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Trello: Projektmanagement leicht gemacht

Welche Aufgaben stehen an? Wer ist an welchem Projekt beteiligt und in welchem Stadium befindet es sich? Was hat aktuell Priorität? Derartige Fragen lassen sich mit dem Web-Werkzeug Trello schnell und einfach beantworten. Was dieses Projektmanagement Tool alles kann und wie Sie es perfekt einsetzen, stelle ich Ihnen dieses Mal vor.

Zugegeben – Trello setze ich nicht ganz so oft ein wie die bereits vorgestellten Online-Dienste Doodle und Tricider. Wenn aber mal wieder ein neues Projekt ansteht, ist Trello ein sehr praktisches Werkzeug für Projektmanagement, Planung, Koordinierung und Durchführung. Es bietet komplett und übersichtlich geordnet einen Überblick über alle Einzelaufgaben. Ebenfalls gut: Trello läuft komplett webbasiert im Browser, die Installation einer Software ist nicht nötig. Abstriche in Sachen Funktionalität bedeutet das nicht. Allerdings ist die Menüsprache Englisch, eine deutsche Version gibt es (noch) nicht.

Alles auf einen Blick

Die Oberfläche von Trello ist in verschiedene Listen aufgeteilt. In diese Listen lassen sich sogenannte Cards einfügen, die die einzelnen Teile des Projekts symbolisieren. Die Cards können dabei ganz verschiedene Elemente enthalten, etwa Diskussionen, Checklisten, Abstimmungen, Termine und vieles mehr. Auch Fotos und Videos lassen sich einbetten. Die einzelnen Cards lassen sich dann im Laufe des Projekts hin- und herschieben, beispielsweise um sie verschiedenen Personen zuzuweisen oder um sie in neue Listen einzuordnen. Das Ganze funktioniert herrlich einfach und intuitiv. Um die Bedienung des Projektmanagement Tools muss man sich also keine Gedanken machen und kann sich voll aufs Projekt konzentrieren. Wie Sie die ersten Schritte bewältigen, erfahren Sie weiter unten. Erwähnenswert ist, das Trello bislang vollkommen ohne Werbung auskommt und für den mobilen Zugriff Apps für iOS und Android zur Verfügung stehen – beide kostenlos. Das gefällt mir.

Da der Datenverkehr bei Trello über das Internet läuft, sollten Sie natürlich nicht Ihre einmalige „Millionen-Euro“-Geschäftsidee darüber verwirklichen.  Für einfache kollaborative Prozesse im Büroalltag ist der Webservice aber äußerst hilfreich. Dabei müssen es nicht immer Aufgaben für ein Team sein, auch wer alleine ein Projekt durchführt, wird Trello nicht missen wollen.

Trello: Die ersten Schritte

1. Rufen Sie die Website von Trello https://trello.com auf. Klicken Sie auf „Sign up“ und melden sich mit einer gültigen E-Mail-Adresse bei dem Projektmanagement Tool an. Kurze Zeit später bekommen Sie eine E-Mail mit der Anmelde-Bestätigung. Klicken Sie in der E-Mail auf „Click here to verify your email adress“.
2. Sie landen nun automatisch auf dem „Welcome Board“ von Trello. Hier finden Sie einige (leider englischsprachige) Tipps & Tricks.
3. Um ein eigenes Projekt zu erstellen, im Beispiel einen Prospekt, klicken Sie auf „Board“, „New Board“, tippen einen Namen für das Projekt ein, und klicken auf „Create“.
4. Nun erscheint Ihr noch jungfräuliches Projekt, aufgeteilt in „To do“, „doing“, „done“. Per Klick auf „Add a card“ fügen Sie neue Aufgaben hinzu. Per Klick auf eine Card lassen sie sich farblich zuordnen (Labels), ein Termin festzurren (Due Date) und bestimmte Personen einspannen (Members). Darüber hinaus lassen sich etwa Kommentare von Team-Mitgliedern verfassen, Dateien hochladen (Attach File), Checklisten erstellen (add Checklist) und Cards löschen (Archive).
5. Bislang können Sie sich aber nur selbst als Ersteller den Cards zuordnen. Um das zu ändern, klicken Sie auf „Add Members“ und tippen eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein. Die Empfänger bekommen daraufhin eine Einladung, am Projekt mitzuwirken.
6. Bei der Projektplanung befinden sich die Cards in der Regel allesamt im „To do“-Bereich. Der Clou ist natürlich die Möglichkeit, die einzelnen Cards zu verschieben. Dazu ziehen Sie sie einfach mit gedrückter Maustaste in die entsprechende Liste. Weitere Listen lassen sich natürlich über „Add List“ ebenfalls kreieren.

