Gut organisiert ist halb gewonnen: Hier stellen wir Tipps vor, mit denen man Arbeitsabläufe, das Zeitmanagement und die Zusammenarbeit bzw. Kommunikation mit Kollegen verbessern kann, ohne dabei das eigene Wohl aus den Augen zu verlieren.
Wer sein eigenes Unternehmen betreibt, sollte ständig ein offenes Auge für Werkzeuge haben, die dabei helfen, die Arbeit zu optimieren. Diverse Web 2.0-Tools ermöglichen zum Beispiel eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit, sparen Zeit oder verschaffen einen komprimierten Überblick im Internet. Ich habe mich mal wieder auf die Suche nach Tools gemacht, die Freelancer oder Projektteams gut gebrauchen können.
In den letzten Tagen habe ich mich gefragt, wie wohl in einigen Jahren unser Büroalltag aussehen mag. Auslöser dafür war ein Newsletter meiner OTTO Office-Kollegen aus Frankreich, auf den ich im Laufe dieses Posts noch eingehen werde. Werden wir Büroarbeiter in Zukunft alle räumlich mobil, zeitlich flexibel und zu jeder Tag- und Nachtzeit verfügbar sein müssen? Und wie könnte der dazu passende Arbeitsplatz aussehen?
Im November habe ich Ihnen bereits die Projektmanagement-Tools Basecamp, Zcope und Dropbox vorgestellt und angekündigt, in loser Folge über weitere nützliche Tools zu berichten. Heute setze ich die Serie über Projektmanagement fort und wende ich mich vor allem an Freelancer, Einzelunternehmer sowie kleinere Teams. Hierfür stelle ich Ihnen an dieser Stelle drei Programme vor, die die tägliche Arbeit enorm erleichtern.
Continue reading „Projektmanagement: Nie wieder Organisationschaos“
Im Internet hat jeder eine Stimme – und immer mehr Menschen machen davon Gebrauch: Sie verbreiten ihre Meinung in sozialen Netzwerken, eigenen Blogs oder auf Bewertungs- und Empfehlungsplattformen. Webseiten wie Qype für Restaurants oder Geschäfte, Ciao für Produkte und Dienstleistungen oder HolidayCheck für die Reisebranche, machen das Internet zum Sprachrohr des Nutzers. Davon profitieren nicht nur andere User sondern auch die Unternehmen, die bewertet werden. Ich habe einige Tipps zum Thema Empfehlungen und Bewertungen zusammengestellt – für Unternehmen und für Verbraucher.
Continue reading „Vertrauen ist gut, Empfehlungen sind besser“
Mitarbeiterstärkung, Ressourcenförderung und (Weiter-) Entwicklung personaler Kompetenzen – auf Begriffe wie diese komme ich immer wieder, wenn ich mich damit beschäftige, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter motivieren und betriebliche Abläufe optimieren können. In dem Zuge dessen bin ich auf das Thema „Empowerment“ gestoßen. Damit werden Strategien und Maßnahmen bezeichnet, die das Maß an Selbstbestimmung und Autonomie im Leben von Menschen erhöhen sollen. Der Begriff umfasst einerseits einen Prozess der „Selbstbefähigung“, andererseits eine professionelle Unterstützung, damit Menschen ihre Gestaltungsspielräume und Ressourcen wahrnehmen, nutzen und ausbauen können.
Continue reading „Empowerment – Nutzen Sie die Potenziale Ihrer Mitarbeiter“
Wie arbeitet eigentlich das Gehirn? Und kann ich seine „Arbeitsleistung“ optimieren? Um diese Fragen drehte sich neulich ein Gespräch mit einigen Freunden, die sich mit Mind Mapping beschäftigen, einer Technik, die auf den britischen Psychologen Tony Buzan zurückgeht.
Das menschliche Gehirn besitzt bekanntermaßen eine linke und eine rechte Hälfte, die jeweils unterschiedliche Funktionen wahrnehmen. Während die linke Gehirnhälfte zum Beispiel für rationales Denken, Logik, Zahlen und Analyse zuständig ist, steuert der rechte Teil etwa Raumwahrnehmung, Phantasie und Farbe. Durch die Mind-Map-Technik sollen gezielt beide Gehirnhälften angesprochen und Synergieeffekte genutzt werden, um die geistige Leistung zu verbessern.
