Office Trends für iPad und Smartphone von der CeBIT 2012

Office Trends für iPad und Smartphone von der CeBIT 2012

Am Mittwoch habe ich an dieser Stelle bereits über die Office Trends von der CeBIT 2012 berichtet. Heute möchte ich Ihnen noch zwei Neuheiten speziell für iPad und Smartphones vorstellen.

Mit dem iPad Zeichnungen anfertigen: MyNote Pen

Mit dem iPad Zeichnungen anfertigen: MyNote PenWer sein iPad professionell einsetzt, könnte sich mit dem MyNote Pen von Aiptek anfreunden. Er dient als Eingabe-Ergänzung zum Anfertigen von Zeichnungen und Notizen. Dazu muss der Nutzer nur einen kleinen Empfänger ans iPad andocken und eine entsprechende App installieren und schon mutiert das iPad zum digitalen Notizblock. Damit der Nutzer Hand oder Finger beim Schreiben und Zeichnen auflegen kann, deaktiviert der Eingabestift die Touch-Funktion des Bildschirms.

Fraunhofer-App für Abrechnung von Dienstreisen

Die aufwendige Abrechnung von Dienstreisen könnte bald der Vergangenheit angehören. Denn das renommierte Fraunhofer-Institut hat sich des Problems angenommen und eine entsprechende App in Planung.

Als Grundproblem haben die Wissenschaftler ausgemacht, dass Geschäftsreisende bislang ein gutes Gedächtnis haben und sich merken müssen, wann sie wo angekommen und abgefahren sind und wie lange sie auf der jeweiligen Dienstreise gearbeitet haben. Die Alternative – alles haarklein notieren – sei ebenfalls nicht zeitgemäß. Die App mache das besser: Kommt der Reisende beispielsweise am Dienstort an, reiche das Berühren der entsprechenden App, und das Smartphone speichert Datum, Uhrzeit und Ort – und ordnet diese Daten der entsprechenden Dienstreise zu.

Künftig soll das sogar automatisch geschehen: Über den Dienstreiseantrag kennt die App das Ziel der Dienstreise. Kommt der Reisende dort an, registriert das Smartphone dies über GPS und macht einen Vorschlag, der nur noch bestätigt werden muss. Auch bei einem anderen Problem soll die App helfen: dem mühsamen Zuordnen von Quittungen zu bestimmten Fahrten, etwa von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Taxis. Die könne man mit dem Smartphone einfach abfotografieren und die App ordnet die Fotos automatisch zu.

Auch Auslandsreisen sollen den Schrecken verlieren: Muss man sich bisher bei einer Reise in die USA etwa notieren, wann man die Grenzkontrolle überschritten hat, registriert das Smartphone über die neue App, wann es nach dem Landen des Flugzeugs wieder eingeschaltet wurde – also die Ankunftszeit – und speichert die entsprechenden Daten ab. Wann die App marktreif ist, steht aber leider noch nicht fest.

 

Urheber des Bildes: © Matthias Ott – Fotolia.com

 

Office-Trends von der CeBIT 2012

Office Trends von der CeBIT 2012

Sensationelle Produktneuheiten sind auf der Computermesse im Vergleich zu früher eher Mangelware. Neue Technologien wie Cloud-Computing, Sicherheits- und Business-Lösungen bestimmen das Bild. Beim Schlendern durch die Messehallen gibt’s aber an der einen und anderen Ecke durchaus Technikperlen zu bewundern, die das Büro- und Arbeitsleben vereinfachen und effektiver machen. Meine persönlichen Office Trend-Highlights von der CeBIT stelle ich Ihnen an dieser Stelle vor.

Einfacher Scannen, der Zeutschel Zeta Scanner

Office-Trends von der CeBIT 2012 – ZEUTSCHEL ScannerDas Scannen gebundener oder gehefteter Dokumente ist oft mühsam und zeitaufwendig. Die Zeutschel GmbH will zeigen, dass es auch einfacher geht. Auf der CeBIT präsentiert der deutsche Hersteller  eine neue Variante seines Zeta-Scanners fürs moderne Büro, der das Scannen  von Dokumenten aus Aktenordnern schneller und komfortabler gestaltet.  Dazu wird das Buch oder der Ordner einfach aufs Gerät gelegt und der Scanvorhang mit Hilfe eines Touchscreen gestartet (siehe Bild). Sehr praktisch: Eine clevere Software entfernt dabei automatisch Lochung oder Aktenordnermechanik  und rückt schiefe Seiten gerade. Mit Preisen ab 8.000 Euro leider kein günstiger Office Trend.

Der Mini-Scanner: Avision MiWand 2

Office-Trends von der CeBIT 2012 – Avision MiWand 2Im krassen Gegensatz zum Zeutschel Zeta kostet der Mini-Scanner MiWand 2 von Avision nur 109 Euro. Es handelt sich dabei um einen Mini-Scanner mit 1,8 Zoll großem Display. Er scannt Dokumente bis 21,5 mal 35,6 Zentimeter mit einer maximalen Auflösung von 600 dpi und speichert die Scans auf einer SD-Speicherkarte. Als Zielgruppe peilt der Hersteller Geschäftsleute, Außendienstler, Handelsreisende und Studenten an. Die können das handliche Gerät nicht nur über ein Notebook betreiben, sondern auch über Tablet PCs und Smartphones. Bei Android-Geräten muss dafür der USB-Controller den „Host-Modus“ unterstützen und mindestens Android 3.1 installiert sein. Fürs Apple iPad ist das „Camera Connection Kit“ erforderlich – schließlich bietet das Apple-Tablet keinen USB-Anschluss.

Eine intelligente Steckdose: Fritz-Powerline-546E

Office-Trends von der CeBIT 2012 – Fritz-Powerline-546EDer deutsche Hersteller AVM, bekannt für seine Fritz!-Box-Router, hatte einige Neuigkeiten im Gepäck. Besonders herausstechen konnte dabei der Powerline-Adapter Fritz-Powerline-546E. Daten lassen sich zwar schon länger per Steckdose im Gebäude verteilen, die neue Generation kombiniert aber gleich WLAN-N, zweimal LAN und eine intelligente Steckdose in einem multifunktionalen Produkt. Mit Datenraten von bis zu 500 MBit/s bei Powerline unterstützt der neue 546E auf dem Papier selbst anspruchsvolle Breitbandanwendungen – wie etwa Videokonferenzen. Und über WLAN-N mit 300 MBit/s lassen sich Geräte im Umfeld des Powerline-Adapters kabellos ins Netzwerk einbinden. An die Sicherheit hat AVM dabei auch gedacht: Sowohl Powerline als auch WLAN sind ab Werk jeweils individuell verschlüsselt. Dazu kommt die AVM-typische Benutzerfreundlichkeit: So gibt etwa die Benutzeroberfläche einen Überblick über das gesamte Powerline-Netzwerk. Clevere Extras wie die Aufzeichnung des Stromverbrauchs, die Steuerung der Steckdose mit Hilfe eines Google-Kalenders, und die skurril benannte „Astrofunktion“, mit der sich automatische Schaltungen je nach Sonnenunter- und -aufgang einrichten lassen, runden das Paket ab. Der Zugriff auf die intelligenten Steckdosen ist mit PC, Telefon, Smartphone und Tablet möglich – sogar von unterwegs.

