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Mehr Produktivität für das iPad

In Apples App Store finden sich mittlerweile unzählige Apps, die das iPad zu einem produktiven Begleiter für den Arbeitsalltag machen. Ob handschriftliche Notizen, Aufgabenmanagement, ein alternativer E-Mail-Client oder die Nutzung des iPads als zusätzlichen Monitor: Ich stelle Ihnen eine Auswahl an Apps vor, die Ihr Berufsleben erleichtern.

 

GoodNotes 4: der Notizbuchersatz

Für 7,99 Euro Notizbuch, PDF-Kommentator und Whiteboard in einem: Mit GoodNotes 4 lassen sich Notizbücher und PDFs in Haupt- und Unterkategorien verwalten. Die Kugelschreiber-, Füller- und Textmarkerimitationen, unterschiedliche Strichstärken und -Farben zeigen, worauf die App spezialisiert ist: auf die Eingabe per Handschrift. Einzigartig und sehr nützlich ist die Geometriefunktion, die aus krummen Strichen bei der Eingabe automatisch gerade Linien oder Kreise macht.

Für die einzelnen Notizbücher stehen zahlreiche editierbare Buchumschlagsvorlagen und unterschiedliches Papier zur Verfügung. Dazu kommen umfangreiche Im- und Exportdienste. Die App beinhaltet außerdem eine Textverarbeitung, mit der Inhalte auf Wunsch bequem per Tastatur eingegeben werden können. Bilder und multimediale Inhalte lassen sich ebenso hinzufügen. Sämtliche Notizen, Dokumente und PDF-Dateien können über Apples iCloud synchronisiert werden, sind also bei der Nutzung mehrerer iOS-Geräte immer auf dem neuesten Stand. Das innovative Werkzeug ist einfach zu bedienen und mit den Online-Cloud-Services von Dropbox, Google Drive und Microsofts SkyDrive kompatibel.

Ein weiteres Plus, zum Beispiel für Präsentationen, ist die integrierte Laserpointer-Funktion. Spiegelt man das Bild auf einen weiteren Monitor, erscheint der Laserpointer in der Werkzeugleiste. Sobald die Funktion aktiviert ist, erscheint im Monitorbild genau an der Stelle, an der auf das iPad getippt wird, ein roter Laserpunkt.

 

Any.DO: Aufgaben einfach schütteln

Die kostenlose App Any.DO ist ein Aufgaben-Planer für iPad und iPhone, der per Gesten gesteuert wird. Mit der App lässt sich alles notieren, was künftig erledigt werden soll. Per Wischen über die jeweilige Aufgabe wird diese als bearbeitet markiert, ein Schütteln des Geräts löscht alle bereits erledigten Aufgaben. Die App unterstützt auch eine Spracheingabe, mit der Aufgaben via Mikrofon diktiert werden können. Die Worte werden dann automatisch in Text umgewandelt. Zusätzlich bietet Any.do organisatorische Werkzeuge wie Listen, eine ordnerbasierte Organisation und eine Alarmfunktionen an. Alle eingetragenen Aufgaben lassen sich zwischen verschiedenen Geräten sowie mit Apples Kalender-App iCal synchronisieren.

 

Unibox: die E-Mail-Alternative

Für iOS gibt es mittlerweile mehrere gut umgesetzte Mail-Apps. Sie sind aber alle ähnlich aufgemacht wie Apple Mail und sortieren die verschiedenen Mails nach Konversationen, also nach dem Betreff. Anders sieht es bei Unibox aus: Hier werden die Mails nach Kontakten sortiert, so dass jeder Absender in der Inbox-Übersicht nur einmal vorkommt. Erst seit Dezember 2015 gibt es die Mac-App auch für iPad und iPhone. Der Nutzer erhält ebenso wie bei der OS-X-Version gleich Zugriff auf frühere Nachrichten inklusive der gesendete Anhänge eines Kontakts. E-Mail-Verläufe mit mehreren Teilnehmern stellt Unibox in einer eigenen Gesprächsansicht dar. Der 30MB große Download ist gratis im App Store verfügbar und lässt sich mit allen E-Mail-Accounts nutzen, die das IMAP-Protokoll unterstützen. Die deutschsprachige App gibt es außerdem als 5 Euro teuren In-App-Kauf in einer Pro-Version, mit der sich mehrere E-Mail-Konten konfigurieren, eigene Signaturen erstellen und die Synchronisationsintervalle frei festlegen lassen.

 

Duet Display: zweiter Monitor am Mac

Mit Duet Display lassen sich das iPad oder iPhone als vollwertiger zweiter Bildschirm am Mac betreiben. Dafür ist außerdem noch die kostenlose Companion-App für den Mac notwendig. Sobald beide installiert sind, können die Programme starten, danach wird das iPad über USB mit dem Mac verbunden. Das Tablet lässt sich ohne Einschränkungen wie ein zweiter Monitor nutzen, Fenster können problemlos hin und her geschoben werden. Die Inhalte auf dem zweiten Display werden mit nur minimaler Zeitverzögerung angezeigt, sogar Videos lassen sich auf das iPad auslagern. Das Bild läuft dann über das Tablet, der Ton wird weiter am Mac ausgegeben. Auch Werkzeugpaletten von Photoshop, der E-Mail-Client oder Skype können beispielsweise auf den zweiten Bildschirm ausgelagert werden. Mit 15,99 Euro ist die App zwar relativ teuer, aber wesentlich günstiger als ein zusätzlicher neuer Monitor.

 

Haben Sie Lieblings-Apps, mit denen Sie produktiver arbeiten? Ich freue mich auf Ihre Tipps, gern mit einer kurzen Beschreibung.

 

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René Battmer

Blackout bei Präsentationen? Das können Sie gegen Lampenfieber tun

An sich ist Lampenfieber ein positiver Zustand, denn leichte Anspannung fördert die Konzentration, macht hellwach und setzt Energiereserven frei. Doch was tun, wenn die innere Unruhe so groß ist, dass kein klares Denken mehr möglich ist? Wenn der Vortragende so blockiert ist, dass er nur noch unsicher stammelt oder im Extremfall kein einziges Wort herausbekommt? Bereits die Angst vor Situationen, die Lampenfieber auslösen, kann dazu führen, dass man diese meidet, wann immer es möglich ist. Die gute Nachricht: Lampenfieber lässt sich in den Griff bekommen.

 

Woher kommt die Angst?

Lampenfieber resultiert ursprünglich aus einem Kampf-oder-Flucht-Reflex, denn in lebensbedrohlichen Situationen werden im Körper Stresshormone ausgeschüttet, um das Überleben zu sichern. Auch ein Redner nimmt eine potenzielle Bedrohung wahr, so dass das Gehirn mit bestimmten typischen Symptomen reagiert. Dazu gehören ein beschleunigter Herzschlag, ein erhöhter Blutdruck, eine flache Atmung und Schweißbildung. All das sind ganz normale Reaktionen auf eine „Gefahr“ und ein Schutzmechanismus des Körpers. Bei der Frage nach der akuten Ursache für Lampenfieber lassen sich oft zwei Faktoren finden: einerseits die Angst, sich zu blamieren und zu versagen, andererseits ein Hang zum Perfektionismus. Peinliche Situationen greifen das Selbstbild und Ego an. Bei einer Zurückweisung oder Kritik, stellt man sich selbst und seinen Wert in Frage.

 

Die Vorbereitung: Routine herstellen

Bereiten Sie sich vor, so gut es geht. Sie sollten allerdings nicht den überhöhten Anspruch an sich stellen, eine absolut perfekte Präsentation zu halten. Bauen Sie Ihren Vortrag so einfach wie möglich auf, so dass Sie ihn jederzeit sicher beherrschen. Das Wichtigste ist üben, üben, üben. Nutzen Sie im Arbeitsalltag jede Gelegenheit, routiniert zu werden, indem Sie vor Gruppen sprechen und Ihre Meinung sagen. Je öfter Sie hingegen versuchen, Lampenfieber auslösende Situationen zu vermeiden, desto mehr wird sich Ihre Angst verstärken.

Wenn Ihre Präsentation inhaltlich steht, sollten Sie diese visualisieren, indem Sie sich die Szene Bild für Bild vorstellen: Wie ist der Ablauf? Welche Fragen könnte das Publikum stellen? Was kann schief gehen? Wie reagieren Sie auf eventuelle Probleme? Am besten wiederholen Sie diesen inneren Dialog so lange, bis Sie auf alle Eventualitäten reagieren können und alles optimal abläuft.

 

Kurz vor der Präsentation: positiv denken

Planen Sie eine ausreichend lange Vorlaufzeit ein, indem Sie rechtzeitig vor Ort sind. So können Sie alles in Ruhe vorbereiten, sich noch einige Minuten sammeln, konzentrieren und geraten nicht noch zusätzlich in Stress. Machen Sie sich schon im Vorfeld mit der Umgebung vertraut, am besten dann, wenn der Raum noch leer ist. Wenn Sie die örtlichen Begebenheiten kennen, kann sich Ihre Nervosität bereits spürbar reduzieren. Sprechen Sie sich Mut zu, indem Sie sich in Erinnerung rufen, dass Sie optimal vorbereitet sind. Denn Sie wissen, was Sie sagen wollen, und kennen sich in der Thematik aus. Versuchen Sie, negative Gedankengänge zu vermeiden. Programmieren Sie sich positiv, indem Sie sich das Gelingen Ihres Vortrags bildlich vorstellen. Kurz vor Ihrer Rede können Sie den körperlichen Fluchtreflex mit Bewegung austricksen, indem Sie eine Runde spazieren gehen oder Treppen steigen. Falls dafür keine Zeit mehr sein sollte, können Sie die Bühne nutzen und sich dort bewegen, statt sich am Rednerpult festzuklammern. Das hat einen weiteren Vorteil: Sie ⎼ und damit auch Ihre Präsentation ⎼ wirken lebendiger.

 

Während der Präsentation: Plaudern Sie

Die Energie, die das Adrenalin freisetzt, lässt sich positiv nutzen. Dabei helfen oft bereits kleine Maßnahmen. Zuallererst sollten Sie sich bewusst machen, dass Ihre Zuhörer nicht Ihre Feinde sind. Sie interessieren sich für den Inhalt dessen, was Sie vortragen, nicht für Sie. Insofern betrifft auch eine eventuelle Kritik nicht Sie als Menschen, sondern ausschließlich Ihre Präsentation. Konzentrieren Sie sich auf den Inhalt Ihrer Rede und nicht auf Ihre mögliche Wirkung. Versuchen Sie, nicht starr zu präsentieren, sondern stellen Sie sich vor, dass Sie mit dem Publikum plaudern, ihm eine Geschichte erzählen, als ob Sie mit Freunden oder Kollegen sprechen.

Ein alter Trick ist es, sich im Raum einen oder mehrere Verbündete zu suchen. Das können Zuhörer sein, die freundlich gucken oder besonders interessiert wirken. Halten Sie mit diesen Menschen immer wieder Blickkontakt. Vielleicht können Sie sogar einen Kollegen oder jemanden, der Ihnen besonders wohlgesonnen ist, an einer Stelle im Publikum positionieren, an der Sie ihn gut sehen können.

Beginnen Sie bereits vor Ihren ersten Sätzen damit, stilles Wasser zu trinken. Denn durch die Aufregung produzieren Sie einerseits weniger Speichel, andererseits atmen viele Menschen bei Nervosität durch den Mund, wodurch ein unangenehmes Trockenheitsgefühl entsteht. Geben Sie Ihren Händen etwas zu tun, indem Sie kleine Karteikarten als Gedankenstütze verwenden. Nehmen Sie auf keinen Fall große Notizzettel, denn dabei ist ein eventuelles Zittern deutlich zu sehen. Um Ihre Worte zu unterstreichen und Ihre Hände zusätzlich zu beschäftigen, können Sie mit Gesten reden. Konzentrieren Sie sich auf eine langsame und ruhige Atmung durch die Nase.

Haben Sie weitere Tricks gegen Lampenfieber? Wie bereiten Sie sich auf eine Präsentation oder einen Vortrag vor? Ich freue mich auf Ihr Feedback und weitere Tipps.

 

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René Battmer

Aufstieg ohne Fettnäpfchen − so vermeiden Sie Karrierefehler

Auf dem Weg an die berufliche Spitze lauern viele Widrigkeiten. Oft werden Karrierefortschritte gar nicht von Vorgesetzten torpediert, sondern durch eigene Fehler. Manchmal ohne diese überhaupt zu bemerken. Wer sich solche typischen Karrierefehler bewusst macht, kann sich regelmäßig kritisch hinterfragen und ein mögliches Karrieretief aus eigenem Antrieb hinter sich lassen oder sogar ganz vermeiden.

 

Besserwisserei und Selbstüberschätzung

„Kenne ich, weiß ich schon, kann ich besser“ − Wissen ist zwar Macht, aber kein Kollege möchte ständig aufs Brot geschmiert bekommen, dass Sie alles besser wissen. Wer sich offen für neue Ideen, Ansätze und Lösungen zeigt, Fragen stellt, statt Einfälle und Engagement anderer anzuzweifeln, hat bessere Aufstiegschancen. Ein Mitarbeiter findet sich perfekt, sein Arbeitgeber ist aber zu dumm, das zu erkennen? Eventuell hat der Kollege ein falsches, da übersteigertes Selbstbild oder ist nicht bereit, sich im Unternehmen anzupassen. „Ich will so bleiben, wie ich bin“ ist bis zu einem gewissen Grad richtig, um sich nicht vollkommen zu verbiegen. Aber ohne eine gewisse Anpassungsbereitschaft lässt es sich nur schwer mit anderen zusammenarbeiten. Oft sind solche Kollegen extrem unsicher und kompensieren das mit einem übertrieben sicheren Auftreten.

 

Die fremden Federn

Ehrgeiz ist gut und wichtig, wer aber Projekterfolge stets allein für sich verbucht, unterliegt einem klassischen Karrierekiller. Das Engagement aller beteiligten Mitarbeiter sollte honoriert werden, ohne den eigenen Anteil am Gelingen zu unterschlagen. Wer sich mit fremden Federn schmückt, kann damit anfangs zwar Erfolg haben, aber jeder Vorgesetzte mit Erfahrung und Führungskompetenz wird Ihnen irgendwann auf die Schliche kommen. Der Grat zwischen Bescheidenheit und Angeberei ist schmal. Unterschätzen Sie nicht die Wichtigkeit, andere von Ihren Erfolgen zu unterrichten, aber schießen Sie dabei nicht über das Ziel hinaus. Im Zweifel gilt lieber „weniger ist mehr“. Wird Ehrgeiz übertrieben, führt er zu Spannungen. Daher ist es ratsam, sich regelmäßig selbstkritisch zu betrachten und berechtigter Kritik offen zu begegnen.

