Author: Carsten Voeller

Tricider: Entscheidungsfindung in der Gruppe

Wohin soll der Betriebsausflug gehen, wird eine neue Kaffeemaschine benötigt und was bekommt Fred von den Kollegen zum Geburtstag? Fragen wie diese kommen im Büroalltag immer wieder auf. Sie lassen sich natürlich in endlosen Diskussionen auf dem Flur, beim Essen oder in der Kaffeepause klären, nur leider kostet die Entscheidungsfindung dafür sehr viel Zeit. Und zu einem konkreten Ergebnis, mit dem alle zufrieden sind, kommt’s dann manchmal erst in letzter Sekunde.

Hier kann mal wieder das World Wide Web bei der Entscheidungsfindung helfen. Wer meinen letzten Beitrag zu Doodle gelesen hat, könnte jetzt einwenden: „Dafür könnte doch auch Doodle nützlich sein.“ Stimmt, aber der Entscheidungs-Dienst Tricider macht’s noch besser und schneller, daher stelle ich ihn diese Woche vor.

Denn einfacher geht es wirklich kaum: Startseite von Tricider öffnen, Frage eintippen und an die entsprechenden Personen weiterleiten – das geht per E-Mail, Facebook, Twitter oder das Netzwerk LinkedIn. Fertig. Nun kann jeder Eingeladene Antworten und Lösungsvorschläge beisteuern, vorhandene Antworten kommentieren und seine Stimme zum Besten geben. So entsteht nach und nach eine Lösung, mit der die meisten einverstanden sein sollten – Demokratie in Reinkultur sozusagen. Wenn die Zeit drängt, lässt sich eine Umfrage via Tricider auch mit einer Deadline versehen. Die Möglichkeiten zur Bekanntmachung der Umfrage sind vielfältig, beispielsweise lässt sie auf der eigenen Homepage oder auf dem Facebook- oder Twitter-Profil einbinden.

Ich bin auf jeden Fall ein großer Fan des Dienstes. Nach meiner Erfahrung ist die Entscheidungsfindung  mithilfe von Tricider meist nach spätestens einem Tag abgeschlossen. Und wenn sich die Teilnehmer tatsächlich einmal zieren sollten, gibt es die Möglichkeit, unter den Teilnehmer Prämien zu verlosen, beispielsweise Amazon-Gutscheine. Das kostet natürlich Geld, es ist aber auch möglich, eigene Prämien zu verteilen.

So funktioniert Tricider

1. Auf der Tricider Website tippen Sie einfach Ihre Frage ein und klicken auf „Los“.
2. Im nächsten Schritt geben Sie eigenen Ideen und Vorschläge ein. Dazu klicken Sie auf „Idee hinzufügen“, tippen die Idee ein und klicken auf „Speichern“. Wahlweise können Sie hier noch die Deadline ändern, Bilder hinzufügen und besonders stichhaltige Argumente bringen.
3. Nun klicken Sie auf „Teilen und Einladen“. Es stehen nun verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Umfrage an die entsprechenden Personen zu verteilen, im Beispiel per E-Mail. Klicken Sie also auf „E-Mail“ und „In Deinem E-Mailprogramm öffnen“. Geben Sie den entsprechenden Verteiler an, oder tippen Sie die Adressen per Hand ein.
4. Die Eingeladenen bekommen nun die Einladung zugeschickt und klicken einfach auf den in der E-Mail enthaltenen Link. Nun können sie für Ihre Vorschläge stimmen oder selbst Vorschläge zum Besten geben.

Übrigens: Seit kurzem gibt es auch myTricider Plus für Firmen. Im Paket (ab 3,99 Euro pro Monat) sind Möglichkeiten für eigene Designs, Verschlüsselung und Auswertungstools enthalten, darüber hinaus ist alles werbefrei.

Schließlich und endlich ist Tricider so gut, dass es sogar bereits kopiert wurde und die Tricider-Gründer nun über die weiteren Schritte beraten.

Termine koordinieren mit Doodle

Können Sie sich noch vorstellen, wie es war, als Sie ohne Navi mit dem Auto gefahren sind? Oder wie Sie ohne E-Mails ausgekommen sind und fleißig Briefe getippt haben? Kaum vorstellbar, dass es früher ohne die technischen Helferlein auch geklappt hat. Aber genauso wie ich Smartphone, Navi und E-Mail nicht mehr missen möchte, geht es mir mit einigen Online-Diensten. Die sind so praktisch, dass ich sie im Büro nahezu selbstverständlich nutze und gar nicht mehr wüsste, wie ich ohne sie auskommen sollte. Meine persönlichen Lieblings-Dienste stelle ich Ihnen in den nächsten Wochen vor.

