Carsten Voeller

Facebook im Büro – was ist erlaubt, was nicht?

Wer nicht drin ist, ist out. Inzwischen nutzen mehr als zwanzig Millionen Deutsche Facebook und teilen Vorlieben, Meinungen und Infos. Das soziale Netzwerk strahlt eine merkwürdige Faszination aus, Freunde und Bekannte sind stets nur einen Klick entfernt, 24 Stunden am Tag. Doch wie sieht’s während der Arbeitszeit aus? Ist Facebook im Büro überhaupt erlaubt? Was kann bei der Arbeit vielleicht sogar helfen oder dem Unternehmen nützen? Ich habe dazu einige interessante Infos für Sie zusammengetragen:

 Social Media im Büro: Fluch…

Wie lange tummeln sich denn die Leute überhaupt auf Facebook? Für Aufschluss sorgen Statistiken: Laut einer Umfrage der Kölner Kreativagentur youCom ist rund jeder vierte Beschäftigte in Deutschland auch während der Arbeitszeit privat beim Online-Netzwerk Facebook aktiv. Im Schnitt sind das zweieinhalb Stunden pro Woche. Zehn Prozent seien sogar länger als fünf Stunden ihrer Arbeitszeit pro Woche im Online-Netzwerk aktiv.  Hochgerechnet gehe dadurch im Jahr Arbeitszeit im Wert von 26,8 Milliarden Euro verloren. Weiterer Nachteil: Facebook blockiert die interne Kommunikation. Denn statt das Gespräch mit Kollegen zu suchen und so über Arbeitsabläufe und Projekte zu plaudern, bleibt der Facebook-Nutzer vorm Computer hängen.

…oder Segen?

Andere Experten wiederum behaupten, dass soziale Netzwerke wie Facebook eben nicht nur Arbeitszeitkiller und Sicherheitsrisiken darstellen. Ganz im Gegenteil, Facebook sorge für zufriedenere Arbeitnehmer. Zu diesem Schluss kommt zumindest das Marktforschungsunternehmen Gartner. Die Analysten wollen nicht nur herausgefunden haben, dass immer mehr Firmen ihre Social-Media-Verbote auflockern, sondern auch, das Facebook gute Möglichkeiten zum Stressabbau bietet. Denn, wer viel arbeitet, müsse auch entspannen. Und statt in der Pause am Glimmstängel zu ziehen oder Gummibärchen zu futtern, sondern die Neuigkeiten nach Bildern, Videos und anderen Internet-Fundstücken zu durchstöbern, das habe einen durchaus positiven Effekt. Zudem gehe durch Smalltalk am Drucker, an der Kaffeemaschine oder beim Essen mit Kollegen viel mehr Zeit verloren.

Dementsprechend würden immer mehr Firmen den Einsatz von Internet-Netzwerken tolerieren. Laut Gartner hat sich noch im Jahr 2010 die Hälfte der befragten Unternehmen gegen die Nutzung von Social Media-Angeboten während der Arbeitszeit ausgesprochen, doch das ändert sich. Gartner prophezeit: 2014 sollen es dann lediglich noch 30 Prozent sein. Die Gründe dafür sind mit Sicherheit nicht nur in der höheren Zufriedenheit der Belegschaft zu suchen. Denn erstens benötigen bestimmte Abteilung Zugriff zu Social Media, beispielsweise Marketing und Support, zweitens bringen Verbote realistisch betrachtet einfach nicht viel. Schließlich erfolgt der Zugriff auf Facebook mittlerweile hauptsächlich über mobile Geräte wie Smartphones und nicht über den kontrollierbaren Firmen-PC. Und: Wenn Arbeitgeber den Zugang zu Facebook und anderen sozialen Netzwerken blockieren, können sie sich vor allem bei der jüngeren Generation schnell ins Abseits manövrieren.

Erst nachfragen, dann Facebook

Ob Facebook nun Fluch oder Segen für die Produktivität darstellt, ist höchstwahrscheinlich individuell sehr verschieden. Doch wie steht es in Ihrer Firma? Ist hier Facebook erlaubt? Ob die private Nutzung toleriert wird, das sollte unbedingt mit der Chefetage geklärt werden. Und zwar vorab. Oft hilft aber auch ein Blick in den Arbeitsvertrag. Fast alle Unternehmen haben mittlerweile Klauseln über die Nutzung des Internets in ihre Arbeitsverträge aufgenommen. Schauen Sie am besten einmal hinein, bevor Sie eine Abmahnung riskieren.
Comic: Nico von Endless Origami; CC

Die wichtigsten Regeln für die Facebook-Nutzung am Arbeitsplatz

Selbst wenn die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz ausdrücklich erlaubt ist, gilt es einige wichtige Regeln zu beherzigen.

  • Loggen Sie sich nie dauerhaft ein, chatten Sie nicht „nebenbei“ und verfolgen Sie nicht permanent die Statusmeldungen Ihrer Facebook-Freunde. Durch die ständige Ablenkung leidet Ihre Arbeit definitiv. Zudem macht es keinen guten Eindruck.
  • Stellen Sie keine internen Infos ins Internet. Das betrifft sowohl Berichte über Aufgaben als auch Informationen zu Kollegen. Wenn Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse ausgeplaudert werden, kann das einen Entlassungsgrund darstellen. Absolut nicht empfehlenswert sind auch Statusmeldungen wie „Hoffentlich ist bald Feierabend“ oder „Das Meeting war wieder einmal total öde“.  Solche Statements bergen die Gefahr, irgendwann einmal beim Boss zu landen. Was übrigens heutzutage öfter passiert, als man glaubt.
  • Gefahr birgt auch das allzu freizügige Teilen von Fotos, Videos und Vorlieben. Denn wer nicht aufpasst, gibt mehr von sich preis als gewollt. Mit einem achtlosen Kommentar oder einem falschen Klick riskieren Sie Ihren guten Ruf – besonders im Job.
  • Außerhalb des Büros müssen Sie ebenfalls auf der Hut sein. Die gern genutzte Facebook-Anwendung „Places“ ermöglicht beispielsweise das Bekanntgeben des derzeitigen Aufenthaltsortes, etwa per Smartphone. Auch wer mit dabei ist, wird gern geteilt. Dumm nur, wenn Sie ein Freund in der Kneipe markiert, wenn Sie eigentlich krankgeschrieben sind. Oder wenn Sie jemand auf der Dienstreise im Stripclub eincheckt. Standardmäßig haben Sie keinen Einfluss darauf, dass ein Freund Ihre Position veröffentlicht. Das können Sie aber in den „Privatsphäre-Einstellungen“ auf Facebook ändern.
  • Nicht jeden geht es etwas an, mit wem Sie bei Facebook befreundet sind – schon gar nicht Ihre Kollegen und Vorgesetzten. Standardmäßig kann aber jeder Ihre Freundesliste einsehen. Wenn Sie das nicht möchten, machen Sie Ihre Freundesliste einfach für andere unsichtbar. Rufen Sie dazu Ihr Profi auf, und klicken Sie im Bereich „Freunde“ auf „Alle anzeigen“. Es folgt ein Klick auf „Bearbeiten“, den kleinen Pfeil und dann „Nur ich“.
  • Menschen machen Fehler. Wenn Sie etwas in Facebook veröffentlicht haben, das Ihre Job-Reputation gefährdet, können Sie es aber schnell aus Ihrer Chronik löschen. Klicken Sie dazu auf Ihren Profilnamen, sodass die Chronik angezeigt wird.  Sämtliche Inhalte können Sie nun löschen, indem Sie den Mauszeiger in die rechte obere Ecke des Eintrags bewegen und dann auf „Bearbeiten oder entfernen“ klicken. Sie können auch mit wenigen Klicks sämtliche Einträge der Chronik nur für Ihre Freunde sichtbar machen. Das erledigen Sie über die Privatsphäre-Einstellungen per Klick auf „Beschränke das Publikum für ältere Beiträge“.

Die Gretchenfrage am Schluss: Soll man die Freundschaftsanfrage vom Chef annehmen? Schwierig. Sind Sie schon mit der halben Belegschaft befreundet, gibt es wenige Gründe, die Anfrage des Chefs nicht anzunehmen. Besser ist es von vornherein, Privates und Geschäftliches zu trennen. Es lassen sich schließlich mehrere Facebook-Profile anlegen.

René Battmer18 Comments

Projektmanagement: Simplify your projects

Projektmanagement - Simplify your projects

Heute setze ich meine kleine Serie über Projektmanagement-Tools fort und stelle Ihnen drei weitere nützliche Anwendungen vor, mit denen sich Teamarbeit koordinieren lässt. Spezielle Projektmanagement-Anwendungen vereinen unterschiedliche Werkzeuge in einer Lösung, zum Beispiel Tools für die Termin- und Zeitplanung, die Verwaltung der Aufgaben oder das Ressourcenmanagement. So können Projekte optimal strukturiert, der Gesamtfortschritt abgerufen und die individuellen Fortschritte aller Teammitglieder dokumentiert werden.

Die „perfekte“ Anwendung sollte meiner Meinung nach zwei Grundvoraussetzungen erfüllen: Sie soll die Nutzer nicht durch eine zu große Komplexität überfordern, gleichzeitig darf es ihr nicht an den entscheidenden Funktionen mangeln, wenn umfassende Projekte an mehren Standorten gleichzeitig umgesetzt werden sollen. Die meisten PM-Tools enthalten Module, mit denen projektrelevante Informationen, Dokumente, Projektpläne, Termine und offene Aufgaben zentral verwaltet werden können.

filescope

Spezialisiert auf kleine Unternehmen mit projektorientierter Arbeitsweise, bietet filescope eine Art Online-Baukastenprinzip für „entspanntes Planen, Arbeiten und Kalkulieren von überall“. Das Basismodul „Workflow“ umfasst alle Teilbereiche der täglichen Arbeit, wie die Kundenverwaltung, das Aufgaben- und Projektmanagement, die Zeiterfassung und zentrale Datenverwaltung. Zu den wesentlichen Features gehören Termin-, Projekt- und Ressourcenkalender, Angebotsfunktionen, eine automatisierte Rechnungsschreibung sowie Erinnerungsfunktionen per E-Mail und SMS. Partner und Kunden können sich zur Projektarbeit einloggen. Der Hersteller bietet ein vollständig in die Software integriertes Online-Wiki, auf das Nutzer aus jeder Ansicht heraus zugreifen können. Es gibt einen kostenlosen Testzugang für bis zu 60 Tage; die Preise für das Basismodul beginnen bei neun Euro monatlich je Nutzer.