 

Alpha oder Beta?

Manche Kollegen setzen sich mit beständig guter Leistung durch, sind fleißig und werden immer wieder befördert. Ab einem gewissen Punkt kommen sie auf der Karriereleiter aber nicht weiter nach oben, denn ihnen fehlen Ellenbogen. Im rangdynamischen Positionsmodell von Raoul Schindler gehören sie zu den „Betas“, die dem durchsetzungsstarken „Alpha“ den Rücken freihalten. Wer trotzdem nicht auf der zweiten oder dritten Leitungsebene bleiben, sondern höher hinaus will, findet zum Beispiel in der Selbstständigkeit eine gute Alternative. Denn leistungsorientierte, aber weniger machtbewusste Menschen sind oft gute Unternehmer.

Zudem sind Führungspositionen rar, insbesondere durch den Abbau von Hierarchien. Gleichzeitig kommen immer mehr gut ausgebildete junge Akademiker nach, die ehrgeizig nach oben wollen. Wer das Gefühl hat, in einem Unternehmen still zu stehen, sollte sich woanders umschauen. Nach rund drei Jahren in unveränderter Position – und ohne dass neue Themen und Aufgaben dazugekommen sind – ist es an der Zeit, den Job zu wechseln und neue Erfahrungen zu sammeln. Der Zeitpunkt kann auch eine perfekte Gelegenheit sein, seine Lebensprioritäten zu überdenken und nochmal etwas vollkommen anderes zu machen.

 

Interne Unternehmensregeln

Jedes Unternehmen hat eigene Standards − meist in Form inoffizieller Leitlinien −, nach denen die Mitarbeiter arbeiten und mit ihren Kollegen umgehen. Wenn Sie Ihre Karriere planen, sollten Sie auf solche Besonderheiten verstärkt achten. Wichtig ist außerdem, über die internen Vorgänge im Haus bestens informiert zu sein. Das gelingt nur, wenn Sie gute Beziehungen aufgebaut und sich perfekt vernetzt haben. Beim beruflichen Aufstieg sind Sie in der Regel auf die Mitwirkung der Kollegen angewiesen. Daher sollten Sie diese respektvoll und höflich behandeln, denn nur wenn Ihre Mitarbeiter sich wertgeschätzt fühlen, können Sie mit deren Unterstützung rechnen. Dazu gehört auch mal ein kleines Dankeschön oder eine Gegenleistung bei einer größeren Hilfestellung.

 

„Typisch weibliche“ Karrierefehler?

Im Gegensatz zu Männern, die sich und ihre Leistungen im Durchschnitt eher überschätzen, tendieren Frauen dazu, sich zu unterschätzen und ihre Erfolge kleinzureden. Das kann dazu führen, dass Männer aufgrund ihres zum Teil unbegründeten Selbstbewusstseins Führungspositionen erreichen, die sich Frauen oftmals nicht zutrauen. Mangelndes Selbstbewusstsein und zu viel Bescheidenheit können also dazu beitragen, dass eine Frau ihrer Karriereplanung selbst im Weg steht. Männer drängen außerdem häufiger und nachdrücklicher auf eine Beförderung oder Gehaltserhöhung, wohingegen Frauen oft abwarten, ob sie von ihren Vorgesetzten entdeckt und gefördert werden.

Was sind für Sie typische Karrierefehler? Vielleicht mögen Sie ja sogar von eventuellen Fettnäpfchen berichten, denen Sie in Ihrer beruflichen Laufbahn nicht ausweichen konnten. Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

 

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René Battmer

Mehr wollen, mehr bekommen: die erfolgreiche Gehaltsverhandlung

Über Geld spricht man nicht? Sollten Sie aber – zumindest wenn es um Ihr Gehalt geht. Der günstigste Zeitpunkt, um über eine Gehalterserhöhung zu verhandeln, ist entweder nach erfolgreichem Abschluss eines Projekts oder bei einem turnusmäßig anstehenden Feedbackgespräch. Dabei geht es nicht darum, um ein Almosen zu bitten, sondern Ihre Ansprüche selbstbewusst und professionell anzumelden. Was ist bei Gehaltsgesprächen entscheidend? Wie verhandeln Sie am geschicktesten, und welche Fehler sollten Sie vermeiden, damit Ihre Vorstellungen nicht sofort abgelehnt werden?

 

 

Gut vorbereitet ins Gespräch

Das Gehalt ist Teil eines jeden Arbeitsvertrags und frei verhandelbar, sofern kein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung vorliegen. Um das bestmögliche Salär herauszuholen, sollten Sie Ihre bisherigen Erfolge sowie Ihre beruflichen und persönlichen Qualifikationen realistisch einschätzen und belegen können, um Ihren Gehaltswunsch zu untermauern. Gut ist es auch, Ihren künftigen Nutzen für das Unternehmen darstellen zu können. Der erste Ansprechpartner sollte Ihr direkter Vorgesetzter sein, damit dieser sich nicht übergangen fühlt, sondern Sie beim Entscheidungsträger unterstützt. Als Faustregel gilt, dass Sie etwa alle ein bis zwei Jahre das Gehaltsgespräch suchen können.

Wenn Sie sich auf den Termin vorbereiten, legen Sie am besten ein Verhandlungsziel fest − sowohl Ihr Wunschgehalt als auch eine Grenze nach unten. Recherchieren Sie dafür im Internet oder in Fachpublikationen Informationen über die branchen- und positionsspezifischen Gehälter. Zusätzlich sollten Sie sich über die finanzielle Situation Ihrer Firma schlau machen. Je besser diese am Markt dasteht, desto größer sind Ihre Chancen bei einer Gehaltsverhandlung. Suchen Sie sich also keine wirtschaftlich schlechte Situation für die Frage nach mehr Geld aus, etwa nach einem negativen Jahresabschluss.

 

 

Die Verhandlung: Pokern, aber nicht zu hoch

Einer der Anwesenden muss die erste Zahl aufrufen, und derjenige sollten Sie sein. Denn wer das Eröffnungsgebot macht, erzielt häufiger ein Verhandlungsergebnis, das seinen Zielen entspricht. Seien Sie also nicht zu bescheiden, sondern nennen Sie Ihren Preis. Umgekehrt sollten Sie niemals das erste Gegenangebot Ihres Vorgesetzten akzeptieren, denn es besteht noch Luft nach oben. Nennen Sie eine krumme Zahl, also lieber 4.150 statt 4.000 Euro. Je präziser Ihr Vorschlag ist, desto überzeugter und besser vorbereitet wirken Sie. Je „unrunder“ die Zahl ist, desto mehr signalisieren Sie, auf den Euro genau zu wissen, was Sie wert sind. So schmälern Sie automatisch den psychologischen Verhandlungsspielraum Ihres Gegenübers. Wenn es um ein Jahresgehalt geht, geben Sie Ihre Gehaltsvorstellung ebenso krumm an, statt 40.000 also etwa 41.800 Euro. So werden Sie eher in Hunderter-, denn in Tausenderschritten nach unten gedrückt.

Pokern Sie nicht zu hoch, denn dann besteht die Gefahr, dass Ihr Wunsch als illusorisch abgewiesen wird, und Sie für eine gewisse Zeit gar keine Chance mehr auf eine Gehaltserhöhung bekommen. Je nach Branche, Position und Unternehmensgröße sind Steigerungen von circa drei bis zehn Prozent mehr Gehalt möglich, beim Wechsel des Unternehmens sogar bis zu 20 Prozent.
Dabei wird im Gegenzug oft die Übernahme neuer Aufgaben und Verantwortlichkeiten als „Gegenleistung“ gefordert. Laden Sie sich dabei nicht zu viel auf, denn der Gehaltszuwachs und der gewachsene Arbeitsumfang sollten in einem fairen Verhältnis zueinander stehen.

Stellt Ihr Vorgesetzter sich quer, können Sie versuchen, nicht-monetäre Zusatzleistungen auszuhandeln. Eventuell haben Sie von einem Zuschuss zur Monatskarte, Sonderurlaub oder einem Dienstwagen sogar größere steuerliche Vorteile als bei einem höheren Bruttoeinkommen. Ihr Unternehmen spart außerdem Sozialabgaben.

 

 

Fehler in der Gehaltsverhandlung

Provozieren oder erpressen Sie Ihren Chef auf keinen Fall, drohen Sie also nicht mit einer Kündigung. Denn wer zu aggressiv verhandelt, ruft aggressive Gegenreaktionen hervor. Ungünstig wirken sich auch ein „Herr Müller verdient aber viel mehr als ich“ oder ähnliche Vergleiche aus. Auch dass Ihre Miete erhöht wurde oder Ihr Partner seinen Job verloren hat, gehört nicht in die Gehaltsverhandlung. Für Ihren Arbeitgeber zählt einzig und allein, was Sie zum Unternehmenserfolg beitragen, nicht welche privaten Probleme Sie haben.

Vor allem unerfahrene oder nicht unbedingt selbstbewusste Verhandler machen oft den Fehler, keine Gesprächspausen zuzulassen. Statt aktiv zuzuhören und ein Schweigen als Verhandlungstaktik zu nutzen, reden sie sich im schlimmsten Fall um Kopf und Kragen. Versuchen Sie, in Ihrem Gegenüber keinen Gegner, sondern einen gleichwertigen Gesprächspartner zu sehen. Denn negative Emotionen auf beiden Seiten führen nur selten zu guten Ergebnissen. Auch mit der Körpersprache können Sie viele Fehler machen: Spielen Sie etwa mit einem Stift, verraten Sie Ihre Nervosität. Blicken Sie zu Boden, wenn Sie Ihre Gehaltsvorstellungen vortragen, signalisieren Sie Scham oder Furcht. Vermeiden Sie unbedingt Formulierungen im Konjunktiv. Mit einem „Es wäre schön“ wirken Sie wie ein Bittsteller und machen sich unnötig klein.

Rudern Sie auf keinen Fall zurück, wenn Ihr Vorgesetzter von seinem ersten Gegenangebot nicht abweicht. Argumentieren Sie lieber weiter mit Ihren Leistungen und Erfolgen, sonst machen Sie sich unglaubwürdig. Gerät nichts in Bewegung, können Sie verabreden, nach Ablauf einer Frist noch einmal über das Thema Geld zu sprechen.

 

Haben Sie weitere Tipps für die erfolgreiche Gehaltsverhandlung? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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Ziele setzen, aber richtig

ziele

Wer erfolgreich ist, hat sich in der Regel Ziele gesetzt und aktiv darauf hingearbeitet, diese zu verwirklichen. Ob beruflich oder im Privaten: Ziele sind für eine erfolgreiche Lebensgestaltung immens wichtig, denn sie helfen dabei, Fortschritte zu sehen und sich auf das Machbare und Wesentliche zu konzentrieren. Sie sollen ermutigen und sich deshalb an den eigenen Stärken und Fähigkeiten orientieren.

Wenn Sie Ziele für sich gefunden haben, sollten Sie diese möglichst konkret festhalten. Am besten ist es, sie aufzuschreiben, denn so erkennen Sie leichter, was Sie erreichen und verändern möchten. Gleichzeitig nehmen Sie Ihre Ziele ernster, behalten sie im Auge und gehen eine Art „Selbstverpflichtung“ ein, kontinuierlich etwas für die Verwirklichung zu tun. Aus bloßen Gedanken wird eine konkrete Absichtserklärung. Wenn Sie sich gedanklich regelmäßig mit Ihren Wünschen und Zielen beschäftigen, erkennen Sie wichtige Informationen und Gelegenheiten, die Sie weiterbringen, und können diese schnell und gezielt nutzen. Ein häufiger Fehler ist es, seine Ziele nicht genau genug zu formulieren. „Ich möchte mehr Sport machen“ ist etwas anderes als „Ich werde zwei Mal pro Woche ins Fitnessstudio gehen“. Je eindeutiger ein Ziel definiert wird, desto größer ist der Anreiz, es zu erreichen.

Was will ich eigentlich?

Um herauszufinden, was Sie überhaupt wollen, sollten Sie zuerst festhalten, wo Sie aktuell stehen. Dabei helfen folgende Fragen: Wie charakterisiere ich mich selbst? Was ist mir wichtig? Was sind meine (fachlichen) Fähigkeiten, Stärken und Schwächen? Wo sehe ich mich in einem Jahr und in fünf Jahren? Daraus lassen sich eventuell bereits konkrete Ziele ableiten. Diese sollten nicht zu groß und dadurch eventuell unerreichbar sein, andererseits aber auch nicht zu klein und dadurch unbedeutend. Wichtig ist es außerdem, dass sie nicht von anderen Menschen abhängen, denn auf deren Verhalten haben Sie nur wenig oder sogar gar keinen Einfluss.

Formulieren Sie Ihre Ziele so detailliert wie möglich und unbedingt positiv, denn das Unterbewusstsein versteht keine Verneinungen. Sagen Sie beispielsweise „Ich will nicht mehr rauchen“, hört Ihr Unterbewusstsein stattdessen „Ich will rauchen.“ Besser ist eine Formulierung wie „Ich will bis zum 1. Februar nur noch zehn Zigaretten täglich rauchen. Am 1. April will ich rauchfrei sein“. Hilfreich ist auch, sich jeweils eine Notiz zu machen, wie hoch oder niedrig Ihre Motivation ist. Indem Sie Ihr Ziel messbar machen, können Sie überprüfen, ob und in welchem Zeitraum Sie es tatsächlich erreichen. Zu jedem Punkt auf Ihrer Liste schreiben Sie die ersten Schritte auf, die Sie unternehmen wollen, um es zu erreichen.

Eine solche „Zielliste“ wird oft ziemlich lang. Alle Ziele sofort anzugehen ist aber schon rein zeitlich gesehen ein Ding der Unmöglichkeit. Deshalb gilt es, Prioritäten zu setzen und sich zunächst für das wichtigste Ziel zu entscheiden. Oft scheitert es bereits am ersten Schritt, denn die Angst, etwas nicht zu schaffen, kann lähmen. Dabei ist es nicht schlimm, wenn etwas nicht gleich beim ersten Mal klappt. Wer ein Ziel nicht auf Anhieb erreicht, sollte es einfach noch einmal probieren. Vielleicht benötigen Sie einfach eine andere Herangehensweise? Zuversicht, ein gesunder Optimismus, Ausdauer und Pragmatismus sind notwendig, damit Sie Ihren Zielen näher kommen. Statt sich darüber zu ärgern, dass Sie Mitte Februar immer noch 12 Zigaretten täglich rauchen, freuen Sie sich, dass es pro Tag schon keine ganze Schachtel mehr ist.

