Termine koordinieren mit Doodle

Termine koordinieren mit Doodle

Können Sie sich noch vorstellen, wie es war, als Sie ohne Navi mit dem Auto gefahren sind? Oder wie Sie ohne E-Mails ausgekommen sind und fleißig Briefe getippt haben? Kaum vorstellbar, dass es früher ohne die technischen Helferlein auch geklappt hat. Aber genauso wie ich Smartphone, Navi und E-Mail nicht mehr missen möchte, geht es mir mit einigen Online-Diensten. Die sind so praktisch, dass ich sie im Büro nahezu selbstverständlich nutze und gar nicht mehr wüsste, wie ich ohne sie auskommen sollte. Meine persönlichen Lieblings-Dienste stelle ich Ihnen in den nächsten Wochen vor.

Als Erstes möchte ich Ihnen Doodle zeigen, einen regelrechten Klassiker unter den praktischen Web-Diensten, den mittlerweile Millionen von Internetnutzern zu schätzen wissen. Der Service dient dazu, Termine zu organisieren und im Griff zu behalten. Wozu Sie das brauchen?  Jeder, der schon einmal versucht hat, einen Termin mit mehr als einem Teilnehmer zu organisieren, weiß, wovon ich schreibe. Laut einer Umfrage des Dienstes geht allein ein halber Arbeitstag pro Woche für die Meeting-Koordination verloren. Dabei werden im Schnitt sieben Meetings pro Woche angepeilt. Ob fürs Koordinieren ganz klassische Kalendersysteme, Online-Kalender, E-Mail oder Telefon zum Einsatz kommen, spielt dabei keine Rolle. 4,9 Stunden pro Woche nimmt die Meetingplanung in Anspruch, also rund ein Achtel der Arbeitszeit von Managern und Angestellten im Büromanagement. Keine Frage, einen passenden Termin für alle Teilnehmer zu finden, ist mitunter eine Herausforderung. In der Regel erstellt der Organisator zunächst eine E-Mail oder Kalenderanfrage und schickt sie herum, um dann im nächsten Schritt die Reaktionen (Absagen, Änderungsvorschläge) auszuwerten und wieder einen neuen Termin in die Runde zu schicken – eine lästige und wenig produktive Prozedur. Mit Doodle gleicht das Koordinieren allerdings einem Kinderspiel.

Denn besser klappt’s, so will Doodle herausgefunden haben, wenn alle Teilnehmer des Meetings zusammensitzen und darüber abstimmen. Doch dazu müsste man entweder extremes Glück haben oder ein weiteres Meeting planen – um das Meeting zu planen. Die Lösung lautet Doodle. Die Bedienung des Dienstes ist unkompliziert, die Abstimmung eines Termins erfordert nicht einmal eine Registrierung beim Dienst. Nur wer die umfangreichen Zusatzfunktionen nutzen will, muss ein kostenpflichtiges Benutzerkonto anlegen. Dann ist es etwa möglich, Doodle in den persönlichen Kalender (etwa in Outlook) einzubinden, Meetings zu archivieren und eine persönliche Kalenderseite mit eigener Internetadresse anzulegen. Für die Grundfunktionen braucht man das aber alles nicht.

So funktioniert’s: Mit Doodle eine Terminumfrage erstellen

  1. Rufen Sie die Internetseite www.doodle.com auf. Klicken Sie auf „Einen Termin finden“.

    Termin finden mit Doodle
  2. Im nächsten Schritt tippen Sie Anlass und Termin ein. Ins Feld „Beschreibung“ geben Sie ein, was bei dem Termin besprochen werden soll. Tippen Sie dann noch Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf „Weiter“.Doodle - Anlegen eines Termins
  3. In der Kalenderansicht wählen Sie zunächst die infrage kommenden Tage aus. Klicken Sie auf „Weiter“.

    Doodle Kalenderansicht

  4. Nun geben Sie die passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage ein. Es folgt ein Klick auf „Weiter“.

    Doodle - passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage

  5. Nun entscheiden Sie sich für eine „Umfrageart“: Vorausgewählt ist die einfache Ja-Nein-Abstimmung. Hier können die potenziellen Teilnehmer einfach auswählen, ob Ihnen ein Termin passt oder eben nicht. Per Klick auf „Einstellungen“ stehen aber noch weitere Optionen zur Wahl.  Haben Sie sich entschieden, geht’s weiter mit „Weiter“.

    Ja-Nein-Abstimmung mit Doodle

  6. Ohne Doodle-Konto lässt sich die Umfrage nur über das eigene E-Mail-Postfach versenden. Klicken Sie also auf „Fertigstellen“.

    Doodle Umfrage über das eigene E-Mail-Postfach versenden

  7. Sie bekommen nur einen Link angezeigt, den Sie an Ihre Kollegen verschicken. Den zweiten Link benötigen Sie für die Verwaltung, etwa um Termine zu ändern oder hinzuzufügen, oder um die Umfrage zu löschen.

    Doodle Link zum versenden

  8. Über den Teilnahme-Link können sich Ihre Kollegen mit ihrem Namen eintragen und auswählen, welcher Termin oder welche Termine ihnen am besten passen. Schnell kristallisiert sich heraus, welcher Termin für die Eingeladenen am besten passt.

    Doodle Teilnahme-Link

  9. Per E-Mail hält Sie Doodle auf dem neuesten Stand, wer alles an der Umfrage teilgenommen hat.

    Doodle - per E-Mail auf dem neuesten Stand

Die Problematik, alle unter einen Hut zu bekommen, kann Doodle Ihnen nicht abnehmen. Aber Sie erhalten schneller einen besseren Überblick darüber, von welchen Kollegen noch Rückmeldungen ausstehen und an welchem Tag zu welcher Uhrzeit die größte Schnittmenge für einen Termin besteht. Diesen Termin sollten Sie dann schnellstens im gemeinsamen Kalender blocken.

 

Urheber des Bildes: © AnsonLu – istockphoto.com

 

Free Download Microsoft Office 2013

MS Office 2013 zum selber testen

Letzte Woche habe ich das kommende Microsoft Office 2013 getestet und Ihnen mitgeteilt, welche  Neuerungen diese Software bieten wird. Sind Sie auch neugierig auf die neue Version geworden? Dann probieren Sie Office 2013 doch einfach selbst einmal aus. Microsoft bietet zwei voll funktionsfähige Preview-Versionen kostenlos übers Web an.

Voraussetzung für beide Versionen ist Windows 7 oder 8 – die veralteten Versionen XP und Vista sind dafür nicht geeignet. Weitere Einschränkung: Die Preview ist nur auf Englisch, Französisch, Spanisch, Schwedisch, Russisch und Japanisch verfügbar, eine deutsche Ausgabe ist bislang nicht vorhanden. Für die Installation brauchen Sie ein Windows Live Kundenkonto, das sich kostenlos anlegen lässt. Die Testversion können Sie auf bis zu fünf PCs oder Tablets testen, ihre Funktionsfähigkeit endet 60 Tage nach Verkaufsbeginn der finalen Version.

Wo gibt es die Testversionen?

Die „Stream“-Version finden Sie unter www.office.com/preview. Die Offline-Version, gibt es als Download unter https://profile.microsoft.com/RegSysProfileCenter/wizard.aspx?wizid=f2648d40-84ce-4556-8545-93d52a3253f2&lcid=1033&ci=393. Hier ist die Anmeldung mit einem Microsoft-Account erforderlich. Davon sollten Sie sich aber nicht abschrecken lassen, dies ist in wenigen Schritten erledigt.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Meinungen zu Office 2013.

Urheber des Bildes: © 2012 Microsoft

Office 2013 – die neue Version im Vorab-Check

Das Paket Microsoft Office gehört zur Grundausstattung der meisten Büro-PCs. Im kommenden Jahr erscheint die neue Version 2013, die nach Angaben von Microsoft eine Revolution darstellt. Ich habe die erhältliche „Preview“-Version ausprobiert und berichte jetzt schon, worauf Sie sich bei Office 2013 freuen können.

Ein Klassiker neu aufgelegt

Office, mit dem Schreibprogramm Word, der Tabellenkalkulation Excel, dem Mailprogramm Outlook und der Präsentationssoftware PowerPoint, ist trotz großer Konkurrenz immer noch mit Abstand das verbreitetste Büro-Paket. Es werkelt auf nicht weniger als 1 Milliarde PCs weltweit. Für Hersteller Microsoft ist Office das wichtigste Produkt, sogar noch vor Windows.  Damit die kostenlose Konkurrenz Open Office und Google Docs nicht noch mehr Freunde gewinnt, hat Microsoft die Software komplett umgekrempelt. Microsofts Chef Steve Ballmer sagte, es handle sich bei Office 2013 nicht einfach nur um eine neue Version, sondern vielmehr um eine komplett neue Generation. Das macht neugierig, was ist also neu?

Anbindung ans Internet

Stand bei bisherigen Office-Versionen der Computer mit Festplatte im Mittelpunkt, ist es nun die Anbindung ans Internet. Das Arbeitsverhalten der Menschen habe sich gewandelt, so Steve Ballmer bei der Vorstellung von Office 2013. Teamarbeit spiele eine wichtigere Rolle als je zuvor, deshalb sei Office 2013 voll aufs Internet abgestimmt.

Office 2013 muss beispielsweise nicht mehr zwangsläufig wie ein herkömmliches Programm von DVD installiert und gestartet werden – das hat beim Vorgänger Office 2010 gut und gerne eine halbe Stunde und länger in Anspruch genommen. Die neue Version lässt sich dagegen innerhalb weniger Sekunden einfach übers Internet abrufen. Es reicht, eine spezielle Internet-Seite aufzurufen und seinen Benutzernamen und das dazugehörige Passwort einzutippen. Ist das erledigt, stehen dann schon Ihre Dokumente und sogar Ihre individuellen Einstellungen parat – das kann man wirklich revolutionär nennen. Wer das Paket lieber auf die gewohnte Weise installieren will, bekommt Office 2013 aber auch auf DVD.

Keine große Überraschung: Texte, Präsentation und Tabellen lassen sich direkt auf die Internet-Festplatte SkyDive speichern – also ab in die Cloud. Darüber hinaus lassen sich im Internet abgelegte Dokumente mit wenigen Klicks anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Funktionen zum gleichzeitigen Bearbeiten sind ebenso an Bord. Auch hier gilt: Wie gewohnt lassen sich Dokumente, etwa aus Sicherheitsgründen, auf der Festplatte des PCs speichern.

Sharing Funktion Microsoft Office 2013
In Office 13 lassen sich Dokumente direkt übers Programm mit anderen Personen teilen.

Das war noch längst nicht alles: Das E-Mail-Programm Outlook ist in Zukunft eng mit beliebten Internetdiensten verquickt. So zeigt es Statusnachrichten von Kontakten von sozialen Netzwerken wie Facebook an. Und auch das Telefonprogramm Skype ist schon eingebunden. So lassen sich Outlook-Kontakte ohne Umwege direkt übers Internet anrufen, was wirklich sehr praktisch ist.

Eigener App-Store: Mini-Anwendungen lassen sich in Office 2013 direkt über die einzelnen Programme herunterladen. Dazu gibt’s den „Office Marketplace“, in dem kostenlose und kostenpflichtige Zusatzprogramme (so genannte Add-Ons) zum Herunterladen bereitstehen. Darunter auch die neuartigen „Agaves“. Dabei handelt es sich um vielfältig nutzbare Erweiterungen auf Basis von Webstandards.