Projectplace

Projectplace ist wie filescope eine SaaS (Software as a Service), die nicht für einen einmaligen Gebrauch gekauft und installiert, sondern als Dienst über den Webbrowser genutzt wird. Die Online-Projektmanagement-Software umfasst unter anderem Module wie ein Dokumenten- und Aufgabenmanagement, Besprechungen und die Projektkoordination. Alle Projektmitglieder sind am Fortschritt des jeweiligen Projekts beteiligt, indem sie auf eine zentrale Plattform zugreifen, auf der alle relevanten Informationen abgelegt sind. Vorgenommene Änderungen lassen sich einfach nachverfolgen, da genau dokumentiert wird, wer welche Modifikationen vorgenommen hat. Neben Features wie Videokonferenzen, VoIP und Screen-Sharing bietet Projectplace auch Kommunikationstechniken, die man aus sozialen Netzwerken kennt: Vergleichbar zur Facebook-Pinnwand können zum Beispiel Kurzinformationen, Bilder oder Links gepostet werden. Die brandneue Version kann 30 Tage lang unverbindlich getestet werden und kostet danach 21,50 Euro je Nutzer und Monat.

Asana

Recht neu auf dem Markt ist ein unter anderem von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz entwickeltes Tool, das Projektmanagement über SaaS revolutionieren will: Asana. Der Grundgedanke hierbei ist, dass viele der wesentlichen Informationen in Unternehmen unstrukturiert auf Zetteln und nicht digital in einem zentralen System vorliegen. Um das zu ändern, setzt Asana auf Struktur und Geschwindigkeit und bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, webbasierte To-Do-Listen anzulegen, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte einer Arbeitsgruppe zu verfolgen. Teams von bis zu 30 Personen können kostenfrei miteinander arbeiten. Nach dem Einloggen landet der Nutzer auf einem Dashboard, das in drei Bereiche aufgeteilt ist: Links werden alle aktuellen Projekte angezeigt, an denen er beteiligt ist. Bei Auswahl eines Projekts erscheint in der Mitte des Bildschirms eine Liste aller Aufgaben, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Rechts werden Detailinformationen zu der Aufgabe einschließlich der Dokumente und Notizen abgebildet. Dazu kommt ein Newsfeed, der die Diskussion zu einer Aufgabe enthält. Ein großer Vorteil von Asana ist – neben der einfachen und intuitiven Bedienbarkeit – die Kompatibilität mit gängigen Kalenderanwendungen wie Google Calendar, Apple iCal und Microsoft Outlook. Eine kurze, anschauliche Vorstellung finden Sie bei Youtube.

Können Sie weitere Projektmanagement-Tools empfehlen, mit denen Sie bereits arbeiten? Wie immer freue ich mich über Tipps, Anregungen und Ihr Feedback.

 

Urheber des Bildes: © Christian Jung – Fotolia.com

 

Zeitmanagement auf dem iPad

René Battmer8 Comments

Mehr Produktivität für unterwegs: Optimales Zeitmanagement mit Apps für das iPad

Das iPad hat eine riesige Fangemeinde. Bereits in der dritten Generation finden sich immer neue Liebhaber des flachen Alleskönners. Aber dieser Beitrag soll keine Schwärmerei werden, sondern Apps vorstellen, mit denen es sich auch unterwegs effizient arbeiten lässt. Denn die wachsende Nutzung mobiler Endgeräte in Unternehmen gilt als eines der Top-Ten-Themen für das laufende und auch die kommenden Jahre. Neuester Trend ist Bring Your Own Device (BYOD), bei dem Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte im Geschäftsalltag verwenden. Mit der zunehmenden Mobilität und der Vermischung von privatem und beruflichem, steigt auch der Anspruch an das eigene Zeitmanagement: Immer mehr Termine müssen organisiert, Aufgaben priorisiert und erledigt werden – wer da nicht den Überblick verlieren will, muss ein guter Zeitmanager sein. Hier ein Überblick über einige nützliche Tools, die Ihnen dabei helfen können:

Things

Die kleine Task-Manager-App für iPad, iPhone und Mac erleichtert all jenen den Tag, die häufiger wichtige Termine und Aufgaben vergessen oder verzweifelt ihre Notizzettel suchen. Die mehrfach prämierte Aufgabenverwaltung funktioniert nach der „Getting Things Done“-Methode und bietet eine Mischung aus Funktionalität, Bedienung und Leistung. Mit Things können Aufgaben, Notizen, Fälligkeitsdaten und Projekte bearbeitet und Tagespläne erstellt werden, um den Arbeitstag effektiv zu gestalten. Die App ist übersichtlich und simpel, erweiterte Funktionen werden erst dann eingeblendet, wenn der User sie wünscht und braucht. Things for iPad kostet im AppStore 15,99 Euro, die iPhone-Version gibt es bereits für 7,99 Euro.

OmniFocus for iPad

Während Things für intuitive Einfachheit steht, ist die Produktivitäts-App OmniFocus so komplex, dass User sich zum Einarbeiten etwas länger mit ihr beschäftigen müssen. Aber diese Zeitinvestition lohnt sich. Zum Einstieg stehen auf der Hersteller-Website gute (englische) Anleitungen und Videos zur Verfügung. Die Anwendung basiert ebenfalls auf dem „Getting Things Done“-Ansatz und unterstützt den Nutzer bei der täglichen Aufgabenverwaltung mit ausführlichen Sortierfunktionen, Kategorisierungen und einer Ordnerverwaltung. Über einen Kalender lassen sich aktuell fällige Aufgaben, zukünftige oder bereits verpasste Arbeiten auflisten und mit Anhängen oder Sprachnachrichten versehen. Einzelaufgaben lassen sich zu Projekten zusammenfassen, in Ordnern hierarchisch ablegen und später auch gefiltert darstellen. Seit Neuestem bietet die Anwendung zusätzlich Location Based Tasking: Wenn Sie einen Ort mit einer Aufgabe verknüpfen, erhalten Sie direkt beim Eintreffen an der betreffenden Location eine Erinnerung. Die Synchronisationsfunktion gleicht weitere Installationen von Omnifocus auf dem Mac oder dem iPhone per Knopfdruck ab. OmniFocus for iPad ist zum Preis von 31,99 Euro im AppStore erhältlich – zwar nicht gerade günstig, aber eine Investition, die sich lohnt.

Wunderlist

Die kostenlose iPad-App zur Aufgabenverwaltung ist ein schlichter Aufgabenplaner, der sich auf die wichtigsten Features beschränkt: Wie bei der Windows- und Mac-Version des Programms werden alle Aufgaben auf einem Server gespeichert und können per iCloud zwischen den verschiedenen Installationen synchronisiert werden. Wichtige To-Dos lassen sich als Favoriten markieren, abgehakte und damit erledigte Aufgaben werden in einer Liste archiviert. Wer möchte, kann sich per Push-Benachrichtigung auf fällige Aufgaben hinweisen lassen und per E-Mail Aufgaben in Wunderlist eintragen. Außerdem lassen sich Aufgaben an andere Nutzer delegieren, die über einen Account verfügen.

Priority Matrix

Mit diesem kleinen Tool können Aufgaben visuell nach Dringlichkeit und Wichtigkeit angeordnet werden. Es hilft, den Überblick zu behalten und unwichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen. Aufgaben werden nach den Kriterien „wichtig – unwichtig“ und „dringend – nicht dringend“ in vier farbige Quadranten sortiert. Die App gibt es für 2,99 Euro im AppStore.

Tenplustwo

ist die perfekte App für alle Aufschieber. Das ganz einfache Prinzip lautet: Zehn Minuten arbeiten, zwei Minuten Pause, dann wieder zehn Minuten Arbeit usw. Während der User sich auf eine einzelne Aufgabe konzentriert, tickt ein Counter rückwärts und läutet nach zehn Minuten eine „Pflichtpause“ ein. Danach kann die Arbeit mit der alten oder einer neue Aufgabe fortgesetzt werden. Statt zehn Sachen gleichzeitig zu bearbeiten, zwingt Tenplustwo den Nutzer, die jeweilige Aufgabe präzise und effektiv zu erledigen. Die App für iPad und iPhone gibt es zum Preis von 0,79 Euro im AppStore.

Zum Schluss habe ich noch einen Buchtipp: „Zeitmanagement mit dem iPad: Die besten Wege, um wirklich Zeit zu sparen“ von „Zeitmanagement-Guru“ Prof. Lothar Seiwert, IT-Fachmann Thorsten Jekel und dem Mediendesigner Christoph Dirkes. Das Taschenbuch ist im Südwest Verlag unter der ISBN-10 Nr. 3517087556 erschienen und zum Preis von 12,99 Euro erhältlich.

Sind Sie zufrieden mit Ihrem Zeitmanagement? Nutzen Sie bereits iPad-Apps, um produktiv zu arbeiten? Mit welchen Tools haben Sie gute Erfahrungen gemacht? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Ihr Feedback.

Effektiv im Heimbüro arbeiten

Carsten Voeller1 Comment

Effektiv im Heimbüro arbeiten

Effektiv im Heimbüro arbeiten

Ich bin seit mehr als sechs Jahren selbständig und habe von Anfang an im Heimbüro gearbeitet.

In dieser Zeit hat sich für mich herausgestellt, dass sich das Heimbüro sehr gut eignet. Allerdings gab es auch bei mir eine Eingewöhnungsphase und jedem liegt das sicher auch nicht.

In diesem Artikel möchte ich meine Erfahrungen mit Ihnen teilen und Tipps geben, wie man im eigenen Heimbüro effektiver arbeitet.

Gewöhnungssache und richtiges Büro

Natürlich lief die Arbeit im Heimbüro nicht von Tag eins an perfekt. Ich habe zwar in meinem Haus einen extra Raum als Büro ausgebaut und das ist natürlich ein großer Vorteil gegenüber der Arbeit am Küchentisch oder im Wohnzimmer, aber auch daran muss man sich erst gewöhnen.

In der ersten Zeit war die Verlockung durch die vielen Ablenkungen schon recht groß. Der Kühlschrank war nicht weit weg und der Fernseher lockte.

Doch nach einer Weile konnte ich das ausblenden, und wenn ich in mein Heimbüro gehe, dann ist das wie der Weg zur Arbeit. Man muss vom Kopf her hier ganz klar trennen zwischen Beruf und Privatleben.

Wer das auch auf Dauer nicht kann, für den ist ein Heimbüro nichts.

