René Battmer16 Comments

Warum halten Drucker im Büro häufig länger als zuhause?

Ob im privaten Haushalt oder in der Firma – Drucker gehören zur technischen Grundausstattung. Aber warum gehen sie zu Hause so schnell kaputt? Obwohl sie dort doch viel weniger genutzt werden als Drucker im Büro? Hier die überraschend simple Antwort und Infos, welche Modelle sich für die verschiedenen Einsatzbereiche eignen.

 

Wieso halten Drucker im Büro oftmals länger?

Wird ein Drucker nicht regelmäßig benutzt, kann dies schnell zu einer eingeschränkten Funktionalität führen. Dies gilt zumindest für gewöhnliche Tintenstrahldrucker: So geht der unregelmäßige Gebrauch häufig mit verkrusteten Druckköpfen und eingetrockneten Patronen einher.

Drucker im Büro werden meistens täglich benutzt, sodass die Geräte dauerhaft funktionsfähig bleiben. Im privaten Haushalt kann es hingegen zu tage- oder sogar wochenlangen Betriebspausen kommen. Dadurch erhöht sich das Risiko für die genannten Störungen und Defekte.

 

Kleiner Laserdrucker als Alternative zum Tintendrucker

Um dem Problem verstopfter und ausgetrockneter Druckköpfe entgegenzuwirken, empfiehlt sich für Wenigdrucker – also für die meisten Privathaushalte – ein kompakter Laserdrucker.

Die zugehörigen Modelle sind perfekte Alternativen zu den Tintendruckern und überzeugen mit einer langen Lebensdauer. Früher waren Laserdrucker deutlich teurer als Tintenstrahldrucker- eher geeignet, um als Standard-Drucker im Büro zu fungieren. Doch mittlerweile haben sich die Anschaffungspreise von Laser- und Tintengeräten nahezu angeglichen.

Für Privathaushalte sind diese Geräte optimal, da die Funktionalität selbst bei wochenlangen Stillstandszeiten gewährleistet bleibt. Im Idealfall entscheiden Sie sich für eine Ausführung, die den getrennten Austausch von Bildtrommel und Tonerkartusche ermöglicht.

 

Tipps für Drucker im Büro

Für den beruflichen Einsatz kommen verschiedene Druckertypen in Frage: Falls Sie zum Beispiel selbstständig sind und täglich eine Vielzahl bürokratischer Vorgänge abwickeln müssen, ist ein Multifunktionsgerät die perfekte Wahl.

Früher wurden meist Lasergeräte bevorzugt – aufgrund des günstigeren Druckpreises pro Blatt. Doch mittlerweile sind für Tintendrucker preiswerte Nachfüllpatronen im Literformat erhältlich, weshalb diese Drucker auch im Büro immer mehr Verbreitung finden. Mit Faxfunktion, Scanner und weiteren Features zeichnen sich diese Modelle durch eine umfassende Ausstattung aus. Für den Einsatz in einem Firmenbüro muss zudem auf eine besonders hohe Papierkapazität geachtet werden.

Sie möchten den Drucker im Büro für vorbedruckte Firmenpapiere verwenden? Dann sollte der Drucker über zwei separate Papierkassetten verfügen, um jederzeit zwischen Normalpapier und Firmenpapier wählen zu können.

Ergänzend ist auf ein unkompliziertes Bedienfeld zu achten, sodass der Drucker im Büro auch ohne Verbindung zu einem PC oder Laptop genutzt werden kann.

 

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Carsten Voeller16 Comments

Die besten Apps (Teil1) …für Ärzte und Mediziner

Fast jeder US-Arzt nutzt Studien zufolge sein Smartphone für berufliche Zwecke. Aber auch in Deutschland können Mediziner von speziellen Apps für Ärzte profitieren und ihren Patienten durch innovative Anwendungen einen zusätzlichen Service anbieten. Das Angebot beinhaltet zum Beispiel Apps zur Vermeidung von Behandlungsfehlern sowie Programme für die vereinfachte Terminverwaltung.

Checkme! Klinikstandards

Vor Behandlungsfehlern fürchten sich sowohl Patienten als auch Ärzte. Mit der „Checkme! Klinikstandards“ (für Android und iOS) lässt sich das Risiko für fachliche Fehler minimieren: So umfasst diese App konkrete Handlungshinweise für verschiedenste Symptome und Indikationen. Aufgrund der alphabetischen Sortierung lassen sich die gesuchten Informationen ohne großen Zeitaufwand abrufen. „Checkme! Klinikstandards“ beinhaltet unter anderem Handlungshinweise für die Bereiche Notfallmedizin, Gynäkologie und Chirurgie.

SABiDU Praxis App

Das Terminmanagement nimmt im Praxisalltag oft viel Zeit in Anspruch. Mit der „SABiDU Praxis App“ (für Android, iOS und Windows) können die Patienten automatisiert über Termine oder eventuell notwendige Verschiebungen informiert werden. Ergänzend können Ärzte auf diesem Weg Ihre Urlaubszeiten und andere wichtige Informationen kommunizieren, was den vielseitigen Einsatzbereich der App unterstreicht. Weil keine zusätzliche Hardware benötigt wird, zeichnet sich das Programm durch eine unkomplizierte Einrichtung aus. Für die Nutzung der „SABiDU Praxis App“ müssen Ärzte und Mediziner einmalig rund 300 Euro investieren. Hinzu kommen monatliche Gebühren von etwa 10 Euro, die sich durch den minimierten bürokratischen Aufwand aber zweifelsfrei rentieren.

Ärzte Zeitung digital

Für Ärzte und Mediziner ist es von großer Bedeutung, immer auf dem neusten Stand zu sein. Mit der App „Ärzte Zeitung digital“ (für Android und iOS) bleiben sie auf dem Laufenden und erhalten aktuelle Informationen aus den Bereichen Gesundheitspolitik und Medizin. Diese App für Ärzte ist kostenlos nutzbar.

Mein Kinder- und Jugendarzt

Mit der App „Mein Kinder- und Jugendarzt“ (für Android und iOS), entwickelt von der Monks – Ärzte im Netz GmbH, können Eltern und Jugendliche automatisch an bevorstehende Impfungen oder andere Termine erinnert werden. Ergänzend umfasst dieses Programm einen vielfältigen Servicebereich mit Informationen rund um das Thema Kinder- und Jugendgesundheit. Ärzte, die diese App nutzen, können die Kommunikation mit Ihren Patienten verbessern und sich ein positives Image als moderner Kinderarzt aufbauen.

Esanum-Netzwerk

Der fachbezogene Austausch mit anderen Ärzten und Medizinern ist von großer Wichtigkeit. Mit den zahlreichen mobilen Mediziner-Angeboten der erfolgreichen Ärzte-Plattform „Esanum“ (hierzulande rund 73.000 Mitglieder) können sie mit Kollegen kommunizieren und sich über unterschiedlichste Themen austauschen. Auch bei der Suche nach einem Partner für die Praxis kann die Ärzte-Plattform als nützliches Hilfsmittel dienen. Das zugehörige Netzwerk verbindet Ärzte aus ganz Deutschland miteinander, sodass sich für verschiedenste Fachbereiche geeignete Kontakte finden. Zudem lassen sich mit „Esanum“ Fachkonferenzen und andere Veranstaltungen organisieren – in Kooperation mit dem IT-Unternehmen Globit werden zahlreiche Apps für iOS und Android entwickelt.

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Kathrin Mannier9 Comments

Entsorgung im Büro (Teil 1): Glühbirnen – das korrekte Recycling von Lampen und Leuchten

Eine helle Beleuchtung und eine flexibel einstellbare Platzbeleuchtung – beides ist im Büro unverzichtbar. Um die zugehörigen Lampen und Glühbirnen fachgerecht zu entsorgen, gilt es das Elektro- und Elektronikgesetz (ElektroG) zu beachten. Das ElektroG ist im Jahre 2006 in Kraft getreten und basiert auf den Vorgaben der EU. Dabei geht es unter anderem um die Unterscheidung verschiedener Lampentypen und die Bedeutung des Alters der jeweiligen Produkte.

 

Alte Glühbirnen entsorgen – worum geht’s?

Glühbirnen entsorgen, aber umweltfreundlich: Lampen enthalten häufig Quecksilber und andere Stoffe, die nicht über den normalen Restmüll entsorgt werden dürfen. Deshalb sind die Hersteller zur Rücknahme der Altlampen verpflichtet. In Deutschland übernimmt die Lightcycle Retourlogistik und Service GmbH die Organisation der Entsorgung.

Laut aktueller Rechtslage müssen folgende Lampentypen von gewerblichen und privaten Nutzern gesondert entsorgt werden:

  • Kompaktleuchtstofflampen
  • Entladungslampen
  • Natriumdampflampen bzw. Natriumdampf-Niederdrucklampen
  • Stabförmige Leuchtstofflampen

Für die illegale Entsorgung Glühbirnen fallen saftige Bußgelder an.

