Ratgeber Aktenvernichter

Kennen Sie das auch? Man hat eine Kreditkartenabrechnung, einen Probedruck oder alte Kontoauszüge und fragt sich, wie man die Dokumente am besten entsorgt. Einfach in den Mülleimer? Zerreißen? Oder gibt es sogar gesetzliche Vorgaben, wie vertrauliche Informationen entsorgt werden müssen? Auf diese und weitere Fragen gehe ich in meinem heutigen Artikel ein.

Wer muss Daten fachgerecht vernichten?

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass jedes Unternehmen oder auch jeder Freelancer, der vertrauliche, personenbezogene oder sensible Informationen verarbeitet, eine datenschutzgerechte Vernichtung der Daten und die Entsorgung der Datenträger sicherstellen muss. Das bedeutet, dass die Unterlagen oder auch Speichermedien so vernichtet werden müssen, dass die Wiederherstellung der Daten so gut wie unmöglich ist.

Wo gibt es überall vertrauliche Daten?

Während bis vor einigen Jahrzehnten alle Daten auf Papier gedruckt waren, sind die Speicherorte heutzutage vielfältiger geworden. Neben dem klassischen Papier sind elektronische Speichermedien wie CDs, Speicherkarten, Festplatten und auch USB-Sticks wichtig geworden. Auch hier muss eine richtige Datenvernichtung gewährleistet werden. Glücklicherweise können viele Aktenvernichter heutzutage auch CDs und andere Speichermedien zerstören.

Wie können die Daten vernichtet werden?

Um die Daten zu vernichten, gibt es zwei klassische, sichere Wege. Größere Unternehmen engagieren meist Betriebe, die sich auf die Datenvernichtung spezialisiert haben. Dort werden dann die sensiblen Dokumente in speziellen Kisten gesammelt und dann in regelmäßigen Abständen abgeholt und vernichtet.

Kleine Unternehmen greifen gerne auf den klassischen Aktenvernichter zurück, die mittlerweile meistens auch CDs etc. shreddern können. Welcher Weg für Sie der richtige ist, liegt an der Menge der Daten, die bei Ihnen regelmäßig zur Vernichtung anfallen und an der Höhe der Kosten, die für die Datenvernichtung durch externe Anbieter anfallen.

Welche Schnitttechniken gibt es?

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Sorten von Aktenvernichtern, die sich meist in der Schnitttechnik und der Sicherheitsstufe unterscheiden. Als grobe Übersicht unterscheidet man zwischen dem Streifenschnitt und dem Partikelschnitt.

Beim Streifenschnitt wird das Papier auf ganzer Länge in gleichgroße Streifen geschnitten. Da die Wiederherstellung der Daten mit größerem Aufwand möglich ist, empfiehlt sich für besonders sensible Daten, wie sie zum Beispiel in Arztpraxen oder Anwaltskanzleien anfallen, eher der Partikelschnitt. Hierbei werden die Papiere sowohl horizontal als auch vertikal zerschnitten. Dies nennt man auch Cross-Cut oder Kreuzschnitt. Neben der sichereren Vernichtung der Daten ist ein weiterer Vorteil, dass das Volumen des geshredderten Papierabfalls sich reduziert.

Was besagt die Sicherheitsstufe eines Aktenvernichters?

Die Sicherheitsstufe steht für die Größe der Materialteilchenfläche, die nach dem Vernichten entsteht. Je nach Datensensibilität muss man die richtige Sicherheitsstufe wählen und darauf auch beim Kauf des Aktenvernichters achten. Insgesamt gibt es sieben Stufen, die für Daten empfohlen werden. Bestenfalls schauen Sie, welche Daten bei Ihnen in der höchsten Sicherheitsstufe anfallen und wählen danach den passenden Aktenvernichter aus.

Welche Sicherheitsstufen gibt es?

Sicherheitsstufe 1: Für allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht werden soll, z.B. Kataloge.

Sicherheitsstufe 2: Empfohlen für interne Unterlagen, wie Probedrucke.

Sicherheitsstufe 3: Für vertrauliche Papiere mit personenbezogenen Informationen.

Sicherheitsstufe 4: Diese Sicherheitsstufe sollte für geheimes Schriftgut oder besonders sensible und vertrauliche Daten genutzt werden, z.B. in einer Arztpraxis.

Sicherheitsstufe 5: Empfehlenswert für Datenträger mit geheim zuhaltenden Informationen, die außergewöhnlich hohe Sicherheitsanforderungen haben, als Beispiel in Regierungsstellen oder in der Forschung.

Sicherheitsstufe 6: Für die Vernichtung strengst geheimer Dokumente.

Sicherheitsstufe 7: In dieser Sicherheitsstufe können geheimdienstliche Unterlagen vernichtet werden, da die Reproduktion der Daten nach dem Stand von Wissenschaft und Technik unmöglich ist.

Worauf sollte man beim Kauf eines Aktenvernichters noch achten?

Um den passenden Aktenvernichter zu finden, sollten Sie auch darauf achten, wo das Gerät eingesetzt wird, wie viel vernichtet wird und auf welchem Material sich die zu vernichtenden Daten befinden. Ich empfehle Ihnen hier den Einsatz des OTTO Office Aktenvernichter-Finders. Dort können Sie mit wenigen Klicks das richtige Gerät finden.

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