Carsten Voeller

Facebook im Büro – was ist erlaubt, was nicht?

Wer nicht drin ist, ist out. Inzwischen nutzen mehr als zwanzig Millionen Deutsche Facebook und teilen Vorlieben, Meinungen und Infos. Das soziale Netzwerk strahlt eine merkwürdige Faszination aus, Freunde und Bekannte sind stets nur einen Klick entfernt, 24 Stunden am Tag. Doch wie sieht’s während der Arbeitszeit aus? Ist Facebook im Büro überhaupt erlaubt? Was kann bei der Arbeit vielleicht sogar helfen oder dem Unternehmen nützen? Ich habe dazu einige interessante Infos für Sie zusammengetragen:

 Social Media im Büro: Fluch…

Wie lange tummeln sich denn die Leute überhaupt auf Facebook? Für Aufschluss sorgen Statistiken: Laut einer Umfrage der Kölner Kreativagentur youCom ist rund jeder vierte Beschäftigte in Deutschland auch während der Arbeitszeit privat beim Online-Netzwerk Facebook aktiv. Im Schnitt sind das zweieinhalb Stunden pro Woche. Zehn Prozent seien sogar länger als fünf Stunden ihrer Arbeitszeit pro Woche im Online-Netzwerk aktiv.  Hochgerechnet gehe dadurch im Jahr Arbeitszeit im Wert von 26,8 Milliarden Euro verloren. Weiterer Nachteil: Facebook blockiert die interne Kommunikation. Denn statt das Gespräch mit Kollegen zu suchen und so über Arbeitsabläufe und Projekte zu plaudern, bleibt der Facebook-Nutzer vorm Computer hängen.

…oder Segen?

Andere Experten wiederum behaupten, dass soziale Netzwerke wie Facebook eben nicht nur Arbeitszeitkiller und Sicherheitsrisiken darstellen. Ganz im Gegenteil, Facebook sorge für zufriedenere Arbeitnehmer. Zu diesem Schluss kommt zumindest das Marktforschungsunternehmen Gartner. Die Analysten wollen nicht nur herausgefunden haben, dass immer mehr Firmen ihre Social-Media-Verbote auflockern, sondern auch, das Facebook gute Möglichkeiten zum Stressabbau bietet. Denn, wer viel arbeitet, müsse auch entspannen. Und statt in der Pause am Glimmstängel zu ziehen oder Gummibärchen zu futtern, sondern die Neuigkeiten nach Bildern, Videos und anderen Internet-Fundstücken zu durchstöbern, das habe einen durchaus positiven Effekt. Zudem gehe durch Smalltalk am Drucker, an der Kaffeemaschine oder beim Essen mit Kollegen viel mehr Zeit verloren.

Dementsprechend würden immer mehr Firmen den Einsatz von Internet-Netzwerken tolerieren. Laut Gartner hat sich noch im Jahr 2010 die Hälfte der befragten Unternehmen gegen die Nutzung von Social Media-Angeboten während der Arbeitszeit ausgesprochen, doch das ändert sich. Gartner prophezeit: 2014 sollen es dann lediglich noch 30 Prozent sein. Die Gründe dafür sind mit Sicherheit nicht nur in der höheren Zufriedenheit der Belegschaft zu suchen. Denn erstens benötigen bestimmte Abteilung Zugriff zu Social Media, beispielsweise Marketing und Support, zweitens bringen Verbote realistisch betrachtet einfach nicht viel. Schließlich erfolgt der Zugriff auf Facebook mittlerweile hauptsächlich über mobile Geräte wie Smartphones und nicht über den kontrollierbaren Firmen-PC. Und: Wenn Arbeitgeber den Zugang zu Facebook und anderen sozialen Netzwerken blockieren, können sie sich vor allem bei der jüngeren Generation schnell ins Abseits manövrieren.

Erst nachfragen, dann Facebook

Ob Facebook nun Fluch oder Segen für die Produktivität darstellt, ist höchstwahrscheinlich individuell sehr verschieden. Doch wie steht es in Ihrer Firma? Ist hier Facebook erlaubt? Ob die private Nutzung toleriert wird, das sollte unbedingt mit der Chefetage geklärt werden. Und zwar vorab. Oft hilft aber auch ein Blick in den Arbeitsvertrag. Fast alle Unternehmen haben mittlerweile Klauseln über die Nutzung des Internets in ihre Arbeitsverträge aufgenommen. Schauen Sie am besten einmal hinein, bevor Sie eine Abmahnung riskieren.
Comic: Nico von Endless Origami; CC

Die wichtigsten Regeln für die Facebook-Nutzung am Arbeitsplatz

Selbst wenn die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz ausdrücklich erlaubt ist, gilt es einige wichtige Regeln zu beherzigen.

  • Loggen Sie sich nie dauerhaft ein, chatten Sie nicht „nebenbei“ und verfolgen Sie nicht permanent die Statusmeldungen Ihrer Facebook-Freunde. Durch die ständige Ablenkung leidet Ihre Arbeit definitiv. Zudem macht es keinen guten Eindruck.
  • Stellen Sie keine internen Infos ins Internet. Das betrifft sowohl Berichte über Aufgaben als auch Informationen zu Kollegen. Wenn Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse ausgeplaudert werden, kann das einen Entlassungsgrund darstellen. Absolut nicht empfehlenswert sind auch Statusmeldungen wie „Hoffentlich ist bald Feierabend“ oder „Das Meeting war wieder einmal total öde“.  Solche Statements bergen die Gefahr, irgendwann einmal beim Boss zu landen. Was übrigens heutzutage öfter passiert, als man glaubt.
  • Gefahr birgt auch das allzu freizügige Teilen von Fotos, Videos und Vorlieben. Denn wer nicht aufpasst, gibt mehr von sich preis als gewollt. Mit einem achtlosen Kommentar oder einem falschen Klick riskieren Sie Ihren guten Ruf – besonders im Job.
  • Außerhalb des Büros müssen Sie ebenfalls auf der Hut sein. Die gern genutzte Facebook-Anwendung „Places“ ermöglicht beispielsweise das Bekanntgeben des derzeitigen Aufenthaltsortes, etwa per Smartphone. Auch wer mit dabei ist, wird gern geteilt. Dumm nur, wenn Sie ein Freund in der Kneipe markiert, wenn Sie eigentlich krankgeschrieben sind. Oder wenn Sie jemand auf der Dienstreise im Stripclub eincheckt. Standardmäßig haben Sie keinen Einfluss darauf, dass ein Freund Ihre Position veröffentlicht. Das können Sie aber in den „Privatsphäre-Einstellungen“ auf Facebook ändern.
  • Nicht jeden geht es etwas an, mit wem Sie bei Facebook befreundet sind – schon gar nicht Ihre Kollegen und Vorgesetzten. Standardmäßig kann aber jeder Ihre Freundesliste einsehen. Wenn Sie das nicht möchten, machen Sie Ihre Freundesliste einfach für andere unsichtbar. Rufen Sie dazu Ihr Profi auf, und klicken Sie im Bereich „Freunde“ auf „Alle anzeigen“. Es folgt ein Klick auf „Bearbeiten“, den kleinen Pfeil und dann „Nur ich“.
  • Menschen machen Fehler. Wenn Sie etwas in Facebook veröffentlicht haben, das Ihre Job-Reputation gefährdet, können Sie es aber schnell aus Ihrer Chronik löschen. Klicken Sie dazu auf Ihren Profilnamen, sodass die Chronik angezeigt wird.  Sämtliche Inhalte können Sie nun löschen, indem Sie den Mauszeiger in die rechte obere Ecke des Eintrags bewegen und dann auf „Bearbeiten oder entfernen“ klicken. Sie können auch mit wenigen Klicks sämtliche Einträge der Chronik nur für Ihre Freunde sichtbar machen. Das erledigen Sie über die Privatsphäre-Einstellungen per Klick auf „Beschränke das Publikum für ältere Beiträge“.

Die Gretchenfrage am Schluss: Soll man die Freundschaftsanfrage vom Chef annehmen? Schwierig. Sind Sie schon mit der halben Belegschaft befreundet, gibt es wenige Gründe, die Anfrage des Chefs nicht anzunehmen. Besser ist es von vornherein, Privates und Geschäftliches zu trennen. Es lassen sich schließlich mehrere Facebook-Profile anlegen.

Retro Postkarte

Carsten Voeller

Urlaubsgrüße heute – lieber digital per App oder doch die gute alte Postkarte?

Für die meisten ist es die wohl schönste Zeit des Jahres –die Urlaubssaison! Und egal, wohin die Reise führt, ans Meer, in die Berge oder in eine Metropole: Die Daheimgebliebenen sollen erfahren, wo man ist und wie es einem geht. Das geht ganz klassisch mit der guten alten Postkarte, was laut Umfragen immer noch mehr als ein Viertel der Deutschen macht. Doch im Zeitalter von Handys, App und Internet gibt es viel mehr Möglichkeiten. Ich habe Ihnen eine kleine Auswahl für digitale Urlaubsgrüße zusammengestellt.

SMS: kurz und bündig, aber sehr unpersönlich

Manch einer sagt, dass auf einer Postkarte doch sowieso nicht viel drauf steht: „Wir sind gut angekommen“ und „Wetter/Essen/Strand sind gut/schlecht“. Das kann doch per App wie Whatsapp verschickt werden oder passt auch gut in eine SMS Und die ist mittlerweile sogar ein recht preiswertes Vergnügen: Urlauben Sie In der EU, kostet die SMS nur noch knapp 11 Cent. Ob Ihnen das für die Urlaubsgrüße reicht, ist aber Geschmackssache: Das Gefühl, eine Postkarte aus dem Briefkasten zu holen und sie in den Händen zu halten, ist eben immer noch etwas Besonderes, viel Persönlicheres. Wenn Sie Kinder im Schulalter haben, ist das Karten schreiben (oder bemalen) zudem eine schöne Beschäftigung für Regentage.

Abgesehen davon: Bekommen die Daheimgebliebenen eine Postkarte mit einem schönem Fotomotiv, ist die als Souvenir auf dem Schreibtisch der Kollegen sehr beliebt. Immerhin: Der „große Bruder“ der SMS, die MMS kann ein Bild oder sogar Video mit schicken. Die bewegen sich preislich eher in Richtung 1 Euro. Und der Empfänger kann sie den Kollegen herumzeigen und weiterleiten.

Sozial Netzwerken: auch im Urlaub?

Soziale Netzwerke sind in. Und wer seinen Freunden etwas mitzuteilen hat, macht das oft auf Facebook. Warum nicht auch im Urlaub? Vorteil: Auf einen Rutsch erreichen Sie ganz viele Leute. Und ein Notebook müssen Sie nicht mal mitnehmen. Viele Hotels bieten ihren Gästen die Nutzung von PC und Internet für ein paar Euro an. Wenn nicht, gehen Sie einfach in das nächste Internetcafé. Kleines Problem: Wollen Sie auch noch ein schönes Foto mitschicken, hakt es oft. Mal einfach die Kamera anstöpseln, geht oft nicht. Aus Sicherheitsgründen sperren die Cafébetreiber die USB-Anschlüsse ihrer Computer. Da bleibt nur die Möglichkeit direkt vom Smartphone die Grüße mit der Facebook App zu verschicken.

Fotos im Retro-Look: das Smartphone macht’s möglich

Einst steht fest: Wer ein Smartphone hat – und es auch in den Urlaub mitnimmt – ist am besten zum Verschicken seiner digitalen Urlaubsgrüße vorbereitet. Denn mittlerweile sind diese Geräte kleine Computer mit eingebautem Fotoapparat. Bilder lassen sich zum Beispiel per Facebook App mit den Freunden teilen, inklusive ein paar netter Zeilen. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Mit einer der zahllosen Foto Apps können Sie aus profanen Schnappschüssen kleine Kunstwerke machen – und die natürlich auch Ihren Freunden übers Internet zukommen lassen. Mir gefällt dabei die App Instagram am besten. Foto machen, einen Filter auswählen, fantastisches Bild (vielleicht mit einem originellen Retrotouch) knipsen, abschicken.