 

Was bei der Entsorgung von Leuchten beachtet werden muss

Nicht nur die Lampen müssen ordnungsgemäß entsorgt werden, sondern auch ausgediente Leuchten: Laut Elektro- und Elektronikgesetz sind alle technischen Leuchten aus den Bereichen Handel, Industrie, Verwaltung und Gewerbe vom Nutzer selbst zu entsorgen. Dies gilt allerdings nur für Modelle, die vor März 2006 gekauft worden sind. Alle neueren Leuchten können Sie kostenlos bei speziellen Sammelstellen für Altlampen abgeben.

Zur Orientierung sind die neueren Ausführungen mit einem durchgestrichenen Mülleimer-Symbol gekennzeichnet, sodass Sie schnell erkennen können, ob Sie Ihre Leuchten selbst entsorgen müssen.

 

Im Hausmüll Glühbirnen entsorgen?

Das korrekte Entsorgen von Lampen und Leuchten leistet einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz. Einige Lampen sind allerdings nicht für das Recycling vorgesehen: Dazu zählen sowohl die klassischen Glühlampen als auch Halogenlampen. Falls Sie noch Fragen zum Thema Glühbirnen entsorgen haben, kann ein Besuch auf dieser Lifecycle-Seite helfen.

 

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Kathrin Mannier

Büro-Planung (Teil 2): Welche Tücken hat die Büro-Suche?

Sowohl für große Firmen als auch für Kleinunternehmer sind geeignete Büroräumlichkeiten von großer Bedeutung. Wenn Sie ein Büro suchen, gilt es allerdings, eine ganze Reihe von wichtigen Tipps zu beherzigen, um passende Objekte finden zu können – der individuelle Flächenbedarf und die Lage sind nur zwei Kriterien.

 

Der langfristige Flächenbedarf als Ausgangspunkt der Bürosuche

Die Größe ist einer der entscheidenden Faktoren für die Bürosuche: Im Idealfall berücksichtigen Sie dabei auch Ihre mittel- und langfristige Planung. Falls Sie zum Beispiel in den nächsten Jahren Ihr Team erweitern möchten, sollten die Büroflächen entsprechende Kapazitäten bieten. So lassen sich Arbeitspausen durch weitere Umzüge in naher Zukunft verhindern.

 

Achten Sie auf die richtige Lage

Sie wollen in Ihrem neuen Büro regelmäßig Kunden und Geschäftspartner empfangen? Dann empfiehlt sich ein Objekt in unmittelbarer Nähe zur Innenstadt zu mieten. Wenn Sie hingegen nur selten persönlichen Kundenkontakt haben, können Sie Kosten sparen und ein weniger zentral gelegenes Büro beziehen.

 

Der Aspekt Verpflegung

Für die Verpflegung während der Arbeitstage sollten Büros mit einer Küche ausgestattet sein. Wenn Ihre Mitarbeiter und Sie lieber außer Haus speisen: auf die umliegenden Gastronomie-Angebote achten.

Logistische Überlegungen

Wer vom Büro aus Waren verschickt und empfängt, muss die zugehörige Logistik bedenken: Im Optimalfall befindet sich vor dem Objekt ein großzügiger Parkplatz, der ausreichend Platz für Transportfahrzeuge bietet.

 

Günstige Alternativen zum klassischen Mietverhältnis nutzen

Damit die Miete für das neue Büro nicht das finanzielle Budget übersteigt, bedarf es einer umfassenden Kalkulation: Für junge Unternehmer und Startups ohne festen Kundenstamm bieten sich zum Einstieg Bürogemeinschaften oder Coworking-Spaces als preisgünstige Alternativen an. Da hier Heizung, Strom und Internet gemeinsam bezahlt werden, reduzieren sich die Nebenkosten erheblich. Wenn Sie alle aufgeführten Hinweise befolgen, steht der erfolgreichen Buerosuche nichts mehr im Wege!

 

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René Battmer

Internetsucht: So erkennen Sie erste Anzeichen

Das Internet ist das mit Abstand wichtigste Medium im digitalen Zeitalter – die Internetsucht gehört zu den Schattenseiten dieser Entwicklung: Laut der bislang größten Onlinesucht-Studie vom Bundesministerium für Gesundheit ist 1 Prozent der 14- bis 64-Jährigen in Deutschland internetabhängig. Weitere 4,6 Prozent gelten als problematische Internetnutzer. Demnach gibt es hierzulande mehr Internetsüchtige als Glücksspielabhängige.

Logisch, dass auch die Arbeitswelt von der Problematik betroffen ist: Im Berufsleben führt die Internetsucht zu weniger Produktivität und schlechteren Arbeitsergebnissen.

Aber welche Anzeichen deuten darauf hin, dass ein Angestellter, ein Kollege oder sogar Sie selbst gefährdet oder schon internetsüchtig sind?

 

Internetsucht-Anzeichen 1: Die Gedanken kreisen nur noch um das Internet

Die wichtigsten Gesprächsthemen sind Computerspiele und soziale Netzwerke? Erscheint diese Fokussierung auf das Internet extrem und unnatürlich, kann ein Anzeichen für eine Sucht darstellen.

 

Internetsucht-Anzeichen 2: Regelmäßig ertappt werden

Sie betreten den Raum und der Arbeitskollege klickt hektisch mit der Maus? Durch dieses Verhalten könnte sich die Angst zeigen, ertappt zu werden. Womöglich hat er ein Browserfenster geschlossen oder ein Onlinespiel beendet. Tipp: Wenn Sie derartige Reaktionen regelmäßig beobachten, sprechen Sie Ihre Beobachtungen offen und ehrlich an.

 

Internetsucht–Anzeichen 3: Ein verlangsamtes Arbeitstempo

Wenn die gleichen Arbeitsschritte plötzlich wesentlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, kann dies an einer Onlinesucht liegen. Weil die Betroffenen oft abschweifen und auf unterschiedlichsten Websites surfen, reduziert sich die Konzentrationsspanne dramatisch.

 

Internetsucht–Anzeichen 4: Berufliches Engagement lässt nach

Am Arbeitsplatz ist ein erstes Indiz für Internetsucht ein plötzlich gesunkenes Engagement bei der Erfüllung beruflicher Aufgaben. Wer sich nicht mehr aktiv einbringt, könnte unter den lähmenden Auswirkungen der Computersucht leiden.

 

Internetsucht-Anzeichen 5: Müdigkeit und Fehltage

Müdigkeit und eine ansteigende Anzahl von Fehltagen können viele Gründe haben. Hinter diesen Symptomen kann auch eine Internetsucht stecken. Denn Betroffenen kommen häufig schlecht zur Ruhe und schlafen wenig. Einige Internetsüchtige surfen die ganze Nacht durch, was zu Übermüdung und einer stark eingeschränkten Leistungsfähigkeit führt.

 

Bei Internetabhängigkeit Hilfe anbieten und gegebenenfalls Experten hinzuziehen

Es gibt zahlreiche Anzeichen, die für eine Internetsucht oder zumindest problematische, ungesunde Internetnutzung sprechen. Als Personalverantwortlicher, aber auch als besorgter Arbeitskollege, sollten Sie bei begründetem Verdacht umgehend das persönliche Gespräch suchen, um Betroffene unterstützen zu können.

Hilfe leistet zum Beispiel der Internetsuchthilfe e. V. – zum Angebot gehört auch eine kostenlose anonyme telefonische Erstberatung für Betroffene und ihre Angehörigen.

 

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Carsten Voeller

Slack im Büro (Teil 2): Mit diesen Tricks holen Sie mehr aus dem Büro-Messenger raus

Die Messenger-App Slack ermöglicht eine unkomplizierte Kommunikation und eine vereinfachte Arbeitsorganisation. Einige praktische Funktionen übersieht man allerdings leicht: Ob eine automatisierte Korrektur von Rechtschreibfehlern oder die Verwendung des praktischen Slackbots – mit diesen sechs Slack-Tricks lässt sich diese Software noch komfortabler bedienen und effektiver für den Arbeitsalltag nutzen.

 

Slack-Trick 1: Die Einrichtung von Gruppenchats für den optimierten Austausch

Wer außerhalb der Standard-Kanäle kommunizieren möchte, kann zusätzliche Gruppenchats erstellen. Zu diesem Zweck muss nur das „+“-Symbol neben der Schaltfläche „Direct Messages“ angeklickt werden. In dem individuell zusammengestellten Chat können sich zum Beispiel kleine Arbeitsgruppen über einzelne Projekte austauschen.

 

Slack-Trick 2: Die nachträgliche Korrektur Ihrer Nachrichten

Rechtschreibfehler können bei Slack auch im Nachhinein korrigiert werden: Beim Überfahren mit dem Cursor wird bei jedem Text ein Menü mit der Option „Edit Message“ angezeigt. Eine fehlerhafte Rechtschreibung oder ein inkorrekter Satzbau hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck, sodass Sie dieses Feature unbedingt nutzen sollten.