Vor- und Nachteile eines Heimbüros

Die Arbeit im Heimbüro hat Vor- und Nachteile:

Vorteile:

  • Ein Heimbüro bringt Zeitersparnis. Man muss früh nicht mehr durch den Verkehr.
  • Ein Heimbüro bietet eine professionelle Umgebung, z.B. im Gegensatz zur Arbeit im Wohnzimmer. Man kann sich besser auf die Arbeit konzentrieren.
  • Das Familienleben ist damit klarer geregelt. Wenn man im Büro ist, dann arbeitet man. Und man ist flexibler, als wenn man ein externes Büro hat.
  • Die Kosten für ein Heimbüro liegen niedriger als für ein externes Büro.

Nachteile:

  • Wie schon gesagt kann die Trennung zwischen Arbeit und Privatleben erschwert werden.
  • In einem Heimbüro hat man oft weniger sozialen Kontakt, da man die eigenen vier Wände nicht verlässt.
  • Das Wachstum der eigenen Firma kann durchaus gebremst werden. Platz für Mitarbeiter etc. bietet ein Heimbüro in der Regel nicht.

Unter dem Strich überwiegen die Vorteile eines Heimbüros gegenüber dem Küchentisch und Ähnlichem.

Und gegenüber einem externen Büro gibt es sicher auch Vorteile, auch wenn es hier auf die persönlichen Prioritäten ankommt.

Effektiv im Heimbüro arbeiten

In den letzten sechs Jahren habe ich viel über die Arbeit im Heimbüro gelernt.

Ich habe viel ausprobiert und immer wieder meine tägliche Arbeit analysiert, um Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.

Die folgenden 10 Tipps sorgen für effektiveres Arbeiten im eigenen Heimbüro. Allerdings sollte man diese Tipps erst einmal selber testen und herausfinden, was für einen selber funktioniert.

  1. Einstellung
    Ganz wichtig ist die eigene Einstellung. Man muss sich selber 100% auf die Arbeit konzentrieren und die Zeit im Heimbüro auch wirklich als Arbeitszeit ansehen. Wer ständig zwischen Arbeit und Privatem pendelt, wird nicht wirklich effektiv sein.
  2. Struktur
    Ich fange morgens immer um dieselbe Zeit an und mache mich auch so fertig, als würde ich zur Arbeit gehen. Wer erst einmal ausschläft und sich im Bademantel ins Büro schleppt, der wird wohl kaum die richtige Arbeitseinstellung mitbringen.
  3. Ablenkung
    Einer der größten Feinde produktiver Arbeit im Heimbüro sind Ablenkungen. Gerade für Selbständige die online arbeiten bietet sich ein großes Ablenkungspotenzial. Hier gilt es Mails, Feedreader, Twitter, Facebook und Co. nicht ständig aktiv zu haben, sondern diese nur zu definierten Zeiten zu nutzen. Sonst wird man ständig bei der Arbeit unterbrochen.
  4. Familie
    Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich bestätigen, dass auch die Familie und Freunde eine Weile brauchen, bis sie die Arbeit im Heimbüro nicht mehr mit Freizeit verwechseln. Hier gilt es klare Worte zu finden und Familie und Freunden klar zu sagen, dass man gerade arbeitet.
  5. Arbeitszeit
    Ein regelmäßiger Start in den Arbeitsalltag ist genauso wichtig wie geregelte Arbeitszeiten. Im Heimbüro haben viele Selbständige das Problem Feierabend zu machen. Während dies zum Start in die Selbständigkeit oft normal ist, muss man auf Dauer aber lernen die Tür zuzumachen und in den Feierabend zu gehen. Unter ständigen Überstunden leidet die eigene Arbeit.
  6. Einrichtung
    Eine professionelle Einrichtung muss nicht teuer sein. In einen ordentlichen und ergonomischen Schreibtisch samt hochwertigem Bürostuhl sollte man aber investieren. Der eigene Rücken wird es einem danken.
  7. Aufräumen
    Psychologisch gesehen ist ein aufgeräumter Schreibtisch sehr wichtig. Man kann sich viel besser auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und wird diese besser umsetzen.
  8. Technik
    Auch die Technik sollte gut sein. Ich sehe immer wieder Selbständige, die am Computer sparen und sich mit veralteter Technik herumärgern. Allein das Warten auf einen älteren Computer würde mich schon fertigmachen. Dabei ist gerade Computertechnik günstig wie nie.
  9. Ziele und Motivation
    Man wird nie effektiv und produktiv arbeiten, wenn man keine Ziele hat. Deshalb sollte man sich langfristige Ziele definieren und daraus kurzfristige Ziele ableiten. Je kleiner die Ziele sind, umso schneller kann man diese erreichen. Das ist sehr wichtig für die Motivation.
  10. Analyse
    Man sollte regelmäßig einen Schritt zurücktreten und die eigene Arbeit analysieren. Im täglichen Arbeitsstress wird man Probleme nicht erkennen. Deshalb sollte man sich die Zeit nehmen und die eigenen Arbeitsprozesse analysieren und optimieren.

Fazit

Die Arbeit im eigenen Heimbüro kann sehr gut funktionieren. Man muss allerdings einige Dinge beachten, damit man wirklich effektiv und produktiv ist.

Über den Autor

Mein Name ist Peer Wandiger und ich bin seit mehr als sechs Jahren selbständiger Webentwickler und Blogger (unter anderem: http://www.selbstaendig-im-netz.de).

René Battmer13 Comments

Corporate Blogging: So wird Ihr Corporate Blog von Anfang an ein Erfolg

Vor rund zwei Jahren ist der OTTO Office Blog an den Start gegangen. Seitdem sind über 80 Blogartikel dazugekommen, zahlreiche treue Leser haben Kommentare geschrieben und ihr Feedback gegeben. Neue Bloggerkollegen haben für frischen Wind, eine Erweiterung der Themen und eine kräftig erhöhte Artikelschlagzahl gesorgt. Und nicht zuletzt haben wir uns und Ihnen ein neues Blogdesign spendiert. In den zwei Jahren standen wir vor immer neuen Herausforderungen, haben – auch im Dialog mit Ihnen – viel dazugelernt und verbessert, Dinge ausprobiert und wieder verworfen. Mein Fazit: Corporate Blogging ist sehr effektiv, es hilft die Bekanntheit zu steigern und fördert die Interaktion mit unseren Kunden. Gleichzeitig macht es mir persönlich immer mehr Spaß, mich auf die Suche nach interessanten Themen zu machen und mich mit Ihnen auszutauschen.

Steht Ihr Unternehmen gerade in den Blog-Startlöchern? Damit Ihr Corporate Blog erfolgreich wird und Sie sich in der Blogosphäre nicht verirren, habe ich einige unserer Erfahrungen zusammengetragen, die Ihnen eine Orientierungshilfe bieten sollen.

Die Grundlage: guter, regelmäßiger Content

Die wichtigste Aufgabe beim Aufbau eines Corporate Blogs ist es, guten Content zu entwickeln, der up to date und damit relevant für Suchanfragen ist. Mit einer Mischung aus aktuellen Unternehmensinformationen, spannenden Branchenentwicklungen und Trends, interessanten Links sowie hilfreichen Tipps für Ihre Kunden können Sie sich als Experte positionieren. Damit Ihre Leser wiederkommen gilt es, kontinuierlich zu schreiben – nach Möglichkeit zumindest einmal pro Woche. Übertreiben Sie aber nicht: Mit unzähligen Blogposts pro Tag können Sie Ihre Leser auch ganz schnell vergraulen.

Der eigene Stil

Da der größte Teil eines Blogs in der Regel aus Text besteht, sollte der Schreibstil begeistern und nicht langweilen, zu Ihrem Unternehmen passen und einen Wiedererkennungswert besitzen, der sich von Wettbewerbern abgrenzt. Lassen Sie Blogartikel dabei aber nicht unendlich lang werden. Außerdem gilt: Die Persönlichkeit der Autoren verleiht einem Corporate Blog Glaubwürdigkeit, lässt es lebendig erscheinen und gibt gleichzeitig dem gesamten Unternehmen ein Gesicht.

Dialog statt Monolog: Interagieren Sie

Stellen Sie Fragen, öffnen Sie das Gespräch und ermöglichen Sie Ihren Lesern, Ihre Beiträge zu kommentieren und Ihnen ein Feedback zu geben. Sehen Sie auch negative Kommentare als Chance für eine gelungene Kommunikation, durch die Sie wertvolle Anregungen von Ihren Kunden erhalten. Reagieren Sie schnell, souverän und lösungsorientiert auf Kritik und behalten Sie Kommentare der User immer im Blick. Hören Sie Kunden oder Geschäftspartnern zu, gehen Sie auf Einwände ein und schaffen Sie neue Gesprächsanlässe. 

Transparenz und Vernetzung

Nutzen Sie die Möglichkeit direkt auf externe Quellen zu verweisen. Verlinkungen sorgen für Transparenz: sie zeigen die Herkunft von Informationen und machen Inhalte für den Leser glaubwürdiger. Vernetzen Sie sich mit anderen Bloggern, lesen Sie RSS-Feeds und beteiligen Sie sich an Diskussionen. So bleiben Sie auf dem neuesten Stand und können Ihren Lesern aktuelle und relevante Inhalte präsentieren.

Werden Sie gefunden?

Das beste Corporate Blog nützt nichts, wenn es nicht gefunden wird und keinen Leser erreicht. Fügen Sie Retweet- und Facebook-Like-Buttons ein, um das virale Potential sozialer Medien zu nutzen. Haben Sie bereits einen Twitter-Account oder eine Facebook-Seite, publizieren Sie Ihre Blogbeiträge dort und informieren Sie sich über Suchmaschinenoptimierung. Wenn Sie wissen möchten, wie sich die Besucherzahlen im Laufe der Zeit entwickeln, beobachten Sie Ihr Corporate Blog von Anfang an mit Google Analytics. So können Sie Zugriffszahlen, beliebteste Zielseiten und die Keywords, über die Besucher zu Ihnen gelangt sind, im Auge behalten und gleichzeitig Aufschlüsse darüber gewinnen, welche Themen gefragt sind.

Zwei meiner Lieblingsblogs und wichtige Informationsquellen zu Themen wie Social Web und Corporate Blogging sind der PR-Blogger Klaus Eck und die Karrierebibel. Eine Checkliste „Corporate Blogs“ zum kostenfreien Download finden Sie hier. Die beste Methode zum Bloggen ist übrigens Learning-By-Doing. Also legen Sie los.

Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Corporate Blogging und freue mich auf einen weiterhin spannenden und interessanten Austausch mit Ihnen.

