Effektives Zeitmanagement via Not-To-Do-List

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Vor einigen Tagen habe ich mich gefragt, wie viele To-do-Listen ich in meinem Arbeitsleben wohl schon geschrieben habe. Hunderte? Tausende? So gern ich mit ihnen arbeite, stehen zu viele Aufgaben an, die mehr oder weniger gleichzeitig erledigt werden müssen, ist die Gefahr groß, dass ich mich trotz einer To-do-Liste verzettele. Grundsätzlich besteht meine Lösung, um strukturiert zu arbeiten, aus drei Schritten: Ich verschaffe mir einen Gesamtüberblick und priorisiere die Aufgaben, baue kleine Arbeitspakete und − auch wenn sich das im Arbeitsleben merkwürdig anhört − lasse Dinge einfach weg. Eine To-leave- bzw. Not-to-do-Liste gehört für mich zu den effektivsten Zeitmanagementmethoden, denn sie hilft, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

 

Der Überblick und die Prioritäten

Zuerst notiere ich sämtliche Aufgaben, die erledigt werden müssen. Anschließend vergebe ich Prioritäten von „nicht wichtig und nicht dringend“ bis „sehr wichtig und dringend“. So fällt es mir leichter, eine Reihenfolge festzulegen und diese einzuhalten. Unwichtige Aufgaben schiebe ich weit nach hinten. Bei wichtigen, aber nicht dringenden Arbeiten setze ich mir einen Termin, sehr Wichtiges und Dringendes erledige ich sofort. Über all dem steht für mich: Ich konzentriere mich jeweils auf eine einzige Aufgabe und erledige diese.

 

 

Kleine, handliche Arbeitspakete

Zu große und unüberschaubare Aufgaben können leicht entmutigen und zu einem Berg anwachsen. Im schlimmsten Fall verwendet man mehr Energie darauf, sich Sorgen über ein eventuelles Scheitern zu machen, als darauf, die Arbeit effektiv und konzentriert zu erledigen. Nicht abgeschlossene Aufgaben können außerdem am eigenen Gewissen nagen. Das verhindere ich, indem ich aus großen Aufgaben kleine Pakete baue, die ich innerhalb eines Tages erledigen kann. So kann ich auf der To-do-Liste gleich mehrere Aufgaben als erledigt abhaken. Arbeit, die ich nicht geschafft habe, liste ich am nächsten Tag als erstes auf und priorisiere sie erneut. Wichtig ist es dabei, sich realistische Ziele zu stecken, Aufgaben nicht zu schwammig zu formulieren, unwichtigere Themen zurückzustellen oder notfalls an Kollegen abzugeben.

 

 

Weniger ist mehr: Die To-leave- oder Not-to-do-Liste

Wie der Name schon sagt, ist die Not-to-do-Liste der Gegenpart zur To-do-Liste: Statt Tätigkeiten zu notieren, die ich erledigen muss, schreibe ich diejenigen Punkte auf, die ich weglassen möchte. Denn in meinem Arbeitsleben ebenso wie in meinem Privatleben haben sich Verhaltensweisen eingeschliffen, die viel Zeit kosten, aber nicht zielführend sind. Dazu gehört zum Beispiel die ständige Erreichbarkeit per Telefon, Smartphone oder E-Mail. Mit Hilfe einer Not-to-do-Liste habe ich erkannt, welche Dinge ich gewohnheitsmäßig erledige, obwohl sie keinen Nutzen (mehr) bringen. Gleichzeitig habe ich das Bewusstsein für meine Arbeit gesteigert, lasse mich weniger ablenken und treffe bewusstere Entscheidungen. Eine solche Liste hat sogar strategische Dimensionen: Insbesondere Führungskräfte müssen entscheiden, was sie unterlassen wollen und an ihre Mitarbeiter delegieren.

 

Meine To-leave-Liste umfasste folgende Fragen: Welche definitiven Verpflichtungen habe ich? Worin bestehen die Aufgaben dieser Verpflichtungen? Was kann und will ich weglassen, da es mir nichts bringt, mir Energie entzieht und damit sogar schadet, und mich von den wichtigen Dingen abhält? Welche Bereiche müsste ich dafür anders organisieren? Kann ich Aufgaben delegieren oder outsourcen? Mir die Übersicht zu verschaffen, war relativ einfach, schwieriger war die Umsetzung. Zu Anfang musste ich mir die einzelnen Punkte immer wieder bewusst machen, bis ich meine alten Verhaltensweisen „überschreiben“ konnte.

 

 

Wesentliche Punkte auf meiner Not-to-do-Liste sind:

 

  1. Als erstes habe ich mir das Zauberwort „Nein“ angewöhnt: Ich lasse mich von Anderen nicht ablenken oder hetzen.
  2. Ich muss nicht perfekt sein, Fehler können passieren.
  3. Kein blinder Aktionismus: Ich arbeite nicht wild drauf los, sondern halte mich an meine Priorisierung.
  4. Ich beschäftige mich mit allen Aufgaben einmal und entscheide, was mit ihnen passieren soll. Das heißt, ich nehme Aufgaben nicht mehrfach in die Hand.
  5. Ich verzichte nicht auf Pausen und regelmäßiges Essen.
  6. E-Mails checke ich weder als Erstes am Morgen noch als Letztes am Abend. Morgens können sie die Pläne für den Tag zunichte machen, abends nehme ich sie gedanklich mit in den Feierabend. Stattdessen überprüfe ich sie ab 10 Uhr einmal pro Stunde.
  7. Stehe ich unter großem Zeitdruck, leite ich mein Telefon um, schließe meine Bürotür und beende alle Programme am PC, die ich für die Aufgabe nicht brauche.
  8. Ich vermeide Anrufe oder Meetings, die keine Agenda oder festgelegte Endzeit haben.

 

Haben Sie noch weitere Ideen, was sich im Arbeitsalltag weglassen lässt? Welche Erfahrungen haben Sie mit Not-to-do-Listen gemacht? Oder ist Ihr Favorit doch die To-do-Liste? Ich freue mich auf Ihr Feedback.


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Kommentare
One Response to “Effektives Zeitmanagement via Not-To-Do-List”
  1. Interessanter Ansatz! Das werde ich glatt mal ausprobieren.

    Manchmal muss man das Pferd eben doch von hinten aufzäumen.

    Weniger rauchen wäre ein Punkt für meine NotToDo Liste, ganz weglassen wäre ja auch kontraproduktiv. :)

    Gruß Heinz

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