Brennen ohne PC: Der PlexEasy von Plextor

´Office-Trends von der CeBIT 2012 – PlexEasy von PlextorDVDs und CDs brennen ohne PC? Möglich macht’s der „PlexEasy“ von Plextor. So funktioniert’s: Der Nutzer dockt Speicherkarten oder Festplatten direkt an den Brenner an und startet die Datensicherung mit Hilfe von drei Tasten und einem Mini-Bildschirm. Auch Fotos und Videos von Digitalkameras und Smartphone lassen sich direkt brennen. Voraussetzung dafür ist das PTP-Protokoll, das leider bislang nur wenige Modelle unterstützen. Zurück im Büro ist der PlexEasy über USB ebenso als externer PC-Brenner einsetzbar.

Ein Mini-Beamer für unterwegs: BenQ Joybee GP2 Mini Projector

Präsentationen beim Kunden am Notebook-Bildschirm – so richtig professionell wirkt das nicht. Besser ist es mit einem Projektor – leider sind die Geräte etwas schwer. Nun schickt sich eine neue Generation Mini-Beamer an, dieses Problem zu entschärfen. Der Joybee GP2 Mini Projector von BenQ wiegt gerade einmal 565 Gramm, wirft aber Bilder bis zu einer Größe von 4 Metern an die Wand (160 Zoll) – zumindest verspricht das der Hersteller. Darüber hinaus bietet er eine WXGA-Auflösung mit 1280 mal 800 Bildpunkten und 200 ANSI Lumen Helligkeit. Daten bekommt er per HDMI, USB-Anschluss oder SD-Kartenleser und über eine Dockingstation kann er auch Bilder von iPhones vergrößert darstellen.

Nie mehr vertrocknete Pflanzen: Der Koubachi Pflanzensensor

´Office-Trends von der CeBIT 2012 – Koubachi PflanzensensorIn Büroräumen leider kein seltenes Bild – verdorrte Pflanzen. Wer einfach keine Zeit oder Lust hat sich um die Pflanzen zu kümmern, steckt einen Pflanzensensor von Koubachi in den Topf. Ab sofort passt der auf die Pflanze auf, analysiert Feuchtigkeit, Temperatur und Sonneneinstrahlung. Gibt es Handlungsbedarf, schickt der Sensor per WLAN eine Nachricht an den Computer oder auf die entsprechende Smartphone-App und erklärt, was zu tun ist.  Für den Preis von 113 Euro pro Sensor könnte man sich allerdings auch gleich neue Pflanzen kaufen. ;)

 

Urheber des Bildes: © Matthias Ott – Fotolia.com

 

In Outlook Urlaub eintragen - auch im Team

Urlaubsplanung im Team mit Outlook

Fast das Schönste am Urlaub ist die Planung. Davor steht aber die oft etwas nervige Prozedur, die passenden Termine mit den Kollegen abzustimmen und mit ihnen richtig in die Urlaubsplanung einzusteigen. Das gestaltet sich viel einfacher, wenn die Abteilung einen gemeinsamen Termin- oder Urlaubskalender pflegt. Damit lässt sich auf einen Blick sehen, wann die Kollegen weg sind und welche Tage und Wochen noch frei sind. Für so einen Kalender brauchen Sie keine Extra-Programme, Outlook und Google bringen alles Nötige um die Urlaubsplanung einfach zu gestalten. Heute zeige ich Ihnen, wie die Urlaubsplanung mit Outlook funktioniert.

 

Urlaubstermine mit Kollegen in Outlook verwalten

Outlook bietet die Möglichkeit, die Urlaubstage aller Mitarbeiter anzuzeigen, ohne dabei den eigenen Kalender mit der Urlaubsplanung aller Kollegen zu befüllen. Das klappt über eine sogenannte „Besprechungsanfrage“ und funktioniert so:

Schritt 1:  Wechseln Sie in Outlook – hier die ältere Version Outlook 2010 – zum „Kalender“. Klicken Sie hier oben links auf „Neue Besprechung“ (Bei noch älteren Outlook Versionen „Neu“ und „Besprechungsanfrage“).

Urlaubsplanung mit Outlook Schritt 1

Schritt 2:  Ins Feld „An“ tippen Sie nun die Kontakte oder Kollegen (vollständige E-Mail-Adressen) ein, die Sie über Ihren gewünschten Urlaubstermin informieren möchten. Ins Feld „Betreff“ geben Sie beispielsweise Ihren Namen und dazu „Urlaub“ ein. Für die bestmögliche Übersicht tippen Sie hier auch gleich jeweils das Datum des ersten und des letzten Urlaubstags ein. So müssen die Kollegen das Element nicht erst öffnen, sondern sehen auf den ersten Blick, wann Sie nicht im Büro sind. Falls Sie die Kollegen informieren möchten, wohin es in ihrem Urlaub geht, geben Sie im Feld „Ort“ auch das Urlaubsziel an, das ist aber nicht unbedingt nötig. ;-) Geben Sie dann erneut bei „Beginnt“ und „Endet“  den Anfang und das Ende Ihrer Urlaubsplanung an. Markieren Sie zudem „Ganztägiges Ereignis“.

Urlaubsplanung mit Outlook Screenshot Schritt 2

Schritt 3: Nun markieren Sie die Besprechungsanfrage mit Klicks auf „Beschäftigt“ und „Frei“ als frei. Dadurch wird die Anfrage im Kalender der Kollegen für das entsprechende Datum lediglich als „Leiste“ angezeigt, ohne einen bestimmten Zeitraum zu blockieren.

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 3

Schritt 4:  Klicken Sie auf „Senden“, um den Termin abzuschicken. Das sieht dann im Kalender der Kollegen wie im Bild aus.