Existenzgründung

Carsten Voeller

Existenzgründung – welche Büroartikel brauchen Sie wirklich, welche nicht?

Die Gründe für den Weg in die Selbständigkeit sind vielfältig. Welche zehn Punkte Sie bei Ihrer Existenzgründung besonders beachten müssen, hat mein Kollege Carsten Völler in seinem Gastartikel „Ab in die Selbstständigkeit – 10 Tipps für Gründer“ bei Selbständig im Netz zusammengetragen.

In Punkt vier seiner Liste geht es dabei um die Ausgaben für die Büroausstattung. Im Rahmen einer Existenzgründung ist so manche Investition zu tätigen, doch die finanziellen Mittel sind endlich. Also gilt es zu selektieren, für welche Büroartikel das Geld ausgegeben werden sollte. Diese Frage werde ich im Folgenden beleuchten.

Die Büromöbel

Wenn Sie sich in einem handwerklichen Beruf ohne Kundenkontakt selbständig machen, dürfen Ihre Büromöbel gern funktional sein. Auf alle Fälle benötigen Sie:

  • Schreibtisch
  • Bürostuhl
  • Schreibtischlampe
  • Regal für Aktenordner etc.
  • Schrank oder Tisch für Drucker, Kopierer etc.

Sofern Sie Berater oder Coach sind oder sich mit einer Fahrschule selbständig machen, also Kundenkontakt haben und sogar ganze Schulungsräume einrichten müssen, sollte Ihre Büroausstattung ansprechend sein. Aber übernehmen Sie sich finanziell nicht. Auch für kleines Geld gibt es schon schicke Büromöbel. Für Kunden müssen auf alle Fälle noch folgende Büromöbel her:

  • Garderobenständer
  • Besucherstühle
  • Besprechungstische
  • Präsentations-Geräte wie Flipchart, Magnettafel oder Leinwand

Unter Umständen, etwa wenn Sie einen Friseursalon eröffnen, benötigen Sie ferner einen Empfangstresen und einen Aufsteller bzw. Kundenstopper für Werbung vor Ihrem Geschäft. Und wenn Sie viele Kunden- bzw. Patientendaten verwalten müssen, muss ein entsprechendes Archivierungssystem her.

Die Bürotechnik

Ihre Kunden müssen Sie kontaktieren können, Sie müssen Ihre Kunden kontaktieren können und Sie müssen Aufträge verwalten können. Also brauchen Sie:

  • Telefon
  • Internetfähigen Rechner
  • Drucker
  • Kopierer

Je nach Zweck Ihrer Existenzgründung kommt es nun darauf an, ob es ein einfaches, schnurgebundenes Festnetztelefon mit AB sein soll oder ein schnurloses Telefon, da Sie innerhalb Ihrer Geschäftsräume viel unterwegs sind. Wenn Sie häufig außer Haus sind und keine Sekretärin haben, sollten Sie sich zudem ein Firmenhandy anschaffen.

Auch die Antwort auf die Frage, ob Sie sich einen stationären PC oder ein Notebook kaufen, hängt von Ihrem Unternehmenszweck ab. Wenn Sie zum Kunden fahren, um ihm Sachverhalte zu präsentieren, muss ein Notebook her. Ob sie damit auch in Ihrem Büro per E-Mail etc. erreichbar sind, u.U. Ihre Website bearbeiten, Ihre Buchführung abwickeln und Ihre Kundendaten verwalten können, müssen Sie entscheiden.

Ob Sie einen Drucker und einen separaten Kopierer sowie ggf. ein Faxgerät anschaffen oder ein preiswertes Multifunktionsgerät (Drucker, Scanner, Kopierer, Fax in einem), hängt davon ab, wie viel Sie drucken oder kopieren müssen. Auf ein Faxgerät können Sie dank der vielfältigen neuen Kommunikationsmittel (scannen und als PDF per E-Mail versenden beispielsweise) vielleicht zunächst verzichten.

Die Liste der Bürotechnik ist kurz und hört sich einleuchtend an. Doch der Teufel steckt wie immer im Detail bzw. im Zubehör. Denn die Geräte müssen ja miteinander kommunizieren können und internetfähig sein. Außerdem brauchen Sie vielleicht eine Docking Station für Ihr Notebook sowie einen extra Monitor, eine Tastatur und eine Maus für das gesündere Arbeiten damit. Und wenn Sie Kundendaten verwalten, sind wir schnell bei dem Thema Datensicherheit und Firewall. Für Schulungen oder Präsentationen vor einem größeren Zuhörerkreis bedarf es einem (portablen) Beamer und einer (portablen) Leinwand.

Die Büroartikel

Auch ich habe mich nebenberuflich mit einem Hobby selbständig gemacht. Doch egal, ob ich auf meinen Schreibtisch und in die Regale und Schränke bei OTTO Office blicke oder in mein Arbeitszimmer daheim – überall finden sich dieselben Dinge:

  • Schreibunterlage
  • Köcher
  • Schreibgeräte und Marker
  • Lineal
  • Schere
  • Hefter
  • Locher
  • Büroklammern
  • Klebefilm
  • Papierkorb
  • Taschenrechner
  • Notizklotz und/oder Haftnotizen
  • Ablagekorb /-körbe
  • Aktenordner und Register
  • Druckerpapier

Je nach Art der Existenzgründung geht es nun weiter. Ich zum Beispiel versende Waren und benötige Versandtaschen, Versandkartons, hübsches Verpackungsmaterial, Adress-Etiketten und Visitenkarten. In einem Handwerksbetrieb brauchen Sie eventuell Formularbücher für die Auftragserfassung und Weitergabe in die Werkstatt, für Rechnungen und Lieferscheine. Und wenn Sie einen oder mehrere Firmenwagen unterhalten, muss ein Fahrtenbuch her. Die Liste scheint unerschöpflich, doch besinnen Sie sich auf die unbedingt notwendigen Ausgaben und denken Sie an Ihr Budget. Am besten, Sie führen ein Haushaltsbuch über Ihre Betriebsausgaben und Ihr zur Verfügung stehendes Kapital – ein sehr hilfreicher Büroartikel, den man auch durch eine Excel-Datei ersetzen könnte. ;-)

Die Bewirtung und das eigene leibliche Wohl

Wenn Sie bei Ihrer Existenzgründung in eigene Geschäftsräume ziehen, müssen Sie sich ggf. um die Küchenausstattung kümmern. Wo noch nichts ist, könnte eine Miniküche mit Spüle, Kühlschrank und eventuell zwei Herdplatten oder einer Mikrowelle entstehen. Dazu brauchen Sie natürlich einen Wasser- und Stromanschluss. Zwischendurch wollen Sie vielleicht einen Kaffee / Tee oder ein Wasser trinken oder Ihren Kunden anbieten. Dazu brauchen Sie eine Kaffeemaschine / einen Wasserkocher und Geschirr. Denken Sie auch an Teller und Besteck für Ihre Mittagspause, sofern Sie sich dies nicht täglich von Zuhause mitbringen oder extern essen gehen. Auch ein Mülleimer und Müllbeutel dürfen nicht fehlen.

Während eine Küche keine zwingende Büroausstattung für jede Existenzgründung und jeden Standort ist, ist das stille Örtchen Pflicht. Damit es seinen Zweck erfüllt, muss es mit Toilettenpapier, Handwaschseife, (Papier-) Handtüchern und Abfalleimer ausgestattet sein.

Denken Sie auch an die Reinigung Ihrer Geschäftsräume. Wenn Sie Zeit haben, könnten Sie diese zu Beginn selbst übernehmen. Dann benötigen Sie lediglich die entsprechenden Putzmittel und Reinigungsutensilien. Später können Sie über eine bezahlte Reinigungshilfe nachdenken.

Fazit:

Wenn Sie bisher dachten, Sie bräuchten nicht viel Büroausstattung für Ihre Existenzgründung, schwirrt Ihnen nun vermutlich der Kopf. Und ich setze noch einen drauf und behaupte, dass die Liste bestimmt noch nicht vollständig ist. Aber das Wesentliche – und das war der Anlass des Artikels – habe ich Ihnen an dieser Stelle aufgezählt und Ihnen so Denkanstöße gegeben, welche Büroartikel Sie für Ihre Existenzgründung speziell noch brauchen könnten.

Gewinnspiel

Bei Ihrer Existenzgründung haben Sie jede Menge um die Ohren, das kenne ich aus eigener Erfahrung. Und wenn Sie zu etwas vermutlich keinen Nerv haben, dann ist es zur Bestellung von Büroartikeln. Um Ihnen hier unter die Arme zu greifen, haben wir eine Auswahl der aufgelisteten Büroartikel zu einem Set im Wert von 54,83 Euro geschnürt. Diese Grundausstattung fürs Büro können Sie gewinnen, wenn Sie uns unter diesem Text einen Kommentar hinterlassen, was Sie auf Ihrem Weg in die Selbständigkeit bewegt. In welcher Branche machen Sie sich selbständig? Welche Fragen und Probleme sind aufgetreten, die Sie im voraus nicht bedacht hatten? Wie haben Sie die Probleme gelöst? Was muss man bei der Existenzgründung besonders beachten? Wo kann man sich informieren?

Büroausstattung für Ihre Existenzgründung

Dieses Set können Sie gewinnen:

  • Schreibunterlage, Ablagekorb, Köcher, Zettelbox und Büroklammernspender von Helit
  • Vier Stabilo Rollerball
  • 500 Blatt OTTO Office Druckerpapier
  • Locher und Tacker von Novus
  • Ein Wolkenmarmor-Ordner

Teilnahmebedingungen:

Teilnahmeberechtigt sind alle Kommentatoren, die einen Kommentar unter dem Artikel „Existenzgründung – welche Büroartikel brauchen Sie wirklich, welche nicht?“ im OTTO Office Blog: blog.otto-office.com hinterlassen haben. Teilnehmen darf jeder über 18 Jahre mit Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland, ausgenommen sind Mitarbeiter der OTTO Group sowie deren Angehörige. Der Rechtsweg und eine Barauszahlung der Gewinne sind ausgeschlossen. Eine mehrfache gleichzeitige Teilnahme einer Person an dem Gewinnspiel unter der Benutzung von Pseudonymen oder über Dritte oder eine sonstige Verwendung unerlaubter Hilfsmittel zur Manipulation der Gewinnspielseiten oder des ordnungsgemäßen Spielablaufs oder die Teilnahme über Gewinnspielservices führt zum Ausschluss des Teilnehmers. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Teilnahmeschluss ist der 30.04.2012. Die Gewinner werden nach Ablauf des Gewinnspiels per E-Mail benachrichtigt. Der Gewinner ist damit einverstanden, dass sein Name veröffentlicht wird. Die Teilnahme ist unabhängig von einer Bestellung. Eine Bestellung erhöht die Gewinnchance nicht.