Sie sehen, mit Trello ist Projektmanagement wirklich ganz einfach. Aber welches Tool ist ihr Favorit für die Projektverwaltung? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

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Enterprise 2.0 – soziale Software für Projektkoordination und Co.

Bereits im August 2011 habe ich Ihnen einen Überblick über verschiedene Tools gegeben, mit denen Freelancer oder Projektteams schnell und einfach kommunizieren können, etwa Twitter, Yammer oder Communote. Heute möchte ich etwas theoretischer werden und darauf eingehen, wie Enterprise 2.0 – der Einsatz von sozialer Software zur Projektkoordination, zum Wissensmanagement sowie zur internen Kommunikation – das Arbeitsleben in kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) vereinfachen, den Administrationsaufwand minimieren und die Kommunikation der Mitarbeiter besser strukturieren kann. Dabei geht es darum, Social Media erfolgreich und systematisch innerhalb des Unternehmens einzusetzen.

Vor allem Konzerne und große Unternehmen nutzen bereits soziale Netzwerke, Blogs, Micro-Blogs oder Wikis. Kleineren Unternehmen fehlt allerdings oft noch eine Struktur für den innerbetrieblichen Austausch auf digitalen Wegen, denn Rund-E-Mails oder Flurfunk haben doch meistens gut funktioniert. Die Schwierigkeit besteht vor allem darin, die neuen Techniken in die bisherigen Organisationsroutinen zu integrieren. Die Unternehmenskultur verändert sich weg von eher hierarchischen Formen der Kommunikation, hin zu mehr Austausch, Vernetzung und Transparenz. Im Blog von Michael L. Höfer bin ich auf einen interessanten Beitrag zum Thema gestoßen, der unter anderem anhand eines Schaubilds eine „Misstrauenskultur” und eine „Vertrauenskultur” sehr anschaulich gegenüberstellt.

Vorteile von Social Media in der internen Kommunikation

Unternehmen, die sich für Social Media in der internen Kommunikation entscheiden, können von einer ganzen Reihe von Vorteilen profitieren: So ist der Kostenaufwand gering, da oftmals Gratis-Software verfügbar ist, die noch dazu einfach zu implementieren ist. Der Wissensaustausch untereinander wird erleichtert und kann auch neuen Mitarbeitern leicht zugänglich gemacht werden, um sie schnell ins Unternehmen zu integrieren. Die Kommunikation wird schneller, transparenter und nachvollziehbarer. Außerdem lässt sich ein projekt- oder teamübergreifendes Arbeiten effizienter gestalten.

Zielorientierte Auswahl von Social Media-Tools

Um die richtigen Tools auszuwählen, sollten sich Unternehmen darüber klar sein, welche konkreten Ziele sie mit dem Einsatz verfolgen. Wenn etwa die schnelle und direkte Kommunikation der Mitarbeiter untereinander im Mittelpunkt stehen soll, kann ein Instant Messenger implementiert werden. Für den Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank eignet sich ein Wiki. Geht es um die ausführliche Information aller Mitarbeiter über Unternehmensinterna empfiehlt sich ein nicht-öffentlicher Blog. Gerade zu Beginn gilt allerdings, dass weniger mehr ist: Konzentrieren Sie sich lieber auf nur wenige Tools, die konsequent genutzt werden und nicht brach liegen.

