Eine neue Mitarbeiterin wird von einer Kollegin begrüßt

Damit sich neue Mitarbeiter auf Anhieb im Unternehmen wohl fühlen und möglichst schnell produktiv sein können, sollte der Eingliederungsprozess gut durchdacht sein. Das sogenannte Onboarding ist eine Strategie, die dabei helfen kann.

In unserem Artikel beschäftigen wir uns mit den folgenden Fragen:

  • Was versteht man genau unter Onboarding?
  • Wer sollte am Onboarding beteiligt sein?
  • Welche Vorteile erhofft man sich?
  • Wie kann das Onboarding in der Praxis aussehen?
  • Welche Fehler sollte man als Arbeitgeber unbedingt vermeiden?
  • Spezielle Herausforderungen in Zeiten der Corona-Pandemie

Was versteht man genau unter Onboarding?

Zunächst einmal ist das Wort Onboarding eine verkürzte Version für “taking on board”, was zu deutsch “an Bord nehmen” bedeutet. Die Art und Weise der “Anbordnahme” legt den Grundstein für eine erfolgreiche Einarbeitung von Mitarbeitern.

Im Angesicht des anhaltenden Fachkräftemangels wird es immer schwieriger, Talente zu finden – und diese langfristig an sich zu binden. Wenn Unternehmen bereits beim ersten Eindruck “schwächeln”, ist das kein gutes Zeichen. Dementsprechend sollte die Personalabteilung das Onboarding professionell planen und systematisch vorbereiten.

Wer sollte am Onboarding beteiligt sein?

Da die Planung und Koordination des Onboardings primär eine Aufgabe des Personalmanagements ist, sollte es dort einen verantwortlichen Ansprechpartner geben, der bei der Begrüßung federführend ist und später regelmäßig ein Auge auf den Prozess wirft.

Neben dem neuen Mitarbeiter sind natürlich der Abteilungsleiter und eine Art Mentor beim Onboarding involviert. Der Abteilungsleiter sollte einerseits bei Fragen des neuen Mitarbeiters oder des Mentors ansprechbar sein. Andererseits ist sein Feedback für die Personalabteilung wichtig für die Evaluierung des Erfolgs der Maßnahme.

Im Idealfall handelt es sich beim Mentor um den direkten Job-Vorgänger. Der neue Mitarbeiter kann dann optimal auf seine Aufgaben vorbereitet werden. In vielen Fällen ist es sinnvoll, auch andere, an Projekten beteiligte Kollegen zu konsultieren. So fühlt sich der Neuling schneller “mittendrin, statt nur dabei”.

Arbeitet der Vorgänger nicht mehr im Unternehmen, muss dafür gesorgt werden, dass der Mentor alle relevanten Informationen bekommt, um den neuen Mitarbeiter unterweisen zu können. Das kann mitunter schwierig sein. Insbesondere, wenn die Trennung nicht freiwillig war.

Welche Vorteile erhofft man sich?

Der wesentliche Vorteil eines gelungenen Onboarding-Prozesses liegt in der Vermeidung von längeren Unterbrechungen und Fehlern bei Arbeitsabläufen, an denen der Neuling beteiligt ist. Je reibungsloser und schneller der neue Mitarbeiter eingearbeitet werden kann, desto weniger Produktivitätseinbußen gibt es.

Wenn man das Onboarding systematisch betreibt, zeigt man neuen Mitarbeitern, dass man sie wertschätzt. Diese spüren den Respekt zahlen das – zumindest in der ersten Zeit – häufig mit einer hohen Eigenmotivation und hohem Engagement zurück.

Eine schnelle Integration ins Team sorgt eher für eine Wohlfühlatmosphäre und minimiert das Konfliktpotenzial. Und fühlt sich ein Mitarbeiter wohl, verschwendet er keine Gedanken daran, ob es woanders eventuell besser sein könnte. Die Fluktuationsrate verringert sich und Expertenwissen bleibt länger im Unternehmen. Dementsprechend müssen seltener kostspielige Recruiting-Maßnahmen durchgeführt werden.

Wer als Mitarbeiter schon in der Anfangsphase ein gutes Gefühl hat, teilt seine Begeisterung häufig mit Freunden und Bekannten. Wenn sich darunter Personen befinden, die ebenfalls eine neue Herausforderung suchen, kann die kostenlose Mundpropaganda zu weiteren Mitarbeitern (und ggf. neuen Kunden) führen.

Wie kann das Onboarding in der Praxis aussehen?

Im Rahmen der Planung des Onboardings ist das 3-Phasen-Modell weit verbreitet. Die erste Phase umfasst alle organisatorischen Aufgaben vor dem ersten Arbeitstag. Die zweite Phase ist das eigentliche “Begrüßungsritual” am ersten Arbeitstag. Als dritte Phase werden die Eingliederungsbemühungen während der gesamten Probezeit bezeichnet.

