Zeitmanagement ist im OTTO Office Blog ein immer wiederkehrendes Thema, zu dem auch die Arbeitsorganisation mit Hilfe von To-do- beziehungsweise Checklisten gehört. Ich bin ein großer Fan von Listen, denn sie machen meinen Kopf frei, sind eine gute Gedächtnisstütze und geben meinem Tag eine Struktur. Mit einer To-do-Liste behalte ich den Überblick, kann komplexe Aufgaben in Einzelschritte unterteilen und „Leerzeiten“ überbrücken. Auch wenn es zeitaufwendig ist, die Tages- und Wochenplanung im Vorweg festzulegen, Arbeiten zu priorisieren und alle Punkte regelmäßig einzutragen, lohnt sich der Aufwand für mich. Denn am Ende des Tages sehe ich genau, was ich erledigt habe – das ist ein nicht zu unterschätzender psychologischer Vorteil.
Auf die kostenlose minimalistische To-do-Anwendung TeuxDeux, in der Aufgaben einem Wochentag zugewiesen und hin- und hergeschoben werden, habe ich bereits in einem früheren Blogartikel hingewiesen. Heute stelle ich fünf weitere Anwendungen vor, mit denen sich allein oder gemeinsam im Team Aufgaben verwalten lassen.
Gubb
Perfekt für Anhänger von Post-it Zetteln geeignet, ist Gubb ein kleines kostenloses Onlinetool auf Englisch für die Verwaltung von To-do-Listen. Einfach und intuitiv zu bedienen, mit einer Drag-und-Drop-Funktionalität und Erinnerungsfunktion, bietet das Programm außerdem die Möglichkeit, Inhalte per SMS oder E-Mail einzutragen und zu versenden. Einzelne Aufgaben lassen sich abhaken, verschieben oder durchstreichen, Listen per Email oder SMS versenden.
Nirvana
Die kostenlose Getting Things Done-Anwendung funktioniert ähnlich wie „Things“, das ich im Juni 2012 für das iPad empfohlen habe. Nirvana ist eine englischsprachige Anwendung mit übersichtlichem Layout: In der linken Seitenleiste gibt es neben einem Eingangskorb („Inbox”) und Bereichen für Projekte, geparkte Aufgaben („Waiting”) sowie Aufgaben mit bestimmtem („Scheduled”) und unbestimmtem Termin („Someday”) auch die Liste der heute zu erledigenden Aufgaben („Today”). To-do-Listen können exportiert werden, außerdem gibt es ein Logbuch, das die erledigten Aufgaben der letzten Woche verzeichnet. Wer sich mit Mac- und iPhone-Anwendungen auskennt, findet sich mit dem Tool leicht zurecht. Die Android-App finden Sie hier, diejenige für iPhone und iPad im iTunes Store.
Checkvist
Checkvist bietet kollaborative Checklisten, also solche für Teams. Mit dem englischsprachigen Tool lassen sich schnell und leicht Ideen notieren, übersichtliche Listen verfassen, mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten. Sie können Aufgaben zwischen unterschiedlichen Listen verschieben und sich über Änderungen benachrichtigen lassen. Die Basisversion ist kostenlos, der Pro Account kostet 19 USD für sechs Monate und bietet Pro-Kopf-Ermäßigungen für größere Teams. Die Anwendung für iPhone und iPad kostet 1,79 EUR, für Android gibt es die kostenlose Variante TodoToday for Checkvist.
Wunderlist
Das in der Basisversion kostenlose Tool des Berliner Startups 6Wunderkinder macht die Aufgabenplanung und Listenerstellung einfach und übersichtlich. In der Wunderlist lassen sich Aufgaben in Listen kategorisieren, verwalten, in einer Cloud oder über eine Email-Schnittstelle teilen und mit Daten oder Erinnerungen versehen. Das deutschsprachige Tool läuft auf Windows-PC und Mac, mit iPhone, iPad sowie Android-Smartphones und lässt sich auf allen Geräten synchronisieren. Für die erst einige Monate alte Version Wunderlist Pro müssen User 4,49 EUR im Monat oder 44,90 im Jahr bezahlen. In der Pro-Version lassen sich unter anderem Aufgaben an Kollegen delegieren und man kann sehen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Zusätzlich kann jede Datei – egal ob Foto, Tabelle, Präsentation, PDF, Video oder Sound – an Aufgaben angehängt werden.
Do it (Tomorrow)
Auf den ersten Blick vollkommen kontraproduktiv ist Do it (Tomorrow), denn die englischsprachige Anwendung fördert die „Aufschieberitis“. Das Prinzip baut auf dem Buch „Do it Tomorrow and Other Secrets of Time Management“ von Mark Forster auf und funktioniert folgendermaßen: Sie können anstehende Aufgaben verwalten, abhaken oder auf den nächsten Tag verschieben. Dafür wählen Sie eines der beiden Fenster „Today (heute)“ oder „Tomorrow (morgen)“ und tragen Ihre Notizen ein. Heutige Aufgaben lassen sich jederzeit per Klick auf den nächsten Tag verschieben und landen dann erneut auf der „Heute“-Liste. Auch wenn die Aufgaben nicht sofort erledigt werden, geraten sie zumindest nicht vollends in Vergessenheit, sondern bleiben in Sichtweite. Die Anwendung ist sowohl in der Online-Version – die nur mit HTML5-kompatiblen Browsern funktioniert – als auch in den mobilen Versionen für iPhone und iPad sowie Android kostenlos.
Welche Erfahrungen haben Sie mit den vorgestellten To-do-Anwendungen gemacht? Haben Sie vielleicht noch weitere Empfehlungen? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Kommentare.
Urheber des Bildes: © lisa palmkern – Fotolia.com
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