Neue Tools erfolgreich einführen

Allen Mitarbeitern werden Sie es nie Recht machen können. Wenn Sie aber alle Extrawünsche und Anforderungen berücksichtigen oder jedem Bedenkenträger Gehör verschaffen, wird die Einführung von Social Media entweder Jahre dauern oder garantiert ein Misserfolg. Testen Sie die implementierte Lösung vorab mit einer Pilotgruppe, um eventuelle Fehler rechtzeitig korrigieren und das Konzept noch ergänzen zu können. Wie bei allen technischen Neuerungen ergeben sich spezifische Anforderungen meistens erst in einem Praxistest.

Geben Sie den Nutzern eine übersichtliche Einführung in die Funktionsweise des neuen Tools, denn die Mitarbeiter müssen nicht nur die Vorteile für die eigenen Arbeitsplätz erkennen, sondern die Werkzeuge auch effizient benutzen können. So können Sie in der Testphase konkrete Aufgaben stellen, die eine gute Einarbeitung in die Praxis bewirken. Beobachten Sie die Anwendung nicht nur kurzfristig sondern auf Dauer und „pflegen“ Sie das System. Benennen Sie Verantwortliche innerhalb der einzelnen Teams, die erste Inhalte einstellen, Kollegen zur Mitarbeit anregen und entstehende Diskussionen moderieren.

Binden Sie alle Unternehmensebenen ein, auch das Management, um sämtliche Mitarbeiter einzubeziehen und zu erreichen. Die erfolgreiche Einführung von Social Media-Tools erfordert Planung, Fachwissen und ein gutes Projektmanagement sowie ausreichend Ressourcen innerhalb des Unternehmens.

Wer sich für den praktischen Einsatz von Social Media- und Kommunikationstools interessiert, findet hier diverse Fallstudien zu unterschiedlichen Zielsetzungen, Einsatzebenen und Anwendungsformen.

Wie sieht es mit der Nutzung von Social Media-Instrumente in Ihrem Unternehmen aus? Hat sich die interne Kommunikation verbessert? Teilen die Mitarbeiter ihr Wissen effektiver? Ich bin gespannt auf Ihre Praxisberichte.

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Tricider: Entscheidungsfindung in der Gruppe

Wohin soll der Betriebsausflug gehen, wird eine neue Kaffeemaschine benötigt und was bekommt Fred von den Kollegen zum Geburtstag? Fragen wie diese kommen im Büroalltag immer wieder auf. Sie lassen sich natürlich in endlosen Diskussionen auf dem Flur, beim Essen oder in der Kaffeepause klären, nur leider kostet die Entscheidungsfindung dafür sehr viel Zeit. Und zu einem konkreten Ergebnis, mit dem alle zufrieden sind, kommt’s dann manchmal erst in letzter Sekunde.

Hier kann mal wieder das World Wide Web bei der Entscheidungsfindung helfen. Wer meinen letzten Beitrag zu Doodle gelesen hat, könnte jetzt einwenden: „Dafür könnte doch auch Doodle nützlich sein.“ Stimmt, aber der Entscheidungs-Dienst Tricider macht’s noch besser und schneller, daher stelle ich ihn diese Woche vor.

Denn einfacher geht es wirklich kaum: Startseite von Tricider öffnen, Frage eintippen und an die entsprechenden Personen weiterleiten – das geht per E-Mail, Facebook, Twitter oder das Netzwerk LinkedIn. Fertig. Nun kann jeder Eingeladene Antworten und Lösungsvorschläge beisteuern, vorhandene Antworten kommentieren und seine Stimme zum Besten geben. So entsteht nach und nach eine Lösung, mit der die meisten einverstanden sein sollten – Demokratie in Reinkultur sozusagen. Wenn die Zeit drängt, lässt sich eine Umfrage via Tricider auch mit einer Deadline versehen. Die Möglichkeiten zur Bekanntmachung der Umfrage sind vielfältig, beispielsweise lässt sie auf der eigenen Homepage oder auf dem Facebook- oder Twitter-Profil einbinden.

