Geschäftsreisen werden heutzutage nicht mehr abgewickelt, sondern gemanagt. Je größer ein Unternehmen ist oder je mehr Außendienstler es beschäftigt, desto höher ist der Aufwand, den das Travel Management erfordert. Möglichst günstige Flüge, Bahnreisen und Hotels müssen gebucht, Räumlichkeiten für Meetings oder Tagungen organisiert sowie Reisekosten- und Spesenabrechnungen erstellt werden. Ein gutes Travel Management steuert und optimiert aber auch die Prozessabläufe, die zur Abwicklung nötig sind. Unternehmen, die den Einstieg in eine Softwarelösung planen, sollten sich im Vorfeld genau mit der Thematik befassen. Doch was sollte man dabei beachten? Ich habe einige Punkte zusammengestellt, die es dabei zu berücksichtigen gilt, und gebe einen kurzen Überblick über drei mögliche Travel Management Lösungen.
Welche Softwarelösung passt zu den Anforderungen des Unternehmens?
Reisekosten-Software verspricht kürzere Prozesse, niedrigere Kosten, Rechtssicherheit sowie erheblich weniger Bürokratie. Entscheidend ist dabei, ein Tool zu finden, das die Anforderungen des Unternehmens abdeckt, dabei aber nicht zu überdimensioniert ist. Sie können sich folgende Fragen stellen: Wie viele Abrechnungen sind es pro Monat? Sind die Mitarbeiter hauptsächlich im Inland oder auch im Ausland unterwegs? Ist eine mehrsprachige Lösung notwendig, oder reicht eine Software für den Einsatz im deutschsprachigen Raum?
Soll die Software lieber auf eigenen Servern, über Rechner des Dienstleisters oder über eine Cloud betrieben werden? Bei einer Inhouse-Lösung ist die Kompatibilität mit bestehenden IT-Systemen der entscheidende Punkt. Wenn Schnittstellen und komplexe Prozesse separat programmiert werden müssen, können deutliche Mehrkosten anfallen. Verschiedene Anbieter haben Lösungen bis hin zum kompletten Outsourcing im Programm, so dass nur noch die Belege an den Dienstleister geschickt werden müssen. Am Markt setzen sich aber zunehmend Web-basierte SaaS-Anwendungen (Software as a Service) durch. Hier liegt der Vorteil darin, dass die Mitarbeiter auch von unterwegs auf die Anwendung zugreifen können, um bereits während der Reise ihre Abrechnungen anzulegen.
Was sollte eine Business Travel Software können?
So gut wie alle Programme, die erhältlich sind, verfügen über die Möglichkeit, Geschäftsreisen mit allen Details zu erfassen und sämtliche Auslagen den verschiedenen Reisen direkt zuzuordnen. In der Software sollte eine Funktion zur elektronischen Belegarchivierung integriert sein, die es ermöglicht, die benötigten Belege elektronisch anzupassen und zu verarbeiten. Wichtig ist außerdem, dass die Softwarelösung Schnittstellen zu den Personalstammdaten, zur Finanzbuchhaltung sowie zu Lohnbuchhaltungsprogrammen beinhaltet − das ist insbesondere für den Steuerberater und das Finanzamt relevant.
Wenn Reisen mit einem Dienstwagen erfolgen, sollte die Software über ein integriertes Fahrtenbuch oder zumindest über eine Schnittstelle zu Fahrtenbuch-Programmen verfügen. Einige Dienstleister bieten eine noch umfassendere Verknüpfung mit anderen Systemen an: die schnelle Erfassung und Erstellung des Fahrtenbuchs durch den Import vom Smartphone, Tablet oder Navigationssystem.
Bei Auslandsreisen ist es besonders wichtig, dass Belege in der Landeswährung inklusive Steuer erfasst werden können. Ein Tool sollte außerdem die Tages- und Übernachtungspauschalen nach den gesetzlichen Standards der Länder ausrechnen können. Einige Anbieter haben sogar eine automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen implementiert.
Drei beispielhafte Lösungen – für Selbständige und Mittelständler
Monkey Reisekosten 2014 eignet sich vor allem für Selbständige und Kleinunternehmer, die auf übersichtliche Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen angewiesen sind. Die Software zum Preis ab 33 Euro läuft auf Mac und PC. Ideal für Freiberufler ist die iPhone- und iPad-App Reisekosten zum Preis von 5,49 Euro, mit der sich alle Kosten und Belege unterwegs erfassen und fotografieren lassen. Die fertigen PDF-Reisekostenabrechnungen oder Zusammenfassungen können per E-Mail verschickt werden.
Die Viatos GmbH will Reisekostenabrechnungen einfach und digital machen. Die Reisekosten-Abrechnung ermöglicht eine ortsunabhängige Eingabe durch die Reisenden oder eine zentrale Reisekostenstelle. Integriert sind unter anderem Unternehmenssoftware wie Finanz- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Controlling, Buchungen über ein Reisebüro oder Online-Buchungssystem sowie Kreditkartendaten. Das Programm läuft entweder auf der eigenen IT-Infrastruktur, per Hosting im Viatos-Rechenzentrum oder als SaaS-Lösung. Die Kosten basieren auf der Anzahl der Nutzer oder der erstellten Reisekostenabrechnungen.
Was für Erfahrungen haben Sie mit Programmen zum Business Travel Management gemacht? Besonders interessieren mich weitere Lösungen für Selbständige und Kleinunternehmer. Ich freue mich wie immer auf Ihre Kommentare.
Urheber des Bildes: © olly – Fotolia.com
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