Carsten Voeller

Facebook im Büro – was ist erlaubt, was nicht?

Wer nicht drin ist, ist out. Inzwischen nutzen mehr als zwanzig Millionen Deutsche Facebook und teilen Vorlieben, Meinungen und Infos. Das soziale Netzwerk strahlt eine merkwürdige Faszination aus, Freunde und Bekannte sind stets nur einen Klick entfernt, 24 Stunden am Tag. Doch wie sieht’s während der Arbeitszeit aus? Ist Facebook im Büro überhaupt erlaubt? Was kann bei der Arbeit vielleicht sogar helfen oder dem Unternehmen nützen? Ich habe dazu einige interessante Infos für Sie zusammengetragen:

 Social Media im Büro: Fluch…

Wie lange tummeln sich denn die Leute überhaupt auf Facebook? Für Aufschluss sorgen Statistiken: Laut einer Umfrage der Kölner Kreativagentur youCom ist rund jeder vierte Beschäftigte in Deutschland auch während der Arbeitszeit privat beim Online-Netzwerk Facebook aktiv. Im Schnitt sind das zweieinhalb Stunden pro Woche. Zehn Prozent seien sogar länger als fünf Stunden ihrer Arbeitszeit pro Woche im Online-Netzwerk aktiv.  Hochgerechnet gehe dadurch im Jahr Arbeitszeit im Wert von 26,8 Milliarden Euro verloren. Weiterer Nachteil: Facebook blockiert die interne Kommunikation. Denn statt das Gespräch mit Kollegen zu suchen und so über Arbeitsabläufe und Projekte zu plaudern, bleibt der Facebook-Nutzer vorm Computer hängen.

…oder Segen?

Andere Experten wiederum behaupten, dass soziale Netzwerke wie Facebook eben nicht nur Arbeitszeitkiller und Sicherheitsrisiken darstellen. Ganz im Gegenteil, Facebook sorge für zufriedenere Arbeitnehmer. Zu diesem Schluss kommt zumindest das Marktforschungsunternehmen Gartner. Die Analysten wollen nicht nur herausgefunden haben, dass immer mehr Firmen ihre Social-Media-Verbote auflockern, sondern auch, das Facebook gute Möglichkeiten zum Stressabbau bietet. Denn, wer viel arbeitet, müsse auch entspannen. Und statt in der Pause am Glimmstängel zu ziehen oder Gummibärchen zu futtern, sondern die Neuigkeiten nach Bildern, Videos und anderen Internet-Fundstücken zu durchstöbern, das habe einen durchaus positiven Effekt. Zudem gehe durch Smalltalk am Drucker, an der Kaffeemaschine oder beim Essen mit Kollegen viel mehr Zeit verloren.

Dementsprechend würden immer mehr Firmen den Einsatz von Internet-Netzwerken tolerieren. Laut Gartner hat sich noch im Jahr 2010 die Hälfte der befragten Unternehmen gegen die Nutzung von Social Media-Angeboten während der Arbeitszeit ausgesprochen, doch das ändert sich. Gartner prophezeit: 2014 sollen es dann lediglich noch 30 Prozent sein. Die Gründe dafür sind mit Sicherheit nicht nur in der höheren Zufriedenheit der Belegschaft zu suchen. Denn erstens benötigen bestimmte Abteilung Zugriff zu Social Media, beispielsweise Marketing und Support, zweitens bringen Verbote realistisch betrachtet einfach nicht viel. Schließlich erfolgt der Zugriff auf Facebook mittlerweile hauptsächlich über mobile Geräte wie Smartphones und nicht über den kontrollierbaren Firmen-PC. Und: Wenn Arbeitgeber den Zugang zu Facebook und anderen sozialen Netzwerken blockieren, können sie sich vor allem bei der jüngeren Generation schnell ins Abseits manövrieren.