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 4

Schritt 5:  Damit Ihre Kollegen keine Besprechungen und Outlook Termine mit Ihnen planen, während Sie im Urlaub sind, müssen Sie in Ihrem Kalender noch eintragen, dass Sie während dieser Zeit nicht verfügbar sind. Dazu erstellen Sie einfach noch einmal im Kalender einen gewöhnlichen Termin mit Ihren Urlaubsdaten, nun diesmal allerdings nicht als „Frei“ sondern „Abwesend“ markiert.

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 5

Wichtig:  Machen Sie Ihre Kollegen auf diesen Tipp aufmerksam, damit sie auf die gleiche Weise ihren Urlaub im Kalender eintragen. Das vereinfacht neben der Urlaubsplanung auch die Planung von gemeinsamen Terminen, da jeder weiß, wann welche Kollegen im Urlaub sind.

 

Tipp: Internet-Kalender mit Outlook ab Version 2007 erstellen

Sie können Ihren Kalender mit Outlook 2007 (oder der neueren Version Outlook 2010 bzw. Outlook 2013) übrigens auch im Internet veröffentlichen. Auf diese Weise können Kalendereinträge über das Internet automatisch ausgetauscht werden, so dass Sie direkt in den Outlook Kalender von Kollegen hineinschauen können und umgekehrt. Das ist dann nicht nur praktisch für die Urlaubsplanung, sondern auch hilfreich, wenn man z.B. Anrufern mitteilen möchte, wann der Kollege wieder am Platz ist.

Das Einrichten ist ganz einfach: Öffnen Sie in Outlook den Kalender und klicken Sie oben in der Menüleiste auf „Online veröffentlichen“ und dann auf „Auf Office.com“ veröffentlichen.

 

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 6

Urlaubsplanung im Team mit Outlook Schritt 7

Für den anschließenden Registrierungsprozess benötigen Sie eine Windows-Live ID. Anschließend können Sie festlegen, wer Ihren Kalender sehen darf. Natürlich können Sie auch einstellen, was der Kalender alles preisgibt. Beispielsweise das  als „privat“ markierte Termine im Online-Kalender nicht auftauchen. Der von Ihnen freigegebene Kalender lässt sich von den Empfängern ganz einfach per Klick in der E-Mail „abonnieren“  und so in Outlook integrieren. Für bessere Übersicht lässt er sich dann ganz einfach ein- oder ausblenden. Sucht nun ein Kollege einen freien Termin, wie etwa für die Urlaubsplanung, kann er ganz einfach selbst überprüfen, ob es terminlich passt.

 

Abwesenheitsnotiz in Outlook 2010 und Outlook 2013 einrichten

Ein Outlook Abwesenheitsassistent sorgt während des Urlaubs, ggf. an Feiertagen oder generell in Abwesenheit dafür, dass eingehende E-Mails automatisch beantwortet werden. Das Mail-Programm von Microsoft Office hält dafür zwei Methoden parat: das „Automatische Antworten“ und die Regel-Funktion. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Outlook 2013 und 2010.

 

Methode 1: Outlook-Abwesenheitsnotiz schnell per „Automatische Antworten“ einrichten

Die schnellste Möglichkeit, eine Outlook-Abwesenheitsnotiz einzurichten, findet sich im Datei-Menü unter „Automatische Antworten“. Die Screenshots in der folgenden Anleitung zeigen zwar Outlook 2013, doch abgesehen von leichten optischen Abweichungen handelt es sich um den exakt gleichen Ablauf wie unter Outlook 2010.

 

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie die automatischen Antworten erstellen:

  1. Zunächst in der oberen Outlook-Menüleiste auf „Datei“ klicken.
  2. Dann unter „Kontoinformationen“ auf „Automatische Antworten“ klicken.

Bild1

3. Im folgenden Fenster zunächst den Button „Automatische Antworten senden“ aktivieren und anschließend den gewünschten Zeitraum für den Urlaub eintragen, in dem die Abwesenheitsnotiz versandt werden soll (wird kein Häkchen vor „Nur in diesem Zeitraum senden“ gesetzt, ist die Eingabe eines Start- und Enddatums nicht möglich und die automatische Antwort wird ab sofort solange versandt, bis die automatischen Antworten wieder manuell deaktiviert werden).

Bild2

4. Wer Outlook beruflich nutzt, kann zwei verschiedene Abwesenheitsnotizen anlegen: eine für Arbeitskollegen mit gleicher E-Mail-Endung (im Reiter „Innerhalb meiner Organisation“) und eine für Geschäftspartner (im Reiter „Außerhalb meiner Organisation“).

5. Der Text der Outlook-Abwesenheitsnotiz sollte das Enddatum des Urlaubs enthalten sowie Kollegen nennen, die während der Abwesenheit als Vertreter fungieren.

6. Ein Klick auf „OK“ aktiviert die Abwesenheitsnotiz – alle eingehenden E-Mails erhalten ab dem jeweiligen Startzeitpunkt die eingerichtete automatische Antwort.

 

Methode 2: Regeln für unterschiedliche Outlook-Abwesenheitsnotizen definieren

Auch per Regel können unter Outlook Abwesenheitsnotizen angelegt werden. Die Einrichtung ist zwar etwas umständlicher als bei den oben beschriebenen automatischen Antworten, ermöglicht dafür aber unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für verschiedene Empfänger.

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie mit Outlook (zwischen den Versionen 2013 und 2010 gibt es nur minimale Abweichungen) eine neue Regel hinzufügen, um während Ihrer Abwesenheit unterschiedliche automatische Antworten zu verschicken:

  1. Zunächst im oberen Outlook-Menüband auf „Datei“ klicken.
  2. Dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ klicken.
  3. Dann auf „Neue Regel“ klicken (im vorausgewählten Reiter „E-Mail-Regeln“).
  4. Im folgenden Fenster den Eintrag „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ auswählen und auf „Weiter“ klicken.

 

Bild3

5. Jetzt die gewünschten Fälle beziehungsweise Absender auswählen, bei denen Abwesenheitsnotizen versandt werden sollen (zum Beispiel bei Mails von bestimmten Absendern oder mit bestimmten Wörtern im Betreff). Sollen alle Absender von eingetroffenen E-Mails die Abwesenheitsnotiz erhalten, dann „über Konto Kontoname“ anklicken und das eigene E-Mail-Konto auswählen (falls mehrere Outlook-Konten vorhanden sind). Anschließend „Weiter“ anklicken.