 

Wie lassen sich Ziele erfolgreich setzen?

Die Motivation, ein Ziel zu erreichen, ist entscheidend dafür, ob es mit Selbstdisziplin angegangen wird und erfolgreich umgesetzt werden kann. Wenn Sie sich ein Ziel setzen, sollten Sie sich am Erfolgsanreiz und der Erfolgswahrscheinlichkeit orientieren. Ist der Anreiz, ein Ziel zu erreichen, groß ⎼ zum Beispiel in Form von Anerkennung oder einer Belohnung ⎼, dann ist auch die Motivation entsprechend hoch. Bei einem niedrigen Anreiz ist die Leistungsmotivation naturgemäß gering. Bei der „Zielsetzung“, können folgende Fragen hilfreich sein:

Geht es wirklich um Ihr eigenes Ziel? Oder wollen Sie etwas verwirklichen, das mehr mit anderen Menschen als mit Ihnen zu tun hat und Sie eigentlich gar nicht interessiert?

Ist Ihr Ziel überhaupt lohnenswert? Nur dann bringen Sie die nötige Motivation auf.

Haben Sie Ihr Ziel realistisch geplant? Im Gegensatz zu Träumen müssen Ziele erreichbar sein, sonst ist eine Enttäuschung vorprogrammiert.

Ist das Ziel flexibel? Auf welche Art können Sie reagieren, falls sich Umstände ändern, auf die Sie keinen Einfluss haben?

Sind Ihre Ziele überhaupt miteinander vereinbar? Ein neuer Job und ein Sabbatical lassen sich zum Beispiel nur schwer gleichzeitig verwirklichen.

 

Smarte Ziele

Nicht nur bei der persönlichen Zielsetzung, auch bei Zielsetzungsstrategien in Unternehmen lässt sich die SMART-Regel anwenden. Hier gilt: Ziele sollen spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. Anhand dieser Kriterien lassen sich Ziele setzen, die anspruchsvoll und dennoch erreichbar sind. So wird der Anreiz, eine hohe Leistung zu erbringen, optimiert, die Selbstdisziplin wird maximiert.

 

Haben Sie ganz persönliche Strategien, um sich Ziele zu setzen und diese nach Möglichkeit auch zu erreichen? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte.

 

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René Battmer

Geschenke, Geschenke: Nette Geste oder Bestechung unter dem Weihnachtsbaum?

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft – auch bei Geschäftspartnern. Aber Vorsicht, die Betonung liegt auf „kleine“. Präsente für Geschäftspartner und Kunden gehören in vielen Unternehmen zum Vorweihnachtsalltag. Das klingt harmlos, ist aber nicht unkritisch, denn sowohl der Beschenkte als auch der Absender können dadurch in eine missliche Lage geraten. Denn die Grenze zwischen einer netten Geste und einer versuchten Bestechung ist fließend. Passend zum Internationalen Anti-Korruptions-Tag, der am 9. Dezember stattfand, geht es in meinem Beitrag darum, wie die gesetzlichen Vorgaben aussehen, und auf welche Art sich Unternehmen und deren Mitarbeiter beim Thema Geschenke absichern können.

 

Keine gesetzlichen Wertgrenzen

Ab welcher Summe ein Geschenk als Bestechung gilt, hat der Gesetzgeber nicht klar geregelt. Er schreibt nur vor, dass zu keiner Zeit die Absicht bestehen darf, den Beschenkten durch die Zuwendung in seiner Entscheidungsfreiheit einzuschränken. Der zunehmende Druck von Finanzaufsicht und Steuerbehörden zwingt Unternehmen jedoch, weniger leichtfertig mit Gefälligkeiten umzugehen. Deshalb sollte man sich besser nicht an der steuerlichen Wertgrenze in Höhe von 35 Euro orientieren, bis zu der Präsente an einen Geschäftspartner innerhalb eines Kalenderjahrs abgesetzt werden können. Denn beim Verdacht der Korruption kommt es nicht auf den Wert des Gegenstands an, sondern auf den Grund, warum jemand beschenkt wird. So kann eine günstige Flasche Rotwein, die kurz vor einer Auftragsvergabe an den Projektverantwortlichen übergeben wird, als Versuch einer Bestechung interpretiert werden. Um auf Nummer Sicher zu gehen, sind Unternehmen deshalb gefordert, selbst Richtlinien aufzustellen.

 

Compliance-Beauftragte und Arbeitsverträge geben Sicherheit

Compliance bedeutet übersetzt Regeltreue beziehungsweise Regelkonformität und beinhaltet die Einhaltung von gesetzlich vorgegebenen Richtlinien sowie freiwilligen Kodizes, ethischen oder moralischen Grundsätzen, Standards und Verhaltensformen in Unternehmen. Relevante Bereiche eines firmeninternen Verhaltenskodex – englisch auch als „Code of Conduct” bezeichnet – sind dabei unter anderem Bestechung und Bestechlichkeit, Datenschutz und Wettbewerbsdelikte sowie Arbeits- und Sozialstandards. Ein Compliance-Beauftragter im Unternehmen soll sicherstellen, dass Gesetze, interne und externe Richtlinien eingehalten werden, und steht im Zweifelsfall der Unternehmensleitung aber auch den Mitarbeitern beratend zur Seite. Um ihre Angestellten vor dem Verdacht der Bevorteilung zu schützen, bieten außerdem immer mehr Arbeitgeber Schulungen und Seminare zum Thema an.

Beim Thema (Weihnachts-) Geschenke empfiehlt es sich für Unternehmen, klare Regeln aufzustellen, etwa eine preisliche Obergrenze. Ist ein Präsent deutlich teurer oder lässt sich sein Wert nicht klar ermitteln, ist es sinnvoll, Rücksprache mit dem Compliance-Beauftragten zu halten. In der Regel sind Geschenke dann unbedenklich, wenn sie angemessen erscheinen. Erhält nur ein Mitarbeiter eine Zuwendung und wird von ihm deshalb eine Bevorzugung des Absenders erwartet, sollte das Präsent abgelehnt werden. Insbesondere dann, wenn es sich um ein Geldgeschenk oder beispielsweise eine Reise handelt. Bekommen jedoch alle Mitarbeiter eine Flasche Wein, muss niemand befürchten, der Bestechlichkeit beschuldigt zu werden.

Da unter Umständen auch kleine Aufmerksamkeiten nachteilig interpretiert werden können, empfehlen Arbeitsrechtler, einen Blick in den Arbeitsvertrag zu werfen. Oft befindet sich dort ein Passus, in dem eindeutig geregelt ist, dass keinerlei Geschenke angenommen werden dürfen.

Dann kann der Beschenkte sich freundlich bedanken und das Präsent mit Verweis auf die Unternehmensrichtlinien zurückgeben.

 

Geschenke? Nein, Danke!

Unternehmen, die sich mit dem Thema Compliance bisher noch nicht beschäftigt haben, können sich beispielsweise am „Code of Conduct“ orientieren, den der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) zusammen mit Henkel, Allianz, Fraport und Thyssen-Krupp erstellt hat. Das Regelwerk lehnt Geschenke grundsätzlich ab. Es heißt dort im Wortlaut: „Geschäftsführung und Mitarbeiter dürfen im Geschäftsverkehr keine Geschenke, Zahlungen, Einladungen oder Dienstleistungen anbieten, versprechen, fordern, gewähren oder annehmen, die mit der Absicht gewährt werden, eine Geschäftsbeziehung in unzulässiger Weise zu beeinflussen oder bei denen die Gefahr besteht, die professionelle Unabhängigkeit des Geschäftspartners zu gefährden.“

Unternehmen, die sich dem „Code of Conduct“ verpflichten, informieren ihre Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten über den Verzicht auf Geschenke. Stattdessen verweisen sie auf eine Alternative: Spenden an eine gemeinnützige Organisation.

 

Wie halten Sie es in Ihrem Unternehmen mit Geschenken ⎼ ob speziell zu Weihnachten oder generell bei der Kontaktpflege? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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Umfragen im Handumdrehen: Wie gut kennen Sie Ihre Kunden?

Fragen kostet ja nichts − insbesondere wenn es um Kunden und deren Bedürfnisse geht. Wer sich darauf verlässt, seine Zielgruppe genau zu kennen, riskiert im schlimmsten Fall seine Unternehmens-Existenz. Denn Kunden, deren Bedürfnissen und Wünsche ignoriert werden, wenden sich einem anderen Anbieter zu und sind so schnell nicht wieder einzufangen. Um Käufer besser kennenzulernen, gibt es online diverse Umfragetools, die neben dem reinen Erkenntnisgewinn zusätzliche Vorteile bringen. So lassen sich die gewonnenen Ergebnisse nicht nur nutzen, um das eigene Angebot zu optimieren, sondern auch in der Pressearbeit, Social Media-Kommunikation oder direkten Kundengesprächen anwenden.

Bevor ich Ihnen vier Umfragetools vorstelle, zwei Hinweise: Mit den meisten zahlungspflichtigen Tools lassen sich Umfragen in einem eigenen Layout gestalten. Kostenfreie Programme bieten diese Möglichkeit meist nicht an, sondern enthalten manchmal sogar Werbung. Umfragedaten werden oft auf den Servern der Anbieter gespeichert. Erheben Sie also schützenwerte bzw. sensible Daten, sollten Sie ein Umfragetool auf dem eigenen Server installieren und sich auch mit Datensicherheit und Datenschutz auseinandersetzen.

 

SurveyMonkey

Der weltweit führende Anbieter für Umfragen ist SurveyMonkey. Die App kann mit einem sehr übersichtlichen Menü und einer leicht verständlichen Benutzerführung punkten. Innerhalb kürzester Zeit können Sie eine Befragung mit sechs bis zehn Fragen erstellen: Titel geben, Art der Frage auswählen, die Frage und mehrere Antwortmöglichkeiten eintragen, fertig. Die Befragung lässt sich per E-Mail versenden, bei Twitter oder Facebook posten oder per SMS als Link verschicken. Basis-Nutzer erhalten einen umfangreichen Katalog an Webinaren, Artikeln und Hilfestellungen; zahlende Kunden können zusätzliche Funktionen und einen verbesserten Support nutzen. Für die Auswertung der Ergebnisse bietet SurveyMonkey einfache Statistiken und Grafiken, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Mit der kostenlosen Basis-Version können Sie jährlich zehn Befragungen mit insgesamt 100 Antwortmöglichkeiten starten. Die drei kostenpflichtigen Versionen gehen bei 35 Euro monatlich los.

 

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LimeSurvey

Die kostenlose, einfache und selbsterklärende OpenSource‐Software‐Lösung LimeSurvey lässt sich auf dem eigenen Server installieren und bietet dadurch besonderen Schutz für sensible Umfragedaten. Weitere Vorteile sind die Individualisierungsmöglichkeiten und die Funktionsvielfalt des Tools. Umfragen können personalisiert, die Ergebnisse als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden. Die Auswertungen lassen sich mit Diagrammen darstellen. Die Lösung bietet mehr als 30 verschiedene Fragetypen an, u.a. Matrix-, Skalenfragen, Single- oder Multiple Choice, Abfragen für numerische Eingaben und offene Fragen für Freitexte. Umfragen können mit offenem oder geschlossenem Benutzerkreis durchgeführt werden. Nutzer haben außerdem die Möglichkeit, Bedingungen für Fragen zu definieren, die auf früheren Antworten basieren. LimeSurvey scheint das Lieblings-Umfragetool von Hochschulen zu sein, deshalb hat die Universität Hamburg ein Erste-Schritte-Handbuch erstellt, das bei der Erstellung Ihrer ersten Umfrage helfen kann.

 

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Umfrage online

Das Tool ermöglicht Anwendern die schnelle und einfache Erstellung eines individuellen Fragebogens für Marktforschungen oder Mitarbeiterbefragungen − mit beliebig vielen Fragen für beliebig viele Teilnehmer. Die Umfrage lässt sich per E-Mail oder durch die Einbindung auf Websites, Blogs oder Social Media-Seiten publizieren. Bei Umfrage online können Sie zwischen diversen Arten von Fragen wählen: Es sind offene, halboffene und geschlossene Fragen möglich, die bewertet und priorisiert werden können. Mit einer integrierten Vorschaufunktion können Sie letzte Änderungen und Korrekturen durchführen. Startet ein Anwender die Umfrage per Mausklick, erhält er einen persönlichen Umfragelink. Der Ersteller der Umfrage hat jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand, denn die Auswertung sämtlicher Daten und die Anzeige in Form von Diagrammen erfolgen in Echtzeit. Die Basisversion ist für einen Monat kostenlos; die werbefreie Variante „Personal“ für professionelle Umfragen mit kurzer bis mittlerer Laufzeit kostet 35 Euro je monatlicher Umfrage. Flatrate-Angebote für Unternehmen, die beliebig viele Befragungen durchführen möchten, gehen bei einem Preis von 499 Euro los.

 

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Google Drive Formulare

Die Umfrage-Plattform von Google führt den Anwender Schritt für Schritt von der Erstellung eines Fragebogens über die Veröffentlichung bis zur Auswertung der erfassten Daten. Google Drive Formulare ist kostenlos und bietet diverse Design, Gestaltungsmöglichkeiten der Fragen und eine Speicherung der Antworten in Tabellen. Fragen können Sie in zufälliger Reihenfolge zusammenstellen, Bilder und YouTube-Videos hinzufügen und Abhängigkeitsbeziehungen zwischen einzelnen Fragen herstellen. Fragebögen lassen sich per Mail versenden oder via Link in externe Webseiten einbinden.
Haben Sie Erfahrungen mit den vorgestellten Umfragetools gemacht, oder arbeiten Sie mit anderen Anwendungen? Ich freue mich auf Ihr Feedback und weitere Tipps.

 

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Content Klau

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Was tun bei Content-Diebstahl?

