Ereignislose Tage im Büro sinnvoll nutzen / auf dem Foto: Ein gelangweilter Mann sitzt mit dem Rücken zum Betrachter am Schreibtisch und schaut auf die Wanduhr. Daneben stehen Regale mit Ordnern.

Tom Gerick

Ereignislose Tage im Büro sinnvoll nutzen

Nicht viel los im Büro? Sind die Kollegen oder die Vorgesetzten im Urlaub und haben Sie alle wichtigen Aufgaben bereits erledigt? Leerlauf können Sie natürlich dazu nutzen, die Ablage zu sortieren, die Kugelschreiber nach Farbe zu ordnen oder Katzenvideos im Internet anzuschauen. Auf Dauer wird aber auch das ziemlich langweilig.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ereignislose Tage im Büro auf produktive Weise füllen.

1. Ordnung schaffen

An stressigen Arbeitstagen bleibt vieles liegen. Bei Leerlauf bietet es sich daher an, endlich etwas Ordnung zu schaffen. Misten Sie Schreibtisch, Rollcontainer und Regale aus und entsorgen Sie, was Sie nicht mehr brauchen.

Löschen Sie alte, nicht mehr benötigte E-Mails aus ihrem Posteingang, räumen Sie Ihren Desktop auf und prüfen Sie, auf welche Smartphone-Apps Sie verzichten können. Vom alten Ballast befreit können Sie in der nächsten hektischen Phase unbeschwerter durchstarten.

2. Netzwerken

Ruhige Tage im Büro können Sie hervorragend dazu nutzen, Ihr Netzwerk zu pflegen. Vielleicht hat sich ein Stapel an Visitenkarten von Leuten angesammelt, mit denen Sie unbedingt in Kontakt bleiben wollten, aber nie die Zeit dafür hatten.

Schreiben Sie diese Personen doch einmal unverbindlich an. Gehen Sie auch Ihre Xing- und LinkedIn-Kontakte durch und schreiben Sie Leute an, bei denen Sie sich schon längst einmal melden wollten. Bei der Gelegenheit können Sie gleich Ihr Profil auf den neuesten Stand bringen.

3. Branchentrends recherchieren

Im Arbeitsalltag geht der Blick fürs Ganze schnell verloren. Was tut sich eigentlich in der eigenen Branche? Womit beschäftigt sich die Konkurrenz? Welche Trends machen gerade von sich reden?

Ereignislose Tage im Büro bieten die ideale Gelegenheit, um genau das herauszufinden. Machen Sie sich schlau, lesen Sie Branchen-Newsletter, recherchieren Sie in den sozialen Medien. Eventuell entdecken Sie Trends, die Ihr Unternehmen nicht verpassen sollte.

4. Die Karriereplanung vorantreiben

Einen langweiligen Tag im Büro können Sie auch nutzen, um Ihre Karriereplanung zu überdenken. Sind Sie noch zufrieden mit Ihrer Arbeitsstelle? Wo sehen Sie sich in einem, in zwei oder in fünf Jahren? Was muss sich ändern, damit Sie Ihre Ziele erreichen?

Um Ihre Karriere voranzutreiben, lohnt es sich, eine Übersicht der vergangenen Erfolge zusammenzustellen. Haben Sie wichtige Kunden gewonnen, ein großes Projekt erfolgreich abgeschlossen, Vorträge gehalten?

Selbst wenn Sie sich nicht nach einer neuen Stelle umsehen – eine solche Liste der eigenen Erfolge kann sehr sinnvoll sein, zum Beispiel bei der nächsten Gehaltsverhandlung.

5. Etwas Neues lernen

Dauert der Leerlauf länger an, nutzen Sie die Zeit doch für Ihre persönliche Weiterbildung. Schauen Sie sich TED-Talks zu interessanten Themen an, hören Sie Podcasts oder lesen Sie Fachartikel. Wollten Sie schon immer mal eine neue Sprache lernen, haben aber die Zeit dafür gefunden? Dann ist jetzt der Moment gekommen!

Planen Sie größere Weiterbildungsmaßnahmen, können Sie sich an ereignislosen Tagen nach entsprechenden Angeboten und Fördermöglichkeiten umsehen.

6. Kreativ werden

Langeweile eignet sich optimal, um kreativen Gedanken freien Lauf zu lassen. Schwebt Ihnen zum Beispiel eine Projektidee im Kopf herum, Sie hatten aber nie die Gelegenheit, diese zu konkretisieren?

