Mit diesen Tipps realisieren Sie das mobile Büro

Wer unterwegs regelmäßig mit digitalen Daten arbeitet, ist auf eine gut durchdachte Ausstattung angewiesen. Erst das passende Zusammenspiel von Hardware und Software ermöglicht produktives Arbeiten – für ein mobiles Büro, das sogar Spaß machen kann. Diese Tipps zeigen, worauf es ankommt.

 

Die richtige Hardware fürs mobile Büro

Ohne passendes Arbeitsgerät läuft nichts – erst nach der Wahl des richtigen Geräts kann über nutzbare Programme und Apps entschieden werden.

Zur Auswahl steht folgende Hardware:

  • Smartphone – das sollte in keinem mobilen Büro fehlen, es erleichtert die Kommunikation via E-Mail oder Messenger und erlaubt Internet-Recherchen sowie die Bewältigung kleinerer textbasierter Aufgaben.
  • Tablet – kommt als Hauptarbeitsgerät infrage, wenn Mobilität (kompakte Maße und lange Akkuausdauer) oberste Priorität haben. Das Display ist deutlich größer als beim Smartphone, es erlaubt mit angedockter Tastatur sogar umfangreichere Office-Arbeiten.
  • Notebook – wenn Apps allein nicht ausreichen, sondern vollwertige PC-Programme und eine Rechenleistung für Multitasking-Aufgaben erforderlich sind, ist ein Notebook erste Wahl.

Die richtige Software für das mobile Büro

Wer sich für seine Arbeitsgeräte entschieden hat, steht vor der Frage, welche Programme und Apps im mobilen Büro notwendig sind.

Für eine möglichst hohe Produktivität unterwegs sorgen vor allem folgende Anwendungen:

  • Webbrowser – das verwendete Surfprogramm sollte möglichst schnell und stabil laufen. Generell ist es ratsam, auf bewährte Browser zu setzen, wie etwa Chrome, Safari, Firefox oder Internet Explorer. Tipp: Wer auf seinem Mobilgerät den gleichen Browser nutzt wie auf seinem Arbeitsrechner, kann seine Lesezeichen meist unkompliziert auf allen Systemen synchronisieren.
  • Office-Programme – wer viel mit Microsoft-Office-Dokumenten arbeitet, könnte mit dem Abo-Paket Office 365 glücklich werden. Es erlaubt die gleichzeitige Nutzung von Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf bis zu fünf Geräten und enthält 1 Terabyte Cloud-Speicherplatz, der Dateien auf Smartphone, Tablet und PC synchronisiert und für das mobile Büro ungemein nützlich ist.
  • Cloud-Speicher – wer unterwegs arbeitet, sollte seine Dateien über alle verwendeten Arbeitsgeräte hinweg automatisiert auf den gleichen Stand bringen. Das übernehmen Online-Speicher wie Dropbox, OneDrive, Google Drive oder Apples iCloud.
  • Kommunikationssoftware – auch die Auswahl der passenden Mail- und Kommunikationstools für das mobile Büro hängt maßgeblich davon ab, welche Tools Sie im Arbeitsalltag im Unternehmen beziehungsweise an Ihrem Hauptarbeitsrechner nutzen. Zu besonders empfehlenswerten Programmen, die auch als Apps auf nahezu allen Mobilsystemen verfügbar sind, gehören etwa Outlook, Skype, Google Hangouts und TeamViewer.

 

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Profi-Alternativen: Diese Büro-Programme ersetzen Microsoft Office

Welche Alternativen zu Microsofts Office empfehlen sich für den Business-Einsatz? Eine schwierige, heißdiskutierte Frage. Viele Gratis-Programme wie OpenOffice und LibreOffice eignen sich für private Nutzer vorzüglich, fallen aber für die professionelle Nutzung aufgrund von Kompatibilitätsproblemen mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien aus. Andere Büroprogramme eignen sich besser: Die folgenden drei preisgünstigen Office-Herausforderer können die teure Microsoft-Suite am Arbeitsplatz ersetzen.

 

SoftMaker Office – das Profi-Büropaket made in Germany

SoftMaker mit Sitz im bayerischen Nürnberg bietet gleich mehrere preisgünstige Office-Suiten an, die auch für den geschäftlichen Einsatz konzipiert sind. Der Anbieter verspricht, dass sein Büroprogramm rasend schnell sei und „Microsoft-Office-Dokumente so originalgetreu wie Microsoft Office selbst“ darstellen würde.

Laut einem Test des „PC-Magazins“ löst das aktuelle Softmaker-Paket dieses Versprechen ein. Zitat: „Hohe Leistung, außerordentliche Kompatibilität zu einem günstigen Preis und ein guter Hersteller-Support machen Softmaker Office 2016 auch für den professionellen Einsatz in Firmennetzwerken interessant.“ Und auch Fachmagazine wie „c’t“, „PC Go“, „Chip“ und „Toms Networking Guide“ stellen dem Microsoft-Office-Herausforderer gute bis sehr gute Noten für die Büroarbeit aus.

Hier die verschiedenen Softmaker-Office-Versionen im Überblick:

 

  • FreeOffice: Die kostenlose Office-Alternative beinhaltet die Programme TextMaker (Textverarbeitung), PlanMaker (Tabellenkalkulation) sowie Presentations (Präsentationen) und läuft auf Windows- und Linux-PCs. Einzige Einschränkung: Dokumente können nicht im Microsoft-Office-Dateiformat abgespeichert werden – nur das Öffnen und Bearbeiten ist möglich.
  • SoftMaker Office 2016: Die Standard-Version kostet 69,95 Euro, erlaubt das Speichern von allen aktuellen Microsoft-Office-Formaten (DOC, XLS, PPT, DOCX, XLSX und PPTX) und enthält außerdem eine angepasste Version des E-Mail-Programms Thunderbird. Das Programm darf auf insgesamt drei Computern desselben Nutzers oder Unternehmens verwendet werden.
  • SoftMaker Office Professional 2016: Für 99,95 Euro enthält die Pro-Version obendrein eine integrierte Rechtschreibprüfung sowie mehrere Wörterbücher von Duden und Langenscheidt (Duden-Korrektor, Deutsches Universalwörterbuch, Großes Fremdwörterbuch, vier weitere Wörterbücher). Auch die Pro-Variante ist für die Nutzung auf drei PCs lizensiert.
  • SoftMaker Office Mobile: Die Gratis-Version für Android-Smartphones zeigt laut Hersteller alle Office-Dokumente so an, wie sie auf dem PC aussehen. Für die Pro-Variante Softmaker Office HD sind 22,99 Euro fällig – sie bietet den vollen Funktionsumfang der PC-Version auch auf größeren Android-Tablet-Displays.

 

Was Kaufinteressierte unbedingt wissen sollten: MS-Office-Add-ons und Makros werden nicht unterstützt. Wer darauf jedoch nicht angewiesen ist, erhält die wohl ausgereifteste Microsoft-Office-Alternative überhaupt – für einen relativ kleinen Preis.

 

Googles Online-Office-Alternative: Docs, Tabellen und Präsentationen

Jeder der ein Android-Gerät sein Eigen nennt oder Gmail nutzt, verfügt automatisch auch über ein Google-Konto. Und hat damit auch Zugriff auf Google Drive mit seinen fünf kostenlosen Office-Web-Anwendungen:

 

  • Google Docs – für Textverarbeitung (kompatibel mit Word-Dateien)
  • Google Tabellen – für Tabellenkalkulation (kompatibel mit Excel-Dateien)
  • Google Präsentationen – für das Erstellen von Präsentationsfolien (kompatibel mit PowerPoint-Dateien)
  • Google Formulare – für das Erstellen von Umfragen
  • Google Zeichnungen – für das Erstellen von Grafiken

 

Googles Office-Anwendungen werden nicht installiert, sondern online via Webbrowser abgerufen. Die Vorteile: Google Docs ist kostenlos, überall verfügbar und synchronisiert sich automatisiert. Die Dateien lagern in der Google-Cloud (jeder Konto-Inhaber verfügt über 15 Gigabyte kostenlosen Online-Speicherplatz) – sie lassen sich aber auch auf die Festplatte kopieren und offline bearbeiten.

Für Unternehmen bietet sich Google Drive for Work an. Für acht Euro pro Monat und Nutzer bietet es unbegrenzten Cloud-Speicher.

 

Thunderbird – der kostenlose Outlook-Ersatz

Mit Thunderbird kann Microsofts Outlook ersetzt werden. Das ist für alle Anwender interessant, die eine alternative Bürosoftware ohne Mailprogramm nutzen – oder eine Microsoft-Office-Version ohne Outlook.

Das bewährte E-Mail-Programm von Mozilla kostet nichts und bietet zahlreiche Funktionen: Die Freeware lässt sich – nach dem gleichen Prinzip wie Mozillas Webbrowser Firefox – mit Add-Ons beliebig ausbauen. So ermöglicht etwa die Kalender-Erweiterung Lightning das Erstellen, Verwalten und Teilen von Terminen.

Außerdem gestaltet sich die Einrichtung von Mail-Konten kinderleicht und schnell: Benötigte Serverdaten zum Empfangen und Senden von E-Mails (POP3, IMAP und SMTP) lädt Thunderbird eigenständig aus dem Netz.

 

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Warum Smartphones immer aufs Display fallen

Smartphones und gebutterte Toastbrote haben eins gemein: Wenn sie runterfallen, landen sie fast immer auf der ungünstigsten Seite. Beim Smartphone ist das die Seite mit dem empfindlichen Display, das durch den Sturz oft irreparabel beschädigt wird. Warum fallende Handys so ungünstig landen, hat nun ein britischer Physiker endgültig geklärt – er hatte vor einigen Jahren bereits das Toastbrot-Rätsel geknackt.

 

Motorola engagiert Ig-Nobelpreisträger

Im Jahr 1996 ging der satirische Ig-Nobelpreis, auch als Anti-Nobelpreis bezeichnet, an den Physiker Robert Matthews von der Aston University in Birmingham. Der Forscher erlangte damals für kurze Zeit Weltruhm, weil er mit umfangreichen Studien nachgewiesen hatte, dass Toastbrotscheiben einer ihr innewohnenden Tendenz unterliegen, auf die mit Butter bestrichene Seite zu fallen.

Und jetzt hat Matthews wieder zugeschlagen. Diesmal im Auftrag des Smartphone-Herstellers Motorola.