Das ist ebenfalls neu

Die Menüs von Office 2013
Die Menüs von Office 2013, im Bild Outlook, hat Microsoft gründlich überarbeitet.

Frischer Look: Sämtliche Bedienelemente und Logos hat Microsoft überarbeitet. Die Optik ist gelungen, die Menüs wirken übersichtlicher und moderner. Was mir besonders gefällt: Die Ribbon-Menübänder sind wieder verschwunden. Das sieht nicht nur schicker aus, sondern bietet vor allem auf Note- und Netbooks mit niedriger Bildschirmauflösung Vorteile. Denn es steht mehr Platz für Texte, Tabellen und andere Inhalte bereit. Auch die Logos erstrahlen im neuen Glanz. Gewöhnungsbedürftig: Das Outlook-Icon ist jetzt nicht mehr grün, sondern hellblau.

Touch-Bedienung: Windows 8 steht ebenfalls in den Startlöchern, genau wie Tablet-PCs, die auf das neue Betriebssystem zugeschnitten sind. Auf die ist Office 2013 vorbereitet, es lässt sich auf Tablets per Fingereingabe bedienen. Das klappt an einigen Stellen recht gut, an anderen weniger. Ärgerlich aber: Bis jetzt ist kein Office 2013 für den Marktführer Apple iPad oder Tablet PCs mit Android angekündigt.

Verbesserte Programmfunktionen: Natürlich hat Microsoft auch einige Programmfunktionen aufpoliert und hinzugefügt. Einige Beispiele:

  • Powerpoint hat jetzt eine Spickzettel-Funktion. Während der Beamer die normale Präsentation zeigt, stehen dem Redner auf dem Notebook zusätzliche Infos wie die nächste Folie und Notizen zur Verfügung. 

    Powerpoint 2013 mit Spickzettel-Funktion

  • In Outlook lassen sich Termine, Kontakte und Aufgaben in Office 2013 schneller aufrufen. Es reicht, unten mit der Maus über die Leiste zu fahren, und die gesuchten Infos erscheinen in einem kleinen Fenster. 

    Termine, Kontakte und Aufgaben in Outlook Office 2013

  • In Word lassen sich nun auch Videos aus dem Internet einfügen. Auch das Positionieren von Bildern wurde stark vereinfach
    Videos aus dem Internet in Word 2013

Microsoft Office 2013 kommt in drei Versionen

Wann genau Office 2013 auf den Markt kommt, steht noch nicht fest. Wahrscheinlich ist ein Verkaufsstart im ersten Quartal 2013. Auch zu den Preisen hat sich Microsoft bislang nicht geäußert. Wie es aussieht, wird es Office 2013 aber ausschließlich im Abo geben, es fallen also monatliche Gebühren an. Welche Versionen es gibt, scheint aber immerhin schon festzustehen:

  • Office 365 Home Premium, gedacht für Privatleute und Familien. Der Dienst beinhaltet 20 Gigabyte SkyDrive-Speicher  und 60 Freiminuten für kostenpflichtige Telefonate über Skype.
  • Office 365 Small Business Premium, für Freiberufler und kleine Unternehmen. Diese Version bietet zusätzlich E-Mail-Dienste der „Unternehmensstufe“, gemeinsame Kalenderfunktionen und Videokonferenzen in HD-Qualität.
  • Office 365 ProPlus, für größere Unternehmen. Hier gibt’s zusätzliche Kapazitäten für Geschäfts- und Internet-Funktionen.

Meine Meinung

Trotz aller Neuerungen muss ich sagen, so richtig hat mich Office 2013 nicht überzeugt. Es gibt viele interessante neue Features, andererseits war aber auch keine „Must-Have“-Funktion dabei, ohne die ich nicht mehr leben könnte. Das Streamen ist sicher eine klasse Sache, nur habe ich mein Notebook sowieso immer dabei. Und Dokumente speichere ich (selbstverständlich verschlüsselt) ohnehin immer automatisch bei Dropbox. Und ob sich Microsoft mit dem Abo-Modell einen Gefallen tut? Ich bin mir nicht sicher.

 

Urheber des Bildes: © 2012 Microsoft

 

Retro Postkarte

Urlaubsgrüße heute – lieber digital per App oder doch die gute alte Postkarte?

Für die meisten ist es die wohl schönste Zeit des Jahres –die Urlaubssaison! Und egal, wohin die Reise führt, ans Meer, in die Berge oder in eine Metropole: Die Daheimgebliebenen sollen erfahren, wo man ist und wie es einem geht. Das geht ganz klassisch mit der guten alten Postkarte, was laut Umfragen immer noch mehr als ein Viertel der Deutschen macht. Doch im Zeitalter von Handys, App und Internet gibt es viel mehr Möglichkeiten. Ich habe Ihnen eine kleine Auswahl für digitale Urlaubsgrüße zusammengestellt.

SMS: kurz und bündig, aber sehr unpersönlich

Manch einer sagt, dass auf einer Postkarte doch sowieso nicht viel drauf steht: „Wir sind gut angekommen“ und „Wetter/Essen/Strand sind gut/schlecht“. Das kann doch per App wie Whatsapp verschickt werden oder passt auch gut in eine SMS Und die ist mittlerweile sogar ein recht preiswertes Vergnügen: Urlauben Sie In der EU, kostet die SMS nur noch knapp 11 Cent. Ob Ihnen das für die Urlaubsgrüße reicht, ist aber Geschmackssache: Das Gefühl, eine Postkarte aus dem Briefkasten zu holen und sie in den Händen zu halten, ist eben immer noch etwas Besonderes, viel Persönlicheres. Wenn Sie Kinder im Schulalter haben, ist das Karten schreiben (oder bemalen) zudem eine schöne Beschäftigung für Regentage.

Abgesehen davon: Bekommen die Daheimgebliebenen eine Postkarte mit einem schönem Fotomotiv, ist die als Souvenir auf dem Schreibtisch der Kollegen sehr beliebt. Immerhin: Der „große Bruder“ der SMS, die MMS kann ein Bild oder sogar Video mit schicken. Die bewegen sich preislich eher in Richtung 1 Euro. Und der Empfänger kann sie den Kollegen herumzeigen und weiterleiten.

Sozial Netzwerken: auch im Urlaub?

Soziale Netzwerke sind in. Und wer seinen Freunden etwas mitzuteilen hat, macht das oft auf Facebook. Warum nicht auch im Urlaub? Vorteil: Auf einen Rutsch erreichen Sie ganz viele Leute. Und ein Notebook müssen Sie nicht mal mitnehmen. Viele Hotels bieten ihren Gästen die Nutzung von PC und Internet für ein paar Euro an. Wenn nicht, gehen Sie einfach in das nächste Internetcafé. Kleines Problem: Wollen Sie auch noch ein schönes Foto mitschicken, hakt es oft. Mal einfach die Kamera anstöpseln, geht oft nicht. Aus Sicherheitsgründen sperren die Cafébetreiber die USB-Anschlüsse ihrer Computer. Da bleibt nur die Möglichkeit direkt vom Smartphone die Grüße mit der Facebook App zu verschicken.

Fotos im Retro-Look: das Smartphone macht’s möglich

Einst steht fest: Wer ein Smartphone hat – und es auch in den Urlaub mitnimmt – ist am besten zum Verschicken seiner digitalen Urlaubsgrüße vorbereitet. Denn mittlerweile sind diese Geräte kleine Computer mit eingebautem Fotoapparat. Bilder lassen sich zum Beispiel per Facebook App mit den Freunden teilen, inklusive ein paar netter Zeilen. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Mit einer der zahllosen Foto Apps können Sie aus profanen Schnappschüssen kleine Kunstwerke machen – und die natürlich auch Ihren Freunden übers Internet zukommen lassen. Mir gefällt dabei die App Instagram am besten. Foto machen, einen Filter auswählen, fantastisches Bild (vielleicht mit einem originellen Retrotouch) knipsen, abschicken.

Und noch etwas spricht für die gute alte Postkarte: Stichwort Roaming

Kostet das im Ausland nicht ein Heidengeld? Wenn man nicht aufpasst, ja. Denn nutzen Sie Facebook & Co. wie zu Hause über das Mobil-Internet oder per App, dreht sich der Gebührenzähler wegen des sogenannten Roamings schnell. Erst wenn Sie 59,50 Euro erreicht haben (und das geht fix), wird Ihnen sozusagen der “Saft” abgestellt. Aber soweit muss es nicht kommen. Überprüfen Sie vor Urlaubsbeginn, ob in Ihrem Smartphone die Option “Daten-Roaming” aus ist. Und setzen Sie im Urlaubsland auf WLAN. Das finden Sie zum Beispiel in Ihrem Hotel, in Cafés oder fast immer bei Mc Donalds und Starbucks – meist für ein paar Euro, manchmal sogar gratis.

Dort können Sie doch noch eine Postkarte “schicken” – denn auch dafür gibt es Apps, etwa Postcard, Funcard oder Pokamax. Sie wählen ein Foto auf dem Handy aus, tippen den Empfänger und einen Text ein. Die App macht daraus eine Postkarte, die ein paar Tage später klassisch im Briefkasten landet. Das kostet meist so 1,50 bis 2 Euro. Ein schöner Kompromiss – mit Nebeneffekt: Probleme mit einer unleserlichen Handschrift auf der Postkarte gibt es hier nicht. Meine persönliche Meinung: alles ganz nett, aber ich bleibe trotzdem lieber bei der guten, alten Postkarte aus Pappe. Und wenn es mal etwas besonders Wichtiges mitzuteilen gibt, kann man ja mit dem Handy auch schnell anrufen – innerhalb der EU für 35 Cent pro Minute.

 

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Passwort-Manager vom Passwort-Depot

Tool-Tipp: Der Passwort-Manager vom Passwort-Depot

Vor einigen Wochen habe ich  Ihnen Tipps zur Erstellung von sichereren Passwörtern gegeben. Da die meisten Tools unterschiedliche Anforderungen an ihr Passwort setzen, gibt es oftmals viele verschiedene Versionen von Passwörtern. Da den Überblick zu behalten ist nicht einfach. Daher empfehle ich Ihnen heute zwei Programme zum Speichern von Passwörtern: Passwort-Depot und Lastpass.

Ein guter Tipp zum Speichern von Internetpasswörtern ist die Freeware Lastpass. Mit diesem Passwort-Manager müssen Sie sich nur noch ein einziges Passwort merken. Das Programm speichert sämtliche Anmeldedaten verschlüsselt auf Ihrem PC, Ihrem Notebook oder Smartphone. Mit dem Master-Passwort können sie dann jederzeit abgerufen werden.

Noch komfortabler ist das Programm Password-Depot. Damit müssen Sie sich komplizierte Passwörter nicht merken. Die kostenlose Version verwaltet bis zu 20 Passwörter, wer mehr braucht, kauft die Vollversion für 29 Euro. Denn Passwörter im Browser zu speichern, das ist nicht sicher – und daher überhaupt nicht zu empfehlen. Angreifer können diese Informationen über Schadprogramme, etwa Trojaner, auslesen. Damit Sie das Programm schnell einrichten können, hier eine kurze Anleitung von mir:

Kennwort-Tresor mit Passwort-Depot einrichten

Schritt 1: Laden Sie sich hier die Demo-Version von Passwort-Depot herunter. Schließen Sie dann  sämtliche Browser-Fenster und installieren Sie das Programm mit den Standardeinstellungen.