Und noch etwas spricht für die gute alte Postkarte: Stichwort Roaming

Kostet das im Ausland nicht ein Heidengeld? Wenn man nicht aufpasst, ja. Denn nutzen Sie Facebook & Co. wie zu Hause über das Mobil-Internet oder per App, dreht sich der Gebührenzähler wegen des sogenannten Roamings schnell. Erst wenn Sie 59,50 Euro erreicht haben (und das geht fix), wird Ihnen sozusagen der “Saft” abgestellt. Aber soweit muss es nicht kommen. Überprüfen Sie vor Urlaubsbeginn, ob in Ihrem Smartphone die Option “Daten-Roaming” aus ist. Und setzen Sie im Urlaubsland auf WLAN. Das finden Sie zum Beispiel in Ihrem Hotel, in Cafés oder fast immer bei Mc Donalds und Starbucks – meist für ein paar Euro, manchmal sogar gratis.

Dort können Sie doch noch eine Postkarte “schicken” – denn auch dafür gibt es Apps, etwa Postcard, Funcard oder Pokamax. Sie wählen ein Foto auf dem Handy aus, tippen den Empfänger und einen Text ein. Die App macht daraus eine Postkarte, die ein paar Tage später klassisch im Briefkasten landet. Das kostet meist so 1,50 bis 2 Euro. Ein schöner Kompromiss – mit Nebeneffekt: Probleme mit einer unleserlichen Handschrift auf der Postkarte gibt es hier nicht. Meine persönliche Meinung: alles ganz nett, aber ich bleibe trotzdem lieber bei der guten, alten Postkarte aus Pappe. Und wenn es mal etwas besonders Wichtiges mitzuteilen gibt, kann man ja mit dem Handy auch schnell anrufen – innerhalb der EU für 35 Cent pro Minute.

 

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Alfi - Neue Logo-Version

Kathrin Mannier

Produkttest: Alfi Flaschenkühler

Es ist wieder Sommer! Es ist heiß, die Menschen schwitzen und sehnen sich nach kalten Getränken…. Jetzt fragen Sie sich bestimmt zu Recht: „In welchem Land sitzt die Autorin?“. Natürlich in Deutschland, genauer gesagt: im Schietwedder geplagten Hamburg. Auch hier hat sich der Sommer bisher noch nicht von seiner besten Seite gezeigt, aber oben im hohen Norden sind wir das leider gewohnt und wie jedes Jahr glauben wir fest daran, dass die heiße Jahreszeit bald anfängt. Damit wir gewappnet sind und uns die kalten Getränke nicht ausgehen, teste ich diese Woche den Alfi Flaschenkühler aus unserem Sortiment.

Der erste Eindruck vom Flaschenkühler von Alfi ist sehr gut. Er wirkt sehr hochwertig, hat einen Durchmesser von ca. 29,5 cm und eine Höhe von ca. 12,0 cm. Das Gehäuse und der Kühlakku bestehen aus Kunststoff und die Abdeckung, in die die Flaschen gestellt werden, wurde aus Aluminium hergestellt. Der Flaschenkühler ist bei uns in silbern und schwarz erhältlich. Hierbei ist zu erwähnen, dass sich die Farbangabe auf das Gehäuse bezieht, da der Aluminiumdeckel immer silberfarben geliefert wird.

Flaschenkühler von Alfi

Der Flaschenkühler kann für 6 Flaschen von 0,25l bis 0,33l genutzt werden. Hierbei ist es egal, ob es sich um die handelsüblichen Glasflaschen oder die kleinen PET-Flaschen handelt. Beide Sorten passen gut hinein und werden von der Abdeckung des Alfi Flaschenkühler an ihrem Platz gehalten.

Flaschenkühler von Alfi mit 6 Flaschen

Mir gefällt beim diesem Flaschenkühler besonders gut, dass es dort auch ein Platz für einen Flaschenöffner gibt. Dieser hat seinen eigenen Aufbewahrungsplatz im Deckel. So verliert man ihn nicht und er ist immer zur Hand, wenn man ihn benötigt. Der Flaschenöffner ist allerdings nicht im Lieferumfang enthalten und kann gesondert dazu bestellt werden.

Alfi Flaschenöffner

Um mir auch die inneren Werte des Flaschenkühlers anzuschauen, habe ich ihn einmal auseinandergebaut. Das geht ganz einfach: Der Deckel des Flaschenkühler kann leicht abgehoben werden. Nun sieht man den Kühlakku, der in der Mitte des Gehäuses steht. Übrigens: Um den Kühlakku aufzuladen, reicht es, wenn man ihn vorher einige Zeit in den Gefrierschrank legt. Ist er dann vollständig gefroren, hält er für ca. 4 Stunden die Getränke kalt (je nach Temperatur und Sonneneinstrahlung). Da der Kühlakku nur ca. 9,0 cm in der Breite und ca. 10,0 cm in der Höhe misst, kann man ihn leicht zum Aufladen in einem Gefrierfach im Kühl- oder Gefrierschrank unterbringen.

Flaschenkühler von Alfi auseinandergebaut

Um den Flaschenkühler zu benutzen, lädt man einfach den Akku, setzt ihn ein, legt den Deckel wieder aufs Gehäuse und stellt dann die Flaschen rein. Schon ist er einsatzbereit. Aufgrund seiner Größe bietet es sich an, ihn im Büro und bei Terminen zu nutzen. Dort sieht er nicht nur edel aus, sondern sorgt stundenlang für kalte Getränke. Wer wie wir bei OTTO Office Besprechungsräume mit großen, sonnigen Fensterflächen hat, wird dies zu schätzen wissen.

Für den Einsatz beim Picknicken im Park ist er weniger geeignet. Die Getränke wird er zwar auch kühlen, aber durch die runde Form ist der Flaschenkühler eher schlecht im Rucksack oder der Tasche zu transportieren.

Fazit: Produkttest Alfi Flaschenkühler

Der Alfi Flaschenkühler ist ein schicker, moderner Flaschenkühler, den man bei offiziellen Anlässen gern auf den Tisch stellt. Daher bekommt er von mir 4,5 von 5 Sternen!

Übrigens: Den Flaschenkühler bekommen Sie natürlich direkt bei uns im OTTO Office Shop: Alfi Flaschenkühler

Carsten Voeller5 Comments

Software-Tipp gegen den Mausarm

In meinem letzten Blogartikel „Mausarm – Wenn der Ellenbogen schmerzt“ habe ich über das Repetitive-Strain-Injury (RSI), den sogenannten Mausarm, berichtet. Viele Büroangestellte leiden an dieser Krankheit, die durch Fehlbelastungen von Arm und Hand bei der Computerarbeit hervorgerufen wird. Heute führe ich meinen Bericht weiter und möchte Ihnen eine Software empfehlen, die Mausarm-Geplagten weiterhelfen kann.

Mausarm, was nun?

Wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen, und die Schmerzen da sind, sollten Sie umgehend einen Arzt konsultieren, am besten einen Orthopäden oder Sportmediziner. Damit sollten Sie nicht zu lange warten. Fängt es bereits an zu ziehen oder die Finger schlafen öfters ein, vertrödeln Sie keine Zeit. Der Doktor wird zwar nicht unbedingt RSI diagnostizieren, sondern vielleicht einen Tennisarm oder Sehnenscheidenentzündung, die Behandlung ist aber im Prinzip dieselbe.

In der Regel verschreiben die Ärzte dann Krankengymnastik, Wärme oder Kältebehandlungen, Bestrahlungen und Massagen. Bei mir selber hat vor ein paar Jahren eine Massagebehandlung mit Eiswürfeln sehr gut geholfen. Die Erfolge stellten sich aber erst nach einigen Monaten ein, obwohl ich in der Zeit konsequent die linke Hand zum Arbeiten genutzt habe. Geduld ist also gefragt.

Im Extremfall wird zu Schmerzmitteln geraten, beispielsweise kortisonhaltigen Spritzen in den betroffenen Unterarm. Ebenfalls gängig sind schmerzstillende und entzündungshemmende Salben, die den Teufelskreis aus Schmerz und Verkrampfung bekämpfen. Solche Behandlungen helfen aber nur kurzfristig weiter, Änderungen am Arbeitsplatz bezüglich Gewohnheiten und Haltung sind unumgänglich.

Software-Tipp: Mausalarm

Das Gratis-Programm „Mausarm“ hilft Mausarm-Geplagten bei der Arbeit am Computer. Es handelt sich um eine Mischung aus Autoklick-Software und Aufpasser. Die Autoklick-Funktion soll dabei helfen, dass Nutzer möglichst wenig klicken.  Das funktioniert so: Das Programm erzeugt in bestimmten Abständen einen Klick, sodass Aufgaben, wie beispielsweise das Surfen im Internet nur durch das Bewegen des Mauszeigers möglich wird. Die Fingerbelastung soll dadurch reduziert werden. Das gestaltet sich zwar etwas gewöhnungsbedürftig, soll aber tatsächlich helfen. Komplizierte Aufgaben wie Bildbearbeitung sind auf diese Weise allerdings nicht realisierbar.  Zudem weist die Software den Nutzer darauf hin, ab und an kurze Pausen bei der Bildschirmarbeit einzulegen. Denn die bringen laut Entwickler eine deutlich größere Entlastung, als nur eine große Pause. Aus diesem Grund blendet „Mausarm“ alle zehn Minuten den unauffälligen Hinweis ein, doch bitte kurz aufzustehen und die Hände auszuschütteln.

 

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Mausarm vorbeugen

Carsten Voeller14 Comments

Mausarm – Wenn der Ellenbogen schmerzt

Büroarbeit ist vielleicht körperlich nicht anstrengend, trotzdem kann sie gesundheitliche Schäden hervorrufen. Stundenlange, monotone Fehlbelastungen führen zu manch Zipperlein. Besonders gefürchtet unter den Schreibtischtätern ist der sogenannte Mausarm, auch Repetitive-Strain-Injury (RSI) genannt. Wie es dazu kommt, und was Sie dagegen tun können, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.

Klick, Klick, Klick – das typische Geräusch in einem Büro. Der Büroalltag von Grafikern, Journalisten und vielen anderen Berufsgruppen wird dominiert vom „Maus-Klick“. Doch im Endeffekt führt jeder, der viel am Computer arbeitet die gleichen monotonen Bewegungen aus – jeden Tag, jede Woche, jahrelang. Diese einseitigen Bewegungen führen zu Belastungen, denn der menschliche Körper war ja ursprünglich für das Laufen, Jagen, Beerenpflücken optimiert – und nicht zum Zeigefinger-Klicken auf einem Plastikgerät.

Das Problem ist größer, als man annehmen würde: Messungen zeigen, dass die Muskeln im Arm und in der Hand bei der Bedienung der Maus angespannt sind. Verschärft wird das Problem dadurch, dass viele Nutzer ihre Hand auf der Maus liegen lassen, auch wenn sie sie gerade nicht aktiv nutzen. Durch diese stetige Klickbereitschaft steht die Hand unter Dauerbelastung, wodurch sich die Muskulatur des Unterarms verkürzt. Das Phänomen Mausarm ist daher inzwischen weit verbreitet, Experten schätzen, dass mindestens 20 Prozent der Dauerklicker betroffen sind. Die Erkrankung macht sich durch permanente Schmerzen am Ellenbogen oder Handgelenk bemerkbar, bei einigen Betroffenen äußert sich RSI auch durch Kälte- oder Taubheitsgefühl, Kribbeln oder Kraftverlust.