 

Slack-Trick 3: Bedeutsame Nachrichten sichern

Damit besonders wichtige Informationen nicht verloren gehen, können einzelne Nachrichten favorisiert werden. Um eine Message als Favorit abzuspeichern, müssen Sie lediglich auf das Sternsymbol am oberen Bildschirmrand klicken.

 

Slack-Tipp 4: Wie Sie mehr Aufmerksamkeit erzeugen können

Wenn Sie eine wichtige Nachricht verfassen, bietet sich die Hervorhebung einzelner Wörter an. Durch die Umrahmung mit *Sternen* führt Slack automatisch eine Markierung durch und die zugehörige Passage erscheint gefettet.

 

Slack-Trick 5: Reduzieren Sie eingehende Nachrichten auf das Wesentliche

Häufig werden die Kanäle bei Slack mit Videos und Fotos geflutet. Wenn Sie diesen Strom eindämmen möchten, können Sie unter „Preferences“ die Option „Media & Links“ auswählen. Hier können Sie individuell filtern, welche Medien angezeigt werden sollen und welche nicht.

 

Slack-Tipp 6: Fragen automatisch beantworten lassen

Die Beantwortung ständig wiederkehrender Fragen nach Abgabefristen oder Meetingterminen kostet unnötig viel Zeit. Durch den sogenannten Slackbot können vordefinierte Antworten gespeichert werden und es bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft.

 

Bildquelle: © Slack Technologies

Kathrin Mannier

Foldback-Clips kreativ nutzen – 11 geniale Lifehacks

Foldback-Clips sind ohne Zweifel äußerst praktische Hilfsmittel für das Zusammenheften von Papierseiten. Diese Klammern eignen sich aber nicht nur für die Dokumentenorganisation im Büro, sondern bieten noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten. So sorgen die Foldback-Klammern zum Beispiel für mehr Übersicht auf dem Schreibtisch und mehr Ordnung in der Büroküche – hier 11 weitere Bastel-Ideen.

 

Wie Sie mit Foldback-Clips Poster an die Wand bringen

Mit Foldback-Klammern können Sie Bilder, Poster und Dokumente aufhängen – und zwar ohne das Risiko, sie durch Reißzwecken oder Klebestreifen zu beschädigen. Zu diesem Zweck wird in der Mitte des jeweiligen Papiers ein Foldback-Clip befestigt (bei großformatigen Postern jeweils einer an der linken und rechten oberen Ecke), sodass sich das Bild bequem auf ein oder zwei Nägeln aufhängen lässt.

 

Foldback-Clips als Wäscheklammern

Auch in der Büroküche fungieren die Foldback-Clips als nützliche Helfer: So können Sie mit den Klammern zum Beispiel nasse Putzlappen oder Schwämme zum Trocknen aufhängen.

 

Wie Foldback-Klammern zur Handyhalterung werden

Befestigt an den Seiten einer robusten Pappe wird aus zwei Foldback-Clips ein funktionaler Handyständer. Abhängig von der Größe des jeweiligen Handys muss der Abstand zwischen den beiden Klammern entsprechend angepasst werden.

 

Schützen Sie Ihre Kleidung

Weite Hosen werden beim Fahrradfahren schnell dreckig. Mit den Foldback-Clips lassen sich die Hosenbeine ohne großen Aufwand enger machen, sodass Berührungen mit der Kette verhindert werden. Auf dem Weg ins Büro oder zu einem Geschäftsessen lässt sich somit ein makelloses Auftreten sicherstellen.

 

Wie Sie mit den Foldback-Klammern Ihre Tastatur reparieren können

Bei Ihrer PC-Tastatur ist einer der Aufsteller abgebrochen? Mit den Flügeln der Foldback-Clips haben Sie die passenden Ersatzteile jederzeit parat: Setzen Sie die Klammer einfach in die entsprechende Vorrichtung unterhalb der Tastatur ein und schon ist die Aufstellfunktion wieder nutzbar.

 

Die Foldback-Clips als Fotoaufsteller

Sie wollen Ihren Schreibtisch mit einem Foto dekorieren, aber haben keinen passenden Rahmen zur Hand? Dann klemmen Sie einfach zwei Foldback-Clips an die Fotounterseite – deren Metallclips dienen nun als Füße, und das eingeklemmte Foto lässt sich auf allen ebenen Flächen aufstellen. Tipp: Dies wirkt besonders dekorativ, wenn Clips in bunten Farben verwendet werden.

 

Foldback-Clip als Portemonnaie-Ersatz

Nicht in jede Hosentasche passt ein Portemonnaie. Ein Foldback-Clip als praktische Geldklammer ist da die passende Alternative und ermöglicht das gesammelte Mitführen mehrerer Geldscheine.

 

Verbesserte Übersicht und Struktur auf dem Schreibtisch

Sie möchten Ablagen oder anderes Büroaccessoire individuell beschriften – wollen oder dürfen Einrichtung und Arbeitsmaterial aber nicht mit Aufklebern versehen oder mit einem Stift bekritzeln? Dann fixieren Sie einfach an jeder einzelnen Ablage einen Foldback-Clip und bekleben Sie diesen mit einem weißen Sticker. Mit einer passenden Sticker-Beschriftung tragen die Klammern auf diesem Wege zu einer verbesserten Ordnung bei.

 

Socken per Foldback-Clips paarweise aufbewahren

Foldback-Clips sind die ideale Lösung für die Aufbewahrung von Socken: Entsprechend geklammert bleiben immer alle Paare zusammen, sodass Sie morgens nicht mehr nach einzelnen Socken suchen müssen.

 

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René Battmer

Büroplanung (Teil 1): Die Bürosuche – Direktmiete oder Coworking-Arbeitsplatz?

Die Auswahl eines geeigneten Büros ist ein wichtiger Teilschritt bei der Gründung eines Unternehmens. Dabei fällt die Entscheidung oft zwischen der klassischen Direktmiete und einem Coworking-Arbeitsplatz. Welche Variante die beste Lösung darstellt, hängt unter anderem von der Größe des Start-ups und dem zur Verfügung stehenden Budget ab.

 

Coworking-Arbeitsplatz: Flexible Arbeitsgemeinschaft für Selbstständige

Ein Coworking-Arbeitsplatz zeichnet sich durch eine ganze Reihe von Vorteilen aus:

  • Die Büroflächen können kurzfristig und ohne großen bürokratischen Aufwand gemietet werden.
  • Wenn es schnell gehen soll, sind Coworking-Spaces somit die perfekten Lösungen.
  • Sie profitieren womöglich von einem kreativen Austausch mit anderen Unternehmern, die ebenfalls in den Räumlichkeiten arbeiten. Das kann nützliche Synergien für die tägliche Arbeit mit sich bringen. Wer als Selbstständiger einen Coworking-Arbeitsplatz mietet, muss trotz der Arbeit in Eigenregie nicht auf das Gemeinschaftsgefühl verzichten.
  • Ein Coworking-Arbeitsplatz punktet mit Flexibilität: Die Vertragslaufzeiten können variabel gestaltet werden – in der Regel sind die Büroflächen monatlich kündbar.
  • Weil die meisten Coworking-Spaces vollständig ausgestattet sind, entfallen auch die Kosten für Büromöbel.
  • Zur Ausstattung von Coworking-Büros gehören aber nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Gemeinschaftsküchen. Die entsprechenden Räume dienen der unkomplizierten Verpflegung während des Arbeitstags und regen zum Austausch an.

 

Direktmiete eines Büros: Für Unternehmer mit Planungssicherheit

Im direkten Vergleich mit einem Coworking-Arbeitsplatz ist die Direktmiete auf den Quadratmeter gerechnet womöglich günstiger, da keine zusätzlichen Serviceleistungen wie die Bereitstellung von technischem Equipment bezahlt werden müssen.

Da sowohl die Möblierung als auch die Technikausstattung selbst finanziert werden muss, relativiert sich dieser Vorteil aber schnell. Außerdem kommt die Direktmiete nur dann in Frage, wenn eine langfristige Lösung gesucht wird: Mindestvertragslaufzeiten von drei Jahren sind keine Seltenheit.

Darüber hinaus fordern Vermieter von Jungunternehmern umfassende Absicherungen, die das Risiko einer möglichen Zahlungsunfähigkeit auf ein Minimum reduzieren. Weil Start-ups nur selten hohen Bonitätsansprüchen gerecht werden können, eignet sich die Direktmiete deshalb eher für Unternehmen mit entsprechender Planungssicherheit.

Coworking-Arbeitsplatz und Direktmiete: Welche Lage – und welches Budget?

Bevor Sie sich auf die Suche nach geeigneten Räumlichkeiten machen, gilt es die wichtigsten Kriterien zu benennen:

  • Dazu zählt zum Beispiel die Lage des Büros: Falls regelmäßig Kunden empfangen werden, ist womöglich ein repräsentatives Gebäude mit guter Anbindung zur Innenstadt von Vorteil.
  • Zusätzlich sollte von Beginn an ein fixes Budget definiert werden, das bei der Suche nach einem Büro als Orientierung dient. Hinweis: Das sogenannte Bestellerprinzip hat bei Gewerbeimmobilien keine Gültigkeit – ob der Vermieter oder der künftige Mieter eine Maklerprovision zahlt, hängt von der jeweiligen Immobilie und den Absprachen mit dem Makler ab.
  • Je nach Größe des Unternehmens können weitere Kriterien von Bedeutung sein: Wie sieht es mit Lunch-Optionen für die Angestellten aus? Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten für Kunden und Lieferanten?
  • Im Idealfall wird ein Hauptansprechpartner bestimmt, der sich um die Bürosuche kümmert, Gespräche führt und entsprechende Termine vereinbart.