Download Demo-Version von Passwort-Depot

Schritt 2: Starten Sie Passwort-Depot. Klicken Sie oben Links auf das Schlosssymbol und auf „Neu“. Tippen Sie ins Feld „Dateiname der Kennwörterdatei“ einen beliebigen Namen für den Kennwort-Tresor ein, beispielsweise „Meine Passwörter“. Zudem tippen Sie in die Felder rechts Ihr Master-Kennwort ein. Das Master-Kennwort ist künftig das einzige Kennwort, das Sie sich merken müssen. Es verschafft Ihnen den Zugang zu allen anderen Kennwörtern. Passwort Depot zeigt Ihnen beim Eintippen direkt an, wie sicher das von Ihnen gewählte Passwort ist.

Passwortmanager Eingabe Master-Kennwort

Schritt 3: Auf Wunsch hilft Ihnen Passwort-Depot, ein sicheres Passwort zu finden. Klicken Sie dazu rechts vom Master-Passwort-Feld auf das Schrauben-Symbol. Im neuen Fenster tippen Sie einfach einen leicht zu merkenden Satz mit mindestens 8 Wörter ein, beispielsweise „Warum kann ich mir einfach keine Passwörter merken?“ Klicken Sie dann auf „Passwort generieren“. Anschließend zeigt das Programm ein recht sicheres Kennwort aus.  Ist es Ihnen zu kompliziert? Dann klicken Sie auf „Zufällige Groß/Kleinschreibung und Leets (am stärksten)“, im Auswahlmenü auf „Original Groß/Kleinschreibung“ und erneut auf „Kennwort genieren“. Per Klick auf „OK“ übernehmen Sie es. Wichtig: Egal ob Sie sich selbst ein Passwort ausdenken oder eines vom Programm genieren lassen – merken Sie es sich gut! Falls Sie es vergessen, kommen Sie später nicht mehr an Ihre gespeicherten Kennwörter.

sicheres Passwort finden mit Passwort-Depot

Tipp: Falls Sie auf Nummer sicher gehen wollen, nutzen Sie zum Eintippen die virtuelle Tastatur. So haben Schadprogramme wie Keylogger keine Chance, Tastatureingaben aufzuzeichnen und übers Internet an Kriminelle weiterzugeben. Klicken Sie zum Aufrufen der virtuellen Tastatur einfach auf „Virtuelle Tastatur anzeigen“.

Passworteingabe des über die virtuelle Tastatur

Schritt 4: Nun speichern Sie Ihre Kennwörter im Tresor: Im Hauptfenster von Passwort Depot klicken Sie dazu auf „Hinzufügen“, und tippen eine passende Bezeichnung ein, beispielsweise „Amazon“. In die entsprechenden Fenster tippen Sie nun Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein. Ins Feld URL / Datei tippen Sie nun noch die Adresse der Anmeldeseite ein, im Beispiel „www.amazon.de“.  Klicken Sie zum Speichern auf „OK“.

Kennwörter im Tresor speichern

Tipp: Zeigt Passwort Depot nun ein unsicheres Kennwort an, sollten Sie es ändern. Das Programm hilft Ihnen dabei. Dazu klicken Sie wieder auf das Schrauben-Symbol. Im neuen Fenster halten Sie den Mauszeiger einfach einige Sekunden über das Codefenster. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, wird das generierte Passwort angezeigt. Per Klick auf „OK“ übernehmen Sie es. Anschließend müssen Sie das Passwort natürlich dann noch entsprechend im Programm beziehungsweise auf der Internetseite ändern.

unsicheres Kennwort ändern

Schritt 6: Starten Sie nun Ihren Browser. Passwort-Depot wird nun versuchen, eine Erweiterung zu installieren. Lassen Sie das zu, und klicken Sie auf „Weiter“.

Erweiterung Passwort-Depot  installieren

Schritt 7: Die einfachste Möglichkeit sich nun auf der Internetseite anzumelden, geht so: Während im Browser die Anmeldeseite geöffnet ist, klicken Sie im Passwort Depot mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag. Im Auswahlmenü klicken Sie dann auf „Automatisches Auffüllen“ und anschließend mit dem Mauszeiger ins erste Anmeldefeld. Passwort Depot trägt dann automatisch das Passwort ein, und meldet Sie beim Dienst an.

Automatisches Auffüllen Passwort-Depot

Ein abschließender Tipp: Passwort Depot legt regelmäßig eine Sicherung des Kennwort-Tresors auf der Festplatte an. Wenn die Festplatte allerdings kaputt geht, bringt diese Sicherungskopie nichts und Ihre Passwörter sind futsch. Legen Sie daher eine weitere Kopie des Tresors auf einer externen Festplatte, CD, USB-Stick oder Internet-Festplatte an. Klicken Sie in Passwort Depot oben links auf das Schloss-Symbol, und klicken Sie dann auf „Speichern unter“.

Sicherung des Kennwort-Tresors

 

Urheber des Bildes: © Maksim Kabakou – Fotolia.com

 

RSS Feed abonnieren

OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren

Haben Sie es schon entdeckt? Dieses neue Icon mit Verlinkung haben wir in die rechte Seitenleiste unseres „Rund ums Büro“-Blogs eingebaut:

RSS Icon Seitenleiste

Das orange Quadrat mit den weißen Funkwellen kommt Ihnen bekannt vor, aber Sie wissen nicht, was ein RSS-Feed ist und wie Ihnen unser Feed nützen kann? Das will ich Ihnen gern erklären.

Was ist ein RSS-Feed?

RSS steht für „Really Simple Syndication“ oder auch „Rich Site Summary“ oder “RDF Site Summary” – unterschiedliche Entwickler und Weiterentwickler, unterschiedliche Namen. Es handelt sich um ein plattform-unabhängiges Format auf XML-Basis, mit dem der Anbieter von Informationen seine Abonnenten in Form schlanker Text-Nachrichten über neue Artikel auf seiner Site informiert. Dabei wird auf nicht zum Artikel gehörende Grafiken, Banner und sonstige Elemente verzichtet.

Warum sollte ich den OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren?

Wenn eine oder mehrere der folgenden Aussagen auf Sie zutreffen, sollten Sie den OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren:

  • Sie lesen gern unsere Blog-Artikel.
  • Sie wissen nicht, wann neue Artikel zu für Sie interessanten Themen erscheinen.
  • Sie vergessen, immer mal wieder unseren Blog zu besuchen, um nachzuschauen, ob wir neue, für Sie interessante Artikel veröffentlicht haben.

Sobald wir einen neuen Blog-Beitrag veröffentlichen, stellen wir diesen auch als RSS-Feed bereit. Als Abonnent können Sie dann prüfen, ob es einen neuen Beitrag gibt und ob Sie diesen lesen möchten oder ignorieren bzw. löschen die Benachrichtigung einfach.

Wie kann ich den RSS-Feed abonnieren?

Bei jedem Browser funktioniert das RSS-Feed abonnieren anders.

Wenn Sie im Internet Explorer auf unseren Link „OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren“ klicken, erscheint folgendes Fenster. Darunter werden Ihnen die zuletzt in unserem Blog veröffentlichten Artikel angezeigt.

Screenshot RSS-Feed abonnieren

Wenn Sie nun auf „Feed abonnieren“ klicken, merkt sich der Internet Explorer den OTTO Office Blog Feed in den Favoriten (gekennzeichnet durch einen gelben Stern) und unter Feed.

RSS Feed Favoriten im Browser

Um zu schauen, ob wir Ihnen per RSS-Feed einen neuen Blog-Beitrag gesendet habe, rufen Sie einfach Ihre Feed-Favoriten auf, fahren mit der Maus auf „OTTO Office Blog | Rund ums Büro“ und klicken auf die ein Oval bildenden grünen Pfeile, um die Seite zu aktualisieren. Wenn wir einen neuen Artikel geschickt haben, erscheint der nun in Ihrem Browser. Gibt es keinen neuen Artikel, aktualisiert sich nichts.

RSS Feed im Browser

Der Mozilla Firefox fragt Sie, wie Sie unser RSS-Feed abonnieren möchten.

RSS Feed im Firefox

Ich habe mich an dieser Stelle für mein E-Mail-Programm Microsoft Outlook entschieden.

RSS Feed im E-Mail-Programm Microsoft Outlook

Dort wurde unser Blog-Feed als Unterordner im Ordner RSS-Feed abgelegt. Jeder Artikel ist quasi eine eigene „E-Mail“. Sobald ein neuer Artikel im OTTO Office Blog erscheint, landet dieser als RSS-Feed im Ordner „OTTO Office Blog | Rund ums Büro“. Ich muss also nur noch täglich oder mehrmals am Tag in den Ordner schauen um zu sehen, ob es einen neuen Blog-Beitrag im OTTO Office Blog gibt.

Dass RSS-Feed abonnieren macht also insbesondere dann Sinn, wenn Sie mehrere Blogs und/oder Webseiten beobachten möchten, etwa Nachrichtenportale oder Veranstaltungskalender. Sie müssen sich dann nicht täglich Zeit nehmen und alle Blogs oder Webseiten absurfen, sondern können schnell in Ihre Feed-Ordner schauen, ob es irgendwo etwas Neues gibt.

Fortgeschrittene nutzen übrigens so genannte Feed-Reader, wenn sie ein RSS-Feed abonnieren. In solchen Online-Anwendungen wie Netvibes hat man ebenfalls all‘ seine Abos auf einen Blick, Neuigkeiten werden hervorgehoben und man muss nicht in irgendwelchen Favoritenleisten oder Mail-Ordnern suchen.

Wie kann ich das RSS-Feed abbestellen?

So unkompliziert Sie ein RSS-Feed abonnieren, so schnell löschen Sie es auch. Im Internet Explorer beispielsweise klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feed-Bezeichnung und wählen „löschen“ aus. In Microsoft Outlook verfahren Sie genauso.

Und nun schnell den OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren und viel Spaß mit unseren Beiträgen!

 

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Tipps für sichere Passwörter

Für jedes Internet-Konto ein anderes Passwort, dazu möglichst kompliziert und gemixt aus vielen Sonderzeichen, Ziffern und Buchstaben – das empfehlen Sicherheitsexperten. Wie soll man sich bloß die ganzen Passwörter merken? Das denken offenbar die meisten Nutzer, denn unsichere, leicht zu merkende Kennwörter stehen trotz aller Warnungen immer noch hoch im Kurs.

Besonders beliebt sind etwa einfach zu erratene Passwörter wie „123456“, „password“ oder „qwertz“, also die ersten fünf Buchstaben oben links auf der Tastatur. Zusammengefasst: Viele Kennwörter sind zu einfach, zu kurz oder stehen in jedem Wörterbuch. Das erleichtert Hackern das Knacken enorm, etwa durch das simple Ausprobieren häufiger Passwörter, sogenannte Brute-Force-Attacken. Mithilfe spezieller Knack-Software, die Tausende Kennwörter in Sekunden ausprobiert, können Kriminelle innerhalb kürzester Zeit massenhaft Konten kapern.

