Anleitung: Word-Rechtschreibprüfung ausschalten – und wiederherstellen

Die Word Rechtschreibprüfung hilft Microsoft Office-Anwendern, den eigenen Text auf Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik zu überprüfen. Viele Microsoft Office-Nutzer möchten in bestimmten Situationen jedoch die Rechtschreib- und Grammatikprüfung ausschalten, etwa wenn zwei verschiedene Sprachen innerhalb eines Dokuments verwendet werden. Manchmal funktioniert die Rechtschreibprüfung aber auch nicht verlässlich und soll zur Text Kontrolle wiederhergestellt werden. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen.

 

So können Sie die Word-Rechtschreibprüfung ausschalten

Wer die Word-Rechtschreibprüfung deaktivieren möchte, muss sich durchs Menü navigieren – wir zeigen, wie es in Word 2013 funktioniert (unter Version 2010 und 2007 sind geringfügige Abweichungen möglich):

  1. Starten Sie Word.
  2. Klicken Sie in der oberen Menüleiste zunächst auf den Reiter „Datei“.
  3. Dort auf der linken Seite unten auf „Optionen“.
  4. Im neu geöffneten Fenster klicken Sie auf der linken Seite auf „Dokumentenprüfung“, um zu Microsofts Word-Einstellungen für die automatische Rechtschreibprüfung zu gelangen.
  5. Die „Dokumentenprüfung“-Einstellungen sind in vier Bereiche unterteilt – um die Rechtschreibprüfung auszuschalten, klicken Sie auf „Bei der Rechtschreib- und Grammatik-Korrektur in Word“.
  6. Entfernen Sie die folgenden Häkchen vor den gewünschten Einträgen (etwa „Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen“, „Kontextbezogene Rechtschreibung verwenden“, „Grammatikfehler während der Eingabe markieren“ und „Grammatik zusammen mit Rechtschreibung überprüfen“. Das Häkchen vor „Lesbarkeitsstatistik anzeigen“ ist standardmäßig meist nicht gesetzt.
  7. Jetzt klicken Sie zum Bestätigen der getroffenen Einstellungen auf „OK“ – und die Word-Rechtschreibprüfung ist künftig in allen Dokumenten deaktiviert.

 

Dokumentprüfung

 

So reparieren Sie eine fehlerhafte Word-Rechtschreibprüfung

Manchmal wäre die Rechtschreibprüfung hilfreich, doch Microsoft Word streikt und zeigt keine Korrekturvorschläge an.

Dann sollten Sie auf Fehlersuche gehen – hier einige Lösungsvorschläge für häufige Probleme:

  • Prüfen Sie, ob in den „Dokumentenprüfung“-Einstellungen ein Häkchen vor „Rechtschreibung und Grammatik nicht überprüfen“ gesetzt wurde – wenn dort das Häkchen gesetzt wurde, ist die Word-Rechtschreibprüfung abgeschaltet.
  • Prüfen Sie, ob die aktuelle Sprache der Rechtschreibprüfung richtig eingestellt ist – die Englisch-Korrektur etwa kann mit deutschen Texten nichts anfangen.
  • Prüfen Sie, ob die Rechtschreibprüfung in mehreren Sprachen gleichzeitig durchgeführt wird – das kann dazu führen, dass Fehler nicht markiert werden.
  • Wenn Sie unbedingt zwei Sprachen aktivieren möchten, stellen Sie die häufiger verwendete Sprache in der Rechtschreibprüfung als Standard aus.

 

 

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Digitale Unterschrift in Outlook, Word und PDF einfügen – so geht‘s

Immer häufiger werden digitale Unterschriften in E-Mails, PDF- oder Word-Dokumenten benötigt. Wie werden sie schnell und professionell erstellt? Und welche Rechtsgültigkeit besitzen sie?

 

Digitale Unterschrift in Outlook erstellen

In Microsofts Mail-Programm Outlook lassen sich schnell und komfortabel digitale Unterschriften erstellen. Anschließend kann die professionelle Signatur in E-Mails, Word- oder PDF-Dokumente kopiert werden.

So gehen Sie in Outlook 2010 vor (unter 2013 geringfügige Abweichungen):

  • In Outlook eine neue Nachricht öffnen und in das Nachrichten-Textfeld klicken.
  • Jetzt den Menüpunkt „Freihandeingabe“ wählen (zu finden entweder in der Multifunktionsleiste unterhalb der Reiter „Nachricht, Einfügen, Optionen, Text formatieren“ oder nach manueller Aktivierung, indem per rechter Maustaste neben die Menüreiter geklickt wird und dann ein Häkchen bei „Multifunktionsleiste anzeigen“ gesetzt wird).
  • Jetzt in das neu geöffnete linierte Feld die eigene Unterschrift mit der Maus schreiben (wer einen Touchscreen nutzt, kann Stift oder Finger verwenden)

 

Digitale Unterschrift in PDF-Dokumente einfügen

PDF-Dokumente können Sie direkt per Maus, Finger oder Stylus digital unterschreiben.

Und so funktioniert‘s:

  • Das kostenlose PDF-Tool „PDF-XChange Viewer“ runterladen und installieren.
  • Das gewünschte PDF-Dokument mit dem installierten Tool öffnen.
  • Im PDF-XChange Viewer unter „Werkzeuge“ > „Anmerkungen“ > „Stift“ die Funktion „Palette mit Anmerkungsstilen zeigen“ auswählen.
  • Nach Vorliebe Farbe, Liniendicke sowie Deckkraft des Stifts einstellen.
  • Dann per Maus (auf Touchscreens per Stylus oder Finger) die eigene digitale Unterschrift in das Dokument schreiben.
  • Jetzt das unterschriebene PDF-Dokument speichern – unter „Datei“ > „Speichern unter“.

 

Ist die digitale Unterschrift rechtsgültig?

Eine auf Papier niedergeschriebene Unterschrift ist rechtsgültig – doch bei digitalen Unterschriften sieht es anders aus: Sobald die Unterschrift oder das unterschriebene Dokument durch Einscannen oder Fotografieren digitalisiert wird, erlischt die Rechtsgültigkeit.

Es gilt: Wenn ein Gesetz oder ein Vertragsbestandteil eine Unterschrift in Schriftform verlangt, sind digitale Unterschriften ungültig. Eine Ausnahme kann in der sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur bestehen, die der Gesetzgeber in einigen Fällen als Ersatz für die handschriftliche Signatur anerkennt. Sie kann beispielsweise bei der Deutschen Post erstellt werden.

In der Praxis – etwa in Bewerbungen oder persönlichen Anschreiben – kann eine einfache digitale Unterschrift dennoch gewünscht und überaus hilfreich sein.

Weitere Tipps zu diesem Thema haben wir im Blog von office discount gefunden.

 

 

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Umfragen im Handumdrehen: Wie gut kennen Sie Ihre Kunden?

Fragen kostet ja nichts − insbesondere wenn es um Kunden und deren Bedürfnisse geht. Wer sich darauf verlässt, seine Zielgruppe genau zu kennen, riskiert im schlimmsten Fall seine Unternehmens-Existenz. Denn Kunden, deren Bedürfnissen und Wünsche ignoriert werden, wenden sich einem anderen Anbieter zu und sind so schnell nicht wieder einzufangen. Um Käufer besser kennenzulernen, gibt es online diverse Umfragetools, die neben dem reinen Erkenntnisgewinn zusätzliche Vorteile bringen. So lassen sich die gewonnenen Ergebnisse nicht nur nutzen, um das eigene Angebot zu optimieren, sondern auch in der Pressearbeit, Social Media-Kommunikation oder direkten Kundengesprächen anwenden.

Bevor ich Ihnen vier Umfragetools vorstelle, zwei Hinweise: Mit den meisten zahlungspflichtigen Tools lassen sich Umfragen in einem eigenen Layout gestalten. Kostenfreie Programme bieten diese Möglichkeit meist nicht an, sondern enthalten manchmal sogar Werbung. Umfragedaten werden oft auf den Servern der Anbieter gespeichert. Erheben Sie also schützenwerte bzw. sensible Daten, sollten Sie ein Umfragetool auf dem eigenen Server installieren und sich auch mit Datensicherheit und Datenschutz auseinandersetzen.

 

SurveyMonkey

Der weltweit führende Anbieter für Umfragen ist SurveyMonkey. Die App kann mit einem sehr übersichtlichen Menü und einer leicht verständlichen Benutzerführung punkten. Innerhalb kürzester Zeit können Sie eine Befragung mit sechs bis zehn Fragen erstellen: Titel geben, Art der Frage auswählen, die Frage und mehrere Antwortmöglichkeiten eintragen, fertig. Die Befragung lässt sich per E-Mail versenden, bei Twitter oder Facebook posten oder per SMS als Link verschicken. Basis-Nutzer erhalten einen umfangreichen Katalog an Webinaren, Artikeln und Hilfestellungen; zahlende Kunden können zusätzliche Funktionen und einen verbesserten Support nutzen. Für die Auswertung der Ergebnisse bietet SurveyMonkey einfache Statistiken und Grafiken, die an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können. Mit der kostenlosen Basis-Version können Sie jährlich zehn Befragungen mit insgesamt 100 Antwortmöglichkeiten starten. Die drei kostenpflichtigen Versionen gehen bei 35 Euro monatlich los.

 

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LimeSurvey

Die kostenlose, einfache und selbsterklärende OpenSource‐Software‐Lösung LimeSurvey lässt sich auf dem eigenen Server installieren und bietet dadurch besonderen Schutz für sensible Umfragedaten. Weitere Vorteile sind die Individualisierungsmöglichkeiten und die Funktionsvielfalt des Tools. Umfragen können personalisiert, die Ergebnisse als CSV- oder Excel-Datei exportiert werden. Die Auswertungen lassen sich mit Diagrammen darstellen. Die Lösung bietet mehr als 30 verschiedene Fragetypen an, u.a. Matrix-, Skalenfragen, Single- oder Multiple Choice, Abfragen für numerische Eingaben und offene Fragen für Freitexte. Umfragen können mit offenem oder geschlossenem Benutzerkreis durchgeführt werden. Nutzer haben außerdem die Möglichkeit, Bedingungen für Fragen zu definieren, die auf früheren Antworten basieren. LimeSurvey scheint das Lieblings-Umfragetool von Hochschulen zu sein, deshalb hat die Universität Hamburg ein Erste-Schritte-Handbuch erstellt, das bei der Erstellung Ihrer ersten Umfrage helfen kann.