Dem Mausarm vorbeugen

Damit es nicht soweit kommt, hilft eine Kombination aus veränderten Gewohnheiten und eventuell neuer Hardware. Die einfachste, aber nicht unbedingt vielversprechenste Methode liegt in der Anschaffung einer neuen Maus. Das zeigt selbstverständlich nur dann einen Effekt, wenn die alte Maus nicht zu Ihrer Hand passt. Orthopäden halten Mäuse für ideal, die einen runden Rücken haben, der sich der Hand anpasst und wo Finger leicht gespreizt und entspannt aufliegen. Mäuse in verschiedenen Größen und Formen gibt es in Hülle und Fülle, Sie finden Sie natürlich auch in unserem Online-Shop. Gegen den Mausarm können wir besonders die Logitech Kabellose PC-Maus »M525«,  Logitech Kabellose PC-Maus »M510«,  und die Cherry Laser Maus »Life Nano«.

Einige Orthopäden haben weitere Tipps auf Lager, die aber nicht jedermanns Sache sind: Beispielsweise sollte man sich eine Maus anschaffen, die sowohl für Rechts- als auch Linkshänder geeignet ist. Damit kann man dann regelmäßig die Hand zu wechseln. Immerhin ist die Umstellung nicht ganz so schwer, wie sich beim Fußball die Beidfüßigkeit anzutrainieren.

Besser und praktikabler erscheint der Ratschlag, möglichst viele verschiedene Eingabegeräte zu verwenden. Also beispielsweise vermehrt auf Tastaturkommandos zu setzen, und bei Notebooks ab und zu das Trackpad zu verwenden. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens wird dem geschundenen Unterarmmuskulatur etwas Abwechslung geboten und zweitens sind Mäuse aus ergonomischer suboptimal: Denn stets muss die Hand etwas nach innen gedreht werden, um die Maus greifen zu können.

Und vergessen Sie nicht, regelmäßig bewusst Pause zu machen. Also wann immer es möglich ist, die Hand von der Maus nehmen und bewegen und leicht dehnen. 

 

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Carsten Voeller23 Comments

Bitte nicht so laut – ein kleiner Knigge fürs Großraumbüro

Das ist schon ein bisschen merkwürdig: Führungskräfte predigen gern die Vorzüge von Großraumbüros, viele gönnen sich aber ein eigenes Zimmer. Mit einer richtigen Tür! Bei Angestellten sind Großraumbüros hingegen in der Regel eher unbeliebt. Und auch wissenschaftliche Studien weisen auf die Nachteile dieser Arbeitsumgebung hin: Lärm, trockene und verbrauchte Luft, Probleme mit der Temperatur und Zugluft sowie ungenügendem Licht. Doch das sind nicht die einzigen Probleme: So fühlen sich viele Mitarbeiter gestresst, da sie keinen Rückzugsort haben und ständig den Kollegen und einem hohen Lärmpegel ausgesetzt sind.

Ändern kann man an seiner Arbeitsumgebung aber wenig. Umso wichtiger ist es, dass sich alle Personen an bestimmte Regeln halten, damit die Zusammenarbeit im Großraumbüro möglichst reibungslos funktioniert. Daher habe ich Ihnen einige Tipps zusammengestellt, mit denen das Arbeitsklima im Großraumbüro besser wird.

Nehmen Sie Rücksicht

Generell sollten alle Personen im Großraumbüro versuchen, für einen möglichst niedrigen Geräuschpegel zu sorgen. Dazu gehört beispielsweise, alle Gespräche möglichst leise zu führen. Radio und Musik sind tabu. Falls Sie für eine Weile absolute Konzentration benötigen, sind Kopfhörer mit leiser Musik in Ordnung. Übertreiben Sie es aber nicht: Wer tagtäglich stundenlang mit Kopfhörern am Schreibtisch sitzt, sondert sich ab.

Dinge, die Sie stören, sollten Sie sofort zur Sprache bringen. Viel schlimmer ist es, Stressfaktoren nicht anzusprechen. Das führt nur zu Frust und Aggressionen und belastet das Arbeitsklima. Wenn also der Kollege am Nachbartisch den ganzen Tag mit seinem Stift klappert oder laut schmatzend Kaugummi kaut, sprechen Sie ihn darauf an – unter vier Augen. Wichtig ist dabei selbstverständlich ein angemessener Tonfall. Höchstwahrscheinlich ist sich der Kollege seiner Marotte gar nicht bewusst und wird sicher versuchen, Ihrer Bitte zu entsprechen.

Die Raumtemperatur kann schnell zum Streitthema werden, schließlich ist das Wärmeempfinden bei Menschen sehr unterschiedlich. Faustregel: besser zu warm als zu kalt. Denn vom Frieren kann man krank werden, vom zu warm fühlen nicht. Also Fenster im Zweifel geschlossen halten, aber regelmäßig lüften.

„Mahlzeit“ – nein danke. Intensiv riechende Lebensmittel haben im Großraumbüro nichts verloren. Mettbrötchen oder Gulaschsuppe sollten Sie also nicht am Schreibtisch, sondern in der Kantine zu sich nehmen.

Krank ins Großraumbüro? Besser nicht, denn die Gefahr Ihre Kollegen anzustecken ist größer als im Einzelbüro. Im schlechtesten Fall liegt am Ende die halbe Belegschaft flach.

Akzeptieren Sie die Privatsphäre anderer

Wahren Sie die Privatsphäre Ihrer Kollegen: Gucken Sie ihnen nicht klammheimlich über die Schulter und nähern Sie sich nicht unauffällig von hinten. Jeder Mensch hat eine individuelle Schutzzone, die es zu respektieren gilt.

Kein Kugelschreiber oder andere Utensilien zur Hand? Stibitzen Sie bitte nicht den vom Nachbarschreibtisch. Falls überhaupt, fragen Sie zuerst beim Kollegen nach, ob Sie sich etwas ausleihen dürfen.

Gibt es wiederholt Streit, ist das Aufstellen von verbindlichen Verhaltensregeln sinnvoll. In einer außerordentlichen Sitzung sollten dann alle Teammitglieder gemeinsam entscheiden, was erlaubt ist, und was nicht.

Zusammengefasst:

Auch wenn die Arbeit im Großraumbüro ungewohnt ist und eine Stresssituation sein kann – akzeptieren Sie den Umstand. Versuchen Sie mit kleinen Gesten für ein besseres Arbeitsklima zu sorgen: Fragen Sie Kollegen, ob sie auch einen Kaffee möchten, und bieten Sie ab und an etwas Kuchen oder andere Kleinigkeiten an. Das sorgt für gute Stimmung und Sie können eine tolle Atmosphäre  in Ihrem Großraumbüro aufbauen.

 

Urheber des Bildes: © Cello Armstrong – Fotolia.com

 

Produkttest FRANKEN Moderationskoffer Trainer

Carsten Voeller29 Comments

Produkttest: FRANKEN Moderationskoffer Trainer – Mit Gewinnspiel –

Vor einer Woche habe ich in einem Artikel darüber berichtet, was man unter der Moderation eines Meetings oder einer Konferenz versteht, was ein Metaplan® ist und wie man die Utensilien aus einem Moderationskoffer hierfür einsetzt. Nun will ich mir einen solchen Moderationskoffer einmal genauer anschauen. Die Firma FRANKEN war so freundlich, mir für diesen Produkttest ihren Moderationskoffer Trainer zur Verfügung zu stellen, den wir am Ende des Artikels verlosen.

Der erste EindruckFRANKEN Moderationskoffer Trainer geschlossen mit ausgezogenem Griff

Der FRANKEN Moderationskoffer Trainer ist ein abschließbarer Trolley mit Rollen und arretierbarem Kunststoffgriff. Er ist aus Aluminium gefertigt, 36 x 54 x 18 cm (B/T/H) groß und ca. 8 kg schwer. Mit seinem schwarzen Design mit grauen Metallkanten und silbernen Ecken und Beschlägen sieht er höchst edel und professionell aus. Der FRANKEN Moderationskoffer Trainer ist von außen ordentlich verarbeitet und leicht zu bedienen. Die Trolley-Funktion ist unbedingt notwendig, denn frau hätte auf Dienstreisen oder auf dem Weg vom Parkplatz in den Besprechungsraum ihre liebe Mühe mit dem schweren Stück.

Moderationskoffer öffne Dich

Passendend zum äußeren Design ist auch das Innenleben des FRANKEN Moderationskoffers Trainer in Schwarz gehalten. Im Deckel gibt es Gummischlaufen zum sicheren Verstauen von Cutter, Schere und Laser-Pen sowie zwei Ablagefächer für Moderationswolken oder beispielsweise auszuteilende A4-Unterlagen. Im Koffer-Körper gibt es zahlreiche Fächer, deren Größe je nach Bedarf mittels zahlreicher Steckwände variiert werden kann. Die Steckwände sind beidseitig mit feinem Schaumstoff gepolstert, so dass beim Transport nichts verrutschen und kaputt gehen kann. Außerdem gibt es viele gröbere Schaumstoff-Rechtecke und –Quadrate, um die Tiefe der einzelnen Fächer zu begrenzen. Dieses Stecksystem ist wirklich eine ausgeklügelte Geschichte, toll. Wenn man den FRANKEN Moderationskoffer Trainer zum ersten Mal aufklappt, strömt einem ein strenger, typischer „Neu“-Geruch entgegen, der sich aber schnell verflüchtigt.

Der Inhalt

Inhalt des FRANKEN Moderationskoffer Trainer Der FRANKEN Moderationskoffer Trainer enthält mehr als 3.000 Teile, und zwar:

  • 500 Rechteckkarten (9,5 / 20,5 cm)
  • 250 Kreise (ø 9,5 cm)
  • 250 Kreise (ø 14 cm)
  • 250 Kreise (ø 19,5 cm)
  • 250 Karten oval (11 / 19 cm)
  • 250 Karten Rhombus (9,5 / 20,5 cm)

 

 

 

 

Alle genannten Moderationskarten sind farbig sortiert jeweils in Orange, Blau, Weiß, Rot, Grün und Gelb enthalten.

  • 20 Wolken (25 / 42 cm, weiß mit rotem Rand)
  • 8 Jumbo Marker (je 2x rot, schwarz, blau, grün)
  • 30 Flipchart Marker (je 15x schwarz und rot)
  • 1000 Klebepunkte (rot und grün)
  • 1 Kreppband
  • 1 Klebefilmabroller
  • 2 Klebestifte
  • 300 Pinnnadeln mit Nadelkissen
  • 1 Schere
  • 1 Cutter
  • 1 Laserpointer mit integriertem Kugelschreiber

Mit diesem umfangreichen Inhalt können Sie eine Moderation mit bis zu 15 Teilnehmern abhalten. Die Moderationskarten sind natürlich nachbestellbar. Den im Artikel „Moderation und Moderationskoffer“ dargestellten Metaplan® habe ich übrigens mit Moderationskarten, Markern und Pinnadeln aus dem FRANKEN Moderationskoffer Trainer erstellt. Die Moderationskarten sind nicht sonderlich stabil und zum Teil etwas ausgefranst an den Kanten. Der Jumbomarker, den ich mir ausgesucht hatte, musste erst etwas ‚eingeschrieben‘ werden, bis er so richtig wollte. Aber alles in allem funktionieren alle Inhalte und sind zweckmäßig.

Was Sie zusätzlich brauchen

Im FRANKEN Moderationskoffer Trainer nicht enthalten ist das Moderationspapier, mit dem Sie die Moderationstafel bespannen und auf dem Sie den Metaplan® archivieren. Auch für die Moderationswand müssen Sie separat sorgen. Wenn Sie Ihre Konferenzen oder Seminare extern abhalten, schaffen Sie sich am besten eine bzw. mehrere mobile Moderationstafeln an. Wenn Sie ab und an mal extern eine Moderation abhalten, vergewissern Sie sich, ob der Geschäftspartner eine Moderationswand besitzt. Dann müssen Sie keine Eigene kaufen oder mitnehmen.

