Kategorie: Office Tools

Die besten Apps (Teil1) …für Ärzte und Mediziner

Fast jeder US-Arzt nutzt Studien zufolge sein Smartphone für berufliche Zwecke. Aber auch in Deutschland können Mediziner von speziellen Apps für Ärzte profitieren und ihren Patienten durch innovative Anwendungen einen zusätzlichen Service anbieten. Das Angebot beinhaltet zum Beispiel Apps zur Vermeidung von Behandlungsfehlern sowie Programme für die vereinfachte Terminverwaltung.

Checkme! Klinikstandards

Vor Behandlungsfehlern fürchten sich sowohl Patienten als auch Ärzte. Mit der „Checkme! Klinikstandards“ (für Android und iOS) lässt sich das Risiko für fachliche Fehler minimieren: So umfasst diese App konkrete Handlungshinweise für verschiedenste Symptome und Indikationen. Aufgrund der alphabetischen Sortierung lassen sich die gesuchten Informationen ohne großen Zeitaufwand abrufen. „Checkme! Klinikstandards“ beinhaltet unter anderem Handlungshinweise für die Bereiche Notfallmedizin, Gynäkologie und Chirurgie.

SABiDU Praxis App

Das Terminmanagement nimmt im Praxisalltag oft viel Zeit in Anspruch. Mit der „SABiDU Praxis App“ (für Android, iOS und Windows) können die Patienten automatisiert über Termine oder eventuell notwendige Verschiebungen informiert werden. Ergänzend können Ärzte auf diesem Weg Ihre Urlaubszeiten und andere wichtige Informationen kommunizieren, was den vielseitigen Einsatzbereich der App unterstreicht. Weil keine zusätzliche Hardware benötigt wird, zeichnet sich das Programm durch eine unkomplizierte Einrichtung aus. Für die Nutzung der „SABiDU Praxis App“ müssen Ärzte und Mediziner einmalig rund 300 Euro investieren. Hinzu kommen monatliche Gebühren von etwa 10 Euro, die sich durch den minimierten bürokratischen Aufwand aber zweifelsfrei rentieren.

Ärzte Zeitung digital

Für Ärzte und Mediziner ist es von großer Bedeutung, immer auf dem neusten Stand zu sein. Mit der App „Ärzte Zeitung digital“ (für Android und iOS) bleiben sie auf dem Laufenden und erhalten aktuelle Informationen aus den Bereichen Gesundheitspolitik und Medizin. Diese App für Ärzte ist kostenlos nutzbar.

Mein Kinder- und Jugendarzt

Mit der App „Mein Kinder- und Jugendarzt“ (für Android und iOS), entwickelt von der Monks – Ärzte im Netz GmbH, können Eltern und Jugendliche automatisch an bevorstehende Impfungen oder andere Termine erinnert werden. Ergänzend umfasst dieses Programm einen vielfältigen Servicebereich mit Informationen rund um das Thema Kinder- und Jugendgesundheit. Ärzte, die diese App nutzen, können die Kommunikation mit Ihren Patienten verbessern und sich ein positives Image als moderner Kinderarzt aufbauen.

Esanum-Netzwerk

Der fachbezogene Austausch mit anderen Ärzten und Medizinern ist von großer Wichtigkeit. Mit den zahlreichen mobilen Mediziner-Angeboten der erfolgreichen Ärzte-Plattform „Esanum“ (hierzulande rund 73.000 Mitglieder) können sie mit Kollegen kommunizieren und sich über unterschiedlichste Themen austauschen. Auch bei der Suche nach einem Partner für die Praxis kann die Ärzte-Plattform als nützliches Hilfsmittel dienen. Das zugehörige Netzwerk verbindet Ärzte aus ganz Deutschland miteinander, sodass sich für verschiedenste Fachbereiche geeignete Kontakte finden. Zudem lassen sich mit „Esanum“ Fachkonferenzen und andere Veranstaltungen organisieren – in Kooperation mit dem IT-Unternehmen Globit werden zahlreiche Apps für iOS und Android entwickelt.

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Slack im Büro (Teil 2): Mit diesen Tricks holen Sie mehr aus dem Büro-Messenger raus

Die Messenger-App Slack ermöglicht eine unkomplizierte Kommunikation und eine vereinfachte Arbeitsorganisation. Einige praktische Funktionen übersieht man allerdings leicht: Ob eine automatisierte Korrektur von Rechtschreibfehlern oder die Verwendung des praktischen Slackbots – mit diesen sechs Slack-Tricks lässt sich diese Software noch komfortabler bedienen und effektiver für den Arbeitsalltag nutzen.

 

Slack-Trick 1: Die Einrichtung von Gruppenchats für den optimierten Austausch

Wer außerhalb der Standard-Kanäle kommunizieren möchte, kann zusätzliche Gruppenchats erstellen. Zu diesem Zweck muss nur das „+“-Symbol neben der Schaltfläche „Direct Messages“ angeklickt werden. In dem individuell zusammengestellten Chat können sich zum Beispiel kleine Arbeitsgruppen über einzelne Projekte austauschen.

 

Slack-Trick 2: Die nachträgliche Korrektur Ihrer Nachrichten

Rechtschreibfehler können bei Slack auch im Nachhinein korrigiert werden: Beim Überfahren mit dem Cursor wird bei jedem Text ein Menü mit der Option „Edit Message“ angezeigt. Eine fehlerhafte Rechtschreibung oder ein inkorrekter Satzbau hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck, sodass Sie dieses Feature unbedingt nutzen sollten.

 

Slack-Trick 3: Bedeutsame Nachrichten sichern

Damit besonders wichtige Informationen nicht verloren gehen, können einzelne Nachrichten favorisiert werden. Um eine Message als Favorit abzuspeichern, müssen Sie lediglich auf das Sternsymbol am oberen Bildschirmrand klicken.