 

Bild4

6. Nun muss ausgewählt werden, was mit den empfangenen E-Mails geschehen soll. Um sie automatisch mit einer bestimmten Abwesenheitsnotiz zu beantworten, muss ein Haken bei „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“ gesetzt werden.

7. Dafür muss eine Vorlage ausgewählt werden – per Klick auf den blau unterlegten Text „einer bestimmten Vorlage“ (um eine Vorlage zu erstellen, wird eine neue Outlook-Nachricht verfasst und per „Speichern unter“ als neue Vorlage-Datei im OFT-Format abgespeichert).

 

Bild5

8. Nach einem Klick auf „Fertig stellen“ ist die Abwesenheitsnotiz-Regel aktiviert.

 

Auf diese Weise lassen sich unter Outlook 2013 und 2010 mehrere Outlook-Abwesenheitsnotizen für unterschiedliche Absender als Regeln erstellen.

 

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Usability von M-Shops

Usability von M-Shops: So machen Sie Ihren Online-Shop fit für´s mobile Web

Je mehr Smartphones im Einsatz sind, desto wichtiger wird es für die Anbieter von Online-Shops, diese auch als mobile Version, als sogenannten M-Shop, anzubieten. Denn mittlerweile kauft jeder Dritte Smartphone-Nutzer mit seinem Handy ein. Worauf etwa kleine und mittelständische Unternehmen bei der Entwicklung eines benutzerfreundlichen  mobilen Shops achten sollten, möchte ich ganz konkret am Beispiel des M-Shops von OTTO Office veranschaulichen, der unter m.otto-office.com zu erreichen ist. Wir haben ihn im Juni 2011 veröffentlicht, seitdem ständig verbessert und konnten dabei viele Erfahrungen sammeln, die wir gern weitergeben.

Der mobile Begleiter für´s Büro

Der OTTO Office M-Shop wurde von unserem Webdesigner Oliver Thiele konzipiert, der unser Experte für die mobile Nutzung von Webseiten ist. Unser M-Shop ist für Smartphones mit Touchscreen optimiert. Alle User mit iPhone und anderen Smartphones werden bei Aufrufen unseres Online-Shops gefragt, ob sie auf den M-Shop wechseln möchten. iPads und Tablets werden automatisch auf den Online-Shop geleitet, da diese Geräte Browser mit normalen Bildschirmgrößen (1024 x 768 Pixel) haben.

Wir haben alle Buttons und Links mit großen Schaltflächen ausgestattet, so dass sie – unabhängig von der Fingerbreite – für alle Nutzer leicht bedienbar sind. Auf sogenannte Fly-Out-Menüs (Zusatz- oder Untersymbolleisten) haben wir komplett verzichtet, um eine bessere Übersicht zu gewährleisten. Der Shop enthält das gesamte Sortiment des „Muttershops“, konzentriert sich aber auf das Wesentliche: So sind zum Beispiel der Code und die Grafiken soweit reduziert, dass minimalste Ladezeiten gewährleistet werden können und es auch im UMTS-Netz Spaß macht, durch den Shop zu surfen. Auf der Startseite zeigen wir unser jeweiliges Topangebot.

Durch eindeutige und große Icons für alle Shop-Bereiche (Sortimente, Suche, Warenkorb…) findet sich der User sehr schnell zurecht. Auf den Produktdetailseiten werden alle wichtigen Informationen angezeigt, sämtliche Bilder lassen sich vergrößern und zoomen. Der „In den Warenkorb“-Button ist deutlich gekennzeichnet. Auch die Service- und Hilfeseiten sind an das mobile Layout angepasst. Bei Nutzung der Eingabefelder geht automatisch die richtige Smartphone-Tastatur auf; so öffnet sich etwa beim Mengenfeld in der Produktdetailansicht die numerische Tastatur. Der User spart sich dadurch das Umschalten zur richtigen Tastaturversion.

Mit schnellen Ladezeiten und einem durchdachten User Interface Design ist der OTTO Office M-Shop ein Begleiter für unterwegs, ohne dass der User Apps installieren muss. Und er läuft sogar auf Nokia Handys, die das Betriebssystem Symbian verwenden.

In drei Sekunden ist der Käufer weg

Wer seinen Online-Shop einfach 1:1 oder als eine abgespeckte Version ins mobile Web überträgt, verliert schnell seine Besucher. Gründe dafür, warum längst nicht jeder M-Shop bei den Kunden gut ankommt, sind zum Beispiel eine schlechte Darstellung der Seiten auf mobilen Endgeräten, eine mangelnde Benutzerfreundlichkeit oder zu lange Ladezeiten. So warten laut dem aktuellen Report „What Users want from mobile“ 68 Prozent der befragten deutschen Anwender nicht länger als drei Sekunden darauf, dass eine Seite auf dem Display ihres Smartphones erscheint. Rund die Hälfte der Befragten gab an, nicht mehr zu einer Seite zurückzukehren, die zu langsam oder gar nicht geladen hat. Passend dazu habe ich auf userfeedback eine interessante Zusammenstellung von „Gründen für Kaufabbrüche“ gefunden.

Grundsätzlich sollte beachtet werden, dass Smartphones ganz anders genutzt werden als ein Desktop-PC. Der Ort der Nutzung variiert zum Beispiel, so dass der User je nach Situation abgelenkt sein kann, etwa in öffentlichen Verkehrsmitteln. Mobile Shopping kann dadurch unterbrochen werden. Wichtig ist deshalb, dass sich der Nutzer auch bei kleinsten Ablenkungen schnell wieder auf dem Bildschirm orientieren kann.

Zum Schluss habe ich noch einige weiterführenden Linktipps für Sie: Der Marketing Shop Blog gibt „Sieben Tipps, wie Online-Händler den Einstieg in den Mobile Commerce finden“. Im Usabilityblog werden die „Bestellprozesse mobiler Online-Shops“ beleuchtet und Tipps zur Mobile Usability gegeben.

Sind Sie bereits mit einem M-Shop unterwegs oder stecken mitten in der Planung? Dann freue ich mich, wenn auch Sie Tipps weitergeben oder von Ihren Erfahrungen berichten möchten.

