Outlook kann mehr, als Sie denken

Outlook Tipps

In einem meiner ersten Blogbeiträge ging es um die Organisation von E-Mails. Aufgrund eines Artikels, den ich am Wochenende gelesen habe, möchte ich das Thema noch einmal aufgreifen. Spiegel online berichtet, dass Forscher im Auftrag von IBM untersucht haben, wie Mail-Empfänger versuchen, die täglichen Massen von eingehenden E-Mails in den Griff zu bekommen. Dabei gibt es zwei „Typen“: Diejenigen, die alle Mails im Posteingang lassen und bei Bedarf suchen, und solche, die mit einem Archivsystem in der Ordnerstruktur arbeiten.

Auch wenn Sie vielleicht eher ein Anhänger des „chaotischen Posteingangs“ sind, könnten die folgenden Outlook-Tipps für Sie hilfreich sein. Denn in dem Programm schlummern praktische Funktionen, die viele Nutzer noch gar nicht entdeckt haben.

Empfangene und gesendete Objekte zusammenfügen

Outlook sieht wie die meisten E-Mailprogramme vor, dass gesendete und empfangene E-Mails in unterschiedlichen Ordnern gespeichert werden. Das wirkt auf den ersten Blick praktisch, dabei kann dadurch der Überblick verloren gehen. Wenn Sie sowohl aus- als auch eingehende Mails in nur einem Ordner abspeichern, können Sie auf einen Blick erkennen, in welcher Reihenfolge die Korrespondenz erfolgt ist und welche Antwort zu welcher Nachricht gehört.

Das Journal – der hilfreiche Blick über die Schulter

Möchten Sie alle wechselseitigen Beziehungen zwischen wichtigen Kontakten, Outlook-Elementen und Dokumenten überblicken? Dann nutzen Sie das Journal, das alle wichtigen Aktivitäten protokolliert. Sie können E-Mails, Telefonate, Kontakte oder Aufgaben in das Journal einbinden. Damit Outlook-Elemente und Office-Dokumente automatisch eingetragen werden, müssen Sie Outlook mitteilen, welche Elemente es im Journal berücksichtigen soll. Eine ausführliche Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie hier.

Telefonate protokollieren

Nach dem Ende eines wichtigen Telefonats haben Sie bereits wieder die Hälfte des Gesprächsinhalts vergessen? Dann können Sie mit Outlook ein Telefonprotokoll anfertigen. Nutzen Sie die Tastenkombination „Strg + Shift + J“ und wählen Sie den Eintragstyp „Telefonanruf“ aus, geben Sie den Gesprächspartner und den Grund für den Anruf ein und klicken Sie nach dem Wählen der Nummer auf die Schaltfläche „Zeitmessung starten“. Während des Telefonats können Sie die Gesprächsnotizen im Notizbereich festhalten. Ist das Telefonat beendet, klicken Sie „Zeitmessung anhalten“, kategorisieren den Journaleintrag, sofern Sie möchten, und speichern Sie das Protokoll.

Aufgabenverwaltung anhand von Prioritäten

Wer seine Aufgaben mit Outlook organisieren möchte, kann Prioritäten setzen. Das Programm verwendet die Methode der ABC-Analyse. Dabei werden den Aufgaben die Prioritäten hoch, mittel oder niedrig vergeben. Grundlage sind die folgenden Fragen: Was muss getan werden? „A-Aufgaben“. Was soll getan werden? „B-Aufgaben“. Was kann getan werden? „C-Aufgaben“. Klicken Sie in der Aufgabenansicht „Detailliert“ rechts neben das Aufgabensymbol und wählen Sie zwischen den drei Prioritätsstufen.

E-Mail Organisation mit der Wiedervorlage

Nicht jede eingegangene E-Mail erfordert eine sofortige Bearbeitung. Je mehr Mails sich im Posteingang ansammeln, desto leichter rutscht aber eine durch, die schon längst hätte bearbeitet werden müssen. Die Wiedervorlage mit Outlook hilft Ihnen, alle Aufgaben komfortabel zu verwalten. Notieren Sie jede Aufgaben und jeweils das Erledigungsdatum, die Priorität sowie einen eventuellen Vermerk, wo der dazu gehörende Vorgang zwischengelagert ist (“im Ordner xy”). Am entsprechenden Tag blendet Outlook die Aufgabe ein und erinnert Sie – auf Wunsch auch mehrmals – an die Erledigung. E-Mails können Sie im Postfach lassen und zur Nachverfolgung mit einem Termin markieren, damit Sie sie rechtzeitig beantworten. Alternativ können Sie die Mail markieren und bei gedrückter linker Maustaste auf das Aufgaben-Symbol ziehen, so dass sie automatisch in eine Aufgabe umgewandelt wird.

Zum Abschluss noch ein Hinweis in eigener Sache: Am Mittwoch, den 8. Juni, findet von 14 bis 18 Uhr ein 1-1-Chat im Online-Shop statt. Dort können Sie mit meinem Kollegen Christian Langvad, zum Thema „Produkte“ kommunizieren. Als Geschäftsbereichsleiter ist er für den Einkauf verantwortlich und freut sich auf Ihr Feedback. Teilen Sie uns direkt mit, was Sie an unserem Shop und unseren Produkten mögen, wo Sie noch Verbesserungsbedarf sehen, oder ob Sie bei OTTO Office bestimmte Produkte vermissen. Vielleicht haben Sie Lust, sich diesen Termin in ihren Outlook-Kalender einzutragen? Wie immer freue auch ich mich, wenn Sie an dieser Stelle einen Kommentar hinterlassen.


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Kommentare
2 Responses to “Outlook kann mehr, als Sie denken”
  1. Rosemarie Clausen sagt:

    Mir schmeckt die Waffelmischung am besten, möglichst mit Vollmilchschokolade.

  2. Eva sagt:

    Doppelkekse mit Schokofüllung :-)

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