Künstliche Intelligenz, kurz als KI bezeichnet, hat sich zu einem Buzzword entwickelt. Unternehmen stellen hohe Erwartungen an KI-Systeme: Sie sollen Prozesse optimieren, Personalkosten sparen, Umsätze steigern. Auch Arbeitnehmer hoffen, einige ungeliebte Büroarbeiten an die KI abzugeben.
Doch bei welchen Aufgaben kann KI tatsächlich helfen? Wir geben einen Überblick.
Texte formulieren
KI-basierte Chat-Bots wie ChatGPT zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie in Sekundenschnelle ausformulierte, einfach verständliche Texte zu den unterschiedlichsten Themen erstellen. Frei von Rechtschreib- und Grammatikfehlern sind diese Texte in der Regel auch.
Momentan ist es allerdings noch nicht ratsam, sich bei Texten zu komplexen Sachverhalten allein auf die KI zu verlassen. Anders als Menschen können KI Informationen nicht vollkommen zuverlässig auf Korrektheit überprüfen. Hin und wieder „halluzinieren“ sie auch, spucken also Behauptungen ohne jeden Wahrheitsgehalt aus.
Für einige textbasierte Aufgaben eignen sich KI jedoch gut. So lassen sich mit ihrer Hilfe zum Beispiel Entwürfe für E-Mails, Social-Media-Posts oder Produkttexte erstellen. Dafür müssen Sie nur einige Stichworte vorgeben. Anschließend lesen Sie den KI-generierten Text noch einmal gegen und können ihn absenden.
Meetings vorbereiten und effizienter gestalten
„Das Meeting hätte auch eine E-Mail sein können.“ – Den Ärger über ineffiziente Meetings kennt wohl so gut wie jeder, der im Büro arbeitet. KI-Systeme können Ihnen schon bei der Vorbereitung Arbeit abnehmen und helfen zudem dabei, virtuelle Meetings effizienter zu gestalten.
– Vorbereitung: KI-Systeme können die Terminkalender der Teilnehmer abgleichen und Termine fürs Meeting festlegen, Einladungen sowie Erinnerungen versenden und die Tagesordnung erstellen.
– Durchführung: Während eines virtuellen Meetings kann KI zu einem reibungslosen Ablauf beitragen. Spezielle Systeme blenden zum Beispiel störende Hintergrundgeräusche aus und stellen das Mikro lauter. KI-Webcams passen sich automatisch an die Lichtverhältnisse an, sodass alle Teilnehmer gut zu sehen sind.
Protokolle schreiben und Meetings nachbereiten
Eine allseits unbeliebte Aufgabe ist das Verfassen von Protokollen. KI-unterstützte Office-Anwendungen nehmen Ihnen diese Arbeit ab. Sie erstellen automatisch Notizen und verschicken diese nach dem Meeting an alle Teilnehmer. Bei Bedarf können die Systeme auch Aufgaben an einzelne Teilnehmer zuweisen.
Daten auswerten und Präsentationen erstellen
Der Feierabend naht, doch bevor Sie sich nach Hause begeben, wünscht der Chef noch aktuelle Daten zum neuesten Projekt oder möchte wissen, wie gut sich das neueste Produkt verkauft. KI kann derartige Daten in wenigen Momenten zusammenfassen. Dafür werten die Systeme zum Beispiel Excel-Listen und Datenbanken aus.
Die Ergebnisse lassen sich mithilfe von KI zudem grafisch ansprechend darstellen. Spezielle Tools erstellen auf Knopfdruck vollständige Präsentationen. So verbringen Sie weniger Zeit mit PowerPoint-Folien und können sich stattdessen mit anderen Aufgaben befassen.
Inhalte zusammenfassen
Sie haben keine Zeit, sich lange Texte oder ausführliche PDFs durchzulesen, benötigen aber die Kerninformationen für den nächsten Kundentermin? KI liefert Ihnen eine stichpunktartige Zusammenfassung der wichtigsten Daten.
Kommen Sie aus dem Urlaub oder nach längerer Krankheit zurück ins Büro und möchten sich auf den neuesten Stand bringen? KI-Systeme gehen den E-Mail-Austausch und Daten im Intranet durch und informieren Sie kurz und knapp über alles, was Sie während Ihrer Abwesenheit verpasst haben.
Buchhaltung optimieren
Mithilfe KI-gestützter FiBu-Software ist es möglich, Eingangs- und Ausgangsrechnungen den jeweiligen Vorgängen auf den Geschäftskonten zuzuweisen. KI-basierte Analyse- und Klassifizierungstools lesen derweil die Inhalte von Dokumenten und ordnen sie den passenden Geschäftsprozessen zu. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Rechnungen automatisch freigeben.
Effizienterer Büroalltag mit KI
Künstliche Intelligenz ist kein Ersatz für den zwischenmenschlichen Austausch im Büro oder den direkten Kundenkontakt. KI-Systeme können allerdings ungeliebte und zeitraubende Routineaufgaben übernehmen. Das lässt Ihnen mehr Zeit, neue Projektideen zu entwickeln und sich persönlich um Kunden zu kümmern.
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