Outlook-Tricks (Teil 4): So können Sie Kalender hinzufügen und teilen
Mit Outlook, dem E-Mail-Service von Microsoft, lassen sich natürlich nicht nur E-Mails verschicken: In einem vorherigen Artikel haben wir Ihnen bereits gezeigt, wie man Kontaktinformationen aus Onenote in Outlook übernehmen kann. Die Kalenderfunktionen ermöglichen auch eine vereinfachte Terminabsprache für Privat- und Geschäftsleute. Genauso wie man mit Outlook verschiedene E-Mail-Adressen managen kann, lassen sich auch verschiedene Kalender für den jeweiligen Nutzen erstellen. Gibt man seinen Kalender für andere Personen wie Mitarbeiter und Kollegen frei, können Termine noch viel einfacher abgesprochen werden.
Trick 1: Verschiedene Outlook-Kalender anlegen
Fügt man weitere Kalender hinzu, kann man mit Outlook beispielsweise seine privaten und seine geschäftlichen Termine separat verwalten und beispielsweise Feiertage berücksichtigen. Und so erstellt man weitere Kalender in Microsoft Office Outlook 2013:
- Im Outlook-Programm den Reiter „Kalender“ auswählen.
- Registerkarte „Ordner“ auswählen und unter „Neu“ auf „Neuer Kalender“ klicken.
- Namen für den neuen Kalender eingeben (z.B. „Kalender 2016“) und den Speicherort auswählen.
- Nach dem Bestätigen durch einen Klick auf „OK“ wird der neue Kalender wie gewohnt in der Navigation angezeigt.
Trick 2: Outlook-Kalender nach Vorgaben teilen
Damit sich ein Termin zum Beispiel innerhalb des Kollegenkreises besser abstimmen lässt, ist es sinnvoll, die Kalender zu teilen. So kann man seine Termine nach ganz bestimmten Vorgaben freigeben:
- Entweder unter der Registerkarte „Ordner“ des betreffenden Kalenders oder in der Übersicht „Meine Kalender“ an der linken Seite per Rechtsklick auf den jeweiligen Kalender bei „Freigeben“ die Option „Kalender freigeben“ auswählen.
- Anschließend öffnet sich eine E-Mail mit den Freigabeoptionen. In die Adresszeile die E-Mail-Adressen der Kollegen eingeben, die Einsicht in den Kalender haben sollen. Setzt man gleichzeitig das Häkchen bei „Berechtigung zum Anzeigen von „Kalender“ des Empfängers anfordern“, fordert man die Freigabe der Kalender der Kollegen an.
- Unter „Details“ kann man die Berechtigungsstufe bestimmen, sprich wie viel des Kalenders die eingeladenen Kollegen einsehen können sollen. Bei der Option „Nur Verfügbarkeit“ sehen die freigegebenen Kollegen beispielsweise nur die geblockten Termine an, ohne dass dazu weitere Informationen angezeigt werden.
- Bei Bedarf einen kurzen Informationstext zu der Freigabeeinladung in das Textfeld eingeben und dann auf „Senden“ klicken.
Trick 3: Outlook-Kalender per Mail freigeben
Man kann seine Kalender in Outlook beispielsweise für Kunden und Geschäftspartner auch per E-Mail freigeben:
- Bei der Kalenderansicht im Menü die Registerkarte „Start“ auswählen und bei der Rubrik „Freigeben“ den Eintrag „Kalender per E-Mail senden“ auswählen.
- Im Nachrichtenfenster, das sich dann öffnet, den gewünschten Kalender und den Datumsbereich auswählen, der für die E-Mail-Adressaten einsehbar sein soll.
- Auch hier lassen sich noch verschiedene Details zum Beispiel bezüglich Verfügbarkeit oder Arbeitszeit festlegen. Mit der Maustaste auf „OK“ klicken und anschließend Nachricht bearbeiten. Der Kalender wird dem Empfänger dann als Anhang angezeigt, dessen Elemente mithilfe von Markierungen bearbeitet werden können.
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