Die wenigsten Menschen werden den Finger heben und laut „Ich mach’s“ rufen, wenn in einem Meeting oder einer Besprechung gefragt wird, wer die wichtigsten Inhalte schriftlich festhält und in einem Dokument zusammenfasst. Dabei ist die undankbare Aufgabe des Protokollführers gar nicht so schlimm, wie sie auf den ersten Blick scheint – wenn man weiß, worauf man achten sollte.

Protokoll ist nicht gleich Protokoll: Welche Formen gibt es?

Soll ich Wort für Wort mitschreiben? Reicht es, lediglich die Ziele festzuhalten? Schreibe ich vielleicht sogar erst nach der Sitzung das Protokoll? Bevor es an die eigentliche Arbeit geht, gilt es festzulegen, welche Form des Protokolls für die jeweilige Verwendung die richtige ist. Man unterscheidet:

das Ergebnisprotokoll

Dieses insgesamt recht kurze Protokoll liefert einen groben Überblick über die wesentlichen Themen der Sitzung. Festgehalten werden lediglich die wichtigsten Aussagen, Ziele und Ergebnisse.

Gesprächsprotokoll

Deutlich ausführlicher ist das Verlaufsprotokoll. Es gibt den kompletten Ablauf der Besprechung wieder und berücksichtigt auch verschiedene Meinungen, Ansätze und Diskussionen.

das Gedächtnisprotokoll

Dieses Protokoll wird erst im Anschluss an eine Sitzung verfasst. Der Protokollant schreibt alles auf, was im Gedächtnis geblieben ist. Diese Variante ist fehleranfällig und sollte daher nur dann gewählt werden, wenn es keine Alternative gibt (weil es beispielsweise vergessen wurde oder der Protokollant selbst der Redner war). Zu empfehlen ist auf jeden Fall eine möglichst zeitnahe Protokollierung.

das wörtliche Protokoll

Als besonders herausfordernd erweist sich das Wort-zu-Wort-Protokoll, wie es beispielsweise vor Gericht für die Dokumentation genutzt wird. Um wirklich jedes einzelne Wort mitschreiben zu können, sind stenografische Kenntnisse unbedingt hilfreich.

Der Aufbau: Wie wird ein Protokoll strukturiert?

Um das Protokoll übersichtlich zu gestalten und eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt sich eine klare Struktur. Vor allem bei wiederkehrenden Terminen und regelmäßigen Protokollen erleichtert eine einheitliche Formatierung mit einer Vorlage die Arbeit:

Die klassische Struktur eines Protokolls sieht dabei wie folgt aus:

1) Hauptteil

    • Ort und Datum
    • Beginn und Ende der Sitzung
    • Namen der Teilnehmenden (und abwesenden Personen)
    • Name des Protokollanten
    • Thema / Anlass der Zusammenkunft
    • falls vorhanden: Tagesordnungspunkte

    2) Hauptteil

    Abarbeitung der einzelnen Punkte. Jeder Themenpunkt hat einen eigenen Absatz. Fassen Sie das Gesagte hier zusammen.

    3) Schluss

    Die wesentlichen Entscheidungen, Ergebnisse und Ziele werden am Ende nochmal kurz in Stichpunkten zusammengefasst. Gibt es eine Aufgabenverteilung, führen die Protokollführer die jeweiligen Zuständigen auf. Eine vermerkte Frist erleichtert das Nachfassen, ob Aufgaben erledigt und Ziele erreicht wurden.

    Bei regelmäßigen Sitzungen schreibt der Protokollant noch den nächsten Termin in das Protokoll. Abschließend unterschreiben er sowie bei Bedarf der Leiter / Vorsitzende der Versammlung das Protokoll.

    4) Anhang

    Ein Protokoll wird im Anschluss an die Sitzung regelhaft an die Teilnehmenden per E-Mail verschickt. Das Protokoll selbst fügt man als Anhang ein. Optional besteht die Möglichkeit, auch weitere Dateien und Dokumente (zum Beispiel Handouts, Präsentationen oder Anträge) anzuhängen.