Erst nachfragen, dann Facebook

Ob Facebook nun Fluch oder Segen für die Produktivität darstellt, ist höchstwahrscheinlich individuell sehr verschieden. Doch wie steht es in Ihrer Firma? Ist hier Facebook erlaubt? Ob die private Nutzung toleriert wird, das sollte unbedingt mit der Chefetage geklärt werden. Und zwar vorab. Oft hilft aber auch ein Blick in den Arbeitsvertrag. Fast alle Unternehmen haben mittlerweile Klauseln über die Nutzung des Internets in ihre Arbeitsverträge aufgenommen. Schauen Sie am besten einmal hinein, bevor Sie eine Abmahnung riskieren.
Comic: Nico von Endless Origami; CC

Die wichtigsten Regeln für die Facebook-Nutzung am Arbeitsplatz

Selbst wenn die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz ausdrücklich erlaubt ist, gilt es einige wichtige Regeln zu beherzigen.

  • Loggen Sie sich nie dauerhaft ein, chatten Sie nicht „nebenbei“ und verfolgen Sie nicht permanent die Statusmeldungen Ihrer Facebook-Freunde. Durch die ständige Ablenkung leidet Ihre Arbeit definitiv. Zudem macht es keinen guten Eindruck.
  • Stellen Sie keine internen Infos ins Internet. Das betrifft sowohl Berichte über Aufgaben als auch Informationen zu Kollegen. Wenn Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse ausgeplaudert werden, kann das einen Entlassungsgrund darstellen. Absolut nicht empfehlenswert sind auch Statusmeldungen wie „Hoffentlich ist bald Feierabend“ oder „Das Meeting war wieder einmal total öde“.  Solche Statements bergen die Gefahr, irgendwann einmal beim Boss zu landen. Was übrigens heutzutage öfter passiert, als man glaubt.
  • Gefahr birgt auch das allzu freizügige Teilen von Fotos, Videos und Vorlieben. Denn wer nicht aufpasst, gibt mehr von sich preis als gewollt. Mit einem achtlosen Kommentar oder einem falschen Klick riskieren Sie Ihren guten Ruf – besonders im Job.
  • Außerhalb des Büros müssen Sie ebenfalls auf der Hut sein. Die gern genutzte Facebook-Anwendung „Places“ ermöglicht beispielsweise das Bekanntgeben des derzeitigen Aufenthaltsortes, etwa per Smartphone. Auch wer mit dabei ist, wird gern geteilt. Dumm nur, wenn Sie ein Freund in der Kneipe markiert, wenn Sie eigentlich krankgeschrieben sind. Oder wenn Sie jemand auf der Dienstreise im Stripclub eincheckt. Standardmäßig haben Sie keinen Einfluss darauf, dass ein Freund Ihre Position veröffentlicht. Das können Sie aber in den „Privatsphäre-Einstellungen“ auf Facebook ändern.
  • Nicht jeden geht es etwas an, mit wem Sie bei Facebook befreundet sind – schon gar nicht Ihre Kollegen und Vorgesetzten. Standardmäßig kann aber jeder Ihre Freundesliste einsehen. Wenn Sie das nicht möchten, machen Sie Ihre Freundesliste einfach für andere unsichtbar. Rufen Sie dazu Ihr Profi auf, und klicken Sie im Bereich „Freunde“ auf „Alle anzeigen“. Es folgt ein Klick auf „Bearbeiten“, den kleinen Pfeil und dann „Nur ich“.
  • Menschen machen Fehler. Wenn Sie etwas in Facebook veröffentlicht haben, das Ihre Job-Reputation gefährdet, können Sie es aber schnell aus Ihrer Chronik löschen. Klicken Sie dazu auf Ihren Profilnamen, sodass die Chronik angezeigt wird.  Sämtliche Inhalte können Sie nun löschen, indem Sie den Mauszeiger in die rechte obere Ecke des Eintrags bewegen und dann auf „Bearbeiten oder entfernen“ klicken. Sie können auch mit wenigen Klicks sämtliche Einträge der Chronik nur für Ihre Freunde sichtbar machen. Das erledigen Sie über die Privatsphäre-Einstellungen per Klick auf „Beschränke das Publikum für ältere Beiträge“.