 

Slack-Tipp 4: Wie Sie mehr Aufmerksamkeit erzeugen können

Wenn Sie eine wichtige Nachricht verfassen, bietet sich die Hervorhebung einzelner Wörter an. Durch die Umrahmung mit *Sternen* führt Slack automatisch eine Markierung durch und die zugehörige Passage erscheint gefettet.

 

Slack-Trick 5: Reduzieren Sie eingehende Nachrichten auf das Wesentliche

Häufig werden die Kanäle bei Slack mit Videos und Fotos geflutet. Wenn Sie diesen Strom eindämmen möchten, können Sie unter „Preferences“ die Option „Media & Links“ auswählen. Hier können Sie individuell filtern, welche Medien angezeigt werden sollen und welche nicht.

 

Slack-Tipp 6: Fragen automatisch beantworten lassen

Die Beantwortung ständig wiederkehrender Fragen nach Abgabefristen oder Meetingterminen kostet unnötig viel Zeit. Durch den sogenannten Slackbot können vordefinierte Antworten gespeichert werden und es bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft.

 

Bildquelle: © Slack Technologies

Slack im Büro (Teil 1): Messenger auf dem Vormarsch

Die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens beeinflusst den wirtschaftlichen Erfolg maßgeblich. Zu den praktischsten Tools zählt dabei die erfolgreiche Kommunikations-App Slack. Das Chat-Programm wird in immer mehr Büros eingesetzt – mittlerweile kommt es täglich auf 2,7 Millionen aktive Nutzer. Welche konkreten Vorteile haben den Slack-Hype ausgelöst?

Welche Vorteile bietet Slack im Büro-Alltag?

Bei Slack handelt es sich um einen webbasierten Messenger, der seit dem Jahr 2013 erhältlich ist. Das Programm wurde speziell für die Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen konzipiert und ist mit allen gängigen Betriebssystemen kompatibel.

Die wichtigsten Vorteile von Slack im Büro-Alltag im Überblick:

• Slack unterstützt unter anderem Android, iOS und Windows, sodass Slack auf unterschiedlichsten Geräten genutzt werden kann.
• Mit Slack können die User Nachrichten schicken und individuelle Gruppenchats erstellen.
• Im Gegensatz zu gewöhnlichen Messengern beschränkt sich der Funktionsumfang nicht nur auf den Austausch von Textnachrichten und Fotos – Slack ermöglicht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Team, was die Bedeutung für den beruflichen Einsatz unterstreicht.
• Nutzer können eine ganze Reihe von unterschiedlichen Online-Diensten verwenden: Slack erlaubt beispielsweise die Integration und Bearbeitung von Dropbox-Dokumenten. Auch Dateien aus der Cloud Google Drive und vom Anbieter GitHub lassen sich in die App importieren.

Was kann Slack im Büro noch?

Neben der Einbindung externer Webdienste punktet Slack im Büro mit Flexibilität: So lässt sich einstellen, wann genau Teammitglieder neue Anweisungen erhalten sollen. Die zugehörigen Push-Nachrichten werden schrittweise gesammelt und den beteiligten Mitarbeitern anschließend gebündelt übermittelt.

Außerdem lassen sich öffentliche Chat-Channels einrichten, denen alle Angestellten des jeweiligen Unternehmens beitreten können. Diese Option fördert beispielsweise den Austausch von Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Dank der sogenannten „Do Not Disturb-Funktion“ können einzelne Chats ohne großen Aufwand stumm geschaltet werden, um sich auf die aktuell wichtigsten Unterhaltungen zu konzentrieren.

Die kostenpflichtige Variante von Slack bietet zusätzliche Features für die Kommunikation mit Geschäftspartnern: So können beispielsweise externe Dienstleister in Gruppenchats eingeladen werden, was die Abwicklung von Bestellungen oder andere Absprachen vereinfacht.

Dem Nutzer stehen zahlreiche Apps zur Auswahl, mit denen sich Slack Schritt für Schritt individuell gestalten lässt. Slack informiert dann zum Beispiel über neue Kundenbewertungen in sozialen Medien wie Facebook und Twitter.

Slack: WhatsApp fürs Büro

Slack ist das WhatsApp für Unternehmen: Die Benutzeroberfläche ist sinnvoll strukturiert und ermöglicht eine intuitive Bedienung. Es bedarf keiner langen Planung, um Slack in den Büro-Alltag zu integrieren.

Im Vergleich zu vielen anderen Programmen handelt es sich bei Slack um eine „Software as a Service“. Das bedeutet, dass keine Lizenz erworben werden muss, um die Funktionen des Programms nutzen zu können.

Für kleinere Unternehmen reicht die kostenfreie Version mit maximal fünf Integrationen externer Webdienste aus. Die kostenpflichtige Variante für rund sieben Dollar monatlich beinhaltet hingegen unlimitierte Suchanfragen sowie einige weitere Features für mehr Nutzungskomfort.

Insgesamt gesehen ist Slack nicht nur als reiner Messenger für die Kommunikation, sondern vielmehr als funktionales Büromanagementsystem zu verstehen.

Für Unternehmen, die mit sensiblen Daten kommunizieren, könnte allerdings die Datensicherheit problematisch werden: Der US-Anbieter Slack Technologies bietet bislang keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Nutzer können die Daten nicht auf eigenen Servern speichern. Technisch lässt sich also nicht ausschließen, dass Daten von Slack oder Dritten eingesehen werden können.

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Die 7 besten Urlaub-Apps 2016 für Android und iPhone

Kartenmaterial, Wörterbuch, Reiseführer – wer in den Urlaub fährt, benötigt viele Informationen und  muss schwere Bücher in den Koffer packen. Die Lösung: Smartphone-Apps. Mittlerweile existiert eine Fülle an Urlaubs-Apps für jede Gelegenheit, die entweder kostenlos oder für kleines Geld zu haben sind. Wir präsentieren Ihnen hier die Praktischsten:

WiFi Finder – frei zugängliche Netzwerke finden

Urlaub ohne Internet? Das ist für die wenigsten Menschen ein schöner Gedanke. Um auch am Urlaubsort surfen zu können, können Sie bei Ihrem Mobilfunkanbieter ein einmaliges Surfpaket buchen oder im Urlaubsort eine Prepaidkarte kaufen. Im Falle eines Stadturlaubs können Sie diese Zusatzkosten allerdings vermeiden. Dort gibt es in Cafés, in Museen oder an öffentlichen Plätzen häufig offenes WLAN. Die kostenlose App „WiFi Finder“ unterstützt bei der Suche nach kostenlosen WLAN-Hotspots in Ihrer Umgebung, egal in welchem Land Sie sich befinden.