Fazit: Die Auswahl einer optimalen Bürofläche umfasst viele kleine Teilschritte. Ob die klassische Direktmiete oder ein flexibler Coworking-Arbeitsplatz die richtige Wahl ist, kommt auf die Ausgangssituation und Anforderungen des jeweiligen Klein-Unternehmens an.

 

 

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Kathrin Mannier

Briefpapier, Textstempel und Co. mit eigenem Logo gestalten

Für Unternehmen sind sie nicht wegzudenken: individuelle Büroprodukte wie Schreibblöcke, Briefumschläge oder Briefpapier, auf denen das Firmenlogo und die hauseigene Adresse platziert sind. Gerade in der externen Kommunikation mit Geschäftspartnern und Kunden unterstützen individualisierte Produkte die professionelle Außenwirkung.

Wer keine Kapazitäten und einfach auch keine Muße hat, die Produkte inhouse zu produzieren, kann einen professionellen Anbieter nutzen.

 

So geht’s: Beispiel Textstempel

Textstempel gehören zu den Klassikern und eigentlich in jedes Büro, denn mit ihrer Hilfe kann man schnell und einfach das Firmen-Logo auf Verträgen, Rechnungen oder ausgehender Post platzieren.

Bei OTTO Office gestalten Sie Ihren Firmenstempel wie folgt:

  1. Zunächst sollten Sie überlegen, was Sie auf Ihrem Stempel stehen haben möchten und wieviel Zeilen Sie benötigen. Soll Ihr Stempel das Firmenlogo, den Firmennamen, den Bereich, die Straße mit Hausnummer, die Postleitzahl und den Ort sowie die eigene URL enthalten, benötigen Sie in der Regel fünf Textzeilen.
  1. Wählen Sie nun die Stempel-Art: Sie haben die Wahl zwischen Holzstempel, einem Selbstfärbestempel und einem Bürostempel.

holzstempel

Für den Holzstempel benötigt man ein separates Stempelkissen und ggf. einen Stempelträger. Finanziell wäre diese Anschaffung preiswerter und ökologischer als die eines Selbstfärbestempels aus Kunststoff, man benötigt jedoch die erwähnten Einzelteile.

 

 

buerostempelDer Bürostempel aus Metall ist teurer als ein Selbstfärbestempel. Auch er ist selbstfärbend, aber für den intensiven täglichen Gebrauch konstruiert.

 

 

 

 

selbstfaerbestempelWährend die beiden vorgenannten Stempel eine größere Textplatte mit bis zu sieben Textzeilen bieten, kann man beim Selbstfärbestempel sechs Zeilen individualisieren. Er eignet sich für eine regelmäßige Nutzung.

 

 

 

  1. Gehen Sie auf der Produktdetailseite des Stempels nun auf „Jetzt gestalten“ und starten Sie somit den Editor. Sie können die Textplatte entweder anhand einer Vorlage oder direkt ohne Vorlage gestalten.

stempel_1

  1. Fügen Sie den gewünschten Text ein, wählen Sie Schriftgröße und Schriftart.

stempel_2

  1. Über den Reiter „Grafik“ können Sie nun auch Ihr Firmenlogo einbinden.
  1. Legen Sie den Stempel in den Warenkorb und bestellen Sie – fertig! Innerhalb von ca. 3 Tagen ist Ihr persönlicher Firmenstempel bei Ihnen.

Ähnlich funktioniert es natürlich auch mit anderen indivdualisierbaren Produkten. OTTO Office bietet die Möglichkeit, auch folgende Produkte zu gestalten:

  • Visitenkarten
  • Schreibblöcke
  • Packbänder
  • Briefpapier
  • Briefumschläge
  • Versandtaschen
  • Präsentationsmappen
  • Haftnotizen
  • Gastro-Artikel
  • Lebensmittel

 

Viel Spass beim Gestalten!

Carsten Voeller

Slack im Büro (Teil 1): Messenger auf dem Vormarsch

Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens beeinflusst den wirtschaftlichen Erfolg maßgeblich. Zu den praktischsten Tools zählt dabei die erfolgreiche Kommunikations-App Slack. Das Chat-Programm wird in immer mehr Büros eingesetzt – mittlerweile kommt es täglich auf 2,7 Millionen aktive Nutzer. Welche konkreten Vorteile haben den Slack-Hype ausgelöst?

Welche Vorteile bietet Slack im Büro-Alltag?

Bei Slack handelt es sich um einen webbasierten Messenger, der seit dem Jahr 2013 erhältlich ist. Das Programm wurde speziell für die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen konzipiert und ist mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel.

Die wichtigsten Vorteile von Slack im Büro-Alltag im Überblick:

  • Slack unterstützt unter anderem Android, iOS und Windows, sodass Slack auf unterschiedlichsten Geräten genutzt werden kann.
  • Mit Slack können die User Nachrichten schicken und individuelle Gruppenchats erstellen.
  • Im Gegensatz zu gewöhnlichen Messengern beschränkt sich der Funktionsumfang nicht nur auf den Austausch von Textnachrichten und Fotos – Slack ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team, was die Bedeutung für den beruflichen Einsatz unterstreicht.
  • Nutzer können eine ganze Reihe von unterschiedlichen Online-Diensten verwenden: Slack erlaubt beispielsweise die Integration und Bearbeitung von Dropbox-Dokumenten. Auch Dateien aus der Cloud Google Drive und vom Anbieter GitHub lassen sich in die App importieren.

Was kann Slack im Büro noch?

Neben der Einbindung externer Webdienste punktet Slack im Büro mit Flexibilität: So lässt sich einstellen, wann genau Teammitglieder neue Anweisungen erhalten sollen. Die zugehörigen Push-Nachrichten werden schrittweise gesammelt und den beteiligten Mitarbeitern anschließend gebündelt übermittelt.

Außerdem lassen sich öffentliche Chat-Channels einrichten, denen alle Angestellten des jeweiligen Unternehmens beitreten können. Diese Option fördert beispielsweise den Austausch von Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Dank der sogenannten „Do Not Disturb-Funktion“ können einzelne Chats ohne großen Aufwand stumm geschaltet werden, um sich auf die aktuell wichtigsten Unterhaltungen zu konzentrieren.

Die kostenpflichtige Variante von Slack bietet zusätzliche Features für die Kommunikation mit Geschäftspartnern: So können beispielsweise externe Dienstleister in Gruppenchats eingeladen werden, was die Abwicklung von Bestellungen oder andere Absprachen vereinfacht.

Dem Nutzer stehen zahlreiche Apps zur Auswahl, mit denen sich Slack Schritt für Schritt individuell gestalten lässt. Slack informiert dann zum Beispiel über neue Kundenbewertungen in sozialen Medien wie Facebook und Twitter.

Slack: WhatsApp fürs Büro

Slack ist das WhatsApp für Unternehmen: Die Benutzeroberfläche ist sinnvoll strukturiert und ermöglicht eine intuitive Bedienung. Es bedarf keiner langen Planung, um Slack in den Büro-Alltag zu integrieren.

Im Vergleich zu vielen anderen Programmen handelt es sich bei Slack um eine „Software as a Service“. Das bedeutet, dass keine Lizenz erworben werden muss, um die Funktionen des Programms nutzen zu können.

Für kleinere Unternehmen reicht die kostenfreie Version mit maximal fünf Integrationen externer Webdienste aus. Die kostenpflichtige Variante für rund sieben Dollar monatlich beinhaltet hingegen unlimitierte Suchanfragen sowie einige weitere Features für mehr Nutzungskomfort.

Insgesamt gesehen ist Slack nicht nur als reiner Messenger für die Kommunikation, sondern vielmehr als funktionales Büromanagementsystem zu verstehen.

Für Unternehmen, die mit sensiblen Daten kommunizieren, könnte allerdings die Datensicherheit problematisch werden: Der US-Anbieter Slack Technologies bietet bislang keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nutzer können die Daten nicht auf eigenen Servern speichern. Technisch lässt sich also nicht ausschließen, dass Daten von Slack oder Dritten eingesehen werden können.

Bildquelle: © Style-Photography – Fotolia.com

Carsten Voeller5 Comments

Google Fotos-Tricks: So nutzen Sie unendlich Speicherplatz, Editor und Suche

In der digitalen Arbeitswelt ist die professionelle Fotobearbeitung und -Archivierung von zentraler Bedeutung. Die Anwendung Google Fotos (kostenlos für PC, Android und iOS)ist dabei ein hilfreiches Tool und zeichnet sich durch eine ganze Reihe von praktischen Funktionen aus. Wir zeigen Ihnen die besten Tipps und Tricks, mit denen Sie die App optimal nutzen können.