Fazit:

„Puh, 309,39 Euro für einen Moderationskoffer!“ schoss es mir im ersten Moment durch den Kopf, als ich das gute Stück ausgepackt und geöffnet hatte. Der FRANKEN Moderationskoffer Trainer ist sicherlich der Porsche unter den Moderationskoffern, aber er punktet gegenüber anderen Exemplaren mit mehr Inhalt und der praktischen Trolley-Funktion, so dass er sein Geld wert ist. Wenn Sie jedoch nur selten eine Moderation veranstalten und diese noch dazu im eigenen Haus und mit wenigen Teilnehmern, so tut es auch ein günstigerer Moderationskoffer aus Kunststoff oder Karton mit weniger Inhalt. Wenn externe Moderationen vor vielen Zuhörer jedoch Ihr tägliches Tun sind, so ist der FRANKEN Moderationskoffer Trainer mit seiner Trolley-Funktion der professionelle Begleiter, damit Sie über der Schulter und in der anderen Hand weitere Materialien tragen können.

FRANKEN bietet übrigens auch Moderationskoffer mit Moderationsmaterial wie Magneten, Whiteboardmarkern und Tafelwischer an – für die Moderation und den Metaplan® der zweiten Generation.

Gewinnspiel

Gefällt Ihnen der FRANKEN Moderationskoffer Trainer? Moderieren Sie regelmäßig Schulungen oder Brainstormings und sind Sie viel unterwegs? Wäre der Trainer vor diesem Hintergrund ein idealer Begleiter für Sie und möchten Sie ein Exemplar dieses Moderationskoffers gewinnen? Dann hinterlassen Sie unter dem Artikel einen Kommentar und nehmen Sie so an unserer Verlosung teil.

Schreiben Sie uns Ihre Erfahrungen zum Thema Moderation und Moderationskoffer. Welche Art von Moderation zu welchen Themen halten Sie ab? Welche Anekdoten haben Sie bei Ihren Moderationen erlebt? Mit welchen Moderationsmaterialien haben Sie bisher gearbeitet? Was benötigt man wirklich, was nicht? Was habe ich in meinem Beitrag vergessen zu erwähnen? Ich bin gespannt auf ihre Kommentare!

Bitte beachten Sie, dass ich das zu verlosende Exemplar getestet habe und daher Pakete geöffnet wurden und ein paar Moderationskarten, Pinnadeln und eine Moderationswolke fehlen.

 

Teilnahmebedingungen:

Teilnahmeberechtigt sind alle Kommentatoren, die einen Kommentar unter dem Artikel „Produkttest: Moderationskoffer Trainer von FRANKEN“ im OTTO Office Blog: blog.otto-office.com hinterlassen haben. Teilnehmen darf jeder über 18 Jahre mit Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland, ausgenommen sind Mitarbeiter der OTTO Group sowie deren Angehörige. Der Rechtsweg und eine Barauszahlung des Gewinns sind ausgeschlossen. Eine mehrfache gleichzeitige Teilnahme einer Person an dem Gewinnspiel unter der Benutzung von Pseudonymen oder über Dritte oder eine sonstige Verwendung unerlaubter Hilfsmittel zur Manipulation der Gewinnspielseiten oder des ordnungsgemäßen Spielablaufs oder die Teilnahme über Gewinnspielservices führt zum Ausschluss des Teilnehmers. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Teilnahmeschluss ist der 18.06.2012. Der Gewinner wird nach Ablauf des Gewinnspiels per E-Mail benachrichtigt. Der Gewinner ist damit einverstanden, dass sein Name veröffentlicht wird. Die Teilnahme ist unabhängig von einer Bestellung. Eine Bestellung erhöht die Gewinnchance nicht.

Datenschutzhinweis:

OTTO Office speichert und nutzt Ihre Adressdaten für die Durchführung des Gewinnspiels und für eigene Marketingzwecke. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken können Sie jederzeit durch eine formlose Mitteilung auf dem Postweg an OTTO Office GmbH & Co KG, Kundenservice, 20088 Hamburg oder durch eine E-Mail an service@otto-office.de widersprechen. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir auch über die Dauer des Gewinnspiels hinaus für die Zusendung des Newsletters von OTTO Office. Diesen können Sie jederzeit unter www.otto-office.de/newsletter oder direkt im Newsletter abbestellen. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

 

UPDATE

Vielen Dank für Ihre zahlreichen Kommentare! Über einen FRANKEN Moderationskoffer Trainer durfte sich freuen:
Miriam Köbe (Kommentar vom 7. Juni 2012, 11:51 Uhr)
Der Gewinnerin unseren herzlichsten Glückwunsch!

 

Ein kreatives Hochzeitsgeschenk für Kollegen

Kathrin Mannier12 Comments

Ein kreatives Hochzeitsgeschenk für Kollegen

Mit dem Mai beginnt die jährliche Hauptsaison der Hochzeiten. Überall, bei Verwandten, Freunden und natürlich auch Kollegen, finden Hochzeitsfeiern statt und im Büro steht man vor der Frage: Schenken wir der Kollegin bzw. dem Kollegen etwas? Und wenn ja, was ist das Richtige für diesen Anlass? Da auch bei meinen Kollegen demnächst die Hochzeitsglocken erklingen, habe ich mich mit der Hochzeitsgeschenke-Frage einmal genauer befasst.

Was ist das richtige Geschenk?

Mit einem herkömmlichen Geschenk besteht die Gefahr, nicht den richtigen Geschmack des Brautpaares zu treffen. Da ein Brautpaar meistens viele Ausgaben hat, ist man mit einem Geldgeschenk immer auf der richtigen Seite.

Ist man zur Feier des Kollegen eingeladen, ist eine Summe von ca. 20 bis 40 € pro Person angebracht. Sollte es sich nur um ein Geschenk aus dem Kollegenkreis (ohne Einladung für die Feier) handeln, ist natürlich auch weniger in Ordnung. Bei uns im Büro haben wir in der Regel keine Summe festgelegt, sondern jeder wirft seinen Beitrag direkt in einen Umschlag. So hat jeder die Möglichkeit sich zu beteiligen, wie er kann und möchte.

Da ein Geldgeschenk im Umschlag schnell lieblos wirken kann, gestalten wir meist noch etwas Persönliches. Ich finde die Idee sehr schön, anstatt einer Karte einen Hochzeitsteller von allen Kollegen beschreiben zu lassen. Das ist eine schöne und bleibende Erinnerung, die man sich auch Jahre später gerne nochmal anschaut.

Was benötigt man für einen Hochzeitsteller?

Das Schöne an diesem Teller ist, man hat mit wenig Aufwand viel Effekt. Es reichen nur ein paar wenige Dinge, die sogar bei uns im OTTO Office-Sortiment zu finden sind. So kann man dank des 24-Stunden-Lieferservices auch auf den letzten Drücker noch einen schönen Teller gestalten. Für einen Hochzeitsteller werden diese Produkte benötigt:

Wie geht man bei der Gestaltung vor?

Bevor der Hochzeitsteller von allen Kollegen unterschrieben wird, sollte man einen zentralen Sichtpunkt auf dem Teller gestalten. Es bietet sich an, einen talentierten Kollegen zu finden, der mittig einen Hochzeitscomic zeichnet oder in hübscher Schrift Glückwünsche schreibt. Danach können die Kollegen auf dem Rand unterschreiben.

Aber wohin mit dem Geld fragen Sie sich? Passend zur Hochzeit bietet es sich an, die Geldscheine mit Origami in Herzform zu falten. Dann können diese mit etwas Tesafilm am Teller befestigt werden. Oder Sie streuen die Herzen einfach auf den Teller, nachdem Sie ihn in Folie verpackt haben. Eine Anleitung zum Falten von Origami-Geldschein-Herzen finden Sie hier:

http://www.youtube.com/embed/pVuPAfsu2M8?rel=0

Mit diesen einfachen Schritten haben Sie ein tolles Hochzeitsgeschenk gestaltet, über das sich die Kollegen gewiss freuen werden.

 

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Gesundes Essen im Büro

Kathrin Mannier3 Comments

Gesundes Essen im Büro, Teil 2: Mittagessen

Viele kleine und mittelständische Unternehmen haben leider keine Küche und das stellt viele Büroangestellte täglich vor die Frage: Was gibt es heute zum Mittagessen? Sollte etwas beim Pizzadienst bestellt werden? Oder soll es ein Stück Kuchen vom Bäcker sein? Vielleicht könnte man auch Essen gehen? All dies ist eigentlich gar nicht notwendig, denn auch im Büro kann man etwas Warmes essen, was meist auch gesünder und günstiger als die bestellte Pizza ist.

Im Büro fällt man allzu schnell nach der Mittagspause in das allseits bekannte Suppenkoma. Um dieses Tagestief zu umgehen, sollte man auf ein leichtes und ausgeglichenes Mittagessen achten. Was Sie essen sollten und was Sie lieber liegen lassen, erfahren Sie heute in diesem Blogbeitrag, in dem ich Ihnen Tipps und Ideen für ein gesundes Mittagessen im Büro gebe.

In Sekundenschnelle warmes Essen

Haben Sie eine Mikrowelle im Büro? Wenn nicht, fragen Sie Ihren Chef doch, ob er eine spendiert oder ob sie selbst eine mitbringen können. Diese Geräte sind heutzutage gar nicht mehr teuer und wenn die Kollegen zusammenlegen, steht der Anschaffung meist nichts mehr im Wege. Damit können Sie dann schnell und einfach Essen warm machen und sich eine Portion vom gestrigen Abendessen auf der Arbeit aufwärmen. Aber achten Sie auch hierbei darauf, dass es sich um leichte Gerichte, am besten mit Reis und Fisch oder Geflügel, handelt. Diese liegen nicht so schwer im Magen und können leichter verdaut werden. Zum Nachtisch essen Sie noch ein Stück Obst um dem Heißhunger auf Süßes zu entgehen.

Menschen, die nicht gern selbst kochen oder bei denen am Vorabend einfach nie etwas vom Essen übrig bleibt, können gern auch auf gesunde Tiefkühlgerichte zurückgreifen. Denn auch die Industrie hat mittlerweile reagiert und bietet gesunde Alternativen an. Hervorheben möchte ich hierbei einfach mal die Firma FRoSTA, deren Produkte meine Kolleginnen und ich gern in der Mittagspause essen. FRoSTA hat mittlerweile einen Online-Shop www.frostashop.de und bietet dort eine große Auswahl an leckeren und abwechslungsreichen Gerichten für die Mikrowelle an. Da sogar Gerichte aus der Brigitte Diät angeboten werden, steht dem gesunden und leichten Mittagessen nichts mehr im Wege. Ihr Büro muss allerdings mit einem Gefrierschrank oder zumindest einem Gefrierfach im Kühlschrank ausgestattet sein, um das Mittagessen von FRoSTA zu lagern.

Kalte Küche im Büro

So schön und einfach es auch ist, eine Mikrowelle zu nutzen, in manchen Büros ist schlicht und einfach kein Platz dafür. Sollten Sie also keine Möglichkeit haben, ein warmes Mittagessen zuzubereiten, können Sie sich auch morgens vor der Arbeit eine Suppe vom Vortag aufwärmen und in eine Thermoskanne geben. Dort bleibt sie dann bis zum Mittag warm und sie haben etwas Leckeres für die Mittagspause.

Aber natürlich gibt es auch kalte Alternativen, die den Hunger vertreiben und besonders ausgewogen sind. Als gesundes Mittagessen fällt einem da natürlich der Salat ein. Damit es nicht langweilig wird und die Sättigung länger anhält, können Sie ihn täglich etwas anders zubereiten. Besonders lecker zum Salat sind verschiedenen Käsesorten wie, z.B. Gouda, Hirtenkäse oder Parmesan. Auch Schinken, gekochte Eier, Croutons oder gebratene, kalte Hähnchenbrust können einem Blattsalat den letzten Pfiff geben.

Oder essen Sie doch zum Mittag Quark mit Früchten. Einfach ein Paket Magerquark mit etwas Milch verrühren, frisches Obst dazu, vielleicht noch eine Handvoll Nüsse oder Haferflocken und schon haben Sie ein sättigendes und auch besonders leckeres gesundes Mittagessen, das auch zwischendurch schmeckt.

Was Sie auch essen, vergessen Sie nicht, dass die Mittagspause dazu dient, die Akkus aufzuladen und dem Körper wichtige Vitamine zuzuführen. Nur so kann der Geist fit bleiben und Sie können auch in der zweiten Tageshälfte leistungsfähig bleiben.