 

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Umfrage online

Das Tool ermöglicht Anwendern die schnelle und einfache Erstellung eines individuellen Fragebogens für Marktforschungen oder Mitarbeiterbefragungen − mit beliebig vielen Fragen für beliebig viele Teilnehmer. Die Umfrage lässt sich per E-Mail oder durch die Einbindung auf Websites, Blogs oder Social Media-Seiten publizieren. Bei Umfrage online können Sie zwischen diversen Arten von Fragen wählen: Es sind offene, halboffene und geschlossene Fragen möglich, die bewertet und priorisiert werden können. Mit einer integrierten Vorschaufunktion können Sie letzte Änderungen und Korrekturen durchführen. Startet ein Anwender die Umfrage per Mausklick, erhält er einen persönlichen Umfragelink. Der Ersteller der Umfrage hat jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand, denn die Auswertung sämtlicher Daten und die Anzeige in Form von Diagrammen erfolgen in Echtzeit. Die Basisversion ist für einen Monat kostenlos; die werbefreie Variante „Personal“ für professionelle Umfragen mit kurzer bis mittlerer Laufzeit kostet 35 Euro je monatlicher Umfrage. Flatrate-Angebote für Unternehmen, die beliebig viele Befragungen durchführen möchten, gehen bei einem Preis von 499 Euro los.

 

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Google Drive Formulare

Die Umfrage-Plattform von Google führt den Anwender Schritt für Schritt von der Erstellung eines Fragebogens über die Veröffentlichung bis zur Auswertung der erfassten Daten. Google Drive Formulare ist kostenlos und bietet diverse Design, Gestaltungsmöglichkeiten der Fragen und eine Speicherung der Antworten in Tabellen. Fragen können Sie in zufälliger Reihenfolge zusammenstellen, Bilder und YouTube-Videos hinzufügen und Abhängigkeitsbeziehungen zwischen einzelnen Fragen herstellen. Fragebögen lassen sich per Mail versenden oder via Link in externe Webseiten einbinden.
Haben Sie Erfahrungen mit den vorgestellten Umfragetools gemacht, oder arbeiten Sie mit anderen Anwendungen? Ich freue mich auf Ihr Feedback und weitere Tipps.

 

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Schritt für Schritt: So nutzen Sie Kalender auf PC und Smartphone

Termine eintragen, Teilnehmer einladen, Besprechungen zusagen: All das funktioniert heute reibungslos über die entsprechenden Kalenderfunktionen im elektronischen Terminplaner. Doch viele Arbeitnehmer wechseln vom PC zum Laptop, wenn sie unterwegs sind, oder zum Smartphone, wenn sie in der Besprechung sitzen. Auch auf diesen Geräten sollen alle Termine jederzeit greifbar sein.

 

Termine auf allen Plattformen synchronisieren

Umso mehr gilt dies für Selbstständige und Freiberufler. Die zuverlässige Synchronisation der Termine auf allen Plattformen ist für sie unverzichtbar. Denn sie können nicht auf eine IT-Abteilung zugreifen, die ihnen bei Problemen hilft. Sie können sich nicht auf freundliche Kollegen verlassen, die sie an das anstehende Meeting erinnern.

Die Entscheidung, welches Ihr führendes (oder einziges) Kalender-Programm ist, hängt sehr von der Ausstattung ab. Eingefleischte Apple-Nutzer synchronisieren ihren Mac mit dem iPhone über die Apple-Software und müssen vielleicht nur noch den Laptop fürs Wohnzimmer mit einer App versorgen.

Wer sich in der Windows-Welt bewegt, erreicht die Synchronisation für alle Geräte über Outlook. Doch was tun, wenn Sie sich weder ausschließlich in der Apple-Welt noch hauptsächlich im Windows-Universum bewegen?

 

Tipps für die gängigsten Synchronisationsprobleme mit dem Google-Kalender

Google stellt mit dem Google-Kalender ein bedienungsfreundliches Programm bereit, das über die Cloud synchronisiert und Schnittstellen zu fast allen Betriebssystemen bietet. Der plattformübergreifende Klassiker ist daher für viele Nutzer der Kalender der Wahl. Und so gehen Sie vor:

  • Die Synchronisation mit Android erfolgt über eine eigene Google-App (im Google Play Store als „Google Kalender“).
  • iOS- und Mac-Nutzer laden die Termine des Google-Kalenders in die Mac-eigenen Kalender. Dazu fügen sie in Kalender-Einstellungen einen Account „Google“ hinzu und bestimmen, wie oft Apple-Kalender und Google-Kalender synchronisiert werden sollen.
  • Etwas komplizierter ist die Synchronisation für Windows-Nutzer. Sie erfolgt über den Mozilla Thunderbird. Dazu müssen Sie die Erweiterung „Lightning“ installieren, sie fügt die Kalenderansicht hinzu. Zum Synchronisieren mit dem Google-Kalender wird ein weiteres Add-on benötigt: der „Provider für Google Calendar“. Dann aktivieren Sie Google als neuen Kalender. Alle Änderungen vom Desktop oder im Google-Kalender werden nun synchronisiert.
  • Ihren Outlook-Kalender können Sie nicht mehr über die Konfiguration mit dem Google-Kalender synchronisieren, Google hat das entsprechende Tool eingestellt. Daher ist der einfachste Weg (wenn man nicht Termine exportieren und importieren möchte) ein kostenloses Tool für die Synchronisation, zum Beispiel Outlook Google Calendar Sync.

 

Alternativen zum Google-Kalender

Wenn Sie nicht auf Google als Ihren Hauptkalender setzen, gibt es zahlreiche Alternativen: Ein kostenloser Kalender, der sich über eigene Apps gut mit iOS und Android synchronisieren lässt, ist der Sunrise Calendar. Leider ist die Oberfläche nur auf Englisch erhältlich. Weniger geeignet ist Sunrise allerdings für Windows-User.

Wer sich eher in der Mac-Umwelt bewegt, kann den Apple-eigenen iCal über das Cloud-Programm iCloud auch mit Android-Geräten synchronisieren. Kostenlose Varianten sind allerdings Mangelware, hier werden kostenpflichtige Apps empfohlen.

Der Termin-Abgleich des icloud-Kalenders mit den Windows-Programmen lässt sich in der Windows-10-Kalender-App konfigurieren: Fügen Sie einfach den icloud-Kalender als zusätzlichen Kalender hinzu. Dann geben Sie dem Windows-Kalender die Erlaubnis, auf die Informationen zuzugreifen –schon steht die Synchronisation.

Beachten Sie auf Ihrem Smartphone auch die Synchronisationseinstellungen. Eine ständige Synchronisation kann den Akku unnötig belasten – wählen Sie lieber ein Zeitintervall oder die Push-Einstellung. Dann werden die Termine direkt bei einer Änderung auf Ihrem Zweitgerät aktualisiert.

 

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Gewinnspiel HP

Wie funktioniert eigentlich ein Toner?

Er ist das Pendant zur Tintenpatrone: Der Toner. Wer einen Laserstrahldrucker zu Hause oder im Büro hat, nutzt ihn meist täglich. Doch wie funktioniert die Toner-Technik eigentlich und wo ist der Unterschied zur Tintenpatrone? Wir haben uns mal näher mit dem Toner beschäftigt.

Unterschied zur Tinte

Anders als Tintenpatronen enthält die Tonerkartusche keine Flüssigkeit, sondern ein sehr feines Pulver. Da die Pulverteilchen sehr klein sind, verhält sich das Pulver fast wie eine Flüssigkeit, so kann es beispielsweise fließen. Toner besteht aus Kunstharz, Pigmenten, magnetisierbaren Metalloxiden und Hilfsstoffen.

Durch die Laserstrahltechnik werden die Ausdrucke wasserfest, dies ist bei Tintendruckern nicht der Fall. Zudem kann mit einem Laserdrucker eine höhere Druckgeschwindigkeit erzielt werden. Toner kann im Gegensatz zu Druckerpatronen nicht austrocknen und Tonerkartuschen haben ein größeres Fassungsvermögen, so dass deutlich mehr Ausdrucke möglich sind.

So funktioniert’s

Etwas vereinfacht beschrieben funktioniert der Laserdruckprozess wie folgt: Der Laserdrucker lädt die im Drucker enthaltene Trommel elektrisch auf. Durch einen Spiegel umgelenkten Laserstrahl wird die statisch aufgeladene Trommel an den Stellen entladen, an denen kein Toner haften soll. So entsteht eine elektrische Abbildung des Dokuments. Mittels der Magnetwalze wird dann eine sehr dünne Schicht Tonerstaub auf die Trommel übertragen, der dann an den noch geladenen Stellen haften bleibt. Anschließend wird das Papier an der Trommel vorbeigeführt und die Tonerpartikel springen dank eines Transfer-Rollers, der von hinten gegen das Papier drückt, auf das Papier über.

Nun sorgt die Fixiereinheit dafür, dass der noch lose am Papier haftende Tonerstaub mit Hitze und Anpressdruck aufs Papier schmilzt. In der Reinigungsrolle werden Tonerpulverreste entfernt. Fertig ist der Druck.

JetIntelligence – Neue Toner-Technik von HP

Im Frühjahr 2015 stellte das Technologie-Unternehmen Hewlett Packard (HP) die neue Toner-Technik JetIntelligence vor. Diese basiert auf einer völlig neuen Toner-Mischung namens HP-ColorSphere-3, die einen niedrigeren Schmelzpunkt als der bisherige Toner haben soll. In Kombination mit den neuen Druckermodellen kann so schneller gedruckt und gleichzeitig weniger Energie verbraucht werden.

Ein neues Messverfahren soll außerdem zukünftig noch konkretere Aussagen über die verbleibende Reichweite der Tonerkartuschen ermöglichen, indem es die individuellen Druckgewohnheiten der einzelnen Anwender miteinberechnet.

Die neuen Modelle sind zudem kleiner und kompakter als die bisherigen. So eignet sich beispielsweise der Color LaserJet Pro M252 dank seiner geringen Größe auch gut für das Homeoffice. Er lässt sich außerdem für kleine Arbeitsgruppen mit bis zu fünf Nutzern verwenden.

Die Serien HP Color LaserJet Enterprise M552 und M553 sind hingegen für größere Arbeitsgruppen mit bis zu 15 Nutzern und 6000 gedruckten Seiten pro Monat konzipiert.

Ein interessantes Modell ist auch der HP Color LaserJet Pro MFP 277. Er verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug für bis zu 50 Blatt sowie eine Standard-Papierkassette mit einer Aufnahmefähigkeit von bis zu 150 Blatt. Neben Fax-, Kopier- und Scan-Funktion bietet er eine NFC-Unterstützung sowie einen Auto-Duplexer mit bis zu 11 Seiten pro Minute. Der Nutzer hat die Möglichkeit, Dokumente direkt in Ordner hinein, in Emails oder in Cloudspeicher zu scannen. Mittels AirPrint und ePrint kann man zudem direkt vom Smartphone oder Tablet drucken. Auch er eignet sich sehr gut für die Nutzung zu Hause oder in kleineren Büros. Die Variante Pro MFP 277dw verfügt neben einem Netzwerkanschluss zusätzlich über eine WLAN-Anbindung.

JetIntelligence Laserdrucker     JetIntelligence Laserdrucker

Seit November 2015 gibt es 9 verschiedene HP Modelle mit der JetIntelligence-Technologie auf dem Markt. Jedes Modell ist in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich, beispielsweise mit den Kennzeichnungen dn (netzwerkfähig), dx (netzwerkfähig und Wlan-fähig).

Fazit

Das Arbeiten wird mithilfe der neuen Drucktechnologie noch komfortabler. Und auch optisch geben die neuen JetIntelligence-Drucker ein gutes Bild im Büro ab!