 

Wie Sie von unbegrenztem Google-Fotos-Speicherplatz profitieren können

Für die Archivierung umfangreicher Sammlungen von Fotos und Videos wird viel Speicherplatz benötigt.

Mit einem simplen Trick müssen Sie nicht mehr Ihre eigene Festplatte beanspruchen und können sämtliche Dateien online bei Google Fotos abspeichern:

  • Zu diesem Zweck tippen Sie einfach auf das Menü-Symbol am oberen Bildschirmrand und wählen „Einstellungen“ aus.
  • Hier gehen Sie nun auf die Option „Sichern und synchronisieren“, um die Uploadgröße Ihrer Dateien individuell anzupassen.
  • Hier wählen Sie die Einstellung „Hohe Qualität“, sodass sämtliche Bilder auf 16 Megapixel herunterskaliert werden (das ist zwar nicht 4k, aber immer noch hochauflösend und für Ausdrucke in Poster-Formaten ausreichend).
  • Sobald Sie diese Anpassung vorgenommen haben, erhalten Sie unbegrenzten Speicherplatz.

 

Google Fotos schneller finden

Der intelligente Algorithmus der App unterteilt alle gespeicherten Dateien in verschiedene Kategorien. Demzufolge müssen Sie nie lange nach einzelnen Bildern suchen, wenn Sie die zugehörigen Funktionen nutzen:

  • Hierzu wählen Sie die Lupe rechts unten aus und sofort werden Ihnen unterschiedliche Kategorien angezeigt.
  • Alternativ können Sie auch nach individuellen Begriffen wie „Tiere“ oder „Pflanzen“ suchen, um ein spezielles Bild schnell zu finden.

 

Wie Sie Ihre Fotos individuell anpassen können

Sie sind mit Ihren Aufnahmen nicht zufrieden? Die Google-Fotos-App stellt Ihnen eine Reihe unterschiedlicher Optionen für die Bearbeitung zur Verfügung:

Dazu gehören zum Beispiel spezielle Filter und Werkzeuge zum Zuschneiden.

  • Darüber hinaus lassen sich Anpassungen in Bezug auf die Farben und die Lichtverhältnisse vornehmen.
  • Dabei können Sie wählen, ob Sie die Fotos selbst bearbeiten möchten oder eine automatische Optimierung wünschen.

 

Da sich die Änderungen problemlos wieder rückgängig machen lassen, können Sie bedenkenlos experimentieren.

Insgesamt gesehen überzeugt die Google-Fotos-App nicht nur mit unbegrenztem Speicherplatz, sondern punktet darüberhinaus mit vielfältigen Features für die Bildbearbeitung!

 

Bildquelle: © Stefano Garau – Fotolia.com

René Battmer8 Comments

Mind-Mapping-Software: So geht Kreativität auf Knopfdruck

Kreatives und projektorientiertes Denken gehört in vielen Berufen zu den wichtigsten Kernkompetenzen. Am Beginn aller Überlegungen steht dabei immer die Sammlung unterschiedlicher Ideen, um sich Schritt für Schritt einer optimalen Lösung annähern zu können. Zu diesem Zweck bietet sich die Verwendung spezieller Mind-Mapping-Software an: Wir zeigen Ihnen, mit welchen Programmen Sie die besten Ergebnisse erzielen können.

Trigger me: Mind-Mapping-Software für die Inspiration

Die iPad-App Trigger me beinhaltet eine Vielzahl von Worten, Bildern und Videos, die dem User auf die kreativen Sprünge helfen sollen, beispielsweise in der Werbebranche.

Außerdem werden verschiedene Denkstrategien anschaulich dargestellt, sodass für jeden Benutzer dieser Mind-Mapping-Software mit kreativer Flaute ein passender Impuls dabei ist. Die 5 Euro sind gut investiert!

Idea Growr: Geistesblitze digital festhalten

Die kostenlose App Idea Growr für Android-Geräte ermöglicht die unkomplizierte Erstellung von Notizen, um vielversprechende Ideen sofort festhalten zu können.

Zudem umfasst diese Mind-Mapping-Software zielgerichtete Fragen, die den Nutzer bei der individuellen Ideenfindung unterstützen.

Photoshop für unterwegs

Mit der iOS-App Adobe Photoshop Sketch lassen sich kreative Zeichnungen bequem auf dem Smartphone oder Tablet erstellen. Dank Tools wie benutzerdefinierten Pinseln, Markern und Radieren sind Ihren Vorstellungen dabei keine Grenzen gesetzt. Für Grafiker und Designer, die mobil neue Entwürfe anfertigen möchten, ist Adobe Photoshop Sketch genau das Richtige.

Für Android bietet sich übrigens die App Adobe Illustrator Draw an.

IdeaFlip: Mind-Mapping-Software zum Ideen sammeln, ordnen und teilen

Auch das Programm IdeaFlip will die eigene Kreativität ankurbeln: Weil eingespeiste Gedanken und Ideen mit anderen Nutzern geteilt werden können, ist diese ausgefeilte Ideen-Management-Software perfekt für die Arbeit in Gruppen geeignet.

Mit der übersichtlichen Benutzeroberfläche lassen sich die virtuellen Brainstormings unkompliziert durchführen und hervorragend strukturieren.

Kostenpunkt: Rund 16 Euro pro Monat.

Unser Fazit zur vorgestellten Mind-Mapping-Software: Für jeden Einsatzbereich lassen sich die geeigneten Mind-Mapping-Tools finden. Wenn Sie in Ihrer täglichen Arbeit regelmäßig kreativ sein müssen, sind die vorgestellten Programme zweifelsfrei empfehlenswert!

Bildquelle: © thingamajiggs – Fotolia.com

Carsten Voeller19 Comments

Elektronik-Trends der IFA 2016: Kopfhörer für Geschäftsreisende, Notebook mit zwei Displays, High-End-Smartphones aus China

Es war die größte Internationale Funkausstellung aller Zeiten: Auf der IFA 2016 in Berlin präsentierten 1.823 Austeller Unterhaltungselektronik der neuesten Generation – ein Rekord. Welche Neuheiten waren besonders spannend? Wir stellen drei Trends vor, die unsere Techniknutzung in den kommenden Monaten spürbar bereichern könnten.

 

Kabellose Kopfhörer mit Noise-Cancelling – Pendler und Vielflieger wird’s freuen

In Bahn und Flugzeug endlich entspannt Musik hören wie im Wohnzimmer, ohne Rauschen, ohne Stimmen von Mitreisenden und anderen störenden Außengeräuschen: Kopfhörer mit Noise-Cancelling machen es möglich. Zu Deutsch: aktive Geräuschunterdrückung. Gleich mehrere Modelle mit der Trend-Technik waren auf der IFA 2016 zu sehen.

Das Ausfiltern der Geräusche funktioniert so: Mikrofone in den Kopfhörermuscheln nehmen die unerwünschten Außentöne auf und geben sie an einen Chip weiter, der sie phasenverkehrt umwandelt und sie so neutralisiert.

Wer viel mit Zug oder Flieger unterwegs ist, zum Beispiel auf Geschäftsreisen, dürfte sich für die Technik interessieren – muss für die audiophilen Reise-Kopfhörer mit Bluetooth von Herstellern wie Bose, Sennheiser, Sony und Co allerdings auch um die 400 Euro hinblättern.

Wer ausschließlich auf die Laufzeit schielt, braucht nicht so tief in die Tasche zu greifen: 60 Euro kosten etwa die neuen JVC-Bluetooth-Kopfhörer, die 17 Stunden durchgehenden Musikgenuss versprechen, ohne dass der Akku schlapp macht. Es ist ein weiterer Trend auf der IFA 2016: Kabellos-Kopfhörer der neuesten Generation müssen weitaus seltener an die Steckdose als Modelle der vergangenen Jahre.

 

Notebook aus zwei Tablets – Notizen machen war nie leichter

Der weltgrößte Computer-Bauer Lenovo stellte auf der IFA 2016 ein spektakuläres Business-Notebook vor, das ohne Tastatur auskommt und aus zwei aufeinander klappbaren Tablets besteht: Beim Yoga Book fungiert die Unterseite als riesiges Touchpad, auf dem eine virtuelle Tastatur zum Tippen eingeblendet werden kann. Die per Scharnier andockbare Oberseite dient als herkömmlicher Touchscreen.

Doch eigentlich ist bei diesem gerade einmal 500 Euro teuren Convertible alles auf die Bedienung per mitgeliefertem Stift und Touchscreen ausgelegt. Das Touchpad hat eine angeraute, besonders griffige Glasoberfläche und dient vor allem als digitaler Notizblock. Möglich ist es sogar, einen Notizblock aus Papier aufzulegen und die darauf geschriebenen Notizen automatisiert digitalisieren zu lassen. Besonders praktisch etwa bei Vorträgen.

