Mobil erreichbar zu sein, gehört heute in vielen Branchen zum Standard. Laut Daten des Branchenverbands Bitkom hat im Jahr 2018 bereits jeder dritte Beschäftigte ein mobiles Gerät zum Arbeiten genutzt. Es ist davon auszugehen, dass es dieser Anteil heute noch weit größer ist.
Beim Umgang mit dem Firmenhandy gibt es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer jedoch einige Dinge zu beachten.
Firmenhandys: Was Arbeitgeber beachten sollten
Für Arbeitgeber stellt sich die Frage, in welchen Fällen die Ausgabe von Firmenhandys überhaupt sinnvoll ist. Grundsätzlich empfiehlt es sich überall dort ein Diensthandy zur Verfügung zu stellen, wo Mitarbeiter schnell und zuverlässig erreichbar sein müssen.
Dabei kann es sich um Mitarbeiter im gehobenen Management handeln oder um Außendienstmitarbeiter mit direktem Kundenkontakt. Sinnvoll ist das Firmenhandy auch für Beschäftigte im Sekretariat, die rasch auf Terminänderungen reagieren müssen, sowie für Werksleiter und Techniker, die die Produktion am Laufen halten.
Tipp: Firmenhandys von der Steuer absetzen
Soll ein Großteil der Belegschaft mit Firmenhandys ausgestattet werden, verursacht das natürlich Kosten. Die gute Nachricht für Arbeitgeber: Firmenhandys lassen sich von der Steuer absetzen. Übersteigen die Kosten die Werbungskostenpauschale von 1.000 Euro, sollte eine detaillierte Liste mit allen Kostenpunkten angefertigt werden. Auf diese Weise lassen sich 50 bis 70 Prozent der Handykosten absetzen.
Den richtigen Tarif wählen
Obwohl Betriebe einen Großteil der Handykosten von der Steuer abgesetzt können, lohnt es sich, einen möglichst günstigen Tarif zu wählen. Für Diensthandys sind Laufzeittarife meist besser geeignet als Prepaid-Tarife. Prepaid-Karten bergen das Risiko, dass das Guthaben gerade in einem kritischen Moment aufgebraucht ist.
Bei der Tarifwahl sollten Arbeitgeber zudem die Netzabdeckung in der jeweiligen Region sowie die Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter beachten. Wer viel telefoniert, benötigt eventuell einen anderen Tarif als jemand, der mobil vorrangig über E-Mail kommuniziert. Einige Telekommunikationsanbieter haben auch spezielle Tarife für Firmenhandys im Sortiment, zumeist als Bundle aus Mobiltelefon und Laufzeitvertrag.
Firmenhandys und Hackerangriffe: Mitarbeiter für Datenschutz sensibilisieren
Bei jedem digitalen Gerät besteht die Gefahr von Hackerangriffen. Damit sensible Unternehmensdaten nicht in unbefugte Hände gelangen, sollten Firmen ihre Mitarbeiter im sicheren Umgang mit ihren Firmenhandys schulen.
Dazu gehören zum Beispiel die Vergabe sicherer Passwörter sowie die Nutzung eines Zugangsschutzes wie Fingerabdruck- oder Gesichtsscan.
Diensthandy für Arbeitnehmer – was ist erlaubt, was nicht?
Dürfen Arbeitnehmer ihr Diensthandy auch privat nutzen? Das hängt von den Vorgaben des Unternehmens ab. Arbeitgeber können die private Nutzung des Diensthandys untersagen. Damit es keine Missverständnisse gibt, sollte eine Klausel im Arbeitsvertrag genau festlegen, ob die private Nutzung des Firmenhandys gestattet ist oder nicht.
Untersagen Betriebe die private Nutzung, dürfen Arbeitgeber überprüfen, ob sich ihre Angestellten daran halten. Chefs dürfen sich dann zum Beispiel stichprobenartig Verbindungsnachweise oder E-Mail-Verläufe ansehen. Nutzen Mitarbeiter das Firmenhandy trotz Verbot auch privat, stellt dies eine Vertragsverletzung dar und kann mit einer Abmahnung geahndet werden.
Das Recht zur Kontrolle gibt Vorgesetzten jedoch keine Erlaubnis, den Inhalt von E-Mails und Textnachrichten zu lesen. Das verbietet das Fernmeldegesetz. Steht das Handy auch zur privaten Nutzung zur Verfügung, dürfen Chefs weder Verbindungsdaten noch E-Mails einsehen. Das Unternehmen behält allerdings ein begrenztes Mitspracherecht und darf zum Beispiel Vorgaben machen, welche Apps auf dem Handy installiert werden.
Das Diensthandy ist Firmeneigentum
Ein Anrecht auf den Erhalt eines Diensthandys gibt es nicht. Ob und welche Mitarbeiter ein Firmentelefon erhalten, entscheidet der jeweilige Betrieb. Genauso wenig können Mitarbeiter ein bestimmtes Handy-Modell verlangen. Wer sich Hoffnungen aufs aktuellste iPhone macht, wird also eventuell enttäuscht.
Das Firmenhandy bleibt stets Eigentum des Unternehmens. Arbeitgeber können die Handys daher jederzeit zurückfordern. Sie müssen ihren Angestellten jedoch die Möglichkeit geben, private Daten zu löschen.
Wie sieht es mit der Rückgabe des Handys bei einer Kündigung aus? Wurde das Mobiltelefon für rein dienstliche Zwecke genutzt, muss es zurückgegeben werden. Durfte der Angestellte es auch privat verwenden, kommt es auf die jeweilige Vereinbarung im Arbeitsvertrag an. Betriebliche Daten sind nach Ablauf des Arbeitsverhältnisses in jedem Fall vom Telefon zu löschen bzw. an das Unternehmen zurückzugeben.
Info: Firmenhandys sind kein geldwerter Vorteil
Ein Firmenhandy stellt keinen geldwerten Vorteil dar und muss bei der Steuererklärung nicht als Sachbezug angegeben werden. Das gilt auch, wenn das Mobiltelefon privat genutzt werden darf.
Müssen Arbeitnehmer am Firmenhandy ständig erreichbar sein?
Ein Firmenhandy soll die schnelle Erreichbarkeit sicherstellen. Doch wann genau müssen Arbeitnehmer eigentlich erreichbar sein? Wird man auch in der Freizeit vom Chef oder von Kunden angeklingelt, leidet die Work-Life-Balance.
Das Arbeitsrecht besagt klar: Die Pflicht zur Erreichbarkeit besteht während der Arbeitszeit. Dazu zählt auch Dienst in Rufbereitschaft. Nach Feierabend endet diese Pflicht allerdings. Arbeitnehmer dürfen ihr Diensthandy am Wochenende und im Urlaub also beruhigt ausschalten.
Von Mitarbeitern in Führungspositionen wird dennoch häufig ständige Erreichbarkeit erwartet. Ob das auch an freien Tagen gilt, muss allerdings im Arbeitsvertrag geregelt sein.
Eine Ausnahmeregelung gibt es für Mitarbeiter, ohne die der Betrieb stillstehen würde. Sie müssen in Notfällen zuverlässig erreichbar sein.
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