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Excel: So fixieren Sie Zeilen und Spalten, um sich das Scrollen zu sparen

Alltäglich schlagen sich weltweit Millionen Büroarbeiter und Studenten mit ellenlangen Excel-Tabellen herum. Schnell verliert man in Microsofts Tabellenkalkulation die Übersicht – vor allem, wenn sich bestimmte Zeilen oder Spalten beim Scrollen nicht mitbewegen. Wie lassen sie sich fixieren, damit sie immer angezeigt werden?

 

Oberste Excel-Zeilen oder -Spalten fixieren

Enthält Ihre Tabelle Zeilen mit Überschriften oder Attributen? Dann sollten die Zeilen in Excel fixiert werden – das sorgt für eine erheblich bessere Übersichtlichkeit.

Je nach Excel-Version 2010 oder 2013 heißt die entsprechende Funktion „Fenster fixieren“ oder „Fenster einfrieren“ – doch das Vorgehen ist nahezu identisch:

  1. Im Menüreiter „Ansicht“ findet sich der Menüpunkt „Fenster fixieren“ (oder „Fenster einfrieren“).
  2. Wird er angeklickt, kann gewählt werden, ob die oberste Spalte oder oberste Zeile fixiert wird.
  3. Nach einem Klick auf die gewünschte Auswahl ist die Fixierung aktiviert.

 

Mehrere Excel-Zeilen oder -Spalten fixieren

Wer gleich mehrere Spalten fixieren möchte, muss zunächst mit dem Cursor die jeweilige Spalte vor oder nach der zu fixierenden Spalten markieren.

Wer beispielsweise die beiden ersten Spaltenüberschriften A und B fixieren möchte, geht folgendermaßen vor:

  1. Auswählen der Spalte C (die direkt nach den zu fixierenden Spalten A und B liegt).
  2. Dann den Punkt „Fenster fixieren“ im gleichnamigen Menü „Fenster fixieren“ auswählen.
  3. Jetzt sind die Spalten A und B fixiert  – und beim Scrollen dauerhaft sichtbar.

Bei Zeilen folgt die Vorgehensweise dem gleichen Prinzip: Wird die Zeile 6 markiert, werden die Zeilen 1 bis 5 fixiert.

 

Bestimmte Excel-Zeilen und -Spalten fixieren

Möchten Sie gleichzeitig die Zeilen 1 bis 5 sowie die Spalten A und B fixieren? Kein Problem – so wird es gemacht:

  1. Erst per Mausklick das Excel-Feld C6 markieren.
  2. Dann auf „Fenster fixieren“ klicken – schon sind die Zeilen 1 bis 5 sowie die Spalten A und B fixiert.

 

Fixierung wieder rückgängig machen

Wer aktivierte Fixierungen von Zeilen und Spalten rückgängig machen möchte, geht so vor:

  1. Unter dem Menüreiter „Ansicht“ aus „Fenster fixieren“ klicken.
  2. Dort auf „Fixierung aufheben“ klicken (erscheint dort anstelle von „Fenster fixieren“).
  3. Nun sind sämtliche Fixierungen deaktiviert.

 

 

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Screenshots machen und verschönern – So geht‘s am Windows-Rechner

Screenshots haben viele Vorteile: Durch sie werden Präsentationen anschaulicher, Feedback und Fehlerdokumentationen werden konkreter und Bilder, die sich nicht anders ablegen lassen, können so einfach gespeichert werden. Einen Screenshot zu erstellen ist für Windows-Nutzer kein Hexenwerk – per Tastenkombi oder „Snipping Tool“ ist das Bildschirmfoto schnell erstellt und leicht bearbeitet. Hier ein paar Praxistipps.

 

Screenshot per Tastenkombination erstellen

Ohne ein spezielles Programm zu benutzen, lassen sich bei Windows Screenshots mit Tastenkombination erstellen. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Screenshot des gesamten Bildschirms erstellen: Taste Druck
  • Screenshot des aktuellen Fensters: Tasten Alt und Druck

Welche Art von Screenshot auch erstellt wird: Windows speichert das Bild in der Zwischenablage. Mit der Tastenkombination Strg + V lässt sich der Screenshot dann in verschiedene Programme einfügen, zum Beispiel direkt in das Word-Dokument oder die Power Point-Präsentation.

Dort sind dann auch weitere Bearbeitungen möglich: Zuschnitt, Rahmen, Färbungen und weitere Effekte stehen zur Verfügung. Mit etwas Geschick lassen sich im Zeichenprogramm Paint auch noch Pfeile oder Kringel hinzufügen, bevor man das Bild abspeichert.

Tipp: Auf einigen Tastaturen heißt die Druck-Taste auch „druck s-abf“ oder „prt sc“.

 

Screenshots mit dem „Snipping Tool“

Das in Windows enthaltene „Snipping Tool“ ist eine weitere komfortable Möglichkeit, Screenshots zu erstellen und zu speichern. Denn damit lässt sich das Bildschirmfoto auch gleich bearbeiten. Das mit mehr Funktionen ausgestattete „Snipping Tool Plus“ kann gratis auf „Chip.de“ als Freeware oder über andere sichere Quellen installiert werden.

Und so gelingt der Screenshot mit dem „Snipping Tool“:

  1. In dem zunächst kleinen Fenster auf „Neu“ klicken.
  2. Es legt sich eine Art Schleier über den gesamten Bildschirm. Mit dem Auswahlkreuz bei gedrückter Maustaste den Bildausschnitt auswählen, der später im Screenshot zu sehen sein soll.
  3. Maustaste an der gewünschten Stelle wieder loslassen. Der ausgewählte Bereich öffnet sich im Arbeitsbereich des „Snipping Tools“ als Bild.
  4. Hier lässt sich der Screenshot je nach Wunsch (ob jpeg-, png- oder ein anderes Format) nun als Datei abspeichern, in die Zwischenablage kopieren, per E-Mail versenden oder bearbeiten. Dafür hält das Tool verschiedene Stift-Werkzeuge bereit.

Tipp: Beim „Snipping Tool“ für Windows 10 lässt sich eine Verzögerung einstellen. Dann erscheint das Auswahlkreuz für die Screenshot-Erstellung erst nach der Sekundenanzahl, die man ausgewählt hat.

 

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Android, aber sicher! Security Apps für Ihr Smartphone

Googles Android ist das am weitesten verbreitete Mobilbetriebssystem – das macht es zum beliebten Angriffsziel. 1,2 Millionen Schädlinge prasselten 2014 auf Android-Handys und-Smartphones in Deutschland ein, so das Fachmagazin „Computerbild“. Und die Bedrohungslage hat sich nicht gebessert, ein guter Virenschutz ist daher für Smartphones mit Google-OS Pflicht. Doch ein Virenscanner ist nicht die einzige Security-App, die Sie auf Ihrem Androiden gebrauchen können.

Niemals ohne: Android-Handys brauchen einen Virenschutz

Was für Windows-Computer gilt, gilt ebenso für Android-Smartphones: Wer ohne Virenschutzprogramm im Internet unterwegs ist, lebt gefährlich. Und das erst recht, wenn man sein Handy auch beruflich nutzt und sensible Daten darauf gespeichert hat. Ein Virenscanner muss her – doch welcher? Es gibt zahllose Antiviren-Apps, sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige. Ob ein Gratis-Wächter ausreicht oder nicht, da scheiden sich die Geister, auch die der Experten. „Computerbild“ hat jüngst Sicherheits-Apps für Android getestet und sich dabei auf Kauf-Programme beschränkt. Grund: „Alle großen Hersteller von PC-Sicherheits-Software bieten zwar auch Gratis-Apps; diese verzichten aber auf wichtige Funktionen wie Phishing- und Diebstahlschutz“, wie das Fachmagazin im Testbericht schreibt.

Am besten schnitt im Test die App Kaspersky Internet Security for Android ab, die in den Disziplinen Abwehr von Viren und Phishing-Attacken sowie Orten und Sperren bei Geräteverlust überzeugte. Beim Schutz von sensiblen, auf dem Smartphone gespeicherten Daten patzte die App allerdings, hier muss der Hersteller laut den Testern „nachbessern“. Dennoch langte es zum Gesamtsieg. Testsieger Kaspersky bietet übrigens – ebenso wie andere Security-Anbieter – auch spezielle Business-Lösungen an, die eine einheitliche Schutzumgebung für PCs/Mac-Computer und Android-Smartphones biete. Infos gibt’s hier.

Link zur Kaspersky-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.kms.free

Dateien durch Verschlüsselung schützen

Wer sensible Daten auf seinem Gerät abgelegt hat, kann sie per Verschlüsselung vor fremden Blicken schützen. Das klappt auch mit Android-Bordmitteln – doch wenn man die Verschlüsselung wieder aufheben möchte, etwa weil sie das Handy ausbremst, muss man das Smartphone auf Werkseinstellungen zurücksetzen. Dabei gehen alle auf dem Gerät gespeicherten Daten verloren. Eine Alternative zur Verschlüsselung per Android ist die englischsprachige Gratis-App File Locker. Sie funktioniert im Prinzip wie ein Datei-Manager und erlaubt es, ausgewählte Dateien zu verschlüsseln.

Link zur File-Locker-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.mwgo.filelocker&hl=de

Passwort-Tresor fürs Smartphone

Viele User benutzen aus Bequemlichkeit ein und dasselbe Passwort für verschiedene Onlinedienste, wovon Sicherheitsexperten dringend abraten. Damit man bei vielen verschiedenen Kennwörtern nicht den Überblick verliert, gibt es Passwort-Verwaltungen wie die kostenlose App KeePass Droid. Die Kennwörter werden in einem Datentresor verschlüsselt abgelegt, der mit einem Master-Passwort geschützt ist. So muss man sich nur ein Passwort merken.

Link zur KeePass Droid-App:

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.android.keepass&hl=de

Neugierigen Apps einen Riegel vorschieben

War Ihnen auch schon mal etwas mulmig zumute angesichts der ganzen fragwürdigen Berechtigungen, die manche Apps vor der Installation für sich beanspruchen? Mit der App SRT AppGuard können Sie installierten Apps die Berechtigungen entziehen, die Original-App wird dabei modifiziert und durch speziellen Programm-Code ersetzt. Dazu wird die App zunächst deinstalliert und dann durch die veränderte Version ersetzt. Da dieses Prozedere den Richtlinien von Googles App-Store Google Play widerspricht, ist SRT AppGuard dort auch nicht erhältlich. Sie lässt sich als sogenannte APK-Datei von der Seite des Herstellers herunterladen. Mit der Gratis-Version können maximal vier Apps überwachen.

Link zur SRT AppGuard-App:

http://www.srt-appguard.com/

Urheber des Bildes: © AKS – Fotolia.com

Content Klau

Was tun bei Content-Diebstahl?