Sowohl eine Android- als auch eine Windows-10-Variante (mit 600 Euro etwas teurer) sind erhältlich – jeweils mit identischen technischen Eckdaten: Intel Atom-X5-Quadcore-CPU, 4 Gigabyte RAM, AC-WLAN, 64 Gigabyte Speicherplatz. Für 100 Euro mehr gibt es ein LTE-Modem obendrauf.

 

Fernost-Smartphones – chinesische Hersteller schielen nach Marktführerschaft

Smartphones von Nubia verkaufen sich in China millionenfach, mitunter binnen Stunden nach Markteinführung eines neuen Modells – in Europa kennt den Hersteller aus der Volksrepublik kaum jemand. Noch. Mit spektakulären Produktpräsentationen auf der IFA 2016 machte die ZTE-Tochter seinen Namen bekannter. Für 300 Euro soll das Nubia Z11 mit Premium-Ausstattung schon bald in unseren Breiten in den Handel kommen. Als Werbegesicht wurde mal eben Fußball-Superstar Christiano Ronaldo engagiert.

Auch Huawei aus dem chinesischen Shenzhen, schon jetzt nach Samsung und Apple weltweit drittgrößter Smartphone-Hersteller, bringt neue Modelle raus (Nova und Nova Plus). Ebenso Motorola Mobility (neues Modell: Moto Z), das der chinesische Lenovo-Konzern vor einiger Zeit Google abgekauft hat.

Noch dominieren Apple aus den USA und Samsung aus Südkorea den Weltmarkt – aber die IFA 2016 zeigte, dass Smartphone-Hersteller aus dem Reich der Mitte in absehbarer Zeit die Spitze erobern könnten.

Für den Verbraucher durchaus eine positive Entwicklung. Unterm Strich bedeutet das High-End-Technik für weniger Geld.

Auf jeden Fall wäre es falsch, wenn man aufgrund des Ursprungslands auf Qualitätseinbußen schließen würde – schließlich produzieren auch Apple und Samsung ihre kostspieligen Premium-Geräte in chinesischen Werken.

 

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René Battmer

Zeiterfassung am Arbeitsplatz – die Vor- und Nachteile im Detail

Die Produktivität ist der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Einige Arbeitgeber nutzen zu diesem Zweck elektronische Systeme zur Zeiterfassung am Arbeitsplatz. Eine solche Maßnahme soll die Angestellten zu einer produktiveren und effektiveren Arbeitsweise animieren. Welche konkreten Vor- und Nachteile bringt die digitale Zeiterfassung mit sich?

 

Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Das sind die Vorteile

Zu den größten Vorteilen einer elektronischen Zeiterfassung am Arbeitsplatz zählt zweifelsfrei der minimierte Aufwand im Bereich Controlling.

So können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen, wenn die Kontrolle der Arbeitszeiten nicht mehr manuell erfolgen muss, sondern automatisch von einer funktionalen Software über Zeiterfassungsterminals übernommen wird.

Außerdem ermöglicht die zentrale Überwachung der Arbeitszeiten die Erstellung von Auswertungen für individuelle Arbeitszeitprofile.

Aber auch die Arbeitnehmer können von der exakten Zeiterfassung am Arbeitsplatz profitieren: So werden Überschreitungen der regulären Arbeitszeit minutengenau erfasst, wodurch das Ärgernis unbezahlter Überstunden der Vergangenheit angehört.

 

Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Welche Nachteile sind zu befürchten?

Kritiker sehen in der digitalen Personalzeiterfassung am Arbeitsplatz einen Einschnitt in das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Demzufolge könnten sich die Angestellten überwacht fühlen, was häufig zu einer Verschlechterung des Betriebsklimas führt.

Darüber hinaus würde das ergebnisorientierte Arbeiten in den Hintergrund geraten, da der Faktor Zeit in den Mittelpunkt gestellt wird: Wenn die Arbeitnehmer deshalb weniger zielstrebig arbeiten, resultiert dieses Problem in schlechteren Arbeitsergebnissen.

Ein weiterer Nachteil liegt in einer möglichen ungleichmäßigen Verteilung der Arbeitszeit: Wenn beispielsweise alle Mitarbeiter von Montag bis Donnerstag ihre Arbeitszeit ableisten, ist dies sicherlich nicht im Sinne des Unternehmens.

 

Abschließende Tipps und Hinweise zur elektronischen Zeiterfassung

Wenn sich ein Unternehmen für die digitale Zeiterfassung am Arbeitsplatz entscheidet, ist eine individuell abgestimmte Lösung empfehlenswert. Zu diesem Zweck gilt es eine Software auszuwählen, die perfekt zu den Arbeitsstrukturen des jeweiligen Betriebs passt und die richtigen Systemvoraussetzungen mitbringt.

Einige Programme sind zudem mit mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones nutzbar, was mit einem erhöhten Komfort für die Arbeitnehmer verbunden ist.

Die digitale Erfassung der Arbeitszeiten kann somit eine sinnvolle Maßnahme darstellen, wenn sie genau auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet ist.

 

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René Battmer

Steuersoftware für Selbstständige: Programme im Kurz-Check

Das Thema Steuern mitsamt der zugehörigen Bürokratie gehört für viele Gewerbetreibende zu den unbeliebtesten Aufgaben des Arbeitslebens. Wer die entsprechenden Kalkulationen nicht selbst durchführen will oder kann, ist in der Regel auf die Hilfe eines Steuerberaters angewiesen. In Form spezieller Steuersoftware für Selbstständige steht aber auch eine praktische Alternative zur Auswahl, mit der sich Kosten- und Zeitaufwand minimieren lassen.

 

Steuersoftware für Selbstständige Nr. 1: Wiso Steuer-Sparbuch

Mit einer Steuersoftware für Selbstständige profitieren Gewerbetreibende von verschiedenen Vorteilen: So beinhalten die zugehörigen Programme zum Beispiel nützliche Steuertipps, mit denen Sie bares Geld sparen können.

Im direkten Vergleich zum klassischen Elster-Formular punktet eine kommerzielle Steuersoftware wie Wiso Steuer-Sparbuch mit einem Höchstmaß an Übersichtlichkeit und einer unkomplizierten Bedienung. Auch die Experten der „Finanztip“-Redaktion empfehlen das Programm.

Das Wiso Steuer-Sparbuch eignet sich für komplexe Sachverhalte und stellt somit eine empfehlenswerte Lösung für Selbstständige dar. Weil diese Steuersoftware für Selbstständige über 150 informative Erklärvideos beinhaltet, bedarf es dabei keiner langen Einarbeitungszeit.

Kostenpunkt: rund 20 Euro.

 

„Steuersparerklärung“: Komfortable Verwaltung von Rechnungen

Auch das Programm Steuersparerklärung bekommt eine Empfehlung der „Finanztip“-Experten. Es überzeugt mit einer Vielzahl praktischer Funktionen: Dazu zählt unter anderem der sogenannte Belegmanager, mit dem Sie Ihre Rechnungen digitalisieren und archivieren können.

Im Rahmen einer selbstständigen Tätigkeit gehören Ausstellung und Erhalt von Rechnungen oft zum Arbeitsalltag, was die Bedeutung dieses Features zusätzlich verdeutlicht. Darüber hinaus führt Sie diese Steuersoftware für Selbstständige im Frage-Antwort-Stil unkompliziert durch die gesamte Steuererklärung.

Kostenpunkt: rund 25 Euro.

 

„Stiftung Warentest“: Online-Steuersoftware für Selbstständige echte Alternative

Alternativ zu herkömmlicher Desktop-Software bieten die genannten Hersteller auch spezielle Online-Steuerprogramme an: Für Selbstständige und Gewerbetreibende empfehlen sich dabei Wiso Steuer-Web und Smartsteuer.

Diese beiden Steuerprogramme für Selbstständige müssen Sie nicht auf Ihrem Computer oder Laptop installieren, sondern können direkt im Browser genutzt werden.

Wiso Steuer-Web ist dabei definitiv als Premium-Lösung für Selbstständige einzustufen, da diese Software selbst die kompliziertesten Steuerberechnungen optimal löst und auch von der „Stiftung Warentest“ zum Testsieger gekürt wurde.

Als Fazit bleibt festzuhalten: Viele Gewerbetreibende dürften mit der hier vorgestellten Steuersoftware für Selbstständige gut klar kommen – Geld und Zeit gespart, Nerven geschont!

 

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Carsten Voeller15 Comments

Phishing-Mails erkennen: Die Tricks der Cyber-Betrüger

Ob im Beruf oder Privatleben: Wir greifen per Computer auf Online-Konten zu, steuern digital unsere Finanzen und tauschen sensible Informationen aus. Mit Phishing-Mails versuchen Cyber-Kriminelle, die empfindlichen Daten abzugreifen – und sich zu bereichern. Oft lässt sich die betrügerische Post problemlos erkennen, doch die Tricks werden immer raffinierter: Hier Tipps, wie Sie Phishing-Mails erkennen.