Wie kürzlich bekannt wurde, untersuchte der Physiker im Auftrag des Konzerns, warum Smartphones fast immer auf das empfindliche Display fallen. Seine Forschungen sollten die Entwicklung des sogenannten „ShutterShields“ unterstützen. Diese Technologie baut Motorola in einige seiner Mobilgeräte, um Sturzschäden zu vermeiden.

Denn das Problem ist real: Schätzungen zufolge geht alle zwei Sekunden irgendwo auf der Welt ein Smartphone-Display zu Bruch.

 

Smartphone und Toastbrote fallen ähnlich – besser nicht auffangen

Der Forscher aus Birmingham knackte das Rätsel: Wie beim gebutterten Toastbrot bestimmt demnach auch beim Smartphone die Rotation zu Beginn des Sturzes, mit welcher Seite es am Boden aufprallt.

Verantwortlich für die Landung auf dem Display ist eine schicksalhafte Drehung ganz zu Anfang, die dadurch ausgelöst wird, dass die meisten Menschen ihr Smartphone auf Brusthöhe und mit ihren Fingern direkt unter dem Geräteschwerpunkt halten.

Die Untersuchung stellte außerdem fest, dass Rettungsversuche oft kontraproduktiv sind. Wer das Smartphone einfach fallen lässt, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass es auf die robustere Rückseite fällt. Wer hingegen versucht, es irgendwie aufzufangen, erhöht die Wahrscheinlichkeit sogar noch, dass es aufs Display kracht.

In diesem Motorola-Spot erläutert Matthews seine Forschungsergebnisse – und wer weiß, vielleicht steht er 2016 ja wieder auf der Kandidatenliste für den Ig-Nobelpreis in Physik:

 

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Moto X Force – Clumsy Experiment from WS UK on Vimeo.

 

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Wunderschöne Wallpaper: Diese Designs machen Ihren PC-Desktop richtig schick

Machen Sie Ihren Augen eine Freude – und verschönern Sie jetzt Ihren PC-Desktop: Diese Wallpaper sind kostenlos, schick, ausgefallen, witzig, kunstvoll. In unserer Linkliste findet jeder Geschmack passende Fotografien und Grafiken, die den Blick auf den eigenen Büro-Bildschirm verändern werden.

Sie wissen nicht, wie sich der Desktophintergrund Ihres PCs ändern lässt? Ganz einfach: Laden Sie das gewünschte Bild auf die Festplatte herunter, öffnen Sie per Rechtsklick auf die Bilddatei das Kontextmenü und wählen Sie „Als Hintergrund festlegen“. Wer es ganz genau wissen will, schaut sich diese Anleitungen für Windows 7, Windows 8, Windows 10 und Mac OS X an.

Und jetzt geht’s los – mit einer Auswahl an stylischen Wallpaper-Sammlungen aus dem Netz…

 

Designer-Wallpaper kostenlos auf Simpledesktops.com

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Foto: simpledesktops.com (Screenshot)

Das Wallpaper-Projekt Simple Desktops stellt zahllose schicke Grafiken in einem betont minimalistischen Design bereit. Wobei sich Motive und Farbgebung deutlich unterscheiden können. Alle Wallpaper sind kostenlos und hochauflösend. Für Smartphones stehen sogar Wallpaper-Apps im Google Play Store (Android) und unter iTunes (Apple iOS) bereit.

Weitere Kostenlos-Wallpaper für Design-Liebhaber finden Sie beispielsweise unter:

Riesenauswahl an Gratis-Wallpaper unter download-free-wallpaper.com

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Foto: download-free-wallpaper.com (Screenshot)

Eine Riesensammlung kostenloser Wallpaper für den PC findet sich unter download-free-wallpaper.com: aberhunderte Fotos und Grafiken mit den verschiedensten Motiven aus unzähligen Kategorien wie „Water images“, „Technology images“, „Butterfly images“, „Cartoon wallpaper“ oder „dogs wallpapers“. Hier kann man sich beim Suchen regelrecht verlieren.

Andere Mega-Sammlungen dieser Art finden Sie auch unter:

wallpaperswide.com

interfacelift.com/wallpaper

wallpaperfx.com

oder über die Google Bildersuche.

Kostenlose Desktophintergründe auf microsoft.com

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Foto: microsoft.com (Screenshot)

Der Windows-Hersteller Microsoft bietet auf seinen deutschsprachigen Download-Seiten eine ganze Reihe kostenloser Desktophintergründe in verschiedenen Größen an. Bei fast allen handelt es sich um hochaufgelöste Fotografien.

Neben einer kurzen Anleitung zum Herunterladen stehen mehr als ein Dutzend Kategorien bereit – darunter etwa Autos, Tiere, Kunst, Wunder der Natur oder Feiertage und Jahreszeiten. Stöbern lohnt sich!

Urheber des Bildes: © Classic – Fotolia.com

Excel-Tabelle in Word einfügen und verknüpfen – so geht’s ruckzuck

Word und Excel stammen beide aus der Microsoft-Softwareschmiede – die Folge: Die beiden mächtigen Office-Tools sind darauf programmiert, miteinander zu kooperieren. Inhalte aus der Tabellenkalkulation lassen sich problemlos in die Textverarbeitung integrieren – und automatisiert synchronisieren. Hier eine Anleitung, wie Sie eine Excel-Tabelle nach Word kopieren.

 

Excel-Tabelle in Word einfügen – markieren, kopieren, einfügen, fertig

Wer eine Excel-Tabelle in Word einfügen möchte, muss sie in der Tabellenkalkulationssoftware auswählen, kopieren und anschließend im Word-Dokument einfügen.

Und das geht unter Excel und Word 2013 so (in den Versionen 2010 nur geringfügige Abweichungen):

  1. Zunächst die gewünschte Excel-Tabelle markieren – per gedrücktem linken Mausklick können die enthaltenen Felder ausgewählt werden.
  2. Dann per Rechtsklick auf die Auswahl das Kontextmenü öffnen und dort „Kopieren“ anklicken (alternativ funktioniert auch die Tastenkombination „Strg+C“).
  3. Jetzt das Word-Dokument öffnen und zunächst mit der linken Maustaste auf die Stelle klicken, wo die Excel-Tabelle eingefügt werden soll.
  4. Dort per Rechtsklick das Kontextmenü öffnen und per „Einfügeoptionen“ > „Ursprüngliche Formatierung beibehalten“ die Excel-Elemente einfügen (alternativ funktioniert auch die Tastenkombination „Strg+V“).

Fertig – jetzt wurde die Excel-Tabelle nach Word kopiert und kann in dem Schreibprogramm weiter bearbeitet werden.

Einziges Manko bei diesem Vorgehen: Werden Daten in der Quell-Tabelle von Excel geändert, ändert sich in der Word-Kopie nichts. Wer beide synchron halten möchte, muss die Excel-Tabelle anders in Word einfügen.

 

Excel-Tabelle in Word einfügen mit Verknüpfung

Wie lässt sich eine Excel-Tabelle mit einer Word-Tabelle verknüpfen? So, dass Änderungen in der Excel automatisiert auch in der Word-Tabelle übernommen werden?

Das geht folgendermaßen:

  1. Wie in obiger Anleitung beschrieben die Excel-Tabelle in Word einfügen – mit einem Unterschied: Wählen Sie unter „Einfügeoptionen“ im Kontextmenü „Verknüpfen und ursprüngliche Formatierung beibehalten“.
  2. Wenn die verknüpfte, ursprüngliche Excel-Tabelle nun geändert und gespeichert wird, werden die Änderungen automatisch auch in der Tabelle im Word-Dokument übernommen.

 

Allerdings: In Word lässt sich jetzt nur noch die Tabellengröße verändern – inhaltliches Bearbeiten geht nicht mehr. Doch nach einem Doppelklick auf die Tabelle öffnet sich wie von Geisterhand die verknüpfte Excel-Quelldatei und kann sodann nach Belieben editiert werden.

 

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Apples iPad Pro vs. Microsofts Surface Pro 4 – welcher Notebook-Ersatz ist besser?

Zwei neue 12-Zoll-Edel-Tablets mit Notebook-Funktion sorgen für Furore: Das iPad Pro von Apple und das Surface Pro 4 von Microsoft sind erschienen – und beide wenden sich vor allem an Business-Nutzer. Was sind die Unterschiede? Ein Fakten-Check.

 

Bildschirm – wer löst höher auf?

Was die pure Datenlage angeht, ähneln sich die Displays von iPad Pro und Surface Pro 4 stark: Das neue iPad misst 12,9 Zoll und löst mit 2.732 x 2.048 Pixeln auf. Der Surface-Bildschirm hat eine geringfügig kleinere Diagonale von 12,3 Zoll und bietet 2.736 x 1.824 Bildpunkte. Das iPad Pro setzt wie alle iPads auf das Seitenverhältnis 4:3, das Surface Pro 4 auf 3:2. Im Vergleich: Die meisten gängigen Tablets haben 16:9 bzw. 16:10. Das bedeutet, dass die Profi-Tablets über mehr Bildschirmfläche in der Höhe verfügen, was das produktive Arbeiten an Texten und Bildern erleichtert.

 

Gehäuse – wer ist dünner, leichter, kompakter?

Auch bei den Gehäuseabmessungen gibt es keine großen Unterschiede: Das iPad Pro fällt mit 6,9 Millimetern rund 1,5 Millimeter dünner aus als das Surface Pro 4 (8,45 Millimeter), wiegt allerdings nur geringfügig weniger (723 Gramm zu 786 Gramm). Das Surface Pro 4 (292,1 x 201,42 Millimeter) ist etwas kompakter als das iPad (305,7 x 220,6 Millimeter).

Die Optik ist naturgemäß Geschmackssache – wobei beide Geräte ein ansprechendes Design bieten.

 

Hardware – wer rechnet schneller?

In Microsofts Windows-Tablet rechnet echte PC-Technik: Verschieden starke Prozessoren aus Intels Skylake-Reihe (Core M, i5 oder i7) können je nach Kundenvorliebe ausgewählt werden. Auch beim RAM (4, 8 oder 16 GB) und Speicherplatz (mit Micro-SD-Slot und je nach Modell SSD bis zu 512 GB) stehen verschiedene Optionen zur Auswahl.

Im iPad Pro werkelt hingegen ein mobiler 64-bit-A9X-Prozessor. Zum Arbeitsspeicher schweigt Apple wie gewohnt, höchstwahrscheinlich stecken jedoch 4 GB drin. Speicherplatz gibt es entweder 32 oder 128 GB, eine Erweiterung per SD-Karte ist nicht möglich.

