Author: René Battmer

Projektmanagement: Simplify your projects

Heute setze ich meine kleine Serie über Projektmanagement-Tools fort und stelle Ihnen drei weitere nützliche Anwendungen vor, mit denen sich Teamarbeit koordinieren lässt. Spezielle Projektmanagement-Anwendungen vereinen unterschiedliche Werkzeuge in einer Lösung, zum Beispiel Tools für die Termin- und Zeitplanung, die Verwaltung der Aufgaben oder das Ressourcenmanagement. So können Projekte optimal strukturiert, der Gesamtfortschritt abgerufen und die individuellen Fortschritte aller Teammitglieder dokumentiert werden.

Die „perfekte“ Anwendung sollte meiner Meinung nach zwei Grundvoraussetzungen erfüllen: Sie soll die Nutzer nicht durch eine zu große Komplexität überfordern, gleichzeitig darf es ihr nicht an den entscheidenden Funktionen mangeln, wenn umfassende Projekte an mehren Standorten gleichzeitig umgesetzt werden sollen. Die meisten PM-Tools enthalten Module, mit denen projektrelevante Informationen, Dokumente, Projektpläne, Termine und offene Aufgaben zentral verwaltet werden können.

filescope

Spezialisiert auf kleine Unternehmen mit projektorientierter Arbeitsweise, bietet filescope eine Art Online-Baukastenprinzip für „entspanntes Planen, Arbeiten und Kalkulieren von überall“. Das Basismodul „Workflow“ umfasst alle Teilbereiche der täglichen Arbeit, wie die Kundenverwaltung, das Aufgaben- und Projektmanagement, die Zeiterfassung und zentrale Datenverwaltung. Zu den wesentlichen Features gehören Termin-, Projekt- und Ressourcenkalender, Angebotsfunktionen, eine automatisierte Rechnungsschreibung sowie Erinnerungsfunktionen per E-Mail und SMS. Partner und Kunden können sich zur Projektarbeit einloggen. Der Hersteller bietet ein vollständig in die Software integriertes Online-Wiki, auf das Nutzer aus jeder Ansicht heraus zugreifen können. Es gibt einen kostenlosen Testzugang für bis zu 60 Tage; die Preise für das Basismodul beginnen bei neun Euro monatlich je Nutzer.

Projectplace

Projectplace ist wie filescope eine SaaS (Software as a Service), die nicht für einen einmaligen Gebrauch gekauft und installiert, sondern als Dienst über den Webbrowser genutzt wird. Die Online-Projektmanagement-Software umfasst unter anderem Module wie ein Dokumenten- und Aufgabenmanagement, Besprechungen und die Projektkoordination. Alle Projektmitglieder sind am Fortschritt des jeweiligen Projekts beteiligt, indem sie auf eine zentrale Plattform zugreifen, auf der alle relevanten Informationen abgelegt sind. Vorgenommene Änderungen lassen sich einfach nachverfolgen, da genau dokumentiert wird, wer welche Modifikationen vorgenommen hat. Neben Features wie Videokonferenzen, VoIP und Screen-Sharing bietet Projectplace auch Kommunikationstechniken, die man aus sozialen Netzwerken kennt: Vergleichbar zur Facebook-Pinnwand können zum Beispiel Kurzinformationen, Bilder oder Links gepostet werden. Die brandneue Version kann 30 Tage lang unverbindlich getestet werden und kostet danach 21,50 Euro je Nutzer und Monat.

