistungsumfang informieren, der für den „Fall der Fälle“ in Kraft treten soll.
• Rentenversicherung: Einige selbständige Berufsgruppen müssen in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen. Alle anderen können das freiwillig tun. Da die gesetzlichen Rentensummen höchstwahrscheinlich nicht für ein sorgenfreies Leben im Alter ausreichen, sollten Selbständige über das Thema private Altersvorsorge intensiv nachdenken.
  Betriebliche Versicherungen

Betriebliche Versicherungen

• Betriebshaftpflichtversicherung: Je nach Tätigkeitsfeld ist das Risiko hier sehr unterschiedlich. Wie im Privatbereich sollte man jedoch auch für das eigene Unternehmen eine Haftpflichtversicherung abschließen. Man möchte ja nicht, dass eine Unachtsamkeit dazu führt, dass sich die finanzielle Situation des Unternehmens deutlich verschlechtert.
• Rechtsschutzversicherung: Als Selbständiger kann es nicht schaden, sich über die Kosten und Leistungen einer Rechtsschutzversicherung zu informieren. Heutzutage besteht schnell die Gefahr, schon bei „Kleinigkeiten“ in den Fokus von sogenannten „Abmahnanwälten“ zu geraten.
• Wie bei allen Themen in unserer Serie „Selbständig machen“ wird auch bei den Aspekten Rechnungen, Buchhaltung, Steuern und Versicherungen deutlich, dass es keine Universallösungen gibt. Jeder Punkt muss individuell betrachtet und die Vorteile gegen mögliche Nachteile abgewogen werden.

Falls Sie sich selbständig machen möchten, wünschen wir Ihnen viel Erfolg!

Urheber des Titelbildes: asawinklabma/ 123RF Standard-Bild