Kategorie: Office Tools

Digitale Unterschrift in Outlook, Word und PDF einfügen – so geht‘s

Immer häufiger werden digitale Unterschriften in E-Mails, PDF- oder Word-Dokumenten benötigt. Wie werden sie schnell und professionell erstellt? Und welche Rechtsgültigkeit besitzen sie?

 

Digitale Unterschrift in Outlook erstellen

In Microsofts Mail-Programm Outlook lassen sich schnell und komfortabel digitale Unterschriften erstellen. Anschließend kann die professionelle Signatur in E-Mails, Word- oder PDF-Dokumente kopiert werden.

So gehen Sie in Outlook 2010 vor (unter 2013 geringfügige Abweichungen):

• In Outlook eine neue Nachricht öffnen und in das Nachrichten-Textfeld klicken.
• Jetzt den Menüpunkt „Freihandeingabe“ wählen (zu finden entweder in der Multifunktionsleiste unterhalb der Reiter „Nachricht, Einfügen, Optionen, Text formatieren“ oder nach manueller Aktivierung, indem per rechter Maustaste neben die Menüreiter geklickt wird und dann ein Häkchen bei „Multifunktionsleiste anzeigen“ gesetzt wird).
• Jetzt in das neu geöffnete linierte Feld die eigene Unterschrift mit der Maus schreiben (wer einen Touchscreen nutzt, kann Stift oder Finger verwenden)

 

Digitale Unterschrift in PDF-Dokumente einfügen

PDF-Dokumente können Sie direkt per Maus, Finger oder Stylus digital unterschreiben.

Und so funktioniert‘s:

• Das kostenlose PDF-Tool „PDF-XChange Viewer“ runterladen und installieren.
• Das gewünschte PDF-Dokument mit dem installierten Tool öffnen.
• Im PDF-XChange Viewer unter „Werkzeuge“ > „Anmerkungen“ > „Stift“ die Funktion „Palette mit Anmerkungsstilen zeigen“ auswählen.
• Nach Vorliebe Farbe, Liniendicke sowie Deckkraft des Stifts einstellen.
• Dann per Maus (auf Touchscreens per Stylus oder Finger) die eigene digitale Unterschrift in das Dokument schreiben.
• Jetzt das unterschriebene PDF-Dokument speichern – unter „Datei“ > „Speichern unter“.

 

Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Eine auf Papier niedergeschriebene Unterschrift ist rechtsgültig – doch bei digitalen Unterschriften sieht es anders aus: Sobald die Unterschrift oder das unterschriebene Dokument durch Einscannen oder Fotografieren digitalisiert wird, erlischt die Rechtsgültigkeit.

Es gilt: Wenn ein Gesetz oder ein Vertragsbestandteil eine Unterschrift in Schriftform verlangt, sind digitale Unterschriften ungültig. Eine Ausnahme kann in der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur bestehen, die der Gesetzgeber in einigen Fällen als Ersatz für die handschriftliche Signatur anerkennt. Sie kann beispielsweise bei der Deutschen Post erstellt werden.

In der Praxis – etwa in Bewerbungen oder persönlichen Anschreiben – kann eine einfache digitale Unterschrift dennoch gewünscht und überaus hilfreich sein.

Weitere Tipps zu diesem Thema haben wir im Blog von office discount gefunden.

 

 

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Schritt für Schritt: So nutzen Sie Kalender auf PC und Smartphone

Termine eintragen, Teilnehmer einladen, Besprechungen zusagen: All das funktioniert heute reibungslos über die entsprechenden Kalenderfunktionen im elektronischen Terminplaner. Doch viele Arbeitnehmer wechseln vom PC zum Laptop, wenn sie unterwegs sind, oder zum Smartphone, wenn sie in der Besprechung sitzen. Auch auf diesen Geräten sollen alle Termine jederzeit greifbar sein.

 

Termine auf allen Plattformen synchronisieren

Umso mehr gilt dies für Selbstständige und Freiberufler. Die zuverlässige Synchronisation der Termine auf allen Plattformen ist für sie unverzichtbar. Denn sie können nicht auf eine IT-Abteilung zugreifen, die ihnen bei Problemen hilft. Sie können sich nicht auf freundliche Kollegen verlassen, die sie an das anstehende Meeting erinnern.

Die Entscheidung, welches Ihr führendes (oder einziges) Kalender-Programm ist, hängt sehr von der Ausstattung ab. Eingefleischte Apple-Nutzer synchronisieren ihren Mac mit dem iPhone über die Apple-Software und müssen vielleicht nur noch den Laptop fürs Wohnzimmer mit einer App versorgen.

Wer sich in der Windows-Welt bewegt, erreicht die Synchronisation für alle Geräte über Outlook. Doch was tun, wenn Sie sich weder ausschließlich in der Apple-Welt noch hauptsächlich im Windows-Universum bewegen?

 

Tipps für die gängigsten Synchronisationsprobleme mit dem Google-Kalender

Google stellt mit dem Google-Kalender ein bedienungsfreundliches Programm bereit, das über die Cloud synchronisiert und Schnittstellen zu fast allen Betriebssystemen bietet. Der plattformübergreifende Klassiker ist daher für viele Nutzer der Kalender der Wahl. Und so gehen Sie vor:

• Die Synchronisation mit Android erfolgt über eine eigene Google-App (im Google Play Store als „Google Kalender“).
• iOS- und Mac-Nutzer laden die Termine des Google-Kalenders in die Mac-eigenen Kalender. Dazu fügen sie in Kalender-Einstellungen einen Account „Google“ hinzu und bestimmen, wie oft Apple-Kalender und Google-Kalender synchronisiert werden sollen.
• Etwas komplizierter ist die Synchronisation für Windows-Nutzer. Sie erfolgt über den Mozilla Thunderbird. Dazu müssen Sie die Erweiterung „Lightning“ installieren, sie fügt die Kalenderansicht hinzu. Zum Synchronisieren mit dem Google-Kalender wird ein weiteres Add-on benötigt: der „Provider für Google Calendar“. Dann aktivieren Sie Google als neuen Kalender. Alle Änderungen vom Desktop oder im Google-Kalender werden nun synchronisiert.
• Ihren Outlook-Kalender können Sie nicht mehr über die Konfiguration mit dem Google-Kalender synchronisieren, Google hat das entsprechende Tool eingestellt. Daher ist der einfachste Weg (wenn man nicht Termine exportieren und importieren möchte) ein kostenloses Tool für die Synchronisation, zum Beispiel Outlook Google Calendar Sync.

