Das papierlose Büro: Zukunftsmusik?

Unter deutschen Firmendächern wird gedruckt, was das Zeug hält – aller Digitalisierung zum Trotz. Dabei gibt es viele Gründe, sich mit dem Thema papierloses Büro zu beschäftigen: etwa Umweltschutz, Kostenreduzierung, schnelle Bereitstellung und Archivierung von Informationen oder Einsparung von Lagerraum. Der Kostenaspekt dürfte für die meisten Unternehmen die größte Rolle spielen, denn laut einer Studie des Marktforschers ICM Research lassen sich allein durch verbesserte Arbeitsabläufe beim Druckmanagement zwischen 20 und 30 Prozent der Druckkosten einsparen.

Dass ein vollgemüllter Schreibtisch nicht gerade motiviert, ist im Grunde jedem klar. Dazu kommt, dass lange Suchzeiten und Postwege zentrale Unternehmensprozesse lähmen. Und wer Eingangsrechnungen, Belege oder Frachtbriefe nicht digitalisiert und online bereithält, kann Wettbewerbsnachteile riskieren. Das vollkommen papierlose Büro wird allerdings wohl nie Realität werden, denn geschäftskritische Unterlagen wie Verträge müssen auch künftig physisch vorliegen. Mein persönliches Ziel lautet also: Wenn schon nicht papierlos, dann wenigstens papierarm.

Ist die Papierflut im Büro überhaupt vollständig in den Griff zu bekommen? Welche Vorteile hat die Digitalisierung? Und welche digitalen Archivierungsmöglichkeiten gibt es? Mit diesen Fragen habe ich mich beschäftigt und einige Ansätze und Möglichkeiten für Sie zusammengestellt, um ein papierloses oder zumindest papierärmeres Büro zu realisieren.

Gewohnheiten ändern

Die meisten Menschen sind daran gewöhnt, etwas in der Hand zu haben, denn ausgedruckte Texte lesen sich dauerhaft angenehmer als solche am PC. Fangen Sie am besten klein an: Ist der Ausdruck eines Dokuments wirklich notwendig? Wer sich diese Frage stellt, druckt meist automatisch weniger. Gute Möglichkeiten, Papier zu sparen, sind der beidseitige Druck sowie die Verkleinerung des Dokuments auf 50 Prozent, so dass mehrere Seiten auf ein Blatt passen.

Um am Schreibtisch den Überblick zu behalten, wäre es natürlich optimal, alle notwendigen Ausdrucke sofort abzuheften. Da dies aber oft schon rein zeitlich nicht möglich ist, habe ich Ablagekörbe eingerichtet, in die ich Dokumente einsortiere: „Eingang“, „Ausgang“, „Lesen“ und „Zwischenablage“. Einmal wöchentlich archiviere ich die Unterlagen – das schafft nicht nur Platz, sondern ist auch zeitlich sehr effektiv. Den größten Teil meiner Dokumente verwalte ich allerdings digital.

Der Start in die Digitalisierung

Den Wunsch nach einem papierlosen Büro haben nicht nur Großunternehmen sondern auch Mittelständler und Kleinunternehmer (KMU’s). Mit dem Kauf eines Scanners, um alte Dokumente zu digitalisieren, ist es allerdings nicht getan: Die Arbeit und die Prozesse wollen neu organisiert werden, rechtliche Fragen sind zu klären und die IT-Verantwortlichen sind umfassend zu integrieren. Wenn die Umstellung nachhaltig gelingen soll, sind im Vorfeld einige Gedanken nötig, Ziele sollten klar formuliert werden. Gerade für KMU’s kann die Einbindung eines erfahrenen IT-Beraters hilfreich sein, der bei der Umsetzung unterstützt. Wichtig ist, alle Kollegen frühzeitig in die Umstellung mit einzubeziehen, Vertrauen zu gewinnen und ihnen die Vorteile der Digitalisierung –

etwa die schnellere Suche und die ortsunabhängige Verfügbarkeit von Dokumenten – nahezubringen.

Gerade kleine oder mittelständische Betriebe haben Angst vor Serverabstürzen, Datenklau und Stromausfällen – nicht ganz unberechtigt. Hier helfen Sicherheitsmaßnahmen in Form doppelter Systeme oder geschützter Serverräume. Alternativ können sensible Daten komplett von einem externen Dienstleister gemanagt werden.

Achtung: die Rechtssicherheit

Digitale Geschäftsunterlagen müssen den geltenden Gesetzen entsprechend gespeichert werden; vor Gericht haben sie nur unter bestimmten Voraussetzungen anerkannte Beweiskraft. Ein digitales Archivierungssystem gilt dann als rechtsmittel- oder revisionssicher, wenn mit ihm Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben und den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sicher, unverändert, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei reproduzierbar und datenbankgestützt recherchierbar verwaltet werden können. Außerdem muss sichergestellt sein, dass aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen mindestens für die Dauer von sechs oder zehn Jahren verfügbar sind. (Download der GoBS unter folgendem Link)

Archivierung in der Praxis – Stichwort: Dokumentenmanagementsysteme

Um die bestehenden Probleme der Informations- und Papierflut zu lösen, setzen viele Unternehmen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ein. Damit können nicht nur Papierberge deutlich abgebaut werden, sondern auch elektronisch vorliegende Information wie E-Mails, Websites und elektronische Dokumente aus PC-Anwendungen verwaltet werden. Neben dem Aspekt der zentralen Online-Speicherung der Informationen geht es auch darum, sämtliche Arbeitsschritte neu zu strukturieren und langfristig eine vollständig digitale Bearbeitung der Geschäftsvorfälle anzustreben. Die digitale Dokumentenablage ist dabei nicht nur Archiv und Ablagesystem, sondern ein aktives Arbeitsmittel. Bevor Sie sich für ein DMS entscheiden, sollten Sie umfangreiche Informationen zu den Produkten einholen. Neben der gewünschten Funktionalität ist der Preis eine entscheidende Einflussgröße – hier reicht die Produktpalette von Open Source-Lösungen bis hin zu äußerst preisintensiven Systemen.

Das Intranet – perfekt zur Verwaltung von Dokumenten

Ein unternehmenseigenes Intranet eignet sich hervorragend, um die Arbeit zu vereinfachen, indem alle Abteilungen auf die gemeinsame Datenbank zugreifen können. Bei OTTO Office nutzen wir das Intranet, um Wissen zentral und für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen. Richtlinien oder z.B. Vorlagen sind dort jederzeit griffbereit. In vielen Firmen wird auch ein Unternehmens-Wiki, also ein Weblexikon, eingesetzt, das sich allerdings – im Gegensatz zu Wikipedia – an eine fest eingegrenzte Gemeinschaft richtet. Es wird für elementare Prozesse wie Kommunikation und Organisation der Zusammenarbeit, aber auch für die Vor- und Nachbereitung von Meetings, zu Dokumentationszwecken, im Projektmanagement oder für internes Blogging genutzt.

Die Zukunft in Sachen Datenmanagement steht möglicherweise nicht in den Sternen, sondern in einer Wolke. Der neueste Trend heißt Cloud Computing: Alle Anwendungen – von einfacher Software bis hin zu kompletten Betriebssystemen – laufen im Internet. Noch ist Cloud Computing für die meisten deutschen Unternehmen kein Thema, dennoch lohnt es sich, darüber nachzudenken.

Haben Sie weitere Tipps und Anregungen zum Thema „papierloses Büro“? Dann freue ich mich auf Ihre Kommentare.