 

Betriebssystem, Zubehör, Preise – welches Ökosystem überzeugt?

Der wohl wichtigste Unterschied besteht im Software-Unterbau: Das Apple-Betriebssystem iOS ist eine geschlossene Plattform, die auf mobile Apps ausgerichtet ist und davon eine ganze Menge zu bieten hat. Microsofts Windows 10 hingegen ist offener, erlaubt die Installation normaler PC-Software und trumpft deshalb vor allem bei professioneller Nutzung auf.

Die Preise für die Geräte: Apples iPad Pro kostet – je nach Ausstattung – 899 bis 1179 Euro. Für Microsofts Surface Pro 4 sind zwischen 999 Euro und 2499 Euro fällig.

Richtig produktiv nutzbar werden beide Geräte jedoch erst durch Stift (die Vorteile haben wir hier zusammengefasst) und Tastatur-Dock (das die Edel-Tablets in Notebooks verwandelt). Bei Apple kostet beides extra (der Apple Pencil kostet 99 US-Dollar und das Smart Keyboard 169 US-Dollar). Bei Microsoft ist der Surface Pen bereits im Kaufpaket enthalten, separat erhältlich ist das Type Cover 4 (für rund 150 Euro).

 

Bildquelle: © Apple © Microsoft

Microsoft Office kaufen oder abonnieren – was lohnt sich für Selbstständige?

Wer als Freelancer oder Heimarbeiter Microsofts neues Office 2016 nutzen möchte, hat die Qual der Wahl: Sollte man die Büro-Software einmalig kaufen oder per Abo-Paket Office 365 mieten? Hier die Unterschiede im Überblick.

 

Die Kaufversion: Was kann Office Home & Business 2016?

Viele Anwender, die beruflich und privat mit Büroprogrammen arbeiten, erwägen den Kauf von Microsofts nagelneuem Office Home & Business 2016 (die Neuerungen von Office 2016 haben wir in diesem Artikel vorgestellt).

Die Kaufversion des aktuellen Büropakets wird auf DVD oder per Download angeboten. Sie wird ab knapp 220 Euro im Netz gehandelt und enthält alle bewährten Office-Programme: Word (Textverarbeitung), Excel (Tabellenkalkulation), PowerPoint (Präsentation), OneNote (Notizen) und Outlook (E-Mail).

Doch welche Funktionen und Möglichkeiten stecken in der Kaufversion Office Home & Business 2016?

Im Folgenden habe ich mal die wichtigsten Infos zusammengestellt, die Office-Arbeiter vor einem Kauf im Blick haben sollten:

  • Erworben wird eine Dauerlizenz – das Software-Paket Office Home & Business 2016 kann jahrelang verwendet werden, denn im Gegensatz zum Abo-Modell Office 365 baut Microsoft keine zeitliche Begrenzung ein.
  • Die Lizenz erlaubt die private und kommerzielle Nutzung auf einem PC – nicht möglich ist also die gleichzeitige Nutzung an mehreren Geräten (PCs, Notebooks oder Tablets), wie es die Abo-Modelle ermöglichen und auch vergangene Office-Varianten wie 2010 unterstützten.
  • Die Kaufversion wird ausschließlich mit Sicherheitspatches versorgt – am Funktionsumfang hingegen ändert sich nichts, denn neue Funktionen und Erweiterungen werden – im Gegensatz zum Abo-Modell Office 365 – nicht laufend per Updates nachgerüstet.
  • Steht nach einigen Jahren der Wechsel auf eine Office-Nachfolgeversion an, muss der Nutzer für ein Upgrade erneut eine Dauerlizenz erwerben – oder auf das Abo-Modell umsteigen.
  • Miterworben werden 15 Gigabyte Cloud-Speicherplatz in Microsofts Datenwolke OneDrive, die Office-Dateien auf allen verwendeten Geräten zugänglich macht und das Teilen der Dokumente mit anderen Nutzern erleichtert.
  • Ein bereits installiertes Office 2013 bleibt bestehen – auch nach der Installation der Kaufversion von Office 2016 kann die Vorgängerversion auf dem jeweiligen Computer genutzt werden.

Noch ein Preistipp für Office-Nutzer, die ohne Outlook auskommen: Die abgespeckte Kaufversion ohne E-Mail-Programm heißt Office Home and Student 2016 und ist online bereits ab 100 Euro erhältlich. Als alternatives Mail-Programm empfiehlt sich beispielsweise das kostenlose Mozilla Thunderbird.

 

Das Abo-Paket: Was spricht für Office 365?

Microsoft hat seine Abo-Pakete für private und kommerzielle Nutzer unter der Bezeichnung Office 365 gebündelt – sie enthalten die Programme Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook sowie zusätzlich noch Publisher und Skype.

Wir nehmen hier das Paket Office 365 Business Premium unter die Lupe (alle Pakete hier vergleichbar), da es Selbstständigen mit einem Preis für 10,50 Euro pro Monat und folgendem Funktionsumfang das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet:

 

  • Erworben wird ein einjähriges Nutzungsrecht für einen Benutzer – das Software-Paket Office 365 Business Premium wird online aktiviert, runtergeladen und kann zwölf Monate lang verwendet werden. Dann muss der Abonnent wieder für ein weiteres Jahr zahlen, um das Paket weiter nutzen zu können, denn das Abo verlängert sich – erfreulicherweise – nicht automatisch. Ohne Abo-Verlängerung wird in einen Read-Only-Modus gewechselt, der lediglich das Betrachten, nicht aber das weitere Bearbeiten von Office-Dokumenten erlaubt.
  • Die Office-365-Business-Premium-Lizenz erlaubt die zusätzliche Nutzung auf bis zu fünf PCs/Macs, fünf Smartphones und fünf Tablets (Android, iOS und Windows 10) – was die gleichzeitige Nutzung an sämtlichen Geräten ermöglicht.
  • Die Abo-Versionen von Word, Outlook, Excel und Co. versorgt Microsoft einerseits mit Sicherheitsupdates, andererseits aber auch laufend mit neuen Funktionen, sobald sie zur Verfügung stehen.
  • Miterworben werden laut Microsofts ein 1 Terabyte Cloud-Speicherplatz in Microsofts Datenwolke OneDrive, der nicht nur für Office-Dateien, sondern für sämtliche Dateien auf allen verwendeten Geräten genutzt werden kann. (Der unbegrenzte Speicherplatz, den Microsoft vor einiger Zeit großspurig versprochen hat, ist nun doch wieder ad acta gelegt worden. Dennoch: Abonnenten erhalten weiterhin erheblich mehr Gigabyte als Nutzer der Kaufversion – genau gesagt sind es gut 66 Mal so viel.)
  • Enthalten sind zudem ein 50-Gigabyte-E-Mail-Postfach inklusive Kalender und die Skype for Business-App, die HD-Videokonferenzen mit mehreren Teilnehmern ermöglicht.

 

Fazit: Wer Office auf mehr als nur einem Gerät nutzen möchte und den hohen Cloud-Speicherplatz zu nutzen weiß, ist mit dem Abo-Paket für 10,50 Euro pro Monat und Nutzer (auf das Jahr gerechnet knapp 126 Euro) besser beraten. Allein zwei Lizenzen für die Kaufversion würden bereits mehr als 400 Euro kosten – was mehr als drei Jahres-Abonnements entspricht.

Abschließend sei noch erwähnt: Natürlich gibt es auch brauchbare Alternativen zu Microsofts Office-Paketen, die noch dazu günstiger oder sogar kostenlos sind. Für wen sich die Rivalen SoftMaker Office, LibreOffice oder OpenOffice lohnen könnten, verraten wir in einem der nächsten Blog-Artikel.

Anmerkung: In einer früheren Version des Artikels war von Office 365 Home die Rede, das allerdings laut den aktuellen Microsoft-AGBs nicht „nicht für kommerzielle, gemeinnützige oder Einnahmen erwirtschaftende Aktivitäten“ verwendet werden darf.

 

 

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Podcasting in Unternehmen: Kundenbindung auf die persönliche Art

Seit rund 15 Jahren online verfügbar, sind Podcasts mittlerweile zum Massenmedium geworden. Nicht nur Privatanwender oder Musiker mischen mit, auch für Unternehmen eignen sich Audio- und Videopodcasts vorzüglich zu Marketing- und Werbezwecken, als Kontaktmöglichkeit zu Kunden oder zur internen Kommunikation mit Mitarbeitern. Mit diesen abonnierbaren Mediendateien können auch kleine Firmen, die kein großes Werbebudget haben, eine persönliche Bindung zu ihren Kunden auf- und ausbauen. Denn sie sind nicht schwer zu produzieren und erfordern keinen allzu großen Aufwand. Der so erstellte Content lässt sich auf der eigenen Website integrieren und über Social Media-Kanäle, iTunes oder YouTube weiterverbreiten. Ich möchte Ihnen heute einen Überblick darüber geben, was Sie vor und bei ihren ersten Aufnahmen beachten sollten.

Die Vorbereitung

Bevor Sie sich mit dem technischen Equipment und später mit der Podcast-Produktion beschäftigen, gilt es zuallererst, Themen zu finden: Was könnte Ihre Kunden interessieren, und welche Inhalte sind über einen Podcast vermittelbar? Wenn Sie mit Ihrer Zielgruppe per Blog, Facebook oder Kundenbefragungen bereits in gutem Kontakt stehen, können Sie deren Interessen oder offenen Fragen relativ einfach herausfinden. Haben Sie sich für ein Thema entschieden, sollten Sie sich wirklich dafür begeistern. Denn kaum etwas wirkt abschreckender als ein Sprecher, dem man anhört, dass er gelangweilt von einem Zettel abliest. Es kommt also nicht nur auf einen interessanten Inhalt an, sondern auch auf eine lebendige, mitreißende Sprechweise.

Wenn Ihr Unternehmen bereits über Inhalte verfügt, die sich für einen Podcast verwenden und neu aufbereiten lassen, sollten Sie diese auf jeden Fall nutzen. Als Formate eignen sich zum Beispiel Interviews, Kommentare, Diskussionen oder Mitschnitte vor Ort. Wenn Ihre Mitarbeiter spannende Vorträge halten, können Sie diese mitschneiden und als Podcast intern oder extern zur Verfügung stellen. Lange Vorträge sollten Sie in mehrere thematisch abgeschlossene Teile schneiden und nach und nach publizieren.

