René Battmer

Geschenke, Geschenke: Nette Geste oder Bestechung unter dem Weihnachtsbaum?

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – auch bei Geschäftspartnern. Aber Vorsicht, die Betonung liegt auf „kleine“. Präsente für Geschäftspartner und Kunden gehören in vielen Unternehmen zum Vorweihnachtsalltag. Das klingt harmlos, ist aber nicht unkritisch, denn sowohl der Beschenkte als auch der Absender können dadurch in eine missliche Lage geraten. Denn die Grenze zwischen einer netten Geste und einer versuchten Bestechung ist fließend. Passend zum Internationalen Anti-Korruptions-Tag, der am 9. Dezember stattfand, geht es in meinem Beitrag darum, wie die gesetzlichen Vorgaben aussehen, und auf welche Art sich Unternehmen und deren Mitarbeiter beim Thema Geschenke absichern können.

 

Keine gesetzlichen Wertgrenzen

Ab welcher Summe ein Geschenk als Bestechung gilt, hat der Gesetzgeber nicht klar geregelt. Er schreibt nur vor, dass zu keiner Zeit die Absicht bestehen darf, den Beschenkten durch die Zuwendung in seiner Entscheidungsfreiheit einzuschränken. Der zunehmende Druck von Finanzaufsicht und Steuerbehörden zwingt Unternehmen jedoch, weniger leichtfertig mit Gefälligkeiten umzugehen. Deshalb sollte man sich besser nicht an der steuerlichen Wertgrenze in Höhe von 35 Euro orientieren, bis zu der Präsente an einen Geschäftspartner innerhalb eines Kalenderjahrs abgesetzt werden können. Denn beim Verdacht der Korruption kommt es nicht auf den Wert des Gegenstands an, sondern auf den Grund, warum jemand beschenkt wird. So kann eine günstige Flasche Rotwein, die kurz vor einer Auftragsvergabe an den Projektverantwortlichen übergeben wird, als Versuch einer Bestechung interpretiert werden. Um auf Nummer Sicher zu gehen, sind Unternehmen deshalb gefordert, selbst Richtlinien aufzustellen.

 

Compliance-Beauftragte und Arbeitsverträge geben Sicherheit

Compliance bedeutet übersetzt Regeltreue beziehungsweise Regelkonformität und beinhaltet die Einhaltung von gesetzlich vorgegebenen Richtlinien sowie freiwilligen Kodizes, ethischen oder moralischen Grundsätzen, Standards und Verhaltensformen in Unternehmen. Relevante Bereiche eines firmeninternen Verhaltenskodex – englisch auch als „Code of Conduct” bezeichnet – sind dabei unter anderem Bestechung und Bestechlichkeit, Datenschutz und Wettbewerbsdelikte sowie Arbeits- und Sozialstandards. Ein Compliance-Beauftragter im Unternehmen soll sicherstellen, dass Gesetze, interne und externe Richtlinien eingehalten werden, und steht im Zweifelsfall der Unternehmensleitung aber auch den Mitarbeitern beratend zur Seite. Um ihre Angestellten vor dem Verdacht der Bevorteilung zu schützen, bieten außerdem immer mehr Arbeitgeber Schulungen und Seminare zum Thema an.

Beim Thema (Weihnachts-) Geschenke empfiehlt es sich für Unternehmen, klare Regeln aufzustellen, etwa eine preisliche Obergrenze. Ist ein Präsent deutlich teurer oder lässt sich sein Wert nicht klar ermitteln, ist es sinnvoll, Rücksprache mit dem Compliance-Beauftragten zu halten. In der Regel sind Geschenke dann unbedenklich, wenn sie angemessen erscheinen. Erhält nur ein Mitarbeiter eine Zuwendung und wird von ihm deshalb eine Bevorzugung des Absenders erwartet, sollte das Präsent abgelehnt werden. Insbesondere dann, wenn es sich um ein Geldgeschenk oder beispielsweise eine Reise handelt. Bekommen jedoch alle Mitarbeiter eine Flasche Wein, muss niemand befürchten, der Bestechlichkeit beschuldigt zu werden.

Da unter Umständen auch kleine Aufmerksamkeiten nachteilig interpretiert werden können, empfehlen Arbeitsrechtler, einen Blick in den Arbeitsvertrag zu werfen. Oft befindet sich dort ein Passus, in dem eindeutig geregelt ist, dass keinerlei Geschenke angenommen werden dürfen.

Dann kann der Beschenkte sich freundlich bedanken und das Präsent mit Verweis auf die Unternehmensrichtlinien zurückgeben.

 

Geschenke? Nein, Danke!

Unternehmen, die sich mit dem Thema Compliance bisher noch nicht beschäftigt haben, können sich beispielsweise am „Code of Conduct“ orientieren, den der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) zusammen mit Henkel, Allianz, Fraport und Thyssen-Krupp erstellt hat. Das Regelwerk lehnt Geschenke grundsätzlich ab. Es heißt dort im Wortlaut: „Geschäftsführung und Mitarbeiter dürfen im Geschäftsverkehr keine Geschenke, Zahlungen, Einladungen oder Dienstleistungen anbieten, versprechen, fordern, gewähren oder annehmen, die mit der Absicht gewährt werden, eine Geschäftsbeziehung in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder bei denen die Gefahr besteht, die professionelle Unabhängigkeit des Geschäftspartners zu gefährden.“

Unternehmen, die sich dem „Code of Conduct“ verpflichten, informieren ihre Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten über den Verzicht auf Geschenke. Stattdessen verweisen sie auf eine Alternative: Spenden an eine gemeinnützige Organisation.

 

Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen mit Geschenken ⎼ ob speziell zu Weihnachten oder generell bei der Kontaktpflege? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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Carsten Voeller

Podcasting in Unternehmen: Kundenbindung auf die persönliche Art

Seit rund 15 Jahren online verfügbar, sind Podcasts mittlerweile zum Massenmedium geworden. Nicht nur Privatanwender oder Musiker mischen mit, auch für Unternehmen eignen sich Audio- und Videopodcasts vorzüglich zu Marketing- und Werbezwecken, als Kontaktmöglichkeit zu Kunden oder zur internen Kommunikation mit Mitarbeitern. Mit diesen abonnierbaren Mediendateien können auch kleine Firmen, die kein großes Werbebudget haben, eine persönliche Bindung zu ihren Kunden auf- und ausbauen. Denn sie sind nicht schwer zu produzieren und erfordern keinen allzu großen Aufwand. Der so erstellte Content lässt sich auf der eigenen Website integrieren und über Social Media-Kanäle, iTunes oder YouTube weiterverbreiten. Ich möchte Ihnen heute einen Überblick darüber geben, was Sie vor und bei ihren ersten Aufnahmen beachten sollten.

Die Vorbereitung

Bevor Sie sich mit dem technischen Equipment und später mit der Podcast-Produktion beschäftigen, gilt es zuallererst, Themen zu finden: Was könnte Ihre Kunden interessieren, und welche Inhalte sind über einen Podcast vermittelbar? Wenn Sie mit Ihrer Zielgruppe per Blog, Facebook oder Kundenbefragungen bereits in gutem Kontakt stehen, können Sie deren Interessen oder offenen Fragen relativ einfach herausfinden. Haben Sie sich für ein Thema entschieden, sollten Sie sich wirklich dafür begeistern. Denn kaum etwas wirkt abschreckender als ein Sprecher, dem man anhört, dass er gelangweilt von einem Zettel abliest. Es kommt also nicht nur auf einen interessanten Inhalt an, sondern auch auf eine lebendige, mitreißende Sprechweise.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über Inhalte verfügt, die sich für einen Podcast verwenden und neu aufbereiten lassen, sollten Sie diese auf jeden Fall nutzen. Als Formate eignen sich zum Beispiel Interviews, Kommentare, Diskussionen oder Mitschnitte vor Ort. Wenn Ihre Mitarbeiter spannende Vorträge halten, können Sie diese mitschneiden und als Podcast intern oder extern zur Verfügung stellen. Lange Vorträge sollten Sie in mehrere thematisch abgeschlossene Teile schneiden und nach und nach publizieren.

Die Länge eines Podcasts und die Häufigkeit einer Produktion sind davon abhängig, wie viel Zeit und Budget zur Verfügung stehen. Planen Sie insbesondere zu Beginn eine längere Aufnahme- und Bearbeitungszeit ein. Wollen Sie regelmäßig produzieren, lohnt es sich, im Voraus einen Plan für mehrere Sendungen und Skripte für die einzelnen Aufnahmen zu erstellen. Letztere sollten nicht zu sehr einengen und Raum für Spontanität bieten. Damit Zuhörer zu Abonnenten werden, dauerhaft dabei bleiben und den Podcast weiterverbreiten, sollte dieser den Hörern einen wirklichen Mehrwert bieten.

Und auch die Podcast-Produktion selbst kann einen Mehrwert bieten: Wenn Sie beispielsweise dabei fotografieren, können Sie für einen Blog oder die interne Kommunikation einen Making-Of-Artikel samt Bildern erstellen. So generieren Sie aus einer einzigen Produktion mehrfach Content.

Die Technik

Für die Produktion eines Podcasts benötigen Sie entsprechende Hard- und Software. Natürlich können Sie viel Geld in ein professionelles Studio-Equipment investieren, in der Regel reichen aber ein internetfähiger Rechner, ein Mikrofon und ein kostenfreies Aufnahmeprogramm vollkommen aus. Empfehlenswert sind zum Beispiel Audacity oder iPodder (jetzt Juice). Mit den Tools können Sie die Aufnahmen auch schneiden, Hintergrundgeräusche oder Patzer herausschneiden und Musikstücke einsetzen. Mac-Nutzer können für Ton und Musik das meist schon vorinstallierte Programm GarageBand verwenden. Wer Windows nutzt, erhält mit einer Google-Suche nach „royalty free music“ Anbieter, die lizenzfreie Musik günstig zum Download anbieten. Notwendig ist außerdem Speicherplatz im Web: Sie können die Dateien auf einem eigenen Server speichern oder Angebote wie podcaster.de oder podhost.de nutzen, die in der Basisversion kostenfrei sind.

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Podcast veröffentlichen und verbreiten

Am einfachsten lässt sich eine Episode mithilfe eines Blogs veröffentlichen, beispielsweise via WordPress. Sie können die Folge als neuen Eintrag posten und finden dort spezielle Layouts, so genannte „Themes“, für Podcaster. Bei jedem Post wird automatisch ein RSS (Really Simple Syndication)-Feed generiert. Dieser ist notwendig, um Ihren Podcast etwa via iTunes zu abonnieren. Wenn es an die Verbreitung geht, sollten Sie die Einführung und den Start aktiv kommunizieren; nicht nur im Newsbereich Ihrer Homepage, per Newsletter, im Blog und in den sozialen Netzwerken, sondern auch bei Ihren Mitarbeitern. Wie Sie mehr

Zuhörer für Ihren Podcast finden und die Reichweite steigern, hat die Karrierebibel sehr ausführlich zusammengetragen.

Nutzen Sie Podcasts in Ihrem Unternehmen? Wie kommt das Format bei Ihren Kunden an? Ich freue mich auf Ihr Feedback und weitere Tipps zum professionellen Podcasten.

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René Battmer1 Comment

Umfragen im Handumdrehen: Wie gut kennen Sie Ihre Kunden?

Fragen kostet ja nichts − insbesondere wenn es um Kunden und deren Bedürfnisse geht. Wer sich darauf verlässt, seine Zielgruppe genau zu kennen, riskiert im schlimmsten Fall seine Unternehmens-Existenz. Denn Kunden, deren Bedürfnissen und Wünsche ignoriert werden, wenden sich einem anderen Anbieter zu und sind so schnell nicht wieder einzufangen. Um Käufer besser kennenzulernen, gibt es online diverse Umfragetools, die neben dem reinen Erkenntnisgewinn zusätzliche Vorteile bringen. So lassen sich die gewonnenen Ergebnisse nicht nur nutzen, um das eigene Angebot zu optimieren, sondern auch in der Pressearbeit, Social Media-Kommunikation oder direkten Kundengesprächen anwenden.

Bevor ich Ihnen vier Umfragetools vorstelle, zwei Hinweise: Mit den meisten zahlungspflichtigen Tools lassen sich Umfragen in einem eigenen Layout gestalten. Kostenfreie Programme bieten diese Möglichkeit meist nicht an, sondern enthalten manchmal sogar Werbung. Umfragedaten werden oft auf den Servern der Anbieter gespeichert. Erheben Sie also schützenwerte bzw. sensible Daten, sollten Sie ein Umfragetool auf dem eigenen Server installieren und sich auch mit Datensicherheit und Datenschutz auseinandersetzen.