Die Gretchenfrage am Schluss: Soll man die Freundschaftsanfrage vom Chef annehmen? Schwierig. Sind Sie schon mit der halben Belegschaft befreundet, gibt es wenige Gründe, die Anfrage des Chefs nicht anzunehmen. Besser ist es von vornherein, Privates und Geschäftliches zu trennen. Es lassen sich schließlich mehrere Facebook-Profile anlegen.

Free Download Microsoft Office 2013

Carsten Voeller

MS Office 2013 zum selber testen

Letzte Woche habe ich das kommende Microsoft Office 2013 getestet und Ihnen mitgeteilt, welche  Neuerungen diese Software bieten wird. Sind Sie auch neugierig auf die neue Version geworden? Dann probieren Sie Office 2013 doch einfach selbst einmal aus. Microsoft bietet zwei voll funktionsfähige Preview-Versionen kostenlos übers Web an.

Voraussetzung für beide Versionen ist Windows 7 oder 8 – die veralteten Versionen XP und Vista sind dafür nicht geeignet. Weitere Einschränkung: Die Preview ist nur auf Englisch, Französisch, Spanisch, Schwedisch, Russisch und Japanisch verfügbar, eine deutsche Ausgabe ist bislang nicht vorhanden. Für die Installation brauchen Sie ein Windows Live Kundenkonto, das sich kostenlos anlegen lässt. Die Testversion können Sie auf bis zu fünf PCs oder Tablets testen, ihre Funktionsfähigkeit endet 60 Tage nach Verkaufsbeginn der finalen Version.

Wo gibt es die Testversionen?

Die „Stream“-Version finden Sie unter www.office.com/preview. Die Offline-Version, gibt es als Download unter https://profile.microsoft.com/RegSysProfileCenter/wizard.aspx?wizid=f2648d40-84ce-4556-8545-93d52a3253f2&lcid=1033&ci=393. Hier ist die Anmeldung mit einem Microsoft-Account erforderlich. Davon sollten Sie sich aber nicht abschrecken lassen, dies ist in wenigen Schritten erledigt.

Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Meinungen zu Office 2013.

Urheber des Bildes: © 2012 Microsoft

Carsten Voeller

Office 2013 – die neue Version im Vorab-Check

Das Paket Microsoft Office gehört zur Grundausstattung der meisten Büro-PCs. Im kommenden Jahr erscheint die neue Version 2013, die nach Angaben von Microsoft eine Revolution darstellt. Ich habe die erhältliche „Preview“-Version ausprobiert und berichte jetzt schon, worauf Sie sich bei Office 2013 freuen können.

Ein Klassiker neu aufgelegt

Office, mit dem Schreibprogramm Word, der Tabellenkalkulation Excel, dem Mailprogramm Outlook und der Präsentationssoftware PowerPoint, ist trotz großer Konkurrenz immer noch mit Abstand das verbreitetste Büro-Paket. Es werkelt auf nicht weniger als 1 Milliarde PCs weltweit. Für Hersteller Microsoft ist Office das wichtigste Produkt, sogar noch vor Windows.  Damit die kostenlose Konkurrenz Open Office und Google Docs nicht noch mehr Freunde gewinnt, hat Microsoft die Software komplett umgekrempelt. Microsofts Chef Steve Ballmer sagte, es handle sich bei Office 2013 nicht einfach nur um eine neue Version, sondern vielmehr um eine komplett neue Generation. Das macht neugierig, was ist also neu?

Anbindung ans Internet

Stand bei bisherigen Office-Versionen der Computer mit Festplatte im Mittelpunkt, ist es nun die Anbindung ans Internet. Das Arbeitsverhalten der Menschen habe sich gewandelt, so Steve Ballmer bei der Vorstellung von Office 2013. Teamarbeit spiele eine wichtigere Rolle als je zuvor, deshalb sei Office 2013 voll aufs Internet abgestimmt.