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Tripwolf – der mobile Reiseführer

Mit Tripwolf holen Sie sich Ihren Reiseführer aufs Handy. Über 700 Urlaubsorte stehen zur Auswahl. Zu vielen Destinationen können die Reiseführer als PDF heruntergeladen werden und verbrauchen so vor Ort kein Datenvolumen. Die Inhalte stammen von renommierten Verlagen wie Marco Polo oder Footprint. Das Ganze ist um eine Onlinecommunity ergänzt, in der sich Reisende untereinander austauschen können. Die App selbst kann kostenlos installiert werden. Für circa 3 Euro können Sie dann einzelne Reiseführer kaufen.

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Auswärtiges Amt: Sicheres Reisen – die wichtigsten Länderinfos

Diese kostenlose App bietet zu jedem Land ausführliche Reise- und Sicherheitshinweise. Darunter befinden sich die Adressen aller deutschen Vertretungen im Ausland und Hinweise für Notfälle. Hinzu kommt ein kurzer Überblick über das Land selbst – zu seiner Geografie, Politik und Wirtschaft. Die nützliche App sorgt dafür, dass Sie, besonders in Bezug auf die Sicherheitshinweise – immer aktuell informiert sind. Um Roamingkosten zu vermeiden, können die meisten Bereiche der App offline benutzt werden.

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dict.cc Wörterbuch – auch offline nutzbar

51 verschiedene Sprachen in einem Wörterbuch! Davon konnte man vor den Zeiten von Internet und Smartphone nur träumen. Das kostenlose Lexikon dict.cc bietet genau diese Sprachvielfalt an. Für den Urlaub ist es ein praktisches Tool, denn es ist immer hilfreich, wenn man einfache Sätze wie „Wo ist der Bahnhof“ und „Einen Tisch für zwei Personen, bitte“ kennt. Wenn Sie das jeweilige Wörterbuch einmal heruntergeladen haben, können Sie es offline benutzen.

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City Maps 2go – Stadtpläne und Trampelpfade

Mit dieser App speichern Sie weltweite Karten und Stadtpläne auf Ihrem Smartphone. So haben Sie im Urlaub immer das passende Kartenmaterial zur Hand. Das hilft nicht nur im Städteurlaub, sondern auch beim Wanderurlaub, denn es sind auch Nebenstrecken, Trampelpfade und Co in den Karten ausgewiesen. Die Karten-App kostet 6,99 Euro.

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Google Goggles – Sehenswürdigkeiten mit Kamera scannen

Sie stehen in einem Museum und möchten mehr über das Bild erfahren, das Ihnen so gut gefällt. Oder Sie machen eine Sightseeing-Tour mit dem Bus und kommen an einem Ihnen unbekannten Denkmal vorbei. In diesen Fällen hilft „Google Goggles“. Einfach das Objekt fotografieren –  die kostenlose App sucht dann im Internet nach allen verfügbaren Informationen.

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Sonnenschutz-Timer – Alarm vor dem Sonnenbrand

Diese App ist etwas für Sonnenanbeter, die einen Sonnenbrand vermeiden wollen. Mit dem Sonnenschutz-Timer geht das ganz schnell. Sie tragen den Lichtschutzfaktor Ihrer Sonnencreme, den eigenen Hauttyp und den Standort ein. Die App berechnet dann, wie lange Sie sich maximal in der Sonne aufhalten sollten. Wenn es anfängt, kritisch zu werden, erinnert Sie ein Signalton an die Sonnenpause. Der Kostenfaktor liegt bei 0,79 Euro.

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Blitz-Anleitung: Mit Word nützliche PDF-Formulare erstellen

Fürs Büro schnell eine Aufgabenliste basteln, oder eine Bilanzaufstellung oder einen monatlichen Aufräumplan für die Teeküche: Mit Word lassen sich ruckzuck ansprechende PDF-Formulare erstellen. Entweder man nutzt die Tabellenfunktion oder greift auf fertige Vorlagen zurück. Und so geht’s…

 

Word-Formular: Das Erstellen von schnellen Tabellen

Wer unter Zeitdruck ein simples Formular erstellen muss, etwa eine wöchentliche Aufgabenliste, kann die Tabellenfunktion in Word (2007, 2010, 2013, 2016) nutzen:

1. Planen Sie zunächst, wie viele Spalten und Zeilen für das Formular benötigt werden.
2. Klicken Sie in der Menüleiste erst auf „Einfügen“ und dann auf „Tabelle“.
3. Wählen Sie jetzt in dem angezeigten Tabellenraster die Anzahl der benötigten Spalten und Zeilen mit dem Mauszeiger aus oder klicken Sie alternativ auf „Tabelle einfügen“ und wählen anschließend die Tabellenmaße aus und bestätigen Sie mit „Ok“.
4. Benennen Sie die Felder der linken Spalte oder obersten Zeile – je nach Formularzweck zum Beispiel mit „Name“, „Datum“ oder „Raum“.
5. In die freien Felder können später die entsprechenden Informationen („Hr. Mustermann“, „1.1.2017“ oder „kleiner Besprechungsraum“) eingetragen werden.

 

 

Word-Formular erstellen mit fertigen Vorlagen

Alternativ zur eigenen Tabelle bieten sich die vielen Formular-Vorlagen an, die Microsoft für seine Office-Programme anbietet.