 

SurveyMonkey

Der weltweit führende Anbieter für Umfragen ist SurveyMonkey. Die App kann mit einem sehr übersichtlichen Menü und einer leicht verständlichen Benutzerführung punkten. Innerhalb kürzester Zeit können Sie eine Befragung mit sechs bis zehn Fragen erstellen: Titel geben, Art der Frage auswählen, die Frage und mehrere Antwortmöglichkeiten eintragen, fertig. Die Befragung lässt sich per E-Mail versenden, bei Twitter oder Facebook posten oder per SMS als Link verschicken. Basis-Nutzer erhalten einen umfangreichen Katalog an Webinaren, Artikeln und Hilfestellungen; zahlende Kunden können zusätzliche Funktionen und einen verbesserten Support nutzen. Für die Auswertung der Ergebnisse bietet SurveyMonkey einfache Statistiken und Grafiken, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Mit der kostenlosen Basis-Version können Sie jährlich zehn Befragungen mit insgesamt 100 Antwortmöglichkeiten starten. Die drei kostenpflichtigen Versionen gehen bei 35 Euro monatlich los.

 

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LimeSurvey

Die kostenlose, einfache und selbsterklärende OpenSource‐Software‐Lösung LimeSurvey lässt sich auf dem eigenen Server installieren und bietet dadurch besonderen Schutz für sensible Umfragedaten. Weitere Vorteile sind die Individualisierungsmöglichkeiten und die Funktionsvielfalt des Tools. Umfragen können personalisiert, die Ergebnisse als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden. Die Auswertungen lassen sich mit Diagrammen darstellen. Die Lösung bietet mehr als 30 verschiedene Fragetypen an, u.a. Matrix-, Skalenfragen, Single- oder Multiple Choice, Abfragen für numerische Eingaben und offene Fragen für Freitexte. Umfragen können mit offenem oder geschlossenem Benutzerkreis durchgeführt werden. Nutzer haben außerdem die Möglichkeit, Bedingungen für Fragen zu definieren, die auf früheren Antworten basieren. LimeSurvey scheint das Lieblings-Umfragetool von Hochschulen zu sein, deshalb hat die Universität Hamburg ein Erste-Schritte-Handbuch erstellt, das bei der Erstellung Ihrer ersten Umfrage helfen kann.

 

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Umfrage online

Das Tool ermöglicht Anwendern die schnelle und einfache Erstellung eines individuellen Fragebogens für Marktforschungen oder Mitarbeiterbefragungen − mit beliebig vielen Fragen für beliebig viele Teilnehmer. Die Umfrage lässt sich per E-Mail oder durch die Einbindung auf Websites, Blogs oder Social Media-Seiten publizieren. Bei Umfrage online können Sie zwischen diversen Arten von Fragen wählen: Es sind offene, halboffene und geschlossene Fragen möglich, die bewertet und priorisiert werden können. Mit einer integrierten Vorschaufunktion können Sie letzte Änderungen und Korrekturen durchführen. Startet ein Anwender die Umfrage per Mausklick, erhält er einen persönlichen Umfragelink. Der Ersteller der Umfrage hat jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand, denn die Auswertung sämtlicher Daten und die Anzeige in Form von Diagrammen erfolgen in Echtzeit. Die Basisversion ist für einen Monat kostenlos; die werbefreie Variante „Personal“ für professionelle Umfragen mit kurzer bis mittlerer Laufzeit kostet 35 Euro je monatlicher Umfrage. Flatrate-Angebote für Unternehmen, die beliebig viele Befragungen durchführen möchten, gehen bei einem Preis von 499 Euro los.

 

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Google Drive Formulare

Die Umfrage-Plattform von Google führt den Anwender Schritt für Schritt von der Erstellung eines Fragebogens über die Veröffentlichung bis zur Auswertung der erfassten Daten. Google Drive Formulare ist kostenlos und bietet diverse Design, Gestaltungsmöglichkeiten der Fragen und eine Speicherung der Antworten in Tabellen. Fragen können Sie in zufälliger Reihenfolge zusammenstellen, Bilder und YouTube-Videos hinzufügen und Abhängigkeitsbeziehungen zwischen einzelnen Fragen herstellen. Fragebögen lassen sich per Mail versenden oder via Link in externe Webseiten einbinden.
Haben Sie Erfahrungen mit den vorgestellten Umfragetools gemacht, oder arbeiten Sie mit anderen Anwendungen? Ich freue mich auf Ihr Feedback und weitere Tipps.

 

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Stress im Büro

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Stress und Hektik im Büro: Was tun bei zu viel Druck im Job?

Stressphasen im Beruf haben die meisten Menschen schon erlebt. Problematisch wird es dann, wenn der Druck zu groß wird und Stress dauerhaft zu Überbelastung führt. Professor Andreas Krause berichtet in der Oktober-Ausgabe von „Psychologie heute“ von einem Phänomen, das er als „interessierte Selbstausbeutung“ bezeichnet: Immer mehr Mitarbeiter beuten sich mehr oder weniger freiwillig selbst aus. Sie leisten weitaus mehr, als ihr Unternehmen verlangt. Wer aber über einen längeren Zeitraum an seine Grenzen oder sogar darüber hinaus geht, läuft Gefahr, irgendwann zusammenzubrechen, denn der Mensch ist nur begrenzt belastbar. Damit es nicht zu einem Burnout oder einer körperlichen Erkrankung kommt, sollten Arbeitnehmer oder Selbständige rechtzeitig gegensteuern. Einige Tipps und Stressbewältigungsstrategien, die den Druck aus dem Arbeitsalltag nehmen können, habe ich für Sie zusammengestellt.

Dem Körper Gutes tun

An normalen Tagen benötigt der Körper etwa zwei Liter Wasser. Muss man körperliche oder geistige Hochleistungen bringen, sollten es 2,5 bis 3 Liter sein. Einen Teil können Sie auch durch Kamillentee ersetzen, der hydrierend und beruhigend wirkt. Als Anti-Stress-Mittel gilt auch Vitamin C, denn es hat eine ausgleichende und beruhigende Wirkung. Sind Sie also besonders viel Stress ausgesetzt, sollten Sie viel Obst und Gemüse wie etwa Kiwis, Orangen oder Paprika essen. Verzichten Sie außerdem nicht auf Ihre Mittagspause. Nutzen Sie diese nach Möglichkeit, um das Büro zu verlassen, und essen Sie nicht am Schreibtisch. Außerdem sollten Sie unbedingt vermeiden, Krankheiten zu verschleppen: Wer sich mit schwerer Erkältung zur Arbeit quält, steckt nicht nur seine Kollegen an, sondern zögert die Dauer der Gesundung hinaus.

 

Kurz entspannen

Gerade an Computerarbeitsplätzen werden die Augen mit unzähligen visuellen Reizen überflutet. Um ihnen eine Pause zu verschaffen, sollten Sie sie auch während der Arbeit hin und wieder schließen. Setzen Sie sich dazu auf einen Stuhl, lehnen sich bequem zurück und machen Sie die Augen zu. Um den entspannenden Effekt zu verstärken, legen Sie Ihre geöffneten Handflächen auf die geschlossenen Lider. Bleiben Sie einige Minuten so sitzen, genießen Sie die Dunkelheit und die Wärme Ihrer Hände. Atmen Sie dabei langsam und gleichmäßig.

 

Bewusster arbeiten

Zu viele Reize überfordern das Gehirn. Versuchen Sie deshalb, Informationen bewusst und ohne Ablenkung aufzunehmen und zu verarbeiten. Eignen Sie sich effiziente Lese- und Gedächtnistechniken an, zum Beispiel Visual Reading: Denn wer schneller liest, behält mehr und liest dabei viel entspannter. Um diese Technik zu erlernen, benötigen Sie etwa zwei bis drei Tage. Machen Sie nach der Informationsaufnahme eine Gedankenpause, denn Pausen helfen dem Gehirn, Neues zu verarbeiten. Hilfreich ist es, eine Minute systematisch in den Bauch einzuatmen und kontrolliert wieder auszuatmen. Gönnen Sie sich Auszeiten, denn ständige Erreichbarkeit ist ein Stressfaktor. Schalten Sie also gelegentlich das Smartphone aus oder lassen Sie Anrufe, deren Annahme nicht akut ist, auf die Mailbox laufen.

Ehrliche Bestandsaufnahme und Stressbewältigungsstrategien

Um nicht nur akut, sondern langfristig Stress und Hektik auszuweichen, sollten Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme machen und dabei an drei Punkten ansetzen: Ermitteln Sie Ihre „Stressoren“, indem Sie aufschreiben „Ich gerate in Stress, wenn…“. Dazu können etwa Zeitdruck, Lärm, hochgesteckte Arbeitsziele, eine falsche Planung oder Konflikte mit Kollegen oder dem Vorgesetzten gehören. Stressoren können Sie reduzieren oder sogar ganz abschaffen, indem Sie Aufgaben delegieren, Ihren Joballtag umstrukturieren und so Ihr Zeitmanagement verbessern, andere Prioritäten setzen oder bei Konflikten ein klärendes Gespräch, eventuell unter Zuhilfenahme eines Mediators, führen.

Machen Sie sich klar, was Ihre persönlichen Stressauslöser sind und formulieren Sie schriftlich „Ich setze mich selbst unter Stress, indem ich…“. Beispiele dafür können Perfektionismus, große Ungeduld oder eine schnelle Selbstüberforderung sein. Die individuellen Stressverstärker sind in der Regel alte Denkmuster, Motive und Einstellungen eines Menschen. Wenn Sie sich diese bewusst machen und kritisch reflektieren, sind Sie bereits einen Schritt weiter. Das Ziel sollte sein, sie in stressvermeidende Denkmuster umzuwandeln, indem Sie lernen, eine innere Distanz aufzubauen, Schwierigkeiten nicht als Bedrohung, sondern als Herausforderung zu sehen und Ihre Leistungsgrenzen zu akzeptieren.

Der dritte Ansatzpunkt ist die Ermittlung von Stressreaktionen: „Wenn ich im Stress bin, dann…“ Beschreiben Sie, wie Sie körperlich und seelisch auf belastende Situationen reagieren. Keine klaren Gedanken mehr? Herzklopfen? Zitternde Hände? Verspannte Schultern? Hier sollte Ihr Ziel eine Verhaltensänderung sein, indem Sie versuchen, Stressemotionen wie Angst, ein schlechtes Gewissen oder sogar Schuldgefühle und den mit diesen Gefühlen einhergehenden Spannungszustand positiv zu beeinflussen. Dabei hilft zum Beispiel körperliche Aktivität, sich etwas Schönes zu gönnen oder die Durchführung von Entspannungstechniken, um zwischendurch abschalten zu können. Außerdem ist es hilfreich, schon im Vorfeld Situationen, die zu Stress führen, zu entschärfen: Planen Sie für Aufgaben ausreichend Zeit ein. Schaffen Sie sich Freiräume für kleine Pausen im Arbeitsalltag. Und lernen Sie unbedingt, zu zusätzlichen Aufgaben und Pflichten auch mal „nein” zu sagen.

Zum Schluss möchte ich Ihnen noch eine Broschüre zum Thema „Burnout erkennen, verstehen, bekämpfen“ empfehlen. Sie wendet sich zwar an Führungskräfte, ist aber für jeden geeignet, der herausfinden möchte, ob er bereits an seiner Belastungsgrenze ist.

Haben Sie weitere Tipps, um mit Stress umzugehen? Auf Ihre Erfahrungen und Ihr Feedback freue ich mich sehr.

 

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René Battmer

Den Kunden immer im Blick: CRM-Lösungen speziell für den Mac

Ein erfolgreiches Kundenmanagement ist in großen Unternehmen ohne ein eigenes Customer-Relationship-Management-System heutzutage kaum noch denkbar. Aber auch Selbständige und kleine Unternehmen stehen irgendwann vor der Frage, wie sie die Informationen verwalten, die bei der Kundenansprache und Kundenbindung anfallen. Denn je professioneller das CRM aufgestellt ist, desto zielgerichteter können Marketing, Kommunikation und Vertrieb ihre Kunden ansprechen.

Einzelunternehmer mit nur vier oder fünf Kunden können diese problemlos auch ohne CRM-System im Blick behalten und managen. Bei 50 Kunden und einem stetig wachsenden Kundenstamm sieht das aber schon anders aus. Mittlerweile gibt es zahlreiche Lösungen, die speziell auf die Anforderungen von Freelancern oder kleinen Teams zugeschnitten sind – nicht nur für Windows, sondern auch für Mac. Vier CRM-Tools für den Mac, die vor allem für kleine Agenturen oder Kreativarbeiter geeignet sind, habe ich mir mal genauer angesehen.