 

Alternativen zum Google-Kalender

Wenn Sie nicht auf Google als Ihren Hauptkalender setzen, gibt es zahlreiche Alternativen: Ein kostenloser Kalender, der sich über eigene Apps gut mit iOS und Android synchronisieren lässt, ist der Sunrise Calendar. Leider ist die Oberfläche nur auf Englisch erhältlich. Weniger geeignet ist Sunrise allerdings für Windows-User.

Wer sich eher in der Mac-Umwelt bewegt, kann den Apple-eigenen iCal über das Cloud-Programm iCloud auch mit Android-Geräten synchronisieren. Kostenlose Varianten sind allerdings Mangelware, hier werden kostenpflichtige Apps empfohlen.

Der Termin-Abgleich des icloud-Kalenders mit den Windows-Programmen lässt sich in der Windows-10-Kalender-App konfigurieren: Fügen Sie einfach den icloud-Kalender als zusätzlichen Kalender hinzu. Dann geben Sie dem Windows-Kalender die Erlaubnis, auf die Informationen zuzugreifen –schon steht die Synchronisation.

Beachten Sie auf Ihrem Smartphone auch die Synchronisationseinstellungen. Eine ständige Synchronisation kann den Akku unnötig belasten – wählen Sie lieber ein Zeitintervall oder die Push-Einstellung. Dann werden die Termine direkt bei einer Änderung auf Ihrem Zweitgerät aktualisiert.

 

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Excel: So fixieren Sie Zeilen und Spalten, um sich das Scrollen zu sparen

Alltäglich schlagen sich weltweit Millionen Büroarbeiter und Studenten mit ellenlangen Excel-Tabellen herum. Schnell verliert man in Microsofts Tabellenkalkulation die Übersicht – vor allem, wenn sich bestimmte Zeilen oder Spalten beim Scrollen nicht mitbewegen. Wie lassen sie sich fixieren, damit sie immer angezeigt werden?

 

Oberste Excel-Zeilen oder -Spalten fixieren

Enthält Ihre Tabelle Zeilen mit Überschriften oder Attributen? Dann sollten die Zeilen in Excel fixiert werden – das sorgt für eine erheblich bessere Übersichtlichkeit.

Je nach Excel-Version 2010 oder 2013 heißt die entsprechende Funktion „Fenster fixieren“ oder „Fenster einfrieren“ – doch das Vorgehen ist nahezu identisch:

1. Im Menüreiter „Ansicht“ findet sich der Menüpunkt „Fenster fixieren“ (oder „Fenster einfrieren“).
2. Wird er angeklickt, kann gewählt werden, ob die oberste Spalte oder oberste Zeile fixiert wird.
3. Nach einem Klick auf die gewünschte Auswahl ist die Fixierung aktiviert.

 

Mehrere Excel-Zeilen oder -Spalten fixieren

Wer gleich mehrere Spalten fixieren möchte, muss zunächst mit dem Cursor die jeweilige Spalte vor oder nach der zu fixierenden Spalten markieren.

Wer beispielsweise die beiden ersten Spaltenüberschriften A und B fixieren möchte, geht folgendermaßen vor:

1. Auswählen der Spalte C (die direkt nach den zu fixierenden Spalten A und B liegt).
2. Dann den Punkt „Fenster fixieren“ im gleichnamigen Menü „Fenster fixieren“ auswählen.
3. Jetzt sind die Spalten A und B fixiert  – und beim Scrollen dauerhaft sichtbar.

Bei Zeilen folgt die Vorgehensweise dem gleichen Prinzip: Wird die Zeile 6 markiert, werden die Zeilen 1 bis 5 fixiert.

 

Bestimmte Excel-Zeilen und -Spalten fixieren

Möchten Sie gleichzeitig die Zeilen 1 bis 5 sowie die Spalten A und B fixieren? Kein Problem – so wird es gemacht:

1. Erst per Mausklick das Excel-Feld C6 markieren.
2. Dann auf „Fenster fixieren“ klicken – schon sind die Zeilen 1 bis 5 sowie die Spalten A und B fixiert.

 

Fixierung wieder rückgängig machen

Wer aktivierte Fixierungen von Zeilen und Spalten rückgängig machen möchte, geht so vor:

1. Unter dem Menüreiter „Ansicht“ aus „Fenster fixieren“ klicken.
2. Dort auf „Fixierung aufheben“ klicken (erscheint dort anstelle von „Fenster fixieren“).
3. Nun sind sämtliche Fixierungen deaktiviert.

 

 

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Screenshots machen und verschönern – So geht‘s am Windows-Rechner

Screenshots haben viele Vorteile: Durch sie werden Präsentationen anschaulicher, Feedback und Fehlerdokumentationen werden konkreter und Bilder, die sich nicht anders ablegen lassen, können so einfach gespeichert werden. Einen Screenshot zu erstellen ist für Windows-Nutzer kein Hexenwerk – per Tastenkombi oder „Snipping Tool“ ist das Bildschirmfoto schnell erstellt und leicht bearbeitet. Hier ein paar Praxistipps.

 

Screenshot per Tastenkombination erstellen

Ohne ein spezielles Programm zu benutzen, lassen sich bei Windows Screenshots mit Tastenkombination erstellen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

• Screenshot des gesamten Bildschirms erstellen: Taste Druck
• Screenshot des aktuellen Fensters: Tasten Alt und Druck

Welche Art von Screenshot auch erstellt wird: Windows speichert das Bild in der Zwischenablage. Mit der Tastenkombination Strg + V lässt sich der Screenshot dann in verschiedene Programme einfügen, zum Beispiel direkt in das Word-Dokument oder die Power Point-Präsentation.