Folgende Aufgaben können in der Praxis zu den jeweiligen Phasen gehören:

Vor dem ersten Arbeitstag

  • Zusendung aller wichtigen Informationen, so dass sich der neue Mitarbeiter seinerseits optimal auf seinen ersten Arbeitstag vorbereiten kann.
  • Benennung aller Beteiligten und Zuweisung der Rollen. Am wichtigsten ist es, den richtigen Mentor zu finden.
  • Einrichtung des Arbeitsplatzes, so dass der neue Mitarbeiter sofort mit seiner Arbeit loslegen könnte. Es ist ärgerlich für alle Beteiligten, wenn beispielsweise die Passwörter für Logins oder sonstige Arbeitsmittel fehlen.
  • Erstellung des Onboarding-Plans, so dass ein mögliches Chaos bereits im Vorfeld verhindert wird.

Am ersten Arbeitstag

  • Übergabe aller wichtigen Dokumente und Gegenstände, die notwendig sind, damit der Mitarbeiter seinen Job erledigen kann. Dazu gehören natürlich die Schlüssel zum Büro.
  • Rundgang und Vorstellungsrunde, damit der/die “Neue” alle Kollegen wenigstens schon einmal gesehen hat – und umgekehrt. Ein kleines Event mit der Übergabe eines kleinen Einstellungsgeschenks rundet den ersten Arbeitstag ab.
  • Feedback erfragen und signalisieren, dass der Mentor sich kümmert und für alle Fragen da ist. Der Mentor sollte die Gelegenheit nutzen und den neuen Mitarbeiter auch in die Kantine bzw. zum auswärtigen Lunch zu begleiten. So wird schneller eine persönliche Ebene erreicht.

In der Probezeit

  • Organisation von Einführungsveranstaltungen, bei denen der neue Mitarbeiter das Unternehmen besser kennenlernt – auch außerhalb seiner Abteilung.
  • Anbieten von Weiterbildungen, damit der Mitarbeiter schnell erkennt, dass er nicht “in einer Sackgasse” enden wird.
  • Veranstaltung von Team-Events nach Feierabend, so dass der Mitarbeiter in kürzester Zeit das Gefühl hat, richtig dazuzugehören. Ob Kneipentour, Abendessen oder Betriebsausflug, alle Events stärken das Teambuilding.

Welche Fehler sollte man als Arbeitgeber unbedingt vermeiden?

Als Arbeitgeber sollte man unbedingt darauf achten, dass alle beteiligten Personen regelmäßig Feedback geben bzw. bekommen. Kommunikation ist das A und O, denn die meisten neuen Mitarbeiter sind zunächst eher schüchtern. Wenn dann die Ansprechpartner sich nur ungenügend Zeit nehmen, steigt die Unsicherheit. Darunter leidet meistens auch die Produktivität.

Anders herum sollte der neue Mitarbeiter auch nicht mit Informationen “bombardiert” werden. Hier gilt es, dass der Mentor eine überschaubare Dosis verabreicht. Die Erwartungen sollten in den ersten Tagen nicht zu hoch gehängt werden.

Außerdem kann es nicht schaden, das eine oder andere Lob zu erteilen (sofern es angebracht ist). Anerkennung steigert die Zufriedenheit und reduziert die Unsicherheit.

Das Onboarding macht nur Sinn, wenn es von allen Beteiligten ernst genommen wird!

Spezielle Herausforderungen in Zeiten der Corona-Pandemie

Die ganze Welt hofft auf Impfstoffe, ein baldiges Ende der Corona-Pandemie und eine Rückkehr zu einer Normalität, die zumindest größtenteils dem Alltag in der Prä-Coronazeit ähnelt. Bis dahin gelten jedoch andere Spielregeln.

Corona erschwert die Büroarbeit allgemein, aber den Onboarding-Prozess in besonderem Maße. Wie hoffentlich aus diesem Artikel deutlich wird, hat das Onboarding sehr viel mit persönlichem Kontakt, zwischenmenschlicher Kommunikation und sozialem Interagieren zu tun. Und genau diese Faktoren lassen sich aktuell nur unter erschwerten Bedingungen umsetzen.

Unternehmen sollten jedoch weiterhin an ihrer Willkommensstrategie festhalten, sie jedoch in einigen Punkten (kreativ) anpassen. Sofern das Onboarding-Konzept schon etwas eingestaubt ist, könnte man die Zeit auch nutzen, um es grundlegend zu überarbeiten.

Sofern die meisten Teammitglieder im Home Office arbeiten, spricht nichts dagegen, den neuen Kollegen z.B. bei virtuellen Meeting näher kennenzulernen – innerhalb und außerhalb der Arbeitszeit. Auch per Video- und Telefonkonferenzen können sich Mitarbeiter, Mentor und Abteilungsleiter regelmäßig über den Prozess austauschen und sich gegenseitig Feedback geben. Auch die Teilnahme an Weiterbildungen ist möglich, zur Zeit jedoch überwiegend digital.

Und die spannenden Teambuilding-Events können ja auch schon jetzt geplant werden. Zwar sollte man noch keinen exakten Termin festlegen, aber von Planungstermin zu Planungstermin steigt die Vorfreude … Eine Idee für ein Fest haben wir schon: Die “Corona ist überstanden”-Party!

Urheber des Titelbildes: fizkes/ 123RF Standard-Bild