Sie können innerhalb von Word online gesucht und heruntergeladen werden.

So geht’s:

1. Klicken Sie auf die Menüoption „Datei“.
2. Dann auf „Neu“.
3. Jetzt geben Sie oben im Feld „Nach Onlinevorlagen suchen“ einen Suchbegriff ein (zum Beispiel „Formulare“, „Spendenbescheinigung“ oder „Besprechung“) und drücken die Enter-Taste.
4. Wählen Sie unter den angezeigten Formular-Vorlagen das gewünschte Dokument per Mausklick aus.
5. Bestätigen Sie mit Klick auf „Erstellen“.
6. Das Word-Formular öffnet sich – und kann bearbeitet werden.

 

 

PDF-Formular erstellen mit „Speichern unter“-Funktion in Word

Anschließend kann das Word-Dokument in ein PDF-Formular umgewandelt werden – mit wenigen Mausklicks innerhalb des Office-Programms:

1. Nach dem normalen Abspeichern als Word-Dokument wählen Sie erneut „Speichern unter“ aus.
2. Im Fenster zur Wahl des Speicherorts wählen Sie im Reiter „Dateityp“ jetzt „PDF“ aus und klicken auf „Speichern“.

Fertig – das erstellte PDF-Formular eignet sich besonders gut zum Weiterleiten per E-Mail. Wollen Sie es nachträglich noch einmal bearbeiten, nutzen Sie die ebenfalls gespeicherte Word-Datei.

 

 

 

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Diktieren statt tippen: Wie funktioniert Googles Spracheingabe in Textdokumenten?

Einen kompletten Text per Sprache in Google Docs eingeben: Das ermöglicht eine neue Funktion im Chrome-Browser seit Kurzem am PC – und die Qualität der Diktate macht Lust auf mehr. Wie wird der Diktatmodus aktiviert? Welche Befehle sollten Nutzer kennen?

 

So wird die Spracheingabe in Google Chrome aktiviert

Googles neue Spracheingabe ist nur in Google Chrome verfügbar – wer andere Browser wie Mozillas Firefox, Microsofts Edge oder Apples Safari verwendet, muss auf die Funktion derzeit noch verzichten.

Weitere Voraussetzung sind ein angeschlossenes Mikrofon sowie ein Google-Konto, um das Büropaket Google Docs samt Textdokumenten nutzen zu können.

Die Aktivierung der Spracheingabe in Chrome gestaltet sich recht einfach:

1. In Google Docs anmelden und ein Textdokument öffnen.
2. Im Menü oben auf „Tools“ klicken.
3. Dann „Spracheingabe“ auswählen.
4. Zugriff auf Mikrofon gestatten (nur bei erstmaliger Nutzung).
5. Im neu geöffneten Fenster auf das Mikrofon-Symbol klicken, um die Spracherkennung zu starten.
6. Zum Stoppen der Diktierfunktion auf das nun farbige Mikrofon klicken.

 

 

 

Wichtige Befehle für Satzzeichen und Textformatierung

Aktuell erkennt Google noch keine Satzzeichen – sie müssen per Sprachkommando diktiert werden. Gleiches gilt für spezielle Formatierungen.

Hier die bislang verfügbaren – und selbsterklärenden – Befehle auf Deutsch im Überblick:

• „Punkt“
• „Komma“
• „Fragezeichen“
• „Ausrufezeichen“
• „Neue Zeile“
• „Neuer Absatz“

 

Wie gut funktioniert die Spracherkennung in Google Chrome?

Hier und da schwächelt die Software zwar noch etwas, vor allem bei schlechter Akustik. Außerdem versteht sie aktuell weder „Doppelpunkt“ noch „Semikolon“. Doch wer mit den oben genannten Befehlen auskommt und ein gutes Mikrofon verwendet, kann bereits in der aktuellen Entwicklungsphase lesbare deutschsprachige Texte diktieren.

„Das klappt sogar fast gut“, urteilt „ComputerBild“ nach einem ersten Test. Ausprobieren lohnt sich also auf jeden Fall.

Und wer Google und seine Angebote kennt, weiß: Die Funktionen werden stetig und zügig ausgebaut. Man darf gespannt sein, was die kommenden Updates der Spracherkennung so mitbringen.

Womöglich diktieren wir Büroarbeiter ja in absehbarer Zeit unsere E-Mails und Blog-Artikel ins Mikrofon.

 

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Word-Tastenkombination: Diese Office-Shortcuts erleichtern das Schreiben

Welche Word-Tastenkombination vergrößert schrittweise die Schrift? Welche Taste öffnet das „Speichern unter“-Fenster? Wer täglich mit Microsoft Word arbeitet, spart mit Tastenkürzeln viel Zeit und Nerven. Denn ohne Umweg über die Maus gehen die meisten Aktionen und Befehle flüssiger von der Hand.

Um einen markierten Text zwischenzuspeichern, drückt nahezu jeder Word-Nutzer die Tastenkombi Strg+c. Anschließend wird der Text mit Strg+v an gewünschter Position im Dokument eingefügt. Sogar Office-Neulinge haben rasch herausgefunden, dass diese Vorgehensweise schneller und intuitiver ist als die alternative Klickerei per Maus.

Andere Word-Tastenkombinationen kennt kaum ein Nutzer – obwohl sie ebenso sinnvoll sind. Wer sich die folgenden Shortcuts einprägt, spart sich den ständigen Wechsel zwischen Tastatur und Maus.