Ich bin auf jeden Fall ein großer Fan des Dienstes. Nach meiner Erfahrung ist die Entscheidungsfindung  mithilfe von Tricider meist nach spätestens einem Tag abgeschlossen. Und wenn sich die Teilnehmer tatsächlich einmal zieren sollten, gibt es die Möglichkeit, unter den Teilnehmer Prämien zu verlosen, beispielsweise Amazon-Gutscheine. Das kostet natürlich Geld, es ist aber auch möglich, eigene Prämien zu verteilen.

So funktioniert Tricider

1. Auf der Tricider Website tippen Sie einfach Ihre Frage ein und klicken auf „Los“.
2. Im nächsten Schritt geben Sie eigenen Ideen und Vorschläge ein. Dazu klicken Sie auf „Idee hinzufügen“, tippen die Idee ein und klicken auf „Speichern“. Wahlweise können Sie hier noch die Deadline ändern, Bilder hinzufügen und besonders stichhaltige Argumente bringen.
3. Nun klicken Sie auf „Teilen und Einladen“. Es stehen nun verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Umfrage an die entsprechenden Personen zu verteilen, im Beispiel per E-Mail. Klicken Sie also auf „E-Mail“ und „In Deinem E-Mailprogramm öffnen“. Geben Sie den entsprechenden Verteiler an, oder tippen Sie die Adressen per Hand ein.
4. Die Eingeladenen bekommen nun die Einladung zugeschickt und klicken einfach auf den in der E-Mail enthaltenen Link. Nun können sie für Ihre Vorschläge stimmen oder selbst Vorschläge zum Besten geben.

Übrigens: Seit kurzem gibt es auch myTricider Plus für Firmen. Im Paket (ab 3,99 Euro pro Monat) sind Möglichkeiten für eigene Designs, Verschlüsselung und Auswertungstools enthalten, darüber hinaus ist alles werbefrei.

Schließlich und endlich ist Tricider so gut, dass es sogar bereits kopiert wurde und die Tricider-Gründer nun über die weiteren Schritte beraten.

Termine koordinieren mit Doodle

Können Sie sich noch vorstellen, wie es war, als Sie ohne Navi mit dem Auto gefahren sind? Oder wie Sie ohne E-Mails ausgekommen sind und fleißig Briefe getippt haben? Kaum vorstellbar, dass es früher ohne die technischen Helferlein auch geklappt hat. Aber genauso wie ich Smartphone, Navi und E-Mail nicht mehr missen möchte, geht es mir mit einigen Online-Diensten. Die sind so praktisch, dass ich sie im Büro nahezu selbstverständlich nutze und gar nicht mehr wüsste, wie ich ohne sie auskommen sollte. Meine persönlichen Lieblings-Dienste stelle ich Ihnen in den nächsten Wochen vor.

Als Erstes möchte ich Ihnen Doodle zeigen, einen regelrechten Klassiker unter den praktischen Web-Diensten, den mittlerweile Millionen von Internetnutzern zu schätzen wissen. Der Service dient dazu, Termine zu organisieren und im Griff zu behalten. Wozu Sie das brauchen?  Jeder, der schon einmal versucht hat, einen Termin mit mehr als einem Teilnehmer zu organisieren, weiß, wovon ich schreibe. Laut einer Umfrage des Dienstes geht allein ein halber Arbeitstag pro Woche für die Meeting-Koordination verloren. Dabei werden im Schnitt sieben Meetings pro Woche angepeilt. Ob fürs Koordinieren ganz klassische Kalendersysteme, Online-Kalender, E-Mail oder Telefon zum Einsatz kommen, spielt dabei keine Rolle. 4,9 Stunden pro Woche nimmt die Meetingplanung in Anspruch, also rund ein Achtel der Arbeitszeit von Managern und Angestellten im Büromanagement. Keine Frage, einen passenden Termin für alle Teilnehmer zu finden, ist mitunter eine Herausforderung. In der Regel erstellt der Organisator zunächst eine E-Mail oder Kalenderanfrage und schickt sie herum, um dann im nächsten Schritt die Reaktionen (Absagen, Änderungsvorschläge) auszuwerten und wieder einen neuen Termin in die Runde zu schicken – eine lästige und wenig produktive Prozedur. Mit Doodle gleicht das Koordinieren allerdings einem Kinderspiel.