Nicht nur in Doktorarbeiten wird abgeschrieben, auch im Internet ist Content-Diebstahl ein großes Thema: Immer wieder werden Blogtexte, Artikel oder Website-Inhalte per Hand und copy/paste oder maschinell, automatisiert und unverändert übernommen. Dass Texte, Grafiken oder Fotos öffentlich im Internet verfügbar sind, bedeutet nicht automatisch, dass sie kopiert und ungefragt genutzt werden dürfen. Erlaubt ist nur, Inhalte in eigenen Worten wiederzugeben oder kleine Ausschnitte zu zitieren. Rechtlich gesehen müssen aber bereits dann die Quelle und der Urheber genannt werden, um nicht gegen das Urheberrecht zu verstoßen und eine Abmahnung zu riskieren. Wie aber lässt sich Textklau überhaupt entdecken? Wer sich nicht die Mühe machen möchte, ganze Textpassagen in Anführungszeichen bei Google einzugeben und zu suchen, kann auf mehrere Onlinetools zurückgreifen.

Grundsätzlich gilt: Um den Contentklau auch nach einer Löschung nachweisen zu können, sollten Sie entweder Screenshots Ihrer Seite erstellen oder eine lokale Kopie der kompletten Website auf Ihrer Festplatte abspeichern. Dafür gibt es zum Beispiel Tools wie HTTrack.

 

Copyscape

Die Handhabung des insbesondere von Bloggern häufig genutzten Tools Copyscape ist denkbar simpel: Tragen Sie einfach die URL der Website ein, die Sie prüfen möchten, und Copyscape sucht nach möglichen Plagiaten. Gefundene Seiten mit geklauten Inhalten werden übersichtlich aufgelistet. Das Tool erkennt sogar Websites, die nur kleine Textteile kopiert haben. Copyscape gibt es als kostenlose Basisversion und in einer Premiumvariante mit erweiterten Funktionen, bei der jede Suchanfrage 5 Cent kostet. Die Nutzung der kostenlosen Variante ist in der Regel ausreichend, kann aber relativ zeitaufwändig werden, wenn es etwa um eine Website mit vielen Unterseiten geht. Hier empfiehlt sich die Premiumversion, mit der sich 10.000 Seiten gleichzeitig überprüfen lassen. Außerdem sucht die kostenpflichtige Variante im Internet täglich nach Kopien einer registrierten Website und sendet dem Seitenbetreiber bei jedem Fund eine Benachrichtigung.

 

Screenshot_Copyscape
Quelle: http://www.copyscape.com/

 

PlagAware

Den Dienst PlagAware gibt es in mehreren Abo-Varianten. Der Unterschied besteht lediglich in den Scancredits, das heißt der Anzahl der Seiten, die sich pro Monat scannen lassen. Beim kostenlosen FREE-Modell sind es 30 monatlich, in der LIGHT-Variante für 2,99 Euro 180 pro Monat, STANDARD für 7,49 Euro ermöglicht den Scan von monatlich 530 Seiten und die PREMIUM-Variante für 14,99 Euro 1.530 Seiten. In allen Tarifmodellen lassen sich Webseiten automatisiert auf Content-Diebstahl überwachen und verfolgen. PlagAware stellt Website-Betreibern außerdem Funktionen und Hilfsmittel zur Verfügung, um die Löschung kopierter Inhalte zu erwirken. Seiten mit wahrscheinlichem Contentklau werden unter „Potenzielle Plagiate“ aufgelistet. In einer Detailansicht erhält der Nutzer eine grafische Darstellung der übereinstimmenden Inhalte und einen Screenshot der Seite, die des Content-Diebstahls verdächtigt wird. Mit dem FREE-Account lässt sich der Dienst kostenlos und unverbindlich testen.

 

Screenshot_PlagAware
Bildquelle: http://www.plagaware.de/

 

PlagiatCheck

Die kostenlose Web-App eignet sich zur Überprüfung eigener Arbeiten und ermöglicht es, Dokumente nach eventuell vorhandenen Quellen im Internet zu durchsuchen. Texter oder Autoren können mit ihr aber auch nach nicht frei gegebenen und / oder nicht honorierten Veröffentlichungen suchen. Laden Sie dazu einfach einen Text als Dokument bei PlagiatCheck hoch oder kopieren Sie ihn direkt in das Textfeld. Mit Klick auf „Analyse starten“ werden Ihnen − nach Relevanz sortiert − alle Webseiten mit textlichen Übereinstimmungen angezeigt. Alternativ lässt sich auch ein Word-Dokument mit maximal 300 KB Größe hochladen.

 

Plagiarism Finder

Mit dem Tool lassen sich Dokumente von bis zu 1.000 Seiten Umfang auf Individualität prüfen. In der Demoversion stehen pro Text 1.500 Zeichen zur Verfügung. Der Plagiarism Finder erlaubt den Import von Dateien in den Formaten DOC, PDF, HTML sowie TXT und findet unter anderem auch englischsprachige Plagiate. Die „Version für einen Arbeitsplatz“ kostet 149 Euro und ist per CD-ROM oder Download mit einer Seriennummer erhältlich. Die „Version auf USB-Stick“ für 299 Euro muss nicht aktiviert werden und ist für mehrere Windows-PC beziehungsweise für mehrere Personen konzipiert. Das Tool ist insbesondere für elektronisch vorliegende Hausarbeiten, Klausuren oder Diplomarbeiten gemacht, eignet sich aber auch bei von Dienstleistern angelieferten Texten.

Können Sie Erfahrungen zu den vorgestellten Tools beisteuern? Oder gibt es andere Tools, mit denen Sie nach Content Klau Ausschau halten? Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Tipps.

 

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Stress im Büro

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Stress und Hektik im Büro: Was tun bei zu viel Druck im Job?

Stressphasen im Beruf haben die meisten Menschen schon erlebt. Problematisch wird es dann, wenn der Druck zu groß wird und Stress dauerhaft zu Überbelastung führt. Professor Andreas Krause berichtet in der Oktober-Ausgabe von „Psychologie heute“ von einem Phänomen, das er als „interessierte Selbstausbeutung“ bezeichnet: Immer mehr Mitarbeiter beuten sich mehr oder weniger freiwillig selbst aus. Sie leisten weitaus mehr, als ihr Unternehmen verlangt. Wer aber über einen längeren Zeitraum an seine Grenzen oder sogar darüber hinaus geht, läuft Gefahr, irgendwann zusammenzubrechen, denn der Mensch ist nur begrenzt belastbar. Damit es nicht zu einem Burnout oder einer körperlichen Erkrankung kommt, sollten Arbeitnehmer oder Selbständige rechtzeitig gegensteuern. Einige Tipps und Stressbewältigungsstrategien, die den Druck aus dem Arbeitsalltag nehmen können, habe ich für Sie zusammengestellt.

Dem Körper Gutes tun

An normalen Tagen benötigt der Körper etwa zwei Liter Wasser. Muss man körperliche oder geistige Hochleistungen bringen, sollten es 2,5 bis 3 Liter sein. Einen Teil können Sie auch durch Kamillentee ersetzen, der hydrierend und beruhigend wirkt. Als Anti-Stress-Mittel gilt auch Vitamin C, denn es hat eine ausgleichende und beruhigende Wirkung. Sind Sie also besonders viel Stress ausgesetzt, sollten Sie viel Obst und Gemüse wie etwa Kiwis, Orangen oder Paprika essen. Verzichten Sie außerdem nicht auf Ihre Mittagspause. Nutzen Sie diese nach Möglichkeit, um das Büro zu verlassen, und essen Sie nicht am Schreibtisch. Außerdem sollten Sie unbedingt vermeiden, Krankheiten zu verschleppen: Wer sich mit schwerer Erkältung zur Arbeit quält, steckt nicht nur seine Kollegen an, sondern zögert die Dauer der Gesundung hinaus.

 

Kurz entspannen

Gerade an Computerarbeitsplätzen werden die Augen mit unzähligen visuellen Reizen überflutet. Um ihnen eine Pause zu verschaffen, sollten Sie sie auch während der Arbeit hin und wieder schließen. Setzen Sie sich dazu auf einen Stuhl, lehnen sich bequem zurück und machen Sie die Augen zu. Um den entspannenden Effekt zu verstärken, legen Sie Ihre geöffneten Handflächen auf die geschlossenen Lider. Bleiben Sie einige Minuten so sitzen, genießen Sie die Dunkelheit und die Wärme Ihrer Hände. Atmen Sie dabei langsam und gleichmäßig.

 

Bewusster arbeiten

Zu viele Reize überfordern das Gehirn. Versuchen Sie deshalb, Informationen bewusst und ohne Ablenkung aufzunehmen und zu verarbeiten. Eignen Sie sich effiziente Lese- und Gedächtnistechniken an, zum Beispiel Visual Reading: Denn wer schneller liest, behält mehr und liest dabei viel entspannter. Um diese Technik zu erlernen, benötigen Sie etwa zwei bis drei Tage. Machen Sie nach der Informationsaufnahme eine Gedankenpause, denn Pausen helfen dem Gehirn, Neues zu verarbeiten. Hilfreich ist es, eine Minute systematisch in den Bauch einzuatmen und kontrolliert wieder auszuatmen. Gönnen Sie sich Auszeiten, denn ständige Erreichbarkeit ist ein Stressfaktor. Schalten Sie also gelegentlich das Smartphone aus oder lassen Sie Anrufe, deren Annahme nicht akut ist, auf die Mailbox laufen.

Ehrliche Bestandsaufnahme und Stressbewältigungsstrategien

Um nicht nur akut, sondern langfristig Stress und Hektik auszuweichen, sollten Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme machen und dabei an drei Punkten ansetzen: Ermitteln Sie Ihre „Stressoren“, indem Sie aufschreiben „Ich gerate in Stress, wenn…“. Dazu können etwa Zeitdruck, Lärm, hochgesteckte Arbeitsziele, eine falsche Planung oder Konflikte mit Kollegen oder dem Vorgesetzten gehören. Stressoren können Sie reduzieren oder sogar ganz abschaffen, indem Sie Aufgaben delegieren, Ihren Joballtag umstrukturieren und so Ihr Zeitmanagement verbessern, andere Prioritäten setzen oder bei Konflikten ein klärendes Gespräch, eventuell unter Zuhilfenahme eines Mediators, führen.

Machen Sie sich klar, was Ihre persönlichen Stressauslöser sind und formulieren Sie schriftlich „Ich setze mich selbst unter Stress, indem ich…“. Beispiele dafür können Perfektionismus, große Ungeduld oder eine schnelle Selbstüberforderung sein. Die individuellen Stressverstärker sind in der Regel alte Denkmuster, Motive und Einstellungen eines Menschen. Wenn Sie sich diese bewusst machen und kritisch reflektieren, sind Sie bereits einen Schritt weiter. Das Ziel sollte sein, sie in stressvermeidende Denkmuster umzuwandeln, indem Sie lernen, eine innere Distanz aufzubauen, Schwierigkeiten nicht als Bedrohung, sondern als Herausforderung zu sehen und Ihre Leistungsgrenzen zu akzeptieren.

Der dritte Ansatzpunkt ist die Ermittlung von Stressreaktionen: „Wenn ich im Stress bin, dann…“ Beschreiben Sie, wie Sie körperlich und seelisch auf belastende Situationen reagieren. Keine klaren Gedanken mehr? Herzklopfen? Zitternde Hände? Verspannte Schultern? Hier sollte Ihr Ziel eine Verhaltensänderung sein, indem Sie versuchen, Stressemotionen wie Angst, ein schlechtes Gewissen oder sogar Schuldgefühle und den mit diesen Gefühlen einhergehenden Spannungszustand positiv zu beeinflussen. Dabei hilft zum Beispiel körperliche Aktivität, sich etwas Schönes zu gönnen oder die Durchführung von Entspannungstechniken, um zwischendurch abschalten zu können. Außerdem ist es hilfreich, schon im Vorfeld Situationen, die zu Stress führen, zu entschärfen: Planen Sie für Aufgaben ausreichend Zeit ein. Schaffen Sie sich Freiräume für kleine Pausen im Arbeitsalltag. Und lernen Sie unbedingt, zu zusätzlichen Aufgaben und Pflichten auch mal „nein” zu sagen.

Zum Schluss möchte ich Ihnen noch eine Broschüre zum Thema „Burnout erkennen, verstehen, bekämpfen“ empfehlen. Sie wendet sich zwar an Führungskräfte, ist aber für jeden geeignet, der herausfinden möchte, ob er bereits an seiner Belastungsgrenze ist.

Haben Sie weitere Tipps, um mit Stress umzugehen? Auf Ihre Erfahrungen und Ihr Feedback freue ich mich sehr.

 

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René Battmer

Den Kunden immer im Blick: CRM-Lösungen speziell für den Mac

Ein erfolgreiches Kundenmanagement ist in großen Unternehmen ohne ein eigenes Customer-Relationship-Management-System heutzutage kaum noch denkbar. Aber auch Selbständige und kleine Unternehmen stehen irgendwann vor der Frage, wie sie die Informationen verwalten, die bei der Kundenansprache und Kundenbindung anfallen. Denn je professioneller das CRM aufgestellt ist, desto zielgerichteter können Marketing, Kommunikation und Vertrieb ihre Kunden ansprechen.

Einzelunternehmer mit nur vier oder fünf Kunden können diese problemlos auch ohne CRM-System im Blick behalten und managen. Bei 50 Kunden und einem stetig wachsenden Kundenstamm sieht das aber schon anders aus. Mittlerweile gibt es zahlreiche Lösungen, die speziell auf die Anforderungen von Freelancern oder kleinen Teams zugeschnitten sind – nicht nur für Windows, sondern auch für Mac. Vier CRM-Tools für den Mac, die vor allem für kleine Agenturen oder Kreativarbeiter geeignet sind, habe ich mir mal genauer angesehen.

 

Daylite: teuer, aber sehr umfangreich

Das CRM-System für Mac, iPhone und iPad ist weitaus mehr als ein erweitertes Adressbuch. Daylite verknüpft wichtige Aspekte des Arbeitsprozesses wie Projekte, Termine, Aufgaben, Kontakte und Notizen miteinander, ergänzt um diverse Reporting-Funktionen. Die neue Version Daylite 5 bietet mit der Ansicht der Daten, genannt Insight View, mehr Überblick über laufende und vergangene Aktivitäten als ihr Vorgänger. Dabei werden Tätigkeiten, Zeiten, Personen etc. so aufbereitet, dass Auswertungen und Charts nur durch Bewegen des Mauszeigers angezeigt werden. Die Insight View-Funktion soll dem Nutzer neue Einsichten in seine Tätigkeiten ermöglichen und so bessere Entscheidungsgrundlagen bieten. Durch die integrierte Erweiterung für Apple Mail lassen sich E-Mails automatisch im CRM speichern. Das Programm kostet im Download pro Nutzer 299,95 Euro und lässt sich vorher 30 Tage lang kostenfrei testen. Bei mehr als zwei Usern gibt es einen Mengenrabatt. Alternativ gibt es eine Abo-Lösung ab 39 Euro pro Nutzer und Monat.