 

Word-Tastenkombinationen für Zeichen-Formate

Text fetten: Strg+Shift+f

Text kursiv anzeigen: Strg+Shift+k

Schriftart ändern: Strg+d

Groß- und Kleinschreibung ändern: Shift+F3

Großbuchstaben: Strg+Shift+g

Kapitälchen: Strg+Shift+q

Schriftgröße schrittweise verkleinern: Strg+8

Schrift schrittweise vergrößern: Strg+9

Fußnote einfügen: Strg+Alt+f

Endnote einfügen: Strg+Alt+e

Ein Wort unterstreichen: Strg+Shift+w

Doppelt unterstreichen: Strg+Shift+d

Text hochstellen: Strg+Plus

Text tiefstellen: Strg+#

 

Word-Tastenkombinationen für Absatz-Formate

Absatz linksbündig ausrichten: Strg+l

Absatz rechtsbündig ausrichten: Strg+r

Absatz zentrieren: Strg+e

Blocksatz: Strg+b

Zeileneinzug vergrößern: Strg+m

Zeileneinzug verringern: Strg+Shift+m

Hängender Einzug: Strg+t

Einfacher Zeilenabstand: Strg+1

Doppelter Zeilenabstand: Strg+2

1,5-facher Zeilenabstand: Strg+5

Absatzformatierung aufheben: Strg+0

Absatz auf Satzbreite ausrichten: Strg+Shift+j

 

Word-Tastenkombis zum Markieren

Ein Zeichen nach rechts: Shift+Pfeil rechts

Ein Zeichen nach links: Shift+Pfeil links

Eine Zeile nach unten: Shift+Pfeil unten

Eine Zeile nach oben: Shift+Pfeil oben

Zum Satzanfang: Shift+Pos1

Ans Satzende: Shift+Ende

Gesamtes Dokument: Strg+a

Dokument bis zum Anfang markieren: Strg+Shift+Pos1

Dokument bis zum Ende markieren: Strg+Shift+Ende

 

Weitere nützliche Word-Tastenkürzel

Markierten Text von allen Formatierungen befreien: Strg+Leertaste

Dokument durchsuchen: Strg+f

Dokument durchsuchen und ersetzen: Strg+h

Alles auswählen: Strg+a

Ausschneiden (und kopieren): Strg+x

Rückgängig: Strg+z

Wiederherstellen: Strg+y

Speichern: strg+s

Speichern unter: F12

Drucken: Strg+p

Neues Dokument: Strg+n

Dokument öffnen: Strg+o

Dokument schließen: Strg+w

Seitenansicht anzeigen: Strg+F2

Wiederholen oder wiederherstellen: F4

Einen Absatz nach oben springen: Strg+Pfeil oben

Einen Absatz nach unten springen: Strg+Pfeil unten

 

Urheber des Bildes: © Sielan – Fotolia.com

 

Tschüss, Google Picasa! 4 Alternativ-Tools für die perfekte Foto-Verwaltung

Fotos bearbeiten, verwalten und teilen – dafür wurde Googles Picasa von Nutzern weltweit seit Jahren verwendet. Doch seit dem 15. März 2015 wird die Bildersoftware nicht mehr weiterentwickelt. Was kommt nach dem Aus? Als Alternativen eignen sich neben dem Nachfolger Google Fotos folgende kostenlose Tools.

 

Google Fotos – der offizielle Nachfolger

Wer seine Fotos bislang bei Picasa Web gespeichert hat, findet sie künftig beim offiziellen Nachfolgedienst Google Fotos. Das Hochladen in die Bilder-Cloud funktioniert einfach: Per Drag-and-drop lassen sich Dateien ins geöffnete Browserfenster ziehen. Je nach Konfiguration werden automatisiert Alben und Collagen für die Schnappschüsse erstellt. Zum Bearbeiten stehen einige Regler bereit, etwa für Helligkeit und Farbsättigung. Und natürlich gibt es auch eine Google Fotos-App.

 

XnView – der schnelle Fotoverwalter

Das kostenlosen Desktop-Tool XnView (für Unternehmen fallen geringe, einmalige Lizenzgebühren an) unterstützt aktuell mehr als 500 Bildformate, darunter auch Raw-Fotos. Auch das Konvertieren von Einzeldateien oder ganzer Ordner in andere Formate klappt am Windows-PC reibungslos. Für Übersichtlichkeit sorgt ein integrierter Browser, mit dem sich große Bildersammlungen anzeigen und bearbeiten lassen – und zwar stets schnell, ohne lange Ladezeiten.

 

Photoscape – der simple Alleskönner

Das Gratis-Programm Photoscape erlaubt das unkomplizierte Betrachten, Bearbeiten und Verwalten von Bildern unter einem Dach. Unter anderem lassen sich Bilder aufhellen, abdunkeln, schärfen, weichzeichnen, schneiden und in andere Formate umwandeln. Sogar eine Gesichter-Suche, die das Netz nach ähnlich aussehenden Menschen durchforstet, ist integriert. Nebenbei sorgt das deutschsprachige Tool für Ordnung in der eigenen Fotosammlung.

 

DigiKam – das Open-Source-Tool

Dieses Open-Source-Fotoverwaltungsprogramm läuft auf Computern mit Windows, Linux und Mac OS: DigiKam hilft beim Organisieren, Bearbeiten und Taggen von Bildern. Praktisch ist die sogenannte Batch-Funktion, die das gleichzeitige Bearbeiten – etwa das Umbenennen, Aufhellen oder Konvertieren – von vielen Fotos erlaubt. Eine Gesichtserkennung hilft dabei, alle Fotos, auf denen eine bestimmte Person abgelichtet ist, miteinander zu verknüpfen.

 

Bildquelle: © google.com / Google Picasa

Microsoft Office Mobile: Was funktioniert nicht auf dem Smartphone?

Microsoft will seine Büro-Software auf allen Plattformen erfolgreich machen – auch auf den Abermillionen Smartphones und Tablets dieser Welt, die mehrheitlich mit Android und iOS laufen. In den App-Stores von Google und Apple tummeln sich Anwendungen für Word, Excel, PowerPoint und Co. Doch nicht jeder mobile Büroarbeiter darf den vollen Funktionsumfang von Office Mobile nutzen.