Denn besser klappt’s, so will Doodle herausgefunden haben, wenn alle Teilnehmer des Meetings zusammensitzen und darüber abstimmen. Doch dazu müsste man entweder extremes Glück haben oder ein weiteres Meeting planen – um das Meeting zu planen. Die Lösung lautet Doodle. Die Bedienung des Dienstes ist unkompliziert, die Abstimmung eines Termins erfordert nicht einmal eine Registrierung beim Dienst. Nur wer die umfangreichen Zusatzfunktionen nutzen will, muss ein kostenpflichtiges Benutzerkonto anlegen. Dann ist es etwa möglich, Doodle in den persönlichen Kalender (etwa in Outlook) einzubinden, Meetings zu archivieren und eine persönliche Kalenderseite mit eigener Internetadresse anzulegen. Für die Grundfunktionen braucht man das aber alles nicht.

So funktioniert’s: Mit Doodle eine Terminumfrage erstellen

1. Rufen Sie die Internetseite www.doodle.com auf. Klicken Sie auf „Einen Termin finden“.
   
   
2. Im nächsten Schritt tippen Sie Anlass und Termin ein. Ins Feld „Beschreibung“ geben Sie ein, was bei dem Termin besprochen werden soll. Tippen Sie dann noch Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein, und klicken Sie auf „Weiter“.
3. In der Kalenderansicht wählen Sie zunächst die infrage kommenden Tage aus. Klicken Sie auf „Weiter“.

   

4. Nun geben Sie die passenden Uhrzeiten für die verschiedenen Tage ein. Es folgt ein Klick auf „Weiter“.

   

5. Nun entscheiden Sie sich für eine „Umfrageart“: Vorausgewählt ist die einfache Ja-Nein-Abstimmung. Hier können die potenziellen Teilnehmer einfach auswählen, ob Ihnen ein Termin passt oder eben nicht. Per Klick auf „Einstellungen“ stehen aber noch weitere Optionen zur Wahl.  Haben Sie sich entschieden, geht’s weiter mit „Weiter“.

   

6. Ohne Doodle-Konto lässt sich die Umfrage nur über das eigene E-Mail-Postfach versenden. Klicken Sie also auf „Fertigstellen“.

   

7. Sie bekommen nur einen Link angezeigt, den Sie an Ihre Kollegen verschicken. Den zweiten Link benötigen Sie für die Verwaltung, etwa um Termine zu ändern oder hinzuzufügen, oder um die Umfrage zu löschen.

   

8. Über den Teilnahme-Link können sich Ihre Kollegen mit ihrem Namen eintragen und auswählen, welcher Termin oder welche Termine ihnen am besten passen. Schnell kristallisiert sich heraus, welcher Termin für die Eingeladenen am besten passt.

   

9. Per E-Mail hält Sie Doodle auf dem neuesten Stand, wer alles an der Umfrage teilgenommen hat.

   

Die Problematik, alle unter einen Hut zu bekommen, kann Doodle Ihnen nicht abnehmen. Aber Sie erhalten schneller einen besseren Überblick darüber, von welchen Kollegen noch Rückmeldungen ausstehen und an welchem Tag zu welcher Uhrzeit die größte Schnittmenge für einen Termin besteht. Diesen Termin sollten Sie dann schnellstens im gemeinsamen Kalender blocken.

Urheber des Bildes: © AnsonLu – istockphoto.com