Nicht nur in Doktorarbeiten wird abgeschrieben, auch im Internet ist Content-Diebstahl ein großes Thema: Immer wieder werden Blogtexte, Artikel oder Website-Inhalte per Hand und copy/paste oder maschinell, automatisiert und unverändert übernommen. Dass Texte, Grafiken oder Fotos öffentlich im Internet verfügbar sind, bedeutet nicht automatisch, dass sie kopiert und ungefragt genutzt werden dürfen. Erlaubt ist nur, Inhalte in eigenen Worten wiederzugeben oder kleine Ausschnitte zu zitieren. Rechtlich gesehen müssen aber bereits dann die Quelle und der Urheber genannt werden, um nicht gegen das Urheberrecht zu verstoßen und eine Abmahnung zu riskieren. Wie aber lässt sich Textklau überhaupt entdecken? Wer sich nicht die Mühe machen möchte, ganze Textpassagen in Anführungszeichen bei Google einzugeben und zu suchen, kann auf mehrere Onlinetools zurückgreifen.

Grundsätzlich gilt: Um den Contentklau auch nach einer Löschung nachweisen zu können, sollten Sie entweder Screenshots Ihrer Seite erstellen oder eine lokale Kopie der kompletten Website auf Ihrer Festplatte abspeichern. Dafür gibt es zum Beispiel Tools wie HTTrack.

 

Copyscape

Die Handhabung des insbesondere von Bloggern häufig genutzten Tools Copyscape ist denkbar simpel: Tragen Sie einfach die URL der Website ein, die Sie prüfen möchten, und Copyscape sucht nach möglichen Plagiaten. Gefundene Seiten mit geklauten Inhalten werden übersichtlich aufgelistet. Das Tool erkennt sogar Websites, die nur kleine Textteile kopiert haben. Copyscape gibt es als kostenlose Basisversion und in einer Premiumvariante mit erweiterten Funktionen, bei der jede Suchanfrage 5 Cent kostet. Die Nutzung der kostenlosen Variante ist in der Regel ausreichend, kann aber relativ zeitaufwändig werden, wenn es etwa um eine Website mit vielen Unterseiten geht. Hier empfiehlt sich die Premiumversion, mit der sich 10.000 Seiten gleichzeitig überprüfen lassen. Außerdem sucht die kostenpflichtige Variante im Internet täglich nach Kopien einer registrierten Website und sendet dem Seitenbetreiber bei jedem Fund eine Benachrichtigung.

 

Screenshot_Copyscape
Quelle: http://www.copyscape.com/

 

PlagAware

Den Dienst PlagAware gibt es in mehreren Abo-Varianten. Der Unterschied besteht lediglich in den Scancredits, das heißt der Anzahl der Seiten, die sich pro Monat scannen lassen. Beim kostenlosen FREE-Modell sind es 30 monatlich, in der LIGHT-Variante für 2,99 Euro 180 pro Monat, STANDARD für 7,49 Euro ermöglicht den Scan von monatlich 530 Seiten und die PREMIUM-Variante für 14,99 Euro 1.530 Seiten. In allen Tarifmodellen lassen sich Webseiten automatisiert auf Content-Diebstahl überwachen und verfolgen. PlagAware stellt Website-Betreibern außerdem Funktionen und Hilfsmittel zur Verfügung, um die Löschung kopierter Inhalte zu erwirken. Seiten mit wahrscheinlichem Contentklau werden unter „Potenzielle Plagiate“ aufgelistet. In einer Detailansicht erhält der Nutzer eine grafische Darstellung der übereinstimmenden Inhalte und einen Screenshot der Seite, die des Content-Diebstahls verdächtigt wird. Mit dem FREE-Account lässt sich der Dienst kostenlos und unverbindlich testen.

 

Screenshot_PlagAware
Bildquelle: http://www.plagaware.de/

 

PlagiatCheck

Die kostenlose Web-App eignet sich zur Überprüfung eigener Arbeiten und ermöglicht es, Dokumente nach eventuell vorhandenen Quellen im Internet zu durchsuchen. Texter oder Autoren können mit ihr aber auch nach nicht frei gegebenen und / oder nicht honorierten Veröffentlichungen suchen. Laden Sie dazu einfach einen Text als Dokument bei PlagiatCheck hoch oder kopieren Sie ihn direkt in das Textfeld. Mit Klick auf „Analyse starten“ werden Ihnen − nach Relevanz sortiert − alle Webseiten mit textlichen Übereinstimmungen angezeigt. Alternativ lässt sich auch ein Word-Dokument mit maximal 300 KB Größe hochladen.

 

Plagiarism Finder

Mit dem Tool lassen sich Dokumente von bis zu 1.000 Seiten Umfang auf Individualität prüfen. In der Demoversion stehen pro Text 1.500 Zeichen zur Verfügung. Der Plagiarism Finder erlaubt den Import von Dateien in den Formaten DOC, PDF, HTML sowie TXT und findet unter anderem auch englischsprachige Plagiate. Die „Version für einen Arbeitsplatz“ kostet 149 Euro und ist per CD-ROM oder Download mit einer Seriennummer erhältlich. Die „Version auf USB-Stick“ für 299 Euro muss nicht aktiviert werden und ist für mehrere Windows-PC beziehungsweise für mehrere Personen konzipiert. Das Tool ist insbesondere für elektronisch vorliegende Hausarbeiten, Klausuren oder Diplomarbeiten gemacht, eignet sich aber auch bei von Dienstleistern angelieferten Texten.

Können Sie Erfahrungen zu den vorgestellten Tools beisteuern? Oder gibt es andere Tools, mit denen Sie nach Content Klau Ausschau halten? Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Tipps.

 

Urheber des Bildes: © PrettyVectors – Fotolia.com

 

Stress im Büro

Stress und Hektik im Büro: Was tun bei zu viel Druck im Job?

Stressphasen im Beruf haben die meisten Menschen schon erlebt. Problematisch wird es dann, wenn der Druck zu groß wird und Stress dauerhaft zu Überbelastung führt. Professor Andreas Krause berichtet in der Oktober-Ausgabe von „Psychologie heute“ von einem Phänomen, das er als „interessierte Selbstausbeutung“ bezeichnet: Immer mehr Mitarbeiter beuten sich mehr oder weniger freiwillig selbst aus. Sie leisten weitaus mehr, als ihr Unternehmen verlangt. Wer aber über einen längeren Zeitraum an seine Grenzen oder sogar darüber hinaus geht, läuft Gefahr, irgendwann zusammenzubrechen, denn der Mensch ist nur begrenzt belastbar. Damit es nicht zu einem Burnout oder einer körperlichen Erkrankung kommt, sollten Arbeitnehmer oder Selbständige rechtzeitig gegensteuern. Einige Tipps und Stressbewältigungsstrategien, die den Druck aus dem Arbeitsalltag nehmen können, habe ich für Sie zusammengestellt.

Dem Körper Gutes tun

An normalen Tagen benötigt der Körper etwa zwei Liter Wasser. Muss man körperliche oder geistige Hochleistungen bringen, sollten es 2,5 bis 3 Liter sein. Einen Teil können Sie auch durch Kamillentee ersetzen, der hydrierend und beruhigend wirkt. Als Anti-Stress-Mittel gilt auch Vitamin C, denn es hat eine ausgleichende und beruhigende Wirkung. Sind Sie also besonders viel Stress ausgesetzt, sollten Sie viel Obst und Gemüse wie etwa Kiwis, Orangen oder Paprika essen. Verzichten Sie außerdem nicht auf Ihre Mittagspause. Nutzen Sie diese nach Möglichkeit, um das Büro zu verlassen, und essen Sie nicht am Schreibtisch. Außerdem sollten Sie unbedingt vermeiden, Krankheiten zu verschleppen: Wer sich mit schwerer Erkältung zur Arbeit quält, steckt nicht nur seine Kollegen an, sondern zögert die Dauer der Gesundung hinaus.

 

Kurz entspannen

Gerade an Computerarbeitsplätzen werden die Augen mit unzähligen visuellen Reizen überflutet. Um ihnen eine Pause zu verschaffen, sollten Sie sie auch während der Arbeit hin und wieder schließen. Setzen Sie sich dazu auf einen Stuhl, lehnen sich bequem zurück und machen Sie die Augen zu. Um den entspannenden Effekt zu verstärken, legen Sie Ihre geöffneten Handflächen auf die geschlossenen Lider. Bleiben Sie einige Minuten so sitzen, genießen Sie die Dunkelheit und die Wärme Ihrer Hände. Atmen Sie dabei langsam und gleichmäßig.

 

Bewusster arbeiten

Zu viele Reize überfordern das Gehirn. Versuchen Sie deshalb, Informationen bewusst und ohne Ablenkung aufzunehmen und zu verarbeiten. Eignen Sie sich effiziente Lese- und Gedächtnistechniken an, zum Beispiel Visual Reading: Denn wer schneller liest, behält mehr und liest dabei viel entspannter. Um diese Technik zu erlernen, benötigen Sie etwa zwei bis drei Tage. Machen Sie nach der Informationsaufnahme eine Gedankenpause, denn Pausen helfen dem Gehirn, Neues zu verarbeiten. Hilfreich ist es, eine Minute systematisch in den Bauch einzuatmen und kontrolliert wieder auszuatmen. Gönnen Sie sich Auszeiten, denn ständige Erreichbarkeit ist ein Stressfaktor. Schalten Sie also gelegentlich das Smartphone aus oder lassen Sie Anrufe, deren Annahme nicht akut ist, auf die Mailbox laufen.

Ehrliche Bestandsaufnahme und Stressbewältigungsstrategien

Um nicht nur akut, sondern langfristig Stress und Hektik auszuweichen, sollten Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme machen und dabei an drei Punkten ansetzen: Ermitteln Sie Ihre „Stressoren“, indem Sie aufschreiben „Ich gerate in Stress, wenn…“. Dazu können etwa Zeitdruck, Lärm, hochgesteckte Arbeitsziele, eine falsche Planung oder Konflikte mit Kollegen oder dem Vorgesetzten gehören. Stressoren können Sie reduzieren oder sogar ganz abschaffen, indem Sie Aufgaben delegieren, Ihren Joballtag umstrukturieren und so Ihr Zeitmanagement verbessern, andere Prioritäten setzen oder bei Konflikten ein klärendes Gespräch, eventuell unter Zuhilfenahme eines Mediators, führen.

Machen Sie sich klar, was Ihre persönlichen Stressauslöser sind und formulieren Sie schriftlich „Ich setze mich selbst unter Stress, indem ich…“. Beispiele dafür können Perfektionismus, große Ungeduld oder eine schnelle Selbstüberforderung sein. Die individuellen Stressverstärker sind in der Regel alte Denkmuster, Motive und Einstellungen eines Menschen. Wenn Sie sich diese bewusst machen und kritisch reflektieren, sind Sie bereits einen Schritt weiter. Das Ziel sollte sein, sie in stressvermeidende Denkmuster umzuwandeln, indem Sie lernen, eine innere Distanz aufzubauen, Schwierigkeiten nicht als Bedrohung, sondern als Herausforderung zu sehen und Ihre Leistungsgrenzen zu akzeptieren.