Dort sind dann auch weitere Bearbeitungen möglich: Zuschnitt, Rahmen, Färbungen und weitere Effekte stehen zur Verfügung. Mit etwas Geschick lassen sich im Zeichenprogramm Paint auch noch Pfeile oder Kringel hinzufügen, bevor man das Bild abspeichert.

Tipp: Auf einigen Tastaturen heißt die Druck-Taste auch „druck s-abf“ oder „prt sc“.

 

Screenshots mit dem „Snipping Tool“

Das in Windows enthaltene „Snipping Tool“ ist eine weitere komfortable Möglichkeit, Screenshots zu erstellen und zu speichern. Denn damit lässt sich das Bildschirmfoto auch gleich bearbeiten. Das mit mehr Funktionen ausgestattete „Snipping Tool Plus“ kann gratis auf „Chip.de“ als Freeware oder über andere sichere Quellen installiert werden.

Und so gelingt der Screenshot mit dem „Snipping Tool“:

1. In dem zunächst kleinen Fenster auf „Neu“ klicken.
2. Es legt sich eine Art Schleier über den gesamten Bildschirm. Mit dem Auswahlkreuz bei gedrückter Maustaste den Bildausschnitt auswählen, der später im Screenshot zu sehen sein soll.
3. Maustaste an der gewünschten Stelle wieder loslassen. Der ausgewählte Bereich öffnet sich im Arbeitsbereich des „Snipping Tools“ als Bild.
4. Hier lässt sich der Screenshot je nach Wunsch (ob jpeg-, png- oder ein anderes Format) nun als Datei abspeichern, in die Zwischenablage kopieren, per E-Mail versenden oder bearbeiten. Dafür hält das Tool verschiedene Stift-Werkzeuge bereit.

Tipp: Beim „Snipping Tool“ für Windows 10 lässt sich eine Verzögerung einstellen. Dann erscheint das Auswahlkreuz für die Screenshot-Erstellung erst nach der Sekundenanzahl, die man ausgewählt hat.

 

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Office 2016: 10 neue Funktionen in Microsofts neuestem Büropaket

Microsoft Office 2016 für Einzelnutzer startet im September 2015, Unternehmen können ihre neuen Volumenpakete im Oktober installieren. Wir haben das Office-Paket unter die Lupe genommen: Die große Revolution bleibt aus. Microsoft setzt auf Evolution, modernisiert die Klassiker Excel, Word, Powerpoint und Outlook behutsam und integriert die Büro-Suite mit dem Internet und verschiedenen Endgeräten.

Dies sind die wesentlichen neuen Features der Office-Suite:

 

Bessere Cloud-Anbindung

Mit Office 2016 werden alle Dokumente automatisch im Netz gespeichert, und zwar auf Microsofts Cloud-Speicher OneDrive.

 

Universal-Apps

Anwender können Word Mobile, Excel Mobile und Powerpoint Mobile für ihre mobilen Endgeräte herunterladen. Diese Universal Apps laufen unter Windows 10 auf dem Desktop und unter Windows 10 Mobile auf Smartphones und Tablets. Die Programmfunktionen stehen in den Apps nicht im vollen Umfang zur Verfügung, reichen für den durchschnittlichen Gebrauch aber aus.

 

Office-Assistent

Ein Suchfeld in zentraler Position mit direktem Draht zu Hilfethemen. Diese dezente Unterstützung hat nichts mit „Clippy“ aus früheren Office-Zeiten zu tun – der neue Assistent hilft tatsächlich, sich in den zahllosen Funktionen zurechtzufinden.

 

Word-Bilder

Internet-Bilder lassen sich ohne Zwischenspeicherung in Dokumente einbinden, und eine Orientierung dreht das Bild in die richtige Position.

 

Word-Übersetzung

Das Add-on Bing-Translator übersetzt Texte fast in Echtzeit in eine andere Sprache.

 

Outlook-Aufräumfunktion

Im E-Mail-Programm hilft „Clutter“, den Posteingang aufzuräumen; das Anhängen von Dokumenten wird spürbar erleichtert.

 

Theme-Gestaltung

Microsoft führt Farbmuster („Themes“) ein, mit denen sich Excel, Word und Powerpoint farblich unterscheiden.

 

Websuche

Eine intelligente Websuche ist direkt in Word, Excel und Powerpoint integriert.

 

Office mobile

Die Office-Programme lassen sich auf mobilen Geräten besser steuern. Über die Universal-Apps ist die Steuerung mit dem Finger oder mit einem Stift präziser als zuvor.

 

Excel-Neuerungen für Profis

Trendberechnungen und Zeitreihenanalysen sind in neuen Funktionen zusammengefasst und gelingen mit wenigen Klicks.

Insgesamt ist der Klassiker der Bürosoftware verbessert und geglättet, ohne dass die Nutzer sich in ihrer täglichen Arbeit zu sehr umgewöhnen müssten. Eher bringt das neue Paket echte Erleichterungen und Effizienzgewinne: Die Zusammenarbeit im Team fällt leichter, die Vernetzung mit dem Internet wird zum Standard. Noch dazu arbeiten alle Programme schneller als je zuvor.

 

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Alles perfekt festgehalten: Notiz Apps für iPhone und Android

Zu den kleinen Tools, die mein Gedächtnis entlasten und mir damit ebenso den Arbeits- wie den privaten Alltag erheblich erleichtern, gehören Notizblock Apps. Im Gegensatz zu Apps mit To do-Listen beschränkt sich ihr Funktionsumfang nicht auf das Anlegen und Verwalten von Aufgaben. Vielmehr können sie Geistesblitze, Merkzettel, Einkaufs- oder Bücherlisten, Lesezeichen, Fotos und viele weitere Dateien sichern und teilweise sogar Sprachmemos aufnehmen. Per Cloud werden die Daten auf einem Online-Server gespeichert und lassen sich von Smartphone, PC, Laptop oder Tablet abrufen. Vor mehr als vier Jahren habe ich bereits OneNote und Evernote als die beiden am häufigsten verwendeten Programme im Vergleich gegenübergestellt. Heute möchte ich Ihnen drei weitere Notizblock Apps präsentieren.