Warum sichere Passwörter so wichtig sind

Passwörter dienen dazu, Bereiche, Dateien oder Internet-Konten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Experten wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen, dass ein Passwort mindestens acht Zeichen lang sein und aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen und Ziffern bestehen sollte. Ebenfalls wichtig: Es sollte keine Namen von Familienmitgliedern, Haustieren, Freunden oder Lieblingsstars enthalten. Letztlich sollten Kennwörter nicht aus gängigen Varianten und Wiederholungs- oder Tastaturmustern bestehen. Das erschwert Online-Kriminellen ihre schmutzige Arbeit.

Denn diese Schurken attackieren vermehrt die digitalen Identitäten von Nutzern, etwa Benutzerkonten in Firmen, private E-Mail-Konten, Anmeldedaten von Online-Shops und -Auktionshäusern sowie Zugangsdaten zu Bankkonten. Nicht zuletzt geraten auch persönliche Profile in sozialen Netzwerken wie Facebook, MySpace oder Xing, sowie private Homepages zunehmend ins Visier von Internet-Kriminellen.

Wie Sie sichere Passwörter erstellen und sich die Passwörter merken

Leicht merkbare und trotzdem sichere Passwörter kreieren Sie durch Merksätze. Aus „Jeden Morgen um 6 bimmelt mein Wecker“ wird so etwa das Passwort „JMu6bmW“. Wie sicher ein Passwort ist, lässt sich im Internet unter https://passwortcheck.datenschutz.ch/check.php prüfen.

Programme wie Password Depot nehmen Ihnen das Passwörter merken ab. Die kostenlose Version verwaltet bis zu 20 Kennwörter. Wer mehr braucht, kauft die Vollversion für 29 Euro. Denn Passwörter im Browser zu speichern ist nicht sicher und daher auf keinem Fall zu empfehlen. Angreifer können diese Informationen über speziell entwickelte Programme wie Trojaner auslesen.

Ein weiterer guter Tipp zum Verwalten Ihrer  Internet-Kennwörter ist auch die Freeware Lastpass. Mit diesem Passwort-Manager müssen Sie sich ebenfalls nur noch ein einziges Passwort merken. Das Programm speichert sämtliche Anmeldedaten verschlüsselt auf Ihrem PC, Ihrem Notebook oder Smartphone. Mit dem Master-Passwort können sie dann jederzeit abgerufen werden.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch hier:

http://www.techfacts.de/ratgeber/sicheres-passwort

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Datenschutz in der Cloud

Datenschutz in der Cloud – Was denken Sie?

Die Berichte über Cloud Computing reißen nicht ab. Nicht nur hier im OTTO Office Blog, wo meine Kollegen bereits darüber berichtet haben, auch in anderen Medien steht das Thema hoch im Kurs.

So schreibt der Softwarekonzern SAP etwa im Juni 2012 über sich selbst, dass die Zukunft in der Datenwolke läge und dass SAP selbst eine konsequente Cloud-Strategie verfolge. Hinter der Strategie steht das Ziel, dass „SAP bis zum Jahr 2015 rund 2 Mrd. Euro mit Software erlösen soll, die über das Internet vertrieben wird. Bislang ist dieses Ziel nur zu einem Zehntel erreicht.“ (Financial Times Deutschland vom 27.06.2012, Seite 7, „SAP wettert gegen Cloud-Computing-Pläne der EU“). Daher auch der Kauf der Cloud Handelsplattform Ariba durch SAP.

Auch andere IT-Unternehmen sehen im Cloud Computing einen milliardenschweren Trendmarkt. Wäre da nicht das Problem mit dem Datenschutz bzw. den unterschiedlichen Datenschutzregeln innerhalb der EU, das potenzielle Kunden abschreckt und das Wachstum bremst. Denn die Server für die Cloud-Anwendungen stehen nicht zwingend in Deutschland und unterliegen daher nicht dem strengen deutschen Datenschutz. In anderen Ländern können Behörden oder andere Stellen durchaus auf sensible Firmendaten zugreifen, die deutsche Firmen gern für sich behalten oder laut Gesetz für sich behalten müssen.

Daher beschäftigt das Thema Datenschutz in der Cloud nun auch die EU. Seitens der IT-Branche steht sie nun unter Druck, kurzfristig eine einheitliche Lösung für alle 27 Mitgliedstaten zu finden, um Wachstum und Arbeitsplätze nicht zu gefährden. Doch die EU will lediglich eine Richtlinie erarbeiten, die den einzelnen Mitgliedsstaaten eigene Spielräume einräumt. Ein einheitlicher Datenschutz für alle Staaten sei nicht realisierbar.

Was denken Sie?

Nutzen Sie Cloud Computing? Als Privatperson oder als Unternehmer oder Mitarbeiter? Haben Sie Bedenken beim Datenschutz in der Cloud? Sollte es eine einheitliche Regelung weltweit oder innerhalb der EU geben? Oder sollten die IT-Branche nationale Clouds und Rechenzentren aufbauen? Diskutieren Sie mit uns und Gleichgesinnten und schreiben Sie uns Ihre Meinung!

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Software-Tipp gegen den Mausarm

In meinem letzten Blogartikel „Mausarm – Wenn der Ellenbogen schmerzt“ habe ich über das Repetitive-Strain-Injury (RSI), den sogenannten Mausarm, berichtet. Viele Büroangestellte leiden an dieser Krankheit, die durch Fehlbelastungen von Arm und Hand bei der Computerarbeit hervorgerufen wird. Heute führe ich meinen Bericht weiter und möchte Ihnen eine Software empfehlen, die Mausarm-Geplagten weiterhelfen kann.

Mausarm, was nun?

Wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen, und die Schmerzen da sind, sollten Sie umgehend einen Arzt konsultieren, am besten einen Orthopäden oder Sportmediziner. Damit sollten Sie nicht zu lange warten. Fängt es bereits an zu ziehen oder die Finger schlafen öfters ein, vertrödeln Sie keine Zeit. Der Doktor wird zwar nicht unbedingt RSI diagnostizieren, sondern vielleicht einen Tennisarm oder Sehnenscheidenentzündung, die Behandlung ist aber im Prinzip dieselbe.

In der Regel verschreiben die Ärzte dann Krankengymnastik, Wärme oder Kältebehandlungen, Bestrahlungen und Massagen. Bei mir selber hat vor ein paar Jahren eine Massagebehandlung mit Eiswürfeln sehr gut geholfen. Die Erfolge stellten sich aber erst nach einigen Monaten ein, obwohl ich in der Zeit konsequent die linke Hand zum Arbeiten genutzt habe. Geduld ist also gefragt.

Im Extremfall wird zu Schmerzmitteln geraten, beispielsweise kortisonhaltigen Spritzen in den betroffenen Unterarm. Ebenfalls gängig sind schmerzstillende und entzündungshemmende Salben, die den Teufelskreis aus Schmerz und Verkrampfung bekämpfen. Solche Behandlungen helfen aber nur kurzfristig weiter, Änderungen am Arbeitsplatz bezüglich Gewohnheiten und Haltung sind unumgänglich.

Software-Tipp: Mausalarm

Das Gratis-Programm „Mausarm“ hilft Mausarm-Geplagten bei der Arbeit am Computer. Es handelt sich um eine Mischung aus Autoklick-Software und Aufpasser. Die Autoklick-Funktion soll dabei helfen, dass Nutzer möglichst wenig klicken.  Das funktioniert so: Das Programm erzeugt in bestimmten Abständen einen Klick, sodass Aufgaben, wie beispielsweise das Surfen im Internet nur durch das Bewegen des Mauszeigers möglich wird. Die Fingerbelastung soll dadurch reduziert werden. Das gestaltet sich zwar etwas gewöhnungsbedürftig, soll aber tatsächlich helfen. Komplizierte Aufgaben wie Bildbearbeitung sind auf diese Weise allerdings nicht realisierbar.  Zudem weist die Software den Nutzer darauf hin, ab und an kurze Pausen bei der Bildschirmarbeit einzulegen. Denn die bringen laut Entwickler eine deutlich größere Entlastung, als nur eine große Pause. Aus diesem Grund blendet „Mausarm“ alle zehn Minuten den unauffälligen Hinweis ein, doch bitte kurz aufzustehen und die Hände auszuschütteln.

 

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Ddropbox Installation Nutzung

Dropbox: Dateien immer, überall und auf vielen Geräten parat haben

Dropbox gehört zu den besten und beliebtesten Internet-Festplatten. Das Besondere: Dropbox wird direkt als Ordner in das Betriebssystem (Windows sowie Mac) integriert. Dazu muss lediglich eine kleine Software installiert werden, die den Dropbox-Ordner anlegt. Den verlinken Sie dann mit Ihrem Dropbox-Konto. Jeder Computer, auf dem dies getan wird, ist anschließend mit dem Dropbox-Webspace verbunden. Kopieren Sie nun Daten in den Dropbox-Ordner, stehen die dann kurz darauf auch auf anderen PCs, Smartphones oder am Arbeitsplatz bereit. Praktisch: Sie können auch Bekannten den Zugriff auf ausgewählte Dateien erlauben, dazu schicken Sie etwa einfach eine Freigabe per E-Mail. Das größte Manko an Dropbox ist der verhältnismäßig sparsame  Speicherplatz. Gerade einmal 2 Gigabyte stehen beim kostenlosen Angebot zur Verfügung. Empfehlen Sie den Service Freunden, und die werden dann auch „Dropboxer“, können Sie aber Bonus-Bytes bekommen – meine eigene Box ist so schon auf 3,5 Gigabyte angewachsen. Wer mehr will, muss tief in die Tasche greifen, 50 Gigabyte kosten umgerechnet rund 8 Euro pro Monat. Wie Sie Dropbox einrichten und nutzen, erkläre ich Ihnen im Folgenden.

Schritt 1: Laden Sie Dropbox von der Internetseite www.dropbox.com herunter. Bei der Installation müssen Sie sich mit Name und E-Mail-Adresse anmelden und die Nutzungsbedingungen bestätigen. Im nächsten Fenster wählen Sie 2 GB (kostenlos), dann „Typisch“ und letztlich „Installation“. Die  Einführung können Sie per Klick auf „Tour überspringen“ abbrechen.

Dropbox Setup
Dropbox 2GB kostenlos

Schritt 2: Sie landen nun automatisch im Dropbox-Ordner, den Sie standardmäßig unter „Eigene Dokumente“ und „Dropbox“ finden. Sie können ihn auch ganz einfach öffnen, indem Sie rechts unten in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Dropbox-Symbol klicken und im Auswahlmenü „Dropbox Ordner öffnen“ wählen.

Dropbox-Ordner öffnen
Schritt 3: In den Ordner können Sie nun beliebige Dateien oder ganze Ordner kopieren oder verschieben. Dropbox synchronisiert nach dem Hinzufügen der Daten dann den Inhalt des Ordners automatisch mit dem Internet-Server. Ist das erledigt, erkennen Sie das an der grünen Markierung an der Datei.

Hinzufügen von Dateien in den Dropbox-Ordner

Schritt 4: Sie können nun von jedem anderen PC mit Internetanschluss die Datei aufrufen. Besuchen Sie dazu die Internetseite https://www.dropbox.com und melden Sie sich an. Nun sehen Sie Dateien, die Sie in den Dropbox-Ordnerauf Ihrem PC kopiert haben. Per Rechtsklick können Sie dann etwa die Datei per Klick auf „Ziel speichern unter“ herunterladen.

Tipp: Wenn Sie das Dropbox-Programm auf anderen PCs (etwa im Büro) installieren, bleiben die Daten in der Dropbox immer synchron, und Sie sparen sich den Umweg über den Browser.