 

Daylite: teuer, aber sehr umfangreich

Das CRM-System für Mac, iPhone und iPad ist weitaus mehr als ein erweitertes Adressbuch. Daylite verknüpft wichtige Aspekte des Arbeitsprozesses wie Projekte, Termine, Aufgaben, Kontakte und Notizen miteinander, ergänzt um diverse Reporting-Funktionen. Die neue Version Daylite 5 bietet mit der Ansicht der Daten, genannt Insight View, mehr Überblick über laufende und vergangene Aktivitäten als ihr Vorgänger. Dabei werden Tätigkeiten, Zeiten, Personen etc. so aufbereitet, dass Auswertungen und Charts nur durch Bewegen des Mauszeigers angezeigt werden. Die Insight View-Funktion soll dem Nutzer neue Einsichten in seine Tätigkeiten ermöglichen und so bessere Entscheidungsgrundlagen bieten. Durch die integrierte Erweiterung für Apple Mail lassen sich E-Mails automatisch im CRM speichern. Das Programm kostet im Download pro Nutzer 299,95 Euro und lässt sich vorher 30 Tage lang kostenfrei testen. Bei mehr als zwei Usern gibt es einen Mengenrabatt. Alternativ gibt es eine Abo-Lösung ab 39 Euro pro Nutzer und Monat.

 

Daylite

 

Inbot: aus Berlin für die Hosentasche

Inbot ist ein CRM-System, das von einem jungen Gründerteam aus der Hauptstadt speziell für die Nutzung auf iPhone und iPad konzipiert wurde. Die App ist besonders gut geeignet für Vertriebler, die ihre Daten unterwegs bearbeiten wollen. Mit Hilfe angeschlossener Schnittstellen lassen sich Kundeninformationen unter anderem aus Dropbox, Microsoft Exchange, Google+, Facebook oder LinkedIn in einer einzigen App zusammenführen und in Echtzeit überwachen. Für Einzelpersonen ist Inbot kostenlos, Teams zahlen 50 Euro im Monat und erhalten dafür zusätzliche Funktionen wie etwa Reportings.

 

meinCRM: individuell anpassbar

Das CRM-Tool ist als Einplatz- und Mehrplatz-Lösung für bis zu drei gleichzeitige Nutzer kostenlos und insbesondere für kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe, Vereine oder Privatpersonen geeignet. Die Einrichtung von meinCRM erfolgt einfach und intuitiv über einen mitgelieferten Installer. Das Tool bietet Funktionen für das Management von Adressen und Kontakten, die Angebotsverwaltung, Rechnungen und Mahnungen sowie ein Kampagnen- und Verteilermanagement. Dazu kommen unter anderem Serien-E-Mail und Serien-Brief, eine OpenOffice-Integration für Briefe und Auswertungen, ein Dubletten-Check, ein Aufgaben- und Terminmanagement sowie ein Selektionstool, mit dem Nutzer Zielgruppen für ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten auswählen können. Mit dem kostenlos mitgelieferten ADITO Designer lassen sich individuelle Anpassungen von Eingabefenstern und Formularen leicht selbst vornehmen.

 

gFM-Business free: optimiert für Mac und iPad

Das kostenlose CRM-, Faktura- und Warenwirtschaftssystem für Mac OS X, Windows und Apple iPad ist gut geeignet für Freiberufler und Existenzgründer, die beginnen möchten, ihre Unternehmensdaten strukturiert zu verwalten. gFM-Business free bietet eine Kunden- und Adressverwaltung, Korrespondenz- und Artikelverwaltung sowie eine Faktura für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Die Software unterstützt mehr als 30 Währungen, Bankverbindungen werden automatisch mit BIC/IBAN angereichert. Das Programm hat einen Eingabe-Assistenten sowie integrierte Datenbanken unter anderem für Postleitzahlen und Orte, Vornamen und Anreden. Öffnet man gFM-Business unter FileMaker Go auf einem iPad, steht die Anwendung mit optimierten Layouts zur Verfügung. Alle auf einem Desktop-System eingerichteten Benutzerrechte gelten auch bei der Benutzung mit einem iPad.

 

Können Sie weitere Customer Relationship Management-Systeme speziell für den Mac empfehlen? Wie immer freue ich mich auf Ihre Tipps.

 

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Carsten Voeller11 Comments

WhatsApp beruflich nutzen: Tipps fürs Chatten mit Kollegen und Chefs

Kaum einer, der WhatsApp nicht auf seinem Smartphone installiert hat und damit Nachrichten verschickt: Der Messenger sendet plattformübergreifend Nachrichten auf mobile Endgeräte und nutzt dafür die Internetverbindung des Datentarifs oder das WLAN. Somit sind die WhatsApp-Nachrichten kostenlos und sogar Bilder, Videos und Sprachnachrichten können unbegrenzt verschickt werden. Zum schnellen Austausch mit Freunden oder in Gruppen ist der Nachrichtendienst genial – gilt das auch für das Chatten mit den Arbeitskollegen und dem Vorgesetzten?

 

WhatsApp im Berufsalltag: Praktisches Tool oder Plagegeist?

Der professionelle Umgang mit dem Kurznachrichtendienst hat Vorteile: Entstehen außerhalb der Arbeitszeit Ideen für ein laufendes Projekt, können diese direkt via WhatsApp gepostet werden und sind somit schriftlich fixiert. Fehlt ein Mitarbeiter zum Beispiel wegen Krankheit bei Besprechungen oder Terminen, kann er mithilfe von Fotos der Präsentation oder der entwickelten Mindmap auf dem Laufenden gehalten werden (plattformübergreifende Kommunikation ist hier das Stichwort).

Dabei stellt sich gleichzeitig die Frage: Begrenzt sich die Nutzung von WhatsApp im beruflichen Umfeld nur auf die reguläre Arbeitszeit oder kann der Chef auch verlangen, dass die Angestellten nach Feierabend und am Wochenende auf die Nachrichten reagieren? Darüber sollte im Vorhinein eine Vereinbarung getroffen werden, damit niemand sich genötigt fühlen muss, auch in seiner Freizeit berufliche Anfragen zu beantworten. Zudem können andere Nutzer den eigenen Onlinestatus überprüfen, wenn man die Berechtigung nicht ausschaltet: „zul. online heute um 03:56“ macht vor einem wichtigen Meeting um 8.00 Uhr keinen guten Eindruck beim Chef.

 

Gefahr: Vermischung von Privatem und Geschäftlichem

Deshalb sollte auch geklärt werden, ob der Messenger mit dem privaten oder dem geschäftlichen Smartphone genutzt wird, falls so eines vorhanden ist. Läuft der berufliche Kontakt via WhatsApp über das private Handy des Angestellten, kann man ihm nur schwer verbieten, damit auch während der Arbeitszeit umzugehen. Auf der anderen Seite warnen Datenschützer davor, den Nachrichtendienst WhatsApp auf einem Geschäfts-Smartphone zu installieren – aus Sorge um die sensiblen Kontaktdaten der Geschäftspartner und Kunden. Beide Möglichkeiten haben also ihre Nachteile.

 

WhatsApp-Knigge: Stil der Nachrichten bewahren

Die berufliche Nutzung von WhatsApp erfordert zudem erhöhte Aufmerksamkeit: An den Chef oder die Arbeitskollegen sollte man keinesfalls die gleichen Nachrichten senden wie an seine Freunde. Im Job-Umfeld gilt es, wie bei Geschäfts-E-Mails auch, auf eine förmliche Anrede und höfliche Formulierung zu achten. Wegen der nicht immer ganz korrekten automatischen Worterkennung und der fehlenden Groß- und Kleinschreibung sollte man sicherheitshalber auch noch einmal die Rechtschreibung überprüfen, bevor man die Nachricht abschickt. Die zahlreichen niedlichen Emoticons haben in der beruflichen Kommunikation nichts verloren, genauso wenig wie die lustigen Bilder aus der Fußball-, Kneipen- oder Partygruppe mit anderen WhatsApp-Kontakten.

 

Risiken und Nebenwirkungen des Nachrichtendiensts

WhatsApp als Kommunikations-Tool für Mitarbeiter und Projekt-Teams ist mit Sicherheit nichts Neues – über die möglichen Risiken und Nebenwirkungen des Messengers sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich jedoch Gedanken machen und abwägen, ob die Nutzung wirklich sinnvoll ist oder unter Umständen zu Problemen führt.

Die App kann für ios direkt im Apple Store erworben werden oder über chip.de. Hier gibt es auch die Android Version.

 

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René Battmer

Kleiner Einsatz, große Wirkung: das Pareto Prinzip im Zeitmanagement

Mit dem Thema „effektives Zeitmanagement“ habe ich mich im Blog schon des Öfteren beschäftigt, zuletzt drehte es sich darum, Dinge einfach nicht zu tun. Heute geht es um das Pareto Prinzip, auch 80-zu-20-Regel genannt. Kurz gefasst besagt es, dass sich mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angestrebten Ergebnisses erreichen lassen, so dass in kurzer Zeit ein großer Teil der Arbeit erledigt werden kann.

Das Prinzip beruht auf Berechnungen des italienischen Nationalökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto. Er untersuchte zu Beginn des 20. Jahrhunderts das Vermögen der Bevölkerung in Italien und fand heraus, dass rund 80 Prozent des gesamten Volksvermögens bei nur etwa 20 Prozent der italienischen Familien konzentriert war. In der Ökonomie lässt sich das Prinzip auf viele Fälle übertragen: In einem Unternehmen werden zum Beispiel 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Produkte gemacht, oder 20 Prozent der Vertriebler sind für 80 Prozent der Verkäufe verantwortlich. Mathematische Hintergründe zur Wahrscheinlichkeitsberechnung des Pareto Prinzips finden Sie hier.

 

Effektiver arbeiten und die Zeit-/Leistungsrelation verbessern

Im Zeitmanagement gilt in etwa die Faustregel, dass 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent der Zeit erledigt wird, und dass für die restlichen 20 Prozent der Arbeit ungefähr 80 Prozent der Zeit benötigt wird. Mit dem Pareto Prinzip soll die Zeit-/Leistungsrelation verbessert werden. Dabei ist es unwichtig, ob die Zahlen exakt stimmen; wichtig ist, Prioritäten zu setzen, um in kurzer Zeit einen großen Teil der Arbeit zu erledigen. Es gilt abzuwägen, ob die Zeitfresser wichtig genug sind, um sie tatsächlich zu bearbeiten, oder ob man lieber vom Perfektionismus absieht, um Energie zu sparen und sich auf die entscheidenden Arbeitsbereiche zu konzentrieren.

 

Prioritäten setzen, Perfektionismus abbauen

Fast niemand hat im Joballtag unendlich Zeit. Deshalb ist es sinnvoll, sich zuerst um grundlegende Aufgaben zu kümmern, statt sich an Details festzubeißen. Zwei Beispiele: Bei einer Konzepterstellung können Sie entweder stundenlang an den Formulierungen feilen oder die Aussagen kurz und knapp auf den Punkt bringen. Müssen Sie eine Präsentation halten, können Sie erhebliche Zeit verschwenden, indem Sie sich von Anfang an nicht nur um den Inhalt, sondern auch um eine perfekte Formatierung mit Animationen kümmern. Oder Sie konzentrieren sich zunächst nur auf die Inhalte der Folien und erstellen das Layout ganz am Ende. Denn falls die Zeit knapp wird, sind fehlende Inhalte schlimmer als eine unperfekte Formatierung. Nehmen Sie sich also immer ausreichend Zeit für das Wichtigste und erledigen Sie die Details später. So sind Sie gegen unvorhergesehene Überraschungen gewappnet. Wartet bereits das nächste Projekt, ist es sinnvoller, sich diesem zu widmen, auch wenn bei der vorigen Aufgabe noch Kleinigkeiten fehlen.

Mit Hilfe des Pareto Prinzips können Sie also lernen, weniger perfektionistisch zu sein und unwichtigere Aufgaben entweder zu verschieben oder zu delegieren. So können Sie beispielsweise das Layout einer inhaltlich fertigen Präsentation delegieren und jemand anderem überlassen.