Google Notizen

Der kostenlose Google Notizdienst Keep, hierzulande als Google Notizen bekannt, ist eine schlichte App ohne Schnickschnack für simple Notizen und Listen. Farbenfroh, aber minimalistisch gehalten, können Sie die Notizen zur besseren Übersicht farbig markieren, mit Labels versehen und gruppieren. Außerdem kann man einzelne Notizen für andere Nutzer freigeben. Die App bietet neben Aufgabenlisten Funktionen wie Schlagworte sowie eine Unterstützung für Fotos und Audiodateien. Texte lassen sich auf Wunsch diktieren; die Suchfunktion berücksichtigt auch Text in Fotos.

Praktisch sind vor allem die ortsbezogenen Erinnerungen, die nicht nur an einen bestimmten Zeitpunkt, sondern auch an einen bestimmten Ort geknüpft sind. Vergessen Sie zum Beispiel immer wieder, nach der Arbeit Milch aus dem Supermarkt mitzubringen, können Sie sich vor Ort daran erinnern lassen. Erledigte Einträge werden durchgestrichen dargestellt, Icons in der Taskleiste erinnern an die aktuell ausstehenden Termine. Außerdem lässt sich jeder Notiz ein Titelbild hinzufügen. Bis vor wenigen Wochen nur für Android und im Browser verfügbar, gibt es Google Notizen nun auch als iOS-App für iPhone und iPad.

Memonic

Die noch relativ neue Notizzettel App Memonic für Smartphone und Tablet ist gleichzeitig ein Web Clipper, mit dem sich Notizen erstellen sowie Webinhalte und Webseiten speichern lassen, um sie später zu lesen. Mit der kostenlosen App für iPhone und iPad sowie Android können Sie schnell Notizen schreiben und verwalten. Nach dem Start von Memonic werden Sie zuerst um eine Neuanmeldung mit Eingabe Ihrer Zugangsdaten gebeten. Diese werden benötigt, um die gespeicherten Daten mit dem Onlineserver des Dienstes zu synchronisieren und anschließend auf jedem gewünschten Gerät zur Verfügung zu stellen. Die App lässt sich aber auch ohne Synchronisation − dann allerdings nur auf einem Gerät − nutzen. Sämtliche Notizen können Sie auch offline bearbeiten.

Auf einer gut strukturierten Übersichtsseite lassen sich neue Notizen erstellen, Fotos aufnehmen, neue Ordner anlegen oder Personengruppen verwalten. Memos in Textform oder Fotos können mit Tags versehen und in verschiedenen Gruppen und Ordnern gespeichert werden, um sie thematisch zu ordnen. Im Einstellungsmenü können Sie unter anderem Synchronisationseinstellungen vornehmen und die maximale Fotogröße verändern. Außerdem können Sie für 22 Euro jährlich zusätzlichen Speicherplatz für eine unbegrenzte Anzahl von Notizen und Gruppen kaufen.

Extensive Notes – Notepad

Einen besonders großen Funktionsumfang bietet Extensive Notes – Notepad. Mit der vollwertigen, digitalen Notizblock App lassen sich bequem Notizen und To-Do-Listen anlegen sowie mit Dateianhängen, Tags oder Barcodes versehen. Sämtliche Notizen werden online gesichert und lassen sich über soziale Netzwerke mit Freunden oder Kollegen teilen. Notepad bietet nicht nur ein Schreibprogramm mit gängigen Funktionen wie das Einfügen von Bildern oder einer Textformatierung, sondern diverse nützliche Features. So gehören zum Beispiel ein Taschenrechner, ein Passwortgenerator, diverse Währungs- und Einheitenrechner sowie erstaunlicherweise auch ein BMI-Rechner zum Funktionsumfang.

Leider nur für Android gibt es die App in einer kostenlosen Version sowie als Extensive Notes Pro – Notepad für 2,19 Euro. Die kostenlose Variante halte ich allerdings für vollkommen ausreichend.

Mit welcher Notizbuch App arbeiten Sie? Ich freue mich auf weitere Tipps und Empfehlungen.

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Outlook-Tricks (Teil 4): So können Sie Kalender hinzufügen und teilen

Mit Outlook, dem E-Mail-Service von Microsoft, lassen sich natürlich nicht nur E-Mails verschicken: In einem vorherigen Artikel haben wir Ihnen bereits gezeigt, wie man Kontaktinformationen aus Onenote in Outlook übernehmen kann. Die Kalenderfunktionen ermöglichen auch eine vereinfachte Terminabsprache für Privat- und Geschäftsleute. Genauso wie man mit Outlook verschiedene E-Mail-Adressen managen kann, lassen sich auch verschiedene Kalender für den jeweiligen Nutzen erstellen. Gibt man seinen Kalender für andere Personen wie Mitarbeiter und Kollegen frei, können Termine noch viel einfacher abgesprochen werden.

 

Trick 1: Verschiedene Outlook-Kalender anlegen

Fügt man weitere Kalender hinzu, kann man mit Outlook beispielsweise seine privaten und seine geschäftlichen Termine separat verwalten und beispielsweise Feiertage berücksichtigen. Und so erstellt man weitere Kalender in Microsoft Office Outlook 2013:

1. Im Outlook-Programm den Reiter „Kalender“ auswählen.
2. Registerkarte „Ordner“ auswählen und unter „Neu“ auf „Neuer Kalender“ klicken.
3. Namen für den neuen Kalender eingeben (z.B. „Kalender 2016“) und den Speicherort auswählen.
4. Nach dem Bestätigen durch einen Klick auf „OK“ wird der neue Kalender wie gewohnt in der Navigation angezeigt.