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Bild von Nina-Kristin

Mit 140 Zeichen kommunizieren – Twitter für Unternehmen

Blogs und Facebook gehören mittlerweile zu den Standardkommunikationsmitteln zwischen Unternehmen und Kunden. Wie sieht es aber mit Twitter aus? „Lohnt“ sich der Dienst überhaupt für Unternehmen? Bei OTTO Office twittert unter anderem meine Kollegin Nina-Kristin Riemichen, hauptberuflich im Bereich Internen und Externe Kommunikation bei OTTO Office tätig, die ich zu ihren persönlichen und beruflichen Erfahrungen mit dem Microbloggingdienst befragt habe. Eine tolle Nachricht schon mal vorab: Ab Dezember wird Nina-Kristin mich übrigens als Co-Autorin hier im Blog unterstützen.

Nina-Kristin, twitterst du auch privat?

Ich habe einen Account, mit dem ich in erster Linie Twitterern folge, die ich interessant oder sehr lustig finde, z.B. Schlenzalot.

Seit wann nutzt OTTO Office Twitter?

Wir twittern seit Februar 2010. Ich weiß noch genau, wie schwierig der erste Tweet war. Man postet etwas, was sofort überall erscheint, und kann direkt und öffentlich angeschrieben werden. Der Post soll freundlich und informativ sein, und dafür hat man dann nur 140 Zeichen. Über so wenige Zeichen kann man sehr lange nachdenken. Zum Glück wird man mit der Zeit selbstsicherer und die Tweets gehen leichter von der Hand.

Steht ihr in Dialog mit den Kunden, oder ist es eher eine einseitige Kommunikation?

Die Kunden nutzen Twitter, um mit uns in Kontakt zu kommen – sei es, um eine Reklamation zu melden oder ein Lob loszuwerden. Wir reagieren natürlich darauf und helfen schnell weiter.

Welchen konkreten Nutzen hat Twitter für OTTO Office?

Twitter ist ein weiterer Kanal, um Informationen zu streuen, die in anderen Medien – unserem Blog oder auch unserem Facebook-Profil – veröffentlicht werden. Zusätzlich bieten wir unseren Followern exklusive Sonderangebote und interessante Tipps und Tricks rund um den Büroalltag.

Welche Chancen bietet Twitter aus deiner Sicht für die Kommunikation von Unternehmen?

Ein Unternehmen hat die Chance, auf Twitter, Facebook und Co Problemfälle zu lösen, bevor sie wirklich zu Problemen werden. Oft möchte der Kunde nur seinen Unmut loswerden, und jeder weiß, dass Kundenbeschwerden viel verbreitet werden, aber selten das Unternehmen direkt erreichen. Mit Twitter kann man auch einen Teil dieser Kunden erreichen und ihre Reklamationen lösen. Daher sollte aus unserer Sicht ein Unternehmen immer da sein, wo der Kunde ist. Egal, wo er mit uns Kontakt aufnehmen möchte, ob bei Xing, Facebook oder Twitter, wir sind für ihn da.

Worin liegt der Mehrwert für den OTTO Office Kunden?

Er bekommt schnelle Hilfe und Rückmeldung, auch außerhalb unserer Öffnungszeiten. Zusätzlich erhält er interessante Tipps und tolle Sonderangebote. Für uns ist es wichtig, für den Kunden da zu sein und ihm das Gefühl zu geben, dass er auch bei Twitter von uns gehört und ernstgenommen wird.

„Kennt“ ihr eure Follower? Und wem folgt OTTO Office?

Unsere Follower sind meist Unternehmen, die bei uns bestellen, Privatkunden oder auch Interessenten. Manche kennen wir natürlich besser, sie haben bereits Kontakt zu uns aufgenommen oder uns Feedback zu verschiedenen Aktionen gegeben. Es ist immer wieder sehr interessant, im direkten Kontakt zum Kunden zu stehen.

Wir folgen in der Regel Unternehmen, die uns interessieren, und Kunden, die uns angesprochen haben. Das hat den Vorteil, dass sie uns auch Informationen per Direct Message schicken können. Das sind direkte Nachrichten, die genutzt werden, um Informationen auszutauschen, die nicht der breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden sollten, z.B. Adressdaten oder Kundennummern.

Wie geht ihr mit Kritik auf Twitter um?

Kritik nehmen wir gerne an, denn nur so können wir besser werden. Neben sehr viel positiver gibt es natürlich auch immer mal negative Kritik. Wichtig für Unternehmen ist daher, Kritik in den Sozialen Medien ernst zu nehmen. Vor allem sollte man schauen, ob man sich in den bemängelten Punkten verbessern kann.

Angenommen, ein Unternehmen möchte anfangen zu twittern? Was wären die ersten Schritte?

Zuerst sollte man sich überlegen, welche Informationen man überhaupt verbreiten will. Sollen es Sonderaktionen und -angebote sein, oder möchte man in Kontakt mit seinen Kunden kommen? Möchte man Neukunden gewinnen oder einfach seine Kompetenz zeigen, indem man interessante Links o.ä. postet? Danach kann man sich entscheiden, welches die richtige Sprache für seine Kundengruppe ist. Eine Bank beispielsweise ist wenig authentisch, wenn sie auf einmal mit ihren Kunden „per Du“ twittert. Möchte sie allerdings neue Kundengruppen wie Jugendliche und Auszubildende erreichen, kann sie ruhig etwas weniger formell kommunizieren. So muss jeder für sich abschätzen, wie er mit seinen Kunden sprechen möchte. Grundsätzlich herrscht aber in den Social Media Channels eher ein lockerer Umgangston.

Wie hoch ist der Zeitaufwand?

Überschaubar, zumindest wenn man Sonderangebote oder seine Facebook-Einträge posten möchte. Hierfür gibt es mittlerweile Tools, die diese automatisch twittern. Man muss also nur einmal den Prozess einstellen und danach geht das von alleine.

Ist das Ziel allerdings die Kundenkommunikation, kann dies schon mehr Zeit beanspruchen. Der kleinste Teil dabei ist der Tweet an sich, zeitaufwendiger sind die Recherche und die Problembehebung hinter den Kulissen.

Dürfen Mitarbeiter im Namen des Unternehmens einfach so „lostwittern“ oder muss jeder Tweet von oben abgesegnet werden?

Social Media bedeutet, live und echt mit den Kunden zu kommunizieren. Da die Geschwindigkeit bei der Beantwortung auch eine gewisse Rolle spielt, ist es nicht möglich, jeden Tweet erst von der Geschäftsführung oder dem Abteilungsleiter absegnen zu lassen. Man sollte also einen Mitarbeiter für die Beantwortung von Tweets aussuchen, der sich gut im Unternehmen und in dessen Arbeitsabläufen auskennt, ein Gefühl für Sprache und bestenfalls auch Erfahrungen in der Kundenbetreuung hat, um so manchen Fall direkt und schnell lösen zu können.