 

Konkret arbeiten mit dem Pareto Prinzip

Nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch die Indikatoren bestimmen, mit denen sich bei einem 20-prozentigen Einsatz 80 Prozent des Erfolgs erzielen lässt. Dabei ist besonders wichtig zu wissen, welche Aufgaben welchen Stellenwert einnehmen. Sinn des Pareto Prinzips ist es nicht, von zehn Aufgaben die acht unwichtigeren zu lösen, sondern herauszufinden, welche beiden Aufgaben Sie am ehesten weglassen können. Erstellen Sie dazu am besten eine To-Do-Liste und geben Sie den einzelnen Unterpunkten Dringlichkeitsstufen. Bearbeiten Sie die Punkte nach Dringlichkeit, notieren Sie die jeweils aufgewendete Zeit und schätzen Sie ungefähr ab, wie hoch der prozentuale Anteil an der Gesamtaufgabe ist. Arbeiten Sie einige Male nach diesem Verfahren, können Sie in der Regel schon im Voraus einschätzen, was Sie mit welchem Aufwand bearbeiten.

 

Mein Fazit: Das Pareto Prinzip ist eine effektive Zeitmanagementmethode, um Aufgaben zu priorisieren, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Es sollte aber keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit sein. Denn um aus 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent Leistung zu machen, muss man konzentriert und planvoll an die einzelnen Projekte und Aufgaben herangehen.

 

Arbeiten Sie gern mit dem Pareto Prinzip, oder haben Sie damit schlechte Erfahrungen gemacht? Wie immer freue mich auf Ihr Feedback und auch auf Anregungen zu und Erfahrungen mit anderen Zeitmanagementmethoden.

 

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Carsten Voeller

Newslettererstellung leicht gemacht

E-Mail-Marketing ist effektiv, kostengünstig und eignet sich optimal als Kundenbindungsmaßnahme, Dialog-Marketing-Instrument und für Verkaufsförderungsaktionen. Die Voraussetzung dafür ist jedoch, dieses Instrument richtig einzusetzen. Damit ein Newsletter den Empfänger auch wirklich so interessiert, dass er gelesen wird und nicht im Spam landet, habe ich Ihnen heute einige Tipps zusammengestellt. Außerdem stelle ich Ihnen das Newsletterprogramm Mailchimp vor.

 

Die Vorbereitung

Die Grundlage eines effektiven E-Mail-Marketings ist Ihre Kundendatenbank. Sie sollte mindestens in bestehende Kunden und Interessenten unterteilt sein. Denn während Sie die Gruppe der Interessenten erst noch dazu bringen möchten, Kunden zu werden, wissen Sie bei der anderen Gruppe bereits, welche Produkte oder Dienstleistungen jeder Einzelne bei Ihnen bezogen hat. Entsprechend unterschiedlich können die Bedürfnisse und Ansprüche beider Zielgruppen sein, sodass Sie Ihren Newsletter nicht immer an den gesamten Adresspool versenden sollten. Wichtig ist außerdem, nicht alle paar Tage ein Mailing zu versenden, denn zu viel kann schnell nerven. Denken Sie vor der Erstellung Ihres Newsletters unbedingt daran, dass die Einwilligung zum Empfang vom Abonnenten bewusst abgegeben werden muss. Er muss außerdem die Möglichkeit haben, sich abzumelden. Welche (wettbewerbs-) rechtlichen Voraussetzungen Sie zu erfüllen haben, erfahren Sie hier.

 

Die Inhalte

Damit der Blick eines Empfängers in der Fülle der täglichen E-Mails überhaupt an Ihrem Mailing hängenbleibt, sollten Sie es Ihren Lesern möglichst leicht machen: Sprechen Sie Ihr Hauptthema in der Betreffzeile sowie der Einleitung an und führen Sie es im ersten Beitrag ausführlicher aus.

Liefern Sie wertvolle Inhalte, in denen Sie die Vorteile und den persönlichen Nutzen für den Empfänger in den Vordergrund stellen. Vor allem sollte es um wirklich neue Inhalte gehen − vermeiden Sie es also, alte Themen zu recyceln. Bieten Sie zum Beispiel in regelmäßigen Abständen exklusive Inhalte und Angebote an, die sich auf Ihrer Website nicht wiederfinden. So birgt der Inhalt des Newsletters einen wirklichen Nutzen.

 

Das Auge liest mit

Newsletter sind eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Mit einem guten Tool lassen sie sich schnell und einfach erstellen. Achten Sie auf ein attraktives und übersichtliches Layout. Vermeiden Sie lange Textblöcke, sondern fassen Sie sich so knapp wie möglich. Mit HTML-Newslettern haben Sie die Möglichkeit, das Layout in Ihrem Corporate Design zu gestalten und Produkte mit Bildern attraktiv zu präsentieren. Um sicherzugehen, dass der Newsletter auch auf dem Smartphone angesehen werden kann, setzen Sie am besten einen Link oben in die E-Mail, über den sich das Mailing in einem Browserfenster betrachten lässt.

 

Call-to-Action: Aktive Leser

Indem Sie so genannte Call-to-Action-Elemente wie interaktive Bildelemente oder Buttons nutzen, die auch bei einem flüchtigen Blick auffallen, können Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Leser lenken. Zum Beispiel darauf, eine Bestellung vorzunehmen oder eine weiterführende Seite mit zusätzlichen Informationen auf Ihrer Homepage anzuklicken. Fragen Sie sich vorher, was das Hauptziel ist, das Sie mit Ihrem Newsletter erreichen möchten, und richten Sie diesen sowohl visuell als auch textlich darauf aus.

 

Und nach der Aussendung?

Ohne eine Erfolgsmessung und -kontrolle haben Sie keinen Überblick darüber, ob der Newsletter für Sie nutzbringend war. Achten Sie deshalb auf folgende Kennzahlen: Die Öffnungsrate zeigt an, wie viele Empfänger sich das Mailing angesehen haben. Ist die Klickrate zu niedrig, waren die Inhalte wahrscheinlich uninteressant, oder Sie haben sich an die falsche Zielgruppe gewandt. Die Conversions zeigen Ihnen, welchen Umsatz Sie mit dem Newsletter erzielt haben. Ein Tool, mit dem Sie arbeiten, sollte Ihnen unbedingt diese aussagekräftigen Statistiken zur Verfügung stellen.

 

„Send better EMail“ mit Mailchimp

Mit Mailchimp lassen sich Newsletter gestalten, versenden und tracken. Beim so genannten „Freemium“-Prinzip ist das Tool für Kunden kostenlos, die monatlich die Zahl von 12.000 E-Mails an 2.000 Empfänger nicht überschreiten. Nachteil hierbei ist ein Werbebanner in der Fußzeile des Newsletters. Unternehmen, die darauf verzichten wollen, können auf Abonnement- oder Prepaid-Tarife ab einem Preis von 30 USD zurückgreifen, die Features wie Autoresponder-Kampagnen nutzen. Mailchimp bietet unter anderem einen klar strukturierten Editor, die Möglichkeit der Personalisierung, eine große Auswahl an Templates inklusive smartphone-freundlichen Vorlagen sowie einen Formulareditor mit Doppel-Opt-in zur Abonnierung des Newsletters. Leider gibt es noch keine deutsche Oberfläche, allerdings lassen sich sämtliche Formulare und Standard-E-Mails auf Deutsch umstellen.

Weitere Newslettertools im Vergleichstest finden Sie bei EmailToolTester. Falls Sie auf der Suche nach Tipps zur Erstellung personalisierter Newsletter sind, lohnt sich ein Klick auf etailment.

 

Was für Erfahrungen haben Sie mit E-Mail-Marketing gemacht? Und mit welchem Tool arbeiten Sie? Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Tipps.

 

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Carsten Voeller6 Comments

Die elektronische Personalakte – was Personaler wissen sollten

Aktuell, sicher, schnell: Eine elektronische Personalakte bietet Personalern viele Vorteile. Doch was gehört hinein? Was sollte beachtet werden?

Elektronische Personalakten enthalten alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitern und ihren Arbeitsverhältnissen. Die elektronischen Datensätze liegen an einem zentralen Ort, können mit geringem Aufwand gesichtet sowie aktuell gehalten werden und sind vor unbefugtem Zugriff gut gesichert.

Daraus ergeben sich vor allem zwei Vorteile:

  • Die Servicequalität des Personalwesens steigt – denn die Personaler können per Mausklick alle relevanten Informationen zu einem Mitarbeiter abrufen und interne Anfragen (z. B. von Abteilungen, Vorgesetzten oder der Geschäftsführung) sofort beantworten.
  • Dadurch kann innerhalb der Personalabteilung wiederum wertvolle Arbeitszeit eingespart werden, die an anderer Stelle womöglich dringend gebraucht wird.

 

Elektronische Datensparsamkeit ist doppelt vorteilhaft

Rechtliche Vorgaben über den konkreten Inhalt einer Personalakte sind praktisch nicht vorhanden. Laut Bundesdatenschutzgesetz sollen Unternehmen jedoch einen möglichst sparsamen Umgang mit persönlichen Daten pflegen.

Deshalb wird die elektronische Personalaktenstruktur einerseits individuell auf die internen Abläufe des jeweiligen Unternehmens abgestimmt; auch die Arbeitsweise der Personalabteilung wirkt sich auf die Struktur aus.

Anderseits sollten die elektronischen Akten möglichst schlank ausfallen, auch zum eigenen Nutzen – denn so lassen sich Inhalte deutlich schneller finden.

 

Was kommt in die elektronische Personalakte?

Wichtig ist, dass Mitarbeiter an der Entwicklung der elektronischen Personalakte mitwirken, die anschließend mit ihr arbeiten müssen. Auf diese Weise wird aufwendigen Nachbesserungen entgegengewirkt.

Was soll die elektronische Akte beinhalten? Folgende Informationen könnten die Grundlage bilden:

  • Ergänzungen des Arbeitsvertrags (zum Beispiel nachträglich getroffene Zusatzvereinbarungen)
  • Bewerbungsunterlagen
  • Verträge/Unterlagen über die Bereitstellung von Unternehmenseigentum (zum Beispiel Firmenwagen, Notebook oder Smartphone)
  • Arbeitszeugnisse und -beurteilungen

Optional können je nach Bedarf weitere Daten in der elektronischen Personalakte abgelegt werden – vorstellbar sind zum Beispiel:

  • Lohnabrechnungen
  • Bonuszahlungen und anderweitige Vergütungen
  • Arbeits-, Krankheits- und Urlaubszeiten
  • Rechnungen von Firmenreisen
  • Dienstpläne
  • Fort- und Weiterbildungen

Noch zwei Tipps für das Auswahlverfahren: Erstellen Sie zunächst eine Liste mit allen Dokumentenformen, die nicht digital abgelegt werden müssen. Anschließend listen Sie auf, was nicht nur digital, sondern zusätzlich weiter auch unbedingt in Papierform aufbewahrt werden muss. Daraus ergibt sich ein guter Überblick über die erforderlichen Daten für die „E-Akte“.

Falls Ihnen weitere Tipps einfallen, lassen Sie es uns in den Kommentarfeldern wissen!

 

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René Battmer1 Comment

Effektives Zeitmanagement via Not-To-Do-List

Vor einigen Tagen habe ich mich gefragt, wie viele To-do-Listen ich in meinem Arbeitsleben wohl schon geschrieben habe. Hunderte? Tausende? So gern ich mit ihnen arbeite, stehen zu viele Aufgaben an, die mehr oder weniger gleichzeitig erledigt werden müssen, ist die Gefahr groß, dass ich mich trotz einer To-do-Liste verzettele. Grundsätzlich besteht meine Lösung, um strukturiert zu arbeiten, aus drei Schritten: Ich verschaffe mir einen Gesamtüberblick und priorisiere die Aufgaben, baue kleine Arbeitspakete und − auch wenn sich das im Arbeitsleben merkwürdig anhört − lasse Dinge einfach weg. Eine To-leave- bzw. Not-to-do-Liste gehört für mich zu den effektivsten Zeitmanagementmethoden, denn sie hilft, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

 

Der Überblick und die Prioritäten

Zuerst notiere ich sämtliche Aufgaben, die erledigt werden müssen. Anschließend vergebe ich Prioritäten von „nicht wichtig und nicht dringend“ bis „sehr wichtig und dringend“. So fällt es mir leichter, eine Reihenfolge festzulegen und diese einzuhalten. Unwichtige Aufgaben schiebe ich weit nach hinten. Bei wichtigen, aber nicht dringenden Arbeiten setze ich mir einen Termin, sehr Wichtiges und Dringendes erledige ich sofort. Über all dem steht für mich: Ich konzentriere mich jeweils auf eine einzige Aufgabe und erledige diese.