Dann veranstalten Sie nun einmal ein Brainstorming mit sich selbst und erstellen ein kurzes Konzept. So entwickelt sich aus einem faden Tag heraus vielleicht ein vollkommen neues Projekt.

7. Kollegen unter die Arme greifen

Fällt Ihnen gar nichts mehr ein, um die Zeit totzuschlagen, fragen Sie einfach mal Kollegen aus anderen Teams oder Abteilungen, ob sie Unterstützung benötigen. Zeigen Sie Hilfsbereitschaft, gewinnen Sie damit nicht nur an Beliebtheit und verbessern das Betriebsklima, sondern lernen eventuell noch etwas dazu.

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Jonas Heitkamp

Effizienz im Büro: In wenig Zeit viel schaffen

Mehr Aufgaben als Zeit? Im Arbeitsalltag ist genau das bei vielen Menschen Realität. Damit die Rechnung dennoch aufgeht und mindestens die wirklich wichtigen Dinge erledigt werden, braucht es mehr als nur Durchhaltevermögen. Mit den richtigen Methoden lässt sich der Tag effizienter gestalten – und das ganz ohne Überstunden oder ständige Hektik. Das sind unsere Tipps.

1. Zwei-Minuten-Regel: kleine Aufgaben sofort eliminieren

Da sich kleine Aufgaben schnell zu einem Zeitfresser summieren, lautet die Präventiv-Regel: Alles, was sich in zwei Minuten erledigen lässt, wird sofort gemacht. Aufschieben gilt nicht und die Aufgabe landet auch nicht auf einer To-do-Liste. Eine schnelle Terminbestätigung, die kurze Antwort per E-Mail und die Ablage des wichtigen Dokuments werden nicht auf die lange Bank geschoben, sondern lieber direkt bewältigt.

Diese Methode sorgt nicht nur für weniger Ballast auf der Aufgabenliste, sondern verhindert auch, dass sich kleine To-dos zu großen Zeitblöcken summieren. Wer diese Regel strikt anwendet, befreit sich langfristig von vielen unnötigen Arbeitsunterbrechungen.

2. Temporäre Monokultur: Konzentriert arbeiten ohne Ablenkung

Multitasking ist eine Illusion. Wer wirklich effizient arbeiten möchte, setzt auf die temporäre Monokultur. Das bedeutet, dass Sie pro Zeitblock nur eine einzige Aufgabe ohne jegliche Ablenkung bearbeiten. Für jeweils 30 Minuten wird beispielsweise ausschließlich geschrieben, analysiert oder geplant. Während dieser Zeit gibt es keine anderen Tätigkeiten. Das Gehirn kommt dadurch in einen Flow-Zustand, Ablenkungen kosten keine Energie mehr und die Produktivität steigt.

Besonders hilfreich ist es, diese Technik mit der Pomodoro-Methode zu kombinieren. Diese Methode sieht vor, 25 Minuten fokussiert zu arbeiten und anschließend eine 5-minütige Pause einzulegen. Danach beginnt der Zyklus von vorn. Durch diesen Rhythmus lässt sich nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch die mentale Erschöpfung verringern.

3. Diät-Meetings: Besprechungen radikal entschlacken

Ein einstündiges Meeting mit acht Personen kostet insgesamt acht Arbeitsstunden. Das entspricht einem ganzen Arbeitstag. Eine alternative Lösung besteht darin, Meetings auf maximal 15 Minuten zu begrenzen. Zudem legt das Team oder der Vorgesetzte im Vorfeld eine klare Agenda fest und lädt nur Personen ein, die für das Thema oder Projekt wirklich notwendig sind. Wer mit Timeboxing arbeitet, spart zusätzlich Zeit. Nach 15, 30 oder 45 Minuten endet das Meeting konsequent.

Besonders effektiv sind sogenannte Steh-Meetings. Wenn sich alle Teilnehmenden im Stehen besprechen, bleibt die Diskussion kurz und fokussiert. Darüber hinaus lohnt es sich, regelmäßige Updates per E-Mail oder über Kollaborationstools zu verteilen, um Meetings fast komplett zu vermeiden.

4. Reverse To-do-Liste: Fokus auf Ergebnisse

Statt morgens eine endlose To-do-Liste zu schreiben, kann es effektiver sein, am Ende des Tages eine sogenannte Reverse To-do-Liste zu führen. In dieser Liste halten Sie fest, was tatsächlich erledigt wurde. Diese Methode zeigt Fortschritte auf, motiviert und hilft dabei, Zeitfresser zu identifizieren. Oft stellt sich dabei heraus, dass ungeplante Aufgaben den Großteil des Tages ausmachen. Dies ist ein idealer Ansatzpunkt für Optimierungen.