Die Länge eines Podcasts und die Häufigkeit einer Produktion sind davon abhängig, wie viel Zeit und Budget zur Verfügung stehen. Planen Sie insbesondere zu Beginn eine längere Aufnahme- und Bearbeitungszeit ein. Wollen Sie regelmäßig produzieren, lohnt es sich, im Voraus einen Plan für mehrere Sendungen und Skripte für die einzelnen Aufnahmen zu erstellen. Letztere sollten nicht zu sehr einengen und Raum für Spontanität bieten. Damit Zuhörer zu Abonnenten werden, dauerhaft dabei bleiben und den Podcast weiterverbreiten, sollte dieser den Hörern einen wirklichen Mehrwert bieten.

Und auch die Podcast-Produktion selbst kann einen Mehrwert bieten: Wenn Sie beispielsweise dabei fotografieren, können Sie für einen Blog oder die interne Kommunikation einen Making-Of-Artikel samt Bildern erstellen. So generieren Sie aus einer einzigen Produktion mehrfach Content.

Die Technik

Für die Produktion eines Podcasts benötigen Sie entsprechende Hard- und Software. Natürlich können Sie viel Geld in ein professionelles Studio-Equipment investieren, in der Regel reichen aber ein internetfähiger Rechner, ein Mikrofon und ein kostenfreies Aufnahmeprogramm vollkommen aus. Empfehlenswert sind zum Beispiel Audacity oder iPodder (jetzt Juice). Mit den Tools können Sie die Aufnahmen auch schneiden, Hintergrundgeräusche oder Patzer herausschneiden und Musikstücke einsetzen. Mac-Nutzer können für Ton und Musik das meist schon vorinstallierte Programm GarageBand verwenden. Wer Windows nutzt, erhält mit einer Google-Suche nach „royalty free music“ Anbieter, die lizenzfreie Musik günstig zum Download anbieten. Notwendig ist außerdem Speicherplatz im Web: Sie können die Dateien auf einem eigenen Server speichern oder Angebote wie podcaster.de oder podhost.de nutzen, die in der Basisversion kostenfrei sind.

Podcaster_Sreenshot

Podcast veröffentlichen und verbreiten

Am einfachsten lässt sich eine Episode mithilfe eines Blogs veröffentlichen, beispielsweise via WordPress. Sie können die Folge als neuen Eintrag posten und finden dort spezielle Layouts, so genannte „Themes“, für Podcaster. Bei jedem Post wird automatisch ein RSS (Really Simple Syndication)-Feed generiert. Dieser ist notwendig, um Ihren Podcast etwa via iTunes zu abonnieren. Wenn es an die Verbreitung geht, sollten Sie die Einführung und den Start aktiv kommunizieren; nicht nur im Newsbereich Ihrer Homepage, per Newsletter, im Blog und in den sozialen Netzwerken, sondern auch bei Ihren Mitarbeitern. Wie Sie mehr

Zuhörer für Ihren Podcast finden und die Reichweite steigern, hat die Karrierebibel sehr ausführlich zusammengetragen.

Nutzen Sie Podcasts in Ihrem Unternehmen? Wie kommt das Format bei Ihren Kunden an? Ich freue mich auf Ihr Feedback und weitere Tipps zum professionellen Podcasten.

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Anleitung: Word-Rechtschreibprüfung ausschalten – und wiederherstellen

Die Word Rechtschreibprüfung hilft Microsoft Office-Anwendern, den eigenen Text auf Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik zu überprüfen. Viele Microsoft Office-Nutzer möchten in bestimmten Situationen jedoch die Rechtschreib- und Grammatikprüfung ausschalten, etwa wenn zwei verschiedene Sprachen innerhalb eines Dokuments verwendet werden. Manchmal funktioniert die Rechtschreibprüfung aber auch nicht verlässlich und soll zur Text Kontrolle wiederhergestellt werden. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen.

 

So können Sie die Word-Rechtschreibprüfung ausschalten

Wer die Word-Rechtschreibprüfung deaktivieren möchte, muss sich durchs Menü navigieren – wir zeigen, wie es in Word 2013 funktioniert (unter Version 2010 und 2007 sind geringfügige Abweichungen möglich):

  1. Starten Sie Word.
  2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste zunächst auf den Reiter „Datei“.
  3. Dort auf der linken Seite unten auf „Optionen“.
  4. Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf der linken Seite auf „Dokumentenprüfung“, um zu Microsofts Word-Einstellungen für die automatische Rechtschreibprüfung zu gelangen.
  5. Die „Dokumentenprüfung“-Einstellungen sind in vier Bereiche unterteilt – um die Rechtschreibprüfung auszuschalten, klicken Sie auf „Bei der Rechtschreib- und Grammatik-Korrektur in Word“.
  6. Entfernen Sie die folgenden Häkchen vor den gewünschten Einträgen (etwa „Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen“, „Kontextbezogene Rechtschreibung verwenden“, „Grammatikfehler während der Eingabe markieren“ und „Grammatik zusammen mit Rechtschreibung überprüfen“. Das Häkchen vor „Lesbarkeitsstatistik anzeigen“ ist standardmäßig meist nicht gesetzt.
  7. Jetzt klicken Sie zum Bestätigen der getroffenen Einstellungen auf „OK“ – und die Word-Rechtschreibprüfung ist künftig in allen Dokumenten deaktiviert.

 

Dokumentprüfung

 

So reparieren Sie eine fehlerhafte Word-Rechtschreibprüfung

Manchmal wäre die Rechtschreibprüfung hilfreich, doch Microsoft Word streikt und zeigt keine Korrekturvorschläge an.

Dann sollten Sie auf Fehlersuche gehen – hier einige Lösungsvorschläge für häufige Probleme:

  • Prüfen Sie, ob in den „Dokumentenprüfung“-Einstellungen ein Häkchen vor „Rechtschreibung und Grammatik nicht überprüfen“ gesetzt wurde – wenn dort das Häkchen gesetzt wurde, ist die Word-Rechtschreibprüfung abgeschaltet.
  • Prüfen Sie, ob die aktuelle Sprache der Rechtschreibprüfung richtig eingestellt ist – die Englisch-Korrektur etwa kann mit deutschen Texten nichts anfangen.
  • Prüfen Sie, ob die Rechtschreibprüfung in mehreren Sprachen gleichzeitig durchgeführt wird – das kann dazu führen, dass Fehler nicht markiert werden.
  • Wenn Sie unbedingt zwei Sprachen aktivieren möchten, stellen Sie die häufiger verwendete Sprache in der Rechtschreibprüfung als Standard aus.

 

 

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Digitale Unterschrift in Outlook, Word und PDF einfügen – so geht‘s

Immer häufiger werden digitale Unterschriften in E-Mails, PDF- oder Word-Dokumenten benötigt. Wie werden sie schnell und professionell erstellt? Und welche Rechtsgültigkeit besitzen sie?

 

Digitale Unterschrift in Outlook erstellen

In Microsofts Mail-Programm Outlook lassen sich schnell und komfortabel digitale Unterschriften erstellen. Anschließend kann die professionelle Signatur in E-Mails, Word- oder PDF-Dokumente kopiert werden.

So gehen Sie in Outlook 2010 vor (unter 2013 geringfügige Abweichungen):

  • In Outlook eine neue Nachricht öffnen und in das Nachrichten-Textfeld klicken.
  • Jetzt den Menüpunkt „Freihandeingabe“ wählen (zu finden entweder in der Multifunktionsleiste unterhalb der Reiter „Nachricht, Einfügen, Optionen, Text formatieren“ oder nach manueller Aktivierung, indem per rechter Maustaste neben die Menüreiter geklickt wird und dann ein Häkchen bei „Multifunktionsleiste anzeigen“ gesetzt wird).
  • Jetzt in das neu geöffnete linierte Feld die eigene Unterschrift mit der Maus schreiben (wer einen Touchscreen nutzt, kann Stift oder Finger verwenden)

 

Digitale Unterschrift in PDF-Dokumente einfügen

PDF-Dokumente können Sie direkt per Maus, Finger oder Stylus digital unterschreiben.

Und so funktioniert‘s:

  • Das kostenlose PDF-Tool „PDF-XChange Viewer“ runterladen und installieren.
  • Das gewünschte PDF-Dokument mit dem installierten Tool öffnen.
  • Im PDF-XChange Viewer unter „Werkzeuge“ > „Anmerkungen“ > „Stift“ die Funktion „Palette mit Anmerkungsstilen zeigen“ auswählen.
  • Nach Vorliebe Farbe, Liniendicke sowie Deckkraft des Stifts einstellen.
  • Dann per Maus (auf Touchscreens per Stylus oder Finger) die eigene digitale Unterschrift in das Dokument schreiben.
  • Jetzt das unterschriebene PDF-Dokument speichern – unter „Datei“ > „Speichern unter“.

 

Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Eine auf Papier niedergeschriebene Unterschrift ist rechtsgültig – doch bei digitalen Unterschriften sieht es anders aus: Sobald die Unterschrift oder das unterschriebene Dokument durch Einscannen oder Fotografieren digitalisiert wird, erlischt die Rechtsgültigkeit.

Es gilt: Wenn ein Gesetz oder ein Vertragsbestandteil eine Unterschrift in Schriftform verlangt, sind digitale Unterschriften ungültig. Eine Ausnahme kann in der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur bestehen, die der Gesetzgeber in einigen Fällen als Ersatz für die handschriftliche Signatur anerkennt. Sie kann beispielsweise bei der Deutschen Post erstellt werden.

In der Praxis – etwa in Bewerbungen oder persönlichen Anschreiben – kann eine einfache digitale Unterschrift dennoch gewünscht und überaus hilfreich sein.

Weitere Tipps zu diesem Thema haben wir im Blog von office discount gefunden.

 

 

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Schritt für Schritt: So nutzen Sie Kalender auf PC und Smartphone

Termine eintragen, Teilnehmer einladen, Besprechungen zusagen: All das funktioniert heute reibungslos über die entsprechenden Kalenderfunktionen im elektronischen Terminplaner. Doch viele Arbeitnehmer wechseln vom PC zum Laptop, wenn sie unterwegs sind, oder zum Smartphone, wenn sie in der Besprechung sitzen. Auch auf diesen Geräten sollen alle Termine jederzeit greifbar sein.