 

Daylite

 

Inbot: aus Berlin für die Hosentasche

Inbot ist ein CRM-System, das von einem jungen Gründerteam aus der Hauptstadt speziell für die Nutzung auf iPhone und iPad konzipiert wurde. Die App ist besonders gut geeignet für Vertriebler, die ihre Daten unterwegs bearbeiten wollen. Mit Hilfe angeschlossener Schnittstellen lassen sich Kundeninformationen unter anderem aus Dropbox, Microsoft Exchange, Google+, Facebook oder LinkedIn in einer einzigen App zusammenführen und in Echtzeit überwachen. Für Einzelpersonen ist Inbot kostenlos, Teams zahlen 50 Euro im Monat und erhalten dafür zusätzliche Funktionen wie etwa Reportings.

 

meinCRM: individuell anpassbar

Das CRM-Tool ist als Einplatz- und Mehrplatz-Lösung für bis zu drei gleichzeitige Nutzer kostenlos und insbesondere für kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe, Vereine oder Privatpersonen geeignet. Die Einrichtung von meinCRM erfolgt einfach und intuitiv über einen mitgelieferten Installer. Das Tool bietet Funktionen für das Management von Adressen und Kontakten, die Angebotsverwaltung, Rechnungen und Mahnungen sowie ein Kampagnen- und Verteilermanagement. Dazu kommen unter anderem Serien-E-Mail und Serien-Brief, eine OpenOffice-Integration für Briefe und Auswertungen, ein Dubletten-Check, ein Aufgaben- und Terminmanagement sowie ein Selektionstool, mit dem Nutzer Zielgruppen für ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten auswählen können. Mit dem kostenlos mitgelieferten ADITO Designer lassen sich individuelle Anpassungen von Eingabefenstern und Formularen leicht selbst vornehmen.

 

gFM-Business free: optimiert für Mac und iPad

Das kostenlose CRM-, Faktura- und Warenwirtschaftssystem für Mac OS X, Windows und Apple iPad ist gut geeignet für Freiberufler und Existenzgründer, die beginnen möchten, ihre Unternehmensdaten strukturiert zu verwalten. gFM-Business free bietet eine Kunden- und Adressverwaltung, Korrespondenz- und Artikelverwaltung sowie eine Faktura für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Die Software unterstützt mehr als 30 Währungen, Bankverbindungen werden automatisch mit BIC/IBAN angereichert. Das Programm hat einen Eingabe-Assistenten sowie integrierte Datenbanken unter anderem für Postleitzahlen und Orte, Vornamen und Anreden. Öffnet man gFM-Business unter FileMaker Go auf einem iPad, steht die Anwendung mit optimierten Layouts zur Verfügung. Alle auf einem Desktop-System eingerichteten Benutzerrechte gelten auch bei der Benutzung mit einem iPad.

 

Können Sie weitere Customer Relationship Management-Systeme speziell für den Mac empfehlen? Wie immer freue ich mich auf Ihre Tipps.

 

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René Battmer

Alles perfekt festgehalten: Notiz Apps für iPhone und Android

Zu den kleinen Tools, die mein Gedächtnis entlasten und mir damit ebenso den Arbeits- wie den privaten Alltag erheblich erleichtern, gehören Notizblock Apps. Im Gegensatz zu Apps mit To do-Listen beschränkt sich ihr Funktionsumfang nicht auf das Anlegen und Verwalten von Aufgaben. Vielmehr können sie Geistesblitze, Merkzettel, Einkaufs- oder Bücherlisten, Lesezeichen, Fotos und viele weitere Dateien sichern und teilweise sogar Sprachmemos aufnehmen. Per Cloud werden die Daten auf einem Online-Server gespeichert und lassen sich von Smartphone, PC, Laptop oder Tablet abrufen. Vor mehr als vier Jahren habe ich bereits OneNote und Evernote als die beiden am häufigsten verwendeten Programme im Vergleich gegenübergestellt. Heute möchte ich Ihnen drei weitere Notizblock Apps präsentieren.

Google Notizen

Der kostenlose Google Notizdienst Keep, hierzulande als Google Notizen bekannt, ist eine schlichte App ohne Schnickschnack für simple Notizen und Listen. Farbenfroh, aber minimalistisch gehalten, können Sie die Notizen zur besseren Übersicht farbig markieren, mit Labels versehen und gruppieren. Außerdem kann man einzelne Notizen für andere Nutzer freigeben. Die App bietet neben Aufgabenlisten Funktionen wie Schlagworte sowie eine Unterstützung für Fotos und Audiodateien. Texte lassen sich auf Wunsch diktieren; die Suchfunktion berücksichtigt auch Text in Fotos.

Praktisch sind vor allem die ortsbezogenen Erinnerungen, die nicht nur an einen bestimmten Zeitpunkt, sondern auch an einen bestimmten Ort geknüpft sind. Vergessen Sie zum Beispiel immer wieder, nach der Arbeit Milch aus dem Supermarkt mitzubringen, können Sie sich vor Ort daran erinnern lassen. Erledigte Einträge werden durchgestrichen dargestellt, Icons in der Taskleiste erinnern an die aktuell ausstehenden Termine. Außerdem lässt sich jeder Notiz ein Titelbild hinzufügen. Bis vor wenigen Wochen nur für Android und im Browser verfügbar, gibt es Google Notizen nun auch als iOS-App für iPhone und iPad.

Screenshot Google Keep

Memonic

Die noch relativ neue Notizzettel App Memonic für Smartphone und Tablet ist gleichzeitig ein Web Clipper, mit dem sich Notizen erstellen sowie Webinhalte und Webseiten speichern lassen, um sie später zu lesen. Mit der kostenlosen App für iPhone und iPad sowie Android können Sie schnell Notizen schreiben und verwalten. Nach dem Start von Memonic werden Sie zuerst um eine Neuanmeldung mit Eingabe Ihrer Zugangsdaten gebeten. Diese werden benötigt, um die gespeicherten Daten mit dem Onlineserver des Dienstes zu synchronisieren und anschließend auf jedem gewünschten Gerät zur Verfügung zu stellen. Die App lässt sich aber auch ohne Synchronisation − dann allerdings nur auf einem Gerät − nutzen. Sämtliche Notizen können Sie auch offline bearbeiten.

Auf einer gut strukturierten Übersichtsseite lassen sich neue Notizen erstellen, Fotos aufnehmen, neue Ordner anlegen oder Personengruppen verwalten. Memos in Textform oder Fotos können mit Tags versehen und in verschiedenen Gruppen und Ordnern gespeichert werden, um sie thematisch zu ordnen. Im Einstellungsmenü können Sie unter anderem Synchronisationseinstellungen vornehmen und die maximale Fotogröße verändern. Außerdem können Sie für 22 Euro jährlich zusätzlichen Speicherplatz für eine unbegrenzte Anzahl von Notizen und Gruppen kaufen.

Extensive Notes – Notepad

Einen besonders großen Funktionsumfang bietet Extensive Notes – Notepad. Mit der vollwertigen, digitalen Notizblock App lassen sich bequem Notizen und To-Do-Listen anlegen sowie mit Dateianhängen, Tags oder Barcodes versehen. Sämtliche Notizen werden online gesichert und lassen sich über soziale Netzwerke mit Freunden oder Kollegen teilen. Notepad bietet nicht nur ein Schreibprogramm mit gängigen Funktionen wie das Einfügen von Bildern oder einer Textformatierung, sondern diverse nützliche Features. So gehören zum Beispiel ein Taschenrechner, ein Passwortgenerator, diverse Währungs- und Einheitenrechner sowie erstaunlicherweise auch ein BMI-Rechner zum Funktionsumfang.

Leider nur für Android gibt es die App in einer kostenlosen Version sowie als Extensive Notes Pro – Notepad für 2,19 Euro. Die kostenlose Variante halte ich allerdings für vollkommen ausreichend.

Mit welcher Notizbuch App arbeiten Sie? Ich freue mich auf weitere Tipps und Empfehlungen.

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René Battmer

Kleiner Einsatz, große Wirkung: das Pareto Prinzip im Zeitmanagement

Mit dem Thema „effektives Zeitmanagement“ habe ich mich im Blog schon des Öfteren beschäftigt, zuletzt drehte es sich darum, Dinge einfach nicht zu tun. Heute geht es um das Pareto Prinzip, auch 80-zu-20-Regel genannt. Kurz gefasst besagt es, dass sich mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angestrebten Ergebnisses erreichen lassen, so dass in kurzer Zeit ein großer Teil der Arbeit erledigt werden kann.

Das Prinzip beruht auf Berechnungen des italienischen Nationalökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto. Er untersuchte zu Beginn des 20. Jahrhunderts das Vermögen der Bevölkerung in Italien und fand heraus, dass rund 80 Prozent des gesamten Volksvermögens bei nur etwa 20 Prozent der italienischen Familien konzentriert war. In der Ökonomie lässt sich das Prinzip auf viele Fälle übertragen: In einem Unternehmen werden zum Beispiel 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Produkte gemacht, oder 20 Prozent der Vertriebler sind für 80 Prozent der Verkäufe verantwortlich. Mathematische Hintergründe zur Wahrscheinlichkeitsberechnung des Pareto Prinzips finden Sie hier.

 

Effektiver arbeiten und die Zeit-/Leistungsrelation verbessern

Im Zeitmanagement gilt in etwa die Faustregel, dass 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent der Zeit erledigt wird, und dass für die restlichen 20 Prozent der Arbeit ungefähr 80 Prozent der Zeit benötigt wird. Mit dem Pareto Prinzip soll die Zeit-/Leistungsrelation verbessert werden. Dabei ist es unwichtig, ob die Zahlen exakt stimmen; wichtig ist, Prioritäten zu setzen, um in kurzer Zeit einen großen Teil der Arbeit zu erledigen. Es gilt abzuwägen, ob die Zeitfresser wichtig genug sind, um sie tatsächlich zu bearbeiten, oder ob man lieber vom Perfektionismus absieht, um Energie zu sparen und sich auf die entscheidenden Arbeitsbereiche zu konzentrieren.

 

Prioritäten setzen, Perfektionismus abbauen

Fast niemand hat im Joballtag unendlich Zeit. Deshalb ist es sinnvoll, sich zuerst um grundlegende Aufgaben zu kümmern, statt sich an Details festzubeißen. Zwei Beispiele: Bei einer Konzepterstellung können Sie entweder stundenlang an den Formulierungen feilen oder die Aussagen kurz und knapp auf den Punkt bringen. Müssen Sie eine Präsentation halten, können Sie erhebliche Zeit verschwenden, indem Sie sich von Anfang an nicht nur um den Inhalt, sondern auch um eine perfekte Formatierung mit Animationen kümmern. Oder Sie konzentrieren sich zunächst nur auf die Inhalte der Folien und erstellen das Layout ganz am Ende. Denn falls die Zeit knapp wird, sind fehlende Inhalte schlimmer als eine unperfekte Formatierung. Nehmen Sie sich also immer ausreichend Zeit für das Wichtigste und erledigen Sie die Details später. So sind Sie gegen unvorhergesehene Überraschungen gewappnet. Wartet bereits das nächste Projekt, ist es sinnvoller, sich diesem zu widmen, auch wenn bei der vorigen Aufgabe noch Kleinigkeiten fehlen.

Mit Hilfe des Pareto Prinzips können Sie also lernen, weniger perfektionistisch zu sein und unwichtigere Aufgaben entweder zu verschieben oder zu delegieren. So können Sie beispielsweise das Layout einer inhaltlich fertigen Präsentation delegieren und jemand anderem überlassen.

 

Konkret arbeiten mit dem Pareto Prinzip

Nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch die Indikatoren bestimmen, mit denen sich bei einem 20-prozentigen Einsatz 80 Prozent des Erfolgs erzielen lässt. Dabei ist besonders wichtig zu wissen, welche Aufgaben welchen Stellenwert einnehmen. Sinn des Pareto Prinzips ist es nicht, von zehn Aufgaben die acht unwichtigeren zu lösen, sondern herauszufinden, welche beiden Aufgaben Sie am ehesten weglassen können. Erstellen Sie dazu am besten eine To-Do-Liste und geben Sie den einzelnen Unterpunkten Dringlichkeitsstufen. Bearbeiten Sie die Punkte nach Dringlichkeit, notieren Sie die jeweils aufgewendete Zeit und schätzen Sie ungefähr ab, wie hoch der prozentuale Anteil an der Gesamtaufgabe ist. Arbeiten Sie einige Male nach diesem Verfahren, können Sie in der Regel schon im Voraus einschätzen, was Sie mit welchem Aufwand bearbeiten.

 

Mein Fazit: Das Pareto Prinzip ist eine effektive Zeitmanagementmethode, um Aufgaben zu priorisieren, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Es sollte aber keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit sein. Denn um aus 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent Leistung zu machen, muss man konzentriert und planvoll an die einzelnen Projekte und Aufgaben herangehen.

 

Arbeiten Sie gern mit dem Pareto Prinzip, oder haben Sie damit schlechte Erfahrungen gemacht? Wie immer freue mich auf Ihr Feedback und auch auf Anregungen zu und Erfahrungen mit anderen Zeitmanagementmethoden.

 

Urheber des Bildes: © bbbar – Fotolia.com

 

René Battmer

design thinking: Kreative Raumgestaltung für innovative Ideen

Vor kurzem bin ich auf den Begriff „Design Thinking“ gestoßen. Die Bezeichnung beschreibt einen kreativen Prozess, um komplexe Probleme zu lösen und innovative Ideen für die Zukunft zu entwickeln. Dabei arbeitet ein Team gemeinsam eine Fragestellung aus, berücksichtigt die Bedürfnisse und Motivationen von Menschen, und erschafft dann Konzepte, die mehrfach geprüft werden. Das Ziel ist dabei, Lösungen zu finden, die aus Nutzersicht überzeugend sind. Das Verfahren beruht auf drei gleichwertigen Grundprinzipien: Team, Raum und Prozess. Im Zusammenhang damit bin ich auf das Buch „make space: How to Set the Stage for Creative Collaboration“ aufmerksam geworden, das sich im Wesentlichen mit zwei Fragen beschäftigt: Wie beeinflussen Möbel und Raumgestaltung unsere Zusammenarbeit, Kreativität, und Innovationskraft? Und wie könnte ein optimales Büro aussehen, in dem kreativer gearbeitet wird?