Als Erstes möchte ich Ihnen Doodle zeigen, einen regelrechten Klassiker unter den praktischen Web-Diensten, den mittlerweile Millionen von Internetnutzern zu schätzen wissen. Der Service dient dazu, Termine zu organisieren und im Griff zu behalten. Wozu Sie das brauchen?  Jeder, der schon einmal versucht hat, einen Termin mit mehr als einem Teilnehmer zu organisieren, weiß, wovon ich schreibe. Laut einer Umfrage des Dienstes geht allein ein halber Arbeitstag pro Woche für die Meeting-Koordination verloren. Dabei werden im Schnitt sieben Meetings pro Woche angepeilt. Ob fürs Koordinieren ganz klassische Kalendersysteme, Online-Kalender, E-Mail oder Telefon zum Einsatz kommen, spielt dabei keine Rolle. 4,9 Stunden pro Woche nimmt die Meetingplanung in Anspruch, also rund ein Achtel der Arbeitszeit von Managern und Angestellten im Büromanagement. Keine Frage, einen passenden Termin für alle Teilnehmer zu finden, ist mitunter eine Herausforderung. In der Regel erstellt der Organisator zunächst eine E-Mail oder Kalenderanfrage und schickt sie herum, um dann im nächsten Schritt die Reaktionen (Absagen, Änderungsvorschläge) auszuwerten und wieder einen neuen Termin in die Runde zu schicken – eine lästige und wenig produktive Prozedur. Mit Doodle gleicht das Koordinieren allerdings einem Kinderspiel.

Denn besser klappt’s, so will Doodle herausgefunden haben, wenn alle Teilnehmer des Meetings zusammensitzen und darüber abstimmen. Doch dazu müsste man entweder extremes Glück haben oder ein weiteres Meeting planen – um das Meeting zu planen. Die Lösung lautet Doodle. Die Bedienung des Dienstes ist unkompliziert, die Abstimmung eines Termins erfordert nicht einmal eine Registrierung beim Dienst. Nur wer die umfangreichen Zusatzfunktionen nutzen will, muss ein kostenpflichtiges Benutzerkonto anlegen. Dann ist es etwa möglich, Doodle in den persönlichen Kalender (etwa in Outlook) einzubinden, Meetings zu archivieren und eine persönliche Kalenderseite mit eigener Internetadresse anzulegen. Für die Grundfunktionen braucht man das aber alles nicht.

So funktioniert’s: Mit Doodle eine Terminumfrage erstellen

1. Rufen Sie die Internetseite www.doodle.com auf. Klicken Sie auf „Einen Termin finden“.
   
   
2. Im nächsten Schritt tippen Sie Anlass und Termin ein. Ins Feld „Beschreibung“ geben Sie ein, was bei dem Termin besprochen werden soll. Tippen Sie dann noch Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf „Weiter“.
3. In der Kalenderansicht wählen Sie zunächst die infrage kommenden Tage aus. Klicken Sie auf „Weiter“.

   

4. Nun geben Sie die passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage ein. Es folgt ein Klick auf „Weiter“.

   

5. Nun entscheiden Sie sich für eine „Umfrageart“: Vorausgewählt ist die einfache Ja-Nein-Abstimmung. Hier können die potenziellen Teilnehmer einfach auswählen, ob Ihnen ein Termin passt oder eben nicht. Per Klick auf „Einstellungen“ stehen aber noch weitere Optionen zur Wahl.  Haben Sie sich entschieden, geht’s weiter mit „Weiter“.

   

6. Ohne Doodle-Konto lässt sich die Umfrage nur über das eigene E-Mail-Postfach versenden. Klicken Sie also auf „Fertigstellen“.

   

7. Sie bekommen nur einen Link angezeigt, den Sie an Ihre Kollegen verschicken. Den zweiten Link benötigen Sie für die Verwaltung, etwa um Termine zu ändern oder hinzuzufügen, oder um die Umfrage zu löschen.

   

8. Über den Teilnahme-Link können sich Ihre Kollegen mit ihrem Namen eintragen und auswählen, welcher Termin oder welche Termine ihnen am besten passen. Schnell kristallisiert sich heraus, welcher Termin für die Eingeladenen am besten passt.

   

9. Per E-Mail hält Sie Doodle auf dem neuesten Stand, wer alles an der Umfrage teilgenommen hat.

   

Die Problematik, alle unter einen Hut zu bekommen, kann Doodle Ihnen nicht abnehmen. Aber Sie erhalten schneller einen besseren Überblick darüber, von welchen Kollegen noch Rückmeldungen ausstehen und an welchem Tag zu welcher Uhrzeit die größte Schnittmenge für einen Termin besteht. Diesen Termin sollten Sie dann schnellstens im gemeinsamen Kalender blocken.

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