Heute setze ich meine kleine Serie über Projektmanagement-Tools fort und stelle Ihnen drei weitere nützliche Anwendungen vor, mit denen sich Teamarbeit koordinieren lässt. Spezielle Projektmanagement-Anwendungen vereinen unterschiedliche Werkzeuge in einer Lösung, zum Beispiel Tools für die Termin- und Zeitplanung, die Verwaltung der Aufgaben oder das Ressourcenmanagement. So können Projekte optimal strukturiert, der Gesamtfortschritt abgerufen und die individuellen Fortschritte aller Teammitglieder dokumentiert werden.
Die „perfekte“ Anwendung sollte meiner Meinung nach zwei Grundvoraussetzungen erfüllen: Sie soll die Nutzer nicht durch eine zu große Komplexität überfordern, gleichzeitig darf es ihr nicht an den entscheidenden Funktionen mangeln, wenn umfassende Projekte an mehren Standorten gleichzeitig umgesetzt werden sollen. Die meisten PM-Tools enthalten Module, mit denen projektrelevante Informationen, Dokumente, Projektpläne, Termine und offene Aufgaben zentral verwaltet werden können.
filescope
Spezialisiert auf kleine Unternehmen mit projektorientierter Arbeitsweise, bietet filescope eine Art Online-Baukastenprinzip für „entspanntes Planen, Arbeiten und Kalkulieren von überall“. Das Basismodul „Workflow“ umfasst alle Teilbereiche der täglichen Arbeit, wie die Kundenverwaltung, das Aufgaben- und Projektmanagement, die Zeiterfassung und zentrale Datenverwaltung. Zu den wesentlichen Features gehören Termin-, Projekt- und Ressourcenkalender, Angebotsfunktionen, eine automatisierte Rechnungsschreibung sowie Erinnerungsfunktionen per E-Mail und SMS. Partner und Kunden können sich zur Projektarbeit einloggen. Der Hersteller bietet ein vollständig in die Software integriertes Online-Wiki, auf das Nutzer aus jeder Ansicht heraus zugreifen können. Es gibt einen kostenlosen Testzugang für bis zu 60 Tage; die Preise für das Basismodul beginnen bei neun Euro monatlich je Nutzer.
Projectplace
Projectplace ist wie filescope eine SaaS (Software as a Service), die nicht für einen einmaligen Gebrauch gekauft und installiert, sondern als Dienst über den Webbrowser genutzt wird. Die Online-Projektmanagement-Software umfasst unter anderem Module wie ein Dokumenten- und Aufgabenmanagement, Besprechungen und die Projektkoordination. Alle Projektmitglieder sind am Fortschritt des jeweiligen Projekts beteiligt, indem sie auf eine zentrale Plattform zugreifen, auf der alle relevanten Informationen abgelegt sind. Vorgenommene Änderungen lassen sich einfach nachverfolgen, da genau dokumentiert wird, wer welche Modifikationen vorgenommen hat. Neben Features wie Videokonferenzen, VoIP und Screen-Sharing bietet Projectplace auch Kommunikationstechniken, die man aus sozialen Netzwerken kennt: Vergleichbar zur Facebook-Pinnwand können zum Beispiel Kurzinformationen, Bilder oder Links gepostet werden. Die brandneue Version kann 30 Tage lang unverbindlich getestet werden und kostet danach 21,50 Euro je Nutzer und Monat.
Asana
Recht neu auf dem Markt ist ein unter anderem von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz entwickeltes Tool, das Projektmanagement über SaaS revolutionieren will: Asana. Der Grundgedanke hierbei ist, dass viele der wesentlichen Informationen in Unternehmen unstrukturiert auf Zetteln und nicht digital in einem zentralen System vorliegen. Um das zu ändern, setzt Asana auf Struktur und Geschwindigkeit und bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, webbasierte To-Do-Listen anzulegen, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte einer Arbeitsgruppe zu verfolgen. Teams von bis zu 30 Personen können kostenfrei miteinander arbeiten. Nach dem Einloggen landet der Nutzer auf einem Dashboard, das in drei Bereiche aufgeteilt ist: Links werden alle aktuellen Projekte angezeigt, an denen er beteiligt ist. Bei Auswahl eines Projekts erscheint in der Mitte des Bildschirms eine Liste aller Aufgaben, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Rechts werden Detailinformationen zu der Aufgabe einschließlich der Dokumente und Notizen abgebildet. Dazu kommt ein Newsfeed, der die Diskussion zu einer Aufgabe enthält. Ein großer Vorteil von Asana ist – neben der einfachen und intuitiven Bedienbarkeit – die Kompatibilität mit gängigen Kalenderanwendungen wie Google Calendar, Apple iCal und Microsoft Outlook. Eine kurze, anschauliche Vorstellung finden Sie bei Youtube.
Können Sie weitere Projektmanagement-Tools empfehlen, mit denen Sie bereits arbeiten? Wie immer freue ich mich über Tipps, Anregungen und Ihr Feedback.
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