 

 

Ein kurzer Überblick über Design Thinking

Die Informatiker Terry Winograd, Larry Leifer und David Kelley entwickelten Design Thinking Anfang der 1990er-Jahre an der Stanford University und gründeten kurz darauf die Agentur IDEO, die mit dieser Methode sehr erfolgreich wurde. Beim Design Thinking sind Vielfalt und ein differenzierter Blick auf ein Thema erwünscht, deshalb bestehen Arbeitsteams immer aus Mitarbeitern unterschiedlicher Disziplinen. Als Inspirationsquelle ist der Raum von großer Bedeutung: Bei der Ideenfindung soll eine Art Spielwiese kreiert werden, das heißt eine Umgebung, die aus den Beteiligten kreative Ideen herauskitzeln kann. In der Praxis arbeitet ein Team nach einfachen Regeln, die eine offene kreative Atmosphäre ermöglichen. Dazu gehören unter anderem Leitsätze wie „Arbeite visuell“, „Fördere verrückte Ideen“ und „Baue auf den Ideen anderer auf“.

Design Thinking wird mittlerweile weltweit von großen Unternehmen in den verschiedensten Branchen angewendet und eignet sich auch sehr gut für kleine und mittelgroße Unternehmen. Informationen zu dem Thema finden Sie etwa bei der School of Design Thinking der Universität Potsdam.

 

 

Der Einfluss von Möbeln und Raumgestaltung

Der Frage, wie sich der Arbeitsraum auf die Innovationskraft auswirkt, sind die Autoren Scott Doorley und Scott Witthoft von der Design School der Stanford University in ihrem Buch „make space: How to Set the Stage for Creative Collaboration“ (Englisch, ISBN-10: 1118143728) nachgegangen. Sie kommen zu dem Schluss, dass Kreativität von der Gestaltung des Raums stimuliert und gesteuert wird. Je außergewöhnlicher ein Raum ist, desto kreativere Ideen können dort entstehen. In Unternehmen wird die positive Wirkung von Räumen auf die Kreativität und Innovationskraft der Mitarbeiter allerdings viel zu häufig unterschätzt. Dabei lassen sich gewöhnliche Büros schon mit geringem finanziellen und zeitlichen Aufwand in Kreativräume verwandeln.

 

Laut Doorley und Witthoft sind die Ideenfindung und der Ideenaustausch dynamische Prozesse zwischen den Beteiligten, die durch die Gestaltung der Räumlichkeiten erheblich gefördert werden können. Denn der Raum spiegelt die Kultur, das Verhalten und die Prioritäten der Anwesenden wider. Ein Büro kann demnach dazu genutzt werden, die Kultur und Gewohnheiten einer kreativen Gemeinschaft zu formen.

 

 

 

 

Kreative und flexible Arbeitsräume

Die Autoren beschäftigen sich im Buch mit der Möblierung der Räume und den dazu passenden Denkprozessen. Dabei geht es nicht darum, Büros neu oder komplett umzubauen. Bereits mit einfachen Möglichkeiten lässt sich aus einem „konventionellen Büro“ ein variabler Raum machen, der spontan an die Bedürfnisse des jeweiligen Projekts anpassbar ist: Whiteboards grenzen einzelne Bereiche provisorisch ab, Tische und Stellwände sind auf Rollen bewegbar. Wände und Oberflächen werden frei genutzt, um Gedanken zu visualisieren und Arbeitsergebnisse zu teilen. Regale mit bunten Materialien dienen dazu, Ideen schnell zu veranschaulichen und erlebbar zu machen. Denn eine beim Design Thinking häufig genutzte Technik ist die Visualisierung von Informationen.

 

Doorley und Witthoft geben einen Überblick über schnell zu erbauende und jederzeit wiederholbare Anordnungen wie das „Theater in the Round“. Dabei werden Stühle zu einem Hufeisen oder Kreis geformt, um interaktive Diskussionen anzustoßen, anstatt Präsentationen zu halten. Im Buch finden sich außerdem Tipps und Anleitungen, die dazu motivieren sollen, Möbel selbst zu bauen oder Räume umzugestalten. Dazu gehören einfache Elemente wie das „Z-Rack“, ein mobiler Kleiderständer, der mit einer beschreibbaren Fläche ausgestattet wird. Ein Kapitel erläutert die Auswirkung bestimmter räumlicher Eigenschaften auf Handlungen und Einstellungen der dort arbeitenden Menschen. Es geht vor allem um die Aufteilung des Raums, der Möbel sowie der Mitarbeiter. Außerdem erfährt der Leser, wie sich die Stimmung einer Gruppe im Raum durch Lichtanpassungen beeinflussen lässt.

 

Wie sich Design Thinking insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) praktisch anwenden lässt, erfahren Sie in einem Faktenblatt des RKW Kompetenzzentrums.

 

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Design Thinking gemacht und Ihre Arbeitsräume entsprechend gestaltet? Ich freue mich auf Ihr Feedback, Beispiele aus Ihrer Arbeitspraxis oder Tipps, was sich in einem „normalen“ Büro verbessern lässt, um mehr Kreativität aus den Mitarbeitern herauszukitzeln.

 

Urheber des Bildes: © Marco2811 – Fotolia.com

 

René Battmer

Einfach und kostenlos: Bildbearbeitung für Selbständige und KMU

Unternehmen und Selbständige, die Social Media oder einen Blog betreiben, Präsentationen, Kataloge oder Flyer gestalten, benötigen für diese Arbeit ansprechende Bilder und anspruchsvolle Grafiken. Wer sich keine teuren Grafikprogramme anschaffen möchte oder die Bildbearbeitung an einen Grafiker abgeben will, fährt oftmals gut mit kostenlosen Tools. Einige Alternativen zu Adobe Photoshop, mit denen sich Grafiken ohne großes Know-how und mit relativ geringem Zeitaufwand gestalten lassen, möchte ich Ihnen heute vorstellen.

Canva: leichter Einstieg in die bunte Design-Welt

Canva ist ein kostenloses, bisher leider nur auf Englisch verfügbares Onlinetool mit einer anfängerfreundlichen Bedienung. Die Betreiber wollen jedem die notwendigen Möglichkeiten in die Hand geben, gut aussehende grafische Elemente für Websites, Präsentationen, Social Media und vieles mehr zu erstellen. Das Tool lässt sich intuitiv per Drag-and-Drop bedienen. Neue Projekte werden entweder blanko oder auf Basis einer Vorlage begonnen. Neben selbst hochgeladenen Inhalten können Canva-Nutzer auf Hunderte kostenlose Grafiken, Bilder und Schriften zurückgreifen. Ein großer Vorteil ist die Bereitstellung vordefinierter Größenformate, zum Beispiel Headergrafiken für Facebook und Twitter, Facebook-Anzeigen oder Visitenkarten. Sämtliche Designelemente kann man ganz einfach in die gewählte Vorlage übernehmen, Layouts lassen sich nach Belieben anpassen. Für User, die sich schlau machen wollen, bevor sie loslegen, bietet Canva zahlreiche Tutorials. Eine kostenlose Version gibt es auch für das iPhone.

Screenshot _Canvas

The GIMP: hochwertige Bildbearbeitung

Das Open Source-Bildbearbeitungsprogramm GIMP gehört inzwischen zu den populärsten Bildbearbeitungsprogrammen, ist relativ einfach bedienbar, mit zahlreichen Funktionen ausgestattet und dazu kostenlos. Die Anwendung ist in vielen Bereichen vergleichbar mit dem Adobe Photoshop. Die Benutzeroberfläche lässt sich anpassen und im Vollbildmodus ausführen. Das Programm bietet zahlreiche Funktionen, mit denen man Fotos hinsichtlich ihrer Perspektive und Farben korrigieren und retuschieren kann. Mein einziger Kritikpunkt ist die fehlende Unterstützung des CMYK-Farbraums, der benötigt wird, um Print-Formate zu erstellen − GIMP beherrscht nur RGB. Gimp zum Download unter anderem für Mac, Windows und Linux finden Sie hier. Das Online Magazin t3n hat 20 Tutorials zusammengestellt, die zeigen, wie sich der Funktionsumfang von GIMP optimal ausschöpfen lässt.

Screenshot_Gimp

Photoshop: die abgespeckte Version

Viele User sind nicht bereit, für die Vollversion von Photoshop zu bezahlen, da sie im Grunde nur die Standard-Funktionen benötigen. Die kostenlose, abgespeckte Online-Version heißt Photoshop Express und ist auch für iPhone, iPad und Android verfügbar. Die Flash-basierte Anwendung hat drei Werkzeuge: Der „Photoshop Express Editor” bietet Funktionen für die einfache und bequeme Bearbeitung eigener Fotos, die durchaus professionelle Ergebnisse liefern. Mit dem „Photoshop Express Organizer” lassen sich Bilder aus dem eigenen Rechner oder aus Foto-Communities importieren, in Alben gruppieren, editieren und ausdrucken oder im Web veröffentlichen. „Photoshop Express Style Match” dient dazu, unterschiedliche Filter auf Fotos anzuwenden.

Scribus: freie Desktop-Publishing-Software

Der kostenlose Konkurrent von Adobes Indesign wurde vor allem für die Erstellung von kleinen Zeitungen, Broschüren, Newslettern und Büchern entwickelt. Mit Scribus lassen sich Texte und Grafiken (JPG, TIF, PSD, JPG, PNG) kombinieren und exakt setzen. Die neueste Version für Linux, Windows und Mac OS X hat eine verbesserte Programmoberfläche, ist aber leider nicht ganz intuitiv zu bedienen. Dafür wartet das Programm mit diversen Features auf: Dazu gehören CMYK-Vorschau, Farbseparation, ICC-Farbmanagement, Vektor-Zeichenfunktionen, Vorlagenverwaltung, Import und Export von SVG- und EPS-Dateien sowie das Erstellen professioneller, interaktiver PDF-Dateien mit Bookmarks, Notizen, Hyperlinks, Textfeldern und Ähnlichem. Sie können Scribus zum Beispiel bei Heise herunterladen.

At last, but not at least: Ohne gute Grafikkarte keine gute Bildbearbeitung

Das beste und effektivste Bildbearbeitungsprogramm nützt nichts, wenn Sie keinen leistungsfähigen Rechner mit viel Arbeitsspeicher sowie einer Grafikkarte besitzen, die qualitativ hochwertige Ergebnisse ermöglicht. Neben den im PC oder Mac eingebauten Onboard-Lösungen mit integriertem Grafikchip gibt es zahlreiche externe, als eigenständige Steckkarte erhältliche Grafikkarten. Diese sind meistens weitaus leistungsfähiger als die eingebauten Lösungen. Moderne Grafikkarten verfügen über einen eigenständigen Grafikprozessor, einen eigenen Grafikspeicher sowie über diverse Ein- und Ausgänge, über die Monitore oder andere externe Hardware angeschlossen werden können. Je größer der Grafikspeicher, desto mehr Informationen kann die Karte speichern. Empfehlenswert sind Karten mit 2.048 oder 3.072 MB Grafikspeicher. Ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis haben AMD-Grafikkarten, zum Beispiel die Radeon R9 200 Serie, während Modelle mit Nvidia-Chips − etwa Geforce 700 und 900 − zwar teurer sind, dafür aber auch mehr leisten.

Mit welchen Tools und Programmen arbeiten Sie, wenn Sie Bilder bearbeiten? Ich freue mich auf weitere Empfehlungen.

Urheber des Bildes: © david_leshem – Fotolia.com

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Videokonferenzen (Teil 1): So funktioniert Google Hangouts

Das Kommunikationstool Google Hangouts eignet sich mit seinem riesigen Funktionsumfang bestens für den Office-Einsatz, für Kundengespräche oder virtuelle Projektmeetings. Hangouts realisiert kostenlose HD-Videokonferenzen mit bis zu zehn Teilnehmern und unterstützt zahlreiche Betriebssysteme.

Wer sich ein Google-Konto zulegt, kann automatisch auf zahlreiche Google-Tools zugreifen – darunter auch Hangouts, ein kostenloser, leicht bedienbarer, aber dennoch mächtiger Dienst für Videokonferenzen, VoIP-Gespräche und Messaging.

An einer Hangouts-Videokonferenz können – in der Gratis-Version – bis zu zehn Personen teilnehmen. Wer mit bis zu 15 Teilnehmern konferieren möchte, kann für monatlich vier Euro pro Nutzer die Google Apps for Work hinzubuchen.

 

Was wird für ein Hangout benötigt?

Die Videokonferenzen werden im 720p-HD-Bildformat übertragen, wobei die einzelnen Streams automatisch an die jeweilige Teilnehmer-Bandbreite angepasst werden.

Ein Hangout kann am stationären Desktop-PC, Notebook, Smartphone oder Tablet entweder via Gmail oder Google+ begonnen werden. Alle Teilnehmer benötigen ein Google-Konto, um sich in das Meeting einzuloggen.

Hangouts unterstützt die Betriebssysteme Windows, Mac OS X und Linux. Notwendig ist ein gängiger Webbrowser mit installiertem Hangout-Plug-in (Chrome kommt allerdings ohne aus). Für Android und iOS stehen Hangout-Apps bereit.

 

Apps in Hangout einbinden, Inhalte teilen und Whiteboards erstellen

Zwar handelt es sich bei Hangouts um keinen reinen Business-Dienst, doch aufgrund seines großen Funktionsumfangs, der das Zusammenarbeiten auf Distanz erleichtert, ist die Anwendung mittlerweile auch im geschäftlichen Umfeld sehr beliebt.

Hier einige besonders praktische Hangouts-Funktionen:

  • In laufende Videokonferenzen können sämtliche Google-Apps eingebunden werden, um das virtuelle Treffen interaktiver und vielseitiger zu gestalten – zum Beispiel mit der Showcase-App für Hangout on Air, die Produkte, Artikel, Inhalte und Websites mit den Teilnehmern und Zuschauern teilen kann.
  • Möglich ist auch der Austausch von Bildern, Chatmessages und Bildschirminhalten, wobei nur einzelne Anwendungen oder gleich alle Desktopbereiche für Teilnehmer freigegeben und von ihnen anschließend gesteuert werden können.
  • Integrierte Whiteboard-Funktionen machen Hangouts zum Präsentationswerkzeug.