 

Trick 2: Outlook-Kalender nach Vorgaben teilen

Damit sich ein Termin zum Beispiel innerhalb des Kollegenkreises besser abstimmen lässt, ist es sinnvoll, die Kalender zu teilen. So kann man seine Termine nach ganz bestimmten Vorgaben freigeben:

1. Entweder unter der Registerkarte „Ordner“ des betreffenden Kalenders oder in der Übersicht „Meine Kalender“ an der linken Seite per Rechtsklick auf den jeweiligen Kalender bei „Freigeben“ die Option „Kalender freigeben“ auswählen.
2. Anschließend öffnet sich eine E-Mail mit den Freigabeoptionen. In die Adresszeile die E-Mail-Adressen der Kollegen eingeben, die Einsicht in den Kalender haben sollen. Setzt man gleichzeitig das Häkchen bei „Berechtigung zum Anzeigen von „Kalender“ des Empfängers anfordern“, fordert man die Freigabe der Kalender der Kollegen an.
3. Unter „Details“ kann man die Berechtigungsstufe bestimmen, sprich wie viel des Kalenders die eingeladenen Kollegen einsehen können sollen. Bei der Option „Nur Verfügbarkeit“ sehen die freigegebenen Kollegen beispielsweise nur die geblockten Termine an, ohne dass dazu weitere Informationen angezeigt werden.
4. Bei Bedarf einen kurzen Informationstext zu der Freigabeeinladung in das Textfeld eingeben und dann auf „Senden“ klicken.

 

Trick 3: Outlook-Kalender per Mail freigeben

Man kann seine Kalender in Outlook beispielsweise für Kunden und Geschäftspartner auch per E-Mail freigeben:

1. Bei der Kalenderansicht im Menü die Registerkarte „Start“ auswählen und bei der Rubrik „Freigeben“ den Eintrag „Kalender per E-Mail senden“ auswählen.
2. Im Nachrichtenfenster, das sich dann öffnet, den gewünschten Kalender und den Datumsbereich auswählen, der für die E-Mail-Adressaten einsehbar sein soll.
3. Auch hier lassen sich noch verschiedene Details zum Beispiel bezüglich Verfügbarkeit oder Arbeitszeit festlegen. Mit der Maustaste auf „OK“ klicken und anschließend Nachricht bearbeiten. Der Kalender wird dem Empfänger dann als Anhang angezeigt, dessen Elemente mithilfe von Markierungen bearbeitet werden können.

 

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Windows Phone Apps: Tipps für Office-Arbeiter

Videokonferenzen, Office-Fernbedienung, Cloud-Verschlüsselung, Notizverwaltung und mehr: Hier sechs Produktivitäts-Apps für das mobile Microsoft-Betriebssystem Windows Phone.

 

1. Videokonferenzen: Lync 2013

Sie wollen die Funktionen von Lync und Skype for Business mobil nutzen? Mit der App-Version von Microsofts Kommunikationsplattform Lync kein Problem – sie ermöglicht VoIP- und Videotelefonate via WLAN, Messaging, Konferenzen und noch einiges mehr.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

2. Fernbedienung: Office Remote

Mit dieser App verwandelt sich das Smartphone zur Fernbedienung für Microsoft Office auf PC oder Notebook. Voraussetzung ist eine Bluetooth-Verbindung. Der Mehrwert: Bei Präsentationen kann sich der Vortragende frei im Raum bewegen und die PowerPoint-Präse mit seinem Windows Phone steuern. Auch Excel-Tabellen und Word-Dokumente können aufgerufen werden. Einziger Haken: Office Remote arbeitet nur mit Office 2013 zusammen.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

3. Cloud-Verschlüsselung: Boxcryptor

Diese App erhöht die Datensicherheit von Cloudnutzern: Boxcryptor verschlüsselt Dateien auf dem Windows Phone, bevor sie zu Cloud-Anbietern wie Dropbox, Google Drive oder Microsofts OneDrive hochgeladen werden. Sollte die Datenwolke gehackt werden, haben die Angreifer dennoch keinen Zugang auf die verschlüsselten Daten.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

4. Notizen: Evernote

Das wohl populärste Notizen-Tool überhaupt ist auch als Windows-Phone-App erhältlich. Mit dabei sind Features wie die Dokumentenkamera zum Digitalisieren von Papiernotizen. Die App-Inhalte können mit allen PCs synchronisiert werden, die mit Evernote verbunden sind.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

 

5. Lese-Sammlung: Poki

Dieser Dienst sammelt Web-Inhalte wie Texte oder Videos und synchronisiert sie mit sämtlichen Geräten, auf denen die Anwendung läuft. Interessante Artikel und Webseiten werden mit Stichwörtern versehen und für die spätere Lektüre in der Poki-Cloud gespeichert. Sogar eine Vorlesefunktion ist enthalten.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

 

6. Car- und Bike-Sharing: Car Jump

Sie arbeiten in einer deutschen Großstadt und sind auf der Suche nach einem Auto? Oder Fahrrad? Car Jump vereint zahlreiche Car-Sharing-Anbieter in einer App, darunter Car2go, Spotcar, Multicity und Drive Now. Auch der Fahrradverleihdienst Nextbike ist dabei. Die Fahrzeuge können direkt über die App gebucht werden, die in Berlin, Hamburg, Köln, Düsseldorf und München funktioniert.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

Welche Produktiv-Apps nutzen Sie auf der Windows-Phone-Plattform? Wir freuen uns auf Ihre Ergänzungen via Kommentarfeld!

 

Bildquelle: ©Microsoft

iOS im Office: Fünf ausgezeichnete Produktiv-Apps für iPhone und iPad

To-do-Listen, Notizen und Office-Dokumente mobil per iPhone oder iPad verwalten: Hier stellen wir fünf Business-Anwendungen vor, die Ihre Produktivität steigern.

 

1. Wunderlist – dieses To-do-Tool aus Berlin hat zehn Millionen User

Sie wird in Berlin entwickelt und ist eine der beliebtesten To-Do-Anwendungen der Welt: Auf Wunderlist vertrauen mittlerweile rund zehn Millionen Nutzer. Zu den Erfolgsfaktoren gehören neben der vorbildlichen Aufgabenverwaltung: die schicke, intuitive Bedienoberfläche und die Unterstützung sämtlicher Betriebssysteme.