Weitere Ideen für Snacks habe ich übrigens in meinem Blogbeitrag zum Gesunden Essen im Büro, Teil : Frühstück und Snacks gegeben.

 

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Urlaubsplanung mit Google

Carsten Voeller

Urlaubsplanung im Team mit Hilfe von Google

In meinem letzten Blogbeitrag habe ich Ihnen Tipps gegeben, wie Sie Ihre Urlaubsplanung mit Outlook einfacher gestalten können. Wie versprochen, verrate ich Ihnen heute, wie Sie Ihre Urlaubsplanung mit Google organisieren, denn der kostenlose Webdienst „Google Kalender“ ist ebenfalls hervorragend für die gemeinsame Urlaubsplanung mit Kollegen geeignet.

Outlook-Alternative Google Kalender

Schritt 1: Navigieren Sie zur Internetseite www.google.com/calendar?hl=de. Hier müssen Sie sich mit Ihrer Google-ID anmelden beziehungsweise registrieren. Anschließend haben Sie Zugriff auf Ihren Online-Kalender. Tipp: Sollten Sie den Kalender ausschließlich für die Urlaubsplanung der Firma nutzen wollen, erstellen Sie besser eine neue Google-ID genau für diesen Zweck.

Schritt 2: Das Anlegen von Terminen ist beim Google Kalender einfach: Klicken Sie einfach in ein Feld und ein neues, kleines Fenster wird geöffnet. Tippen Sie hier den Anlass des Termins, z.B. Urlaubsplanung, ein und klicken auf „Termin eintragen“.

Schritt 3: Nachdem der Termin nach wenigen Sekunden im Google Kalender aufgetaucht ist, editieren Sie ihn. Dazu klicken Sie auf den Termin, worauf sich ein weiteres Fenster öffnet, diesmal mit mehr Einstellungsmöglichkeiten. Geben Sie hier die Dauer Ihres Urlaubs ein, und klicken Sie auf „Speichern“.

Schritt 4: Nun geben Sie den Google Kalender für Ihre Kollegen frei, damit die dort ebenfalls Ihren Urlaub eintragen können. Das erledigen Sie mit Klicks auf die Einstellungen (rechts oben neben Benutzername), „Kalender Einstellungen“ und „Kalender“. Hier klicken Sie auf „Diesen Kalender freigeben“. Tippen Sie ins Feld „Person“ die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie „Person hinzufügen“. Anschließend ändern Sie die Berechtigungseinstellungen auf „Termine ändern“.  Letztlich folgt ein Klick auf „Speichern“.  Die Empfänger müssen allerdings ebenfalls ein Google-Konto haben und sich ggf. eines einrichten.

Schritt 5: Nun können sich Ihre Kollegen selbst beim Google Kalender anmelden und Ihre Urlaubsplanung eintragen sowie überprüfen, wann Sie und andere selbst Zeit für Erholung eingeplant haben.

Wichtig: Beachten Sie bei Google-Kalender den Datenschutz. Notwendig ist vor allem, zwischen „privaten“ und „öffentlichen“ Terminen zu unterscheiden. Während private Termine nur für Sie selbst im Kalender sichtbar sind, können öffentliche Einträge alle Nutzer des Kalenders sehen. Bei der Terminverwaltung sollten Sie aus diesem Grund dem Feld „Datenschutz” besondere Aufmerksamkeit schenken.  Kennzeichnen Sie die Termine, die nur Sie selbst etwas angehen immer als „privat“. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, legen Sie am besten mindestens zwei Kalender an: Einen für Ihre privaten und einen für dienstliche und andere öffentliche Termine.

 

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Geburtstag OTTO Office Blog

Kathrin Mannier4 Comments

Das OTTO Office Blog hat Geburtstag!

Heute vor 2 Jahren, am 22.März 2010, erschien der erste Blogtext in unserem OTTO Office Rund um’s Büro-Blog.

Seitdem hat sich viel verändert, das Blog hat einen neuen Look erhalten und viele Kollegen haben sich dazugesellt und unterhalten die Leser mit abwechslungsreichen, interessanten Themen.

Das Team von OTTO Office, bedankt sich bei unseren treuen Lesern und Kommentatoren, fleißigen Schreibern und allen anderen, die daran arbeiten, das Blog noch besser zu machen.

Freuen Sie sich mit uns auf das nächste Jahr, denn wir haben viele spannende Aktionen und Artikel geplant.

Ihr OTTO Office Team

 

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In Outlook Urlaub eintragen - auch im Team

Carsten Voeller5 Comments

Urlaubsplanung im Team mit Outlook

Fast das Schönste am Urlaub ist die Planung. Davor steht aber die oft etwas nervige Prozedur, die passenden Termine mit den Kollegen abzustimmen und mit ihnen richtig in die Urlaubsplanung einzusteigen. Das gestaltet sich viel einfacher, wenn die Abteilung einen gemeinsamen Termin- oder Urlaubskalender pflegt. Damit lässt sich auf einen Blick sehen, wann die Kollegen weg sind und welche Tage und Wochen noch frei sind. Für so einen Kalender brauchen Sie keine Extra-Programme, Outlook und Google bringen alles Nötige um die Urlaubsplanung einfach zu gestalten. Heute zeige ich Ihnen, wie die Urlaubsplanung mit Outlook funktioniert.

 

Urlaubstermine mit Kollegen in Outlook verwalten

Outlook bietet die Möglichkeit, die Urlaubstage aller Mitarbeiter anzuzeigen, ohne dabei den eigenen Kalender mit der Urlaubsplanung aller Kollegen zu befüllen. Das klappt über eine sogenannte „Besprechungsanfrage“ und funktioniert so:

Schritt 1:  Wechseln Sie in Outlook – hier die ältere Version Outlook 2010 – zum „Kalender“. Klicken Sie hier oben links auf „Neue Besprechung“ (Bei noch älteren Outlook Versionen „Neu“ und „Besprechungsanfrage“).

Urlaubsplanung mit Outlook Schritt 1

Schritt 2:  Ins Feld „An“ tippen Sie nun die Kontakte oder Kollegen (vollständige E-Mail-Adressen) ein, die Sie über Ihren gewünschten Urlaubstermin informieren möchten. Ins Feld „Betreff“ geben Sie beispielsweise Ihren Namen und dazu „Urlaub“ ein. Für die bestmögliche Übersicht tippen Sie hier auch gleich jeweils das Datum des ersten und des letzten Urlaubstags ein. So müssen die Kollegen das Element nicht erst öffnen, sondern sehen auf den ersten Blick, wann Sie nicht im Büro sind. Falls Sie die Kollegen informieren möchten, wohin es in ihrem Urlaub geht, geben Sie im Feld „Ort“ auch das Urlaubsziel an, das ist aber nicht unbedingt nötig. ;-) Geben Sie dann erneut bei „Beginnt“ und „Endet“  den Anfang und das Ende Ihrer Urlaubsplanung an. Markieren Sie zudem „Ganztägiges Ereignis“.

Urlaubsplanung mit Outlook Screenshot Schritt 2

Schritt 3: Nun markieren Sie die Besprechungsanfrage mit Klicks auf „Beschäftigt“ und „Frei“ als frei. Dadurch wird die Anfrage im Kalender der Kollegen für das entsprechende Datum lediglich als „Leiste“ angezeigt, ohne einen bestimmten Zeitraum zu blockieren.

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 3

Schritt 4:  Klicken Sie auf „Senden“, um den Termin abzuschicken. Das sieht dann im Kalender der Kollegen wie im Bild aus.

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 4

Schritt 5:  Damit Ihre Kollegen keine Besprechungen und Outlook Termine mit Ihnen planen, während Sie im Urlaub sind, müssen Sie in Ihrem Kalender noch eintragen, dass Sie während dieser Zeit nicht verfügbar sind. Dazu erstellen Sie einfach noch einmal im Kalender einen gewöhnlichen Termin mit Ihren Urlaubsdaten, nun diesmal allerdings nicht als „Frei“ sondern „Abwesend“ markiert.

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 5

Wichtig:  Machen Sie Ihre Kollegen auf diesen Tipp aufmerksam, damit sie auf die gleiche Weise ihren Urlaub im Kalender eintragen. Das vereinfacht neben der Urlaubsplanung auch die Planung von gemeinsamen Terminen, da jeder weiß, wann welche Kollegen im Urlaub sind.

 

Tipp: Internet-Kalender mit Outlook ab Version 2007 erstellen

Sie können Ihren Kalender mit Outlook 2007 (oder der neueren Version Outlook 2010 bzw. Outlook 2013) übrigens auch im Internet veröffentlichen. Auf diese Weise können Kalendereinträge über das Internet automatisch ausgetauscht werden, so dass Sie direkt in den Outlook Kalender von Kollegen hineinschauen können und umgekehrt. Das ist dann nicht nur praktisch für die Urlaubsplanung, sondern auch hilfreich, wenn man z.B. Anrufern mitteilen möchte, wann der Kollege wieder am Platz ist.

Das Einrichten ist ganz einfach: Öffnen Sie in Outlook den Kalender und klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Online veröffentlichen“ und dann auf „Auf Office.com“ veröffentlichen.

 

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 6

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 7

Für den anschließenden Registrierungsprozess benötigen Sie eine Windows-Live ID. Anschließend können Sie festlegen, wer Ihren Kalender sehen darf. Natürlich können Sie auch einstellen, was der Kalender alles preisgibt. Beispielsweise das  als „privat“ markierte Termine im Online-Kalender nicht auftauchen. Der von Ihnen freigegebene Kalender lässt sich von den Empfängern ganz einfach per Klick in der E-Mail „abonnieren“  und so in Outlook integrieren. Für bessere Übersicht lässt er sich dann ganz einfach ein- oder ausblenden. Sucht nun ein Kollege einen freien Termin, wie etwa für die Urlaubsplanung, kann er ganz einfach selbst überprüfen, ob es terminlich passt.

 

Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010 und Outlook 2013 einrichten

Ein Outlook Abwesenheitsassistent sorgt während des Urlaubs, ggf. an Feiertagen oder generell in Abwesenheit dafür, dass eingehende E-Mails automatisch beantwortet werden. Das Mail-Programm von Microsoft Office hält dafür zwei Methoden parat: das „Automatische Antworten“ und die Regel-Funktion. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Outlook 2013 und 2010.

 

Methode 1: Outlook-Abwesenheitsnotiz schnell per „Automatische Antworten“ einrichten

Die schnellste Möglichkeit, eine Outlook-Abwesenheitsnotiz einzurichten, findet sich im Datei-Menü unter „Automatische Antworten“. Die Screenshots in der folgenden Anleitung zeigen zwar Outlook 2013, doch abgesehen von leichten optischen Abweichungen handelt es sich um den exakt gleichen Ablauf wie unter Outlook 2010.

 

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie die automatischen Antworten erstellen:

  1. Zunächst in der oberen Outlook-Menüleiste auf „Datei“ klicken.
  2. Dann unter „Kontoinformationen“ auf „Automatische Antworten“ klicken.

Bild1

3. Im folgenden Fenster zunächst den Button „Automatische Antworten senden“ aktivieren und anschließend den gewünschten Zeitraum für den Urlaub eintragen, in dem die Abwesenheitsnotiz versandt werden soll (wird kein Häkchen vor „Nur in diesem Zeitraum senden“ gesetzt, ist die Eingabe eines Start- und Enddatums nicht möglich und die automatische Antwort wird ab sofort solange versandt, bis die automatischen Antworten wieder manuell deaktiviert werden).

Bild2

4. Wer Outlook beruflich nutzt, kann zwei verschiedene Abwesenheitsnotizen anlegen: eine für Arbeitskollegen mit gleicher E-Mail-Endung (im Reiter „Innerhalb meiner Organisation“) und eine für Geschäftspartner (im Reiter „Außerhalb meiner Organisation“).