 

Phishing-Mails: Misstrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Jedes moderne E-Mail-Programm besitzt einen Spam-Filter – und dennoch rutschen regelmäßig Phishing-Mails durch und erscheinen ganz regulär im Postfach.

Deshalb sollten Nutzer immer misstrauisch sein – auch bei E-Mails, in denen sie persönlich mit vollem Namen angesprochen werden.

Das Vorgehen der Trickbetrüger wird immer raffinierter:

 

Rechtschreib- und Grammatikfehler: Früher wurde Spam meist aus dem Ausland verschickt und mehr schlecht als recht via Google Translate übersetzt. Die Anschreiben waren nur so mit Fehlern gespickt. Das ist zwar auch heute noch ein Warnsignal – denn Banken und große Seiten wie PayPal erlauben sich solche Ausrutscher nicht.

Doch mittlerweile sind viele Phishing-Mails in einwandfreiem Deutsch unterwegs – auch fehlerfrei formulierte Nachrichten sollten auf Authentizität geprüft werden.

 

Personalisierte Anrede: Wenn eine E-Mail trotz persönlichen Inhalts nur an „Sehr geehrte Dame“ oder „Sehr geehrter Herr“ adressiert ist, sollte man misstrauisch werden.

Doch kriminelle Hacker haben in der Vergangenheit zahlreiche Kundendatenbanken großer Internetanbieter geknackt – und Millionen Datensätze samt Namen, Anschriften und E-Mail-Adressen erbeutet. Diese Daten werden im sogenannten Darknet verkauft und massenhaft für personalisierte Phishing-Attacken verwendet. Auch in Deutschland gehören Phishing-Mails mit direkter Anrede inklusive Unternehmensname und Adresse längst zum Standard-Repertoire der Betrüger.

 

Populäre Absender wie DHL, Amazon, Google: Oft geben sich die Mail-Betrüger als seriöse Unternehmen aus und machen dabei nicht selten Fehler: Das Logo in den Mails stimmt nicht mit dem Original überein oder die E-Mail wird nicht an die beim jeweiligen Anbieter registrierte Adresse versendet. Doch die gefälschten Mail-Anschreiben werden immer raffinierter, sind in vielen Fällen nur durch genaues Hinsehen identifizierbar.

Unbedingt sollte bei fragwürdigen Mails die E-Mail-Adresse geprüft werden. Ist diese nicht mit der Firmenseite identisch (etwa support@facebook.22.99.co statt support@facebook.com), handelt es sich sehr wahrscheinlich um einen Phishing-Versuch.

 

Vertrauliche Daten: Oft geben Phishing-Mails vor, dass ein User-Account angegriffen wurde und aus Sicherheitsgründen etwa das Passwort zum Online-Banking geändert werden müsse.

Nach wie vor gilt allerdings, dass weder Banken noch seriöse Webseiten per Mail zur Eingabe persönlicher Daten wie Kreditkarten- oder Kontodaten auffordern.

 

Fragwürdige Anhänge: Viele Phishing-Mails enthalten Schadsoftware, die als vermeintlich harmlose Anhänge getarnt sind. Wer die Anhänge öffnet oder auf der Festplatte ablegt, fängt sich womöglich einen Trojaner ein. Ob offene Rechnungen, Mahnungen oder Geschäftsanfragen – vor allem bei Anschreiben, die den Empfänger unter Druck setzen, sollten die Anhänge vor dem Öffnen misstrauisch beäugt werden.

 

Gut gefälschte Webseiten in Phishing-Mails erkennen

Im schlimmsten Fall wirkt eine Phishing-Mail so echt, dass sie auf den ersten Blick kaum als solche erkannt werden kann. Das Schreiben scheint von einem bekannten Dienstleister zu kommen. Was also tun?

Enthaltene Links, die angeklickt werden sollen, führen meist auf manipulierte Webseiten, die entweder Trojaner auf den Computer laden oder zur Eingabe sensibler Daten auffordern. Doch die Betrüger-Webseiten, die den Internetauftritten der Hausbank oder anderen vom Empfänger genutzten Anbietern frappierend ähnlich sehen, lassen sich anhand ihrer Internetadresse leicht erkennen.

Meist genügt es bereits, innerhalb der E-Mail den Mauszeiger über den eingebauten Link zu bewegen (ohne sie anzuklicken), um sich die tatsächliche Zieladresse anzeigen zu lassen. Die Cyber-Kriminellen nutzen deshalb allerdings Internetadressen-Verkürzer wie „bit.ly“. Hier gilt: Banken, seriöse Anbieter, Kanzleien und Geschäftspartner verkürzen ihre Links im Mailverkehr im Regelfall nicht.

 

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René Battmer28 Comments

Immer schön cool bleiben: So schlägt man der Büro-Hitze ein Schnippchen

Für Schulkinder kommt der Sommer zur rechten Zeit, für die arbeitende Bevölkerung stellt er eine echte Herausforderung dar: Büros verwandeln sich in Brutkammern, alltägliche Arbeiten werden schweißtreibend. Wie bereiten Sie sich auf tropische Temperaturen vor, um im Job eine kühlen Kopf und gute Laune zu bewahren? Wir empfehlen unsere Tipps für das Arbeiten bei Büro-Hitze.

 

Büro-Hitze: Essen und Trinken hält Leib und Seele zusammen

Der Appetit leidet bei Büro-Hitze, trotzdem benötigen Sie Nährstoffe und Vitamine. Stellen Sie Ihr Essen auf leichtere Kost um: Statt heißer Fleischgerichte wählen Sie kühle Salate, Sushi, Gazpacho und frisches Obst.

Verzichten Sie auf eisgekühlte Getränke, Ihr Körper müsste sonst die Heizung einschalten, um die Flüssigkeit auf eine ihm angenehme Temperatur aufzuwärmen. Noch mehr Schwitzen wäre die Folge. Melone, Äpfel, Trauben und Co. liefern Ihnen die nötige Extraportion Flüssigkeit – drei Liter pro Tag sollten Sie jetzt zu sich nehmen.

Eine Tasse Tee oder Kaffee zwischendurch wird Ihnen hingegen auch bei größter Hitze gut tun – Kenner der arabischen Welt werden diesen Effekt bestätigen.

 

Dresscode? Kleidung bei Büro-Hitze geschickt wählen

Gelten bei Ihnen bestimmte Kleidungsvorschriften, ist in der Büro-Hitze einiges an Phantasie gefordert: Hellblaue und hellgraue Hemden, auch wenn sie kurzärmelig getragen werden dürfen, verbieten sich wegen der sofort sichtbaren Schweißflecken – Jogi Löw lässt grüßen. Greifen Sie lieber zu weißen Hemden.

Werden Ihre Büroräume mit einer Klimaanlage temperiert und lässt sich diese nicht individuell ausschalten, sollten Sie eine leichte Jacke nicht vergessen: Die Gefahr einer Erkältung steigt bei voll aufgedrehter Klimaanlage enorm. Der Körper wird ohnehin schon durch den Wechsel von Innen- und Außentemperatur strapaziert.

 

Lüfter, Pausen und frische Farben

Im Gegensatz zur Klimaanlage sorgt ein kleiner Ventilator für Erfrischung, ohne ein Risiko für das Immunsystem darzustellen. Allerdings muss Ihr Unternehmen der Nutzung zustimmen.

Legen Sie regelmäßig Pausen ein, denn bei Büro-Hitze ist die körperliche Belastung hoch. Eine kurze Auszeit, ein frisches Getränk und ein kleiner Plausch mit dem Kollegen werden Sie wieder fit machen.

Was noch helfen kann: Schmücken Sie Ihren Arbeitsplatz mit frischen Farben, beispielsweise Blumen, Fotos und Urlaubskarten. So können wenigstens Ihre Augen ein gewisses Urlaubsfeeling genießen.

 

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Carsten Voeller

Arbeitsplatz-Simulatoren: Mit Games in einen anderen Job schlüpfen

Im Idealfall macht uns die tägliche Arbeit im Job Spaß und bringt unsere Karriere voran. Aber es kann auch Spaß machen, nach Feierabend in die Rolle eines anderen Arbeitnehmers zu schlüpfen. Das ermöglichen Arbeitsplatz-Simulatoren für Smartphone und Tablet. Welche dieser Spiele besonders beliebt sind und welche Games die Download-Charts anführen, erfahren Sie hier.

Arbeitsplatz-Simulatoren faszinieren

Es stellt sich natürlich die Frage, was Menschen antreibt, nach getaner Arbeit noch an einen virtuellen Arbeitsplatz zu ziehen. Laut Medienpsychologe Dr. Christian Roth sind der simple Spieleinstieg und der überschaubare Umfang der Spiele von zentraler Bedeutung. Im Vergleich zu komplexen Action- oder Strategiespielen punkten die Arbeitsplatz-Simulatoren demnach mit einer unkomplizierten Bedienung, sie sind deshalb bestens zum Entspannen geeignet. Außerdem ist es nach Ansicht des Experten reizvoll, in eine fremde Rolle zu schlüpfen und die alltäglichen Abläufe in einem anderen Beruf nachzuspielen.