Datenschutzhinweis:

OTTO Office speichert und nutzt Ihre Adressdaten für die Durchführung des Gewinnspiels und für eigene Marketingzwecke. Der Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken können Sie jederzeit durch eine formlose Mitteilung auf dem Postweg an OTTO Office GmbH & Co KG, Kundenservice, 20088 Hamburg oder durch eine E-Mail an service@otto-office.de widersprechen. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir auch über die Dauer des Gewinnspiels hinaus für die Zusendung des Newsletters von OTTO Office. Diesen können Sie jederzeit unter www.otto-office.de/newsletter oder direkt im Newsletter abbestellen. Ihre personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

 

UPDATE

Vielen Dank für Ihre zahlreichen Kommentare! Über eine Grundausstattung fürs Büro durfte sich freuen:
Michael Pudritz (Kommentar vom 16. April 2012, 14:58 Uhr)
Dem Gewinner unseren herzlichsten Glückwunsch!

 

Urheber des Bildes: © Rudie – Fotolia.com
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Crowdsourcing

René Battmer2 Comments

Crowdsourcing: Die kollektive Intelligenz der Masse

Haben Sie schon mal vom „Aal-Prinzip“ gehört? Das bedeutet „andere arbeiten lassen“ und umschreibt – vereinfacht gesagt – mein heutiges Thema Crowdsourcing. Der Begriff ist eine Wortschöpfung aus „Crowd“ (Menschenmenge) und „Outsourcing“ (Auslagerung). Beim Crowdsourcing werden Tätigkeiten und Ressourcen nicht an bestimmte Personen oder Unternehmen ausgelagert, sondern an die Crowd – die Masse von Internetusern. Denn die ist intelligenter als der Einzelne, kann Probleme schnell und günstig lösen, Content generieren oder sogar Forschung betreiben.

Ideal für Gründer

Die sogenannte Schwarmintelligenz kommt dabei vor allem Unternehmen zugute, die nur wenig Ressourcen und Know-how zur Eigenentwicklung besitzen, oder solchen, die noch ganz am Anfang stehen. In der Gründungsphase muss der richtige Name gefunden, die Finanzierung geklärt und eine Corporate Identity entwickelt werden. Hier sind auf Crowdsourcing basierende Angebote optimal, denn sie führen Angebot und Nachfrage unkompliziert im Internet zusammen.

Wenn Sie neue Produkte schaffen wollen oder ein neues Design suchen, könnte Crowdsourcing ein Thema für Sie sein. Bereits während der Entwicklung eines Produkts können Sie die Akzeptanz beim Kunden vorantreiben, gleichzeitig lassen sich so Zielgruppen binden, Marktforschung betreiben und gezielt Mundpropaganda anregen. Wer die Chancen von Crowdsourcing erfolgreich nutzen möchte, der sollte möglichst genau wissen, was er will, und der Crowd einen Anreiz bieten. Ich möchte Ihnen einige interessante Crowdsourcing-Plattformen mit ganz unterschiedlichen Ansätzen vorstellen.

Namensfindung und Design

In der Gründungsphase jedes Unternehmens spielt die Suche nach dem Namen und dem Corporate Design eine wichtige Rolle, denn der erste Eindruck ist bekanntlich oft entscheidend. 12designer setzt auf Crowdsourcing und die Intelligenz der Masse: Der Onlinemarktplatz für Design-Projekte bietet mit derzeit fast 20.000 angemeldeten Kreativen professionelle Unterstützung bei der Namensfindung und der Gestaltung der eigenen Außendarstellung. Auftraggeber können ihre Designaufgaben online als Wettbewerb ausschreiben, Designer präsentieren ihre Lösungen dazu, und der Kunde kauft das Design, das ihm am besten gefällt.

Projektarbeit im Netz

Clickworker setzt auf das Know-how von derzeit 180.000 Internetnutzern, die Projekte für Unternehmen schnell und effizient umsetzen. Die User übernehmen z. B. Aufträge, wenn das vorhandene Personal für eine schnelle Umsetzung nicht ausreicht. Dazu zählen Texterstellung, Übersetzung, Produktbewertung und Meinungsumfragen oder Webrecherche. Die Clickworker arbeiten auf Honorarbasis unabhängig und zeitlich flexibel von ihrem eigenen Computer aus.

Finanzierung von Geschäftsideen oder kreativen Projekten

Eine interessante Weiterentwicklung ist das sogenannte Crowdfunding. Die Idee dahinter ist ganz einfach: Personen oder junge Unternehmen, die in der klassischen Wirtschaft nur schwer einen Bankkredit oder Geldgeber für ein Projekt finden würden, können ihre Ideen und Pläne auf einer zentralen Plattform im Web vorstellen. Typischerweise läuft eine Ausschreibung so ab: Der Suchende reicht sein Projekt ein, definiert ein Ziel und einen Zeitraum. Die Crowdfunding-Plattform überprüft das Projekt, gibt es anschließend frei und bewirbt es auf der Homepage.

Seedmatch bringt Investoren und StartUps zusammen. Die deutsche Plattform ermöglicht eine breit gestreute Finanzierung von Unternehmungen und Projekten mit Klein- und Kleinstbeträgen. Mit überschaubaren Beträgen ab 250,00 Euro lassen sich spannende Ideen und motivierte Teams in noch frühen Phasen unterstützen. Gründer können so Beteiligungskapital akquirieren und Aufmerksamkeit durch interessierte Unterstützer generieren. Ähnlich funktioniert das englische Crowdsourcing-Portal CrowdCube, das seinen Nutzern ermöglicht, dem StartUp ihrer Wahl beliebige Geldbeträge zu spenden und entsprechend ihres Invests Unternehmensanteile zu erhalten.

Noch umfassender soll laut EcommNews die Plattform CrowdSquare werden, die demnächst online gehen will. Hier sollen vorhandene Tools implementiert und verknüpft werden, damit die Unternehmensgründung kinderleicht wird, z.B. Investoren finden bzw. in andere StartUps investieren, Teammitglieder finden und das Team optimal zusammenstellen, Partner oder Projektmitarbeiter einbinden und gegen feste oder erfolgsabhängige Gebühr beteiligen, Pressemitteilungen aussenden, Alpha- und Beta-Tests durchführen.

Produktoptimierung durch testende Kunden

buzzer.biz macht Kunden zu Marketinghelfern und bietet Unternehmen die Möglichkeit, Produkte im Vorfeld ihrer Markteinführung durch die Community testen zu lassen. Das sorgt im besten Fall schon vor der Markteinführung für Schlagzeilen und ermöglicht es, auf konkrete Kundenwünsche rechtzeitig einzugehen und so einem Projekt von Anfang an zu Erfolg zu verhelfen.

Bei trnd erreichen Unternehmen genau die Leute, die sich für ihre Produkte interessieren, und bekommen  ein direktes Feedback, was gut ist und was sie noch verbessern sollten. Mitglieder können sich für Projekte ihrer Wahl bewerben. Werden sie in ein Projektteam aufgenommen, können sie die ausgewählten Produkte ausgiebig und in Ruhe zuhause testen, bevor sie auf den Markt kommen.

Nutzen Sie das „Aal-Prinzip“ und die kollektive Intelligenz der Massen? Haben Sie weitere Empfehlungen zu Crowdsourcing-Plattformen? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

Präsentieren mit Overheadprojektor und Flipchart

Carsten Voeller1 Comment

Präsentieren mit Overheadprojektor und Flipchart

Kunden beraten oder schulen, ihnen Ihr Produkt vorstellen und verkaufen, Mitarbeiter und Vorgesetzte von einer Idee überzeugen – für all‘ diese Vorhaben gilt es, eine gewinnende Präsentation zu erarbeiten und vorzutragen. Wie Sie Ihre Präsentation konzeptionieren und in dem wohl üblichsten Präsentations-Medium Microsoft PowerPoint erstellen, können Sie in meinem Artikel „So erstellen Sie eine erfolgreiche PowerPoint Präsentation“ auf www.das-unternehmerhandbuch.de nachlesen.

Doch unter Umständen ist nicht jeder Besprechungsraum ihrer Kunden oder Geschäftspartner mit einem Beamer und einer Leinwand oder sogar einem Smartboard ausgestattet. Und sofern auch Sie nicht über einen portablen Beamer verfügen, muss Plan B für Ihre Präsentation her.

Präsentieren mit dem Overheadprojektor

Vor dem Beamer war der Overheadprojektor, kurz: OHP. Vielleicht gibt es in dem Besprechungsraum noch einen solchen, dann könnten Sie Ihre PowerPoint Präsentation einfach auf transparente Overhead-Folien ausdrucken und über den Overheadprojektor präsentieren.

Es gibt auch gute Gründe, von vornherein auf eine Präsentation mittels OHP zu setzen:

  • Sie kehren Ihrem Publikum nie den Rücken zu
  • Sie können Beiträge Ihrer Zuhörer auf den Folien oder auf separaten Folien festhalten
  • Sie sich unabhängig von der Technik mit PC / Notebook und Beamer

Alternative oder Ergänzung: das Flipchart

FlipchartOder Sie präsentieren Ihren Sachverhalt auf einem Flipchart. Ein im Vergleich zu Beamer und Overheadprojektor eher günstiges Flipchart gibt es in den meisten Besprechungsräumen. Und falls doch nicht, besorgen Sie sich einfach einen Post-it Meeting Chart. Die gibt es in verschiedenen Größen und Sie investieren z.B. um die 50 Euro für zwei Blöcke à 30 Blatt. Die Post-it Meeting Charts eignen sich für handelsübliche Flipcharts, aber – und nun aufgepasst – sie haften  dank der integrierten Klebestreifen an Wänden, Türen, Fenstern etc. pp. Damit wären Sie bei Ihrer Präsentation völlig unabhängig von der Ausstattung des Besprechungsraums. Und wenn die dortige Wand lang genug ist, können Sie Ihre „Folien“ bzw. Charts im Laufe der Präsentation nebeneinander an die Wand kleben und so visualisieren. Natürlich können die Blätter anschließend rückstandsfrei wieder abgelöst werden. Auch hier liegt ein Vorteil auf der Hand: Anmerkungen des Publikums können auf den vorbereiteten oder auf separaten Blanko-Charts notiert werden.