Wer regelmäßig seine Reverse To-do-Liste analysiert, erkennt Muster und kann gezielt Prioritäten anpassen. So lässt sich erkennen, welche Tätigkeiten tatsächlich zum Erfolg beitragen und welche reine Zeitverschwendung sind.

5. Technik-Detox: Benachrichtigungen kontrollieren

Benachrichtigungen sind wahre Produktivitätskiller. Jede Unterbrechung kostet mehrere Minuten, bis das Gehirn wieder voll fokussiert ist. Eine radikale, aber effektive Maßnahme besteht darin, E-Mails und Messenger nur zu festen Zeiten zu checken. Idealerweise erfolgt dies nur dreimal am Tag. Diese Methode mag zunächst hart erscheinen, spart jedoch langfristig viel Zeit und schont die Nerven.

Zusätzlich trägt der Nicht-stören-Modus am Smartphone dazu bei, Ablenkungen zu minimieren. Wer im Büro arbeitet, blendet zudem mit Noise-Cancelling-Kopfhörern störende Geräusche aus. Auch das bewusste Abschalten von Social Media während der Arbeitszeit trägt erheblich zur Konzentration bei.

Die ersten 60 Minuten eines Arbeitstages sind oft die produktivsten. Wer diese Zeit für seine langfristigen Ziele nutzt, stellt schnell fest, wie viel Fortschritt innerhalb weniger Wochen möglich ist.

6. Batch-Processing: ähnliche Aufgaben bündeln

Ständige Kontextwechsel bremsen die Produktivität. Wer zwischen E-Mails, Telefonaten und Projektarbeit hin- und herspringt, verliert jedes Mal wertvolle Minuten. Die Lösung lautet stattdessen, die Aufgaben in Blöcken zu erledigen. Konkret könnte das zum Beispiel bedeuten, alle Telefonate hintereinander zu führen, administrative Aufgaben auf einen festen Wochentag zu legen und E-Mails nur zweimal täglich zu beantworten.

Diese Methode reduziert unnötige Unterbrechungen und hilft dabei, in einen Flow-Zustand zu kommen. Besonders wirkungsvoll ist sie in Kombination mit der temporären Monokultur – für fokussiertes, effizientes Arbeiten ohne ständige Ablenkungen.

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Silhouette einer Frau mit Laptop am Fenster bei Sonnenaufgang.

Carsten Voeller

Der frühe Vogel … Warum es sich lohnt, möglichst früh in den Arbeitstag zu starten

Während sich die einen lieber noch ein drittes Mal trotz des penetranten Weckerklingelns im Bett umdrehen, sitzen die anderen bereits am Schreibtisch, haben die vierte Mail beantwortet und bereiten sich auf das Meeting vor … Für sie hat der Arbeitstag bereits sehr früh begonnen – und das sogar freiwillig. Der Frühstart hat wesentliche Vorteile, ist aber nicht für alle Menschen die beste Idee.

Früher Arbeitsbeginn: Was bedeutet das konkret?

Eine eindeutige Definition für „früh“ gibt es im Arbeitsleben erst einmal nicht: Während für die einen 9 Uhr bereits extrem früh ist – die Bürokollegen lassen sich schließlich erst um 10 Uhr blicken, gilt für die anderen 7 Uhr als Schwelle zwischen früh und spät. Unter die Rubrik „früh“ kann aber auch schon ein Arbeitsbeginn um 5 oder 6 Uhr fallen (zum Beispiel im Schichtdienst) oder andersherum auch erst um 11 Uhr (zum Beispiel im Einzelhandel). Ausgehend von einem klassischen Bürojob mit Gleitzeit beziehungsweise flexiblen Arbeitszeiten dürfte als allgemeine Orientierung ein Arbeitsbeginn vor 8 Uhr als früh und vor 7 Uhr als sehr früh bezeichnet werden.