5. Der Text der Outlook-Abwesenheitsnotiz sollte das Enddatum des Urlaubs enthalten sowie Kollegen nennen, die während der Abwesenheit als Vertreter fungieren.

6. Ein Klick auf „OK“ aktiviert die Abwesenheitsnotiz – alle eingehenden E-Mails erhalten ab dem jeweiligen Startzeitpunkt die eingerichtete automatische Antwort.

 

Methode 2: Regeln für unterschiedliche Outlook-Abwesenheitsnotizen definieren

Auch per Regel können unter Outlook Abwesenheitsnotizen angelegt werden. Die Einrichtung ist zwar etwas umständlicher als bei den oben beschriebenen automatischen Antworten, ermöglicht dafür aber unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für verschiedene Empfänger.

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie mit Outlook (zwischen den Versionen 2013 und 2010 gibt es nur minimale Abweichungen) eine neue Regel hinzufügen, um während Ihrer Abwesenheit unterschiedliche automatische Antworten zu verschicken:

  1. Zunächst im oberen Outlook-Menüband auf „Datei“ klicken.
  2. Dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ klicken.
  3. Dann auf „Neue Regel“ klicken (im vorausgewählten Reiter „E-Mail-Regeln“).
  4. Im folgenden Fenster den Eintrag „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ auswählen und auf „Weiter“ klicken.

 

Bild3

5. Jetzt die gewünschten Fälle beziehungsweise Absender auswählen, bei denen Abwesenheitsnotizen versandt werden sollen (zum Beispiel bei Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Wörtern im Betreff). Sollen alle Absender von eingetroffenen E-Mails die Abwesenheitsnotiz erhalten, dann „über Konto Kontoname“ anklicken und das eigene E-Mail-Konto auswählen (falls mehrere Outlook-Konten vorhanden sind). Anschließend „Weiter“ anklicken.

 

Bild4

6. Nun muss ausgewählt werden, was mit den empfangenen E-Mails geschehen soll. Um sie automatisch mit einer bestimmten Abwesenheitsnotiz zu beantworten, muss ein Haken bei „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“ gesetzt werden.

7. Dafür muss eine Vorlage ausgewählt werden – per Klick auf den blau unterlegten Text „einer bestimmten Vorlage“ (um eine Vorlage zu erstellen, wird eine neue Outlook-Nachricht verfasst und per „Speichern unter“ als neue Vorlage-Datei im OFT-Format abgespeichert).

 

Bild5

8. Nach einem Klick auf „Fertig stellen“ ist die Abwesenheitsnotiz-Regel aktiviert.

 

Auf diese Weise lassen sich unter Outlook 2013 und 2010 mehrere Outlook-Abwesenheitsnotizen für unterschiedliche Absender als Regeln erstellen.

 

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Kathrin Mannier3 Comments

Gesundes Essen im Büro, Teil 1: Frühstück und Snacks

Das Jahr 2012 ist erst gut vier Wochen alt und schon wurden 95% der vorgenommenen „Guten Vorsätze“ über Bord geworfen. Während meine Kollegin Angelika sich vorgenommen hatte ihren Schreibtisch regelmäßig aufzuräumen, wollte ich mich endlich wieder gesünder ernähren. Bisher halte ich meinen Vorsatz und das obwohl es im Büro oft gar nicht so einfach ist. Überall lauern Versuchungen: die Kollegin bringt Kuchen mit, in der Küche steht ein Teller voller Süßigkeiten und außerdem ist der Bäcker vor der Tür, der einen mit dem Duft von frisch Gebackenem zu verführen versucht. Daher starte ich heute die „Gesundes Essen im Büro“-Reihe, in der ich meine Tipps verrate, um sich auch im Büro gesund ernähren zu können.

Regelmäßige, kleine Portionen halten fit

Um ein gesundes Essen oder auch eine diätische Ernährung langfristig durchzuhalten, habe ich mir als Erstes angewöhnt über den Tag verteilt regelmäßige, kleine Portionen zu essen. So hat der Magen immer etwas zu tun und die Leistungsfähigkeit bleibt auf dem gleichen Level. Denn nach großen, fettreichen Portionen, besonders in der Mittagspause, sinkt der Blutdruck und man fällt in das bekannte Suppenkoma, auch bekannt als Schnitzelkoma.

Das Essen in mehrere kleine Portionen zu verteilen, ist der erste Schritt zu einer besseren Ernährung. Genauso wichtig ist es, das Richtige zu essen. Schnitzel und Bratkartoffeln, Schokolade und Gummibärchen sind zwar sehr lecker, sollten aber nicht täglich auf dem Menü stehen. Stattdessen bieten sich leichte Mahlzeiten oder kleine Snacks an, die den Körper nicht belasten und trotzdem satt und glücklich machen.

Mit einem ausgewogenen Frühstück in den Tag starten

Bei mir beginnt der Tag immer mit einem ausgewogenen Frühstück. Um morgens richtig in Schwung zu kommen, versuche ich einen guten Mix aus Getreide (z.B. Müsli oder Vollkornbrot), Milchprodukten wie Joghurt oder Käse und etwas Obst oder Gemüse zu essen. Daher gibt es bei mir meistens ein belegtes Vollkornbrötchen mit Geflügelwurst. Damit es nicht zu trocken schmeckt, bestreiche ich es mit Frischkäse. Den gibt es in vielen, abwechslungsreichen Geschmacksrichtungen und je nach Sorte hat er nur 1% bis 25% Fett. Somit ist er wesentlich leichter bekömmlich als Butter, die einen Fettgehalt von mindestens 82% hat. Dazu garniere ich mein Brötchen mit Salat und je nach Laune mit Tomate, Gurke oder auch mal mit Paprika.

Übrigens: Wer keinen Frischkäse mag oder mal etwas anderes probieren möchte, kann gern auch mal Tomatenmark auf dem Brötchen versuchen. Gewürzt mit Salz und Pfeffer und je nach Lust und Laune verfeinert mit Knoblauch, Paprikagewürz, Oregano oder Basilikum bietet es ganz neue Geschmacksvarianten.

Kleine Snacks zwischendurch

Damit der Heißhunger keine Chance hat und ich mich auf die Arbeit konzentrieren kann, esse ich regelmäßig kleine Snacks. Damit es weiterhin gesundes Essen bleibt, bietet sich rohes Gemüse oder auch etwas Obst an. Ich persönlich schneide mir gern Karottenstifte, Paprika, Gurke, Kohlrabi oder Tomate. Diese kann man mit verschiedenen Gewürzen etwas aufpeppen und auch gut in Kräuterquark, Zaziki oder selbstgemachten Curry Dip tunken. So wird’s auch nicht langweilig, man bekommt kein Leistungstief und das Hungerfühl hält sich zurück.

Immer wieder lecker ist auch ein selbstgemachter Obstsalat, in den gerne auch mal Magerjoghurt rühre. Wenn ich etwas mehr Hunger habe, mische ich ein, zwei Esslöffel Müsli darunter. Das macht satt und stillt den Hunger auf Süßes. Je nach Saison ist auch eine frisch aufgeschnittene Ananas oder Wassermelone ein toller Snack zwischendurch. Die füllt den Magen, ist schön süß und in der Regel so groß, dass sich das ganze Büro freut etwas abzubekommen.

Trinken nicht vergessen

Bei all den Gedanken um gesundes Essen und die richtige Ernährung darf aber eines nicht zu kurz kommen: Das Trinken. Das Minimum am Tag liegt bei 1,5 Litern Flüssigkeit, die getrunken werden sollte. Denn zu wenig Trinken verursacht nicht nur Durst, sondern auch Kopfschmerzen und Konzentrationsschwäche. Mir hilft es immer eine Flasche Wasser neben dem Monitor stehen zu haben, um mich ans Trinken zu erinnern. Mein Kollege René wiederrum benutzt ein Online-Tool, das den Tagestrinkbedarf ermittelt und dann regelmäßig ans Trinken erinnert.

Dies war der erste Teil meiner „Gesundes Essen im Büro“-Reihe. Demnächst geht es weiter mit Tipps für ein leichtes Mittagessen am Schreibtisch, in der Küche oder in der Kantine.

 

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Gewinner der Sigel Conceptum Wochenkalender Verlosung

Kathrin Mannier26 Comments

Gewinner der Sigel Conceptum Wochenkalender Verlosung

Seit Dezember testen meine Kollegen und ich immer wieder Produkte aus unserem aktuellen Sortiment. Da 2012 schon an die Tür klopfte, bot sich der Test von Sigel Conceptum Kalendern an. Ausgewählt habe ich den Wochenkalender mit Notizfunktion, der insgesamt sehr gut abgeschnitten hat, da er nicht nur hochwertig verarbeitet war, sondern auch mit vielen praktischen Extras gespickt war.

In dem Artikel haben wir Sie, unsere Blog-Leser, aufgefordert, uns Ihre Meinung zum Thema „Kalender“ mitzuteilen und uns einen Kommentar zu hinterlassen. Unter allen Kommentaren haben wir 10 Sigel Conceptum Kalender verlost und heute möchte ich Ihnen die Gewinner-Kommentare vorstellen:

„Ich habe bereits das Notebook von Conceptum und ich liebe es heiß und innig. Dieser Blog überzeugt mich davon, dass ich mir den Kalender auch noch zulegen werde. Edle Büroartikel werten den Alltag auf. :-)“ (I. Eberlein)

„Bei soviel Technologie in unserem Leben sind Papier und Stifte erholsam. So ein edles Teil lag in diesem Jahr auch auf meinem Schreibtisch und wurde oft benutzt. Danke, das es sowas noch gibt. :-)“ (Michèle)

„Auch wenn heute Vieles über Smartphones und Handys läuft, ohne ein Notizbuch und einen Kalender geht bei mir gar nichts. Conceptum hat mich inzwischen auch überzeugt, ich habe gerade noch einen Füller auf dem feinen Papier probiert und war begeistert, denn meine Erwartung war auch eher die, dass die Tinte verläuft. Aber es sieht toll aus.
Für nächstes Jahr möchte ich den Wochenkalender mit Notizbuch A5 von Conceptum ausprobieren. Nur schade dass es sie nicht aus der Design-Reihe gibt.“ (He.Ute)

„Kalender sind mir sehr wichtig, das ich beruflich viele Termine wahrnehmen muss und handschriftliche Notizen in Kalendern immer griffbereit habe möchte. Wichtig ist mir ausreichend Platz für Notizen, gute Lesbarkeit. Wochenkalender finde ich sehr praktisch, da man alles im Blick hat.“ (MoGru)

„Also ich habe immer einen Kalender dabei. Für jeden Tag brauche ich ein bisschen Platz damit Termine, Aufgaben fürs Studium und Dinge, die ich noch besorgen muss, Platz finden. Super ist im Umschlag ein Platz oder eine Möglichkeit um Zettel, Visitenkarten etc. sicher wegzupacken. Ganz wichtig finde ich auch einige perforierte Seiten, so dass man Zettel rausreißen kann um beispielsweise seine Daten weiterzugeben. Oder einfach für den Einkaufszettel ohne dass es dann gleich so ausgerissen aussieht. Was auch super praktisch ist, wenn man einen Stift irgendwo am Kalender verstauen kann. Das erspart die Kramerei in der Tasche. Für mich auch immer von Vorteil, wenn irgendwo wichtige Nummern im Kalender stehen für Notfälle. In meinem momentanen Kalender habe ich auch einen kleinen Bereich mit Anleitungen für Rezepte, Cocktails, wie man richtig joggt, den Yoga Sonnengruß macht. Finde ich auch nicht schlecht, allerdings ist das natürlich nicht zwingend Notwendig. Dafür finden sich hinten ein paar Aufkleber (!, ?, Wichtig!!!, To Do etc.), mit denen man besonders wichtiges zusätzlich markieren kann. Auch sehr praktisch wie ich finde. Liebe Grüße lessa“ (Lessa)

„Ich finde Wochenkalender super! Und weil ich noch keinen neuen für 2012 habe, mache ich jetzt einfach mit, denn dieser sieht super aus!“ (Monika Milling)

