Die perfekte Sekretärin: And the winner is Rebecca Stache

Am 22. Oktober lud die Büroartikelmarke Leitz zehn Sekretärinnen zum Finale von „Deutschlands beste/r Sekretär/in“ nach Hamburg ein. Mit dabei war auch OTTO Office als Premium-Partner des bundesweiten Wettbewerbs. Die zehn Finalistinnen genossen nicht nur die atemberaubende Kulisse mit Blick über die ganze Stadt, sondern mussten vor den Augen zahlreicher Medienvertreter und Kamerateams im Penthouse Elbpanorama ihr berufliches Können beweisen. Dabei galt es unter anderem, einen umfangreichen Wissenstest zu absolvieren und die Fähigkeiten im Organisieren und Improvisieren unter Beweis zu stellen. Nach fünf aufregenden Wettbewerbsrunden kürte die Fachjury schließlich Rebecca Stache zu Deutschlands bester Sekretärin. Die 32-Jährige, die als Assistentin des Vorsitzenden der Geschäftsführung bei der HafenCity Hamburg GmbH arbeitet, überzeugte vor allem bei einer kniffligen Aufgabe: Sie musste auf dem unaufgeräumten Schreibtisch ihres Chefs dringend benötigte Unterlagen in besonders kurzer Zeit finden und sortieren. Ich hatte Gelegenheit, der Hamburgerin nach dem Finale ein paar Fragen zu stellen.

Liebe Frau Stache, erst einmal herzlichen Glückwunsch. Wie fühlt es sich an, „Deutschlands beste Sekretärin“ zu sein?

Es fühlt sich gut an. An die ganze Aufmerksamkeit muss ich mich allerdings noch gewöhnen, denn der Gewinn hat mich sehr überrascht. Während des Finales war ich mir sicher, dass es nicht gereicht hat, aber zum Glück habe ich mich geirrt.

Haben Sie sich auf den Wettbewerb vorbereitet? Und wie kam es überhaupt dazu, dass Sie sich beworben haben?

Eine gezielte Vorbereitung war kaum möglich, denn niemand wusste genau, welche Aufgaben auf uns zukommen würden. Ich habe mich hauptsächlich auf den Wissenstest vorbereitet, ein bisschen Fachliteratur gelesen und mich ansonsten auf meine Alltagspraxis verlassen − das ist immer noch das beste Training. In den letzten Jahren habe ich immer verfolgt, was aus früheren Teilnehmern geworden ist, und irgendwann hatte ich den Gedanken, auch einmal mitzumachen. Meine Erwartung war es, eine spannende Erfahrung zu machen, auch wenn ich „nur“ ins Finale kommen und nicht gewinnen sollte.

Glauben Sie, dass Ihnen der Titel beruflich weiterhelfen wird?

Schaden wird er auf jeden Fall nicht. Momentan kann ich die Auswirkungen noch gar nicht abschätzen, bin mir aber sicher, dass sich der Titel in Bewerbungsunterlagen gut machen wird und vielleicht auch beim nächsten Gehaltsgespräch helfen kann.

Können Sie anderen Sekretärinnen, die sich im kommenden Jahr für den Wettbewerb bewerben möchten, etwas mit auf den Weg geben?

Ganz klar: Traut euch! Allein die Erfahrung ist es wert, und man trifft viele tolle Menschen, denen man sonst vielleicht nie begegnen würde. Bei der Endrunde selbst sollte jede Finalistin bzw. jeder Finalist versuchen, die Ruhe zu bewahren, sonst wird es schwer.

Gab es Aufgaben, die Ihnen besonders schwer oder leicht fielen?
Ich fand den Brief besonders schwierig. Dabei mussten wir Apple CEO Tim Cook davon überzeugen, dass unser Chef das neue iPhone im Online-Shop bereits sieben Tage vor Verkaufsstart anbieten darf. Wir hatten nur fünf Minuten Zeit, den Brief auf Englisch zu schreiben, und mir fiel keine zündende kreative Idee für die Argumentation ein. Am einfachsten fand ich die Aufgabe mit der Unterlagensortierung, denn dabei ging es wirklich nur um Schnelligkeit.

Können Sie mir Büroartikel nennen, die für Sie absolut unverzichtbar sind? Was sind Ihre Must haves?
Ich muss immer mein Notizbuch und einen Stift dabei haben. So geht mir nichts durch, und ich kann jedes To Do, jede Telefonnummer usw. notieren.

Haben Sie ein besonderes Mittel, um mit Zeitdruck umzugehen?
Ich bin unter Zeitdruck meistens besser, als wenn es zu ruhig ist. Dann bin ich höchst konzentriert und arbeite – zumindest gefühlt – noch ein bisschen schneller. Dafür stresst es mich, wenn ich mit inkompetenten Personen zu tun habe. Ich versuche zwar, ruhig zu bleiben, aber in mir drin sieht es meist völlig anders aus. Vermeiden lassen sich solche Situationen leider nicht ganz.

Der Wettbewerb hat sich zum Ziel gesetzt, das Berufsbild der Sekretärin zu stärken. Was zeichnet aus Ihrer Sicht eine gute Sekretärin aus?
Kein Vorgesetzter möchte jeden Handgriff erklären müssen. Das wichtigste ist aus meiner Sicht proaktives Handeln, also auch mal drei Schritte vorauszudenken und selbstständig zu arbeiten. So hält man dem Chef am besten den Rücken frei.

Werden Sie im Arbeitsalltag mit „Sekretärinnen-Klischees“ konfrontiert, und wenn ja, ärgern Sie sich darüber?
Unterschwellig bekomme ich schon ab und zu mit, dass jemand mich von oben herab behandelt. Aber das sind diejenigen, die am wenigsten wissen, was ich den ganzen Tag über mache, und welche Verantwortung auf meinen Schultern lastet. Ich ärgere mich weniger darüber, sondern mache selbstbewusst meinen Standpunkt klar, ohne auf diese Klischees einzugehen. Das ist meist das wirkungsvollste Mittel.

Wie hat sich aus Ihrer Sicht das Berufsbild in den letzten Jahren verändert?
Die Technik nimmt uns Sekretärinnen viel ab, so dass mehr Zeit für die wesentlichen Dinge und auch neue Aufgaben bleibt. So kommt es häufiger vor, dass im Sekretariat mehr Verantwortung übernommen wird und der Anspruch – auch an unsere Qualifikationen – steigt. Aus meiner Sicht führt das dazu, dass der Beruf immer interessanter wird.

Und zum Schluss: Gibt es für Sie einen „optimalen Chef“?
Der wäre ein freundlicher, immer ausgeglichener, gerechter Mensch, der jederzeit für alle Mitarbeiter ansprechbar wäre. Er wäre außerdem höchst kompetent, ordentlich, flexibel und kreativ, hätte eine gut lesbare Handschrift und würde seiner Sekretärin jeden Wunsch von den Augen ablesen. Aber es ist ganz klar, dass es keinen solchen Supermann gibt.

Vielen Dank für das nette Gespräch, Frau Stache.