Schritt 5: Wenn Sie beispielsweise eine größere Datei nicht per E-Mail verschicken möchten, bietet sich als Alternative der Dropbox-Ordner „Public“ an. Dateien, die Sie in diesen Ordner kopieren, erhalten automatisch einen Internet-Link. Den können Sie per rechter Maustaste abrufen („Dropbox“ > „Öffentl. Link kopieren“), in eine E-Mail kopieren und an den Empfänger verschicken. Der kann sich dann, auch ohne bei Dropbox angemeldet zu sein, die Dateien herunterladen.

 

Dropbox - öffentlichen Link zu einer Datei erhalten

 Schritt 6: Dropbox-Apps gibt es sowohl für iOS als auch Android. Installieren Sie die App auf Ihrem Smartphone und melden Sie sich an. Ab sofort stehen alle im Dropbox-Ordner gespeicherten Dateien auch auf Ihrem Mobiltelefon zur Verfügung. Fotos werden sogar in einer schicken Fotogalerie präsentiert.

Tipp: Sensible Daten schützen mit Boxcryptor

Da wäre noch die Sache mit dem Datenschutz: Die Dropbox-Server unterliegen – wie viele andere Cloud-Angebote auch – amerikanischem Recht. Das heißt, dass amerikanische Behörden in bestimmten Verdachtsfällen auf Ihre Daten zugreifen dürfen. Das wollen Sie nicht? Die Lösung heißt „Boxcryptor“. Dieses Gratis-Programm verschlüsselt sensible Daten, sodass nur Sie darauf zugreifen können. Die Handhabung ist ganz einfach. Laden Sie die „Free-Version von der Internetseite www.boxcryptor.com herunter und installieren Sie sie. Nach einem Neustart startet automatisch der Einrichtungs-Assistent. Hier wählen Sie den Dropbox-Ordner als Speicherort für den verschlüsselten Ordner als Speicherort aus. Zudem bindet sich „Boxcryptor“ als virtuelles Laufwerk in den Windows-Explorer ein. Nun vergeben Sie noch ein Passwort mit mindestens sechs Zeichen ein. Im Dropbox-Ordner finden Sie nun den neuen Ordner „Boxcryptor“. Speichern Sie nun Dateien im virtuellen Boxcryptor-Laufwerk ab, werden die automatisch mit dem Boxcryptor-Ordner in der Dropbox synchronisiert und dabei durch eine 256-Bit AES-Verschlüsselung bestens geschützt. Unbefugte sehen nur wirre Zahlen- und Buchstabenfolgen. Tipp: Für den Zugriff auf die verschlüsselten Dateien unterwegs gibt es Boxcryptor-Apps für iOS und Android.

Sensible Daten in der Dropbox mit Boxcryptor schützen

Dropbox Daten mit Boxcryptor verschlüsseln

Cloud Computing – Vorteile und Nachteile der Internet-Festplatte

Der Begriff „Cloud Computing” schwirrt seit geraumer Zeit durch die Computerwelt. Auch mein Kollege René Battmer hat an dieser Stelle im Mai 2011 in seinem Artikel „Cloud Computing – Ab in die Wolke“ bereits darüber berichtet. Selbst, wenn Sie den Begriff noch nie gehört haben, würde ich mit Ihnen wetten, dass Sie schon einmal eine Cloud-Anwendung genutzt haben. Schließlich haben Sie doch bestimmt schon E-Mails über eine Internetseite abgerufen, oder? Das Online-Postfach ist dabei nichts anderes als eine abgespeckte Outlook-Version, die auf dem Server des Anbieters läuft. Das Prinzip ist simpel: Dank immer schnellerer Internetverbindungen werden Daten und Programme nicht auf den einzelnen Heim- oder Büro-PC gespeichert, sondern auf Zentralservern im Internet. Da man diese riesigen Rechenzentren, die dahinter stehen, nicht sieht, ist die Rede von einer „Wolke“ (englisch „Cloud“). Ein Teil der Cloud bilden Internet-Festplatten, die Nutzer zum großen Teil gratis nutzen können. Und weil die Daten auf einer Internet-Festplatte nicht auf dem PC, sondern im Internet gespeichert sind, können Sie sie mit jedem mit dem Internet verbundenen Computer aufrufen und bearbeiten – egal, ob es sich um Texte, Tabellen, Bilder, Musik oder Videos handelt. Und das geht auch unterwegs: Denn inzwischen klappt das sogar mit vielen Smartphones.

Ungeheuer praktisch

Wer kennt die Situation nicht: Wer mal eben „kurz“ die frisch erstellte Präsentation mit ins Büro nehmen will, findet entweder den USB-Stick nicht, oder er ist voll. Zum Brennen einer CD oder DVD ist keine Zeit. Wer nun eine Internet-Festplatte in der Cloud hat, ist fein raus: Es reicht, einfach die Daten in einen Order auf der Internet-Festplatte zu kopieren. Anschließend lassen die sich über jeden PC mit Internetanschluss spielend wieder abrufen. Anderes Beispiel: Der Speicher des Smartphones ist voll, Sie benötigen aber die Fotos von der Filialeinweihung. Kein Problem: Sie speichern die Fotos auf der Internet-Festplatte und lassen die sich über eine App übers Internet anzeigen. Sie können auch anderen Nutzern den Zugriff auf Ihre Daten erlauben, sodass Sie beispielsweise im Team an einem Text arbeiten können.

Nicht ohne Nachteile

Einen Ordner auf eine externe Festplatte zu kopieren, dauert in der Regel nur wenige Minuten. Die gleiche Prozedur kann sich bei einer Internet-Festplatte Stunden hinziehen. Knackpunkt bei den meisten Internetanschlüssen: Die Downloadgeschwindigkeit zum Herunterladen von Daten ist zwar hoch, die Uploadrate zum Überspielen aber niedrig. Bei einem DSL 6000-Anschluss beträgt der Upload beispielsweise in der Regel 512 Kilobit pro Sekunde. Das bedeutet, dass Sie etwa zum Überspielen von 50 großen Fotos (100 Megabyte) fast eine halbe Stunde einplanen müssen. Zudem warnen Datenschutzexperten, dass Hacker die Sicherheitssysteme austricksen und Zugriff erlangen könnten. Bislang haben sich Datendiebe an der Verschlüsselung allerdings die Zähne ausgebissen. Und: Auf der eigenen Festplatte sind Daten auch nicht sicher vor Cyber-Kriminellen. Trojaner können sich einnisten und Daten ausschnüffeln. Ein größeres Problem: Da die Daten mitunter über die ganze Welt verteilt sind, gelten je nach Server-Standort unterschiedliche Datenschutzgesetze. Je nach Rechtslage  verschaffen sich etwa Behörden den Zugriff, etwa zur Strafverfolgung, zur Fahndung nach Urheberrechtsverstößen oder gar zur Wirtschaftsspionage. In den USA behalten sich einige Cloud-Anbieter zudem vor, die Daten ihrer Kunden sichten zu dürfen, beispielsweise um Raubkopien oder „anstößige“ Daten zu entfernen. Amazon behält sich für sein Cloud Drive beispielsweise vor, die „Nutzerdaten zu inspizieren, zurückzuhalten zu nutzen sowie Kontodaten und Inhalte weiterzugeben“. Mit anderen Worten: Amazon darf eigentlich fast alles mit Ihren Daten anstellen, ohne dass Sie eine Handhabe dagegen haben. Schließlich muss jedes US-Unternehmen die Dateien seiner Kunden auf richterliche Anordnung herausrücken.  Geschehen ist das etwa unlängst bei der Verfolgung von WikiLeaks-Anhängern. So etwas kann auch Privatnutzern passieren.

Zum Glück lassen sich sensible Daten einfach schützen. Wie das geht, erkläre ich Ihnen in meinem Beitrag „Dropbox: Dateien immer, überall und auf vielen Geräten parat haben“.

 

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Zeitmanagement auf dem iPad

Mehr Produktivität für unterwegs: Optimales Zeitmanagement mit Apps für das iPad

Das iPad hat eine riesige Fangemeinde. Bereits in der dritten Generation finden sich immer neue Liebhaber des flachen Alleskönners. Aber dieser Beitrag soll keine Schwärmerei werden, sondern Apps vorstellen, mit denen es sich auch unterwegs effizient arbeiten lässt. Denn die wachsende Nutzung mobiler Endgeräte in Unternehmen gilt als eines der Top-Ten-Themen für das laufende und auch die kommenden Jahre. Neuester Trend ist Bring Your Own Device (BYOD), bei dem Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte im Geschäftsalltag verwenden. Mit der zunehmenden Mobilität und der Vermischung von privatem und beruflichem, steigt auch der Anspruch an das eigene Zeitmanagement: Immer mehr Termine müssen organisiert, Aufgaben priorisiert und erledigt werden – wer da nicht den Überblick verlieren will, muss ein guter Zeitmanager sein. Hier ein Überblick über einige nützliche Tools, die Ihnen dabei helfen können:

Things

Die kleine Task-Manager-App für iPad, iPhone und Mac erleichtert all jenen den Tag, die häufiger wichtige Termine und Aufgaben vergessen oder verzweifelt ihre Notizzettel suchen. Die mehrfach prämierte Aufgabenverwaltung funktioniert nach der „Getting Things Done“-Methode und bietet eine Mischung aus Funktionalität, Bedienung und Leistung. Mit Things können Aufgaben, Notizen, Fälligkeitsdaten und Projekte bearbeitet und Tagespläne erstellt werden, um den Arbeitstag effektiv zu gestalten. Die App ist übersichtlich und simpel, erweiterte Funktionen werden erst dann eingeblendet, wenn der User sie wünscht und braucht. Things for iPad kostet im AppStore 15,99 Euro, die iPhone-Version gibt es bereits für 7,99 Euro.

OmniFocus for iPad

Während Things für intuitive Einfachheit steht, ist die Produktivitäts-App OmniFocus so komplex, dass User sich zum Einarbeiten etwas länger mit ihr beschäftigen müssen. Aber diese Zeitinvestition lohnt sich. Zum Einstieg stehen auf der Hersteller-Website gute (englische) Anleitungen und Videos zur Verfügung. Die Anwendung basiert ebenfalls auf dem „Getting Things Done“-Ansatz und unterstützt den Nutzer bei der täglichen Aufgabenverwaltung mit ausführlichen Sortierfunktionen, Kategorisierungen und einer Ordnerverwaltung. Über einen Kalender lassen sich aktuell fällige Aufgaben, zukünftige oder bereits verpasste Arbeiten auflisten und mit Anhängen oder Sprachnachrichten versehen. Einzelaufgaben lassen sich zu Projekten zusammenfassen, in Ordnern hierarchisch ablegen und später auch gefiltert darstellen. Seit Neuestem bietet die Anwendung zusätzlich Location Based Tasking: Wenn Sie einen Ort mit einer Aufgabe verknüpfen, erhalten Sie direkt beim Eintreffen an der betreffenden Location eine Erinnerung. Die Synchronisationsfunktion gleicht weitere Installationen von Omnifocus auf dem Mac oder dem iPhone per Knopfdruck ab. OmniFocus for iPad ist zum Preis von 31,99 Euro im AppStore erhältlich – zwar nicht gerade günstig, aber eine Investition, die sich lohnt.