Die Standardversion gibt es im App-Store für lau. Wer mehr will, kann in der Pro-Version (fünf Euro pro Nutzer und Monat als In-App-Kauf) Projekte verwalten sowie Aufgaben, Nachrichten und Dateien im Team austauschen.

 

2. Beesy – ein funktionsreiches Aufgabentool speziell fürs iPad

Wer sich als iPad-Nutzer nach einem mobilen Aufgaben-Tool mit größerem Funktionsumfang sehnt, könnte mit Beesy glücklich werden. Die App richtet sich vor allem an Business-User und vereint Aufgabenmanagement und zahlreiche Produktivitätstools für den Joballtag unter einem Dach: Notiz-, Projekt-, Meeting-, Kontakte- und Terminverwaltung.

Momentan nur für das iPad erhältlich – für 5,99 Euro.

 

3. Memonic – das Wissen-sammeln-und-gemeinsam-managen-Tool

Memonic ist ein Wissensmanagementtool, das sich an Privat- und Businessanwender richtet und ihnen erlaubt, Notizen anzufertigen, Informationen zu sammeln und die Inhalte mit Kollegen gemeinsam zu bearbeiten. Dafür können die Dateien per E-Mail, Link, auf Twitter und Facebook geteilt werden.

Mit der Gratis-Version können bis zu 100 Notizen und drei Arbeitsgruppen verwaltet werden. Für rund 28 Euro im Jahr gibt es die Pro-Version ohne Beschränkungen.

 

4. MindNode – das Tool für komplexe Mindmaps unter iOS

MindNode ist ein Mind-Mapping-Tool für iPhone und iPad. Auf komfortable Weise können komplexe Mindmaps auf kleinen Bildschirmen angelegt werden. Anschließend können sie in andere Formate wie PNP, OPML oder PDF konvertiert oder direkt aus der App an einen Netzwerkdrucker gesendet werden.

Kostenpunkt: MindNode kostet knapp zehn Euro in Apples App-Store – und 20 Euro als Desktop-Version für Mac OS X.

 

5. Office Mobile – die Microsoft-Tools Word & Co. auf Apple-Geräten

Microsofts Office-Programme sind seit einiger Zeit auch für iOS verfügbar. Mit den Apps können Nutzer Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente unterwegs erstellen und bearbeiten. Die Cloudsynchronisierung sorgt dafür, dass die Dokumente stets auf aktuellem Stand sind.

Für Privatanwender ist das Bearbeiten von Excel-, PowerPoint- und Word-Dokumente per Office-Apps kostenlos. Businessnutzer benötigen einen Office 365-Account, der mit einigen Pro-Features aufgewertet wird (etwa unbegrenztem Cloudspeicherplatz) und ab vier Euro pro Monat zu haben ist.

Welche Apps nutzen Sie produktiv? Hinterlassen Sie einen Kommentar – wir freuen uns auf Ergänzungen!

 

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Videokonferenzen (Teil 1): So funktioniert Google Hangouts

Das Kommunikationstool Google Hangouts eignet sich mit seinem riesigen Funktionsumfang bestens für den Office-Einsatz, für Kundengespräche oder virtuelle Projektmeetings. Hangouts realisiert kostenlose HD-Videokonferenzen mit bis zu zehn Teilnehmern und unterstützt zahlreiche Betriebssysteme.

Wer sich ein Google-Konto zulegt, kann automatisch auf zahlreiche Google-Tools zugreifen – darunter auch Hangouts, ein kostenloser, leicht bedienbarer, aber dennoch mächtiger Dienst für Videokonferenzen, VoIP-Gespräche und Messaging.

An einer Hangouts-Videokonferenz können – in der Gratis-Version – bis zu zehn Personen teilnehmen. Wer mit bis zu 15 Teilnehmern konferieren möchte, kann für monatlich vier Euro pro Nutzer die Google Apps for Work hinzubuchen.

 

Was wird für ein Hangout benötigt?

Die Videokonferenzen werden im 720p-HD-Bildformat übertragen, wobei die einzelnen Streams automatisch an die jeweilige Teilnehmer-Bandbreite angepasst werden.

Ein Hangout kann am stationären Desktop-PC, Notebook, Smartphone oder Tablet entweder via Gmail oder Google+ begonnen werden. Alle Teilnehmer benötigen ein Google-Konto, um sich in das Meeting einzuloggen.

Hangouts unterstützt die Betriebssysteme Windows, Mac OS X und Linux. Notwendig ist ein gängiger Webbrowser mit installiertem Hangout-Plug-in (Chrome kommt allerdings ohne aus). Für Android und iOS stehen Hangout-Apps bereit.

 

Apps in Hangout einbinden, Inhalte teilen und Whiteboards erstellen

Zwar handelt es sich bei Hangouts um keinen reinen Business-Dienst, doch aufgrund seines großen Funktionsumfangs, der das Zusammenarbeiten auf Distanz erleichtert, ist die Anwendung mittlerweile auch im geschäftlichen Umfeld sehr beliebt.

Hier einige besonders praktische Hangouts-Funktionen:

• In laufende Videokonferenzen können sämtliche Google-Apps eingebunden werden, um das virtuelle Treffen interaktiver und vielseitiger zu gestalten – zum Beispiel mit der Showcase-App für Hangout on Air, die Produkte, Artikel, Inhalte und Websites mit den Teilnehmern und Zuschauern teilen kann.
• Möglich ist auch der Austausch von Bildern, Chatmessages und Bildschirminhalten, wobei nur einzelne Anwendungen oder gleich alle Desktopbereiche für Teilnehmer freigegeben und von ihnen anschließend gesteuert werden können.
• Integrierte Whiteboard-Funktionen machen Hangouts zum Präsentationswerkzeug.

 

VoIP-Gespräche und öffentliche Live-Streams

Seit einiger Zeit unterstützt der Cloud-Dienst VoIP-Gespräche. Die Internetanrufer können sich in einen laufenden Hangout einklinken. Außerdem können Gespräche ins Fest- und Mobilfunknetz geführt werden. Dafür fallen natürlich Gebühren an, wobei die erste Minute des Telefonats in aktuell knapp 20 Ländern kostenlos ist (Deutschland inklusive).