 

VoIP-Gespräche und öffentliche Live-Streams

Seit einiger Zeit unterstützt der Cloud-Dienst VoIP-Gespräche. Die Internetanrufer können sich in einen laufenden Hangout einklinken. Außerdem können Gespräche ins Fest- und Mobilfunknetz geführt werden. Dafür fallen natürlich Gebühren an, wobei die erste Minute des Telefonats in aktuell knapp 20 Ländern kostenlos ist (Deutschland inklusive).

Mit der Funktion Hangouts on Air kann die Videokonferenz zudem öffentlich zugänglich gemacht werden. Dabei wird ein Live-Stream auf Google+ oder auf dem jeweiligen YouTube-Kanal des Nutzers übertragen.

 

Haben Sie Erfahrungen mit Google-Hangouts-Videokonferenzen? Oder mit vergleichbaren Anwendungen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

 

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René Battmer

Nützliche Tools für die Unternehmensgründung

Aller Anfang ist schwer − das gilt auch für Gründer, die ihr Start-up aufbauen, organisieren und dabei mit ihren Ressourcen haushalten müssen. Ich habe mich für Sie auf die Suche nach Tools für die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche gemacht, die bei Gründungen nützlich und nach Möglichkeit kostenlos oder zumindest für kleine Budgets erschwinglich sind.

 

 

Homepage bauen

Wer von Neukunden gefunden werden will, braucht eine Homepage. Um auch ohne Programmier- und Designkenntnisse mit seinem Auftritt überzeugen zu können, eignen sich Homepage-Baukästen, zum Beispiel von Jimdo. Das kostenlose JimdoFree eignet sich nicht unbedingt für Unternehmen, die Versionen JimdoPro für 5 Euro monatlich und JimdoBusiness für 15 Euro pro Monat bieten aber diverse interessante Funktionen, etwa ausführliche Statistiken, eine Optimierung für Smartphones und einen Basisshop für 15 Produkte bzw. einen kompletten Onlineshop.

 

 

Interne Kommunikation

Auch wenn Start-ups oft in kleinen Teams eng zusammenarbeiten und auf dem „kurzen Dienstweg“ mündlich kommunizieren, kommen Gründer nicht an Schriftverkehr vorbei − ob per E-Mail, in Protokollen oder Brainstormings. Um effizient und vernetzt zu arbeiten, eignet sich ein Tool wie bitrix24, das eine Aufgaben- und Projektverwaltung, Chat- und Telefon-Funktionen, einen Cloud-Speicher, ein internes soziales Netzwerk und ein Dokumenten-Management im Programm hat. Für bis zu 12 Mitarbeiter ist es kostenlos, 12 weitere werden mit 25 Euro monatlich veranschlagt. Die Standardversion für eine unbegrenzte Mitarbeiterzahl kostet 99 Euro pro Monat und bietet zusätzliche Features wie ein Extranet für die Zusammenarbeit mit Externen.

 

 

Große Datenmengen verschieben

Beim Filehosting-Dienst WeTransfer lassen sich bis zu zwei Gigabyte große Dateien an bis zu 20 Empfänger kostenlos und ohne Registrierung übertragen. Per Drag&Drop zieht der User die Daten in ein Fenster, gibt seine eigene Emailadresse und die der Empfänger an, und das Programm lädt die Dateien hoch − alles übersichtlich und einfach zu bedienen. Die kostenlose iPhone App ermöglicht sogar den Versand von bis zu 10 GB.

 

 

Einfach präsentieren

Pitcherific will Start-ups unkomplizierte Hilfestellung für Präsentationen liefern, um Investoren oder Neukunden zu überzeugen. Gründer können sich für verschiedene Formate, zum Beispiel einen Elevator Pitch oder Ein-Satz-Pitch, bei der Struktur und Argumentation unterstützen lassen. Die Basisversion ist gratis, für mehr Templates, eine Personalisierung und weitere Features gibt es einen Pro-Account für 9 USD.

 

 

Gut beobachtet

Für PR- oder Marketingabteilungen in Start-ups ebenso wie in bereits etablierten Unternehmen ist es wichtig zu erfahren, ob das Unternehmen und seine Produkte in der Zielgruppe ankommen. Das Monitoring in Social Media-Kanälen wird durch Socialmention erleichtert. Auf der Plattform können in Echtzeit Social Media-Inhalte gesucht und analysiert werden. Socialmention durchsucht über 100 Plattformen wie Facebook, Twitter, YouTube, Blogs und Foren. Die Messungen werden in drei Kategorien analysiert: Stärke (Strength) und Stimmung (Sentiment), Leidenschaft (Passion) sowie Reichweite (Reach).

 

Außer Spesen nichts gewesen?

Expensify ist ein gratis Tool zur Reisekosten- oder Spesenabrechnungen, das auch als iPhone App erhältlich ist. Das Programm sammelt die Ausgaben automatisch auf einem Online-Account und kann Überweisungs- und Bartransaktionen, etwa eingescannte Kassenbons, erfassen. Nach Abschluss der Reise liefert Expensify eine kategorisierte Zusammenfassung, die sich per E-Mail versenden lässt.

 

 

Sales-Prozesse optimieren

pipedrive ist ein Tool für Vertriebsmitarbeiter, das einen präzisen Überblick über die täglichen Sales-Aktivitäten gibt. Gleichzeitig lassen sich die eigenen Kontakte im webbasierten, visuellen CRM managen. Der Sales-Prozess ist variabel und kann an jedes Unternehmen angepasst werden. Für 9 Euro monatlich je Nutzer kann man sich unter anderem die Verkaufs-Pipeline für einzelne Teammitglieder, bestimmte Produkte und Zeitleisten anzeigen lassen sowie die Verkaufsergebnisse aller Teammitglieder vergleichen. Für unterwegs gibt es mobile Apps.

 

 

Newsletter-Marketing leicht gemacht

Vor allem im E-Commerce werden Newsletter als Teil des Marketingmix immer wichtiger, um Kunden dauerhaft zu erreichen und an sich zu binden. Das Newsletter-Tool MailChimp ist leicht zu bedienen und bietet verschiedene Analysemöglichkeiten zur Erfolgskontrolle. Die Basisvariante erlaubt einen kostenfreien Versand von 12.000 Mails pro Monat an bis zu 2000 Kontakte. Für größere Versandmengen und weitere Analysetools ist ein kostenpflichtiger Account notwendig.

 

Gibt es Tools und Programme, auf die Sie in der Gründerphase nicht verzichten wollten? Ich freue mich auf Ihre Empfehlungen.

 

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René Battmer1 Comment

Effektives Zeitmanagement via Not-To-Do-List

Vor einigen Tagen habe ich mich gefragt, wie viele To-do-Listen ich in meinem Arbeitsleben wohl schon geschrieben habe. Hunderte? Tausende? So gern ich mit ihnen arbeite, stehen zu viele Aufgaben an, die mehr oder weniger gleichzeitig erledigt werden müssen, ist die Gefahr groß, dass ich mich trotz einer To-do-Liste verzettele. Grundsätzlich besteht meine Lösung, um strukturiert zu arbeiten, aus drei Schritten: Ich verschaffe mir einen Gesamtüberblick und priorisiere die Aufgaben, baue kleine Arbeitspakete und − auch wenn sich das im Arbeitsleben merkwürdig anhört − lasse Dinge einfach weg. Eine To-leave- bzw. Not-to-do-Liste gehört für mich zu den effektivsten Zeitmanagementmethoden, denn sie hilft, mich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

 

Der Überblick und die Prioritäten

Zuerst notiere ich sämtliche Aufgaben, die erledigt werden müssen. Anschließend vergebe ich Prioritäten von „nicht wichtig und nicht dringend“ bis „sehr wichtig und dringend“. So fällt es mir leichter, eine Reihenfolge festzulegen und diese einzuhalten. Unwichtige Aufgaben schiebe ich weit nach hinten. Bei wichtigen, aber nicht dringenden Arbeiten setze ich mir einen Termin, sehr Wichtiges und Dringendes erledige ich sofort. Über all dem steht für mich: Ich konzentriere mich jeweils auf eine einzige Aufgabe und erledige diese.

 

 

Kleine, handliche Arbeitspakete

Zu große und unüberschaubare Aufgaben können leicht entmutigen und zu einem Berg anwachsen. Im schlimmsten Fall verwendet man mehr Energie darauf, sich Sorgen über ein eventuelles Scheitern zu machen, als darauf, die Arbeit effektiv und konzentriert zu erledigen. Nicht abgeschlossene Aufgaben können außerdem am eigenen Gewissen nagen. Das verhindere ich, indem ich aus großen Aufgaben kleine Pakete baue, die ich innerhalb eines Tages erledigen kann. So kann ich auf der To-do-Liste gleich mehrere Aufgaben als erledigt abhaken. Arbeit, die ich nicht geschafft habe, liste ich am nächsten Tag als erstes auf und priorisiere sie erneut. Wichtig ist es dabei, sich realistische Ziele zu stecken, Aufgaben nicht zu schwammig zu formulieren, unwichtigere Themen zurückzustellen oder notfalls an Kollegen abzugeben.

 

 

Weniger ist mehr: Die To-leave- oder Not-to-do-Liste

Wie der Name schon sagt, ist die Not-to-do-Liste der Gegenpart zur To-do-Liste: Statt Tätigkeiten zu notieren, die ich erledigen muss, schreibe ich diejenigen Punkte auf, die ich weglassen möchte. Denn in meinem Arbeitsleben ebenso wie in meinem Privatleben haben sich Verhaltensweisen eingeschliffen, die viel Zeit kosten, aber nicht zielführend sind. Dazu gehört zum Beispiel die ständige Erreichbarkeit per Telefon, Smartphone oder E-Mail. Mit Hilfe einer Not-to-do-Liste habe ich erkannt, welche Dinge ich gewohnheitsmäßig erledige, obwohl sie keinen Nutzen (mehr) bringen. Gleichzeitig habe ich das Bewusstsein für meine Arbeit gesteigert, lasse mich weniger ablenken und treffe bewusstere Entscheidungen. Eine solche Liste hat sogar strategische Dimensionen: Insbesondere Führungskräfte müssen entscheiden, was sie unterlassen wollen und an ihre Mitarbeiter delegieren.

 

Meine To-leave-Liste umfasste folgende Fragen: Welche definitiven Verpflichtungen habe ich? Worin bestehen die Aufgaben dieser Verpflichtungen? Was kann und will ich weglassen, da es mir nichts bringt, mir Energie entzieht und damit sogar schadet, und mich von den wichtigen Dingen abhält? Welche Bereiche müsste ich dafür anders organisieren? Kann ich Aufgaben delegieren oder outsourcen? Mir die Übersicht zu verschaffen, war relativ einfach, schwieriger war die Umsetzung. Zu Anfang musste ich mir die einzelnen Punkte immer wieder bewusst machen, bis ich meine alten Verhaltensweisen „überschreiben“ konnte.

 

 

Wesentliche Punkte auf meiner Not-to-do-Liste sind:

 

  1. Als erstes habe ich mir das Zauberwort „Nein“ angewöhnt: Ich lasse mich von Anderen nicht ablenken oder hetzen.
  2. Ich muss nicht perfekt sein, Fehler können passieren.
  3. Kein blinder Aktionismus: Ich arbeite nicht wild drauf los, sondern halte mich an meine Priorisierung.
  4. Ich beschäftige mich mit allen Aufgaben einmal und entscheide, was mit ihnen passieren soll. Das heißt, ich nehme Aufgaben nicht mehrfach in die Hand.
  5. Ich verzichte nicht auf Pausen und regelmäßiges Essen.
  6. E-Mails checke ich weder als Erstes am Morgen noch als Letztes am Abend. Morgens können sie die Pläne für den Tag zunichte machen, abends nehme ich sie gedanklich mit in den Feierabend. Stattdessen überprüfe ich sie ab 10 Uhr einmal pro Stunde.
  7. Stehe ich unter großem Zeitdruck, leite ich mein Telefon um, schließe meine Bürotür und beende alle Programme am PC, die ich für die Aufgabe nicht brauche.
  8. Ich vermeide Anrufe oder Meetings, die keine Agenda oder festgelegte Endzeit haben.

 

Haben Sie noch weitere Ideen, was sich im Arbeitsalltag weglassen lässt? Welche Erfahrungen haben Sie mit Not-to-do-Listen gemacht? Oder ist Ihr Favorit doch die To-do-Liste? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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René Battmer1 Comment

Effektivere Meetings: Gegen Zeitverschwendung am runden Tisch

Und wenn sie nicht gestorben sind, dann meeten sie noch heute. So könnte ein modernes Büromärchen enden. Kein schönes Ende. Dass Meetings wichtig sind, um gemeinsam Projekte voranzubringen oder neue Ideen zu entwickeln, steht außer Frage. Doch die Realität in Unternehmen sieht häufig anders aus. Da folgt ein Meeting dem anderen, ohne dass wichtige Fragen geklärt werden. Nicht selten ist die Zahl der Fragezeichen am Ende des Meetings sogar größer als zuvor. Und was passiert danach? – Nicht viel. Vorhaben verlaufen im Sand, eben noch klare Ideen verschwimmen wieder. Hinzu kommt, dass Meetings den Arbeitsalltag fragmentieren. Eine konzentrierte Tätigkeit über den Tag ist kaum möglich, wenn Meetings zu unterschiedlichsten Themen auf dem Terminkalender stehen. Studien zeigen, was Büroarbeiter ohnehin aus leidvoller Erfahrung wissen: Meetings sind oft eine kolossale Zeitverschwendung, die gleichzeitig jede Produktivität für sonstige Aufgaben im Keim erstickt. Dass dies in der Tendenz noch zunimmt, zeigt eine Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company. Die gesamte Belegschaft eines Unternehmens verbringt danach aktuell im Durchschnitt rund 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings – das Topmanagement weit mehr. Dort kommen Arbeitskräfte zum Teil auf 7.000 Meeting-Stunden im Jahr. Werte, die seit 2008 kontinuierlich ansteigen.

Doch zurück zur positiven Perspektive. Befolgt man einige Grundsätze, werden Meetings wieder zu dem, was sie eigentlich sein sollten: Arbeitstreffen mit mess- und brauchbarem Output. Fangen wir an mit der zentralen Frage: Ist das Meeting wirklich nötig? In vielen Unternehmen sind Meetings zur Routine geworden. Doch bekanntlich ist nicht alles nur deshalb schon richtig, weil es doch immer schon so war. Lautet die Antwort jedoch „Ja“, dann geht es an die kritische Frage, wer denn tatsächlich dabei sein muss. Hilfreich kann hier die berühmte „Two Pizza Rule“ des Amazon-Gründers Jeff Bezos sein. Er bringt immer nur so viele Personen zusammen, wie er mit zwei Pizzas satt bekommen kann – also fünf bis sieben. Dass diese Personen auch gleichzeitig etwas Wesentliches zur Problemstellung beitragen können sollten, versteht sich.