Der dritte Ansatzpunkt ist die Ermittlung von Stressreaktionen: „Wenn ich im Stress bin, dann…“ Beschreiben Sie, wie Sie körperlich und seelisch auf belastende Situationen reagieren. Keine klaren Gedanken mehr? Herzklopfen? Zitternde Hände? Verspannte Schultern? Hier sollte Ihr Ziel eine Verhaltensänderung sein, indem Sie versuchen, Stressemotionen wie Angst, ein schlechtes Gewissen oder sogar Schuldgefühle und den mit diesen Gefühlen einhergehenden Spannungszustand positiv zu beeinflussen. Dabei hilft zum Beispiel körperliche Aktivität, sich etwas Schönes zu gönnen oder die Durchführung von Entspannungstechniken, um zwischendurch abschalten zu können. Außerdem ist es hilfreich, schon im Vorfeld Situationen, die zu Stress führen, zu entschärfen: Planen Sie für Aufgaben ausreichend Zeit ein. Schaffen Sie sich Freiräume für kleine Pausen im Arbeitsalltag. Und lernen Sie unbedingt, zu zusätzlichen Aufgaben und Pflichten auch mal „nein” zu sagen.

Zum Schluss möchte ich Ihnen noch eine Broschüre zum Thema „Burnout erkennen, verstehen, bekämpfen“ empfehlen. Sie wendet sich zwar an Führungskräfte, ist aber für jeden geeignet, der herausfinden möchte, ob er bereits an seiner Belastungsgrenze ist.

Haben Sie weitere Tipps, um mit Stress umzugehen? Auf Ihre Erfahrungen und Ihr Feedback freue ich mich sehr.

 

Urheber des Bildes: © Luis Louro – Fotolia.com

 

Bürodeko: So schützen Sie Ihren Halloween Kürbis vor Schimmel

Vor zwei Jahren habe ich Ihnen schon eine kurze und einfache Anleitung für einen Halloween Kürbis mit auf den Weg gegeben. Da gerade Kürbisse, die schon längere Tage „im Einsatz“ sind, gerne mal anfangen zu schimmeln, geht es dieses Jahr um Tipps, wie Sie Ihren schaurig schönen Kürbis schützen können.

 

Das Problem

Da hat man nun mühevoll seinen Halloween-Kürbis ausgeschnitzt und ihn dekorativ auf den Treppenstufen vorm Haus oder auf der Fensterbank im Büro platziert – und einige Tage später bilden sich doch tatsächlich schwarze Schimmelstellen am Kürbis. Das ist natürlich ärgerlich, verwundert jedoch kaum, da ein Kürbis organisch ist und zum größten Teil aus Wasser besteht. Damit Ihr Kürbis aber zumindest bis Halloween frisch bleibt, haben wir für Sie ein paar nützliche Tipps zusammengestellt.

 

Kürbis trocknen

Achten Sie bereits beim Kauf darauf, dass der Kürbis keine Risse oder Dellen hat. Lassen Sie den Kürbis bereits acht Wochen vor dem Schnitzen langsam trocknen. Das verhindert die frühzeitige Bildung von Schimmel. Waschen Sie den Kürbis und lagern Sie ihn in einem trockenen, gut belüfteten Raum. Drehen Sie ihn regelmäßig. Trocknet man den Kürbis zu schnell, beispielsweise im Ofen, schrumpft er rapide. Davon ist also abzuraten.

 

Schnittkanten trocken reiben

Nun können Sie den Kürbis aushöhlen und mit dem Schnitzen beginnen. Haben Sie Ihren Kürbis fertig geschnitzt, reiben Sie die Innenseite und die Schnittkanten mit einem trockenen Tuch ab und lagern Sie den Kürbis an einem kühlen Ort, da Wärme die Schimmelbildung unterstützt. Aus diesem Grund sollte man die Kerze im Kürbis auch möglichst nicht über Stunden brennen lassen.

 

Kürbis lackieren

Auf einigen Webseiten wird auch das Lackieren des Kürbisses empfohlen. So soll man beispielsweise die Schnittkanten und den Innenraum mit Vaseline einreiben oder mit Haarspray einsprühen, um zu verhindern, dass Luft daran kommt. Durchsichtiges Lack- oder Acrylspray soll sich ebenfalls eignen, um Kürbisse haltbar machen zu können. Die Feuchtigkeit in dem Fruchtfleisch wird so eingeschlossen. Da sich das Spray mit der Zeit auflöst, muss man regelmäßig nachsprühen, damit Ihr Kunstwerk nicht vorzeitig verschimmelt. Auch Essigwasser oder ein Wasserbad für den Kürbis wird empfohlen.

Wem das alles jedoch zu aufwendig ist, der kann die Kürbisfratze auch einfach aufmalen.

 

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Office 2016: 10 neue Funktionen in Microsofts neuestem Büropaket

Microsoft Office 2016 für Einzelnutzer startet im September 2015, Unternehmen können ihre neuen Volumenpakete im Oktober installieren. Wir haben das Office-Paket unter die Lupe genommen: Die große Revolution bleibt aus. Microsoft setzt auf Evolution, modernisiert die Klassiker Excel, Word, Powerpoint und Outlook behutsam und integriert die Büro-Suite mit dem Internet und verschiedenen Endgeräten.

Dies sind die wesentlichen neuen Features der Office-Suite:

 

Bessere Cloud-Anbindung

Mit Office 2016 werden alle Dokumente automatisch im Netz gespeichert, und zwar auf Microsofts Cloud-Speicher OneDrive.

 

Universal-Apps

Anwender können Word Mobile, Excel Mobile und Powerpoint Mobile für ihre mobilen Endgeräte herunterladen. Diese Universal Apps laufen unter Windows 10 auf dem Desktop und unter Windows 10 Mobile auf Smartphones und Tablets. Die Programmfunktionen stehen in den Apps nicht im vollen Umfang zur Verfügung, reichen für den durchschnittlichen Gebrauch aber aus.

 

Office-Assistent

Ein Suchfeld in zentraler Position mit direktem Draht zu Hilfethemen. Diese dezente Unterstützung hat nichts mit „Clippy“ aus früheren Office-Zeiten zu tun – der neue Assistent hilft tatsächlich, sich in den zahllosen Funktionen zurechtzufinden.

 

Word-Bilder

Internet-Bilder lassen sich ohne Zwischenspeicherung in Dokumente einbinden, und eine Orientierung dreht das Bild in die richtige Position.

 

Word-Übersetzung

Das Add-on Bing-Translator übersetzt Texte fast in Echtzeit in eine andere Sprache.

 

Outlook-Aufräumfunktion

Im E-Mail-Programm hilft „Clutter“, den Posteingang aufzuräumen; das Anhängen von Dokumenten wird spürbar erleichtert.

 

Theme-Gestaltung

Microsoft führt Farbmuster („Themes“) ein, mit denen sich Excel, Word und Powerpoint farblich unterscheiden.

 

Websuche

Eine intelligente Websuche ist direkt in Word, Excel und Powerpoint integriert.

 

Office mobile

Die Office-Programme lassen sich auf mobilen Geräten besser steuern. Über die Universal-Apps ist die Steuerung mit dem Finger oder mit einem Stift präziser als zuvor.

 

Excel-Neuerungen für Profis

Trendberechnungen und Zeitreihenanalysen sind in neuen Funktionen zusammengefasst und gelingen mit wenigen Klicks.

Insgesamt ist der Klassiker der Bürosoftware verbessert und geglättet, ohne dass die Nutzer sich in ihrer täglichen Arbeit zu sehr umgewöhnen müssten. Eher bringt das neue Paket echte Erleichterungen und Effizienzgewinne: Die Zusammenarbeit im Team fällt leichter, die Vernetzung mit dem Internet wird zum Standard. Noch dazu arbeiten alle Programme schneller als je zuvor.

 

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Den Kunden immer im Blick: CRM-Lösungen speziell für den Mac

Ein erfolgreiches Kundenmanagement ist in großen Unternehmen ohne ein eigenes Customer-Relationship-Management-System heutzutage kaum noch denkbar. Aber auch Selbständige und kleine Unternehmen stehen irgendwann vor der Frage, wie sie die Informationen verwalten, die bei der Kundenansprache und Kundenbindung anfallen. Denn je professioneller das CRM aufgestellt ist, desto zielgerichteter können Marketing, Kommunikation und Vertrieb ihre Kunden ansprechen.

Einzelunternehmer mit nur vier oder fünf Kunden können diese problemlos auch ohne CRM-System im Blick behalten und managen. Bei 50 Kunden und einem stetig wachsenden Kundenstamm sieht das aber schon anders aus. Mittlerweile gibt es zahlreiche Lösungen, die speziell auf die Anforderungen von Freelancern oder kleinen Teams zugeschnitten sind – nicht nur für Windows, sondern auch für Mac. Vier CRM-Tools für den Mac, die vor allem für kleine Agenturen oder Kreativarbeiter geeignet sind, habe ich mir mal genauer angesehen.

 

Daylite: teuer, aber sehr umfangreich

Das CRM-System für Mac, iPhone und iPad ist weitaus mehr als ein erweitertes Adressbuch. Daylite verknüpft wichtige Aspekte des Arbeitsprozesses wie Projekte, Termine, Aufgaben, Kontakte und Notizen miteinander, ergänzt um diverse Reporting-Funktionen. Die neue Version Daylite 5 bietet mit der Ansicht der Daten, genannt Insight View, mehr Überblick über laufende und vergangene Aktivitäten als ihr Vorgänger. Dabei werden Tätigkeiten, Zeiten, Personen etc. so aufbereitet, dass Auswertungen und Charts nur durch Bewegen des Mauszeigers angezeigt werden. Die Insight View-Funktion soll dem Nutzer neue Einsichten in seine Tätigkeiten ermöglichen und so bessere Entscheidungsgrundlagen bieten. Durch die integrierte Erweiterung für Apple Mail lassen sich E-Mails automatisch im CRM speichern. Das Programm kostet im Download pro Nutzer 299,95 Euro und lässt sich vorher 30 Tage lang kostenfrei testen. Bei mehr als zwei Usern gibt es einen Mengenrabatt. Alternativ gibt es eine Abo-Lösung ab 39 Euro pro Nutzer und Monat.

 

Daylite

 

Inbot: aus Berlin für die Hosentasche

Inbot ist ein CRM-System, das von einem jungen Gründerteam aus der Hauptstadt speziell für die Nutzung auf iPhone und iPad konzipiert wurde. Die App ist besonders gut geeignet für Vertriebler, die ihre Daten unterwegs bearbeiten wollen. Mit Hilfe angeschlossener Schnittstellen lassen sich Kundeninformationen unter anderem aus Dropbox, Microsoft Exchange, Google+, Facebook oder LinkedIn in einer einzigen App zusammenführen und in Echtzeit überwachen. Für Einzelpersonen ist Inbot kostenlos, Teams zahlen 50 Euro im Monat und erhalten dafür zusätzliche Funktionen wie etwa Reportings.