Continue reading „Mind Mapping – Power für beide Gehirnhälften“
Vor einigen Tagen habe ich mich mit einem Freund getroffen, der sich selbständig gemacht hat. Damit ist er, laut Bundesverband der Freien Berufe, einer von derzeit über einer Million selbstständigen Freiberuflern in Deutschland. Wenn man sich selbstständig macht, steht natürlich die Frage im Raum, wo das Büro sein wird. Im Homeoffice zu arbeiten, stand für meinen Freund nicht zur Debatte, da er Privat- und Arbeitsleben strikt trennen wollte. Die hohen Kosten für ein eigenes Büro konnte und wollte er zu Beginn seiner Selbständigkeit nicht aufbringen. Er hat daher einen dritten Weg gewählt, den ich sehr interessant finde: Co-Working. Unter diesem noch relativ jungen Trend versteht man Großraumbüros, in denen man sich einen Schreibtisch auf Zeit, stunden-, tage- oder wochenweise, mieten kann.
Continue reading „Co-Working: Zusammen arbeitet man weniger allein“
Ein entscheidender Erfolgsfaktor eines Unternehmens ist die Fähigkeit, in kürzester Zeit flexible Lösungen für oft komplexe Probleme anzubieten. Grundlage dafür ist ein effizientes Projektmanagement. Continue reading „Projektmanagement: So klappt es richtig!“
Wie bei allen anderen Unternehmen, naht er auch bei OTTO Office: der Jahresabschluss. Für die Kollegen und mich heißt es wie jedes Jahr: „Geschäftsunterlagen archivieren und sichern“. Deswegen widme ich meinen heutigen Blogbeitrag diesem Thema.
Mit Einführung der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) im Jahr 2002 wurden Unternehmen gesetzlich verpflichtet, sämtliche steuerrelevanten Daten für einen Zeitraum von zehn Jahren digital zu speichern. Seitdem sind Unternehmen gezwungen, sich verstärkt mit dem Thema der digitalen Archivierung auseinanderzusetzen. Hinzu kommt, dass es auch auf Dauer sehr unübersichtlich und kostspielig ist Rechnungen und Dokumente in Papierform aufzubewahren. Es verursacht Zeitaufwand für Organisation und Ablage.
Continue reading „Archivierung und Workflow gehen Hand in Hand“
Für Unternehmen, die das ganze Jahr über die unterschiedlichsten Artikel versenden, ist die richtige Verpackung wichtig, denn beschädigte Sendungen führen zu erheblichen Mehrkosten. Eine gute Verpackung erfüllt also keinen Selbstzweck, sondern dient Unternehmen in erster Linie zur Qualitätssicherung. Kaputte oder fehlende Teile, weil Kartons beschädigt beim Adressaten ankommen, oder das Auslaufen von Flüssigkeiten sind Reklamationsgründe, die Kunden weniger als Folge des Transportweges, sondern als Nachlässigkeit des Versenders wahrnehmen. Für Versandspezialisten in der Regel kein Problem. Doch was, wenn man nicht die über die Erfahrung von zigtausend Paketen täglich verfügt? Continue reading „Auf die richtige Verpackung kommt es an“
Im Büro der PC, Zuhause ein Laptop, unterwegs ein Smartphone – unser Leben ist digital durchorganisiert und erfordert die ständige Synchronisation von allen technischen Gadgets, damit uns ja kein Termin durch die Lappen geht. Es gibt Tage, an denen ich einfach technikmüde bin. Aber vor Kurzem habe ich mit dem Hipster PDA (Parietal Disgorgement Aid) eine verblüffend einfache Lösung entdeckt, mit dem ich meine Termine und Notizen unkompliziert organisieren kann. Hipster PDA klingt nach Technik pur, ist aber das genaue Gegenteil: die Rückkehr zu Stift und Papier.