Einen Bauernhof managen, statt im Büro zu arbeiten

Zu den bekanntesten und erfolgreichsten Simulatoren gehört der Landwirtschafts-Simulator (erhältlich für iOS und Android). In diesem Spiel können Sie Ihre eigene Farm aufbauen und managen. Die ansprechende Grafik und die große Auswahl an unterschiedlichen Fahrzeugen sind ein Grund für den Erfolg. Außerdem sorgen verschiedene Wetterverhältnisse sowie dynamische Tag- und Nachtwechsel für abwechslungsreichen Spielspaß.

Ein echtes Highlight des Arbeitsplatz-Simulators ist zudem der Multiplayer-Modus, in dem Sie gemeinsam mit Freunden die virtuellen Äcker bearbeiten können.

Der Kindheitstraum Busfahrer geht in Erfüllung

Es gibt natürlich noch zahlreiche weitere erfolgreiche Arbeitsplatz-Simulatoren. Hervorzuheben ist der Bus Simulator 3D (ebenfalls erhältlich für iOS und Android), der bereits tausende Spieler begeistert und mit liebevoll animierten Fahrzeugen punktet. In der Kindheit träumen viele Menschen noch davon, im späteren Erwachsenenleben als Busfahrer zu arbeiten. Nach Feierabend kann dieser Traum virtuell in Erfüllung gehen.

Bussimulator
© www.bussimulator-game.de

Andere Arbeitsplatz-Simulatoren ermöglichen es, in die Rolle eines Truckfahrers, Piloten, Jägers oder Chirurgen zu schlüpfen. Link-Tipp: Wer neugierig geworden ist, findet beim Gaming-Magazin „Spieletipps“ eine Auswahl weiterer lohnenswerter Genre-Vertreter.

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Carsten Voeller1 Comment

Privates Surfen am Arbeitsplatz – das kann den Job kosten

Mal eben private E-Mails checken, das neuste Onlinespiel ausprobieren, ausgiebig im Netz stöbern: Damit sollten Arbeitnehmer vorsichtig sein. Privates Surfen am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit kann ernsthafte arbeitsrechtliche Konsequenzen zur Folge haben: Laut Rechtsprechung ist im schlimmsten Fall sogar eine fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses möglich.

 

Surfen am Arbeitsplatz: Die aktuelle Rechtsprechung

Die private Nutzung des Internets am Dienstrechner kann eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen. Entsprechend urteilten sowohl das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg als auch der Europäische Gerichtshof für Menschenrechte (EGMR) in Straßburg.

Voraussetzung ist dafür lediglich das Vorhandensein einer entsprechenden Klausel im Arbeitsvertrag, die das Surfen am Arbeitsplatz untersagt. Ist das Verbot der privaten Internetnutzung im Arbeitspapier verankert, darf der Arbeitgeber sogar überwachende Maßnahmen einleiten, um den Verstoß zu beweisen. Zu diesem Zweck ist zum Beispiel die Kontrolle von Chat-Protokollen und vom Browserverlauf zulässig.

 

„Ausschweifendes“ Surfen am Arbeitsplatz ist Kündigungsgrund

Grundsätzlich stellt sich die Frage, wo die Rechtsprechung die Grenze zwischen erlaubter Kontrolle des Arbeitnehmers und unerlaubtem Eingriff in die Privatsphäre zieht. Fakt ist, dass die digitale Kommunikation von den Gerichten deutlich weniger sensibel behandelt wird als klassische Telefongespräche. Ob das Surfen am Arbeitsplatz dann aber wirklich einen Kündigungsgrund darstellt, hängt auch vom Umfang des Fehlverhaltens ab. Die Gerichte bewerteten das private Surfen erst ab einer Nutzung von einer Stunde oder mehr pro Tag als „ausschweifend“ und als eine gültige Rechtfertigung für eine Kündigung.

 

Juristen-Tipps für Arbeitnehmer

Um sich vor neugierigen Arbeitgebern zu schützen, empfehlen Juristen:

  • Die Unterteilung der E-Mails: So könnten Sie Ihre privaten Mails zum Beispiel klar kennzeichnen, was einen Zugriff durch den Chef aus rechtlicher Sicht praktisch ausschließt.
  • Arbeitsvertrag unter die Lupe nehmen: Sind Klauseln zum Thema private Internetnutzung am Arbeitsplatz enthalten? In der Regel sind entsprechende Verbote nur in neueren Arbeitspapieren zu finden, sodass langjährige Mitarbeiter eines Unternehmens häufig nicht davon betroffen sind.

Insgesamt gesehen sollten Arbeitnehmer das Surfen am Arbeitsrechner und die sonstige private Internetnutzung aber unbedingt selbstkritisch beurteilen. Um das Vertrauen des eigenen Arbeitgebers nicht unnötig zu strapazieren – und um den eigenen Job nicht leichtfertig aufs Spiel zu setzen.

 

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René Battmer

Viel Arbeit, wenig Zeit? Effektives Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Zeit kostet Geld. Und Nerven. Um ein besseres Zeitmanagement zu erreichen, gibt es zahllose Methoden. Doch kaum eine ist so simpel und gleichzeitig so effektiv wie die ALPEN-Methode. Mit dem Hochgebirge hat sie nichts zu tun. Das übersichtliche Tool für Zeitmanagement hilft vielmehr im Berufsalltag und darüber hinaus bei der Bewältigung aller Aufgaben, um Stresssituationen zu vermeiden.

 

Von A bis N: Im Begriff ALPEN-Methode steckt schon die Anleitung

Die ALPEN-Methode geht zurück auf den deutschen Wirtschaftsautor und Ökonom Lothar J. Seiwert. Beim Wort ALPEN handelt es sich um ein leicht zu merkendes Akronym, das bereits die Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement darstellt. Dabei steht jeder Buchstabe für eine leicht durchzuführende Maßnahme:

A: Aufgaben, Aktivitäten und aktuelle Termine notieren und sich einen Überblick verschaffen.

L: Länge der gesamten Aufgaben abschätzen.

P: Pufferzeiten festsetzen.

E: Entscheidungen treffen und den Zeitplan fix machen.

N: Nachkontrolle, ob der erstellte Plan so umsetzbar und praktikabel ist.

Diese fünf Stufen machen komplexe Aufgaben im beruflichen Alltag greifbar und helfen bei der schnellen Erledigung.

 

Mit der ALPEN-Methode die Arbeit planen und Pausen nutzen

Wichtiger Bestandteil der ALPEN-Methode ist die Erstellung einer To-Do-Liste im ersten Schritt: Sie enthält einen ersten groben Überblick über alles, was am Tag ansteht – und soll wirklich alles auflisten. Selbst ganz nichtig wirkende Aufgaben.

Steht die grobe To-Do-Liste, wird im zweiten Schritt eingeplant, wie viel Zeit die aufgelisteten Aufgaben jeweils in Anspruch nehmen.

Die To-Do-Liste mit festen Zeiten soll auch dabei helfen, das Zeitinvestment festzulegen. Die Zeitmaßgabe hilft dabei, sich selbst zu begrenzen: Wie viel Mühe und Zeit soll in einen bestimmten Punkt investiert werden?

Steht der grobe Zeitplan, werden Pufferzeiten eingeplant. Der arbeitende Mensch benötigt nicht nur Pausenzeiten, um sich zu erholen und anschließend möglichst effizient weiterzuarbeiten: Auch andere, oft unerwartete Soft Breaks unterbrechen unseren Arbeitstag: Soziale Interaktionen, kurze Kaffeepausen und das Mittagessen sind genauso wichtig wie spontane Planänderungen und dringliche Termine.

Wer einen Plan aufstellt, der nicht geändert werden kann, wird ziemlich sicher daran scheitern!

Im nächsten Schritt fällt dann die endgültige Entscheidung über die Tagesplanung. Welche Punkte sind essenziell und dringlich? Was lässt sich noch verschieben? Wofür wird mehr oder weniger Zeit in Anspruch genommen? Und wo liegen die Prioritäten?

 

Aufgaben effizienter erledigen

Steht dieser finale Plan erst einmal, wird nur noch nachkontrolliert. Hierbei helfen auch Erfahrungswerte. Schließlich weiß jeder Freiberufler, wie viel Regeneration er wirklich braucht, so wie Angestellte am besten die Wartezeiten in ihrem Betrieb abschätzen können.

Letztlich funktioniert die ALPEN-Methode nach einem simplen Muster: Sie liefert einen Überblick über die wichtigen Aufgaben, ermöglicht eine präzise Planung inklusive der nötigen Auszeiten und das konsequente Entschlacken des Zeitplans.

Aufgrund dieser Planung hilft die ALPEN-Methode einerseits dabei, in einem begrenzten Zeitraum einen Arbeitsschritt nach dem anderen deutlich effizienter abzuarbeiten. Andererseits zeigt sie auf, ob einzelne Unteraufgaben an andere delegiert werden müssen, um das erhoffte Ergebnis zu erreichen.

 

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