Rund zwei Drittel aller Unternehmen nutzen interne Newsletter zur Mitarbeiterkommunikation. Sinnvoll sind sie vor allem in größeren Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten sowie in Betrieben mit mehreren Standorten.
Auch in Firmen mit hohem Homeoffice-Anteil helfen interne Newsletter, alle Mitarbeitenden auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen. In kleinen Unternehmen können sich Chefs und Angestellte dagegen in persönlichen Gesprächen austauschen.
Wie sorgen Sie dafür, dass interne Newsletter auch gelesen werden? Der folgende Artikel gibt Ihnen einige Anregungen.
Die besten Tipps für interessante Newsletter
Angesichts der heutigen Informationsflut besteht die Gefahr, dass interne Unternehmensnewsletter untergehen oder Beschäftigte sie als Belastung empfinden. Damit das nicht passiert, können Sie sich bei der Newsletter-Gestaltung an den folgenden Tipps orientieren.
1. Zielgruppen definieren
Ein guter Newsletter ist keine Massenmail an die gesamte Belegschaft. Beschäftigte in unterschiedlichen Abteilungen haben andere Interessen und Bedürfnisse. Legen Sie daher verschiedene Zielgruppen fest und überlegen Sie sich, welche Informationen diese benötigen. Um die einzelnen Zielgruppen besser kennenzulernen, holen Sie Feedback von Ihren Mitarbeitenden ein.
2. Persönliche Ansprache
Newsletter-Tools erlauben es, die Ansprache zu personalisieren. Sprechen Sie die Beschäftigten am besten mit Vor- und Nachnamen an. Das wirkt nicht nur nahbarer, sondern erhöht auch die Chancen, dass der Newsletter gelesen wird.
3. Attraktives Layout im Corporate Design
Passen Sie das Newsletter-Layout an Ihr Corporate Design an. Achten Sie auf eine klar strukturierte, gut lesbare Gestaltung. Nutzen Sie maximal zwei unterschiedliche Schriftarten und drei Schriftgrößen für Überschriften und Fließtext. Verzichten Sie auf unnötige Design-Elemente. Das Design sollte sich zudem auf allen Endgeräten – vom Desktop-Computer bis zum Smartphone – gleich gut lesen lassen. Für große Unternehmen kann es sich lohnen, ein professionelles Grafikdesign-Team zu beauftragen.
4. Spannende Inhalte
Neben dem Design sollten natürlich auch die Inhalte stimmen. Wichtige Unternehmensinformationen sollten an erster Stelle des Newsletters stehen. Dazu gehören zum Beispiel Updates wie Produkteinführungen, Wechsel an der Führungsspitze, Auszeichnungen und Preise sowie Stellenausschreibungen.
An zweiter Stelle folgen Informationen, die sich auf die Mitarbeitenden beziehen. Feiert ein Mitarbeiter Jubiläum? Geht jemand in den Ruhestand? Diese Rubrik können Sie auch nutzen, um die Beschäftigten selbst zu Wort kommen zu lassen. Interviews mit Mitarbeitenden drücken Wertschätzung für die Belegschaft aus und bieten den Lesern einen Einblick in andere Unternehmensbereiche. Lassen Sie auch Führungskräfte erzählen, wie sie beim Unternehmen angefangen haben oder woher sie ihre Motivation beziehen. Das macht nahbar und baut Berührungsängste ab.
Als dritte Rubrik empfehlen sich Inhalte zum Wissensaustausch, zum Beispiel Branchennews und Best Practices. Zum Abschluss folgen unterhaltsame Inhalte wie Quizfragen, „Life Hacks“ und praktische Tipps, die den Arbeitsalltag erleichtern.
5. Die richtige Länge
Ein guter Newsletter sollte nicht zu lang sein. Wählen Sie maximal fünf bis sechs Rubriken aus und halten Sie einige davon sehr kurz. Die Tipps für den Arbeitsalltag können zum Beispiel nur wenige Zeilen umfassen.
6. Verantwortliche/n festlegen
In der Regel fällt der Versand interner Newsletter in den Aufgabenbereich des Teams für interne Kommunikation. In Betrieben, in denen es kein solches Team gibt, ist meist die Personal- und Marketingabteilung für den Newsletter zuständig.
Wie kommt der Newsletter bei den Mitarbeitenden an?
Wie viele Beschäftigte lesen den Newsletter eigentlich? Zu welchen Zeitpunkten öffnen sie ihn, wie lange beschäftigen sie sich mit der Mail und welche Geräte nutzen sie dabei? Erheben Sie diese Daten, können Sie Versandzeitpunkt und Inhalte Ihres Newsletters gegebenenfalls anpassen und den Erfolg der internen Mailings steigern.
Die meisten Newsletter-Tools bieten eine Übersicht über die Öffnungsrate. Zu diesem Zweck wird ein Zählpixel in den Newsletter integriert. Dabei handelt es sich um ein kleines transparentes Bild, das den Server darüber informiert, wenn der Newsletter geöffnet wird. Holen Sie zusätzlich Feedback der Mitarbeitenden ein.
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