Die letzte Hürde vor der schönsten Zeit im Jahr ist bei vielen berufstätigen Menschen hoch. Bevor sie in den Urlaub starten, steht erst noch der letzte Arbeitstag bevor. Um vor der kurzen Auszeit noch alles rechtzeitig zu erledigen, bricht jetzt bei vielen der Stress aus. Mit einer guten Organisation lässt sich der Vor-Urlaubs-Trouble jedoch vermeiden.
Die Vorbereitung beginnt schon früher
Wer alles in den letzten Tag vor der großen Reise packt, der wundert sich lieber nicht, wenn es dann plötzlich stressig wird und man nicht mehr weiß, was zuerst und was zuletzt erledigt werden soll. Um dieses Chaos zu verhindern und vor allem mit einem guten Gefühl in den Urlaub zu starten, geht es nicht ohne eine gewisse Vorbereitung – und die beginnt (je nach Aufgabenbereich) mehrere Tage bis einige Wochen vorher. Diese Dinge sind jetzt bestenfalls zu tun:
- Projekte und Aufgaben werden so geplant und koordiniert, dass sie (sofern möglich) vor dem Urlaub abgeschlossen sind. Eine Liste, was noch alles zu erledigen ist, hilft bei der Organisation.
- Eine gute Planung sieht auch vor, dass man sich Gedanken über die Zeit nach dem Urlaub macht. Eine zweite Nach-Urlaubs-To-do-Liste dient dabei als Gedankenstütze. Wer die noch zu erledigenden Aufgaben aufschreibt, kann sie zudem gedanklich aus dem Kopf streichen und deutlich entspannter in den Urlaub starten.
- Dulden Aufgaben während der eigenen Abwesenheit keinen Aufschub, geben Sie diese an einen Kollegen ab. Vor allem bei umfangreicheren Projekten erfolgt die Übergabe nicht kurz vor knapp. So hat die andere Person noch die Chance, sich einzuarbeiten und bei Bedarf Rückfragen zu stellen.
- Behalten Sie Ihren Terminkalender bereits im Voraus gut im Blick. Bestenfalls blocken Angestellte jetzt nicht nur die Tage des Urlaubs, sondern auch den letzten Arbeitstag. Meetings, Gespräche und Veranstaltungen bringen den Tag und den damit verbundenen straffen Zeitplan sonst unter Umständen ganz schön durcheinander.
- Wer bereits in den Vorjahren die Erfahrung gemacht hat, dass er am letzten Tag vor dem Urlaub von Kollegen und Kunden nochmal mit Mails und Telefonaten bombardiert wird, der greift auf einen einfachen Trick zurück: Kommunizieren Sie doch einfach, dass Sie bereits einen Tag vorher in den Urlaub gehen – auf diese Weise haben Sie am letzten Tag Ruhe und können alles abarbeiten.
Übersichtlich: Diese Aufgaben stehen am letzten Tag an
Im Idealfall treten Arbeitnehmer bereits einige Tage vor Urlaubsbeginn auf die Bremse und „rollen“ langsam aus. Wer dagegen im übertragenen Sinn aus voller Fahrt abrupt abbremst, dem fällt das Abschalten mit großer Wahrscheinlichkeit erstmal schwer. Der letzte Arbeitstag sollte daher wirklich nur noch für die wirklich notwendigen Aufgaben genutzt werden:
- Es versteht sich von selbst, dass Mitarbeitende ihren Schreibtisch aufräumen, zumindest aber fürs Auge ordentlich hinterlassen.
- Im Büro mit mehreren Kollegen richten Angestellte eine Rufumleitung für das Telefon ein. Eine Alternative ist eine kurze Info auf dem Anrufbeantworter zur Abwesenheit und deren Dauer.
- Nicht vergessen werden sollte der E-Mail-Abwesenheitsassistent: Aus dem Text geht klar hervor, ob die Mails von einer anderen Person gelesen (und bearbeitet) werden und (falls nicht) an wen man sich im Bedarfsfall wendet. Wichtige Kunden oder Kollegen, zu denen man regelmäßig Kontakt hat, informiert man am besten persönlich im Voraus.
- Je nach Job und Verantwortungsbereich ist es manchmal notwendig, auch im Urlaub erreichbar zu sein. Ist das der Fall, ist eine klare Absprache unbedingt ratsam. Legen Sie zum Beispiel eine Person fest, die Sie zu einer bestimmten Zeit am Tag erreichen kann.
- Neue Aufgaben am letzten Tag anzufangen, ist keine gute Idee. Wer bereits vor dem Feierabend alles erledigt hat, der bummelt vielleicht lieber ein paar Überstunden ab oder baut ein bis zwei Minusstunden auf – und verlässt früher das Büro, um entspannt in den Urlaub zu starten.
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