 

meinCRM: individuell anpassbar

Das CRM-Tool ist als Einplatz- und Mehrplatz-Lösung für bis zu drei gleichzeitige Nutzer kostenlos und insbesondere für kleine Unternehmen, Handwerksbetriebe, Vereine oder Privatpersonen geeignet. Die Einrichtung von meinCRM erfolgt einfach und intuitiv über einen mitgelieferten Installer. Das Tool bietet Funktionen für das Management von Adressen und Kontakten, die Angebotsverwaltung, Rechnungen und Mahnungen sowie ein Kampagnen- und Verteilermanagement. Dazu kommen unter anderem Serien-E-Mail und Serien-Brief, eine OpenOffice-Integration für Briefe und Auswertungen, ein Dubletten-Check, ein Aufgaben- und Terminmanagement sowie ein Selektionstool, mit dem Nutzer Zielgruppen für ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten auswählen können. Mit dem kostenlos mitgelieferten ADITO Designer lassen sich individuelle Anpassungen von Eingabefenstern und Formularen leicht selbst vornehmen.

 

gFM-Business free: optimiert für Mac und iPad

Das kostenlose CRM-, Faktura- und Warenwirtschaftssystem für Mac OS X, Windows und Apple iPad ist gut geeignet für Freiberufler und Existenzgründer, die beginnen möchten, ihre Unternehmensdaten strukturiert zu verwalten. gFM-Business free bietet eine Kunden- und Adressverwaltung, Korrespondenz- und Artikelverwaltung sowie eine Faktura für Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen. Die Software unterstützt mehr als 30 Währungen, Bankverbindungen werden automatisch mit BIC/IBAN angereichert. Das Programm hat einen Eingabe-Assistenten sowie integrierte Datenbanken unter anderem für Postleitzahlen und Orte, Vornamen und Anreden. Öffnet man gFM-Business unter FileMaker Go auf einem iPad, steht die Anwendung mit optimierten Layouts zur Verfügung. Alle auf einem Desktop-System eingerichteten Benutzerrechte gelten auch bei der Benutzung mit einem iPad.

 

Können Sie weitere Customer Relationship Management-Systeme speziell für den Mac empfehlen? Wie immer freue ich mich auf Ihre Tipps.

 

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WhatsApp beruflich nutzen: Tipps fürs Chatten mit Kollegen und Chefs

Kaum einer, der WhatsApp nicht auf seinem Smartphone installiert hat und damit Nachrichten verschickt: Der Messenger sendet plattformübergreifend Nachrichten auf mobile Endgeräte und nutzt dafür die Internetverbindung des Datentarifs oder das WLAN. Somit sind die WhatsApp-Nachrichten kostenlos und sogar Bilder, Videos und Sprachnachrichten können unbegrenzt verschickt werden. Zum schnellen Austausch mit Freunden oder in Gruppen ist der Nachrichtendienst genial – gilt das auch für das Chatten mit den Arbeitskollegen und dem Vorgesetzten?

 

WhatsApp im Berufsalltag: Praktisches Tool oder Plagegeist?

Der professionelle Umgang mit dem Kurznachrichtendienst hat Vorteile: Entstehen außerhalb der Arbeitszeit Ideen für ein laufendes Projekt, können diese direkt via WhatsApp gepostet werden und sind somit schriftlich fixiert. Fehlt ein Mitarbeiter zum Beispiel wegen Krankheit bei Besprechungen oder Terminen, kann er mithilfe von Fotos der Präsentation oder der entwickelten Mindmap auf dem Laufenden gehalten werden (plattformübergreifende Kommunikation ist hier das Stichwort).

Dabei stellt sich gleichzeitig die Frage: Begrenzt sich die Nutzung von WhatsApp im beruflichen Umfeld nur auf die reguläre Arbeitszeit oder kann der Chef auch verlangen, dass die Angestellten nach Feierabend und am Wochenende auf die Nachrichten reagieren? Darüber sollte im Vorhinein eine Vereinbarung getroffen werden, damit niemand sich genötigt fühlen muss, auch in seiner Freizeit berufliche Anfragen zu beantworten. Zudem können andere Nutzer den eigenen Onlinestatus überprüfen, wenn man die Berechtigung nicht ausschaltet: „zul. online heute um 03:56“ macht vor einem wichtigen Meeting um 8.00 Uhr keinen guten Eindruck beim Chef.

 

Gefahr: Vermischung von Privatem und Geschäftlichem

Deshalb sollte auch geklärt werden, ob der Messenger mit dem privaten oder dem geschäftlichen Smartphone genutzt wird, falls so eines vorhanden ist. Läuft der berufliche Kontakt via WhatsApp über das private Handy des Angestellten, kann man ihm nur schwer verbieten, damit auch während der Arbeitszeit umzugehen. Auf der anderen Seite warnen Datenschützer davor, den Nachrichtendienst WhatsApp auf einem Geschäfts-Smartphone zu installieren – aus Sorge um die sensiblen Kontaktdaten der Geschäftspartner und Kunden. Beide Möglichkeiten haben also ihre Nachteile.

 

WhatsApp-Knigge: Stil der Nachrichten bewahren

Die berufliche Nutzung von WhatsApp erfordert zudem erhöhte Aufmerksamkeit: An den Chef oder die Arbeitskollegen sollte man keinesfalls die gleichen Nachrichten senden wie an seine Freunde. Im Job-Umfeld gilt es, wie bei Geschäfts-E-Mails auch, auf eine förmliche Anrede und höfliche Formulierung zu achten. Wegen der nicht immer ganz korrekten automatischen Worterkennung und der fehlenden Groß- und Kleinschreibung sollte man sicherheitshalber auch noch einmal die Rechtschreibung überprüfen, bevor man die Nachricht abschickt. Die zahlreichen niedlichen Emoticons haben in der beruflichen Kommunikation nichts verloren, genauso wenig wie die lustigen Bilder aus der Fußball-, Kneipen- oder Partygruppe mit anderen WhatsApp-Kontakten.

 

Risiken und Nebenwirkungen des Nachrichtendiensts

WhatsApp als Kommunikations-Tool für Mitarbeiter und Projekt-Teams ist mit Sicherheit nichts Neues – über die möglichen Risiken und Nebenwirkungen des Messengers sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich jedoch Gedanken machen und abwägen, ob die Nutzung wirklich sinnvoll ist oder unter Umständen zu Problemen führt.

Die App kann für ios direkt im Apple Store erworben werden oder über chip.de. Hier gibt es auch die Android Version.

 

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Alles perfekt festgehalten: Notiz Apps für iPhone und Android

Zu den kleinen Tools, die mein Gedächtnis entlasten und mir damit ebenso den Arbeits- wie den privaten Alltag erheblich erleichtern, gehören Notizblock Apps. Im Gegensatz zu Apps mit To do-Listen beschränkt sich ihr Funktionsumfang nicht auf das Anlegen und Verwalten von Aufgaben. Vielmehr können sie Geistesblitze, Merkzettel, Einkaufs- oder Bücherlisten, Lesezeichen, Fotos und viele weitere Dateien sichern und teilweise sogar Sprachmemos aufnehmen. Per Cloud werden die Daten auf einem Online-Server gespeichert und lassen sich von Smartphone, PC, Laptop oder Tablet abrufen. Vor mehr als vier Jahren habe ich bereits OneNote und Evernote als die beiden am häufigsten verwendeten Programme im Vergleich gegenübergestellt. Heute möchte ich Ihnen drei weitere Notizblock Apps präsentieren.

Google Notizen

Der kostenlose Google Notizdienst Keep, hierzulande als Google Notizen bekannt, ist eine schlichte App ohne Schnickschnack für simple Notizen und Listen. Farbenfroh, aber minimalistisch gehalten, können Sie die Notizen zur besseren Übersicht farbig markieren, mit Labels versehen und gruppieren. Außerdem kann man einzelne Notizen für andere Nutzer freigeben. Die App bietet neben Aufgabenlisten Funktionen wie Schlagworte sowie eine Unterstützung für Fotos und Audiodateien. Texte lassen sich auf Wunsch diktieren; die Suchfunktion berücksichtigt auch Text in Fotos.

Praktisch sind vor allem die ortsbezogenen Erinnerungen, die nicht nur an einen bestimmten Zeitpunkt, sondern auch an einen bestimmten Ort geknüpft sind. Vergessen Sie zum Beispiel immer wieder, nach der Arbeit Milch aus dem Supermarkt mitzubringen, können Sie sich vor Ort daran erinnern lassen. Erledigte Einträge werden durchgestrichen dargestellt, Icons in der Taskleiste erinnern an die aktuell ausstehenden Termine. Außerdem lässt sich jeder Notiz ein Titelbild hinzufügen. Bis vor wenigen Wochen nur für Android und im Browser verfügbar, gibt es Google Notizen nun auch als iOS-App für iPhone und iPad.

Screenshot Google Keep

Memonic

Die noch relativ neue Notizzettel App Memonic für Smartphone und Tablet ist gleichzeitig ein Web Clipper, mit dem sich Notizen erstellen sowie Webinhalte und Webseiten speichern lassen, um sie später zu lesen. Mit der kostenlosen App für iPhone und iPad sowie Android können Sie schnell Notizen schreiben und verwalten. Nach dem Start von Memonic werden Sie zuerst um eine Neuanmeldung mit Eingabe Ihrer Zugangsdaten gebeten. Diese werden benötigt, um die gespeicherten Daten mit dem Onlineserver des Dienstes zu synchronisieren und anschließend auf jedem gewünschten Gerät zur Verfügung zu stellen. Die App lässt sich aber auch ohne Synchronisation − dann allerdings nur auf einem Gerät − nutzen. Sämtliche Notizen können Sie auch offline bearbeiten.

Auf einer gut strukturierten Übersichtsseite lassen sich neue Notizen erstellen, Fotos aufnehmen, neue Ordner anlegen oder Personengruppen verwalten. Memos in Textform oder Fotos können mit Tags versehen und in verschiedenen Gruppen und Ordnern gespeichert werden, um sie thematisch zu ordnen. Im Einstellungsmenü können Sie unter anderem Synchronisationseinstellungen vornehmen und die maximale Fotogröße verändern. Außerdem können Sie für 22 Euro jährlich zusätzlichen Speicherplatz für eine unbegrenzte Anzahl von Notizen und Gruppen kaufen.

Extensive Notes – Notepad

Einen besonders großen Funktionsumfang bietet Extensive Notes – Notepad. Mit der vollwertigen, digitalen Notizblock App lassen sich bequem Notizen und To-Do-Listen anlegen sowie mit Dateianhängen, Tags oder Barcodes versehen. Sämtliche Notizen werden online gesichert und lassen sich über soziale Netzwerke mit Freunden oder Kollegen teilen. Notepad bietet nicht nur ein Schreibprogramm mit gängigen Funktionen wie das Einfügen von Bildern oder einer Textformatierung, sondern diverse nützliche Features. So gehören zum Beispiel ein Taschenrechner, ein Passwortgenerator, diverse Währungs- und Einheitenrechner sowie erstaunlicherweise auch ein BMI-Rechner zum Funktionsumfang.

Leider nur für Android gibt es die App in einer kostenlosen Version sowie als Extensive Notes Pro – Notepad für 2,19 Euro. Die kostenlose Variante halte ich allerdings für vollkommen ausreichend.

Mit welcher Notizbuch App arbeiten Sie? Ich freue mich auf weitere Tipps und Empfehlungen.