 

 

Kleine, handliche Arbeitspakete

Zu große und unüberschaubare Aufgaben können leicht entmutigen und zu einem Berg anwachsen. Im schlimmsten Fall verwendet man mehr Energie darauf, sich Sorgen über ein eventuelles Scheitern zu machen, als darauf, die Arbeit effektiv und konzentriert zu erledigen. Nicht abgeschlossene Aufgaben können außerdem am eigenen Gewissen nagen. Das verhindere ich, indem ich aus großen Aufgaben kleine Pakete baue, die ich innerhalb eines Tages erledigen kann. So kann ich auf der To-do-Liste gleich mehrere Aufgaben als erledigt abhaken. Arbeit, die ich nicht geschafft habe, liste ich am nächsten Tag als erstes auf und priorisiere sie erneut. Wichtig ist es dabei, sich realistische Ziele zu stecken, Aufgaben nicht zu schwammig zu formulieren, unwichtigere Themen zurückzustellen oder notfalls an Kollegen abzugeben.

 

 

Weniger ist mehr: Die To-leave- oder Not-to-do-Liste

Wie der Name schon sagt, ist die Not-to-do-Liste der Gegenpart zur To-do-Liste: Statt Tätigkeiten zu notieren, die ich erledigen muss, schreibe ich diejenigen Punkte auf, die ich weglassen möchte. Denn in meinem Arbeitsleben ebenso wie in meinem Privatleben haben sich Verhaltensweisen eingeschliffen, die viel Zeit kosten, aber nicht zielführend sind. Dazu gehört zum Beispiel die ständige Erreichbarkeit per Telefon, Smartphone oder E-Mail. Mit Hilfe einer Not-to-do-Liste habe ich erkannt, welche Dinge ich gewohnheitsmäßig erledige, obwohl sie keinen Nutzen (mehr) bringen. Gleichzeitig habe ich das Bewusstsein für meine Arbeit gesteigert, lasse mich weniger ablenken und treffe bewusstere Entscheidungen. Eine solche Liste hat sogar strategische Dimensionen: Insbesondere Führungskräfte müssen entscheiden, was sie unterlassen wollen und an ihre Mitarbeiter delegieren.

 

Meine To-leave-Liste umfasste folgende Fragen: Welche definitiven Verpflichtungen habe ich? Worin bestehen die Aufgaben dieser Verpflichtungen? Was kann und will ich weglassen, da es mir nichts bringt, mir Energie entzieht und damit sogar schadet, und mich von den wichtigen Dingen abhält? Welche Bereiche müsste ich dafür anders organisieren? Kann ich Aufgaben delegieren oder outsourcen? Mir die Übersicht zu verschaffen, war relativ einfach, schwieriger war die Umsetzung. Zu Anfang musste ich mir die einzelnen Punkte immer wieder bewusst machen, bis ich meine alten Verhaltensweisen „überschreiben“ konnte.

 

 

Wesentliche Punkte auf meiner Not-to-do-Liste sind:

 

  1. Als erstes habe ich mir das Zauberwort „Nein“ angewöhnt: Ich lasse mich von Anderen nicht ablenken oder hetzen.
  2. Ich muss nicht perfekt sein, Fehler können passieren.
  3. Kein blinder Aktionismus: Ich arbeite nicht wild drauf los, sondern halte mich an meine Priorisierung.
  4. Ich beschäftige mich mit allen Aufgaben einmal und entscheide, was mit ihnen passieren soll. Das heißt, ich nehme Aufgaben nicht mehrfach in die Hand.
  5. Ich verzichte nicht auf Pausen und regelmäßiges Essen.
  6. E-Mails checke ich weder als Erstes am Morgen noch als Letztes am Abend. Morgens können sie die Pläne für den Tag zunichte machen, abends nehme ich sie gedanklich mit in den Feierabend. Stattdessen überprüfe ich sie ab 10 Uhr einmal pro Stunde.
  7. Stehe ich unter großem Zeitdruck, leite ich mein Telefon um, schließe meine Bürotür und beende alle Programme am PC, die ich für die Aufgabe nicht brauche.
  8. Ich vermeide Anrufe oder Meetings, die keine Agenda oder festgelegte Endzeit haben.

 

Haben Sie noch weitere Ideen, was sich im Arbeitsalltag weglassen lässt? Welche Erfahrungen haben Sie mit Not-to-do-Listen gemacht? Oder ist Ihr Favorit doch die To-do-Liste? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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René Battmer1 Comment

Effektivere Meetings: Gegen Zeitverschwendung am runden Tisch

Und wenn sie nicht gestorben sind, dann meeten sie noch heute. So könnte ein modernes Büromärchen enden. Kein schönes Ende. Dass Meetings wichtig sind, um gemeinsam Projekte voranzubringen oder neue Ideen zu entwickeln, steht außer Frage. Doch die Realität in Unternehmen sieht häufig anders aus. Da folgt ein Meeting dem anderen, ohne dass wichtige Fragen geklärt werden. Nicht selten ist die Zahl der Fragezeichen am Ende des Meetings sogar größer als zuvor. Und was passiert danach? – Nicht viel. Vorhaben verlaufen im Sand, eben noch klare Ideen verschwimmen wieder. Hinzu kommt, dass Meetings den Arbeitsalltag fragmentieren. Eine konzentrierte Tätigkeit über den Tag ist kaum möglich, wenn Meetings zu unterschiedlichsten Themen auf dem Terminkalender stehen. Studien zeigen, was Büroarbeiter ohnehin aus leidvoller Erfahrung wissen: Meetings sind oft eine kolossale Zeitverschwendung, die gleichzeitig jede Produktivität für sonstige Aufgaben im Keim erstickt. Dass dies in der Tendenz noch zunimmt, zeigt eine Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company. Die gesamte Belegschaft eines Unternehmens verbringt danach aktuell im Durchschnitt rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings – das Topmanagement weit mehr. Dort kommen Arbeitskräfte zum Teil auf 7.000 Meeting-Stunden im Jahr. Werte, die seit 2008 kontinuierlich ansteigen.

Doch zurück zur positiven Perspektive. Befolgt man einige Grundsätze, werden Meetings wieder zu dem, was sie eigentlich sein sollten: Arbeitstreffen mit mess- und brauchbarem Output. Fangen wir an mit der zentralen Frage: Ist das Meeting wirklich nötig? In vielen Unternehmen sind Meetings zur Routine geworden. Doch bekanntlich ist nicht alles nur deshalb schon richtig, weil es doch immer schon so war. Lautet die Antwort jedoch „Ja“, dann geht es an die kritische Frage, wer denn tatsächlich dabei sein muss. Hilfreich kann hier die berühmte „Two Pizza Rule“ des Amazon-Gründers Jeff Bezos sein. Er bringt immer nur so viele Personen zusammen, wie er mit zwei Pizzas satt bekommen kann – also fünf bis sieben. Dass diese Personen auch gleichzeitig etwas Wesentliches zur Problemstellung beitragen können sollten, versteht sich.

Der Moderator lenkt die Diskussion    

Ist dies geklärt, geht es an den Inhalt. Was die Ziele und wie der Ablauf des Meetings ist, gehört in eine Agenda, die alle Teilnehmer rechtzeitig vor Beginn des Meetings erhalten. Zusätzliches Material zur Vorbereitung wird mitgeschickt. Nur strukturierte Meetings, in denen vorbereitete Teilnehmer sitzen, haben das Zeug dazu, sinnvolle Meetings zu werden. Jedes Meeting sollte zudem einen Moderator haben, der die Diskussion im Sinne einer Lösungsfindung lenkt. Er ist auch derjenige, der auf formale Bedingungen achtet: Meetings sollten absolut pünktlich begonnen und beendet werden. Ablenkende Smartphones oder Tablets gehören weder auf noch unter den Tisch. Außerdem sollte Wert darauf gelegt werden, dass Diskussionen sachlich und respektvoll bleiben.

Mittlerweile gibt es eine Reihe hilfreicher Software-Tools, die Ablauf und Ergebnisse von Meetings verbessern können. Das Spektrum umfasst hier Komplett-Angebote wie etwa Meetin.gs, das sämtliche Prozesse von der Terminplanung über das gemeinsame Erarbeiten einer Agenda bis hin zum flexiblen Protokoll vereint, genauso wie ganz einfache Anwendungen, die sich auf bestimmte Aspekte konzentrieren. Das beginnt bereits mit der Terminfindung, bei der ein Gratis-Instrument wie doodle dabei unterstützt, einen für alle Teilnehmer passenden Zeitpunkt zu finden. Weiter geht es mit Notizen: Die handschriftliche Kladde lässt sich schlecht digitalisieren und teilen. Entsprechend sinnvoll sind Apps wie Bamboo Paper oder der Mobile Noter – digitale Multifunktions-Notizbücher, deren Inhalte sich drucken, verschicken oder auch direkt an die Leinwand übertragen lassen, um sie gemeinsam zu diskutieren. Ähnliches bittet twiddla. Mit diesem Tool kommen gemeinsame Brainstorming-Ideen auf ein Whiteboard, gleichzeitig können Bilder oder geöffnete Websites markiert und beschriftet werden. Twiddla benötigt keinen vorherigen Download und kann deshalb sofort von allen Teilnehmern genutzt werden. Eine Möglichkeit, um die gemeinsamen Gedanken in Form zu bringen, ist das Mindmapping. Auch hierfür bieten sich mit Bubbl.us oder mindmeister digitale Alternativen, die sich am Ende eines Meetings speichern und exportieren lassen.

Erfolgsfaktor Protokoll

Zum Schluss soll es noch einmal um einen zentralen Faktor für ein erfolgreiches Meeting gehen: das Protokoll. Dort steht für alle nachvollziehbar, was besprochen, entschieden und an nächsten Schritten oder Aufgaben definiert worden ist. Es sichert somit die Ergebnisse des Meetings und macht sie konkret. Auch hier gibt es Hilfe: minutes.io etwa ist dazu da, bereits während des Meetings alle wichtigen Punkte zu notieren und am Ende direkt an die Teilnehmer zu versenden. So wird der Job des Protokollschreibens deutlich attraktiver.

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René Battmer1 Comment

Invoicing-Tools: Schnell und standardisiert Rechnungen verwalten

Selbstständige müssen Prioritäten setzen. Deshalb spielt für sie eine besondere Rolle, wie sie ihr Arbeitsleben einfacher und damit produktiver machen können. Ein Thema, das auf den ersten Blick nicht so aufwendig wirkt, sind Rechnungen. Für viele ist es ein erster Schritt, dass sie den Bereich Steuern auslagern. Auch den eigenen Webauftritt machen die Wenigsten selbst. Aber Rechnungen schreiben – das gehört zum Basisgeschäft. Dabei ist für kaum eine Gruppe der Satz „Zeit ist Geld“ zutreffender als für Selbstständige und Freiberufler. Sie merken sehr direkt, was passiert, wenn sie sich um administrative Dinge kümmern müssen und dadurch nicht zu ihren eigentlichen Projekten kommen. Und dies gilt besonders auch vor dem Hintergrund, dass der Anteil der Solo-Selbstständigen – also der Selbstständigen ohne Mitarbeiter – zunimmt. Hinzu kommt noch, dass ein großer Teil von ihnen mittlerweile auch in Teilzeit tätig ist. Sie müssen also sämtliche ihrer Aufgaben in einem eng begrenzten Zeitfenster erledigen. Das zeigt eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung von 2013.

Ich habe mir für diesen Beitrag das Thema Rechnungen herausgegriffen, weil es in diesem Bereich bereits eine Menge hilfreicher Online-Tools auf dem Markt gibt, die eine zentrale Aufgabe vereinfachen. Selbstverständlich sind diese Tools auch für kleine und mittelständische Unternehmen oder junge Start-Ups geeignet, die ihre Arbeitsabläufe möglichst effizient und dabei die Kosten gering halten wollen.

Standardisierte Invoicing-Systeme gibt es als Software zum Download – meistens auch als Teil umfangreicherer Programme – aber eben auch als Service-Tools online und in der Cloud. Die Angebote sind mittlerweile recht zahlreich. Das führt dazu, dass die Anbieter klar erkennbar in die Nutzerfreundlichkeit investieren. Die Seiten sind übersichtlich gestaltet, einfach zu bedienen und bieten je nach Anforderung unterschiedliche Tarife an. Der überwiegende Teil von ihnen hat Erweiterungen im Portfolio, die bis hin zu einem umfangreichen Kundenmanagement gehen – insofern macht es Sinn, die Tools bereits zu Beginn dahingehend zu vergleichen, ob sie auch für weitere Zwecke zu einem späteren Zeitpunkt dienlich sein können.