Mit der Funktion Hangouts on Air kann die Videokonferenz zudem öffentlich zugänglich gemacht werden. Dabei wird ein Live-Stream auf Google+ oder auf dem jeweiligen YouTube-Kanal des Nutzers übertragen.

 

Haben Sie Erfahrungen mit Google-Hangouts-Videokonferenzen? Oder mit vergleichbaren Anwendungen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

 

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Nützliche Tools für die Unternehmensgründung

Aller Anfang ist schwer − das gilt auch für Gründer, die ihr Start-up aufbauen, organisieren und dabei mit ihren Ressourcen haushalten müssen. Ich habe mich für Sie auf die Suche nach Tools für die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche gemacht, die bei Gründungen nützlich und nach Möglichkeit kostenlos oder zumindest für kleine Budgets erschwinglich sind.

 

 

Homepage bauen

Wer von Neukunden gefunden werden will, braucht eine Homepage. Um auch ohne Programmier- und Designkenntnisse mit seinem Auftritt überzeugen zu können, eignen sich Homepage-Baukästen, zum Beispiel von Jimdo. Das kostenlose JimdoFree eignet sich nicht unbedingt für Unternehmen, die Versionen JimdoPro für 5 Euro monatlich und JimdoBusiness für 15 Euro pro Monat bieten aber diverse interessante Funktionen, etwa ausführliche Statistiken, eine Optimierung für Smartphones und einen Basisshop für 15 Produkte bzw. einen kompletten Onlineshop.

 

 

Interne Kommunikation

Auch wenn Start-ups oft in kleinen Teams eng zusammenarbeiten und auf dem „kurzen Dienstweg“ mündlich kommunizieren, kommen Gründer nicht an Schriftverkehr vorbei − ob per E-Mail, in Protokollen oder Brainstormings. Um effizient und vernetzt zu arbeiten, eignet sich ein Tool wie bitrix24, das eine Aufgaben- und Projektverwaltung, Chat- und Telefon-Funktionen, einen Cloud-Speicher, ein internes soziales Netzwerk und ein Dokumenten-Management im Programm hat. Für bis zu 12 Mitarbeiter ist es kostenlos, 12 weitere werden mit 25 Euro monatlich veranschlagt. Die Standardversion für eine unbegrenzte Mitarbeiterzahl kostet 99 Euro pro Monat und bietet zusätzliche Features wie ein Extranet für die Zusammenarbeit mit Externen.

 

 

Große Datenmengen verschieben

Beim Filehosting-Dienst WeTransfer lassen sich bis zu zwei Gigabyte große Dateien an bis zu 20 Empfänger kostenlos und ohne Registrierung übertragen. Per Drag&Drop zieht der User die Daten in ein Fenster, gibt seine eigene Emailadresse und die der Empfänger an, und das Programm lädt die Dateien hoch − alles übersichtlich und einfach zu bedienen. Die kostenlose iPhone App ermöglicht sogar den Versand von bis zu 10 GB.

 

 

Einfach präsentieren

Pitcherific will Start-ups unkomplizierte Hilfestellung für Präsentationen liefern, um Investoren oder Neukunden zu überzeugen. Gründer können sich für verschiedene Formate, zum Beispiel einen Elevator Pitch oder Ein-Satz-Pitch, bei der Struktur und Argumentation unterstützen lassen. Die Basisversion ist gratis, für mehr Templates, eine Personalisierung und weitere Features gibt es einen Pro-Account für 9 USD.

 

 

Gut beobachtet

Für PR- oder Marketingabteilungen in Start-ups ebenso wie in bereits etablierten Unternehmen ist es wichtig zu erfahren, ob das Unternehmen und seine Produkte in der Zielgruppe ankommen. Das Monitoring in Social Media-Kanälen wird durch Socialmention erleichtert. Auf der Plattform können in Echtzeit Social Media-Inhalte gesucht und analysiert werden. Socialmention durchsucht über 100 Plattformen wie Facebook, Twitter, YouTube, Blogs und Foren. Die Messungen werden in drei Kategorien analysiert: Stärke (Strength) und Stimmung (Sentiment), Leidenschaft (Passion) sowie Reichweite (Reach).

 

Außer Spesen nichts gewesen?

Expensify ist ein gratis Tool zur Reisekosten- oder Spesenabrechnungen, das auch als iPhone App erhältlich ist. Das Programm sammelt die Ausgaben automatisch auf einem Online-Account und kann Überweisungs- und Bartransaktionen, etwa eingescannte Kassenbons, erfassen. Nach Abschluss der Reise liefert Expensify eine kategorisierte Zusammenfassung, die sich per E-Mail versenden lässt.

 

 

Sales-Prozesse optimieren

pipedrive ist ein Tool für Vertriebsmitarbeiter, das einen präzisen Überblick über die täglichen Sales-Aktivitäten gibt. Gleichzeitig lassen sich die eigenen Kontakte im webbasierten, visuellen CRM managen. Der Sales-Prozess ist variabel und kann an jedes Unternehmen angepasst werden. Für 9 Euro monatlich je Nutzer kann man sich unter anderem die Verkaufs-Pipeline für einzelne Teammitglieder, bestimmte Produkte und Zeitleisten anzeigen lassen sowie die Verkaufsergebnisse aller Teammitglieder vergleichen. Für unterwegs gibt es mobile Apps.

 

 

Newsletter-Marketing leicht gemacht

Vor allem im E-Commerce werden Newsletter als Teil des Marketingmix immer wichtiger, um Kunden dauerhaft zu erreichen und an sich zu binden. Das Newsletter-Tool MailChimp ist leicht zu bedienen und bietet verschiedene Analysemöglichkeiten zur Erfolgskontrolle. Die Basisvariante erlaubt einen kostenfreien Versand von 12.000 Mails pro Monat an bis zu 2000 Kontakte. Für größere Versandmengen und weitere Analysetools ist ein kostenpflichtiger Account notwendig.

