Meetingitis

„Das Thema klingt gut, das können wir im Meeting besprechen“ oder „Wir sollten uns mal wieder zusammensetzen“ – wer bei Sätzen, wie diesen, bereits innerlich mit den Augen rollt, der könnte an Meetingitis leiden. Was es mit dem Meeting-Frust im Büro auf sich hat und wie man es besser machen könnte, erklärt dieser Ratgeber.

Wie entsteht der Meeting-Frust?

Meetings beziehungsweise interne Besprechungen sind in Unternehmen eine beliebte Form der Kommunikation unter Mitarbeitern. Hier werden wichtige Informationen ausgetauscht, Absprachen getroffen, Probleme gelöst und Projekte auf den Weg gebracht. So weit, so gut: Vor allem dann, wenn die Meetings überhandnehmen und man den Großteil seiner Arbeitszeit in Teamsitzungen verbringt, bei denen letztlich nur wenig herumkommt, dann stellt sich irgendwann ein Meeting-Frust ein.

Die scherzhafte Bezeichnung Meetingitis ist dabei eine Worterfindung, die wie eine Krankheit klingt. Das Wortbildungselement „itis“ ist schließlich die medizinische Bezeichnung für eine entzündliche Erkrankung.

Welche Symptome zeigen sich bei der Meetingitis?

Auch wenn sich mitunter der Magen bei einer Häufung von Meetings ohne effektive Ergebnisse schmerzhaft zusammenziehen kann, mit Husten, Schnupfen und Halsschmerzen äußert sich diese „Büro-Krankheit“ natürlich nicht. Das dauernde Herumsitzen in Meetings kann jedoch dazu führen, dass man irgendwann extrem genervt, gelangweilt und frustriert ist. Unproduktive Meetings sind zudem Zeitfresser, die von der eigentlichen Arbeit abhalten, sodass die Frustration noch größer wird, wenn man die liegengebliebenen Aufgaben dann womöglich noch mit Überstunden erledigen muss. Im schlimmsten Fall zweifelt man sogar am ganzen Job und denkt über eine Kündigung nach.

Den Frust besiegen – selbst aktiv werden

Auch wer selbst nur Teilnehmer der Meetings ist und keine Führungsfunktion hat, der muss seinen Frust nicht einfach herunterschlucken. Hilfreich kann es zunächst sein, unter den Kollegen zu fragen, ob sie ähnliche Erfahrungen machen und ob sie ebenfalls mit der Quantität und Qualität der Meetings unzufrieden sind. Mit mentaler Rückendeckung fällt es dann bestimmt leichter, das Gespräch mit dem Teamleiter beziehungsweise Chef zu suchen und ein höfliches Feedback zu den Meetings geben. Vor allem bei unterschiedlichen Organisatoren ist es den Führungskräften vielleicht gar nicht immer bewusst, dass einzelne Mitarbeiter an viel zu vielen Besprechungen teilnehmen müssen. Eine offene Kritik kann jetzt mit Sicherheit dazu beitragen, die Meeting-Kultur im Unternehmen zu hinterfragen und in der Folge zu verbessern.

Damit Meetings gelingen – praktische Tipps

Wer Meetings selbst einberuft, organisiert und moderiert, hat es natürlich in der Hand, dass eine Meetingitis gar nicht erst aufkommt. Hier ein paar hilfreiche Tipps:

  • Die Anzahl der Besprechungen sollte so gering wie möglich gehalten werden. Vielleicht können auch zwei oder sogar drei Themen zu einem Termin zusammengefasst werden.
  • Die Teilnehmerzahl bleibt übersichtlich und ist mit Bedacht ausgewählt.
  • Regelmäßige wöchentliche und monatliche Termine kommen bei den Mitarbeitern meist besser an, als wenn Meetings spontan einberufen werden.
  • Für jede Besprechung wird ein klarer Zeitrahmen vorgegeben, der dann auch eingehalten wird. Das Meeting fängt pünktlich an (auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind) und endet auch zur vorgebenden Zeit. Es ist jetzt Aufgabe der Führungskraft, ausufernde Kommentare und Diskussionen zu unterbrechen beziehungsweise zu unterbinden.
  • Eine gute Planung ist das A und O. Stellen Sie daher vorab eine Agenda auf und bereiten Sie sich auf die einzelnen Themen vor. Auch die Teilnehmenden werden über die Tagesordnung informiert und sollten wissen, worum es geht.
  • Damit Langeweile gar nicht erst aufkommt, wird das Meeting kein reiner Vortrag. Vielmehr bezieht ein Moderator die Teilnehmenden aktiv mit ein. Für jeden Wortbeitrag gilt jedoch: In der Kürze liegt die Würze.
  • Kaffee, Kuchen, Kekse und gepolsterte Sessel laden fast schon zu einem gemütlichen Kaffeekränzchen und zum längerem Verweilen im Meeting ein. Warum daher die Besprechung nicht einfach mal im Stehen und ohne Bewirtung abhalten?
  • Fragen Sie die Teilnehmer direkt im Anschluss nach ihrer Meinung: Was hat gut gefallen und was könnte verbessert werden? Wer ein ehrliches Feedback erhält, der hat eine gute Grundlage, es beim nächsten Mal besser zu machen.

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