Aspekte, die sonst oft händisch gemacht werden – wie fortlaufende Rechnungsnummern beachten oder bei Abo-Rechnungen Zeiträume anpassen – übernehmen die Programme. Zudem erlauben viele Invoicing-Tools eine Personalisierung der Vorlagen im Design, sodass auch die Corporate-Erscheinung gewährleistet ist. Interessant wird es dann, wenn es mit der Zahlungsmoral der Kunden etwas hakt. Die Online-Tools übernehmen oft auch das Mahnungswesen und richten sich dabei nach den gesetzlichen Vorgaben.

Immer mal wieder testen einschlägige IT-Magazine im Internet die marktführenden Produkte und werten diese nach Pros und Contras aus. Dort lohnt ein Blick, wenn es um die Entscheidung für eine individuell passende Lösung geht. Generell lassen sich die Angebote vor allem nach ihrer Komplexität und damit also auch nach ihrer Eignung für Anfänger oder Profis kategorisieren.

Einfach starten

Für den schnellen Einstieg in das Thema E-Billing eignen sich Tools wie Easybill, das einen soliden Standard bietet, mit dem sich Aufträge und Rechnungen bequem erstellen und verwalten lassen. Ebenfalls mehr an Anfänger richtet sich Small Invoice, die bereits in der Gratis-Version einen umfangreichen Einblick in sämtliche Features ermöglichen. Ein rein webbasiertes Tool ist das vergleichsweise junge Invoice-o-matic, das einfach und kostenfrei eine unkomplizierte Rechnungsverwaltung möglich macht. Äußerst populär ist der Billomat. Er adressiert klar den Laien und bereitet das Thema Invoicing modern und ansprechend auf. Gleichzeitig bietet er aber zudem zahlreiche Features, die auch Profis zufriedenstellen.

Mehr für Profis

Der Einstieg in Angebote wie FastBill mag etwas anspruchsvoller sein, dafür ist das Ergebnis dann die Verwaltung auch umfangreicher Geschäftsprozesse aus einer Hand. Deutlich mehr zu bieten haben auch Lösungen wie etwa die von G-Sales. Diese Software bietet nicht nur Vorlagen für sämtliche Geschäftsdokumente, sondern ergänzt diese um Statistiken, Newsletter oder Artikelverwaltung. Ebenfalls die Rundumbetreuung zur Verwaltung der eigenen Geschäftsprozesse offeriert SalesKing. Entsprechend höher ist dann jedoch auch die Investition.

Kommt davon für Sie etwas in Frage? Und welche Erfahrungen haben Sie möglicherweise schon mit Invoicing-Tools gemacht?

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Präsentations-Tricks (Teil 1): Sechs Fehler, die Ihre Präsentation garantiert ruinieren

Auch perfekt gestaltete PowerPoint-Folien retten einen schlechten Redner nicht: Wer mit seiner Präsentation das Publikum begeistern möchte, sollte die folgenden sechs Fehler tunlichst meiden.

Fehler 1: Sie kommen zu spät!

Wenn Sie zu Ihrem eigenen Vortrag unpünktlich erscheinen, setzen Sie sich unnötigem Druck und Stress aus. Schließlich muss meist noch die Technik vorbereitet werden. Vor wartendem Publikum macht das wenig Spaß. Außerdem zeugt Unpünktlichkeit nicht gerade von Wertschätzung gegenüber den Zuhörern. Sie sind aber auf ihre Sympathien angewiesen, damit der Vortrag ein voller Erfolg werden kann.

Fehler 2: Sie vermasseln den Einstieg!

Wer bereits zu Beginn seines Vortrags unsortiert wirkt, sich dauernd verspricht oder stottert, verspielt die Gunst des Publikums. Der erste Eindruck muss sitzen, andernfalls werden Sie es kaum noch schaffen, Ihr Thema überzeugend zu transportieren und Ihre Zuhörer zu fesseln. Tipp: Bereiten Sie Ihren Einstieg minutiös vor. Am besten lernen Sie die ersten Sätze Ihres Vortrags auswendig.

Fehler 3: Sie tragen zu schnell vor!

Wer schneller als sein Publikum ist, verliert es. Wenn Folien bereits nach wenigen Sekunden weggeklickt werden oder Sie ohne Punkt und Komma reden, können Ihnen die Zuhörer nicht mehr folgen. Das erzeugt Verständnisprobleme und frustriert. Wer seinen Vortrag runterrattert, riskiert zudem, dass die eigene Stimme monoton klingt und jeder Spaß am Zuhören vergeht.

Fehler 4: Sie bewegen sich hektisch!

Eine unruhige, nervöse Körpersprache überträgt sich auf die Zuhörer, lenkt sie ab und stört ihre Konzentrationsfähigkeit. Vermeiden Sie deshalb ständiges Auf- und Abgehen sowie hektische Bewegungen. Tipp: Bewegen Sie sich stets entspannt und natürlich – denn wie eingefroren sollten Sie auch nicht dastehen.

Fehler 5: Sie kommunizieren nicht mit dem Publikum!

Wer sein Publikum ignoriert und nicht aktiv zum Mitdenken anregt, verbreitet schnell Langeweile. Die Aufmerksamkeit schwindet, die erhoffte Begeisterung für das Vortragsthema bleibt aus. Tipp: Beziehen Sie Ihre Zuhörer ab und an ein, etwa durch kurze Fragerunden, und stellen Sie durch kleine eingestreute Anekdoten aus Ihrem Leben, die allerdings unbedingt zum Vortragsthema passen müssen, eine persönliche Atmosphäre her.

Fehler 6: Sie finden kein Ende!

Wer länger als 30 bis 40 Minuten vorträgt, überschreitet die Toleranzschwelle seines Publikums. Es ist dann kaum noch aufmerksam und sehnt sich nur noch dem Ende entgegen. Tipp: Proben Sie den Vortrag vorab und messen Sie die Rededauer, um sie gegebenenfalls zu kürzen – rund 20 Minuten gelten unter Vortragsprofis als ideal.

 

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Carsten Voeller

Rechtsratgeber (Teil 2): Was beinhaltet das Mutterschutzgesetz?

Alle berufstätigen Frauen genießen in der Schwangerschaft den besonderen Schutz des Mutterschutzgesetzes. Dies hat sich der Gesetzgeber ausgedacht, um werdende Mütter vor Gefahren am Arbeitsplatz, vor finanziellen Einbußen sowie vor dem Verlust des Arbeitsplatzes während der Schwangerschaft und einige Zeit nach der Geburt zu schützen. Daher wurden unter anderem folgende Regelungen getroffen:

  1. Beschäftigungsverbot
  2. Mitteilungspflicht
  3. Kündigungsverbot
  4. Pflichten des Arbeitgebers
  5. Leistungen

Das Mutterschutzgesetz gilt für alle Frauen, die in einem Arbeitsverhältnis stehen, also auch für Heimarbeiterinnen, geringfügig Beschäftigte und Auszubildende, aber nicht für Selbstständige, Schülerinnen und Studentinnen.

Die wichtigsten Informationen des Mutterschutzgesetzes haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengefasst.

Was bedeutet das Beschäftigungsverbot für mich?

Das Beschäftigungsverbot tritt sechs Wochen vor der Entbindung bis acht Wochen (bei Früh- und Mehrlingsgeburten sogar bis zu zwölf Wochen) nach der Entbindung in Kraft. Das heißt innerhalb dieses Zeitraumes dürfen werdende oder stillende Mütter nicht beschäftigt werden, außer sie haben sich ausdrücklich dazu bereit erklärt.

Außerhalb der allgemeinen Schutzfristen unterscheidet man zwischen dem generellen und dem individuellen Beschäftigungsverbot.

Das generelle Beschäftigungsverbot sieht vor, ohne Rücksicht auf die persönliche Verfassung der Mutter, bestimmte Tätigkeiten generell zu unterlassen, die die werdende Mutter und ihr Neugeborenes gefährden. So dürfen beispielsweise keine körperlich schweren oder gesundheitsschädlichen Arbeiten, bei denen man schädlichen Einwirkungen von gesundheitsgefährdenden Stoffen oder Strahlen, Staub, Gasen oder Dämpfen, Hitze, Kälte oder Nässe, Erschütterungen oder Lärm ausgesetzt ist, vollrichtet werden. Diese Regelung gilt grundsätzlich.

Bei dem individuellen Beschäftigungsverbot hingegen wird der einzelne Gesundheitszustand der Schwangeren berücksichtigt. Er wird mit Vorlage eines ärztlichen Attests beim Arbeitgeber wirksam.

 Wann muss ich meinen Arbeitgeber über die Schwangerschaft informieren?

Grundsätzlich besteht keine Mitteilungspflicht. Doch damit das Mutterschutzgesetz bestehen und der Arbeitgeber dementsprechende Maßnahmen ergreifen kann, sollte der Arbeitgeber, sobald der eigene Zustand bekannt ist, über die Schwangerschaft und den mutmaßlichen Tag der Entbindung informiert werden.

 Muss ich Angst um meinen Arbeitsplatz haben?

Nein, dank dem Mutterschutz müssen sich Schwangere keine Sorgen um ihren Arbeitsplatz machen. Während der Schwangerschaft und sogar bis zu vier Monate nach der Entbindung ist eine Kündigung bis auf wenige Ausnahmen nicht zulässig.

Voraussetzung für dieses Kündigungsverbot ist allerdings, dass der Arbeitsgeber über die Schwangerschaft, wie in Punkt 2 beschrieben, informiert sein muss. Sollte er es nicht sein, so kann dies bis zu zwei Wochen nach dem Zugang der Kündigung nachgeholt werden. Die Kündigung ist dann unwirksam.

Pflichten des Arbeitsgebers

Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Schwangerschaft der zuständigen Aufsichtsbehörde mitzuteilen.

Der Arbeitgeber hat auch dafür zu sorgen, dass der Arbeitsplatz den besonderen Umständen angepasst, bzw. eingerichtet wird. Beispielsweise muss einer Schwangeren bei einer Tätigkeit, bei der sie ständig stehen oder gehen muss, eine Sitzmöglichkeit zum kurzen Ausruhen zur Verfügung gestellt werden. Andersherum muss ihr bei einer ständig sitzenden Tätigkeit die Möglichkeit für kurze Unterbrechungen gegeben werden.

Welche Leistungen stehen mir zu?

Folgende Leistungen stehen Betroffenen zu:

  • Arbeitsentgelt bei Beschäftigungsverboten
  • Mutterschaftsgeld
  • Zuschuss zum Mutterschaftsgeld

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René Battmer

Goldene Verpackungs- und Versandtipps

Ob Dokumente oder Waren – damit Versandgut heil und sicher ankommt, gilt es, dieses optimal zu verpacken. Denn auf dem Weg zum Empfänger durchläuft ein Paket diverse Stationen, wird mehrfach verladen und mit Lkw transportiert, bis es am Bestimmungsort ausgeliefert wird. Ich habe einige Tipps zusammengestellt, mit denen Sie gewährleisten, dass auch empfindliche Sendungen unbeschadet am Ziel ankommen.

 

Richtig verpacken

Packen Sie möglichst kompakt, aber ohne die Ware zu quetschen, und wählen Sie die kleinstmögliche Verpackungsgröße. Schwere Gegenstände gehören in den unteren Bereich des Pakets, leichtere nach oben. Dabei verteilen Sie das Gewicht auf dem Verpackungsboden möglichst gleichmäßig. Zerbrechliche Gegenstände sollten in der Mitte „eingebettet“ werden, damit sie nicht mit den Paketwänden in Berührung kommen.

 

Gut gepolstert

Spezielle Polstermaterialien helfen, die Produkte zu fixieren – insbesondere Glas oder andere bruchgefährdete Waren sollten rundum gepolstert werden. Ist das Versandgut leicht, eignet sich dafür Luftpolsterfolie, ist es schwer, verwenden Sie härtere Polster, z. B. maschinell geknautschtes Kraftpapier. Flaschen oder Tetrapacks halten aufrecht verpackt höhere Druck- und Stoßbelastungen aus. Wichtig ist außerdem, auslaufgefährdete Artikel zusätzlich in einen Beutel einzupacken. Da Paketecken und -kanten beim Transport am stärksten beansprucht werden, polstern Sie diese am besten zusätzlich ab. Hohlräume zwischen der Ware und der Verpackung lassen sich mit losem Füllmaterial auffüllen.