 

Microsoft Office Mobile – ohne 365-Abo nur eingeschränkt nutzbar

 Wer die Microsoft-Office-Apps nutzen möchte, kann sie allesamt kostenlos im Google Play Store und bei iTunes herunterladen. Doch es gibt ein paar Haken zu beachten:

• Ohne ein kostenpflichtiges Office-365-Abonnement bei Microsoft (rund 10 Euro pro Monat) können Nutzer mit doc-, xls- und ppt-Dokumenten kaum etwas anstellen: In Word lassen sich Texte standardmäßig nur rudimentär verändern sowie drucken. Excel und PowerPoint erlauben lediglich das Betrachten und Drucken – das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten ist nicht möglich.

 

Für den vollen Funktionsumfang, den jeder professionelle Office-Arbeiter erwartet, ist der Abschluss eines Office-365-Abonnements erforderlich.

• Gleiches gilt auch für alle Tablets mit einer Display-Diagonalen über 10,1 Zoll: Wer Office mit dem neuen iPad Pro, Samsungs Galaxy Tab Pro 12.2 oder einem anderen größeren Tablet nutzen möchte, muss auf jeden Fall Office-365-Kunde sein.

• Außerdem richten sich die kostenlosen App-Versionen laut Microsoft ausschließlich an Privatanwender – die kommerzielle Nutzung der Office-Anwendungen ist nur im Rahmen eines Office-365-Business-Abos erlaubt.

 

Systemvoraussetzungen für Microsoft Office Mobile

Ohne die richtige Technik läuft nichts: Wer ein betagtes Gerät verwendet, kann die mobilen Microsoft-Office-Anwendungen unter Android nicht verwenden. Deshalb sollten vorab die Systemvoraussetzungen der Office-Apps mit dem eigenen Android-Smartphone oder Tablet abgeglichen werden:

• Als Betriebssystem muss Android 4.4 oder höher installiert sein.
• In dem jeweiligen Gerät sollte ein ARM- oder Intel-x86-Prozessor verbaut sein.
• Außerdem verlangen die App-Versionen von Word, Excel und PowerPoint unter Android 1 Gigabyte oder mehr Arbeitsspeicher (RAM).

 

Wer Office Mobile mit einem iPad oder iPhone nutzen möchte, muss folgende technische Voraussetzungen erfüllen:

• Als Betriebssystem muss iOS 8.0 oder höher installiert sein.
• Für einige Office-Funktionen – etwa für das Multi-Tasking mit Word – ist mindestens iOS 9 erforderlich.

 

Bildquelle: © Microsoft

Profi-Alternativen: Diese Büro-Programme ersetzen Microsoft Office

Welche Alternativen zu Microsofts Office empfehlen sich für den Business-Einsatz? Eine schwierige, heißdiskutierte Frage. Viele Gratis-Programme wie OpenOffice und LibreOffice eignen sich für private Nutzer vorzüglich, fallen aber für die professionelle Nutzung aufgrund von Kompatibilitätsproblemen mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien aus. Andere Büroprogramme eignen sich besser: Die folgenden drei preisgünstigen Office-Herausforderer können die teure Microsoft-Suite am Arbeitsplatz ersetzen.

 

SoftMaker Office – das Profi-Büropaket made in Germany

SoftMaker mit Sitz im bayerischen Nürnberg bietet gleich mehrere preisgünstige Office-Suiten an, die auch für den geschäftlichen Einsatz konzipiert sind. Der Anbieter verspricht, dass sein Büroprogramm rasend schnell sei und „Microsoft-Office-Dokumente so originalgetreu wie Microsoft Office selbst“ darstellen würde.

Laut einem Test des „PC-Magazins“ löst das aktuelle Softmaker-Paket dieses Versprechen ein. Zitat: „Hohe Leistung, außerordentliche Kompatibilität zu einem günstigen Preis und ein guter Hersteller-Support machen Softmaker Office 2016 auch für den professionellen Einsatz in Firmennetzwerken interessant.“ Und auch Fachmagazine wie „c’t“, „PC Go“, „Chip“ und „Toms Networking Guide“ stellen dem Microsoft-Office-Herausforderer gute bis sehr gute Noten für die Büroarbeit aus.

Hier die verschiedenen Softmaker-Office-Versionen im Überblick:

 

• FreeOffice: Die kostenlose Office-Alternative beinhaltet die Programme TextMaker (Textverarbeitung), PlanMaker (Tabellenkalkulation) sowie Presentations (Präsentationen) und läuft auf Windows- und Linux-PCs. Einzige Einschränkung: Dokumente können nicht im Microsoft-Office-Dateiformat abgespeichert werden – nur das Öffnen und Bearbeiten ist möglich.

• SoftMaker Office 2016: Die Standard-Version kostet 69,95 Euro, erlaubt das Speichern von allen aktuellen Microsoft-Office-Formaten (DOC, XLS, PPT, DOCX, XLSX und PPTX) und enthält außerdem eine angepasste Version des E-Mail-Programms Thunderbird. Das Programm darf auf insgesamt drei Computern desselben Nutzers oder Unternehmens verwendet werden.

• SoftMaker Office Professional 2016: Für 99,95 Euro enthält die Pro-Version obendrein eine integrierte Rechtschreibprüfung sowie mehrere Wörterbücher von Duden und Langenscheidt (Duden-Korrektor, Deutsches Universalwörterbuch, Großes Fremdwörterbuch, vier weitere Wörterbücher). Auch die Pro-Variante ist für die Nutzung auf drei PCs lizensiert.

• SoftMaker Office Mobile: Die Gratis-Version für Android-Smartphones zeigt laut Hersteller alle Office-Dokumente so an, wie sie auf dem PC aussehen. Für die Pro-Variante Softmaker Office HD sind 22,99 Euro fällig – sie bietet den vollen Funktionsumfang der PC-Version auch auf größeren Android-Tablet-Displays.

 

Was Kaufinteressierte unbedingt wissen sollten: MS-Office-Add-ons und Makros werden nicht unterstützt. Wer darauf jedoch nicht angewiesen ist, erhält die wohl ausgereifteste Microsoft-Office-Alternative überhaupt – für einen relativ kleinen Preis.