Asana

Recht neu auf dem Markt ist ein unter anderem von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz entwickeltes Tool, das Projektmanagement über SaaS revolutionieren will: Asana. Der Grundgedanke hierbei ist, dass viele der wesentlichen Informationen in Unternehmen unstrukturiert auf Zetteln und nicht digital in einem zentralen System vorliegen. Um das zu ändern, setzt Asana auf Struktur und Geschwindigkeit und bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, webbasierte To-Do-Listen anzulegen, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte einer Arbeitsgruppe zu verfolgen. Teams von bis zu 30 Personen können kostenfrei miteinander arbeiten. Nach dem Einloggen landet der Nutzer auf einem Dashboard, das in drei Bereiche aufgeteilt ist: Links werden alle aktuellen Projekte angezeigt, an denen er beteiligt ist. Bei Auswahl eines Projekts erscheint in der Mitte des Bildschirms eine Liste aller Aufgaben, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Rechts werden Detailinformationen zu der Aufgabe einschließlich der Dokumente und Notizen abgebildet. Dazu kommt ein Newsfeed, der die Diskussion zu einer Aufgabe enthält. Ein großer Vorteil von Asana ist – neben der einfachen und intuitiven Bedienbarkeit – die Kompatibilität mit gängigen Kalenderanwendungen wie Google Calendar, Apple iCal und Microsoft Outlook. Eine kurze, anschauliche Vorstellung finden Sie bei Youtube.

Können Sie weitere Projektmanagement-Tools empfehlen, mit denen Sie bereits arbeiten? Wie immer freue ich mich über Tipps, Anregungen und Ihr Feedback.

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Brainstorming mit Hilfe von Fremden

In meinem letzten Blogartikel habe ich Ihnen Tools empfohlen, mit denen Sie online mit Kollegen und Bekannten brainstormen können. Es gibt aber noch weitere Möglichkeiten, denn im World Wide Web gibt es viele verschiedene Plattformen, auf denen die Kreativen dieser Welt ihre Geistesblitze teilen und Sie mit ihren Ideen unterstützen. Drei davon stelle ich Ihnen heute vor.

brainR – die Fundgrube für kluge Köpfe

„brainR – hier spinnt die Welt“ lautet das Motto der kreativen Plattform für Lösungsansätze und Innovationen, auf der sich neben Unternehmern und Selbständigen auch Künstler und Privatmenschen tummeln. Zu den dort häufigsten Themen gehören etwa die Namen- und Slogansuche für Firmen sowie Fragestellungen für PR- oder Marketingaktionen. Das Tool ist bewusst simpel gehalten und funktioniert kostenlos ohne Anmeldung: Legen Sie ein Brainstorm an, indem Sie Ihre Frage eingeben, und das war es auch schon. Jetzt heißt es nur noch, auf Antworten zu warten. Der kreative Input lässt sich noch forcieren, indem Sie den direkten Link zum Brainstorming innerhalb Ihres eigenen Netzwerks streuen.

bonspin – das Portal für „Bonzen und Spinner“

Bei bonspin treffen Probleme auf Lösungen. Jeder kann zu Wort kommen, der eine gute Idee und Spaß daran hat, Einfälle und konstruktive Vorschläge einzubringen, auf die andere nicht kommen. Der Name steht für Bonzen als Ideensuchende und Spinner als kreative Querdenker. Wer eine Aufgabe hat, die es zu lösen gilt, registriert sich als Bonze, stellt sein Ideenprojekt ein und setzt vorher gekaufte Prämienpunkte für die Lösung aus. Wer Ideen für die Lösung hat, registriert sich als Spinner und stellt seine Ideen für das Projekt ein. Nach Ablauf einer vorher festgelegten Zeit vergibt der Bonze seine Prämienpunkte an diejenigen Spinner, die für ihn die besten Impulse geliefert haben. Die Spinner können die Prämienpunkte sammeln oder einlösen.

Atizo – die Ideensammler aus der Schweiz

Mit Atizo können schnell, zeit- und ortsunabhängig Ideen zu einer Fragestellung gefunden und bequem verwaltet werden. Die Community besteht aus einer ständig wachsenden Anzahl kreativer Köpfe aus verschiedensten Branchen und Studienrichtungen, die ihre Ideen zu einzelnen Projekte beitragen und im Erfolgsfall davon profitieren. Jeder kann kostenlos sein Umfeld befragen, mit wenigen Klicks eine Fragestellung erfassen und Freunde über einen geschützten Link mittels E-Mail, Facebook oder Twitter dazu einladen. Die erfassten Ideen lassen sich anschließend als PDF exportieren. Die kostenpflichtige Business-Version kann unternehmensintern eingesetzt werden, um Mitarbeiter in den Prozess der Ideenfindung aktiv einzubinden oder Ideen-Generierungsprogramme zu lancieren.