„Mir ist bei einem Taschenkalender das Design ganz wichtig – er sollte möglichst wertig aussehen.
Beim Benutzen ist mir wichtig, dass es ein Merkbändchen gibt. Außerdem sollte genug Platz für Notizen sein. Ein besonderes i-Tüpfelchen wäre ein “Steckfach” im Umschlag für lose Zettelchen. Eine Stifthalterung wäre ebenfalls top. Und da ich meine Taschenkalender gerne überall mit hin nehme, ist ein “Zusammenhalte-Gummiband” natürlich Pflicht.“ (Carin)

„Hi, ich nutze derzeit zwei Kalender: einen von Moleskine mit “Links: Woche und Rechts: Notizen” und einen Tageskalender fürs Tagebuch/Journalschreiben. Moleskine hat sein Übersichtskalendarium irgendwann auf “Kästchen” verändert, so dass ich nun wieder neu suche, weil ich damit nicht zurechtkomme. Wichtig ist für mich in einem Kalender das gute Papier und hinten eine Tasche für Kleinkram und natürlich viel Platz (Notizseite und Platz im Jahresüberblick vorn). In den Tageskalender wandern auch Zettel meiner Lieben, Aufkleber, kleine böse Zeichnungen vom Telefonzettel und sowas halt.“ (BE)

„Wochenkalender ist für mich persönlich besser da ich auch viele Termine in der Schule meiner Tochter habe und da ist es auch angebracht, dass die Ferien mit drin stehen. Aber so hat jeder seine Lieblinge deshalb gibt es ja auch für jeden das richtige was zu einem passt oder…………… Hauptsache man kann seine Termine in einem Kalender schreiben der auch etwas aushält oder………….“ (Bettina Frischmuth)

„Ich bin froh, dass auch moderne Smartphones einen Tageskalender noch nicht überflüssig gemacht haben. Ich vertraue auf meinen Kalender und bevorzuge eine Wochenübersicht. So kann ich sofort sehen, welche Termine auch in den nächsten Tagen anstehen. Über einen Sigel Conceptum würde ich mich sehr freuen! Viele Grüße“ (Mathias)

Herzlichen Glückwunsch an die Gewinner und vielen Dank an alle Kommentatoren für eure interessanten Kommentare zu eurer Kalendernutzung.

 

Urheber des Bildes: © Robert Kneschke – Fotolia.com

 

Corporate Health Betriebliche Gesundheitsfoerderung am Arbeitsplatz

René Battmer1 Comment

Corporate Health: Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Na, haben Sie Feiertage nutzen können, um sich zu entspannen und Kraft für das neue Jahr zu tanken? Leider ist die Entspannung im Büro oft nach kürzester Zeit verflogen. Das Thema Stress im beruflichen Alltag allgegenwärtig, viele Beschäftigte klagen über Termin- und Zeitdruck. Zu den Stressfolgen zählen etwa Nervosität, Gereiztheit, Angst oder Schlafstörungen. Wer sich über einen längeren Zeitraum überfordert fühlt, leidet unter einem chronischen Stresszustand, der unter anderem Herz-Kreislauf-Probleme oder Depressionen zur Folge haben kann. Durchschnittlich 17 Kalendertage pro Jahr gehen in Deutschland durch Arbeitsunfähigkeit verloren, die daraus resultierenden Ausfallkosten summieren sich laut dem „informationsdienst wissenschaft“ auf fast 51 Milliarden Euro. Ich habe einige Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter fördern und damit auch die Gesundheit Ihres Unternehmens stärken können.

Prävention wirkt

Gesundheitsfördernde Maßnahmen am Arbeitsplatz erhöhen die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter und wirken sich positiv auf das Betriebsklima aus. Lange Zeit war Prävention in erster Linie ein Thema für Branchen, in denen schwere körperliche Arbeit geleistet wird. Mittlerweile ist aber bekannt, dass Unternehmen, die nachhaltig in die Prävention investieren, ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Dafür sind gar keine großen Projekte notwendig sondern Maßnahmen, die einen vergleichsweise geringen Zeit- und Kostenaufwand erfordern.

Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern, erklären Sie ihnen, welche Maßnahmen Sie planen, und lassen Sie die Beschäftigten mit entscheiden, wie eine konkrete Umsetzung im Joballtag aussehen könnte. Zum Einstieg bietet sich die Veranstaltung von „Gesundheitstagen“ an, bei denen sich die Mitarbeiter intensiv mit Themen wie „Bewegung und Gesundheit“ beschäftigen können. Beziehen Sie, wenn vorhanden, Ihren Betriebsarzt in die Planung und Umsetzung mit ein, laden Sie Experten wie Ernährungsberater, Coaches oder Sportpädagogen ein, und stellen Sie Informationsmaterial bereit. Setzen Sie thematische Schwerpunkte: Rückenbeschwerden vorbeugen oder Stress – Ursachen, Folgen, Lösungsansätze und Entspannungsmethoden. Um Ihre Mitarbeiter zu aktivieren, können Sie auch dazu aufrufen, Ideen einzureichen, bieten Sie praktische Übungen an und fordern Sie zur Auswertung Feedback ein. Viele Krankenkassen bieten außerdem firmeninterne Gesundheitsprogramme an. Wichtig ist, dass Sie langfristig denken und handeln.

Ganzheitliche Gesundheitsförderung

Gesundheit umfasst nicht nur die körperliche Fitness sondern auch die seelische Ausgeglichenheit. Beides bedingt sich gegenseitig: Schmerzen drücken auf die Stimmung, und wer dauerhaft Sorgen hat, wird anfälliger für körperliche Probleme. Ein ganzheitlicher Ansatz von Gesundheitsförderung umfasst Ernährung, Fitness und Entspannung und eine Gesundheitsberatung. Alles mit dem Ziel, ein gesundheitsbewusstes Verhalten bei den Mitarbeitern zu erreichen. Angebote wie Betriebssport haben außerdem eine soziale Komponente: Kommunikation und gemeinsame Erlebnisse tragen zu einem besseren Betriebsklima bei, steigern das Zusammengehörigkeitsgefühl und binden die Mitarbeiter im Sinne der Corporate Identity an das Unternehmen.

Wenn der Stress überhand nimmt

In den Medien war das Thema 2011 sehr präsent, für viele Arbeitnehmer ist es das leider schon lange: Dauerhaft erhöhter Stress kann im schlimmsten Fall zum Burnout führen, einem Zustand völliger körperlicher, emotionaler und geistiger Erschöpfung. Da die Entstehung eines Burnout oder einer Depression sehr individuell verläuft, erfordert eine wirksame Prävention die intensive Auseinandersetzung mit Ursachen und Symptomen. Burnout und Depressionen sind einer Studie der Allianz-Versicherung und des Rheinisch-Westfälischen Instituts für Wirtschaftsforschung (RWI) zufolge inzwischen die Hauptursache für Arbeitsunfähigkeit und Frühverrentung in Deutschland.

Wirksame Maßnahmen zur frühzeitigen Erkennung und Vermeidung sollten auf Führungsebene entwickelt werden und sind eine kontinuierliche Aufgabe, kein befristetes Projekt. Sinnvoll ist eine Analyse möglicher Risikofaktoren und der daraus folgende ernsthafte Versuch, erkannte Schwachstellen auch zu beheben. Maßnahmen sind offene und regelmäßige Mitarbeitergespräche, Coaching und die Bereitstellung externer Beratungsangebote. Einen Ratgeber zum Thema „Burnout erkennen, verstehen, bekämpfen – Informationen für Führungskräfte“ finden Sie hier.

Gesundheitsförderung steuerlich absetzen

Seit dem Jahr 2008 können Arbeitgeber nach § 3 Nr. 34 des Einkommensteuergesetzes bis zu 500 Euro jährlich je Arbeitnehmer im Rahmen der Gesundheitsförderung steuerfrei zuwenden. Unter die Arbeitgeberleistungen fallen Maßnahmen zur Vorbeugung oder Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen (etwa Massagen oder Rückengymnastik), Maßnahmen zur Förderung der individuellen Stressbewältigung (wie Kurse am Arbeitsplatz), Aktionen zur Suchtprävention (Rauchfreiheit, Nüchternheit am Arbeitsplatz) und Maßnahmen für eine gesundheitsgerechte Gemeinschaftsverpflegung oder entsprechende Aktionen (z. B. Vermeidung von Fehlernährung, Übergewichtsreduktion, Küchenpersonalschulung, Informations- und Motivationskampagnen). Begünstigt sind alle Arbeitnehmer, auch Ehegatten, Geringverdiener und Gesellschafter-Geschäftsführer. Nicht begünstigt ist die Übernahme von Mitgliedsbeiträgen für Sportvereine oder Fitness-Studios.

Weitere Informationen zum Thema Gesundheitsfürsorge erhalten Sie auf der Website des Bundesministeriums für Gesundheit. Interessant ist auch der Corporate Health Award, eine Initiative der Verlagsgruppe Handelsblatt, des TÜV Süd und des Marktforschungsinstituts EuPD Research unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Mit dem Award werden Unternehmen ausgezeichnet, die sich besonders vorbildlich um die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der eigenen Mitarbeiter verdient machen. Unternehmen und Organisationen können sich kostenlos um den Preis bewerben.

Ich wünsche Ihnen ein gesundes und stressarmes neues Jahr und freue mich auf Ihr Feedback zum Blogartikel.

 

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Wochenkalender von Sigel Conceptum im Produkttest

Kathrin Mannier65 Comments

Produkttest und Gewinnspiel: Sigel Conceptum Wochenkalender mit Notizfunktion

„Clever. Consequent. Charmant.”: Dieser Spruch springt mir ins Auge, als ich mein erstes Testobjekt, einen Sigel Conceptum Wochenkalender mit Notizfunktion, also einen Wochennotiz-Kalender, in den Händen halte. Nun gilt es festzustellen, ob der Wochenkalender hält, was er verspricht. Denn ab heute werden wir, die Mitarbeiter von OTTO Office, regelmäßig Artikel aus unserem Sortiment testen und hier in unserem Rund ums Büro-Blog kritisch über die Vor- und Nachteile eines Produkts berichten. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und freuen uns, wenn Sie uns im Kommentarfeld Ihre eigenen Erfahrungen mitteilen.

Manch einer schwört auf die Kalenderfunktion im Handy, ein anderer hat ein Gedächtnis wie ein Elefant und vergisst nie etwas und dann gibt es Menschen wie mich, die auf die klassischen Kalenderbücher schwören. Vielleicht bin ich etwas altmodisch oder nostalgisch, aber ich mag es, wenn diese kleinen (und auch großen) Bücher im Laufe des Jahres Abnutzungsspuren bekommen. Ja, ich sammele meine Wochenkalender auch um Jahre später nochmal reinzuschauen, was ich damals gemacht habe und über alten Notizen, Zeichnungen und Terminen in Erinnerung zu schwelgen. Eine Leidenschaft, die ich mit vielen anderen teile, wie ich beim Besuch von www.notizbuchblog.de erfreut festgestellt habe. Daher war mir klar, dass mich auch im Jahr 2012 ein Wochenkalenderbuch begleiten wird.

Ein erster Eindruck

Entschieden habe ich mich für den Conceptum Wochennotiz-Kalender von Sigel im Format A6. Das heißt, der Wochenkalender ist im 93×140 mm groß, ca. 1,2 cm hoch, hat 176 Seiten und passt somit die Handtasche.

Aber was ist eigentlich ein Wochennotiz-Kalender? Nachdem die Verpackung entfernt war, konnte ich sehen, was genau das bedeutet: Bei dieser Art von Wochenkalender ist die linke Seite den Wochentagen gewidmet und die rechte Seite ist frei für Notizen. Ich finde dies sehr praktisch, da ich dann passend für jede Woche Einkaufszettel oder Erinnerungen direkt daneben notieren kann. Also das Konzept gefällt mir schon mal.