Wunderlist

Die kostenlose iPad-App zur Aufgabenverwaltung ist ein schlichter Aufgabenplaner, der sich auf die wichtigsten Features beschränkt: Wie bei der Windows- und Mac-Version des Programms werden alle Aufgaben auf einem Server gespeichert und können per iCloud zwischen den verschiedenen Installationen synchronisiert werden. Wichtige To-Dos lassen sich als Favoriten markieren, abgehakte und damit erledigte Aufgaben werden in einer Liste archiviert. Wer möchte, kann sich per Push-Benachrichtigung auf fällige Aufgaben hinweisen lassen und per E-Mail Aufgaben in Wunderlist eintragen. Außerdem lassen sich Aufgaben an andere Nutzer delegieren, die über einen Account verfügen.

Priority Matrix

Mit diesem kleinen Tool können Aufgaben visuell nach Dringlichkeit und Wichtigkeit angeordnet werden. Es hilft, den Überblick zu behalten und unwichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen. Aufgaben werden nach den Kriterien „wichtig – unwichtig“ und „dringend – nicht dringend“ in vier farbige Quadranten sortiert. Die App gibt es für 2,99 Euro im AppStore.

Tenplustwo

ist die perfekte App für alle Aufschieber. Das ganz einfache Prinzip lautet: Zehn Minuten arbeiten, zwei Minuten Pause, dann wieder zehn Minuten Arbeit usw. Während der User sich auf eine einzelne Aufgabe konzentriert, tickt ein Counter rückwärts und läutet nach zehn Minuten eine „Pflichtpause“ ein. Danach kann die Arbeit mit der alten oder einer neue Aufgabe fortgesetzt werden. Statt zehn Sachen gleichzeitig zu bearbeiten, zwingt Tenplustwo den Nutzer, die jeweilige Aufgabe präzise und effektiv zu erledigen. Die App für iPad und iPhone gibt es zum Preis von 0,79 Euro im AppStore.

Zum Schluss habe ich noch einen Buchtipp: „Zeitmanagement mit dem iPad: Die besten Wege, um wirklich Zeit zu sparen“ von „Zeitmanagement-Guru“ Prof. Lothar Seiwert, IT-Fachmann Thorsten Jekel und dem Mediendesigner Christoph Dirkes. Das Taschenbuch ist im Südwest Verlag unter der ISBN-10 Nr. 3517087556 erschienen und zum Preis von 12,99 Euro erhältlich.

Sind Sie zufrieden mit Ihrem Zeitmanagement? Nutzen Sie bereits iPad-Apps, um produktiv zu arbeiten? Mit welchen Tools haben Sie gute Erfahrungen gemacht? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Ihr Feedback.

Datenmüll entfernen mit CCleaner

Frühjahrsputz beim PC: Datenmüll entfernen mit dem CCleaner

In meinen Beiträgen Frühjahrsputz am PC und Frühjahrsputz am Notebook hatte ich beschrieben, wie Sie Ihre Hardware reinigen. Nun ist die porentiefe Reinigung der Datenspeicher an der Reihe. Denn je intensiver Sie mit Windows arbeiten, desto mehr Ballast und Daten-Spuren hinterlassen Sie auf der Festplatte. Insbesondere beim Internetsurfen sammelt sich jede Menge Datenmüll an. Das bremst nicht nur den Rechner aus und kostet Platz auf der Festplatte, sondern stellt auch ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. So lässt sich etwa nachvollziehen, was Sie an Ihrem PC gemacht haben. Eine Gratis-Software wie CCleaner verspricht Hilfe: Sie entfernt mit wenigen Klicks sämtliche Datenabfälle vom PC und verwischt sämtliche Spuren. Heute möchte ich Ihnen diese Software einmal vorstellen.

Was kann die CCleaner Software sonst noch:

  • Sie säubert populäre Programme wie Microsoft Office, Adobe Reader und AntiVir.
  • Löscht fehlerhafte Einträge aus der Registrierungsdatenbank (CCleaner_reg).
  • Deinstalliert überflüssige Software vom Computer. Das kann zwar auch Windows selbst, mit CCleaner ist es aber bequemer. Denn schon vor Abschluss der Deinstallation eines Programms lässt sich das Entfernen eines weiteren starten.
  • Legt Reinigungsberichte mit Infos an, welche Daten entfernt beziehungsweise welche Bereiche auf dem PC gereinigt wurden.
  • Räumt den Windows-Autostartbereich auf. Programme, die Windows unnötig bei jedem Hochfahren lädt, lassen sich auf diese Weise einfach deaktivieren.

So arbeitet CCleaner

Als erstes führt CCleaner eine „Anwendungsbezogene Reinigung“  durch. Dazu greift die Software auf  eine Datenbank zu, in der hinterlegt ist, welche Programme an welchen Stellen Spuren hinterlassen. Anhand dieser Informationen geht es infrage kommende Datenordner und Einträge von A bis Z durch und löscht diese, falls sich dort Datenmüll angesammelt hat. Das Gleiche gilt für Dateiordner wie den Papierkorb, die oft unnütze temporäre Dateien enthalten.

CCleaner beherrscht dabei nicht nur das Löschen von ganzen Dateien oder Verzeichnissen, sondern entfernt auch in Dateien und Datenbanken gespeicherte Daten. Beispiel: In der Datei Index.dat speichert der Internet Explorer alle besuchten Internetseiten. CCleaner entfernt aber nicht die Index.dat selbst, sondern lediglich die Einträge darin. Zuletzt kommt eine regelbasierte Reinigung zum Einsatz: Dabei durchforstet die Software wie bei einer Rasterfahndung den gesamten Computer nach Dateien mit spezifischen Merkmalen. Verdächtig sind beispielsweise Dateien mit bestimmten Endungen, wie Sicherungs- (*.bak), Log- (*-log) oder temporäre Dateien (*.tmp). Manchmal ist es auch die Kombination verschiedener Eigenschaften etwa Dateiendung, Datum und Speicherort, die Spuren und Datenmüll entlarvt.

Aber keine Sorge: CCleaner entfernt keine wichtigen Daten wie Lesezeichen, Text-, Musik oder Video-Dateien. Falls Sie unsicher sind, können Sie wahlweise mit Hilfe von Ausnahmelisten festlegen, bestimmte Bereiche von der Reinigung auszuschließen. Dabei kann es sich um ganze Verzeichnisse oder einzelne Programme handeln, aber auch um Einträge, die bestimmte Zeichenfolgen enthalten. Auch die Cookies Ihrer favorisierten Internetseiten lassen sich vom Löschvorgang ausschließen. Das Einzige, was passieren könnte, ist, dass CCleaner versehentlich in der Windows-Registrierungsdatenbank einen wichtigen Eintrag löscht und Windows nicht mehr hundertprozentig ordnungsgemäß arbeitet. Für diesen äußerst seltenen Fall bietet das Programm eine Wiederherstellungsfunktion. Mit der lassen sich Veränderungen an der Registrierungsdatenbank per Doppelklick wieder ungeschehen machen.

So nutzen Sie CCleaner richtig

Cookies retten: Wenn Internetseiten Sie persönlich mit Ihrem Namen begrüßen, sind meist Cookies im Spiel. Doch Cookies sind nicht nur praktisch: Denn durch die darin gespeicherten Infos weiß ein Internetseitenbetreiber sofort Bescheid, welchen Browser Sie verwenden und wo Sie gerade vorm Computer sitzen, welche Kaufgewohnheiten und -vorlieben sowie Kontoinformationen Sie aufweisen. Datensammler erstellen daraus ausführliche Nutzerprofile, die dann für persönliche Werbung eingesetzt wird. Aus diesem Grund entfernt CCleaner sämtliche Cookies von der Festplatte.  Die Cookies von Ihren Lieblingsinternetseiten können Sie einfach retten. Das erledigen Sie mit Klicks auf „Einstellungen“ und „Cookies“. Übertragen Sie Cookies, die Sie behalten möchten, einfach in die Liste auf der rechten Seite. Außerdem ist es möglich, bestimmte Ordner von der Löschaktion auszuschließen. Das stellen Sie in den „Einstellungen“ unter „Ausschließen“ ein.

Cookies mit CCleaner entfernen

Komplette Reinigung: Klicken Sie links oben auf „Cleaner“, listet das Programm alle Speicherorte auf, die Datenmüll enthalten oder auf das Nutzungsverhalten des Nutzers schließen lassen. Die Wichtigsten sind bereits markiert, lassen sich aber abwählen, um sie von der Reinigung auszuschließen. Gucken Sie hier besser zwei Mal hin, bevor Sie etwas löschen. Das gleiche Spiel folgt dann nach Klick auf „Anwendungen“. Hier listet CCleaner sämtliche Programme auf, die das Programm aufräumt.  Haben Sie alles markiert, was Sie löschen möchten, klicken Sie auf „Analysieren“. Kurze Zeit später erhalten Sie eine genaue Aufstellung der Dateien, die CCleaner löschen will. Ist alles in Ordnung, klicken Sie auf „Starte CCleaner“ und „ok“.

CC Analyse: Genaue Aufstellung der Dateien, die CCleaner löschen will.

Registry säubern: Die Registrierungsdatenbank oder Registry gehört schon seit langem zu Windows. In ihr speichern das Betriebssystem und alle installierten Programme  grundlegende Einstellungen. Im Laufe der Zeit sammeln sich hier aber zunehmend ungültige oder veraltete Einträge an, die den PC ausbremsen. CCleaner entfernt diese. Klicken Sie dazu links auf die Schaltfläche „Registry“ und klicken auf „Nach Fehlern suchen“. Einige Sekunden später listet CCleaner gefundene Fehler auf und behebt die per Klick auf „Fehler beheben“. Den Vorschlag, eine Sicherung zu erstellen, sollten Sie nun auf jeden Fall bejahen und die Registry in einem Ordner Ihrer Wahl speichern. Sollte beim Reinigen etwas schief gehen, können Sie die „alte“ Registry per Doppelklick auf die gespeicherte Datei wiederherstellen. Letztlich folgen Klicks auf „Alle beheben“ und „Schließen“.

Die Registrierungsdatenbank oder Registry mit CCleaner löschen

Ein kleiner Hinweis: Unter „Einstellungen“ und „Einstellungen“ können Sie festlegen, das „Automatische Reinigen“ zu aktivieren. In diesem Fall reinigt CCleaner den PC direkt beim Hochfahren. Das ist zwar praktisch, aber nicht ohne Risiko, denn das Löschen von Daten geschieht in diesem Fall ohne Rückfrage.

Tipp: Bestimmte Ordner automatisch leeren

Die Software lässt sich so konfigurieren, dass sie bei jeder Aufräumaktion ausgesuchte Ordner komplett leert, beispielsweise „Downloads“. Klicken Sie dazu in CCleaner auf „Einstellungen“, „Benutzerdefiniert“ und „Hinzufügen“. Nun bestimmen Sie per Klick auf „Durchsuchen“ den Ordner, dessen Inhalt CCleaner beim Reinigen löschen soll. Dabei haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Dateitypen und Unterordner mit einzubeziehen. Haben Sie die Einstellungen festgelegt, folgt ein Klick auf „ok“.