Urheber des Bildes: © Gajus – Fotolia.com

iPad Pro: 4 Gründe, warum Apple ausgerechnet jetzt ein Stift-Tablet für Business-Nutzer bringt

Zum Arbeiten war das iPad bislang nur eingeschränkt zu empfehlen, im Freizeitbereich dafür ein Hit. Das neue iPad Pro ist mit seinem brillanten, hochauflösenden Retina Display noch besser für Filme und Spiele geeignet, hat es doch eine deutlich größere Bildschirmfläche als die Vorgänger: stolze 12,9 Zoll (knapp 33 Zentimeter) Bildschirmdiagonale.

Doch mit seinem neuen Riesen hat Apple nun auch verstärkt Business-Anwender im Blick. Das Unternehmen hat einige Funktionen in Angriff genommen, die bisher das Arbeiten mit dem iPad mühselig gemacht haben. Lesen Sie hier vier Argumente, warum das iPad Pro fürs Büro taugt!

 

1. iPad Pro inklusive MS Office steigert die Produktivität

Dazu zählt aus meiner Sicht vor allem die Produktivität. Auf der größeren Fläche des iPad Pro kann ich jetzt auch dank iOS 9 mehrere Apps gleichzeitig nutzen. Allerdings ist noch unklar, wie viele Apps bis zum Verkaufsstart im November angepasst werden und dann auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Beruhigend für Businesskunden: Das gesamte Office-Paket mit Excel, Word, Outlook und Powerpoint läuft auf dem iPad Pro. Auf ein eigenes Dateiensystem müssen Anwender allerdings verzichten.

 

2. Das iPad Pro rechnet in rasanter Geschwindigkeit

Die Leistungsfähigkeit jedenfalls stimmt für die Arbeit im Büro. Der Prozessor (A9X-Chip) ist deutlich schneller und reicht an die meisten neuen Laptops heran. Die Grafikleistung hat sich verdoppelt. Ein Nachteil für die berufliche Nutzung könnte allerdings die Speicherkapazität sein (maximal 128 GB), und das Fehlen von gängigen Anschlüssen wie USB.

 

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3. Das iPad Pro unterstützt einen Stylus für alle Kreativ-Arbeiten

Ein großes Plus für das iPad Pro als Arbeitsgerät ist der neue Bedienstift. Interessanterweise hatte Apple den Bedienstift bislang immer abgelehnt – Steve Jobs hat sich bei einer Präsentation im Jahr 2007 sogar darüber lustig gemacht. Jetzt macht der Pencil aus dem iPad ein leistungsstarkes Grafik-Tablet. Er reagiert sensibel auf Druck und Stiftneigung und ist damit ideal für kreative Arbeiten. Aber auch gängige Bürosoftware lässt sich so endlich produktiv nutzen.

 

4. Das iPad Pro bietet ein optionales Smart Keyboard für Text-Arbeiten

Hinzu kommt eine intelligente Tastaturlösung: Das Smart Keyboard ist ins Smart Cover integriert, ist daher sehr dünn, dennoch komfortabel genug, um auch längere Texte zu schreiben. Die Datenübertragung und die Stromversorgung erfolgen über einen neuen Smart Connector.

 

Urheber des Bildes: © Apple Inc

 

Outlook-Tricks (Teil 4): So können Sie Kalender hinzufügen und teilen

Mit Outlook, dem E-Mail-Service von Microsoft, lassen sich natürlich nicht nur E-Mails verschicken: In einem vorherigen Artikel haben wir Ihnen bereits gezeigt, wie man Kontaktinformationen aus Onenote in Outlook übernehmen kann. Die Kalenderfunktionen ermöglichen auch eine vereinfachte Terminabsprache für Privat- und Geschäftsleute. Genauso wie man mit Outlook verschiedene E-Mail-Adressen managen kann, lassen sich auch verschiedene Kalender für den jeweiligen Nutzen erstellen. Gibt man seinen Kalender für andere Personen wie Mitarbeiter und Kollegen frei, können Termine noch viel einfacher abgesprochen werden.

 

Trick 1: Verschiedene Outlook-Kalender anlegen

Fügt man weitere Kalender hinzu, kann man mit Outlook beispielsweise seine privaten und seine geschäftlichen Termine separat verwalten und beispielsweise Feiertage berücksichtigen. Und so erstellt man weitere Kalender in Microsoft Office Outlook 2013:

  1. Im Outlook-Programm den Reiter „Kalender“ auswählen.
  2. Registerkarte „Ordner“ auswählen und unter „Neu“ auf „Neuer Kalender“ klicken.
  3. Namen für den neuen Kalender eingeben (z.B. „Kalender 2016“) und den Speicherort auswählen.
  4. Nach dem Bestätigen durch einen Klick auf „OK“ wird der neue Kalender wie gewohnt in der Navigation angezeigt.

 

Trick 2: Outlook-Kalender nach Vorgaben teilen

Damit sich ein Termin zum Beispiel innerhalb des Kollegenkreises besser abstimmen lässt, ist es sinnvoll, die Kalender zu teilen. So kann man seine Termine nach ganz bestimmten Vorgaben freigeben:

  1. Entweder unter der Registerkarte „Ordner“ des betreffenden Kalenders oder in der Übersicht „Meine Kalender“ an der linken Seite per Rechtsklick auf den jeweiligen Kalender bei „Freigeben“ die Option „Kalender freigeben“ auswählen.
  2. Anschließend öffnet sich eine E-Mail mit den Freigabeoptionen. In die Adresszeile die E-Mail-Adressen der Kollegen eingeben, die Einsicht in den Kalender haben sollen. Setzt man gleichzeitig das Häkchen bei „Berechtigung zum Anzeigen von „Kalender“ des Empfängers anfordern“, fordert man die Freigabe der Kalender der Kollegen an.
  3. Unter „Details“ kann man die Berechtigungsstufe bestimmen, sprich wie viel des Kalenders die eingeladenen Kollegen einsehen können sollen. Bei der Option „Nur Verfügbarkeit“ sehen die freigegebenen Kollegen beispielsweise nur die geblockten Termine an, ohne dass dazu weitere Informationen angezeigt werden.
  4. Bei Bedarf einen kurzen Informationstext zu der Freigabeeinladung in das Textfeld eingeben und dann auf „Senden“ klicken.

 

Trick 3: Outlook-Kalender per Mail freigeben

Man kann seine Kalender in Outlook beispielsweise für Kunden und Geschäftspartner auch per E-Mail freigeben:

  1. Bei der Kalenderansicht im Menü die Registerkarte „Start“ auswählen und bei der Rubrik „Freigeben“ den Eintrag „Kalender per E-Mail senden“ auswählen.
  2. Im Nachrichtenfenster, das sich dann öffnet, den gewünschten Kalender und den Datumsbereich auswählen, der für die E-Mail-Adressaten einsehbar sein soll.
  3. Auch hier lassen sich noch verschiedene Details zum Beispiel bezüglich Verfügbarkeit oder Arbeitszeit festlegen. Mit der Maustaste auf „OK“ klicken und anschließend Nachricht bearbeiten. Der Kalender wird dem Empfänger dann als Anhang angezeigt, dessen Elemente mithilfe von Markierungen bearbeitet werden können.

 

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Kleiner Einsatz, große Wirkung: das Pareto Prinzip im Zeitmanagement

Mit dem Thema „effektives Zeitmanagement“ habe ich mich im Blog schon des Öfteren beschäftigt, zuletzt drehte es sich darum, Dinge einfach nicht zu tun. Heute geht es um das Pareto Prinzip, auch 80-zu-20-Regel genannt. Kurz gefasst besagt es, dass sich mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angestrebten Ergebnisses erreichen lassen, so dass in kurzer Zeit ein großer Teil der Arbeit erledigt werden kann.

Das Prinzip beruht auf Berechnungen des italienischen Nationalökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto. Er untersuchte zu Beginn des 20. Jahrhunderts das Vermögen der Bevölkerung in Italien und fand heraus, dass rund 80 Prozent des gesamten Volksvermögens bei nur etwa 20 Prozent der italienischen Familien konzentriert war. In der Ökonomie lässt sich das Prinzip auf viele Fälle übertragen: In einem Unternehmen werden zum Beispiel 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Produkte gemacht, oder 20 Prozent der Vertriebler sind für 80 Prozent der Verkäufe verantwortlich. Mathematische Hintergründe zur Wahrscheinlichkeitsberechnung des Pareto Prinzips finden Sie hier.

 

Effektiver arbeiten und die Zeit-/Leistungsrelation verbessern

Im Zeitmanagement gilt in etwa die Faustregel, dass 80 Prozent der Arbeit in 20 Prozent der Zeit erledigt wird, und dass für die restlichen 20 Prozent der Arbeit ungefähr 80 Prozent der Zeit benötigt wird. Mit dem Pareto Prinzip soll die Zeit-/Leistungsrelation verbessert werden. Dabei ist es unwichtig, ob die Zahlen exakt stimmen; wichtig ist, Prioritäten zu setzen, um in kurzer Zeit einen großen Teil der Arbeit zu erledigen. Es gilt abzuwägen, ob die Zeitfresser wichtig genug sind, um sie tatsächlich zu bearbeiten, oder ob man lieber vom Perfektionismus absieht, um Energie zu sparen und sich auf die entscheidenden Arbeitsbereiche zu konzentrieren.

 

Prioritäten setzen, Perfektionismus abbauen

Fast niemand hat im Joballtag unendlich Zeit. Deshalb ist es sinnvoll, sich zuerst um grundlegende Aufgaben zu kümmern, statt sich an Details festzubeißen. Zwei Beispiele: Bei einer Konzepterstellung können Sie entweder stundenlang an den Formulierungen feilen oder die Aussagen kurz und knapp auf den Punkt bringen. Müssen Sie eine Präsentation halten, können Sie erhebliche Zeit verschwenden, indem Sie sich von Anfang an nicht nur um den Inhalt, sondern auch um eine perfekte Formatierung mit Animationen kümmern. Oder Sie konzentrieren sich zunächst nur auf die Inhalte der Folien und erstellen das Layout ganz am Ende. Denn falls die Zeit knapp wird, sind fehlende Inhalte schlimmer als eine unperfekte Formatierung. Nehmen Sie sich also immer ausreichend Zeit für das Wichtigste und erledigen Sie die Details später. So sind Sie gegen unvorhergesehene Überraschungen gewappnet. Wartet bereits das nächste Projekt, ist es sinnvoller, sich diesem zu widmen, auch wenn bei der vorigen Aufgabe noch Kleinigkeiten fehlen.

Mit Hilfe des Pareto Prinzips können Sie also lernen, weniger perfektionistisch zu sein und unwichtigere Aufgaben entweder zu verschieben oder zu delegieren. So können Sie beispielsweise das Layout einer inhaltlich fertigen Präsentation delegieren und jemand anderem überlassen.