 

Termine auf allen Plattformen synchronisieren

Umso mehr gilt dies für Selbstständige und Freiberufler. Die zuverlässige Synchronisation der Termine auf allen Plattformen ist für sie unverzichtbar. Denn sie können nicht auf eine IT-Abteilung zugreifen, die ihnen bei Problemen hilft. Sie können sich nicht auf freundliche Kollegen verlassen, die sie an das anstehende Meeting erinnern.

Die Entscheidung, welches Ihr führendes (oder einziges) Kalender-Programm ist, hängt sehr von der Ausstattung ab. Eingefleischte Apple-Nutzer synchronisieren ihren Mac mit dem iPhone über die Apple-Software und müssen vielleicht nur noch den Laptop fürs Wohnzimmer mit einer App versorgen.

Wer sich in der Windows-Welt bewegt, erreicht die Synchronisation für alle Geräte über Outlook. Doch was tun, wenn Sie sich weder ausschließlich in der Apple-Welt noch hauptsächlich im Windows-Universum bewegen?

 

Tipps für die gängigsten Synchronisationsprobleme mit dem Google-Kalender

Google stellt mit dem Google-Kalender ein bedienungsfreundliches Programm bereit, das über die Cloud synchronisiert und Schnittstellen zu fast allen Betriebssystemen bietet. Der plattformübergreifende Klassiker ist daher für viele Nutzer der Kalender der Wahl. Und so gehen Sie vor:

  • Die Synchronisation mit Android erfolgt über eine eigene Google-App (im Google Play Store als „Google Kalender“).
  • iOS- und Mac-Nutzer laden die Termine des Google-Kalenders in die Mac-eigenen Kalender. Dazu fügen sie in Kalender-Einstellungen einen Account „Google“ hinzu und bestimmen, wie oft Apple-Kalender und Google-Kalender synchronisiert werden sollen.
  • Etwas komplizierter ist die Synchronisation für Windows-Nutzer. Sie erfolgt über den Mozilla Thunderbird. Dazu müssen Sie die Erweiterung „Lightning“ installieren, sie fügt die Kalenderansicht hinzu. Zum Synchronisieren mit dem Google-Kalender wird ein weiteres Add-on benötigt: der „Provider für Google Calendar“. Dann aktivieren Sie Google als neuen Kalender. Alle Änderungen vom Desktop oder im Google-Kalender werden nun synchronisiert.
  • Ihren Outlook-Kalender können Sie nicht mehr über die Konfiguration mit dem Google-Kalender synchronisieren, Google hat das entsprechende Tool eingestellt. Daher ist der einfachste Weg (wenn man nicht Termine exportieren und importieren möchte) ein kostenloses Tool für die Synchronisation, zum Beispiel Outlook Google Calendar Sync.

 

Alternativen zum Google-Kalender

Wenn Sie nicht auf Google als Ihren Hauptkalender setzen, gibt es zahlreiche Alternativen: Ein kostenloser Kalender, der sich über eigene Apps gut mit iOS und Android synchronisieren lässt, ist der Sunrise Calendar. Leider ist die Oberfläche nur auf Englisch erhältlich. Weniger geeignet ist Sunrise allerdings für Windows-User.

Wer sich eher in der Mac-Umwelt bewegt, kann den Apple-eigenen iCal über das Cloud-Programm iCloud auch mit Android-Geräten synchronisieren. Kostenlose Varianten sind allerdings Mangelware, hier werden kostenpflichtige Apps empfohlen.

Der Termin-Abgleich des icloud-Kalenders mit den Windows-Programmen lässt sich in der Windows-10-Kalender-App konfigurieren: Fügen Sie einfach den icloud-Kalender als zusätzlichen Kalender hinzu. Dann geben Sie dem Windows-Kalender die Erlaubnis, auf die Informationen zuzugreifen –schon steht die Synchronisation.

Beachten Sie auf Ihrem Smartphone auch die Synchronisationseinstellungen. Eine ständige Synchronisation kann den Akku unnötig belasten – wählen Sie lieber ein Zeitintervall oder die Push-Einstellung. Dann werden die Termine direkt bei einer Änderung auf Ihrem Zweitgerät aktualisiert.

 

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Gewinnspiel HP

Wie funktioniert eigentlich ein Toner?

Er ist das Pendant zur Tintenpatrone: Der Toner. Wer einen Laserstrahldrucker zu Hause oder im Büro hat, nutzt ihn meist täglich. Doch wie funktioniert die Toner-Technik eigentlich und wo ist der Unterschied zur Tintenpatrone? Wir haben uns mal näher mit dem Toner beschäftigt.

Unterschied zur Tinte

Anders als Tintenpatronen enthält die Tonerkartusche keine Flüssigkeit, sondern ein sehr feines Pulver. Da die Pulverteilchen sehr klein sind, verhält sich das Pulver fast wie eine Flüssigkeit, so kann es beispielsweise fließen. Toner besteht aus Kunstharz, Pigmenten, magnetisierbaren Metalloxiden und Hilfsstoffen.

Durch die Laserstrahltechnik werden die Ausdrucke wasserfest, dies ist bei Tintendruckern nicht der Fall. Zudem kann mit einem Laserdrucker eine höhere Druckgeschwindigkeit erzielt werden. Toner kann im Gegensatz zu Druckerpatronen nicht austrocknen und Tonerkartuschen haben ein größeres Fassungsvermögen, so dass deutlich mehr Ausdrucke möglich sind.

So funktioniert’s

Etwas vereinfacht beschrieben funktioniert der Laserdruckprozess wie folgt: Der Laserdrucker lädt die im Drucker enthaltene Trommel elektrisch auf. Durch einen Spiegel umgelenkten Laserstrahl wird die statisch aufgeladene Trommel an den Stellen entladen, an denen kein Toner haften soll. So entsteht eine elektrische Abbildung des Dokuments. Mittels der Magnetwalze wird dann eine sehr dünne Schicht Tonerstaub auf die Trommel übertragen, der dann an den noch geladenen Stellen haften bleibt. Anschließend wird das Papier an der Trommel vorbeigeführt und die Tonerpartikel springen dank eines Transfer-Rollers, der von hinten gegen das Papier drückt, auf das Papier über.

Nun sorgt die Fixiereinheit dafür, dass der noch lose am Papier haftende Tonerstaub mit Hitze und Anpressdruck aufs Papier schmilzt. In der Reinigungsrolle werden Tonerpulverreste entfernt. Fertig ist der Druck.

JetIntelligence – Neue Toner-Technik von HP

Im Frühjahr 2015 stellte das Technologie-Unternehmen Hewlett Packard (HP) die neue Toner-Technik JetIntelligence vor. Diese basiert auf einer völlig neuen Toner-Mischung namens HP-ColorSphere-3, die einen niedrigeren Schmelzpunkt als der bisherige Toner haben soll. In Kombination mit den neuen Druckermodellen kann so schneller gedruckt und gleichzeitig weniger Energie verbraucht werden.

Ein neues Messverfahren soll außerdem zukünftig noch konkretere Aussagen über die verbleibende Reichweite der Tonerkartuschen ermöglichen, indem es die individuellen Druckgewohnheiten der einzelnen Anwender miteinberechnet.

Die neuen Modelle sind zudem kleiner und kompakter als die bisherigen. So eignet sich beispielsweise der Color LaserJet Pro M252 dank seiner geringen Größe auch gut für das Homeoffice. Er lässt sich außerdem für kleine Arbeitsgruppen mit bis zu fünf Nutzern verwenden.

Die Serien HP Color LaserJet Enterprise M552 und M553 sind hingegen für größere Arbeitsgruppen mit bis zu 15 Nutzern und 6000 gedruckten Seiten pro Monat konzipiert.

Ein interessantes Modell ist auch der HP Color LaserJet Pro MFP 277. Er verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug für bis zu 50 Blatt sowie eine Standard-Papierkassette mit einer Aufnahmefähigkeit von bis zu 150 Blatt. Neben Fax-, Kopier- und Scan-Funktion bietet er eine NFC-Unterstützung sowie einen Auto-Duplexer mit bis zu 11 Seiten pro Minute. Der Nutzer hat die Möglichkeit, Dokumente direkt in Ordner hinein, in Emails oder in Cloudspeicher zu scannen. Mittels AirPrint und ePrint kann man zudem direkt vom Smartphone oder Tablet drucken. Auch er eignet sich sehr gut für die Nutzung zu Hause oder in kleineren Büros. Die Variante Pro MFP 277dw verfügt neben einem Netzwerkanschluss zusätzlich über eine WLAN-Anbindung.

JetIntelligence Laserdrucker     JetIntelligence Laserdrucker

Seit November 2015 gibt es 9 verschiedene HP Modelle mit der JetIntelligence-Technologie auf dem Markt. Jedes Modell ist in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich, beispielsweise mit den Kennzeichnungen dn (netzwerkfähig), dx (netzwerkfähig und Wlan-fähig).

Fazit

Das Arbeiten wird mithilfe der neuen Drucktechnologie noch komfortabler. Und auch optisch geben die neuen JetIntelligence-Drucker ein gutes Bild im Büro ab!

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Excel: So fixieren Sie Zeilen und Spalten, um sich das Scrollen zu sparen

Alltäglich schlagen sich weltweit Millionen Büroarbeiter und Studenten mit ellenlangen Excel-Tabellen herum. Schnell verliert man in Microsofts Tabellenkalkulation die Übersicht – vor allem, wenn sich bestimmte Zeilen oder Spalten beim Scrollen nicht mitbewegen. Wie lassen sie sich fixieren, damit sie immer angezeigt werden?

 

Oberste Excel-Zeilen oder -Spalten fixieren

Enthält Ihre Tabelle Zeilen mit Überschriften oder Attributen? Dann sollten die Zeilen in Excel fixiert werden – das sorgt für eine erheblich bessere Übersichtlichkeit.

Je nach Excel-Version 2010 oder 2013 heißt die entsprechende Funktion „Fenster fixieren“ oder „Fenster einfrieren“ – doch das Vorgehen ist nahezu identisch:

  1. Im Menüreiter „Ansicht“ findet sich der Menüpunkt „Fenster fixieren“ (oder „Fenster einfrieren“).
  2. Wird er angeklickt, kann gewählt werden, ob die oberste Spalte oder oberste Zeile fixiert wird.
  3. Nach einem Klick auf die gewünschte Auswahl ist die Fixierung aktiviert.

 

Mehrere Excel-Zeilen oder -Spalten fixieren

Wer gleich mehrere Spalten fixieren möchte, muss zunächst mit dem Cursor die jeweilige Spalte vor oder nach der zu fixierenden Spalten markieren.