Ein Flipchart kann auch eine ideale Ergänzung zu Ihrer Präsentation via Beamer oder OHP sein. Dort können Sie – wie schon mehrfach aufgegriffen – die Anmerkungen Ihres Publikums festhalten und Ideen entwickeln. Sie bringen Dynamik in Ihre Präsentation, indem Sie zwischen den Präsentationsmedien hin und her wandern, und treten in Interaktion mit Ihren Zuhörern. Während Sie über den Beamer oder Overheadprojektor Folie für Folie präsentieren, könnten auf dem Flipchart die Gliederung Ihrer Präsentation oder kurze Erläuterungen zur Orientierung stehen.

Hier ein paar Tipps, die für das Präsentieren mit einem Flipchart hilfreich sind. Manche von ihnen erscheinen selbstverständlich bis trivial – und geraten vermutlich gerade deshalb gern in Vergessenheit.

Vorbereitung der Präsentation:

  • Eine Flipchart-Präsentation eignet sich für einen eher kleinen Zuhörerkreis bis max. 30 Personen.
  • Lassen Sie jeweils ein leeres Blatt zwischen den einzelnen Charts, um sich bei der Überleitung auf das nächste Chart die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer zu sichern.
  • Blanko-Papier erleichtert Ihrem Publikum das Lesen, auf kariertem Papier können Sie besser schreiben.
  • Verwenden Sie nicht mehr als drei kräftige und damit gut lesbare Schriftfarben, etwa schwarz oder blau für den üblichen Text und rot und grün für hervorzuhebende Notizen.
  • Verwenden Sie Marker mit einer dicken Strichbreite und testen Sie Ihre Schriftgröße, um alle Charts gut lesbar zu beschreiben. Mehr als zwei Schriftgrößen sind tabu.
  • Formulieren Sie nur Stichpunkte – die Charts sind nicht zum Mit- und Nachlesen und schreiben Sie in Druckbuchstaben.

Halten der Präsentation:

  • Achten Sie darauf, dass jeder Zuhörer das Flipchart sehen kann.
  • Nehmen Sie Blickkontakt zum Publikum auf, wenn Sie sprechen, und lesen Sie Ihre Inhalte nicht ab oder vor.
  • Zeigen Sie mit der Hand oder dem Marker auf Notizen, nicht mit einem Zeigestock.
  • Sprechen Sie erst, bevor Sie den Sachverhalt zu Papier bringen.
  • Blättern Sie die Charts um, Abreißen können Sie nach der Präsentation immer noch.

Zusammengefasst gilt: Checken Sie vorab die Ausstattung des Besprechungsraums, in dem Sie Ihre Präsentation halten wollen. Übertragen Sie entsprechend Ihre Präsentation auf die geeigneten Präsentationsmedien und rüsten Sie sich mit dem nötigen Equipment:

  • Ausdruck Ihrer Präsentation auf Overhead-Folien
  • Blanko-Folien für handschriftliche Notizen
  • Verschiedenfarbige Folienstiften

oder

  • Flipchart-Block oder Post-it Meeting Chart mit Ihrer Präsentation
  • Blanko-Blätter für Anmerkungen des Publikums oder zur Ideenentwicklung
  • Verschiedenfarbige Marker

So, dann wünsche ich Ihnen viel Erfolg beim Präsentieren, Argumentieren, Überzeugen, Beraten oder Schulen. Berichten Sie doch mal, wie es Ihnen bei der Nutzung von Overheadprojektor oder Flipchart ergangen ist? Was muss man außer den hier genannten Punkten beachten? Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

Und hier hat Kyra noch ein paar Tipps gegen eine langweilige Flipchart Präsentationen:

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Brainstorming mit Hilfe von Fremden

René Battmer

Brainstorming mit Hilfe von Fremden

Brainstorming mit Hilfe von Fremden

In meinem letzten Blogartikel habe ich Ihnen Tools empfohlen, mit denen Sie online mit Kollegen und Bekannten brainstormen können. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten, denn im World Wide Web gibt es viele verschiedene Plattformen, auf denen die Kreativen dieser Welt ihre Geistesblitze teilen und Sie mit ihren Ideen unterstützen. Drei davon stelle ich Ihnen heute vor.

brainR – die Fundgrube für kluge Köpfe

„brainR – hier spinnt die Welt“ lautet das Motto der kreativen Plattform für Lösungsansätze und Innovationen, auf der sich neben Unternehmern und Selbständigen auch Künstler und Privatmenschen tummeln. Zu den dort häufigsten Themen gehören etwa die Namen- und Slogansuche für Firmen sowie Fragestellungen für PR- oder Marketingaktionen. Das Tool ist bewusst simpel gehalten und funktioniert kostenlos ohne Anmeldung: Legen Sie ein Brainstorm an, indem Sie Ihre Frage eingeben, und das war es auch schon. Jetzt heißt es nur noch, auf Antworten zu warten. Der kreative Input lässt sich noch forcieren, indem Sie den direkten Link zum Brainstorming innerhalb Ihres eigenen Netzwerks streuen.

bonspin – das Portal für „Bonzen und Spinner“

Bei bonspin treffen Probleme auf Lösungen. Jeder kann zu Wort kommen, der eine gute Idee und Spaß daran hat, Einfälle und konstruktive Vorschläge einzubringen, auf die andere nicht kommen. Der Name steht für Bonzen als Ideensuchende und Spinner als kreative Querdenker. Wer eine Aufgabe hat, die es zu lösen gilt, registriert sich als Bonze, stellt sein Ideenprojekt ein und setzt vorher gekaufte Prämienpunkte für die Lösung aus. Wer Ideen für die Lösung hat, registriert sich als Spinner und stellt seine Ideen für das Projekt ein. Nach Ablauf einer vorher festgelegten Zeit vergibt der Bonze seine Prämienpunkte an diejenigen Spinner, die für ihn die besten Impulse geliefert haben. Die Spinner können die Prämienpunkte sammeln oder einlösen.

Atizo – die Ideensammler aus der Schweiz

Mit Atizo können schnell, zeit- und ortsunabhängig Ideen zu einer Fragestellung gefunden und bequem verwaltet werden. Die Community besteht aus einer ständig wachsenden Anzahl kreativer Köpfe aus verschiedensten Branchen und Studienrichtungen, die ihre Ideen zu einzelnen Projekte beitragen und im Erfolgsfall davon profitieren. Jeder kann kostenlos sein Umfeld befragen, mit wenigen Klicks eine Fragestellung erfassen und Freunde über einen geschützten Link mittels E-Mail, Facebook oder Twitter dazu einladen. Die erfassten Ideen lassen sich anschließend als PDF exportieren. Die kostenpflichtige Business-Version kann unternehmensintern eingesetzt werden, um Mitarbeiter in den Prozess der Ideenfindung aktiv einzubinden oder Ideen-Generierungsprogramme zu lancieren.

Kennen Sie noch weitere Online-Tools, die das Brainstorming erleichtern? Ich freue mich wie immer über Ihre Rückmeldung.

 

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Ideenfindung per Brainstorming

René Battmer3 Comments

Ideenfindung per Brainstorming: Zusammen ist man weniger allein

Ideenfindung per Brainstorming

Kennen Sie diese Tage, an denen sich einfach keine zündende Idee einstellen will? Je länger Sie über ein Problem nachdenken, desto weiter entfernt scheint die Lösung. Anstatt allein vor sich hinzubrüten, kann gemeinsame Kreativität helfen – in Form eines Brainstormings. Der Klassiker der Kreativitätstechniken wurde bereits vor mehr als 60 Jahren vom amerikanischen Werbemanager Alex Osborn entwickelt. Mittlerweile muss sich ein Team dabei nicht mehr unbedingt vor einem Flipchart versammeln, sondern kann sich online zusammenschließen, um neue Ideen zu entwickeln. Ich habe mich auf die Suche nach Brainstorming-Tools gemacht, mit denen man entweder in einer geschlossen Gruppe arbeiten oder von den Geistesblitzen Wildfremder profitieren kann.

bubbl.us – niederschreiben, ordnen und verwalten

bubbl.us gehört eigentlich in den Bereich Mind Mapping, lässt sich aber auch gut für ein Brainstorming verwenden. Die schlanke Web-Applikation ist mit Adobes Flash-Technologie umgesetzt und eignet sich zum Niederschreiben, Ordnen und Verwalten eigener Gedanken und Ideen. Sie können sofort ohne Registrierung loslegen. Erst wenn die Maps gespeichert werden sollen, muss ein Account eingerichtet werden. Einfache Maps erstellen, speichern, ausdrucken und als Bild oder im HTML-Format exportieren – mehr hat bubbl.us nicht zu bieten. Aber genau dadurch ist es ein sehr intuitives und einfach zu bedienendes Brainstorming-Tool.

Spontan und ohne Hemmungen

Ob mündlich mit Stift und Papier oder virtuell, die Grundregeln des Brainstormings bleiben im Grunde dieselben: Die Teilnehmer äußern spontan ihre Gedanken zu einem Problem, wobei Kritik und Diskussion untersagt ist, damit die Ideenfindung nicht gehemmt wird. 10 Tipps für ein gutes Brainstorming beschreibt Heike Thormann auf ihrer Website, eine englischsprachige Zusammenstellung von „100 Online Brainstorming Tools to Help You Think Outside the Box“ erhalten Sie  auf www.forensicsciencetechnician.org. Ich kann übrigens auch Brainstorming via Twitter empfehlen: Werfen Sie doch einfach mal eine Frage in den virtuellen Raum und warten Sie ab, was Ihr Netzwerk daraus macht.

Wortschlucker – für die kleine Runde oder die große Öffentlichkeit

Das Prinzip des kostenlosen Wortschlucker ist einfach: Sie geben das Thema des Brainstormings und eine kurze Erläuterung ein – wahlweise privat oder öffentlich. Dann erhalten Sie zwei Links. Mailen Sie den ersten an alle, die sich am Brainstorming beteiligen sollen, und speichern Sie den zweiten für die weitere Verwaltung. Jetzt können Sie gemeinsam brainstormen. Ein als öffentlich markiertes Thema ist eine Einladung an die gesamte Community, sich kreativ zu beteiligen. Fortgeschrittene Nutzer können mit der Option, mehrere Brainstormings miteinander zu verknüpfen, auch komplexere Szenarien umsetzen. Sind die Abfragen beendet, können die Ergebnisse in Excel oder OpenOffice geladen werden, um sie intern weiter zu verarbeiten.