 

Sicher verschlossen

Beim professionellen Verkleben mit Packband zählen vor allem ein reißfestes Material und eine hohe Klebkraft. Packband verstärkt das Kartonmaterial und erhöht damit die Transportsicherheit der Waren. Für leichte und mittelschwere Kartons eignet sich PP-Packband am besten, PVC-Packband ist für alle Kartontypen einsetzbar, Signalklebeband ist für die Kennzeichnung von sensiblem Transportgut vorgesehen.

 

Kartons bis 12 kg werden auf der Boden- und Deckelseite mindestens einfach mit langen Klebestreifen verklebt. Bei einem Gewicht bis etwa 25 kg sollten Sie das Paket zusätzlich mit einem Doppel-L-Verschluss verkleben. Dabei kleben Sie sechs Streifen in der Form eines doppelten „L“ auch über die vier kurzen Kanten der Verpackung. Ab 25 kg bietet ein zusätzlicher Doppel-T-Verschluss noch mehr Schutz, bei dem auch die Vertikalkanten zur Hälfte mit Klebeband überdeckt werden.

 

Günstig versenden

Online finden Sie zahlreiche Versandkostenrechner für Brief- oder Paketdienste, mit denen Sie anhand der Paketmaße oder des Gewichts den günstigsten Versender herausfinden. Zusätzlich sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre Ware versichern wollen. So gibt es Anbieter, bei denen Päckchen im Gegensatz zu Paketen nicht versichert sind, oder die dafür keine Sendungsverfolgung bieten. Andere Versender haben auch bei Päckchen eine Versicherung sowie Sendungsverfolgungen ohne Aufpreis im Angebot.

 

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Kathrin Mannier1 Comment

Jobwechsel – Muss ich mein Weihnachtsgeld zurückzahlen?

Viele Menschen nutzen den Start ins neue Jahr um auch im Berufsleben neu durchzustarten. Doch gerade in Bezug auf Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld ist Vorsicht geboten: In bestimmten Fällen kann der alte Arbeitgeber diese bei Kündigung zurückfordern.

 

Wann tritt eine Rückzahlungsregelung ein?

Ob Sie tatsächlich das im Vorjahr gezahlte Weihnachtsgeld zurückgeben müssen, ist abhängig von der Art der Sonderzahlung und der Formulierung im Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag.

 

Sonderzahlung mit Entgeltcharakter: Wird das Weihnachtsgeld für die im vergangenen Jahr geleistete Arbeit gezahlt, handelt es sich um eine Sonderzahlung mit Entgeltcharakter. Der Arbeitgeber hat in diesem Fall keinen Anspruch auf Rückzahlung. Dies gilt beispielsweise auch für leistungsorientierte Boni, Provisionen oder ein 13. Monatsgehalt.

 

Sonderzahlung als Belohnung für Betriebstreue: Anders sieht es aus, wenn das Weihnachtsgeld eine Belohnung für die zukünftige Betriebstreue darstellt und dies auch so formuliert ist. Hier möchte der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter durch die Sonderzahlung an das Unternehmen binden. In bestimmten Fällen kann dann eine Rückzahlungsverpflichtung greifen:

  • Bei Weihnachtsgeld von weniger als 100 Euro ist eine Rückzahlungsverpflichtung ausgeschlossen.
  • Bei Weihnachtsgeld von mehr als 100 Euro, aber unter einem Monatsbezug kann der Arbeitgeber die Rückzahlung davon abhängig machen, dass der Arbeitnehmer noch bis zum Ablauf des ersten Quartals des Folgejahres für das Unternehmen tätig ist.
  • Bei Weihnachtsgeld von mehr als einem Monatsgehalt ist eine Bindung über den 31. März des Folgejahres zulässig.

(Quelle: http://www.finanztip.de/weihnachtsgeld/)

Voraussetzung für die Wirksamkeit einer solchen Regelung ist jedoch, dass eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag klar und umfänglich formuliert ist.

Wer also unliebsame Überraschungen vermeiden möchte, sollte vor dem Jobwechsel unbedingt den alten Arbeitsvertrag überprüfen.

 

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René Battmer2 Comments

VPA: Der virtuelle persönliche Assistent

Im September habe ich mich ja schon einmal mit dem Thema Micro-Outsourcing beschäftigt, das Mittelständlern und Kleinunternehmern ermöglicht, wertvolle Zeit zu gewinnen. Auch Selbständige haben die Möglichkeit, Arbeit nach Außen abzugeben: an einen virtuellen persönlichen Assistenten (VPA). Freelancer arbeiten nicht immer nur an spannenden Projekten und Aufgaben. Im Gegenteil: Es fallen immer wieder Routinearbeiten an. Je nach Tätigkeitsbereich zum Beispiel Internetrecherchen, Datenbankpflege oder der Versand von Newslettern. Dabei sind Selbständige oft auf sich allein gestellt. Zeit gehört zu ihren wichtigsten Ressourcen, Kosten zu sparen spielt eine große Rolle. Ein VPA, der regelmäßig anfallende ungeliebte oder zeitaufwändige Aufgaben erledigt, kann die Lösung sein, damit sich Freiberufler auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.

Bekannt wurden die „outgesourcten Sekretäre“ vor allem durch den Bucherfolg „Die 4-Stunden Woche” von Timothy Ferriss (Ullstein Taschenbuch, ISBN-10: 3548372635). Der Autor beschreibt, wie man VPA nutzen kann, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben zu haben. Da die Zusammenarbeit mit virtuellen persönlichen Assistenten vor allem über das Internet läuft, müssen die Aufgaben natürlich auch virtueller Natur sein. Kaffeekochen lässt sich leider nicht auslagern, einen Kaffeelieferservice könnte ein VPA allerdings beauftragen. Wer online recherchiert, findet mittlerweile zahlreiche Anbieter virtueller Assistenten. Zwei deutsche Unternehmen möchte ich Ihnen in einem kurzen Überblick vorstellen.

mein-virtuellerassistent

Die Website bietet alle wichtigen Informationen für Interessenten auf einen Blick. Die VPA des Münchener Unternehmens arbeiten auf vier Kontinenten im Homeoffice. Kunden erhalten einen virtuellen Assistenten als festen Ansprechpartner, der fließend Deutsch spricht, einen Studienabschluss oder einschlägige Berufserfahrung hat, zu deutschen Arbeitszeiten verfügbar ist und einen Arbeitsplatz hat, der mit modernster IT ausgestattet ist. Kunden kaufen Pakete, deren Stundenpreise für die Aufgabengebiete Backoffice und Marketing zwischen 12,50 und 16,50 Euro plus Mehrwertsteuer liegen. Ist ein Stundenpaket aufgebraucht, kann ein neues Paket oder beliebig viele Einzelstunden hinzugebucht werden.

strandschicht

Als eines der ersten Unternehmen in Deutschland hat strandschicht das Konzept populär gemacht, klassische Assistentendienste wie Recherchen, Reisebuchungen oder das Erstellen von Präsentationen anzubieten. Die rund 30 VPA arbeiten in Rumänien, Polen oder Bulgarien und kommunizieren mit ihren Kunden nur per Telefon, Skype oder E-Mail. Jeder Assistent verfügt laut Unternehmensangaben über sehr gute Deutsch- und in der Regel auch über Englischkenntnisse. Viele haben ein abge­schlossenes Studium. Die Stundenpreise liegen zwischen 7 und 15 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer, je nach Anzahl der gebuchten Stunden. Dabei wird die jeweilige Mindeststundenzahl des gewählten Pakets in jedem Fall berechnet; ungenutzte Stunden lassen sich nicht in den nächsten Monat übertragen.

Möglichst reibungslose Zusammenarbeit

VPA bieten Selbständigen eine gute Möglichkeit, simple aber zeitraubende Arbeitsbereiche auszulagern und so mittelfristig Zeit und Geld zu sparen. Typische Arbeiten, die sich gut outsourcen lassen, sind zum Beispiel Korrekturen und Transkriptionen, Übersetzungen, Social Media Marketing, Buchhaltung, Reiseplanung oder die Telefonannahme. Zu Beginn ist allerdings eine gewisse Einarbeitungszeit zu erwarten, vor allem bei komplexeren Aufgaben. Damit die Zusammenarbeit möglichst reibungslos verläuft, habe ich noch ein paar Tipps für Sie:

  • Bearbeiten Sie die Aufgabe, die Sie abgeben möchten, einmal selbst und notieren Sie mögliche Rückfragen.
  • Dokumentieren Sie dabei die einzelnen Arbeitsschritte, um hinterher zu wissen, wie viel Zeit die Aufgabe ungefähr in Anspruch nimmt.
  • Formulieren Sie die Arbeitsanweisung in einer E-Mail so exakt wie möglich und fügen Sie ein Stundenlimit oder eine Deadline hinzu.
  • Bitten Sie Ihren VPA, Ihnen mitzuteilen, ob er die Aufgabe verstanden hat. Falls das nicht der Fall sein sollte, bitten Sie um Rückfragen.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit einem der vorgestellten Anbieter gemacht oder können einen weiteren VPA-Service empfehlen? Dann freue ich mich auf Ihre Kommentare.

 

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René Battmer8 Comments

Eine sich wandelnde Berufswelt: Wie werden wir morgen arbeiten?

20 Jahre OTTO Office − zum Ende unseres Jubiläumsjahr habe ich mich damit beschäftigt, wie die Arbeitswelt in der Zukunft, zum Beispiel in den kommenden 20 Jahren, aussehen könnte beziehungsweise durch welche Faktoren sie beeinflusst wird. Die Berufswelt wandelt sich vor allem durch den Einsatz neuer Technologien sowie die Globalisierung rapide und stellt Arbeitnehmer, aber auch Selbständige vor ganz neue Herausforderungen. Wissen wird immer wichtiger. Ein lebenslanges Lernen ist bereits jetzt gefragt, denn Qualifikationen und Erfahrungen können schnell veralten und wertlos werden. Während es noch vor einigen Jahren als normal galt, dass Arbeitnehmer in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis Vollzeit arbeiteten, bringt die Zukunft neue Arbeitsformen und Beschäftigungsverhältnisse mit sich. Drei Punkte des möglichen Wandels habe ich exemplarisch herausgegriffen.

 

Zu alt für den Job? Nein

Der demographische Wandel wird künftig eine noch stärkere Rolle spielen als bereits jetzt: Menschen werden älter und bleiben länger gesund. Gleichzeitig kommen immer weniger Arbeitnehmer für die Renten auf. Schon heute fehlen etwa im Maschinenbau oder bei Altenpflegern, Erziehern oder Ärzten gut ausgebildete Fachkräfte. Laut Demoskopen wird sich dieser Trend noch verstärken. Die logische Folge ist eine verlängerte Lebensarbeitszeit. Dabei gilt es für Unternehmen künftig, die Arbeitsbedingungen an die Bedürfnisse Älterer anzupassen. Das betrifft die Arbeitsplätze selbst, eine stärkere Gesundheitsfürsorge oder verringerte Arbeitszeiten. Mit Blick auf die steigende Alterung der Gesellschaft will auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung den Wandel aktiv gestalten. Dabei sollen zum Beispiel Generationenkonflikte entschärft, technische Assistenzsysteme für ältere Menschen etabliert und Konzepte für die Personalgewinnung älterer Mitarbeiter, das Talentmanagement und die Betriebsorganisation entwickelt werden.

 

Mobilität und neue Erwerbsformen

Bereits heute arbeiten viele dank Laptop und Smartphone mobil. Damit sind sie für Unternehmen überall und ständig verfügbar, Arbeitstage von 9 bis 17 Uhr werden seltener. In den letzten Jahren haben außerdem Beschäftigungsverhältnisse zugenommen, die weder ein existenzsicherndes Einkommen noch stabile Zukunftsaussichten oder eine ausreichende soziale Absicherung bieten. Die künftige Herausforderung für Arbeitnehmer wird sein, die Balance zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu finden. Nur so lassen sich psychische Belastungen mindern, ausreichend Erholung finden sowie der Wunsch nach freier Entfaltung und Selbstbestimmung befriedigen.

Berufe „sterben aus“, neue Berufsbilder und Erwerbsformen werden entstehen. Dazu gehört immer seltener die lebenslange Festanstellung, stattdessen sind damit teamorientierte Projektarbeit, Honorar- und Zeitarbeit verbunden. Der Arbeitsmarkt- und Berufsforscher Gerhard Kleinhenz prognostiziert eine flexiblere Verteilung der Jahres- und Lebensarbeitszeit, wobei keine dauernde Anwesenheit im Unternehmen mehr erforderlich sein wird. Von einer abhängigen Tätigkeit wird sich die Erwerbsarbeit zunehmend zu einer selbständigen Tätigkeit mit größerer Selbstverantwortung innerhalb oder außerhalb des Unternehmens wandeln. Geradlinige Lebensläufe werden seltener, Brüche in der Biografie dagegen häufiger vorkommen: So können zum Beispiel auf eine Festanstellung einige Jahre Selbständigkeit folgen, wenn Kinder kommen, wächst wieder der Wunsch nach einer Festanstellung. Wer jedoch die Freiheiten der selbständigen Arbeit genossen hat, tut sich in einer Anstellung eventuell schwer mit festen Hierarchien und starren Arbeitszeiten. Im Zuge dessen werden Unternehmen nicht nur hohe Flexibilität einfordern können, sondern auch selbst anbieten müssen.