Der Moderator lenkt die Diskussion    

Ist dies geklärt, geht es an den Inhalt. Was die Ziele und wie der Ablauf des Meetings ist, gehört in eine Agenda, die alle Teilnehmer rechtzeitig vor Beginn des Meetings erhalten. Zusätzliches Material zur Vorbereitung wird mitgeschickt. Nur strukturierte Meetings, in denen vorbereitete Teilnehmer sitzen, haben das Zeug dazu, sinnvolle Meetings zu werden. Jedes Meeting sollte zudem einen Moderator haben, der die Diskussion im Sinne einer Lösungsfindung lenkt. Er ist auch derjenige, der auf formale Bedingungen achtet: Meetings sollten absolut pünktlich begonnen und beendet werden. Ablenkende Smartphones oder Tablets gehören weder auf noch unter den Tisch. Außerdem sollte Wert darauf gelegt werden, dass Diskussionen sachlich und respektvoll bleiben.

Mittlerweile gibt es eine Reihe hilfreicher Software-Tools, die Ablauf und Ergebnisse von Meetings verbessern können. Das Spektrum umfasst hier Komplett-Angebote wie etwa Meetin.gs, das sämtliche Prozesse von der Terminplanung über das gemeinsame Erarbeiten einer Agenda bis hin zum flexiblen Protokoll vereint, genauso wie ganz einfache Anwendungen, die sich auf bestimmte Aspekte konzentrieren. Das beginnt bereits mit der Terminfindung, bei der ein Gratis-Instrument wie doodle dabei unterstützt, einen für alle Teilnehmer passenden Zeitpunkt zu finden. Weiter geht es mit Notizen: Die handschriftliche Kladde lässt sich schlecht digitalisieren und teilen. Entsprechend sinnvoll sind Apps wie Bamboo Paper oder der Mobile Noter – digitale Multifunktions-Notizbücher, deren Inhalte sich drucken, verschicken oder auch direkt an die Leinwand übertragen lassen, um sie gemeinsam zu diskutieren. Ähnliches bittet twiddla. Mit diesem Tool kommen gemeinsame Brainstorming-Ideen auf ein Whiteboard, gleichzeitig können Bilder oder geöffnete Websites markiert und beschriftet werden. Twiddla benötigt keinen vorherigen Download und kann deshalb sofort von allen Teilnehmern genutzt werden. Eine Möglichkeit, um die gemeinsamen Gedanken in Form zu bringen, ist das Mindmapping. Auch hierfür bieten sich mit Bubbl.us oder mindmeister digitale Alternativen, die sich am Ende eines Meetings speichern und exportieren lassen.

Erfolgsfaktor Protokoll

Zum Schluss soll es noch einmal um einen zentralen Faktor für ein erfolgreiches Meeting gehen: das Protokoll. Dort steht für alle nachvollziehbar, was besprochen, entschieden und an nächsten Schritten oder Aufgaben definiert worden ist. Es sichert somit die Ergebnisse des Meetings und macht sie konkret. Auch hier gibt es Hilfe: minutes.io etwa ist dazu da, bereits während des Meetings alle wichtigen Punkte zu notieren und am Ende direkt an die Teilnehmer zu versenden. So wird der Job des Protokollschreibens deutlich attraktiver.

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Invoicing-Tools: Schnell und standardisiert Rechnungen verwalten

Selbstständige müssen Prioritäten setzen. Deshalb spielt für sie eine besondere Rolle, wie sie ihr Arbeitsleben einfacher und damit produktiver machen können. Ein Thema, das auf den ersten Blick nicht so aufwendig wirkt, sind Rechnungen. Für viele ist es ein erster Schritt, dass sie den Bereich Steuern auslagern. Auch den eigenen Webauftritt machen die Wenigsten selbst. Aber Rechnungen schreiben – das gehört zum Basisgeschäft. Dabei ist für kaum eine Gruppe der Satz „Zeit ist Geld“ zutreffender als für Selbstständige und Freiberufler. Sie merken sehr direkt, was passiert, wenn sie sich um administrative Dinge kümmern müssen und dadurch nicht zu ihren eigentlichen Projekten kommen. Und dies gilt besonders auch vor dem Hintergrund, dass der Anteil der Solo-Selbstständigen – also der Selbstständigen ohne Mitarbeiter – zunimmt. Hinzu kommt noch, dass ein großer Teil von ihnen mittlerweile auch in Teilzeit tätig ist. Sie müssen also sämtliche ihrer Aufgaben in einem eng begrenzten Zeitfenster erledigen. Das zeigt eine Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung von 2013.

Ich habe mir für diesen Beitrag das Thema Rechnungen herausgegriffen, weil es in diesem Bereich bereits eine Menge hilfreicher Online-Tools auf dem Markt gibt, die eine zentrale Aufgabe vereinfachen. Selbstverständlich sind diese Tools auch für kleine und mittelständische Unternehmen oder junge Start-Ups geeignet, die ihre Arbeitsabläufe möglichst effizient und dabei die Kosten gering halten wollen.

Standardisierte Invoicing-Systeme gibt es als Software zum Download – meistens auch als Teil umfangreicherer Programme – aber eben auch als Service-Tools online und in der Cloud. Die Angebote sind mittlerweile recht zahlreich. Das führt dazu, dass die Anbieter klar erkennbar in die Nutzerfreundlichkeit investieren. Die Seiten sind übersichtlich gestaltet, einfach zu bedienen und bieten je nach Anforderung unterschiedliche Tarife an. Der überwiegende Teil von ihnen hat Erweiterungen im Portfolio, die bis hin zu einem umfangreichen Kundenmanagement gehen – insofern macht es Sinn, die Tools bereits zu Beginn dahingehend zu vergleichen, ob sie auch für weitere Zwecke zu einem späteren Zeitpunkt dienlich sein können.

Aspekte, die sonst oft händisch gemacht werden – wie fortlaufende Rechnungsnummern beachten oder bei Abo-Rechnungen Zeiträume anpassen – übernehmen die Programme. Zudem erlauben viele Invoicing-Tools eine Personalisierung der Vorlagen im Design, sodass auch die Corporate-Erscheinung gewährleistet ist. Interessant wird es dann, wenn es mit der Zahlungsmoral der Kunden etwas hakt. Die Online-Tools übernehmen oft auch das Mahnungswesen und richten sich dabei nach den gesetzlichen Vorgaben.

Immer mal wieder testen einschlägige IT-Magazine im Internet die marktführenden Produkte und werten diese nach Pros und Contras aus. Dort lohnt ein Blick, wenn es um die Entscheidung für eine individuell passende Lösung geht. Generell lassen sich die Angebote vor allem nach ihrer Komplexität und damit also auch nach ihrer Eignung für Anfänger oder Profis kategorisieren.

Einfach starten

Für den schnellen Einstieg in das Thema E-Billing eignen sich Tools wie Easybill, das einen soliden Standard bietet, mit dem sich Aufträge und Rechnungen bequem erstellen und verwalten lassen. Ebenfalls mehr an Anfänger richtet sich Small Invoice, die bereits in der Gratis-Version einen umfangreichen Einblick in sämtliche Features ermöglichen. Ein rein webbasiertes Tool ist das vergleichsweise junge Invoice-o-matic, das einfach und kostenfrei eine unkomplizierte Rechnungsverwaltung möglich macht. Äußerst populär ist der Billomat. Er adressiert klar den Laien und bereitet das Thema Invoicing modern und ansprechend auf. Gleichzeitig bietet er aber zudem zahlreiche Features, die auch Profis zufriedenstellen.

Mehr für Profis

Der Einstieg in Angebote wie FastBill mag etwas anspruchsvoller sein, dafür ist das Ergebnis dann die Verwaltung auch umfangreicher Geschäftsprozesse aus einer Hand. Deutlich mehr zu bieten haben auch Lösungen wie etwa die von G-Sales. Diese Software bietet nicht nur Vorlagen für sämtliche Geschäftsdokumente, sondern ergänzt diese um Statistiken, Newsletter oder Artikelverwaltung. Ebenfalls die Rundumbetreuung zur Verwaltung der eigenen Geschäftsprozesse offeriert SalesKing. Entsprechend höher ist dann jedoch auch die Investition.

Kommt davon für Sie etwas in Frage? Und welche Erfahrungen haben Sie möglicherweise schon mit Invoicing-Tools gemacht?

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Arbeiten wie in einer Bahnhofshalle? Vor- und Nachteile von Großraumbüros

Etwa 17 Millionen Büroarbeitsplätze gibt es in Deutschland, viele Mitarbeiter sind im Großraumbüro untergebracht. Als Hauptgrund für die Zusammenlegung von Büros und als großen Vorteil geben Unternehmen oft an, dass sie die fachliche Kommunikation untereinander fördern wollen. In einer kürzlich erschienenen Studie haben sich Forscher der Universität Stockholm mit den Vor- und Nachteilen von Großraumbüros beschäftigt. Unter anderem haben sie nachgewiesen, dass die Zahl der Krankmeldungen dort deutlich höher liegt als in Einzelbüros, und dass diese Räume Leistungs- und Kreativitätskiller sind. Wie kann also der optimale Arbeitsplatz aussehen, der sowohl Arbeitgeber als Mitarbeiter gleichermaßen zufrieden stellt?

 

Positive und negative Seiten

Mehr Kommunikation, Austausch und Transparenz sind Argumente, die für die Unterbringung der Mitarbeiter in großen Räumen sprechen. Die Kommunikationsbedürfnisse der Einzelnen sind allerdings je nach Tätigkeit und Persönlichkeit unterschiedlich. Während etwa im Marketing oder Vertrieb ein enger Kontakt wichtig ist, benötigen Arbeitnehmer, die an Strategien und Konzepten oder in der Buchhaltung tätig sind, mehr Ruhe, um sich zu konzentrieren. So werden Lärm und Ablenkung durch laute Gespräche und Telefonklingeln oder auch ein ständiger Durchgangsverkehr von vielen als störend empfunden.

 

Passende Raumkonzepte

Von wesentlicher Bedeutung für die effektive Arbeit im Großraumbüro ist ein gutes Raumkonzept, bei dem die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Das Konzept ist abhängig von den Arbeitsaufgaben, den dafür notwendigen organisatorischen Abläufen sowie den erforderlichen Arbeitsmitteln. So sollten Bereiche für Meetings, Pausen und Kopierer oder Drucker von den Arbeitszonen ebenso akustisch wirksam abgetrennt werden wie die Hauptverkehrswege.

Bei Arbeitsplätzen mit Tätigkeiten, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern, empfehlen sich deckenhohe Trennwände, um Störungen zu minimieren. Transparenz zwischen einzelnen Zonen lässt sich mit Glastrennwänden oder transluziden (teilweise Licht durchlassenden, aber nicht transparenten) Materialien erreichen, die Schall abschirmen. Für die meisten Arbeitnehmer ist es sehr wichtig, dass ihr Arbeitsplatz nach hinten eine Grenze hat. Denn wer mit dem Rücken zu einem Hauptgang oder einer Tür sitzt, empfindet das als unangenehm. Er hat das Gefühl, wie auf einem Präsentierteller zu arbeiten und der ständigen sozialen Kontrolle ausgesetzt zu sein, da Vorbeigehende Einblick in seine Arbeitsergebnisse am Bildschirm haben. Hier bieten Trennelemente einen Sichtschutz. Auf Fensterscheiben zum Flur lassen sich Folien anbringen, um nicht ständig Blicken ausgesetzt zu sein. Beschäftigte sollten außerdem die Möglichkeit haben, ihre Arbeitsumgebung individuell zu gestalten, zum Beispiel durch Bilder oder Pflanzen. So lassen sich die Konzentration und Arbeitseffektivität erhöhen.

Platz da!

Laut der technischen Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 „Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ gibt es einen Mindestflächenstandard für Großraumbüros ab 400 m²: Der Richtwert von 12 bis 15 m² pro Person ist bei der Planung zu beachten. Da es in vielen Unternehmen allerdings zu einer Überbelegung der Räume kommt, fehlt zwischen benachbarten Arbeitsplätzen die notwendige räumliche und damit auch die soziale Distanz. Räumlicher Abstand verringert akustische und visuelle Störungen, denn nicht nur Geräusche, auch Bewegungen anderer lenken ab. Außerdem macht eine zu enge Belegung des Büros einen guten Lärmschutz nahezu unmöglich. Wichtig ist es außerdem, auf Barrierefreiheit zu achten − die Gänge sollten möglichst breit und alle Schreibtische gut erreichbar sein.

 

Individuelle Beleuchtung und ein gutes Raumklima

Am Arbeitsplatz muss die Beleuchtungsstärke mindestens 500 Lux betragen und sollte − individuell nach Tätigkeit und Alter − bis 1.000 oder mehr Lux regelbar sein. Empfehlenswert ist ein professionelles und ergonomisches Beleuchtungskonzept, dazu gehören auch Sonnen- und Blendschutz bei Fensterarbeitsplätzen. Da die Lüftung über Fenster keine ausreichende Frischluft garantieren kann, müssen Großraumbüros künstlich belüftet werden. Wichtig bei raumlufttechnischen Anlagen ist, dass kalte Luftausströmungen oder Zugluft die Mitarbeiter nicht gefährden. In Arbeitsbereichen wie etwa Call Centern, die eine dauernde Sprechtätigkeit erfordern, kann eine künstliche Befeuchtung der Luft Stimmerkrankungen vorbeugen. Alternativen zu einer Vollklimatisierung sind in Decken verlegte Elemente zur Spitzenlastkühlung oder Kühlsegel und Lüftungsanlagen mit Teilklimatisierung.

 

Virengefahr droht

In Großraumbüros ist die Ansteckungsgefahr bei Erkältungskrankheiten höher als in kleinen Büros. Besonders kritisch kann das zum Beispiel bei einer Grippewelle werden. Es mag sich übertrieben anhören, aber Unternehmen mit Großraumbüros sollten unbedingt einen Pandemieplan mit allgemeinen Verhaltensregeln sowie Vorsorgemaßnahmen ausarbeiten, um schnell reagieren zu können.

Wie stehen Sie zum Thema Großraumbüro? Fühlen Sie sich dort wohl, oder arbeiten Sie lieber im Einzelbüro? Ich freue mich außerdem auf Ihre Tipps zur besseren Zusammenarbeit auf engem Raum.

 

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