Effizienter und produktiver arbeiten: So profitieren Sie von der Getting-Things-Done-Methode

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Ein optimales Selbstmanagement ist der Schlüssel zu mehr Produktivität. Die Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen zählt zweifelsfrei zu den effektivsten Strategien, um möglichst effizient und produktiv arbeiten zu können. Zu den wichtigsten Faktoren der GTD-Methode gehören sinnvolle Kategorisierungen und regelmäßige Aktualisierungen Ihrer Aufgaben.

 

Die Grundlagen der Getting-Things-Done-Methode

Die Basis der GTD-Methode ist die zentrale Sammlung aller zu erledigenden Aufgaben. Zu diesem Zweck benötigen Sie sowohl einen Kalender als auch sogenannte Kontextlisten. In diesen Listen werden sämtliche Ziele, Projekte sowie kleinere Aufgaben erfasst und in verschiedene Kategorien unterteilt.

Mögliche Unterkategorien wären zum Beispiel:

  • Projekt XYZ
  • Kundenanfragen
  • Monatsberichte
  • Azubi-Betreuung
  • berufliche Weiterbildung

Zeitlich fixierte Termine wie Meetings, Seminare und Besprechungen mit Geschäftspartnern werden hingegen in den Kalender übertragen.

Zusätzlich werden wöchentlich alle Termine überprüft und die Kontextlisten aktualisiert, sodass das Getting-Things-Done-System immer auf dem neusten Stand bleibt.

 

Getting Things Done – die wichtigsten Prinzipien im Überblick

Neben der grundsätzlichen Ordnung beinhaltet die gettingthingsdone-Methode eine Vielzahl von Prinzipien:

  • Tätigkeiten, die weniger als zwei Minuten dauern, sollten Sie zum Beispiel immer sofort erledigen.
  • Für die Erfassung neuer Aufgaben ist ein „Posteingang“ einzurichten. Dies kann beispielsweise eine Ablage auf dem Schreibtisch sein, ein Eingangskorb, den Sie mit entsprechenden Notizen befüllen.

Bei der anschließenden Einordnung der Aufgaben dienen folgende Fragestellungen als Orientierungshilfen:

  • Muss ich diese Aufgaben selbst übernehmen?
  • Zu welcher Kontextliste passt die Aufgabe und wie viel Zeit nimmt sie in Anspruch?

Wenn die Aufgaben nicht delegiert werden können, erfolgt abschließend der Übertrag in die entsprechende Kontextliste.

GTD: Ergänzende Hinweise für die praktische Umsetzung

Mit der Getting-Things-Done-Methode verpassen Sie keine wichtigen Termine und haben Ihre Aufgaben jederzeit übersichtlich im Blick.

Bei der praktischen Umsetzung empfiehlt sich die Verwendung von Karteikästen für die Unterteilung der verschiedenen Kontextlisten.

Alternativ können Sie die GTD-Methode auch mithilfe eines Laptops oder Computers für sich nutzen und alle zugehörigen Daten digital erfassen. Obwohl diese Form des Selbstmanagements eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert, lässt sich die Produktivität damit langfristig verbessern.

 

 

Bildquelle: © René Weber


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