 

Googles Online-Office-Alternative: Docs, Tabellen und Präsentationen

Jeder der ein Android-Gerät sein Eigen nennt oder Gmail nutzt, verfügt automatisch auch über ein Google-Konto. Und hat damit auch Zugriff auf Google Drive mit seinen fünf kostenlosen Office-Web-Anwendungen:

 

• Google Docs – für Textverarbeitung (kompatibel mit Word-Dateien)
• Google Tabellen – für Tabellenkalkulation (kompatibel mit Excel-Dateien)
• Google Präsentationen – für das Erstellen von Präsentationsfolien (kompatibel mit PowerPoint-Dateien)
• Google Formulare – für das Erstellen von Umfragen
• Google Zeichnungen – für das Erstellen von Grafiken

 

Googles Office-Anwendungen werden nicht installiert, sondern online via Webbrowser abgerufen. Die Vorteile: Google Docs ist kostenlos, überall verfügbar und synchronisiert sich automatisiert. Die Dateien lagern in der Google-Cloud (jeder Konto-Inhaber verfügt über 15 Gigabyte kostenlosen Online-Speicherplatz) – sie lassen sich aber auch auf die Festplatte kopieren und offline bearbeiten.

Für Unternehmen bietet sich Google Drive for Work an. Für acht Euro pro Monat und Nutzer bietet es unbegrenzten Cloud-Speicher.

 

Thunderbird – der kostenlose Outlook-Ersatz

Mit Thunderbird kann Microsofts Outlook ersetzt werden. Das ist für alle Anwender interessant, die eine alternative Bürosoftware ohne Mailprogramm nutzen – oder eine Microsoft-Office-Version ohne Outlook.

Das bewährte E-Mail-Programm von Mozilla kostet nichts und bietet zahlreiche Funktionen: Die Freeware lässt sich – nach dem gleichen Prinzip wie Mozillas Webbrowser Firefox – mit Add-Ons beliebig ausbauen. So ermöglicht etwa die Kalender-Erweiterung Lightning das Erstellen, Verwalten und Teilen von Terminen.

Außerdem gestaltet sich die Einrichtung von Mail-Konten kinderleicht und schnell: Benötigte Serverdaten zum Empfangen und Senden von E-Mails (POP3, IMAP und SMTP) lädt Thunderbird eigenständig aus dem Netz.

 

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Excel-Tabelle in Word einfügen und verknüpfen – so geht’s ruckzuck

Word und Excel stammen beide aus der Microsoft-Softwareschmiede – die Folge: Die beiden mächtigen Office-Tools sind darauf programmiert, miteinander zu kooperieren. Inhalte aus der Tabellenkalkulation lassen sich problemlos in die Textverarbeitung integrieren – und automatisiert synchronisieren. Hier eine Anleitung, wie Sie eine Excel-Tabelle nach Word kopieren.

 

Excel-Tabelle in Word einfügen – markieren, kopieren, einfügen, fertig

Wer eine Excel-Tabelle in Word einfügen möchte, muss sie in der Tabellenkalkulationssoftware auswählen, kopieren und anschließend im Word-Dokument einfügen.

Und das geht unter Excel und Word 2013 so (in den Versionen 2010 nur geringfügige Abweichungen):

1. Zunächst die gewünschte Excel-Tabelle markieren – per gedrücktem linken Mausklick können die enthaltenen Felder ausgewählt werden.
2. Dann per Rechtsklick auf die Auswahl das Kontextmenü öffnen und dort „Kopieren“ anklicken (alternativ funktioniert auch die Tastenkombination „Strg+C“).
3. Jetzt das Word-Dokument öffnen und zunächst mit der linken Maustaste auf die Stelle klicken, wo die Excel-Tabelle eingefügt werden soll.
4. Dort per Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und per „Einfügeoptionen“ > „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“ die Excel-Elemente einfügen (alternativ funktioniert auch die Tastenkombination „Strg+V“).

Fertig – jetzt wurde die Excel-Tabelle nach Word kopiert und kann in dem Schreibprogramm weiter bearbeitet werden.

Einziges Manko bei diesem Vorgehen: Werden Daten in der Quell-Tabelle von Excel geändert, ändert sich in der Word-Kopie nichts. Wer beide synchron halten möchte, muss die Excel-Tabelle anders in Word einfügen.

 

Excel-Tabelle in Word einfügen mit Verknüpfung

Wie lässt sich eine Excel-Tabelle mit einer Word-Tabelle verknüpfen? So, dass Änderungen in der Excel automatisiert auch in der Word-Tabelle übernommen werden?

Das geht folgendermaßen:

1. Wie in obiger Anleitung beschrieben die Excel-Tabelle in Word einfügen – mit einem Unterschied: Wählen Sie unter „Einfügeoptionen“ im Kontextmenü „Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten“.
2. Wenn die verknüpfte, ursprüngliche Excel-Tabelle nun geändert und gespeichert wird, werden die Änderungen automatisch auch in der Tabelle im Word-Dokument übernommen.

 

Allerdings: In Word lässt sich jetzt nur noch die Tabellengröße verändern – inhaltliches Bearbeiten geht nicht mehr. Doch nach einem Doppelklick auf die Tabelle öffnet sich wie von Geisterhand die verknüpfte Excel-Quelldatei und kann sodann nach Belieben editiert werden.

 

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Anleitung: Word-Rechtschreibprüfung ausschalten – und wiederherstellen

Die Word Rechtschreibprüfung hilft Microsoft Office-Anwendern, den eigenen Text auf Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik zu überprüfen. Viele Microsoft Office-Nutzer möchten in bestimmten Situationen jedoch die Rechtschreib- und Grammatikprüfung ausschalten, etwa wenn zwei verschiedene Sprachen innerhalb eines Dokuments verwendet werden. Manchmal funktioniert die Rechtschreibprüfung aber auch nicht verlässlich und soll zur Text Kontrolle wiederhergestellt werden. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen.