Hast du Empfehlungen zum Thema Twitter-Tools für Unternehmen?

Wir nutzen Hootsuite für unseren Twitteraccount. Das Tool bietet einen übersichtlichen Desktop, auf dem die neuesten Treffer nach vorher definierten Suchbegriffen erscheinen, so dass man immer auf dem Laufenden ist, was die aktuellen Diskussionen und Tweets angeht. Zusätzlich hat man eine gute Übersicht über den Ein- und Ausgang von Direct Messages.

Vielen Dank, Nina. Ich freue mich schon auf unsere Zusammenarbeit ab Dezember.

Nutzen Sie Twitter – privat oder geschäftlich? Haben Sie einen eigenen Account, oder lesen Sie nur mit? Außerdem interessiert mich, was Sie vom OTTO Office Twitter Account halten. Ich bin gespannt auf Ihr Feedback.

 

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Desktop Sharing Software: Arbeiten wie ferngesteuert

Mit allen Kollegen Seite an Seite oder zumindest in benachbarten Büros zu sitzen, ist in der heutigen Arbeitswelt eher die Ausnahme als die Regel. An vielen Projekten arbeiten Teammitglieder in unterschiedlichen Städten oder sogar Ländern. Wer für eine Besprechung alle Teilnehmer zusammenbringen muss, hat dann im Grunde nur die Möglichkeit, ein Webmeeting zu veranstalten oder seine Arbeit online zu präsentieren. Ich habe einige Programme zusammengestellt, mit denen Sie sich zu Webkonferenzen oder Teamarbeit „treffen“, ausgewählte Bildschirminhalte live präsentieren und auf andere Computer zugreifen können – vom kostenlosen Basistool bis zur umfangreichen Lösung für größere Unternehmen.

Mikogo

Mikogo ist ein einfach zu nutzendes Tool für Webkonferenzen und Präsentationen. Das Programm läuft unter Windows und Mac und bietet die Möglichkeit, bis zu zehn Anwendern gleichzeitig beliebige Bildschirminhalte live über das Internet zu zeigen. Auf Wunsch können die Teilnehmer der Konferenz sogar die vollständige Kontrolle über den PC übernehmen, so dass Tastatureingaben oder Mausklicks aus der Ferne möglich sind. Das Tool ist kostenlos und besonders geeignet für Freiberufler oder kleinere Unternehmen, die gerade erst ins Desktop Sharing einsteigen. Mikogo bietet aber auch erweiterte Versionen, deren Preise bei 15 Euro im Monat für die Lightversion bzw. einmalig 279 Euro für die Lifetime Lizenz losgehen.

BeamYourScreen

Die Entwickler von Mikogo bieten außerdem das nach demselben einfachen Prinzip funktionierende und ebenfalls kostenlose BeamYourScreen an. Hier können sogar bis zu 25 Personen an einem Meeting teilnehmen, das parallel zu einem Telefonat oder einer Telefonkonferenz läuft, und sich gegenseitig ihre Bildschirme zeigen. Die Teilnehmer verbinden sich über eine Webseite, geben eine Sitzungsnummer ein, die sie vom Organisator erhalten, und los geht die Webkonferenz. Neben der kostenlosen Lizenz gibt es auch eine kommerzielle Version für Einzelnutzer und Teams. Die Preise reichen von 179 Euro pro Jahr bis hin zu einmalig 1.497 Euro für die Lifetime Lizenz.

TeamViewer

Zu den einfachen und kostenlosen Lösungen für Desktop Sharing gehört auch TeamViewer. Das Tool eignet sich, um Online-Unterstützung bei Computerproblemen zu leisten, einem Kunden oder Partner den eigenen Bildschirm zu zeigen, Präsentationen durchzuführen oder gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Außerdem lässt sich von unterwegs rund um die Uhr auf den eigenen PC oder Server zugreifen. Eine Lifetime Lizenz mit Support gibt es ab einmalig 499 Euro.

CrossLoop

Mit der unkomplizierten Remote-Control-Anwendung CrossLoop können Anwender auf fremde Computer zugreifen und diese – nachdem beide Seiten ein Passwort eingegeben haben – per Maus und Tastatur steuern. So kann etwa gemeinsam an einem Projekt gearbeitet oder der eigene Computer aus dem Urlaub ferngewartet werden. Außerdem eignet sich das kostenlose Tool bei der „Fernunterstützung“ unerfahrener IT-Anwender.

ConnectNow

Adobe bietet mit ConnectNow einen in der Grundversion kostenlosen Online-Service zur PDF-Dateikonvertierung, Online-Zusammenarbeit und Erstellung von Präsentationen. Dazu kommt die Option, Webkonferenzen und -seminare durchzuführen. Der Service unterstützt den Austausch von Textnachrichten und die Übertragung von Audio und Video via Webcam. Der Bildschirm des entfernten Rechners kann entweder nur zur Ansicht oder zur vollständigen Steuerung freigegeben werden. In der kostenlosen Version ist die Teilnahme auf drei gleichzeitige Teilnehmer begrenzt. Wer vor einem größeren Publikum präsentieren möchte, kann auf die Versionen „Basic“ (ab 11,99 Euro im Monat) und „Plus“ (ab 29,99 Euro) ausweichen.

FastViewer

FastViewer bietet unterschiedliche Tools, mit denen Sie Meetings mit beliebig vielen Teilnehmern organisieren, per Live-Video und Voice over IP mit Ihren Sitzungspartnern diskutieren, Unterlagen präsentieren und auf fremde PC zugreifen können. So ist der virtuelle Konferenzraum Confered eine Komplettlösung für Webkonferenzen, Präsentationen und Teamarbeit. Mit dem Tool Presented können Sie Online-Schulungen durchführen. Remoted bietet Zugriff auf entfernte Computer, um diese zu steuern und zu warten, und mit Supported lässt sich ein Blick auf den Rechner des Kunden werfen, um Fehler zu beheben. Kauflizenzen der einzelnen Tools beginnen bei 149 Euro für einen Konferenzraum bzw. 890 Euro für zehn virtuelle Räume. Es gibt aber auch Mietlizenzen mit einer Mindestlaufzeit von 12 Monaten. Wer die Online-Lösungen erst mal ausprobieren möchte, kann einen kostenlosen Testzugang anfordern.