 

Gibt es Tools und Programme, auf die Sie in der Gründerphase nicht verzichten wollten? Ich freue mich auf Ihre Empfehlungen.

 

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Outlook-Tricks (Teil 3): So sortieren Sie E-Mails automatisch

Endlich ein übersichtliches Postfach: Wer sich in Outlook ein durchdachtes Ordnersystem anlegt, kann sich seine Mails automatisiert sortieren lassen. Davon profitieren vor allem jene Nutzer, über die sich nach dem allmorgendlichen Programmstart eine Mail-Flut ergießt. Eine Kurzanleitung.

Zu einer übersichtlichen Outlook-Struktur gehören Ordner: Empfangen Sie etwa viele Newsletter, sollten Sie einen Newsletter-Ordner anlegen. Je nach Abo-Anzahl sind auch Unterordner für die einzelnen Newsletter empfehlenswert.

Denn Ordner bilden die Voraussetzung für einige praktische Sortierregeln in Microsofts Mailprogramm.

Das Anlegen von Ordnern funktioniert per Rechtsklick auf die gewünschte Stelle in der Postfach-Ordnerliste – dann einfach „Neuer Ordner“ auswählen und einen Namen eingeben.

 

Erstellen Sie Regeln für die Sortierung

Outlook braucht Regeln, nach denen es Mails sortieren kann. Dabei orientiert sich das Programm an Informationen wie Absender, Empfänger oder an bestimmten, vordefinierten Wörtern im Mail-Betreff oder -Text.

So gehen Sie unter Outlook 2013 vor (in vorherigen Versionen unterscheidet sich das Prozedere minimal):

1. Klicken Sie per Rechtsklick auf die E-Mail, für die Sie eine Sortierregel erstellen wollen, und wählen Sie unter „Regeln“ den Punkt „Regel erstellen“ aus.
2. Im nun geöffneten Regel-Assistenten wählen Sie im oberen Fensterbereich zunächst die Bedingung und die dazugehörigen Werte aus (etwa die Absenderadresse oder bestimmte Begriffe, die im Betreff stehen).
3. Im unteren Bereich entscheiden Sie nun, was mit den Mails, die die Bedingung erfüllen, passieren soll – beispielsweise können Sie jetzt den Ordner auswählen, in den sie automatisch verschoben werden sollen. Dann setzen Sie vor „Element in Ordner verschieben:“ ein Häkchen.
4. Klicken Sie auf „OK“, um die neue Regel zu aktivieren und anzuwenden.

Noch mehr Konfigurationsmöglichkeiten finden Sie im Regel-Assistenten von Outlook unter „Erweiterte Optionen“. Dort lassen sich zum Beispiel auch Ausnahmen festlegen. Etwa, dass nur Mails von einer Verteilerliste in den jeweiligen Ordner verschoben werden sollen, nicht aber von Einzelabsendern.

 

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Outlook-Tricks (Teil 2): Diese 3 Kniffe erleichtern Ihren E-Mail-Alltag

Wie können mehrere Empfänger für eine E-Mail-Antwort festgelegt werden? Wie lassen sich mehrere E-Mails gleichzeitig weiterleiten? Wie können E-Mails mit Verzögerung verschickt werden? Hier drei Outlook-Tricks, die Ihren E-Mail-Alltag erleichtern können.

 

1. Trick: So legen Sie mehrere Empfänger für Antworten fest

Folgendes Szenario: Sie versenden eine wichtige E-Mail an einen Geschäftspartner, wissen aber nicht, ob Sie die dringend erwartete Antwort abrufen können. Etwa weil Sie in einem anderen Termin, in der Bahn oder im Feierabend sind. Outlook hält dafür eine Lösung parat, die dazu führt, dass die Antwort auf Ihre E-Mail automatisch auch an weitere Adressen gesendet wird.

So geht’s in Outlook 2013:

1. Klicken Sie in einer neuen E-Mail auf „Optionen“.
2. Klicken Sie dort auf „Direkte Antworten auf“.
3. Wählen Sie weitere Empfänger für die Antwort aus.
4. Setzen Sie ein Häkchen bei „Antworten senden an“.

Klickt der Empfänger Ihrer E-Mail nun auf „Antworten“, erhalten beide hinterlegten Adressaten seine Antwort.

Diese Methode ist weitaus zuverlässiger und unkomplizierter als das Hinzufügen eines Kollegen per CC-Feld samt der Bitte an den Empfänger, er möge seine Antwort doch bitte an mehrere Adressaten senden.

 

2. Trick: So leiten Sie mehrere E-Mails an einen Empfänger weiter

Sie wollen einem Kollegen mehrere Mails weiterleiten? Das müssen Sie nicht einzeln machen – denn Outlook erlaubt das Anhängen weiterer Mails an eine weitergeleitete Nachricht.

So geht’s in Outlook 2013:

1. Öffnen Sie die Weiterleitungs-Mail, die die höchste Priorität hat.
2. Klicken Sie oben auf „Einfügen“.
3. Klicken Sie auf „Outlook Element“.
4. Wählen Sie weitere Nachrichten aus (mit gedrückter Strg-Taste).

Der Empfänger kann die angehängten E-Mails wie gewöhnliche E-Mails öffnen.

 

3. Trick: So versenden Sie E-Mails mit Verzögerung

Sie ärgern sich regelmäßig darüber, dass Sie unfertige, fehlerhafte E-Mails versendet haben? Dann verschaffen Sie sich einen zeitlichen Puffer.

So geht’s in Outlook 2013:

1. Klicken Sie erst auf „Start“ und dann auf „Regeln“.
2. Wählen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
3. Klicken Sie auf „Neue Regel“.
4. Klicken Sie auf „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“.
5. Klicken Sie auf „Weiter“ und bestätigen Sie die folgende Frage.
6. Im neuen Fenster wählen Sie „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“ und stellen Sie die gewünschte Zeit ein, z. B. drei Minuten.
7. Klicken Sie auf „Weiter“, ebenso im folgenden Fenster, in dem noch Ausnahmen hinzugefügt werden können.
8. Geben Sie der Regel einen Namen und bestätigen Sie – fertig.

 

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