Mit CCleaner bestimmte Ordner automatisch leeren

Tipp2: Daten sicher löschen mit dem Festplatten-Wiper

Recht neu ist die Funktion „Festplatten Wiper“. Mit dessen Hilfe können Sie Daten auf Festplatten so sicher löschen, dass die zuvor gespeicherten Dateien nicht mehr wiederherstellbar sind. Dazu entfernt CCleaner die Daten durch mehrfaches Überschreiben wie mit einem Shredder. Ideal, wenn Sie beispielsweise eine Festplatte verkaufen möchten. Die Funktion finden Sie unter „Extras“.

Festplatten Wiper - Mit CCleaner  Dateien sicher löschen

Und zum Schluss: Alles läuft wieder schneller

Das Erstaunlichste am CCleaner ist das Tempo, mit dem er arbeitet. Meist dauern die beschriebenen Wartungsarbeiten nicht einmal so lange wie das Lesen eines Blogartikels. Und am Ende staunt man, wenn die Software meldet, dass sie sechs-komma-irgendwas Gigabyte gelöscht hat. Und der Rechner läuft wieder wie geschmiert. Nun bleibt mir nur noch Ihnen viel Spaß beim letzten Schritt des Frühjahrsputzes zu wünschen.

 

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Corporate Blogging: So wird Ihr Corporate Blog von Anfang an ein Erfolg

Vor rund zwei Jahren ist der OTTO Office Blog an den Start gegangen. Seitdem sind über 80 Blogartikel dazugekommen, zahlreiche treue Leser haben Kommentare geschrieben und ihr Feedback gegeben. Neue Bloggerkollegen haben für frischen Wind, eine Erweiterung der Themen und eine kräftig erhöhte Artikelschlagzahl gesorgt. Und nicht zuletzt haben wir uns und Ihnen ein neues Blogdesign spendiert. In den zwei Jahren standen wir vor immer neuen Herausforderungen, haben – auch im Dialog mit Ihnen – viel dazugelernt und verbessert, Dinge ausprobiert und wieder verworfen. Mein Fazit: Corporate Blogging ist sehr effektiv, es hilft die Bekanntheit zu steigern und fördert die Interaktion mit unseren Kunden. Gleichzeitig macht es mir persönlich immer mehr Spaß, mich auf die Suche nach interessanten Themen zu machen und mich mit Ihnen auszutauschen.

Steht Ihr Unternehmen gerade in den Blog-Startlöchern? Damit Ihr Corporate Blog erfolgreich wird und Sie sich in der Blogosphäre nicht verirren, habe ich einige unserer Erfahrungen zusammengetragen, die Ihnen eine Orientierungshilfe bieten sollen.

Die Grundlage: guter, regelmäßiger Content

Die wichtigste Aufgabe beim Aufbau eines Corporate Blogs ist es, guten Content zu entwickeln, der up to date und damit relevant für Suchanfragen ist. Mit einer Mischung aus aktuellen Unternehmensinformationen, spannenden Branchenentwicklungen und Trends, interessanten Links sowie hilfreichen Tipps für Ihre Kunden können Sie sich als Experte positionieren. Damit Ihre Leser wiederkommen gilt es, kontinuierlich zu schreiben – nach Möglichkeit zumindest einmal pro Woche. Übertreiben Sie aber nicht: Mit unzähligen Blogposts pro Tag können Sie Ihre Leser auch ganz schnell vergraulen.

Der eigene Stil

Da der größte Teil eines Blogs in der Regel aus Text besteht, sollte der Schreibstil begeistern und nicht langweilen, zu Ihrem Unternehmen passen und einen Wiedererkennungswert besitzen, der sich von Wettbewerbern abgrenzt. Lassen Sie Blogartikel dabei aber nicht unendlich lang werden. Außerdem gilt: Die Persönlichkeit der Autoren verleiht einem Corporate Blog Glaubwürdigkeit, lässt es lebendig erscheinen und gibt gleichzeitig dem gesamten Unternehmen ein Gesicht.

Dialog statt Monolog: Interagieren Sie

Stellen Sie Fragen, öffnen Sie das Gespräch und ermöglichen Sie Ihren Lesern, Ihre Beiträge zu kommentieren und Ihnen ein Feedback zu geben. Sehen Sie auch negative Kommentare als Chance für eine gelungene Kommunikation, durch die Sie wertvolle Anregungen von Ihren Kunden erhalten. Reagieren Sie schnell, souverän und lösungsorientiert auf Kritik und behalten Sie Kommentare der User immer im Blick. Hören Sie Kunden oder Geschäftspartnern zu, gehen Sie auf Einwände ein und schaffen Sie neue Gesprächsanlässe. 

Transparenz und Vernetzung

Nutzen Sie die Möglichkeit direkt auf externe Quellen zu verweisen. Verlinkungen sorgen für Transparenz: sie zeigen die Herkunft von Informationen und machen Inhalte für den Leser glaubwürdiger. Vernetzen Sie sich mit anderen Bloggern, lesen Sie RSS-Feeds und beteiligen Sie sich an Diskussionen. So bleiben Sie auf dem neuesten Stand und können Ihren Lesern aktuelle und relevante Inhalte präsentieren.

Werden Sie gefunden?

Das beste Corporate Blog nützt nichts, wenn es nicht gefunden wird und keinen Leser erreicht. Fügen Sie Retweet- und Facebook-Like-Buttons ein, um das virale Potential sozialer Medien zu nutzen. Haben Sie bereits einen Twitter-Account oder eine Facebook-Seite, publizieren Sie Ihre Blogbeiträge dort und informieren Sie sich über Suchmaschinenoptimierung. Wenn Sie wissen möchten, wie sich die Besucherzahlen im Laufe der Zeit entwickeln, beobachten Sie Ihr Corporate Blog von Anfang an mit Google Analytics. So können Sie Zugriffszahlen, beliebteste Zielseiten und die Keywords, über die Besucher zu Ihnen gelangt sind, im Auge behalten und gleichzeitig Aufschlüsse darüber gewinnen, welche Themen gefragt sind.

Zwei meiner Lieblingsblogs und wichtige Informationsquellen zu Themen wie Social Web und Corporate Blogging sind der PR-Blogger Klaus Eck und die Karrierebibel. Eine Checkliste „Corporate Blogs“ zum kostenfreien Download finden Sie hier. Die beste Methode zum Bloggen ist übrigens Learning-By-Doing. Also legen Sie los.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Corporate Blogging und freue mich auf einen weiterhin spannenden und interessanten Austausch mit Ihnen.

Frühjahrsputz beim PC

Wie jede andere Maschine braucht auch ein Computer regelmäßige Pflege. Denn die Lüfter von Notebook und PC ziehen Staub und Dreck geradezu magisch an. Dadurch kann das Kühlsystem versagen und der PC überhitzen. Das Reinigen muss aber keinen großen Aufwand bedeuten. Ich verrate Ihnen, wie Sie das am besten anstellen.

Der größte Feind vom PC ist der Staub. Er nistet sich vor allem in den Kühlern von Hauptprozessor und Grafikkarte ab und vermindert dadurch deren Kühlleistung beträchtlich. Anfangs sorgt das lediglich für immer schneller drehende Lüfter – und damit störendes Rauschen. Schließlich muss die mangelnde Kühlleistung kompensiert werden. Es kann aber letztendlich auch zu Abstürzen kommen. So mancher PC ist schon im Müll gelandet, weil er sich immer wieder mitten im Betrieb abgeschaltet hat. Sein Besitzer hielt ihn für defekt. Eine Reinigung, etwa einmal im Jahr, kann einem solchen PC das Leben retten. Doch nicht nur das Innenleben bedarf einem Frühjahrsputz: Ein sauberer Monitor lässt sich besser ablesen und eine gereinigte Tastatur sowie eine gewienerte Maus sind nicht nur hygienischer, sondern arbeiten auch präziser.

Desktop-PC von innen reinigen

Da die Lüfter Staub und Schmutz förmlich ansaugen, verschmutzt das Innere vom Desktop-PC besonders schnell. Für Ihren Frühjahrsputz benötigen Sie zwei Dinge: einen Staubsauger samt Bürstenaufsatz sowie Druckluftspray. Alternativ zum Druckluftspray können Sie auch einen Fön verwenden. Stellen Sie den aber unbedingt auf „kalt“.

Schritt 1: Ganz wichtig: Öffnen Sie das PC-Gehäuse nur, wenn der Computer vollständig vom Stromnetz getrennt ist. Fahren Sie also Windows herunter, und ziehen Sie anschließend den Netzstecker.

Schritt 2: Anschließend öffnen Sie das PC-Gehäuse. Bei einigen Modellen benötigen Sie dazu einen Schraubendreher. Lösen Sie damit die Schrauben an der Geräterückseite, so dass Sie die linke Seitenwand entfernen können.

Schritt 3: Ein erhebender Blick: Der PC von innen – mit Staubflusen angereichert. Wichtig: Hier befinden sich empfindliche Lötstellen oder Bauteile – gehen Sie daher behutsam vor. Säubern Sie mit Staubsauger und dem Bürstenaufsatz vorsichtig den Prozessorlüfter und alle anderen Bauteile, an denen sich Staub festgesetzt hat. Blasen Sie zudem sämtliche Gehäuse-, Grafikkarten- und Prozessorlüfter sowie den im Netzteil steckenden Luftquirl mit Hilfe des Druckluftsprays sauber und saugen den Dreck weg. Ist immer noch Staub auf einigen Bauteilen zu sehen, entfernen Sie diesen sanft mit einem sehr weichen Pinsel. Ist der Staub weg, können Sie das Gehäuse schließen und den PC wieder in Betrieb nehmen.

Wichtig: Reinigungsmittel sind im Inneren des Computers natürlich tabu. Sie können sonst die empfindlichen, elektronischen Bauteile beschädigen.

Den Monitor wieder zum Strahlen bringen

Da der Monitor eine empfindliche Oberfläche aufweist, dürfen Sie hier auf keinen Fall die falschen Mittel einsetzen. Einfacher Staub lässt sich mit einem Papiertaschentuch entfernen, das allerdings keine Zusatzstoffe enthalten darf (Kamille o.Ä.). Noch besser geeignet sind Mikrofasertücher, die es für ein paar Euro in jedem Supermarkt gibt.

Falls der Monitor stärker verschmutzt ist, schalten Sie ihn zunächst aus und ziehen den Netzstecker. Älteren Röhrenmonitoren rücken Sie dann mit Glasreiniger und Mikrofasertuch zu Leibe. Für Flachbildschirme benötigen Sie hingegen spezielle Pflegemittel. Solche „TFT-Reinigungstücher“ sind im bei uns erhältlich und kosten zwischen fünf und zehn Euro. Alles andere könnte die sensible Schutzschicht abstumpfen, Schlieren oder Flecken hinterlassen. Mit kreisenden Bewegungen säubern Sie dann die Bildschirmoberfläche. Achtung: Drücken Sie dabei nicht zu fest auf.

So reinigen Sie Maus und Tastatur

Unglaublich: Wissenschaftler haben herausgefunden, dass sich auf der Tastatur von Nutzern, die regelmäßig am Arbeitsplatz essen, etwa 67-mal so viele Bakterien tummeln wie auf einer Toilettenbrille. Aber auch, wenn Sie nicht am Arbeitsplatz speisen, sollten Sie Ihre Tastatur regelmäßig reinigen. Mäuse arbeiten etwa bei einer verschmutzten Unterseite ungenauer, das kann nerven. Die Reinigung ist denkbar einfach, Sie können dazu ein normales Reinigungsmittel verwenden.