 

Die Arbeitswelt wird weiblicher

Bereits heute stellen Frauen die Mehrheit der Schul- und Hochschulabsolventen. Dennoch gibt es häufig die klassische Arbeitsteilung: Der Mann sichert den Lebensunterhalt, die Frau sorgt für die Familie. Um die Potentiale gut ausgebildeter Frauen besser zu nutzen, bedarf es jedoch einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie mit flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten. Das Zukunftsinstitut, ein Think-Tank der europäischen Trend- und Zukunftsforschung, prognostiziert für die Zukunft den „Megatrend Female Shift“: Dieser beschreibt einen grundsätzlichen Wandel in der noch männerdominierten Gesellschaft, bei dem sich die traditionellen Geschlechterrollen auflösen. Das wird im Berufs- und Privatleben von Männern und Frauen massive Umbrüche zur Folge haben. Während immer mehr Männer Zeit mit der Familie verbringen wollen, streben Frauen verstärkt in Führungspositionen.

Wenn Sie ausführlicher in das Thema „Arbeitswelt in der Zukunft“ einsteigen möchten, habe ich drei Linkstipps für Sie: Das Magazin CIO berichtet über sechs Trends für die Arbeit der Zukunft, die unter anderem eine neue Mitarbeiterkultur und veränderte Aufgaben für Führungskräfte betreffen. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation skizziert in einer Studie fünf prototypische Karrieremodelle. Dabei geht es um Fragen wie: Müssen Arbeitnehmer künftig rund um die Uhr verfügbar sein? Oder bietet sich ihnen die Chance, ihre Arbeit flexibel nach dem eigenen Bedarf zu gestalten? Wie kann es gelingen, Arbeit zukünftig auf persönliche Lebensentwürfe zuzuschneiden? Ein sehr umfassendes Dossier finden Sie bei brand eins. Darin geht es unter anderem um Themen wie: Unternehmen, in denen Menschen gern arbeiten, ein Leben ohne Chef oder Sicherheit versus Freiheit.

Haben Sie sich schon mal Gedanken darüber gemacht, wie die Zukunft der Arbeit aussehen könnte − generell oder auch in Ihrer Branche? Ich freue mich auf Ihre Überlegungen, Gedankenspiele und konkreten Ansätze.

 

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Archivierung

Carsten Voeller

Ordnung ist das halbe Büroleben – Tipps für die Archivierung von Unterlagen

Es ist noch gar nicht so lange her, da redeten alle vom „papierlosen Büro“.  Passiert ist wenig – heute sind wir immer noch so weit davon entfernt wie vor Jahren. Rein digitale Datensätze erscheinen uns (noch) zu unbeständig. Darüber hinaus bringt eine rein digitale Verwaltung eine Reihe eigener Probleme mit sich. Aber auch über Jahrzehnte erlernte Arbeitsweisen und Gewohnheiten lassen uns im Zweifelsfall immer noch zum Papier greifen.

 

Was sind Dokumente?

Zu betrieblichen Dokumenten und Unterlagen zählen Verträge, Bestellungen, Korrespondenz, Berichte sowie andere interne und externe Dokumentationen. Eine Vielzahl dieser Akten wird immer noch in Papierform abgelegt und unterliegt der Schriftgutverwaltung, der „systematischen Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen“ (Wikipedia).  Jedes Dokument hat einen Lebenszyklus, der aus vier Phasen besteht: aktiv, halbaktiv, Archivierung und Entsorgung. Ein Dokument muss für die Dauer des gesamten Zyklus‘ verwaltet werden.

 

Welche Archivierungssysteme gibt es?

Wie Sie Ihre Akten archivieren, bleibt Ihnen überlassen – es gibt eine Vielzahl von Aktenordnern, Hängeschränken, Archivboxen und -schachteln sowie Systeme zur mobilen Ablage. Entscheidend ist hier, wie oft Sie die alten Unterlagen benötigen: Müssen Sie die Dokumente regelmäßig einsehen und schnell darauf zugreifen können, bietet sich natürlich ein griffbereiter Aktenordner eher an als eine Archivschachtel im Keller.

Dies sind die gebräuchlichsten Archivierungssysteme:

 

Aktenordner

Der Ordner ist das wichtigste Archivierungssystem im Büro. Im Ordner können die Schriftstücke nach unterschiedlichen Themen sortiert beziehungsweise die Themen auf verschiedene Ordner aufgeteilt werden. Das am meisten verbreitete Ordner-Format ist DIN A4. Aber auch kleinere und größere Formate sind erhältlich, die mit gleicher oder ähnlicher Mechanik arbeiten. Querformate in Übergröße erfüllen spezielle Aufgaben, etwa die Aufbewahrung großer Pläne und Karten.

 

Ordner
Ordner sind das meistgenutzte Archivierungsprodukt

 

Hängeregistratur

Das Archivsystem Hängeregistratur lässt sich noch in weitere Unterarten unterteilen: Gelochte Schriftstücke landen in einem Hängehefter, ungelochte Akten in einer Hängemappe oder Hängetasche. Die Hängeregistraturen werden inhaltlich mit Reitern gekennzeichnet und können dann in Ablageboxen oder Mappenwagen aufbewahrt werden.

 

Hängehefter
Hängehefter

 

Kartons

Alte Akten, die im alltäglichen Geschäft keine Rolle mehr spielen, aber trotzdem noch aufbewahrt werden sollen oder müssen, können in Kartons landen. Denken Sie aber daran, diese ausreichend zu kennzeichnen – für den Fall, dass die Schriftstücke doch noch einmal benötigt werden.

Auch die Frage des Platzes spielt beim Archivieren eine Rolle – in kleinen Büros sollten Sie beispielsweise auf stapelbare Ablageeinheiten zurückgreifen. Übrigens hält OTTO Office eine ganze Reihe von Archivierungs– und Ablagesystemen bereit.

 

Archivierungssystem für Ordner und lose Unterlagen

 

Sinnvolle Kategorien entwickeln

Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind. Auch hier gibt es viele verschiedene Möglichkeiten – wie z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen oder nach Projekten.

Halten Sie in Sachen Ordnerbenennung klare Standards ein. Dokumente werden immer mit eindeutiger Projektbezeichnung oder konkretem Dokumenteninhalt abgelegt. Vermeiden Sie Doppelnennungen, sonst verlieren Sie schnell den Überblick darüber, welche Unterlage aktuell ist.

Nutzen Sie auch die „Ablage P“ – also den Papierkorb! Nicht jede Broschüre muss aufgehoben werden. Die meisten Infos sind im Internet zugänglich. Auch Ausdrucke sind oft verzichtbar. Einmal im Jahr sollten alle Ablagesysteme durchkämmt und ausgemistet werden.

 

Welche Rolle spielen gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften?

Auch kleinste Unternehmen sind gesetzlich zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet. Wie lange genau, hängt von der Art des Dokuments ab. Sollten benötigte Unterlagen bei einer Unternehmensprüfung nicht aufzufinden sein, können die Folgen für die Firma katastrophal werden: Die Konsequenzen reichen bis zu Schließung, Lizenzverlust oder sogar Haft. Umso wichtiger ist also eine korrekte Schriftgutverwaltung.

Grundsätzlich wird die Aufbewahrungspflicht in Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich dabei in erster Linie nach zwei Rechtsgrundlagen: Steuerrecht und Handelsrecht. Steuerrechtlich regelt die Abgabenordnung (AO) die Aufbewahrungspflichten, handelsrechtlich enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften für Kaufleute. Für die betriebliche Praxis sind gerade die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

 

Welche geschäftlichen Dokumente müssen aufbewahrt werden?

Unterlagen, die der Steuerpflichtige aufheben muss, sind in § 147 AO aufgelistet. Pauschal lässt sich sagen, dass sämtliche Bücher und Aufzeichnungen dazugehören, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Im Einzelnen sind dies:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Sonstige Unterlagen, soweit sonstige Unterlagen, soweit steuerlich relevant

Jeder Kaufmann muss nach § 257 Abs. 1 HGB folgende Unterlagen aufbewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse
  • Empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
  • Buchungsbelege

Den Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren (§ 147 AO, § 14b UStG) unterliegen folgende Unterlagen:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lagerberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
  • Rechnungen

Den Aufbewahrungsfristen für 6 Jahre unterliegen alle weiteren aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Sonstige Unterlagen, soweit steuerlich relevant

Tipp: Lieber zu viele als zu wenige Akten aufbewahren. Sonst steht man schnell im Ruf einer Ordnungswidrigkeit oder Straftat, die dann erst einmal widerlegt werden muss. Und dazu sind dann doch wieder die entsprechenden Dokumente nötig.

 

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Umfragen: Als Chef hat man’s bei Facebook & Co. nicht leicht

Führungskraft und sozialer Netzwerker zugleich sein, das ist mitunter schwierig: Bei Facebook werden Vorgesetzte gemieden – und in Bewertungsportalen von überraschend vielen Mitarbeitern benotet. Das sind die Ergebnisse von zwei aktuellen Umfragen des IT-Branchenverbands Bitkom.

Rund 340 Freunde soll jedes Facebook-Mitglied im Schnitt haben, so eine Studie aus dem vergangenen Jahr. Dazu zählen in der Regel Familienangehörige, „echte“ Freunde, Bekannte und Arbeitskollegen.

Aber zumindest bei den deutschen Nutzern des größten sozialen Netzwerks der Welt ist eine Spezies kaum vertreten: Führungskräfte.

Der IT-Branchenverband Bitkom hat Arbeitnehmer befragt, wie sie mit einer Freundschafts- oder Kontaktanfrage durch ihren Chef in einem sozialen Netzwerk umgehen würden. Die Ergebnisse der repräsentativen Umfrage:

  • 37 Prozent der Angestellten würden solche Anfragen „auf keinen Fall annehmen“,
  • 20 Prozent „wahrscheinlich nicht annehmen“,
  • 15 Prozent der Befragten gaben sich unentschlossen,
  • 14 Prozent würden eine entsprechende Anfrage „wahrscheinlich annehmen“,
  • lediglich neun Prozent „auf jeden Fall annehmen“.
  • Bereits mit ihrem Vorgesetzten befreundet sind gemäß der Befragung lediglich fünf Prozent der Arbeitnehmer.

Was an der Bitkom-Umfrage auffällt: Sie unterscheidet nicht zwischen eher privat genutzten Netzwerken wie Facebook und Karriere-Portalen wie Xing und LinkedIn. Es liegt nahe, dass sich die Chefs bei letzteren nicht ganz so ungeliebt fühlen wie bei Facebook.

 

Zweite Umfrage: Job-Bewertungsportale bei Arbeitnehmern beliebt

Als Chef muss man heutzutage aber nicht nur mit abgelehnten Freundschaftsanfragen rechnen, sondern auch mit nicht gerade vorteilhaften Einträgen in Firmen-Bewertungsportalen. Auf Seiten wie kununu.com, meinchef.de und glassdoor.com können ehemalige und noch angestellte Mitarbeiter ihr Unternehmen benoten.

Und diese Bewertungen werden von immer mehr Jobsuchenden gelesen, wie eine weitere Bitkom-Umfrage ergeben hat.

Laut der ebenfalls repräsentativen Befragung haben sich bereits 29 Prozent der Internetnutzer auf einem solchen Portal über einen möglichen künftigen Arbeitgeber informiert. Unter den 14-bis 29-Jährigen sind es ein paar mehr, nämlich 34 Prozent, und unter den Arbeitslosen sogar deutlich über die Hälfte (57 Prozent).

Für Personaler dürften die Ergebnisse natürlich interessant sein. Allerdings kann man davon ausgehen, dass mit manch einer Bewertung alte Rechnungen beglichen werden. Andere wiederum klingen zu schön, um wahr zu sein. Und ob diejenigen, die da bewerten, auch wirklich mal in den betreffenden Unternehmen gearbeitet haben, kann der Leser ebenfalls nicht nachvollziehen.

 

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