Continue reading „Hipster PDA oder ich bastele mir eine Gedächtnisstütze“
Was ist Kaizen eigentlich? Es hört sich an wie eine japanische Köstlichkeit, aber ist in Wirklichkeit eines der wichtigsten japanischen Managementkonzepte, das erstmals in den 40er Jahren vom Autohersteller Toyota angewandt wurde. Inzwischen findet Kaizen branchenübergreifendes Interesse, etwa in der Chemiebranche, bei IT-Unternehmen oder auch bei Banken und Versicherungen. Im Mittelpunkt des Konzepts steht das ständige Streben nach Qualitätssicherung und Qualitätsverbesserung. Wörtlich übersetzt bedeutet Kaizen “Veränderung zum Guten”. Die Ziele lassen sich in vier Punkten zusammenfassen: Qualität, Standardisierung der Arbeitsvorgänge, Vermeidung von Verschwendung und Erkennen und Beseitigen von Schwachstellen.
Im hektischen Büroalltag kann man schnell den Überblick verlieren. Unter hoher Arbeitsbelastung bleibt oft zu wenig Zeit, den Arbeitstag so zu strukturieren, dass Termine, Projekte & Aufgaben übersichtlich bleiben. Dabei ist mangelnde Organisation Sand im Arbeitsgetriebe – besonders für Freiberufler oder kleine und mittelständische Unternehmen ohne großes Backoffice.
Aufgrund der großen Resonanz unsers Live-Chats am Freitag hat Andreas Gätz, Bereichsleiter Kundenservice, ein paar Tipps zur Optimierung Ihres Kundenservice zusammen gestellt:
Zugegeben: Das Sprichwort klingt etwas angestaubt. Aber nachdem ich vor einigen Tagen stundenlang in einer Telefon-Warteschleife fest hing, habe ich mich nicht königlich sondern eher wie ein Bettler gefühlt. Was erwarte ich eigentlich von einem guten Kundenservice? Gleichgültig, ob es um meinen Telefonanschluss, meinen Stromanbieter oder einen Onlineshop geht, ist mir eine zuvorkommende Betreuung wichtig. Darunter fallen Erreichbarkeit, Freundlichkeit, Zuverlässigkeit und Kompetenz.
Um Ihnen einen kleinen Einblick zu geben, wie der Kundenservice bei OTTO Office gehandhabt wird, habe ich mich mit meinem Kollegen Andreas Gätz, unserem Bereichsleiter Kundenservice, unterhalten. Er hatte außerdem einige Tipps zur Optimierung Ihres Kundenservices parat. Übrigens: Wer sich persönlich mit Andreas Gätz austauschen möchte, kann an unserem Live Chat zum Thema Kundenservice teilnehmen. Details finden Sie am Ende dieses Posts. Continue reading „Der Kunde bleibt König“
Die Pomodoro-Technik besteht aus wenigen Regeln; ihr Ziel ist die konzentrierte Fokussierung auf eine einzige Aufgabe: Teilen Sie jede Aufgabe, die Sie erledigen müssen, in Zeiteinheiten zu je 25 Minuten ein. Diese Zeiteinheiten werden Pomodoros (Tomaten) genannt, da Francesco Cirillo, der Erfinder der Technik, als Zeitmesser eine Küchenuhr in Form einer Tomate verwendet.
Continue reading „Pomodoro oder: Was hat eine Tomate mit Zeitmanagement zu tun?“
Haben Sie auch manchmal das Gefühl, dass Ihr Tag zu wenige Stunden hat, um alles zu erledigen, was im Büro anfällt? Müssen Sie immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit erledigen? Hetzen Sie von einem Termin zum nächsten und finden oft nur wenig Zeit, um Aufgaben konzentriert und ungestört zu bearbeiten?
Ob die Ursachen in einer mangelnden Zeiteinteilung, dem zunehmenden Druck im Arbeitsleben oder im hausgemachten Stress liegen, darüber habe ich mich beim Mittagessen mit meiner Kollegin Angelika Oppermann unterhalten. Wir sind uns einig: Ein systematisches Zeitmanagement, ein bewusst geplant und organisierter Tagesablauf hilft, kostbare Minuten zu gewinnen, und unterstützt uns dabei, die wesentlichen Aufgaben zuerst zu erledigen und unsere Zeit nicht mit unwichtigen Dingen zu vertrödeln.
Continue reading „Wer hat an der Uhr gedreht? – Zeitmanagement“