Gute Gründe, warum sich der Frühstart lohnt

Haben die einen Berufstätigen gar keine Wahl, da ihr Job einen konkreten Arbeitsbeginn vorgibt, können andere Arbeitnehmende selbstbestimmt darüber entscheiden, wann ihr Wecker klingelt – und wann sie de facto das Bett verlassen. Dabei kommt es gar nicht selten vor, dass der kleine Zeiger gerade mal eine 5, manchmal auch eine 6 anzeigt. Und auch wenn vielleicht gar keine Notwendigkeit besteht, zu so zeitiger Stunde zu arbeiten, gibt es gute Gründe, es doch zu tun:

  • höhere Produktivität ausnutzen
  • Am frühen Morgen sind Körper und Geist (noch) in Topform: Unsere Denk- und Konzentrationsfähigkeit ist jetzt besonders hoch, genauso wie das Kreativitätslevel. Wer ausgeschlafen und fit früh in den Tag startet, ist produktiver als zu späterer Stunde. Aus diesem Grund ist jetzt die beste Zeit, um herausfordernde Aufgaben und Projekte anzugehen. Die Ablage kann dagegen definitiv bis kurz vor dem Feierabend warten.
  • Ruhe genießen
  • Wer vor den Kollegen im Büro ist und als Erster das Licht anmacht, genießt die himmlische frühmorgendliche Ruhe (vor dem Sturm). Solange noch kein Telefon klingelt und kein emsiges Wuseln in der Abteilung herrscht, können Sie sich ohne Ablenkungen und hoch konzentriert der Arbeit widmen.
  • Verkehrschaos vermeiden
  • In der Zeit zwischen 7 und 9 Uhr ist auf Deutschlands Straßen viel los. Kein Wunder, schließlich sind in der morgendlichen Rushhour sehr viele Berufstätige auf dem Weg zur Arbeit. Wer den Arbeitstag einfach früher beginnen lässt, der schlägt dem Verkehrschaos ein Schnippchen und spart sogar noch Zeit. Wer ansonsten um 8 Uhr eine halbe Stunde für den Arbeitsweg braucht, schafft es um 6.30 Uhr vielleicht sogar entspannt in zehn oder 15 Minuten – und muss sich nebenbei nicht über ein nerviges Stop and Go ärgern.
  • früher Feierabend
  • Die Rechnung ist ganz einfach: Wer früh kommt, kann auch früh wieder gehen. Bei einer Arbeitszeit von acht Stunden und einem Arbeitsbeginn um 7 Uhr ist bereits um 15 Uhr beziehungsweise 15.30 Uhr inklusive Pause Feierabend. Jetzt ist es sogar im Winter draußen noch hell und der halbe Tag liegt noch vor einem. Von einem Treffen mit Freunden und einer Shoppingtour über sportliche Aktivitäten bis hin zu einem faulen Nachmittag vor dem Fernseher sind die Möglichkeiten der Freizeitgestaltung jetzt sehr vielfältig.
  • größere Wertschätzung
  • Auch wenn Arbeitnehmende, die später im Büro erscheinen, natürlich keinen schlechteren Job machen, wird die Leistung der frühen Beginner von Vorgesetzten meist höher bewertet. Darüber hinaus verdient der frühe Start in den Augen vieler Chefs eine besondere Anerkennung. Schließlich signalisiert dies unbewusst ein besonders hohes Maß an Engagement für den Job.

Das Aber: Welche Voraussetzungen gibt es, damit der frühe Arbeitsbeginn gelingt?

Damit der sprichwörtliche frühe Vogel tatsächlich den Wurm fängt, ist es unbedingt wichtig, ausgeschlafen und fit in den Tag zu starten. Wer früh aufsteht, sollte daher auch entsprechend früh schlafen. Geht man von einem durchschnittlichen Schlafbedarf von sieben bis acht Stunden aus, dann wäre um 21, spätestens 22 Uhr Zapfenstreich, wenn der Wecker um 5 Uhr klingelt. Wer am Abend zuvor noch gearbeitet oder (zu viel) Alkohol getrunken hat, dürfte mit größerer Wahrscheinlichkeit auch trotz des ausreichenden Schlafs jedoch nicht erholt genug sein.

Darüber hinaus spielt der ganz individuelle Biorhythmus eine Rolle: So gibt es Menschen, die morgens einfach nicht so richtig in die Gänge kommen und erst nach dem zweiten oder dritten Kaffee nach mehreren Stunden zu Höchstform auflaufen. Für diese Berufstätigen dürfte der frühe Start in den Tag nicht unbedingt die richtige Lösung sein. Aber: Wer denkt, dass er morgens nicht leistungsstark ist, sollte es zumindest für zwei bis drei Wochen einmal ausprobieren. Manchmal sind es nämlich nur Glaubenssätze und Gewohnheiten, die uns zu Morgenmuffeln machen. Vielleicht wird man ja eines Besseren belehrt und doch noch zu einem frühen Vogel.

Urheber des Titelbildes: dmitrimaruta/ 123RF Standard-Bild