Was bedeuten die verschiedenen Unterschriftenzusätze und Businessabkürzungen?

Im Joballtag ist man häufig mit Businessabkürzungen konfrontiert. Gerade im Bereich rund um E-Mail-Signaturen und Unterschriften gibt es viele Kürzel wie zum Beispiel i.A., i.V. oder ppa. Doch was bedeuten diese Buchstaben eigentlich genau?

Was bedeuten die Abkürzungen i.A., i.V. und ppa.?

Grundsätzlich haben i.A., i.V. und ppa. zunächst eine generelle Gemeinsamkeit: Die Kürzel drücken immer aus, dass die unterschreibende Person in Stellvertretung des Geschäftsinhabers handelt. Dahinter stehen gesetzlich geregelte Vollmachten.

i.A. bedeutet “im Auftrag”. Diese Abkürzung wird bei einzelnen Handlungsvollmachten genutzt. Sie sagt dem Empfänger, dass die unterschreibende Person als allgemeiner Überbringer der Botschaft beziehungsweise des Auftrags fungiert.

Hier liegt keine umfassende rechtsgültige Vollmacht vor. Eine Assistenz kann aber zum Beispiel dieses Kürzel nutzen, um Reisen für den Chef zu buchen oder Büromaterial zu ordern. Sofern der Chef die Befugnis dafür erteilt hat. Diese Befugnis muss übrigens nicht schriftlich erteilt werden, eine mündliche Aufforderung reicht aus.

i.V. bedeutet “in Vollmacht” – und nicht, wie viele glauben, “in Vertretung”. Wer in Vollmacht eine Nachricht überbringt, gibt damit eine verbindliche Willenserklärung ab. Und zwar nicht für sich selbst, sondern für sein Unternehmen beziehungsweise seinen Auftraggeber. Mit allen rechtlichen Folgen, die das nach sich ziehen kann. Heißt zum Beispiel: Für Fehler, die hier gemacht werden, haftet im Zweifel der Chef, in dessen Namen die Willenserklärung abgegeben wurde.

In Vollmacht sollte also nur gewählt werden, wenn wirklich eine rechtsbindende Vollmacht vom Chef vorliegt. Am besten schriftlich.

ppa. bedeutet “per prokura” und ist eine Unterschriftenvollmacht. Diese muss aber sogar für den jeweiligen Mitarbeiter ins Handelsregister eingetragen sein. Der Unterzeichner, ein sogenannter Prokurist, darf alle Geschäfte tätigen, die im Unternehmen anfallen.

Damit erleichtert ein Prokurist dem Geschäftsführer normalerweise den Arbeitsalltag. Immerhin muss dieser nicht alle Rechtshandlungen selbst ausführen. Ausgenommen von der Unterschriftenvollmacht sind rechtliche Angelegenheiten die das Unternehmen unmittelbar betreffen. Hierzu zählen zum Beispiel Geschäftsauflösungen oder die Erteilung der Prokura an Dritte.

Tipp: Oft ist die Unterschriftenregelung firmenintern unterschiedlich. Deshalb gilt: Wer sich unsicher ist, sollte das Prozedere im Unternehmen am besten mit dem Chef absprechen. Selbst i.A. bedarf einer Genehmigung des Geschäftsinhabers.

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