Wer beispielsweise die beiden ersten Spaltenüberschriften A und B fixieren möchte, geht folgendermaßen vor:

  1. Auswählen der Spalte C (die direkt nach den zu fixierenden Spalten A und B liegt).
  2. Dann den Punkt „Fenster fixieren“ im gleichnamigen Menü „Fenster fixieren“ auswählen.
  3. Jetzt sind die Spalten A und B fixiert  – und beim Scrollen dauerhaft sichtbar.

Bei Zeilen folgt die Vorgehensweise dem gleichen Prinzip: Wird die Zeile 6 markiert, werden die Zeilen 1 bis 5 fixiert.

 

Bestimmte Excel-Zeilen und -Spalten fixieren

Möchten Sie gleichzeitig die Zeilen 1 bis 5 sowie die Spalten A und B fixieren? Kein Problem – so wird es gemacht:

  1. Erst per Mausklick das Excel-Feld C6 markieren.
  2. Dann auf „Fenster fixieren“ klicken – schon sind die Zeilen 1 bis 5 sowie die Spalten A und B fixiert.

 

Fixierung wieder rückgängig machen

Wer aktivierte Fixierungen von Zeilen und Spalten rückgängig machen möchte, geht so vor:

  1. Unter dem Menüreiter „Ansicht“ aus „Fenster fixieren“ klicken.
  2. Dort auf „Fixierung aufheben“ klicken (erscheint dort anstelle von „Fenster fixieren“).
  3. Nun sind sämtliche Fixierungen deaktiviert.

 

 

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Screenshots machen und verschönern – So geht‘s am Windows-Rechner

Screenshots haben viele Vorteile: Durch sie werden Präsentationen anschaulicher, Feedback und Fehlerdokumentationen werden konkreter und Bilder, die sich nicht anders ablegen lassen, können so einfach gespeichert werden. Einen Screenshot zu erstellen ist für Windows-Nutzer kein Hexenwerk – per Tastenkombi oder „Snipping Tool“ ist das Bildschirmfoto schnell erstellt und leicht bearbeitet. Hier ein paar Praxistipps.

 

Screenshot per Tastenkombination erstellen

Ohne ein spezielles Programm zu benutzen, lassen sich bei Windows Screenshots mit Tastenkombination erstellen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Screenshot des gesamten Bildschirms erstellen: Taste Druck
  • Screenshot des aktuellen Fensters: Tasten Alt und Druck

Welche Art von Screenshot auch erstellt wird: Windows speichert das Bild in der Zwischenablage. Mit der Tastenkombination Strg + V lässt sich der Screenshot dann in verschiedene Programme einfügen, zum Beispiel direkt in das Word-Dokument oder die Power Point-Präsentation.

Dort sind dann auch weitere Bearbeitungen möglich: Zuschnitt, Rahmen, Färbungen und weitere Effekte stehen zur Verfügung. Mit etwas Geschick lassen sich im Zeichenprogramm Paint auch noch Pfeile oder Kringel hinzufügen, bevor man das Bild abspeichert.

Tipp: Auf einigen Tastaturen heißt die Druck-Taste auch „druck s-abf“ oder „prt sc“.

 

Screenshots mit dem „Snipping Tool“

Das in Windows enthaltene „Snipping Tool“ ist eine weitere komfortable Möglichkeit, Screenshots zu erstellen und zu speichern. Denn damit lässt sich das Bildschirmfoto auch gleich bearbeiten. Das mit mehr Funktionen ausgestattete „Snipping Tool Plus“ kann gratis auf „Chip.de“ als Freeware oder über andere sichere Quellen installiert werden.

Und so gelingt der Screenshot mit dem „Snipping Tool“:

  1. In dem zunächst kleinen Fenster auf „Neu“ klicken.
  2. Es legt sich eine Art Schleier über den gesamten Bildschirm. Mit dem Auswahlkreuz bei gedrückter Maustaste den Bildausschnitt auswählen, der später im Screenshot zu sehen sein soll.
  3. Maustaste an der gewünschten Stelle wieder loslassen. Der ausgewählte Bereich öffnet sich im Arbeitsbereich des „Snipping Tools“ als Bild.
  4. Hier lässt sich der Screenshot je nach Wunsch (ob jpeg-, png- oder ein anderes Format) nun als Datei abspeichern, in die Zwischenablage kopieren, per E-Mail versenden oder bearbeiten. Dafür hält das Tool verschiedene Stift-Werkzeuge bereit.

Tipp: Beim „Snipping Tool“ für Windows 10 lässt sich eine Verzögerung einstellen. Dann erscheint das Auswahlkreuz für die Screenshot-Erstellung erst nach der Sekundenanzahl, die man ausgewählt hat.

 

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Android, aber sicher! Security Apps für Ihr Smartphone

Googles Android ist das am weitesten verbreitete Mobilbetriebssystem – das macht es zum beliebten Angriffsziel. 1,2 Millionen Schädlinge prasselten 2014 auf Android-Handys und-Smartphones in Deutschland ein, so das Fachmagazin „Computerbild“. Und die Bedrohungslage hat sich nicht gebessert, ein guter Virenschutz ist daher für Smartphones mit Google-OS Pflicht. Doch ein Virenscanner ist nicht die einzige Security-App, die Sie auf Ihrem Androiden gebrauchen können.

Niemals ohne: Android-Handys brauchen einen Virenschutz

Was für Windows-Computer gilt, gilt ebenso für Android-Smartphones: Wer ohne Virenschutzprogramm im Internet unterwegs ist, lebt gefährlich. Und das erst recht, wenn man sein Handy auch beruflich nutzt und sensible Daten darauf gespeichert hat. Ein Virenscanner muss her – doch welcher? Es gibt zahllose Antiviren-Apps, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige. Ob ein Gratis-Wächter ausreicht oder nicht, da scheiden sich die Geister, auch die der Experten. „Computerbild“ hat jüngst Sicherheits-Apps für Android getestet und sich dabei auf Kauf-Programme beschränkt. Grund: „Alle großen Hersteller von PC-Sicherheits-Software bieten zwar auch Gratis-Apps; diese verzichten aber auf wichtige Funktionen wie Phishing- und Diebstahlschutz“, wie das Fachmagazin im Testbericht schreibt.

Am besten schnitt im Test die App Kaspersky Internet Security for Android ab, die in den Disziplinen Abwehr von Viren und Phishing-Attacken sowie Orten und Sperren bei Geräteverlust überzeugte. Beim Schutz von sensiblen, auf dem Smartphone gespeicherten Daten patzte die App allerdings, hier muss der Hersteller laut den Testern „nachbessern“. Dennoch langte es zum Gesamtsieg. Testsieger Kaspersky bietet übrigens – ebenso wie andere Security-Anbieter – auch spezielle Business-Lösungen an, die eine einheitliche Schutzumgebung für PCs/Mac-Computer und Android-Smartphones biete. Infos gibt’s hier.

Link zur Kaspersky-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.kms.free

Dateien durch Verschlüsselung schützen

Wer sensible Daten auf seinem Gerät abgelegt hat, kann sie per Verschlüsselung vor fremden Blicken schützen. Das klappt auch mit Android-Bordmitteln – doch wenn man die Verschlüsselung wieder aufheben möchte, etwa weil sie das Handy ausbremst, muss man das Smartphone auf Werkseinstellungen zurücksetzen. Dabei gehen alle auf dem Gerät gespeicherten Daten verloren. Eine Alternative zur Verschlüsselung per Android ist die englischsprachige Gratis-App File Locker. Sie funktioniert im Prinzip wie ein Datei-Manager und erlaubt es, ausgewählte Dateien zu verschlüsseln.

Link zur File-Locker-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mwgo.filelocker&hl=de

Passwort-Tresor fürs Smartphone

Viele User benutzen aus Bequemlichkeit ein und dasselbe Passwort für verschiedene Onlinedienste, wovon Sicherheitsexperten dringend abraten. Damit man bei vielen verschiedenen Kennwörtern nicht den Überblick verliert, gibt es Passwort-Verwaltungen wie die kostenlose App KeePass Droid. Die Kennwörter werden in einem Datentresor verschlüsselt abgelegt, der mit einem Master-Passwort geschützt ist. So muss man sich nur ein Passwort merken.

Link zur KeePass Droid-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.android.keepass&hl=de

Neugierigen Apps einen Riegel vorschieben

War Ihnen auch schon mal etwas mulmig zumute angesichts der ganzen fragwürdigen Berechtigungen, die manche Apps vor der Installation für sich beanspruchen? Mit der App SRT AppGuard können Sie installierten Apps die Berechtigungen entziehen, die Original-App wird dabei modifiziert und durch speziellen Programm-Code ersetzt. Dazu wird die App zunächst deinstalliert und dann durch die veränderte Version ersetzt. Da dieses Prozedere den Richtlinien von Googles App-Store Google Play widerspricht, ist SRT AppGuard dort auch nicht erhältlich. Sie lässt sich als sogenannte APK-Datei von der Seite des Herstellers herunterladen. Mit der Gratis-Version können maximal vier Apps überwachen.

Link zur SRT AppGuard-App:

http://www.srt-appguard.com/

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Content Klau

Was tun bei Content-Diebstahl?

Nicht nur in Doktorarbeiten wird abgeschrieben, auch im Internet ist Content-Diebstahl ein großes Thema: Immer wieder werden Blogtexte, Artikel oder Website-Inhalte per Hand und copy/paste oder maschinell, automatisiert und unverändert übernommen. Dass Texte, Grafiken oder Fotos öffentlich im Internet verfügbar sind, bedeutet nicht automatisch, dass sie kopiert und ungefragt genutzt werden dürfen. Erlaubt ist nur, Inhalte in eigenen Worten wiederzugeben oder kleine Ausschnitte zu zitieren. Rechtlich gesehen müssen aber bereits dann die Quelle und der Urheber genannt werden, um nicht gegen das Urheberrecht zu verstoßen und eine Abmahnung zu riskieren. Wie aber lässt sich Textklau überhaupt entdecken? Wer sich nicht die Mühe machen möchte, ganze Textpassagen in Anführungszeichen bei Google einzugeben und zu suchen, kann auf mehrere Onlinetools zurückgreifen.

Grundsätzlich gilt: Um den Contentklau auch nach einer Löschung nachweisen zu können, sollten Sie entweder Screenshots Ihrer Seite erstellen oder eine lokale Kopie der kompletten Website auf Ihrer Festplatte abspeichern. Dafür gibt es zum Beispiel Tools wie HTTrack.