    Hilfreiche Tipps: So gelingt das Protokollieren

    Protokoll zu führen, ist gar nicht so schwierig, wie es zunächst erscheinen mag. Natürlich ist auch etwas Übung gut, mit einigen Tipps schaffen es aber auch Anfänger, eine Sitzung, ein Meeting oder eine Versammlung effektiv und richtig zu protokollieren:

    • Wer unsicher ist, etwas Wichtiges zu verpassen und mit dem Schreiben nicht hinterherzukommen, nutzt die Diktierfunktion des Handys und zeichnet das Gespräch auf. So können Sie sich im Nachhinein und in aller Ruhe das Gesagte nochmal anhören. Aus Datenschutzgründen empfiehlt es sich, die Teilnehmenden im Vorwege über die Aufzeichnung zu informieren.
    • Es spricht aber auch nichts dagegen, bereits während der Sitzung kurz nachzufragen, wenn man etwas nicht verstanden oder überhört hat. Auf diese Weise sparen Sie sich die zeitintensive Nachbearbeitung.
    • Sofern es sich nicht um ein wörtliches Protokoll handelt, ist es ausreichend, sich auf die wesentlichen Aspekte zu beschränken und nicht jedes einzelne Wort zu notieren. Wer unsicher ist, schreibt jedoch lieber mehr als zu wenig – und streicht unwichtige Passagen dann am Ende.
    • Wer ausreichend schnell tippen kann, darf natürlich auch am Laptop mitschreiben. Dieses Vorgehen spart einen Schritt, schließlich müssen Sie diese Aufgabe dann nicht mehr nach der Sitzung erledigen.
    • Wer mit der Hand mitschreibt, lässt zwischen den einzelnen Themen ausreichend Platz, um nachträgliche Ergänzungen während der Sitzung hier noch unterbringen zu können.
    • Abkürzungen (zum Beispiel von Namen oder relevanten Begriffen) tragen dazu bei, schneller mitschreiben zu können.
    • Ein Protokoll bedarf immer einer gewissen Nachbereitung: Im besten Fall erfolgt diese direkt im Anschluss an die Veranstaltung, da so die Inhalte noch sehr präsent im Kopf sind und nicht die Gefahr besteht, etwas falsch zu dokumentieren oder wichtige Informationen wegzulassen.

    Die goldenen Regeln: Darauf ist beim Protokollieren zu achten

    Damit ein Protokoll die formalen Anforderungen erfüllt, gibt es einige Regeln zu beachten. Das sind:

    • Ein Protokoll ist immer im Präsens verfasst.
    • Die eigene Meinung und persönliche Einschätzung des Protokollführers haben in einem Protokoll nichts verloren. Es geht vielmehr um eine objektive Wiedergabe der Sitzung.
    • Redebeiträge und Meinungen werden als solche gekennzeichnet und der jeweiligen Person zugeordnet.
    • Wer Protokoll schreibt, sollte sicher in der deutschen Rechtsschreibung sein. Ein No-Go ist es zudem, Namen falsch zu schreiben.
    • Den Verlauf der Sitzung in einem reinen Fließtext wiederzugeben, kommt bei den Lesern nicht gut an: Ein Protokoll lebt von einer guten Struktur mit Überschriften, Absätzen und Aufzählungen. Von Vorteil ist zudem eine Formatierung mit verschiedenen Schriftgrößen und -farben, Unterstreichungen und Hervorhebungen.
    • Stichpunkte erhöhen die Lesbarkeit, Schachtelsätze erschweren den Lesefluss. Ein Protokoll ist keine wissenschaftliche Abhandlung und sollte daher lieber in einfachen und kurzen Sätzen formuliert werden.
    • Ein Protokoll wird bestenfalls zeitnah an die Teilnehmenden (und die abwesenden Personen) verschickt.

    Urheber des Titelbildes: dragastefentiu/ 123RF Standard-Bild