Kennen Sie noch weitere Online-Tools, die das Brainstorming erleichtern? Ich freue mich wie immer über Ihre Rückmeldung.

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Ideenfindung per Brainstorming: Zusammen ist man weniger allein

Kennen Sie diese Tage, an denen sich einfach keine zündende Idee einstellen will? Je länger Sie über ein Problem nachdenken, desto weiter entfernt scheint die Lösung. Anstatt allein vor sich hinzubrüten, kann gemeinsame Kreativität helfen – in Form eines Brainstormings. Der Klassiker der Kreativitätstechniken wurde bereits vor mehr als 60 Jahren vom amerikanischen Werbemanager Alex Osborn entwickelt. Mittlerweile muss sich ein Team dabei nicht mehr unbedingt vor einem Flipchart versammeln, sondern kann sich online zusammenschließen, um neue Ideen zu entwickeln. Ich habe mich auf die Suche nach Brainstorming-Tools gemacht, mit denen man entweder in einer geschlossen Gruppe arbeiten oder von den Geistesblitzen Wildfremder profitieren kann.

bubbl.us – niederschreiben, ordnen und verwalten

bubbl.us gehört eigentlich in den Bereich Mind Mapping, lässt sich aber auch gut für ein Brainstorming verwenden. Die schlanke Web-Applikation ist mit Adobes Flash-Technologie umgesetzt und eignet sich zum Niederschreiben, Ordnen und Verwalten eigener Gedanken und Ideen. Sie können sofort ohne Registrierung loslegen. Erst wenn die Maps gespeichert werden sollen, muss ein Account eingerichtet werden. Einfache Maps erstellen, speichern, ausdrucken und als Bild oder im HTML-Format exportieren – mehr hat bubbl.us nicht zu bieten. Aber genau dadurch ist es ein sehr intuitives und einfach zu bedienendes Brainstorming-Tool.

Spontan und ohne Hemmungen

Ob mündlich mit Stift und Papier oder virtuell, die Grundregeln des Brainstormings bleiben im Grunde dieselben: Die Teilnehmer äußern spontan ihre Gedanken zu einem Problem, wobei Kritik und Diskussion untersagt ist, damit die Ideenfindung nicht gehemmt wird. 10 Tipps für ein gutes Brainstorming beschreibt Heike Thormann auf ihrer Website, eine englischsprachige Zusammenstellung von „100 Online Brainstorming Tools to Help You Think Outside the Box“ erhalten Sie  auf www.forensicsciencetechnician.org. Ich kann übrigens auch Brainstorming via Twitter empfehlen: Werfen Sie doch einfach mal eine Frage in den virtuellen Raum und warten Sie ab, was Ihr Netzwerk daraus macht.

Wortschlucker – für die kleine Runde oder die große Öffentlichkeit

Das Prinzip des kostenlosen Wortschlucker ist einfach: Sie geben das Thema des Brainstormings und eine kurze Erläuterung ein – wahlweise privat oder öffentlich. Dann erhalten Sie zwei Links. Mailen Sie den ersten an alle, die sich am Brainstorming beteiligen sollen, und speichern Sie den zweiten für die weitere Verwaltung. Jetzt können Sie gemeinsam brainstormen. Ein als öffentlich markiertes Thema ist eine Einladung an die gesamte Community, sich kreativ zu beteiligen. Fortgeschrittene Nutzer können mit der Option, mehrere Brainstormings miteinander zu verknüpfen, auch komplexere Szenarien umsetzen. Sind die Abfragen beendet, können die Ergebnisse in Excel oder OpenOffice geladen werden, um sie intern weiter zu verarbeiten.

Wie halten Sie es mit Brainstorming? Sitzen Sie lieber in kleiner Runde gemeinsam in einem Raum, oder gehen Sie online auf Ideensuche? Ich freue mich auf Ihr Feedback zum Blogartikel und Ihre Empfehlungen zum Online-Brainstorming.

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