Nutzen Sie Webkonferenzen und Onlinepräsentationen? Wenn ja, welches sind Ihre bevorzugten Tools? Wenn Sie Interesse daran haben, dass ich Ihnen weitere Tools vorstelle, geben Sie mir gern ein Feedback.

 

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Backup-Lösungen für Selbstständige und Kleinunternehmer

Backup-Lösungen für Selbstständige und Kleinunternehmer

Was für große Unternehmen gilt, ist für Kleinunternehmer und Freiberufler genauso von Bedeutung: Datensicherung wird immer wichtiger. Leider wird sie aber allzu oft vernachlässigt. Ob aus Kostengründen oder aus Vergesslichkeit – manch Selbstständiger verzichtet solange auf eine Backup-Lösung, bis ein Serverausfall oder Crash der Festplatte den kompletten Betrieb lahm legt. Ein Privatuser, der seine Daten nicht sichert, mag nur leichtsinnig sein, ein Unternehmer hingegen riskiert im schlimmsten Fall seine gesamte Existenz. Eine Backup-Strategie sollte immer zwei Komponenten berücksichtigen: Einen Zeitplan zur regelmäßigen Sicherung und Auslagerung von Anwendungen und Daten sowie einen Krisenplan zur Wiederherstellung im Notfall. Ich stelle Ihnen einige professionelle Backup-Lösungen vor, die modernen Speicheranforderungen entsprechen und auch ohne eigene IT-Abteilung einfach zu handhaben sind.

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Programme für die richtige Präsentation

Programme für die perfekte Präsentation – So fesseln Sie Ihre Zuhörer

Vor fast jeder Präsentation, die ich bisher halten musste, hatte ich einen Albtraum, in dem mein Publikum unruhig hin- und her gerutscht ist, einschlief, sich unterhielt oder gelangweilt den Raum verließ. Wer seine Zuhörer nicht zum Einschlafen bringen, sondern mit seiner Präsentation überzeugen möchte, sollte einige wichtige Grundvoraussetzungen beachten. Dazu gehören unter anderem, ein Ziel zu definieren und Aufbau, Inhalt und Gestaltung konsequent an diesem auszurichten, deutlich zu sprechen, Blickkontakt zum Publikum zu halten und die Zuhörer nicht mit zu vielen Folien zu erschlagen. Wichtig ist vor allem auch ein gutes Präsentationsprogramm – und das muss nicht unbedingt Powerpoint sein. In den letzten Jahren sind einige günstigere und zum Teil sogar kostenlose Alternativen erschienen, drei davon stelle ich Ihnen an dieser Stelle vor.

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Kommunikationstools für Unternehmen und Projektteams

Kommunikationstools für Unternehmen und Projektteams – „Woran arbeitest du gerade?“

 

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren rasant verändert: Während es früher üblich war, dass Kollegen vor Ort zusammenarbeiten, nutzen immer mehr Unternehmen virtuelle Teams aus fest angestellten und freien Mitarbeitern, die nicht innerhalb eines Büros, teilweise sogar nicht einmal im selben Land sitzen. Dadurch sind neue interne Informations- und Kommunikationsprozesse notwendig geworden, mit denen Projekte koordiniert und Wissen ausgetauscht werden kann. Ich habe mich auf die Suche nach Tools gemacht, mit denen Freelancer oder Projektteams schnell und einfach kommunizieren können.

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Synchronisation

Was nicht passt, wird passend gemacht: So synchronisieren Sie Mac, Windows und Smartphones

Im Büro ein Windows-PC, beim Kunden vor Ort ein Macbook und zwischendurch ein Blackberry – je mobiler die Arbeitswelt, desto wichtiger ist es, alle Daten aktuell zu halten. Wer unterwegs merkt, dass er sein Telefonbuch nicht aktualisiert oder die Präsentation, die er in einer halben Stunde halten soll, nicht vom Desktop-PC auf das Notebook übertragen hat, kann ganz schön ins Schwitzen geraten. Auf das Thema „Vergesslichkeit“ möchte ich an dieser Stelle gar nicht eingehen, sondern lieber Anwendungen für eine möglichst reibungslose Gerätesynchronisation vorstellen.

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Web 2.0 Tools für Freelancer

Arbeitshilfen aus dem Web

Wer sein eigenes Unternehmen betreibt, sollte ständig ein offenes Auge für Werkzeuge haben, die dabei helfen, die Arbeit zu optimieren. Diverse Web 2.0-Tools ermöglichen zum Beispiel eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit, sparen Zeit oder verschaffen einen komprimierten Überblick im Internet. Ich habe mich mal wieder auf die Suche nach Tools gemacht, die Freelancer oder Projektteams gut gebrauchen können.

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Outlook Tipps

Outlook kann mehr, als Sie denken

In einem meiner ersten Blogbeiträge ging es um die Organisation von E-Mails. Aufgrund eines Artikels, den ich am Wochenende gelesen habe, möchte ich das Thema noch einmal aufgreifen. Spiegel online berichtet, dass Forscher im Auftrag von IBM untersucht haben, wie Mail-Empfänger versuchen, die täglichen Massen von eingehenden E-Mails in den Griff zu bekommen. Dabei gibt es zwei „Typen“: Diejenigen, die alle Mails im Posteingang lassen und bei Bedarf suchen, und solche, die mit einem Archivsystem in der Ordnerstruktur arbeiten.

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Cloud Speicher für Büroanwendungen

Cloud Computing – Ab in die Wolke…

Alle reden derzeit vom Cloud Computing. Auf der diesjährigen CeBIT, die unter dem Thema „Work and Life with the Cloud” stand, waren sich die Experten einig: Die Bereitstellung von Anwendungen und Daten via Web wird die Organisationsprozesse von Unternehmen tiefgreifend verändern. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können damit Anwendungen realisieren, die bisher eher Großunternehmen vorbehalten waren. Ich möchte Ihnen einen Überblick über die „einfache“ Datensicherung auf einer virtuellen Festplatte und Cloud Computing als „großer Lösung“, die die gesamte IT eines Unternehmens betrifft, geben. Continue reading „Cloud Computing – Ab in die Wolke…“

Business Apps für iPhone und Android

App ins Büro

Smartphones sind nicht nur im privaten Gebrauch allgegenwärtig, auch in Unternehmen und bei Freiberuflern setzen sie sich immer mehr durch. Für den Business-Alltag gibt es zahlreiche Tools, die das Smartphone zum mobilen Schreibtisch werden lassen. Allein im Apple Store stehen mehr als 350.000 Apps zur Verfügung, aber auch die Shops der anderen Anbieter, etwa Android Market, haben für jeden Bedarf die unterschiedlichsten Applikationen. Ich habe je fünf mobile Helfer für iPhone und Android ausgekundschaftet, mit denen Sie auch unterwegs perfekt für den Job gerüstet sind.