 

Copyscape

Die Handhabung des insbesondere von Bloggern häufig genutzten Tools Copyscape ist denkbar simpel: Tragen Sie einfach die URL der Website ein, die Sie prüfen möchten, und Copyscape sucht nach möglichen Plagiaten. Gefundene Seiten mit geklauten Inhalten werden übersichtlich aufgelistet. Das Tool erkennt sogar Websites, die nur kleine Textteile kopiert haben. Copyscape gibt es als kostenlose Basisversion und in einer Premiumvariante mit erweiterten Funktionen, bei der jede Suchanfrage 5 Cent kostet. Die Nutzung der kostenlosen Variante ist in der Regel ausreichend, kann aber relativ zeitaufwändig werden, wenn es etwa um eine Website mit vielen Unterseiten geht. Hier empfiehlt sich die Premiumversion, mit der sich 10.000 Seiten gleichzeitig überprüfen lassen. Außerdem sucht die kostenpflichtige Variante im Internet täglich nach Kopien einer registrierten Website und sendet dem Seitenbetreiber bei jedem Fund eine Benachrichtigung.

 

Screenshot_Copyscape
Quelle: http://www.copyscape.com/

 

PlagAware

Den Dienst PlagAware gibt es in mehreren Abo-Varianten. Der Unterschied besteht lediglich in den Scancredits, das heißt der Anzahl der Seiten, die sich pro Monat scannen lassen. Beim kostenlosen FREE-Modell sind es 30 monatlich, in der LIGHT-Variante für 2,99 Euro 180 pro Monat, STANDARD für 7,49 Euro ermöglicht den Scan von monatlich 530 Seiten und die PREMIUM-Variante für 14,99 Euro 1.530 Seiten. In allen Tarifmodellen lassen sich Webseiten automatisiert auf Content-Diebstahl überwachen und verfolgen. PlagAware stellt Website-Betreibern außerdem Funktionen und Hilfsmittel zur Verfügung, um die Löschung kopierter Inhalte zu erwirken. Seiten mit wahrscheinlichem Contentklau werden unter „Potenzielle Plagiate“ aufgelistet. In einer Detailansicht erhält der Nutzer eine grafische Darstellung der übereinstimmenden Inhalte und einen Screenshot der Seite, die des Content-Diebstahls verdächtigt wird. Mit dem FREE-Account lässt sich der Dienst kostenlos und unverbindlich testen.

 

Screenshot_PlagAware
Bildquelle: http://www.plagaware.de/

 

PlagiatCheck

Die kostenlose Web-App eignet sich zur Überprüfung eigener Arbeiten und ermöglicht es, Dokumente nach eventuell vorhandenen Quellen im Internet zu durchsuchen. Texter oder Autoren können mit ihr aber auch nach nicht frei gegebenen und / oder nicht honorierten Veröffentlichungen suchen. Laden Sie dazu einfach einen Text als Dokument bei PlagiatCheck hoch oder kopieren Sie ihn direkt in das Textfeld. Mit Klick auf „Analyse starten“ werden Ihnen − nach Relevanz sortiert − alle Webseiten mit textlichen Übereinstimmungen angezeigt. Alternativ lässt sich auch ein Word-Dokument mit maximal 300 KB Größe hochladen.

 

Plagiarism Finder

Mit dem Tool lassen sich Dokumente von bis zu 1.000 Seiten Umfang auf Individualität prüfen. In der Demoversion stehen pro Text 1.500 Zeichen zur Verfügung. Der Plagiarism Finder erlaubt den Import von Dateien in den Formaten DOC, PDF, HTML sowie TXT und findet unter anderem auch englischsprachige Plagiate. Die „Version für einen Arbeitsplatz“ kostet 149 Euro und ist per CD-ROM oder Download mit einer Seriennummer erhältlich. Die „Version auf USB-Stick“ für 299 Euro muss nicht aktiviert werden und ist für mehrere Windows-PC beziehungsweise für mehrere Personen konzipiert. Das Tool ist insbesondere für elektronisch vorliegende Hausarbeiten, Klausuren oder Diplomarbeiten gemacht, eignet sich aber auch bei von Dienstleistern angelieferten Texten.

Können Sie Erfahrungen zu den vorgestellten Tools beisteuern? Oder gibt es andere Tools, mit denen Sie nach Content Klau Ausschau halten? Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Tipps.

 

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Office 2016: 10 neue Funktionen in Microsofts neuestem Büropaket

Microsoft Office 2016 für Einzelnutzer startet im September 2015, Unternehmen können ihre neuen Volumenpakete im Oktober installieren. Wir haben das Office-Paket unter die Lupe genommen: Die große Revolution bleibt aus. Microsoft setzt auf Evolution, modernisiert die Klassiker Excel, Word, Powerpoint und Outlook behutsam und integriert die Büro-Suite mit dem Internet und verschiedenen Endgeräten.

Dies sind die wesentlichen neuen Features der Office-Suite:

 

Bessere Cloud-Anbindung

Mit Office 2016 werden alle Dokumente automatisch im Netz gespeichert, und zwar auf Microsofts Cloud-Speicher OneDrive.

 

Universal-Apps

Anwender können Word Mobile, Excel Mobile und Powerpoint Mobile für ihre mobilen Endgeräte herunterladen. Diese Universal Apps laufen unter Windows 10 auf dem Desktop und unter Windows 10 Mobile auf Smartphones und Tablets. Die Programmfunktionen stehen in den Apps nicht im vollen Umfang zur Verfügung, reichen für den durchschnittlichen Gebrauch aber aus.

 

Office-Assistent

Ein Suchfeld in zentraler Position mit direktem Draht zu Hilfethemen. Diese dezente Unterstützung hat nichts mit „Clippy“ aus früheren Office-Zeiten zu tun – der neue Assistent hilft tatsächlich, sich in den zahllosen Funktionen zurechtzufinden.

 

Word-Bilder

Internet-Bilder lassen sich ohne Zwischenspeicherung in Dokumente einbinden, und eine Orientierung dreht das Bild in die richtige Position.

 

Word-Übersetzung

Das Add-on Bing-Translator übersetzt Texte fast in Echtzeit in eine andere Sprache.

 

Outlook-Aufräumfunktion

Im E-Mail-Programm hilft „Clutter“, den Posteingang aufzuräumen; das Anhängen von Dokumenten wird spürbar erleichtert.

 

Theme-Gestaltung

Microsoft führt Farbmuster („Themes“) ein, mit denen sich Excel, Word und Powerpoint farblich unterscheiden.

 

Websuche

Eine intelligente Websuche ist direkt in Word, Excel und Powerpoint integriert.

 

Office mobile

Die Office-Programme lassen sich auf mobilen Geräten besser steuern. Über die Universal-Apps ist die Steuerung mit dem Finger oder mit einem Stift präziser als zuvor.

 

Excel-Neuerungen für Profis

Trendberechnungen und Zeitreihenanalysen sind in neuen Funktionen zusammengefasst und gelingen mit wenigen Klicks.

Insgesamt ist der Klassiker der Bürosoftware verbessert und geglättet, ohne dass die Nutzer sich in ihrer täglichen Arbeit zu sehr umgewöhnen müssten. Eher bringt das neue Paket echte Erleichterungen und Effizienzgewinne: Die Zusammenarbeit im Team fällt leichter, die Vernetzung mit dem Internet wird zum Standard. Noch dazu arbeiten alle Programme schneller als je zuvor.

 

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Den Kunden immer im Blick: CRM-Lösungen speziell für den Mac

Ein erfolgreiches Kundenmanagement ist in großen Unternehmen ohne ein eigenes Customer-Relationship-Management-System heutzutage kaum noch denkbar. Aber auch Selbständige und kleine Unternehmen stehen irgendwann vor der Frage, wie sie die Informationen verwalten, die bei der Kundenansprache und Kundenbindung anfallen. Denn je professioneller das CRM aufgestellt ist, desto zielgerichteter können Marketing, Kommunikation und Vertrieb ihre Kunden ansprechen.

Einzelunternehmer mit nur vier oder fünf Kunden können diese problemlos auch ohne CRM-System im Blick behalten und managen. Bei 50 Kunden und einem stetig wachsenden Kundenstamm sieht das aber schon anders aus. Mittlerweile gibt es zahlreiche Lösungen, die speziell auf die Anforderungen von Freelancern oder kleinen Teams zugeschnitten sind – nicht nur für Windows, sondern auch für Mac. Vier CRM-Tools für den Mac, die vor allem für kleine Agenturen oder Kreativarbeiter geeignet sind, habe ich mir mal genauer angesehen.

 

Daylite: teuer, aber sehr umfangreich

Das CRM-System für Mac, iPhone und iPad ist weitaus mehr als ein erweitertes Adressbuch. Daylite verknüpft wichtige Aspekte des Arbeitsprozesses wie Projekte, Termine, Aufgaben, Kontakte und Notizen miteinander, ergänzt um diverse Reporting-Funktionen. Die neue Version Daylite 5 bietet mit der Ansicht der Daten, genannt Insight View, mehr Überblick über laufende und vergangene Aktivitäten als ihr Vorgänger. Dabei werden Tätigkeiten, Zeiten, Personen etc. so aufbereitet, dass Auswertungen und Charts nur durch Bewegen des Mauszeigers angezeigt werden. Die Insight View-Funktion soll dem Nutzer neue Einsichten in seine Tätigkeiten ermöglichen und so bessere Entscheidungsgrundlagen bieten. Durch die integrierte Erweiterung für Apple Mail lassen sich E-Mails automatisch im CRM speichern. Das Programm kostet im Download pro Nutzer 299,95 Euro und lässt sich vorher 30 Tage lang kostenfrei testen. Bei mehr als zwei Usern gibt es einen Mengenrabatt. Alternativ gibt es eine Abo-Lösung ab 39 Euro pro Nutzer und Monat.

 

Daylite

 

Inbot: aus Berlin für die Hosentasche

Inbot ist ein CRM-System, das von einem jungen Gründerteam aus der Hauptstadt speziell für die Nutzung auf iPhone und iPad konzipiert wurde. Die App ist besonders gut geeignet für Vertriebler, die ihre Daten unterwegs bearbeiten wollen. Mit Hilfe angeschlossener Schnittstellen lassen sich Kundeninformationen unter anderem aus Dropbox, Microsoft Exchange, Google+, Facebook oder LinkedIn in einer einzigen App zusammenführen und in Echtzeit überwachen. Für Einzelpersonen ist Inbot kostenlos, Teams zahlen 50 Euro im Monat und erhalten dafür zusätzliche Funktionen wie etwa Reportings.