Wie halten Sie es mit Brainstorming? Sitzen Sie lieber in kleiner Runde gemeinsam in einem Raum, oder gehen Sie online auf Ideensuche? Ich freue mich auf Ihr Feedback zum Blogartikel und Ihre Empfehlungen zum Online-Brainstorming.

 

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Corporate Health Betriebliche Gesundheitsfoerderung am Arbeitsplatz

René Battmer1 Comment

Corporate Health: Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Na, haben Sie Feiertage nutzen können, um sich zu entspannen und Kraft für das neue Jahr zu tanken? Leider ist die Entspannung im Büro oft nach kürzester Zeit verflogen. Das Thema Stress im beruflichen Alltag allgegenwärtig, viele Beschäftigte klagen über Termin- und Zeitdruck. Zu den Stressfolgen zählen etwa Nervosität, Gereiztheit, Angst oder Schlafstörungen. Wer sich über einen längeren Zeitraum überfordert fühlt, leidet unter einem chronischen Stresszustand, der unter anderem Herz-Kreislauf-Probleme oder Depressionen zur Folge haben kann. Durchschnittlich 17 Kalendertage pro Jahr gehen in Deutschland durch Arbeitsunfähigkeit verloren, die daraus resultierenden Ausfallkosten summieren sich laut dem „informationsdienst wissenschaft“ auf fast 51 Milliarden Euro. Ich habe einige Tipps zusammengestellt, mit denen Sie die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter fördern und damit auch die Gesundheit Ihres Unternehmens stärken können.

Prävention wirkt

Gesundheitsfördernde Maßnahmen am Arbeitsplatz erhöhen die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter und wirken sich positiv auf das Betriebsklima aus. Lange Zeit war Prävention in erster Linie ein Thema für Branchen, in denen schwere körperliche Arbeit geleistet wird. Mittlerweile ist aber bekannt, dass Unternehmen, die nachhaltig in die Prävention investieren, ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Dafür sind gar keine großen Projekte notwendig sondern Maßnahmen, die einen vergleichsweise geringen Zeit- und Kostenaufwand erfordern.

Kommunizieren Sie mit Ihren Mitarbeitern, erklären Sie ihnen, welche Maßnahmen Sie planen, und lassen Sie die Beschäftigten mit entscheiden, wie eine konkrete Umsetzung im Joballtag aussehen könnte. Zum Einstieg bietet sich die Veranstaltung von „Gesundheitstagen“ an, bei denen sich die Mitarbeiter intensiv mit Themen wie „Bewegung und Gesundheit“ beschäftigen können. Beziehen Sie, wenn vorhanden, Ihren Betriebsarzt in die Planung und Umsetzung mit ein, laden Sie Experten wie Ernährungsberater, Coaches oder Sportpädagogen ein, und stellen Sie Informationsmaterial bereit. Setzen Sie thematische Schwerpunkte: Rückenbeschwerden vorbeugen oder Stress – Ursachen, Folgen, Lösungsansätze und Entspannungsmethoden. Um Ihre Mitarbeiter zu aktivieren, können Sie auch dazu aufrufen, Ideen einzureichen, bieten Sie praktische Übungen an und fordern Sie zur Auswertung Feedback ein. Viele Krankenkassen bieten außerdem firmeninterne Gesundheitsprogramme an. Wichtig ist, dass Sie langfristig denken und handeln.

Ganzheitliche Gesundheitsförderung

Gesundheit umfasst nicht nur die körperliche Fitness sondern auch die seelische Ausgeglichenheit. Beides bedingt sich gegenseitig: Schmerzen drücken auf die Stimmung, und wer dauerhaft Sorgen hat, wird anfälliger für körperliche Probleme. Ein ganzheitlicher Ansatz von Gesundheitsförderung umfasst Ernährung, Fitness und Entspannung und eine Gesundheitsberatung. Alles mit dem Ziel, ein gesundheitsbewusstes Verhalten bei den Mitarbeitern zu erreichen. Angebote wie Betriebssport haben außerdem eine soziale Komponente: Kommunikation und gemeinsame Erlebnisse tragen zu einem besseren Betriebsklima bei, steigern das Zusammengehörigkeitsgefühl und binden die Mitarbeiter im Sinne der Corporate Identity an das Unternehmen.

Wenn der Stress überhand nimmt

In den Medien war das Thema 2011 sehr präsent, für viele Arbeitnehmer ist es das leider schon lange: Dauerhaft erhöhter Stress kann im schlimmsten Fall zum Burnout führen, einem Zustand völliger körperlicher, emotionaler und geistiger Erschöpfung. Da die Entstehung eines Burnout oder einer Depression sehr individuell verläuft, erfordert eine wirksame Prävention die intensive Auseinandersetzung mit Ursachen und Symptomen. Burnout und Depressionen sind einer Studie der Allianz-Versicherung und des Rheinisch-Westfälischen Instituts für Wirtschaftsforschung (RWI) zufolge inzwischen die Hauptursache für Arbeitsunfähigkeit und Frühverrentung in Deutschland.

Wirksame Maßnahmen zur frühzeitigen Erkennung und Vermeidung sollten auf Führungsebene entwickelt werden und sind eine kontinuierliche Aufgabe, kein befristetes Projekt. Sinnvoll ist eine Analyse möglicher Risikofaktoren und der daraus folgende ernsthafte Versuch, erkannte Schwachstellen auch zu beheben. Maßnahmen sind offene und regelmäßige Mitarbeitergespräche, Coaching und die Bereitstellung externer Beratungsangebote. Einen Ratgeber zum Thema „Burnout erkennen, verstehen, bekämpfen – Informationen für Führungskräfte“ finden Sie hier.

Gesundheitsförderung steuerlich absetzen

Seit dem Jahr 2008 können Arbeitgeber nach § 3 Nr. 34 des Einkommensteuergesetzes bis zu 500 Euro jährlich je Arbeitnehmer im Rahmen der Gesundheitsförderung steuerfrei zuwenden. Unter die Arbeitgeberleistungen fallen Maßnahmen zur Vorbeugung oder Reduzierung arbeitsbedingter Belastungen (etwa Massagen oder Rückengymnastik), Maßnahmen zur Förderung der individuellen Stressbewältigung (wie Kurse am Arbeitsplatz), Aktionen zur Suchtprävention (Rauchfreiheit, Nüchternheit am Arbeitsplatz) und Maßnahmen für eine gesundheitsgerechte Gemeinschaftsverpflegung oder entsprechende Aktionen (z. B. Vermeidung von Fehlernährung, Übergewichtsreduktion, Küchenpersonalschulung, Informations- und Motivationskampagnen). Begünstigt sind alle Arbeitnehmer, auch Ehegatten, Geringverdiener und Gesellschafter-Geschäftsführer. Nicht begünstigt ist die Übernahme von Mitgliedsbeiträgen für Sportvereine oder Fitness-Studios.

Weitere Informationen zum Thema Gesundheitsfürsorge erhalten Sie auf der Website des Bundesministeriums für Gesundheit. Interessant ist auch der Corporate Health Award, eine Initiative der Verlagsgruppe Handelsblatt, des TÜV Süd und des Marktforschungsinstituts EuPD Research unter der Schirmherrschaft des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales. Mit dem Award werden Unternehmen ausgezeichnet, die sich besonders vorbildlich um die Gesundheit und Leistungsfähigkeit der eigenen Mitarbeiter verdient machen. Unternehmen und Organisationen können sich kostenlos um den Preis bewerben.

Ich wünsche Ihnen ein gesundes und stressarmes neues Jahr und freue mich auf Ihr Feedback zum Blogartikel.

 

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Bild von Nina-Kristin

René Battmer1 Comment

Mit 140 Zeichen kommunizieren – Twitter für Unternehmen

Blogs und Facebook gehören mittlerweile zu den Standardkommunikationsmitteln zwischen Unternehmen und Kunden. Wie sieht es aber mit Twitter aus? „Lohnt“ sich der Dienst überhaupt für Unternehmen? Bei OTTO Office twittert unter anderem meine Kollegin Nina-Kristin Riemichen, hauptberuflich im Bereich Internen und Externe Kommunikation bei OTTO Office tätig, die ich zu ihren persönlichen und beruflichen Erfahrungen mit dem Microbloggingdienst befragt habe. Eine tolle Nachricht schon mal vorab: Ab Dezember wird Nina-Kristin mich übrigens als Co-Autorin hier im Blog unterstützen.

Nina-Kristin, twitterst du auch privat?

Ich habe einen Account, mit dem ich in erster Linie Twitterern folge, die ich interessant oder sehr lustig finde, z.B. Schlenzalot.

Seit wann nutzt OTTO Office Twitter?

Wir twittern seit Februar 2010. Ich weiß noch genau, wie schwierig der erste Tweet war. Man postet etwas, was sofort überall erscheint, und kann direkt und öffentlich angeschrieben werden. Der Post soll freundlich und informativ sein, und dafür hat man dann nur 140 Zeichen. Über so wenige Zeichen kann man sehr lange nachdenken. Zum Glück wird man mit der Zeit selbstsicherer und die Tweets gehen leichter von der Hand.

Steht ihr in Dialog mit den Kunden, oder ist es eher eine einseitige Kommunikation?

Die Kunden nutzen Twitter, um mit uns in Kontakt zu kommen – sei es, um eine Reklamation zu melden oder ein Lob loszuwerden. Wir reagieren natürlich darauf und helfen schnell weiter.

Welchen konkreten Nutzen hat Twitter für OTTO Office?

Twitter ist ein weiterer Kanal, um Informationen zu streuen, die in anderen Medien – unserem Blog oder auch unserem Facebook-Profil – veröffentlicht werden. Zusätzlich bieten wir unseren Followern exklusive Sonderangebote und interessante Tipps und Tricks rund um den Büroalltag.

Welche Chancen bietet Twitter aus deiner Sicht für die Kommunikation von Unternehmen?

Ein Unternehmen hat die Chance, auf Twitter, Facebook und Co Problemfälle zu lösen, bevor sie wirklich zu Problemen werden. Oft möchte der Kunde nur seinen Unmut loswerden, und jeder weiß, dass Kundenbeschwerden viel verbreitet werden, aber selten das Unternehmen direkt erreichen. Mit Twitter kann man auch einen Teil dieser Kunden erreichen und ihre Reklamationen lösen. Daher sollte aus unserer Sicht ein Unternehmen immer da sein, wo der Kunde ist. Egal, wo er mit uns Kontakt aufnehmen möchte, ob bei Xing, Facebook oder Twitter, wir sind für ihn da.

Worin liegt der Mehrwert für den OTTO Office Kunden?