 

Konkret arbeiten mit dem Pareto Prinzip

Nur wer seine Stärken und Schwächen kennt, kann auch die Indikatoren bestimmen, mit denen sich bei einem 20-prozentigen Einsatz 80 Prozent des Erfolgs erzielen lässt. Dabei ist besonders wichtig zu wissen, welche Aufgaben welchen Stellenwert einnehmen. Sinn des Pareto Prinzips ist es nicht, von zehn Aufgaben die acht unwichtigeren zu lösen, sondern herauszufinden, welche beiden Aufgaben Sie am ehesten weglassen können. Erstellen Sie dazu am besten eine To-Do-Liste und geben Sie den einzelnen Unterpunkten Dringlichkeitsstufen. Bearbeiten Sie die Punkte nach Dringlichkeit, notieren Sie die jeweils aufgewendete Zeit und schätzen Sie ungefähr ab, wie hoch der prozentuale Anteil an der Gesamtaufgabe ist. Arbeiten Sie einige Male nach diesem Verfahren, können Sie in der Regel schon im Voraus einschätzen, was Sie mit welchem Aufwand bearbeiten.

 

Mein Fazit: Das Pareto Prinzip ist eine effektive Zeitmanagementmethode, um Aufgaben zu priorisieren, Probleme bei der Zeitplanung frühzeitig zu erkennen und konkrete Arbeitsplanungen vorzunehmen. Es sollte aber keine Ausrede für mangelnde Gewissenhaftigkeit sein. Denn um aus 20 Prozent der Arbeit 80 Prozent Leistung zu machen, muss man konzentriert und planvoll an die einzelnen Projekte und Aufgaben herangehen.

 

Arbeiten Sie gern mit dem Pareto Prinzip, oder haben Sie damit schlechte Erfahrungen gemacht? Wie immer freue mich auf Ihr Feedback und auch auf Anregungen zu und Erfahrungen mit anderen Zeitmanagementmethoden.

 

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design thinking: Kreative Raumgestaltung für innovative Ideen

Vor kurzem bin ich auf den Begriff „Design Thinking“ gestoßen. Die Bezeichnung beschreibt einen kreativen Prozess, um komplexe Probleme zu lösen und innovative Ideen für die Zukunft zu entwickeln. Dabei arbeitet ein Team gemeinsam eine Fragestellung aus, berücksichtigt die Bedürfnisse und Motivationen von Menschen, und erschafft dann Konzepte, die mehrfach geprüft werden. Das Ziel ist dabei, Lösungen zu finden, die aus Nutzersicht überzeugend sind. Das Verfahren beruht auf drei gleichwertigen Grundprinzipien: Team, Raum und Prozess. Im Zusammenhang damit bin ich auf das Buch „make space: How to Set the Stage for Creative Collaboration“ aufmerksam geworden, das sich im Wesentlichen mit zwei Fragen beschäftigt: Wie beeinflussen Möbel und Raumgestaltung unsere Zusammenarbeit, Kreativität, und Innovationskraft? Und wie könnte ein optimales Büro aussehen, in dem kreativer gearbeitet wird?

 

 

Ein kurzer Überblick über Design Thinking

Die Informatiker Terry Winograd, Larry Leifer und David Kelley entwickelten Design Thinking Anfang der 1990er-Jahre an der Stanford University und gründeten kurz darauf die Agentur IDEO, die mit dieser Methode sehr erfolgreich wurde. Beim Design Thinking sind Vielfalt und ein differenzierter Blick auf ein Thema erwünscht, deshalb bestehen Arbeitsteams immer aus Mitarbeitern unterschiedlicher Disziplinen. Als Inspirationsquelle ist der Raum von großer Bedeutung: Bei der Ideenfindung soll eine Art Spielwiese kreiert werden, das heißt eine Umgebung, die aus den Beteiligten kreative Ideen herauskitzeln kann. In der Praxis arbeitet ein Team nach einfachen Regeln, die eine offene kreative Atmosphäre ermöglichen. Dazu gehören unter anderem Leitsätze wie „Arbeite visuell“, „Fördere verrückte Ideen“ und „Baue auf den Ideen anderer auf“.

Design Thinking wird mittlerweile weltweit von großen Unternehmen in den verschiedensten Branchen angewendet und eignet sich auch sehr gut für kleine und mittelgroße Unternehmen. Informationen zu dem Thema finden Sie etwa bei der School of Design Thinking der Universität Potsdam.

 

 

Der Einfluss von Möbeln und Raumgestaltung

Der Frage, wie sich der Arbeitsraum auf die Innovationskraft auswirkt, sind die Autoren Scott Doorley und Scott Witthoft von der Design School der Stanford University in ihrem Buch „make space: How to Set the Stage for Creative Collaboration“ (Englisch, ISBN-10: 1118143728) nachgegangen. Sie kommen zu dem Schluss, dass Kreativität von der Gestaltung des Raums stimuliert und gesteuert wird. Je außergewöhnlicher ein Raum ist, desto kreativere Ideen können dort entstehen. In Unternehmen wird die positive Wirkung von Räumen auf die Kreativität und Innovationskraft der Mitarbeiter allerdings viel zu häufig unterschätzt. Dabei lassen sich gewöhnliche Büros schon mit geringem finanziellen und zeitlichen Aufwand in Kreativräume verwandeln.

 

Laut Doorley und Witthoft sind die Ideenfindung und der Ideenaustausch dynamische Prozesse zwischen den Beteiligten, die durch die Gestaltung der Räumlichkeiten erheblich gefördert werden können. Denn der Raum spiegelt die Kultur, das Verhalten und die Prioritäten der Anwesenden wider. Ein Büro kann demnach dazu genutzt werden, die Kultur und Gewohnheiten einer kreativen Gemeinschaft zu formen.

 

 

 

 

Kreative und flexible Arbeitsräume

Die Autoren beschäftigen sich im Buch mit der Möblierung der Räume und den dazu passenden Denkprozessen. Dabei geht es nicht darum, Büros neu oder komplett umzubauen. Bereits mit einfachen Möglichkeiten lässt sich aus einem „konventionellen Büro“ ein variabler Raum machen, der spontan an die Bedürfnisse des jeweiligen Projekts anpassbar ist: Whiteboards grenzen einzelne Bereiche provisorisch ab, Tische und Stellwände sind auf Rollen bewegbar. Wände und Oberflächen werden frei genutzt, um Gedanken zu visualisieren und Arbeitsergebnisse zu teilen. Regale mit bunten Materialien dienen dazu, Ideen schnell zu veranschaulichen und erlebbar zu machen. Denn eine beim Design Thinking häufig genutzte Technik ist die Visualisierung von Informationen.

 

Doorley und Witthoft geben einen Überblick über schnell zu erbauende und jederzeit wiederholbare Anordnungen wie das „Theater in the Round“. Dabei werden Stühle zu einem Hufeisen oder Kreis geformt, um interaktive Diskussionen anzustoßen, anstatt Präsentationen zu halten. Im Buch finden sich außerdem Tipps und Anleitungen, die dazu motivieren sollen, Möbel selbst zu bauen oder Räume umzugestalten. Dazu gehören einfache Elemente wie das „Z-Rack“, ein mobiler Kleiderständer, der mit einer beschreibbaren Fläche ausgestattet wird. Ein Kapitel erläutert die Auswirkung bestimmter räumlicher Eigenschaften auf Handlungen und Einstellungen der dort arbeitenden Menschen. Es geht vor allem um die Aufteilung des Raums, der Möbel sowie der Mitarbeiter. Außerdem erfährt der Leser, wie sich die Stimmung einer Gruppe im Raum durch Lichtanpassungen beeinflussen lässt.

 

Wie sich Design Thinking insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) praktisch anwenden lässt, erfahren Sie in einem Faktenblatt des RKW Kompetenzzentrums.

 

Haben Sie bereits Erfahrungen mit Design Thinking gemacht und Ihre Arbeitsräume entsprechend gestaltet? Ich freue mich auf Ihr Feedback, Beispiele aus Ihrer Arbeitspraxis oder Tipps, was sich in einem „normalen“ Büro verbessern lässt, um mehr Kreativität aus den Mitarbeitern herauszukitzeln.

 

Urheber des Bildes: © Marco2811 – Fotolia.com

 

Windows Phone Apps: Tipps für Office-Arbeiter

Videokonferenzen, Office-Fernbedienung, Cloud-Verschlüsselung, Notizverwaltung und mehr: Hier sechs Produktivitäts-Apps für das mobile Microsoft-Betriebssystem Windows Phone.

 

1. Videokonferenzen: Lync 2013

Sie wollen die Funktionen von Lync und Skype for Business mobil nutzen? Mit der App-Version von Microsofts Kommunikationsplattform Lync kein Problem – sie ermöglicht VoIP- und Videotelefonate via WLAN, Messaging, Konferenzen und noch einiges mehr.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

2. Fernbedienung: Office Remote

Mit dieser App verwandelt sich das Smartphone zur Fernbedienung für Microsoft Office auf PC oder Notebook. Voraussetzung ist eine Bluetooth-Verbindung. Der Mehrwert: Bei Präsentationen kann sich der Vortragende frei im Raum bewegen und die PowerPoint-Präse mit seinem Windows Phone steuern. Auch Excel-Tabellen und Word-Dokumente können aufgerufen werden. Einziger Haken: Office Remote arbeitet nur mit Office 2013 zusammen.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

3. Cloud-Verschlüsselung: Boxcryptor

Diese App erhöht die Datensicherheit von Cloudnutzern: Boxcryptor verschlüsselt Dateien auf dem Windows Phone, bevor sie zu Cloud-Anbietern wie Dropbox, Google Drive oder Microsofts OneDrive hochgeladen werden. Sollte die Datenwolke gehackt werden, haben die Angreifer dennoch keinen Zugang auf die verschlüsselten Daten.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

4. Notizen: Evernote

Das wohl populärste Notizen-Tool überhaupt ist auch als Windows-Phone-App erhältlich. Mit dabei sind Features wie die Dokumentenkamera zum Digitalisieren von Papiernotizen. Die App-Inhalte können mit allen PCs synchronisiert werden, die mit Evernote verbunden sind.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

 

5. Lese-Sammlung: Poki

Dieser Dienst sammelt Web-Inhalte wie Texte oder Videos und synchronisiert sie mit sämtlichen Geräten, auf denen die Anwendung läuft. Interessante Artikel und Webseiten werden mit Stichwörtern versehen und für die spätere Lektüre in der Poki-Cloud gespeichert. Sogar eine Vorlesefunktion ist enthalten.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

 

6. Car- und Bike-Sharing: Car Jump

Sie arbeiten in einer deutschen Großstadt und sind auf der Suche nach einem Auto? Oder Fahrrad? Car Jump vereint zahlreiche Car-Sharing-Anbieter in einer App, darunter Car2go, Spotcar, Multicity und Drive Now. Auch der Fahrradverleihdienst Nextbike ist dabei. Die Fahrzeuge können direkt über die App gebucht werden, die in Berlin, Hamburg, Köln, Düsseldorf und München funktioniert.

Hier der Link zum Windows App Store.

 

Welche Produktiv-Apps nutzen Sie auf der Windows-Phone-Plattform? Wir freuen uns auf Ihre Ergänzungen via Kommentarfeld!

 

Bildquelle: ©Microsoft