Der Einband wirkt in der schwarzen Lederoptik sehr edel. Das Softcover ist recht flexibel und biegsam. Dabei wirkt das Gummiband relativ weich und hätte etwas mehr Spannung vertragen können. Trotzdem sind kleine oder keine? Abdrücke davon auf dem Umschlag zu sehen, das finde ich aber nicht schlimm, denn bei einem weichen Umschlag muss man damit rechnen. Es gibt zwei Zeichenbänder in schwarz und weiß und an der Seite ist eine praktische Stiftschlaufe, damit der passende Lieblingsstift immer gleich dabei ist.

Die inneren Werte

Der äußere Eindruck ist soweit schon sehr gut. Schlägt man den Conceptum Wochenkalender auf, befindet sich links ein kleines Steckfach, das ich im Moment für Visitenkarten nutze. Danach folgen viele Seiten mit Informationen über alle möglichen Themen. Da wären:

  • Jahreskalenderübersicht auf einer Seite
  • Jahreskalenderübersicht auf 6 Seiten (Super zum übersichtlichen Eintragen von Geburtstagen oder Urlaub)
  • Feiertage in Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich und Großbritannien
  • Schulferien in Deutschland, Österreich, Frankreich. Für die Schweiz ist ein Feld zum Selbsteintragen vorgesehen
  • Länderinformationen mit Länderkürzel, Vorwahl und Ländercodes im Internet
  • Buchstabier-Alphabet
  • Übersicht aller Zeitzonen inkl. Weltkarte
  • Notrufnummern und Maßeinheiten verschiedener Länder, Temperaturen und Geschwindigkeiten gegenüber gestellt (Celsius und Fahrenheit, sowie Miles per Hour und Kilometer pro Stunde)

Der Wochenkalender hat also eine Menge Inhalt, der genutzt werden kann. Zugegebenermaßen hatte ich erst keine Ahnung, wofür ein Buchstabier-Alphabet genutzt wird. Aber Wikipedia hilft da weiter: Diese Wörter benutzt man in verschiedenen Ländern um einen Buchstaben als Wort ausdrücken. Um es kurz zu sagen, das ist wie damals beim Glücksrad: „Ich nehme ein A wie Anton“.

Auf die Informationsseiten folgt dann der eigentliche Kalender. Er startet bereits Ende Dezember 2011, verfolgt dann das gesamte Jahr 2012 und endet schließlich mit dem 6.Januar 2013. Danach kommt nochmal ein Jahreskalender für 2013 auf sechs Seiten und zusammengefasst auf einer Seite. Am Ende besitzt der Conceptum Wochenkalender noch mehrere Seiten mit Punkten in 5 mm Abschnitten. Ideal für Zeichnungen oder auch weitere Notizen. Zwanzig Seiten davon sind vorperforiert, so dass sie einfach rausgetrennt werden können. Auf der letzten Seite des Wochenkalenders gibt es auf der linken Seite eine 13 cm große Skala, die als Lineal genutzt werden kann. Auf der rechten Seite ist eine große Tasche, die recht weit aufgeklappt werden kann und sich so gut für Quittungen, Fotos oder anderen Papierkram eignet.

Der Schreibtest

Als ich den Wochenkalender das erste Mal durchgeblättert habe, ist mir das dünne, sehr glatte, cremefarbene Papier aufgefallen. Meine erste Erwartung war, dass es leicht durchdrückt oder auch schmiert. Also gleich mal in der Schublade gekramt und verschiedene Stifte rausgesucht. Der Test erfolgte dann mit einem Bleistift und einem wegradierbarem Tintenroller von Frixion sowie verschiedenen Gelrollern, Kugelschreibern und einem Textmarker. Entgegen meiner Befürchtung verschmierte aber nichts und die verschiedenen Tinten trockneten sehr schnell. Lediglich der Textmarker verwischte die Schrift etwas, daher sollte man damit nur vorsichtig markieren

Die Tinten selbst schimmert etwas auf der nächsten Seite durch, aber das ist in vertretbarem Maße und stört nicht weiter.

Fazit

Der Sigel Conceptum Wochenkalender mit Notizfunktion ist ordentlich verarbeitet und sieht edel und aus. Auf den Informationsseiten wirkt er teilweise etwas überladen, ansonsten ist er recht übersichtlich. Insgesamt ist der Eindruck aber sehr gut. Daher gebe ich diesem Wochenkalender 4,5 von 5 Punkten.

Gewinnspiel

Machen Sie mit und gewinnen Sie einen von 10 Sigel Conceptum Kalendern. Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar unter diesem Blogartikel und sagen Sie uns, wie Sie zum Thema Kalender stehen. Haben Sie einen Lieblingskalender? Mögen Sie eher Wochenkalender oder Tageskalender? Was ist Ihnen besonders wichtig? Welche Dinge im Kalender sind unnötig? Haben Sie Tipps und Tricks wie man seinen Wochenkalender noch besser nutzen kann?

Unter allen Kommentaren verlosen wir 10 Conceptum Kalender von Sigel.

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Weihnachtsfeier

Kathrin Mannier3 Comments

Vor der Weihnachtsfeier ist nach der Weihnachtsfeier oder wie organisiere ich eine Weihnachtsfeier?

Diese Frage stellt sich vielen Arbeitnehmern und Arbeitgebern jedes Jahr von neuem. Schließlich sind die Erwartungen hoch. Die Kollegen möchten gemeinsam den Abschluss eines Geschäftsjahres feiern und in lockerer Atmosphäre plauschen und meist auch etwas Gutes zum Essen bekommen. Worauf sollte man also bei einer Weihnachtsfeier achten? Was ist unabdingbar und worauf sollte man lieber verzichten? Damit der Abend ein voller Erfolg wird, habe ich Ihnen einige Tipps aufgeschrieben.

Die 3-W’s: Was, Wann und Wo

Je nach finanziellen Möglichkeiten, können Sie entscheiden, was für eine Weihnachtsfeier veranstaltet wird. Wird es ein rauschendes Essen mit anschließendem Tanz? Oder ein schönes Abendessen in einem kleinen Lokal? Gibt es vielleicht einen Auftritt eines Gaststars, z.B. von einem Standup-Comedian, oder soll dieses Jahr sogar ein Musical oder ein Theaterstück besucht werden? Alternativ kann man auch zu einem Krimidinner gehen oder die gesamte Organisation in die Hände eines geübten Veranstalters geben. Auf beim Weihnachtsplaner-Blog gibt es dafür viele interessante Ideen und Angebote.

Zeitgleich sollte man sich Gedanken machen, wann das beste Datum für die Feier wäre. Gern genommen wird der letzte Arbeitstag vor Heiligabend oder auch einer der vier Freitage in den Adventswochen. Auch gilt es zu berücksichtigen, ob im Unternehmen vielleicht wichtige Termine anstehen, wie Messen oder größere Schulungen.

Frühes Kommen sichert gute Plätze…

… denn ein früher Organisationsstart der jährlichen Firmenweihnachtsfeier gehört zu den wichtigsten Dingen, die man beachten muss. Schließlich richten jährlich rund 70% aller deutschen Unternehmen eine Weihnachtsfeier aus und diese soll dann natürlich auch im Dezember stattfinden, sprich die besten Plätze sind frühzeitig ausgebucht. Grundsätzlich gilt, je mehr Teilnehmer erwartet werden, desto eher sollte mit der Planung begonnen werden. Stellen Sie deshalb am besten bereits im Frühjahr die ersten Anfragen bei Lokalen, Cateringservices und Veranstaltern. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Veranstaltungsorte, ob es genug Parkplätze gibt oder eine Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr vorhanden ist, damit die Kollegen auch nach der Feier schnell und sicher nach Hause kommen.

Haben Sie eine Location gefunden, sollte geklärt werden, was auf der Feier zum Essen gereicht wird. Möchten Sie, dass die Kollegen mit einem Aperitif empfangen werden, wird es ein großes Buffet geben oder das Menü direkt am Tisch serviert? Und so lecker der Schweinebraten mit Rotweinsauce auch ist, denken Sie bei der Auswahl der Speisen auch an Alternativen für Vegetarier, muslimische Kollegen und Antialkoholiker. Außerdem sollten Sie vereinbaren, welche Getränke angeboten werden und ob diese pro Glas, pro Flasche oder als Flatrate-Angebot abgerechnet werden.

Ein kleines Spielchen zum Start

Um auf der Weihnachtsfeier für etwas Gesprächsstoff und lockere Stimmung zu sorgen, bietet es sich an ein kleines Spielchen zu veranstalten oder, der Klassiker zu Weihnachten, zu Wichteln. Hier oben in Norddeutschland sagt man zu dazu auch gern Julklapp.

Bei einem klassischen Wichteln lassen Sie jeden Mitarbeiter ein kleines Geschenk mitbringen. Um Unstimmigkeiten zu vermeiden, sollte der Wert des Präsents vorher festgelegt werden. Auf der Feier sammeln Sie dann die Geschenke ein und nummerieren sie. Dann darf jeder ein Los mit einer Nummer ziehen und nacheinander bekommt jeder sein Geschenk ausgehändigt.

Also noch amüsantere Alternative hat sich Ramsch-Wichteln erwiesen. Hierbei soll jeder Teilnehmer einen geschmack- oder nutzlosen Gegenstand als Geschenk in Zeitungpapier verpacken. Der weitere Ablauf ist wie beim klassischen Wichteln, allerdings ist Ramsch-Wichteln noch einen Tick lustiger, denn beim Auspacken kommen oft sehr originelle Dinge zu Tage. Neben ungeliebten Porzellanfiguren und schlechten CDs werden gern auch merkwürdige Kerzen oder anderen Trödel, der schon länger im Keller vor sich hinstaubt, verschenkt. Was es auch ist, die Beschenkten werden auf jeden Fall ordentlich was zum Lachen haben.

Übrigens, auf unserer Weihnachtsfeier im letzten Jahr habe ich beim Ramsch-Wichteln einen Fingertrainer (für Gitarrenspieler) bekommen. Er sah zwar normal aus, aber wenn man ihn benutzt hat, hat man einen kleinen Stromschlag bekommen. Nachdem ich dann einmal darauf reingefallen bin, habe ich mir einen Spaß mit den Kollegen gemacht und die natürlich auch meinen Fingertrainer testen lassen. Das war ein äußerst lustiger Abend.

Last but not least

Haben Sie diese Punkte zur Organisation Ihrer Weihnachtsfeier abgearbeitet, müssen natürlich noch die Einladungen geschrieben werden. Darin nennen Sie den Einladungsanlass, das Veranstaltungsdatum, -uhrzeit und natürlich –ort. Weitergehend können Sie Informationen zum Programmablauf und Hinweise zur Anreise geben. Als letzten Punkt sollten Sie einen Anmeldeschluss festlegen. Es bietet sich auch an, eine öffentliche Liste, z.B. im Intranet oder am schwarzen Brett auszuhängen, in der die Kollegen sich eintragen können, ob Sie teilnehmen wollen oder eben nicht. So verhindern Sie ein Durcheinander, was auftreten könnte, wenn Sie die Rückmeldungen per Telefon oder E-Mail bekommen würden.

Jetzt haben Sie eigentlich alles getan um eine gute Feier zu veranstalten. Nun gilt es nur noch gute Stimmung mitzubringen und einen vergnüglichen Abend zu haben.

 

Urheber des Bildes: © Andrey Kiselev – Fotolia.com

 

Relaunch OTTO Office Böroblog

René Battmer5 Comments

Alles wird anders: Facelift für das OTTO Office Blog Rund um´s Büro

Normalerweise ist der Jahreswechsel für mich eine Art Neustart: Zwölf frische Monate mit neuen Erfahrungen und hoffentlich spannenden Erlebnissen liegen vor mir. In diesem Jahr sehe ich mit Spannung einem Termin entgegen, der bereits ein paar Tage vorher stattfindet, denn am 12. Dezember wird hier im OTTO Office Blog alles anders: Wir spendieren uns und Ihnen ein neues Blogdesign, das an eben diesem Tag online gehen wird.

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