Er bekommt schnelle Hilfe und Rückmeldung, auch außerhalb unserer Öffnungszeiten. Zusätzlich erhält er interessante Tipps und tolle Sonderangebote. Für uns ist es wichtig, für den Kunden da zu sein und ihm das Gefühl zu geben, dass er auch bei Twitter von uns gehört und ernstgenommen wird.

„Kennt“ ihr eure Follower? Und wem folgt OTTO Office?

Unsere Follower sind meist Unternehmen, die bei uns bestellen, Privatkunden oder auch Interessenten. Manche kennen wir natürlich besser, sie haben bereits Kontakt zu uns aufgenommen oder uns Feedback zu verschiedenen Aktionen gegeben. Es ist immer wieder sehr interessant, im direkten Kontakt zum Kunden zu stehen.

Wir folgen in der Regel Unternehmen, die uns interessieren, und Kunden, die uns angesprochen haben. Das hat den Vorteil, dass sie uns auch Informationen per Direct Message schicken können. Das sind direkte Nachrichten, die genutzt werden, um Informationen auszutauschen, die nicht der breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden sollten, z.B. Adressdaten oder Kundennummern.

Wie geht ihr mit Kritik auf Twitter um?

Kritik nehmen wir gerne an, denn nur so können wir besser werden. Neben sehr viel positiver gibt es natürlich auch immer mal negative Kritik. Wichtig für Unternehmen ist daher, Kritik in den Sozialen Medien ernst zu nehmen. Vor allem sollte man schauen, ob man sich in den bemängelten Punkten verbessern kann.

Angenommen, ein Unternehmen möchte anfangen zu twittern? Was wären die ersten Schritte?

Zuerst sollte man sich überlegen, welche Informationen man überhaupt verbreiten will. Sollen es Sonderaktionen und -angebote sein, oder möchte man in Kontakt mit seinen Kunden kommen? Möchte man Neukunden gewinnen oder einfach seine Kompetenz zeigen, indem man interessante Links o.ä. postet? Danach kann man sich entscheiden, welches die richtige Sprache für seine Kundengruppe ist. Eine Bank beispielsweise ist wenig authentisch, wenn sie auf einmal mit ihren Kunden „per Du“ twittert. Möchte sie allerdings neue Kundengruppen wie Jugendliche und Auszubildende erreichen, kann sie ruhig etwas weniger formell kommunizieren. So muss jeder für sich abschätzen, wie er mit seinen Kunden sprechen möchte. Grundsätzlich herrscht aber in den Social Media Channels eher ein lockerer Umgangston.

Wie hoch ist der Zeitaufwand?

Überschaubar, zumindest wenn man Sonderangebote oder seine Facebook-Einträge posten möchte. Hierfür gibt es mittlerweile Tools, die diese automatisch twittern. Man muss also nur einmal den Prozess einstellen und danach geht das von alleine.

Ist das Ziel allerdings die Kundenkommunikation, kann dies schon mehr Zeit beanspruchen. Der kleinste Teil dabei ist der Tweet an sich, zeitaufwendiger sind die Recherche und die Problembehebung hinter den Kulissen.

Dürfen Mitarbeiter im Namen des Unternehmens einfach so „lostwittern“ oder muss jeder Tweet von oben abgesegnet werden?

Social Media bedeutet, live und echt mit den Kunden zu kommunizieren. Da die Geschwindigkeit bei der Beantwortung auch eine gewisse Rolle spielt, ist es nicht möglich, jeden Tweet erst von der Geschäftsführung oder dem Abteilungsleiter absegnen zu lassen. Man sollte also einen Mitarbeiter für die Beantwortung von Tweets aussuchen, der sich gut im Unternehmen und in dessen Arbeitsabläufen auskennt, ein Gefühl für Sprache und bestenfalls auch Erfahrungen in der Kundenbetreuung hat, um so manchen Fall direkt und schnell lösen zu können.

Hast du Empfehlungen zum Thema Twitter-Tools für Unternehmen?

Wir nutzen Hootsuite für unseren Twitteraccount. Das Tool bietet einen übersichtlichen Desktop, auf dem die neuesten Treffer nach vorher definierten Suchbegriffen erscheinen, so dass man immer auf dem Laufenden ist, was die aktuellen Diskussionen und Tweets angeht. Zusätzlich hat man eine gute Übersicht über den Ein- und Ausgang von Direct Messages.

Vielen Dank, Nina. Ich freue mich schon auf unsere Zusammenarbeit ab Dezember.

Nutzen Sie Twitter – privat oder geschäftlich? Haben Sie einen eigenen Account, oder lesen Sie nur mit? Außerdem interessiert mich, was Sie vom OTTO Office Twitter Account halten. Ich bin gespannt auf Ihr Feedback.

 

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Backup-Lösungen für Selbstständige und Kleinunternehmer

René Battmer1 Comment

Backup-Lösungen für Selbstständige und Kleinunternehmer

Was für große Unternehmen gilt, ist für Kleinunternehmer und Freiberufler genauso von Bedeutung: Datensicherung wird immer wichtiger. Leider wird sie aber allzu oft vernachlässigt. Ob aus Kostengründen oder aus Vergesslichkeit – manch Selbstständiger verzichtet solange auf eine Backup-Lösung, bis ein Serverausfall oder Crash der Festplatte den kompletten Betrieb lahm legt. Ein Privatuser, der seine Daten nicht sichert, mag nur leichtsinnig sein, ein Unternehmer hingegen riskiert im schlimmsten Fall seine gesamte Existenz. Eine Backup-Strategie sollte immer zwei Komponenten berücksichtigen: Einen Zeitplan zur regelmäßigen Sicherung und Auslagerung von Anwendungen und Daten sowie einen Krisenplan zur Wiederherstellung im Notfall. Ich stelle Ihnen einige professionelle Backup-Lösungen vor, die modernen Speicheranforderungen entsprechen und auch ohne eigene IT-Abteilung einfach zu handhaben sind.

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Buchhaltungssoftware

René Battmer30 Comments

Buchhaltung für Freiberufler – So machen Sie das Finanzamt glücklich

Flexibel, eigenverantwortlich und ohne Chef – das Arbeitsleben als Freiberufler hat viele Vorteile. Zur Eigenverantwortung gehören nicht zuletzt Buchhaltung und Steuer, die wahrscheinlich meistgehassten Aufgaben eines jeden Selbstständigen. Damit Sie den Überblick über die laufenden Einnahmen und Ausgaben sowie über vorhandene Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten behalten, möchte ich Ihnen vier Finanzbuchhaltungsprogramme vorstellen, die schnelle, einfache Buchungen sowie die optimale Verwaltung von Belegen ermöglichen und alle eine ELSTER-Anbindung bieten. So erleichtern Sie sich die Arbeit und machen gleichzeitig gegenüber dem Finanzamt alles richtig. Denn Freiberufler haben heute häufiger eine Steuerprüfung zu erwarten als früher. Gerade die können sich eine vollständige Auslagerung der Buchhaltung an einen Steuerberater aber oft nicht leisten. Durch eine Integration von ELSTER in der Buchhaltungssoftware ist Aktualität garantiert, da das Programm vor jeder Datenübermittlung an das Finanzamt prüft, ob die neueste Version installiert ist.

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Kommunikationstools für Unternehmen und Projektteams

René Battmer10 Comments

Kommunikationstools für Unternehmen und Projektteams – „Woran arbeitest du gerade?“

 

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren rasant verändert: Während es früher üblich war, dass Kollegen vor Ort zusammenarbeiten, nutzen immer mehr Unternehmen virtuelle Teams aus fest angestellten und freien Mitarbeitern, die nicht innerhalb eines Büros, teilweise sogar nicht einmal im selben Land sitzen. Dadurch sind neue interne Informations- und Kommunikationsprozesse notwendig geworden, mit denen Projekte koordiniert und Wissen ausgetauscht werden kann. Ich habe mich auf die Suche nach Tools gemacht, mit denen Freelancer oder Projektteams schnell und einfach kommunizieren können.

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Mitarbeitermotivation

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Mitarbeiter motivieren – aber wie?

„Chef ist nicht der, der etwas tut, sondern der das Verlangen weckt, etwas zu tun“ lautet ein Zitat des französischen Politikers Edgar Pisani. Aber wie weckt ein Vorgesetzter dieses Verlangen bei seinen Mitarbeitern? Wie schafft er es, sie zu motivieren? Um Antworten auf diese Fragen zu finden, habe ich mich mit Bettina Rohe unterhalten, die über 20 Jahre als Beraterin für Werbeagenturen tätig war und nun als Arbeitsplatz-Coach für Unternehmen wie die Otto (GmbH & Co KG) tätig ist.

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René Battmer4 Comments

„Hallo, sind Sie der Neue?“ – Mitarbeiterintegration und Wissensmanagement leicht gemacht

Fast jeder kennt diese Situation: Plötzlich steht „der Neue“ im Büro. Im Idealfall nimmt ein Kollege ihn für einige Tage an die Hand, um ihn ins Team zu integrieren, denn der neue Mitarbeiter soll sich schließlich im Kollegenkreis wohl fühlen. Dazu habe ich vor einigen Tagen einen sehr interessanten Artikel entdeckt, der sehr praktische Tipps zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter gibt. Der Autor listet unter anderem nützliche Checklisten für die ersten Arbeitstage auf, stellt ein „Patensystem“ vor und geht auf typische Einarbeitungsfehler ein.

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Web 2.0 Tools für Freelancer

René Battmer

Arbeitshilfen aus dem Web

Wer sein eigenes Unternehmen betreibt, sollte ständig ein offenes Auge für Werkzeuge haben, die dabei helfen, die Arbeit zu optimieren. Diverse Web 2.0-Tools ermöglichen zum Beispiel eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit, sparen Zeit oder verschaffen einen komprimierten Überblick im Internet. Ich habe mich mal wieder auf die Suche nach Tools gemacht, die Freelancer oder Projektteams gut gebrauchen können.

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Büro der Zukunft

René Battmer10 Comments

Das Büro der Zukunft

In den letzten Tagen habe ich mich gefragt, wie wohl in einigen Jahren unser Büroalltag aussehen mag. Auslöser dafür war ein Newsletter meiner OTTO Office-Kollegen aus Frankreich, auf den ich im Laufe dieses Posts noch eingehen werde. Werden wir Büroarbeiter in Zukunft alle räumlich mobil, zeitlich flexibel und zu jeder Tag- und Nachtzeit verfügbar sein müssen? Und wie könnte der dazu passende Arbeitsplatz aussehen?

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