 

meinCRM: individuell anpassbar

Das CRM-Tool ist als Einplatz- und Mehrplatz-Lösung für bis zu drei gleichzeitige Nutzer kostenlos und insbesondere für kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe, Vereine oder Privatpersonen geeignet. Die Einrichtung von meinCRM erfolgt einfach und intuitiv über einen mitgelieferten Installer. Das Tool bietet Funktionen für das Management von Adressen und Kontakten, die Angebotsverwaltung, Rechnungen und Mahnungen sowie ein Kampagnen- und Verteilermanagement. Dazu kommen unter anderem Serien-E-Mail und Serien-Brief, eine OpenOffice-Integration für Briefe und Auswertungen, ein Dubletten-Check, ein Aufgaben- und Terminmanagement sowie ein Selektionstool, mit dem Nutzer Zielgruppen für ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten auswählen können. Mit dem kostenlos mitgelieferten ADITO Designer lassen sich individuelle Anpassungen von Eingabefenstern und Formularen leicht selbst vornehmen.

 

gFM-Business free: optimiert für Mac und iPad

Das kostenlose CRM-, Faktura- und Warenwirtschaftssystem für Mac OS X, Windows und Apple iPad ist gut geeignet für Freiberufler und Existenzgründer, die beginnen möchten, ihre Unternehmensdaten strukturiert zu verwalten. gFM-Business free bietet eine Kunden- und Adressverwaltung, Korrespondenz- und Artikelverwaltung sowie eine Faktura für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Die Software unterstützt mehr als 30 Währungen, Bankverbindungen werden automatisch mit BIC/IBAN angereichert. Das Programm hat einen Eingabe-Assistenten sowie integrierte Datenbanken unter anderem für Postleitzahlen und Orte, Vornamen und Anreden. Öffnet man gFM-Business unter FileMaker Go auf einem iPad, steht die Anwendung mit optimierten Layouts zur Verfügung. Alle auf einem Desktop-System eingerichteten Benutzerrechte gelten auch bei der Benutzung mit einem iPad.

 

Können Sie weitere Customer Relationship Management-Systeme speziell für den Mac empfehlen? Wie immer freue ich mich auf Ihre Tipps.

 

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Alles perfekt festgehalten: Notiz Apps für iPhone und Android

Zu den kleinen Tools, die mein Gedächtnis entlasten und mir damit ebenso den Arbeits- wie den privaten Alltag erheblich erleichtern, gehören Notizblock Apps. Im Gegensatz zu Apps mit To do-Listen beschränkt sich ihr Funktionsumfang nicht auf das Anlegen und Verwalten von Aufgaben. Vielmehr können sie Geistesblitze, Merkzettel, Einkaufs- oder Bücherlisten, Lesezeichen, Fotos und viele weitere Dateien sichern und teilweise sogar Sprachmemos aufnehmen. Per Cloud werden die Daten auf einem Online-Server gespeichert und lassen sich von Smartphone, PC, Laptop oder Tablet abrufen. Vor mehr als vier Jahren habe ich bereits OneNote und Evernote als die beiden am häufigsten verwendeten Programme im Vergleich gegenübergestellt. Heute möchte ich Ihnen drei weitere Notizblock Apps präsentieren.

Google Notizen

Der kostenlose Google Notizdienst Keep, hierzulande als Google Notizen bekannt, ist eine schlichte App ohne Schnickschnack für simple Notizen und Listen. Farbenfroh, aber minimalistisch gehalten, können Sie die Notizen zur besseren Übersicht farbig markieren, mit Labels versehen und gruppieren. Außerdem kann man einzelne Notizen für andere Nutzer freigeben. Die App bietet neben Aufgabenlisten Funktionen wie Schlagworte sowie eine Unterstützung für Fotos und Audiodateien. Texte lassen sich auf Wunsch diktieren; die Suchfunktion berücksichtigt auch Text in Fotos.

Praktisch sind vor allem die ortsbezogenen Erinnerungen, die nicht nur an einen bestimmten Zeitpunkt, sondern auch an einen bestimmten Ort geknüpft sind. Vergessen Sie zum Beispiel immer wieder, nach der Arbeit Milch aus dem Supermarkt mitzubringen, können Sie sich vor Ort daran erinnern lassen. Erledigte Einträge werden durchgestrichen dargestellt, Icons in der Taskleiste erinnern an die aktuell ausstehenden Termine. Außerdem lässt sich jeder Notiz ein Titelbild hinzufügen. Bis vor wenigen Wochen nur für Android und im Browser verfügbar, gibt es Google Notizen nun auch als iOS-App für iPhone und iPad.

Screenshot Google Keep

Memonic

Die noch relativ neue Notizzettel App Memonic für Smartphone und Tablet ist gleichzeitig ein Web Clipper, mit dem sich Notizen erstellen sowie Webinhalte und Webseiten speichern lassen, um sie später zu lesen. Mit der kostenlosen App für iPhone und iPad sowie Android können Sie schnell Notizen schreiben und verwalten. Nach dem Start von Memonic werden Sie zuerst um eine Neuanmeldung mit Eingabe Ihrer Zugangsdaten gebeten. Diese werden benötigt, um die gespeicherten Daten mit dem Onlineserver des Dienstes zu synchronisieren und anschließend auf jedem gewünschten Gerät zur Verfügung zu stellen. Die App lässt sich aber auch ohne Synchronisation − dann allerdings nur auf einem Gerät − nutzen. Sämtliche Notizen können Sie auch offline bearbeiten.

Auf einer gut strukturierten Übersichtsseite lassen sich neue Notizen erstellen, Fotos aufnehmen, neue Ordner anlegen oder Personengruppen verwalten. Memos in Textform oder Fotos können mit Tags versehen und in verschiedenen Gruppen und Ordnern gespeichert werden, um sie thematisch zu ordnen. Im Einstellungsmenü können Sie unter anderem Synchronisationseinstellungen vornehmen und die maximale Fotogröße verändern. Außerdem können Sie für 22 Euro jährlich zusätzlichen Speicherplatz für eine unbegrenzte Anzahl von Notizen und Gruppen kaufen.

Extensive Notes – Notepad

Einen besonders großen Funktionsumfang bietet Extensive Notes – Notepad. Mit der vollwertigen, digitalen Notizblock App lassen sich bequem Notizen und To-Do-Listen anlegen sowie mit Dateianhängen, Tags oder Barcodes versehen. Sämtliche Notizen werden online gesichert und lassen sich über soziale Netzwerke mit Freunden oder Kollegen teilen. Notepad bietet nicht nur ein Schreibprogramm mit gängigen Funktionen wie das Einfügen von Bildern oder einer Textformatierung, sondern diverse nützliche Features. So gehören zum Beispiel ein Taschenrechner, ein Passwortgenerator, diverse Währungs- und Einheitenrechner sowie erstaunlicherweise auch ein BMI-Rechner zum Funktionsumfang.

Leider nur für Android gibt es die App in einer kostenlosen Version sowie als Extensive Notes Pro – Notepad für 2,19 Euro. Die kostenlose Variante halte ich allerdings für vollkommen ausreichend.

Mit welcher Notizbuch App arbeiten Sie? Ich freue mich auf weitere Tipps und Empfehlungen.

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iPad Pro: 4 Gründe, warum Apple ausgerechnet jetzt ein Stift-Tablet für Business-Nutzer bringt

Zum Arbeiten war das iPad bislang nur eingeschränkt zu empfehlen, im Freizeitbereich dafür ein Hit. Das neue iPad Pro ist mit seinem brillanten, hochauflösenden Retina Display noch besser für Filme und Spiele geeignet, hat es doch eine deutlich größere Bildschirmfläche als die Vorgänger: stolze 12,9 Zoll (knapp 33 Zentimeter) Bildschirmdiagonale.

Doch mit seinem neuen Riesen hat Apple nun auch verstärkt Business-Anwender im Blick. Das Unternehmen hat einige Funktionen in Angriff genommen, die bisher das Arbeiten mit dem iPad mühselig gemacht haben. Lesen Sie hier vier Argumente, warum das iPad Pro fürs Büro taugt!

 

1. iPad Pro inklusive MS Office steigert die Produktivität

Dazu zählt aus meiner Sicht vor allem die Produktivität. Auf der größeren Fläche des iPad Pro kann ich jetzt auch dank iOS 9 mehrere Apps gleichzeitig nutzen. Allerdings ist noch unklar, wie viele Apps bis zum Verkaufsstart im November angepasst werden und dann auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Beruhigend für Businesskunden: Das gesamte Office-Paket mit Excel, Word, Outlook und Powerpoint läuft auf dem iPad Pro. Auf ein eigenes Dateiensystem müssen Anwender allerdings verzichten.

 

2. Das iPad Pro rechnet in rasanter Geschwindigkeit

Die Leistungsfähigkeit jedenfalls stimmt für die Arbeit im Büro. Der Prozessor (A9X-Chip) ist deutlich schneller und reicht an die meisten neuen Laptops heran. Die Grafikleistung hat sich verdoppelt. Ein Nachteil für die berufliche Nutzung könnte allerdings die Speicherkapazität sein (maximal 128 GB), und das Fehlen von gängigen Anschlüssen wie USB.

 

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3. Das iPad Pro unterstützt einen Stylus für alle Kreativ-Arbeiten

Ein großes Plus für das iPad Pro als Arbeitsgerät ist der neue Bedienstift. Interessanterweise hatte Apple den Bedienstift bislang immer abgelehnt – Steve Jobs hat sich bei einer Präsentation im Jahr 2007 sogar darüber lustig gemacht. Jetzt macht der Pencil aus dem iPad ein leistungsstarkes Grafik-Tablet. Er reagiert sensibel auf Druck und Stiftneigung und ist damit ideal für kreative Arbeiten. Aber auch gängige Bürosoftware lässt sich so endlich produktiv nutzen.

 

4. Das iPad Pro bietet ein optionales Smart Keyboard für Text-Arbeiten

Hinzu kommt eine intelligente Tastaturlösung: Das Smart Keyboard ist ins Smart Cover integriert, ist daher sehr dünn, dennoch komfortabel genug, um auch längere Texte zu schreiben. Die Datenübertragung und die Stromversorgung erfolgen über einen neuen Smart Connector.

 

Urheber des Bildes: © Apple Inc