Schritt 1: Drehen Sie die Tastatur um und klopfen Sie auf die Unterseite. Auf diese Weise löst sich erst einmal der gröbste Schmutz und fällt heraus.  Hilfreich ist es, mit Druckluftspray nachzuhelfen. Damit befreien Sie auch die Zwischenräume von Dreck.

Schritt 2: Anschließend säubern Sie die Tastenzwischenräume der Tastatur am besten mit einem kleinen Pinsel oder einer Bürste.

Schritt 3: Zum Reinigen der Tastenoberfläche verwenden Sie idealerweise  ein leicht feuchtes, fusselfreies Mikrofasertuch, auf das Sie ein paar Tropfen  Spülmittel träufeln. So lassen sich Ablagerungen auf der Tastatur, aber auch auf der Oberseite und den Gleitflächen der Maus, entfernen.

Schritt 4: Sollte sich auf dem optischen Sensor der Maus Staub befinden, entfernen Sie ihn vorsichtig mit einem trockenen Wattestäbchen.

Schritt 5: Zur Vorbeugung: Die Maus bleibt länger sauber, wenn Sie gelegentlich auch das Mousepad oder die Schreibtischplatte mit einem feuchten Putztuch abwischen.

Einige Hinweise zum Schluss

-Rauchen ist nicht nur für Ihren Körper ungesund – es schadet auch dem PC. Nikotin und Teer lagern sich am Lüfter ab und bilden eine klebrige Oberfläche, auf der sich Staub besonders gut festsetzt.

-Festplatte und optische Laufwerke (CD/DVD-Laufwerk) müssen Sie nicht reinigen. Die Festplatte ist hermetisch verschlossen, so dass Staub, Dreck und selbst Flüssigkeit Ihr nichts anhaben können. Bei optischen Laufwerken kann zwar Staub über die Ladeluke eindringen, das macht den Geräten in der Regel aber nichts aus.

 

Urheber des Bildes: © swilmor – istockphoto.com

 

Crowdsourcing

Crowdsourcing: Die kollektive Intelligenz der Masse

Haben Sie schon mal vom „Aal-Prinzip“ gehört? Das bedeutet „andere arbeiten lassen“ und umschreibt – vereinfacht gesagt – mein heutiges Thema Crowdsourcing. Der Begriff ist eine Wortschöpfung aus „Crowd“ (Menschenmenge) und „Outsourcing“ (Auslagerung). Beim Crowdsourcing werden Tätigkeiten und Ressourcen nicht an bestimmte Personen oder Unternehmen ausgelagert, sondern an die Crowd – die Masse von Internetusern. Denn die ist intelligenter als der Einzelne, kann Probleme schnell und günstig lösen, Content generieren oder sogar Forschung betreiben.

Ideal für Gründer

Die sogenannte Schwarmintelligenz kommt dabei vor allem Unternehmen zugute, die nur wenig Ressourcen und Know-how zur Eigenentwicklung besitzen, oder solchen, die noch ganz am Anfang stehen. In der Gründungsphase muss der richtige Name gefunden, die Finanzierung geklärt und eine Corporate Identity entwickelt werden. Hier sind auf Crowdsourcing basierende Angebote optimal, denn sie führen Angebot und Nachfrage unkompliziert im Internet zusammen.

Wenn Sie neue Produkte schaffen wollen oder ein neues Design suchen, könnte Crowdsourcing ein Thema für Sie sein. Bereits während der Entwicklung eines Produkts können Sie die Akzeptanz beim Kunden vorantreiben, gleichzeitig lassen sich so Zielgruppen binden, Marktforschung betreiben und gezielt Mundpropaganda anregen. Wer die Chancen von Crowdsourcing erfolgreich nutzen möchte, der sollte möglichst genau wissen, was er will, und der Crowd einen Anreiz bieten. Ich möchte Ihnen einige interessante Crowdsourcing-Plattformen mit ganz unterschiedlichen Ansätzen vorstellen.

Namensfindung und Design

In der Gründungsphase jedes Unternehmens spielt die Suche nach dem Namen und dem Corporate Design eine wichtige Rolle, denn der erste Eindruck ist bekanntlich oft entscheidend. 12designer setzt auf Crowdsourcing und die Intelligenz der Masse: Der Onlinemarktplatz für Design-Projekte bietet mit derzeit fast 20.000 angemeldeten Kreativen professionelle Unterstützung bei der Namensfindung und der Gestaltung der eigenen Außendarstellung. Auftraggeber können ihre Designaufgaben online als Wettbewerb ausschreiben, Designer präsentieren ihre Lösungen dazu, und der Kunde kauft das Design, das ihm am besten gefällt.

Projektarbeit im Netz

Clickworker setzt auf das Know-how von derzeit 180.000 Internetnutzern, die Projekte für Unternehmen schnell und effizient umsetzen. Die User übernehmen z. B. Aufträge, wenn das vorhandene Personal für eine schnelle Umsetzung nicht ausreicht. Dazu zählen Texterstellung, Übersetzung, Produktbewertung und Meinungsumfragen oder Webrecherche. Die Clickworker arbeiten auf Honorarbasis unabhängig und zeitlich flexibel von ihrem eigenen Computer aus.

Finanzierung von Geschäftsideen oder kreativen Projekten

Eine interessante Weiterentwicklung ist das sogenannte Crowdfunding. Die Idee dahinter ist ganz einfach: Personen oder junge Unternehmen, die in der klassischen Wirtschaft nur schwer einen Bankkredit oder Geldgeber für ein Projekt finden würden, können ihre Ideen und Pläne auf einer zentralen Plattform im Web vorstellen. Typischerweise läuft eine Ausschreibung so ab: Der Suchende reicht sein Projekt ein, definiert ein Ziel und einen Zeitraum. Die Crowdfunding-Plattform überprüft das Projekt, gibt es anschließend frei und bewirbt es auf der Homepage.

Seedmatch bringt Investoren und StartUps zusammen. Die deutsche Plattform ermöglicht eine breit gestreute Finanzierung von Unternehmungen und Projekten mit Klein- und Kleinstbeträgen. Mit überschaubaren Beträgen ab 250,00 Euro lassen sich spannende Ideen und motivierte Teams in noch frühen Phasen unterstützen. Gründer können so Beteiligungskapital akquirieren und Aufmerksamkeit durch interessierte Unterstützer generieren. Ähnlich funktioniert das englische Crowdsourcing-Portal CrowdCube, das seinen Nutzern ermöglicht, dem StartUp ihrer Wahl beliebige Geldbeträge zu spenden und entsprechend ihres Invests Unternehmensanteile zu erhalten.

Noch umfassender soll laut EcommNews die Plattform CrowdSquare werden, die demnächst online gehen will. Hier sollen vorhandene Tools implementiert und verknüpft werden, damit die Unternehmensgründung kinderleicht wird, z.B. Investoren finden bzw. in andere StartUps investieren, Teammitglieder finden und das Team optimal zusammenstellen, Partner oder Projektmitarbeiter einbinden und gegen feste oder erfolgsabhängige Gebühr beteiligen, Pressemitteilungen aussenden, Alpha- und Beta-Tests durchführen.

Produktoptimierung durch testende Kunden

buzzer.biz macht Kunden zu Marketinghelfern und bietet Unternehmen die Möglichkeit, Produkte im Vorfeld ihrer Markteinführung durch die Community testen zu lassen. Das sorgt im besten Fall schon vor der Markteinführung für Schlagzeilen und ermöglicht es, auf konkrete Kundenwünsche rechtzeitig einzugehen und so einem Projekt von Anfang an zu Erfolg zu verhelfen.

Bei trnd erreichen Unternehmen genau die Leute, die sich für ihre Produkte interessieren, und bekommen  ein direktes Feedback, was gut ist und was sie noch verbessern sollten. Mitglieder können sich für Projekte ihrer Wahl bewerben. Werden sie in ein Projektteam aufgenommen, können sie die ausgewählten Produkte ausgiebig und in Ruhe zuhause testen, bevor sie auf den Markt kommen.

Nutzen Sie das „Aal-Prinzip“ und die kollektive Intelligenz der Massen? Haben Sie weitere Empfehlungen zu Crowdsourcing-Plattformen? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Urlaubsplanung mit Google

Urlaubsplanung im Team mit Hilfe von Google

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich Ihnen Tipps gegeben, wie Sie Ihre Urlaubsplanung mit Outlook einfacher gestalten können. Wie versprochen, verrate ich Ihnen heute, wie Sie Ihre Urlaubsplanung mit Google organisieren, denn der kostenlose Webdienst „Google Kalender“ ist ebenfalls hervorragend für die gemeinsame Urlaubsplanung mit Kollegen geeignet.

Outlook-Alternative Google Kalender

Schritt 1: Navigieren Sie zur Internetseite www.google.com/calendar?hl=de. Hier müssen Sie sich mit Ihrer Google-ID anmelden beziehungsweise registrieren. Anschließend haben Sie Zugriff auf Ihren Online-Kalender. Tipp: Sollten Sie den Kalender ausschließlich für die Urlaubsplanung der Firma nutzen wollen, erstellen Sie besser eine neue Google-ID genau für diesen Zweck.

Schritt 2: Das Anlegen von Terminen ist beim Google Kalender einfach: Klicken Sie einfach in ein Feld und ein neues, kleines Fenster wird geöffnet. Tippen Sie hier den Anlass des Termins, z.B. Urlaubsplanung, ein und klicken auf „Termin eintragen“.

Schritt 3: Nachdem der Termin nach wenigen Sekunden im Google Kalender aufgetaucht ist, editieren Sie ihn. Dazu klicken Sie auf den Termin, worauf sich ein weiteres Fenster öffnet, diesmal mit mehr Einstellungsmöglichkeiten. Geben Sie hier die Dauer Ihres Urlaubs ein, und klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 4: Nun geben Sie den Google Kalender für Ihre Kollegen frei, damit die dort ebenfalls Ihren Urlaub eintragen können. Das erledigen Sie mit Klicks auf die Einstellungen (rechts oben neben Benutzername), „Kalender Einstellungen“ und „Kalender“. Hier klicken Sie auf „Diesen Kalender freigeben“. Tippen Sie ins Feld „Person“ die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie „Person hinzufügen“. Anschließend ändern Sie die Berechtigungseinstellungen auf „Termine ändern“.  Letztlich folgt ein Klick auf „Speichern“.  Die Empfänger müssen allerdings ebenfalls ein Google-Konto haben und sich ggf. eines einrichten.

Schritt 5: Nun können sich Ihre Kollegen selbst beim Google Kalender anmelden und Ihre Urlaubsplanung eintragen sowie überprüfen, wann Sie und andere selbst Zeit für Erholung eingeplant haben.

Wichtig: Beachten Sie bei Google-Kalender den Datenschutz. Notwendig ist vor allem, zwischen „privaten“ und „öffentlichen“ Terminen zu unterscheiden. Während private Termine nur für Sie selbst im Kalender sichtbar sind, können öffentliche Einträge alle Nutzer des Kalenders sehen. Bei der Terminverwaltung sollten Sie aus diesem Grund dem Feld „Datenschutz” besondere Aufmerksamkeit schenken.  Kennzeichnen Sie die Termine, die nur Sie selbst etwas angehen immer als „privat“. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, legen Sie am besten mindestens zwei Kalender an: Einen für Ihre privaten und einen für dienstliche und andere öffentliche Termine.

 

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