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Freelancerin Socialmedia

Social Media für Freelancer

Online-Marketing wird für Freiberufler immer wichtiger. Dabei kommen sie kaum an den Business-Portalen XING und LinkedIn vorbei und sind zunehmend auf Facebook und Twitter vertreten. Mittlerweile gibt es eine große Anzahl an Social Media-Portalen und -Tools, die Freiberufler beruflich nutzen können. Aber wie? In meinem heutigen Blogbeitrag geht es um Grundlagen und die effektive Nutzung von Social Media.

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Evernote vs OneNote – Das ausgelagerte Gedächtnis

Nutzen Sie eigentlich das Notizprogramm auf Ihrem Computer oder Smartphone? Ich habe mir dort schon oft einen Geistesblitz notiert, den ich auf keinen Fall vergessen wollte. Das Resultat: Meistens habe ich die Notiz vergessen, da ich sie nicht mit anderen Programmen verknüpfen oder online synchronisieren konnte. Wochen später konnte ich dann mit meiner Idee überhaupt nichts mehr anfangen. Deshalb habe ich mich auf die Suche nach einem „virtuellen Gedächtnis” gemacht, einem digitalen Notizbuch zum zentralen Erfassen, Sammeln und Archivieren von Informationen. Mit OneNote und Evernote möchte ich Ihnen die beiden am häufigsten verwendeten Programme im Vergleich gegenüberstellen.

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Die digitale Signatur

Bereits im letzten Jahr habe ich mich in einem Blogbeitrag mit dem Thema der digitalen Archivierung steuerrechtlicher Daten beschäftigt. Heute soll es um digitale Lösungen für eine rechtsverbindliche Unterschrift gehen: die elektronische bzw. digitale Signatur. Wobei die elektronische Signatur ein Rechtsbegriff ist, während die digitale Signatur den technischen Begriff für die Verschlüsselung darstellt. Continue reading „Die digitale Signatur“

Büromaterial: Der virtuelle Einkaufszettel macht die Bestellung einfach

Büromaterial: Der virtuelle Einkaufszettel macht die Bestellung einfach

Kennen Sie das auch? Irgendein Kollege hat den letzten Schwung Kopierpapier verbraucht und vergessen, neues zu bestellen. Das scheint in fast allen Unternehmen zum Alltag zu gehören, wie ich der aktuellen OTTO Office-Kundenbefragung entnehme, die gerade auf meinem Schreibtisch liegt. Die Ergebnisse zeigen, dass fehlendes Büromaterial zu den größten Ärgernissen am Arbeitsplatz gehört. Wir wollten von unseren Kunden wissen, wie die Materialbestellung gehandhabt wird, und ob es dabei Probleme gibt. Die Antworten fielen unterschiedlich aus: In manchen Unternehmen werden Kataloge über alle Schreibtische gereicht, jeder Mitarbeiter kreuzt an, was er benötigt und am Ende muss jemand alles zusammenfassen um zu bestellen. Eine andere Variante ist das Sammeln von handschriftlichen Bedarfsmeldungen der Kollegen an den Besteller. Aber eine solche Zettelwirtschaft ist nicht unbedingt effektiv. Die Rundmail mit dem Aufruf „Ich bestelle morgen, wer braucht etwas?“ ist zeitaufwendig, außerdem sind nicht alle Kollegen immer erreichbar. Da stellt sich die Frage: Wie organisiere ich meine Bestellung für Büromaterial mit möglichst geringem Aufwand?

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Heinzelmännchen 2.0 - Es gibt viele Tools, die im Büro weiter helfen und die Arbeit erleichtern… fast als gäbe es die Heinzelmännchen doch.

Heinzelmännchen 2.0

Ob Terminerinnerungen, Layout-Programme oder virtuelle Notizzettel: Im Internet finden sich eine ganze Menge interessanter Tools für den täglichen Einsatz im Büro.

Ich habe mir zum Beispiel immer jemanden gewünscht, der mich daran erinnert, ausreichend Flüssigkeit zu mir zu nehmen. Denn obwohl ich im Büro immer eine Flasche Wasser in Griffnähe habe, trinke ich viel zu wenig. Die Folge: Ich bin müde und unkonzentriert. Diesen Job übernimmt jetzt der Trink-Erinnerer. Das kostenlose Onlinetool erinnert mich in regelmäßigen Abständen an den Griff zum Wasserglas. Auf Basis des Gewichts und Alters ermittelt das Programm den persönlichen Trink-Tagesbedarf und zeigt an, wie viel Flüssigkeit ich heute schon getrunken habe und noch trinken sollte.

Aber im Web gibt es noch viel mehr Heinzelmännchen: Ich habe für Sie eine Auswahl der besten Gratis-Helferlein zusammengestellt und verlinkt, so dass Sie sie direkt herunterladen können.

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Das papierlose Büro: Zukunftsmusik?

Unter deutschen Firmendächern wird gedruckt, was das Zeug hält – aller Digitalisierung zum Trotz. Dabei gibt es viele Gründe, sich mit dem Thema papierloses Büro zu beschäftigen: etwa Umweltschutz, Kostenreduzierung, schnelle Bereitstellung und Archivierung von Informationen oder Einsparung von Lagerraum. Der Kostenaspekt dürfte für die meisten Unternehmen die größte Rolle spielen, denn laut einer Studie des Marktforschers ICM Research lassen sich allein durch verbesserte Arbeitsabläufe beim Druckmanagement zwischen 20 und 30 Prozent der Druckkosten einsparen.

Dass ein vollgemüllter Schreibtisch nicht gerade motiviert, ist im Grunde jedem klar. Dazu kommt, dass lange Suchzeiten und Postwege zentrale Unternehmensprozesse lähmen. Und wer Eingangsrechnungen, Belege oder Frachtbriefe nicht digitalisiert und online bereithält, kann Wettbewerbsnachteile riskieren. Das vollkommen papierlose Büro wird allerdings wohl nie Realität werden, denn geschäftskritische Unterlagen wie Verträge müssen auch künftig physisch vorliegen. Mein persönliches Ziel lautet also: Wenn schon nicht papierlos, dann wenigstens papierarm.

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