 

So können Sie die Word-Rechtschreibprüfung ausschalten

Wer die Word-Rechtschreibprüfung deaktivieren möchte, muss sich durchs Menü navigieren – wir zeigen, wie es in Word 2013 funktioniert (unter Version 2010 und 2007 sind geringfügige Abweichungen möglich):

1. Starten Sie Word.
2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste zunächst auf den Reiter „Datei“.
3. Dort auf der linken Seite unten auf „Optionen“.
4. Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf der linken Seite auf „Dokumentenprüfung“, um zu Microsofts Word-Einstellungen für die automatische Rechtschreibprüfung zu gelangen.
5. Die „Dokumentenprüfung“-Einstellungen sind in vier Bereiche unterteilt – um die Rechtschreibprüfung auszuschalten, klicken Sie auf „Bei der Rechtschreib- und Grammatik-Korrektur in Word“.
6. Entfernen Sie die folgenden Häkchen vor den gewünschten Einträgen (etwa „Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen“, „Kontextbezogene Rechtschreibung verwenden“, „Grammatikfehler während der Eingabe markieren“ und „Grammatik zusammen mit Rechtschreibung überprüfen“. Das Häkchen vor „Lesbarkeitsstatistik anzeigen“ ist standardmäßig meist nicht gesetzt.
7. Jetzt klicken Sie zum Bestätigen der getroffenen Einstellungen auf „OK“ – und die Word-Rechtschreibprüfung ist künftig in allen Dokumenten deaktiviert.

 

 

So reparieren Sie eine fehlerhafte Word-Rechtschreibprüfung

Manchmal wäre die Rechtschreibprüfung hilfreich, doch Microsoft Word streikt und zeigt keine Korrekturvorschläge an.

Dann sollten Sie auf Fehlersuche gehen – hier einige Lösungsvorschläge für häufige Probleme:

• Prüfen Sie, ob in den „Dokumentenprüfung“-Einstellungen ein Häkchen vor „Rechtschreibung und Grammatik nicht überprüfen“ gesetzt wurde – wenn dort das Häkchen gesetzt wurde, ist die Word-Rechtschreibprüfung abgeschaltet.
• Prüfen Sie, ob die aktuelle Sprache der Rechtschreibprüfung richtig eingestellt ist – die Englisch-Korrektur etwa kann mit deutschen Texten nichts anfangen.
• Prüfen Sie, ob die Rechtschreibprüfung in mehreren Sprachen gleichzeitig durchgeführt wird – das kann dazu führen, dass Fehler nicht markiert werden.
• Wenn Sie unbedingt zwei Sprachen aktivieren möchten, stellen Sie die häufiger verwendete Sprache in der Rechtschreibprüfung als Standard aus.

 

 

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Digitale Unterschrift in Outlook, Word und PDF einfügen – so geht‘s

Immer häufiger werden digitale Unterschriften in E-Mails, PDF- oder Word-Dokumenten benötigt. Wie werden sie schnell und professionell erstellt? Und welche Rechtsgültigkeit besitzen sie?

 

Digitale Unterschrift in Outlook erstellen

In Microsofts Mail-Programm Outlook lassen sich schnell und komfortabel digitale Unterschriften erstellen. Anschließend kann die professionelle Signatur in E-Mails, Word- oder PDF-Dokumente kopiert werden.

So gehen Sie in Outlook 2010 vor (unter 2013 geringfügige Abweichungen):

• In Outlook eine neue Nachricht öffnen und in das Nachrichten-Textfeld klicken.
• Jetzt den Menüpunkt „Freihandeingabe“ wählen (zu finden entweder in der Multifunktionsleiste unterhalb der Reiter „Nachricht, Einfügen, Optionen, Text formatieren“ oder nach manueller Aktivierung, indem per rechter Maustaste neben die Menüreiter geklickt wird und dann ein Häkchen bei „Multifunktionsleiste anzeigen“ gesetzt wird).
• Jetzt in das neu geöffnete linierte Feld die eigene Unterschrift mit der Maus schreiben (wer einen Touchscreen nutzt, kann Stift oder Finger verwenden)

 

Digitale Unterschrift in PDF-Dokumente einfügen

PDF-Dokumente können Sie direkt per Maus, Finger oder Stylus digital unterschreiben.

Und so funktioniert‘s:

• Das kostenlose PDF-Tool „PDF-XChange Viewer“ runterladen und installieren.
• Das gewünschte PDF-Dokument mit dem installierten Tool öffnen.
• Im PDF-XChange Viewer unter „Werkzeuge“ > „Anmerkungen“ > „Stift“ die Funktion „Palette mit Anmerkungsstilen zeigen“ auswählen.
• Nach Vorliebe Farbe, Liniendicke sowie Deckkraft des Stifts einstellen.
• Dann per Maus (auf Touchscreens per Stylus oder Finger) die eigene digitale Unterschrift in das Dokument schreiben.
• Jetzt das unterschriebene PDF-Dokument speichern – unter „Datei“ > „Speichern unter“.

 

Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Eine auf Papier niedergeschriebene Unterschrift ist rechtsgültig – doch bei digitalen Unterschriften sieht es anders aus: Sobald die Unterschrift oder das unterschriebene Dokument durch Einscannen oder Fotografieren digitalisiert wird, erlischt die Rechtsgültigkeit.

Es gilt: Wenn ein Gesetz oder ein Vertragsbestandteil eine Unterschrift in Schriftform verlangt, sind digitale Unterschriften ungültig. Eine Ausnahme kann in der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur bestehen, die der Gesetzgeber in einigen Fällen als Ersatz für die handschriftliche Signatur anerkennt. Sie kann beispielsweise bei der Deutschen Post erstellt werden.

In der Praxis – etwa in Bewerbungen oder persönlichen Anschreiben – kann eine einfache digitale Unterschrift dennoch gewünscht und überaus hilfreich sein.

Weitere Tipps zu diesem Thema haben wir im Blog von office discount gefunden.

 

 

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