Office 2013 muss beispielsweise nicht mehr zwangsläufig wie ein herkömmliches Programm von DVD installiert und gestartet werden – das hat beim Vorgänger Office 2010 gut und gerne eine halbe Stunde und länger in Anspruch genommen. Die neue Version lässt sich dagegen innerhalb weniger Sekunden einfach übers Internet abrufen. Es reicht, eine spezielle Internet-Seite aufzurufen und seinen Benutzernamen und das dazugehörige Passwort einzutippen. Ist das erledigt, stehen dann schon Ihre Dokumente und sogar Ihre individuellen Einstellungen parat – das kann man wirklich revolutionär nennen. Wer das Paket lieber auf die gewohnte Weise installieren will, bekommt Office 2013 aber auch auf DVD.

Keine große Überraschung: Texte, Präsentation und Tabellen lassen sich direkt auf die Internet-Festplatte SkyDive speichern – also ab in die Cloud. Darüber hinaus lassen sich im Internet abgelegte Dokumente mit wenigen Klicks anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Funktionen zum gleichzeitigen Bearbeiten sind ebenso an Bord. Auch hier gilt: Wie gewohnt lassen sich Dokumente, etwa aus Sicherheitsgründen, auf der Festplatte des PCs speichern.

Sharing Funktion Microsoft Office 2013
In Office 13 lassen sich Dokumente direkt übers Programm mit anderen Personen teilen.

Das war noch längst nicht alles: Das E-Mail-Programm Outlook ist in Zukunft eng mit beliebten Internetdiensten verquickt. So zeigt es Statusnachrichten von Kontakten von sozialen Netzwerken wie Facebook an. Und auch das Telefonprogramm Skype ist schon eingebunden. So lassen sich Outlook-Kontakte ohne Umwege direkt übers Internet anrufen, was wirklich sehr praktisch ist.

Eigener App-Store: Mini-Anwendungen lassen sich in Office 2013 direkt über die einzelnen Programme herunterladen. Dazu gibt’s den „Office Marketplace“, in dem kostenlose und kostenpflichtige Zusatzprogramme (so genannte Add-Ons) zum Herunterladen bereitstehen. Darunter auch die neuartigen „Agaves“. Dabei handelt es sich um vielfältig nutzbare Erweiterungen auf Basis von Webstandards.

Das ist ebenfalls neu

Die Menüs von Office 2013
Die Menüs von Office 2013, im Bild Outlook, hat Microsoft gründlich überarbeitet.

Frischer Look: Sämtliche Bedienelemente und Logos hat Microsoft überarbeitet. Die Optik ist gelungen, die Menüs wirken übersichtlicher und moderner. Was mir besonders gefällt: Die Ribbon-Menübänder sind wieder verschwunden. Das sieht nicht nur schicker aus, sondern bietet vor allem auf Note- und Netbooks mit niedriger Bildschirmauflösung Vorteile. Denn es steht mehr Platz für Texte, Tabellen und andere Inhalte bereit. Auch die Logos erstrahlen im neuen Glanz. Gewöhnungsbedürftig: Das Outlook-Icon ist jetzt nicht mehr grün, sondern hellblau.

Touch-Bedienung: Windows 8 steht ebenfalls in den Startlöchern, genau wie Tablet-PCs, die auf das neue Betriebssystem zugeschnitten sind. Auf die ist Office 2013 vorbereitet, es lässt sich auf Tablets per Fingereingabe bedienen. Das klappt an einigen Stellen recht gut, an anderen weniger. Ärgerlich aber: Bis jetzt ist kein Office 2013 für den Marktführer Apple iPad oder Tablet PCs mit Android angekündigt.

Verbesserte Programmfunktionen: Natürlich hat Microsoft auch einige Programmfunktionen aufpoliert und hinzugefügt. Einige Beispiele:

  • Powerpoint hat jetzt eine Spickzettel-Funktion. Während der Beamer die normale Präsentation zeigt, stehen dem Redner auf dem Notebook zusätzliche Infos wie die nächste Folie und Notizen zur Verfügung. 

    Powerpoint 2013 mit Spickzettel-Funktion

  • In Outlook lassen sich Termine, Kontakte und Aufgaben in Office 2013 schneller aufrufen. Es reicht, unten mit der Maus über die Leiste zu fahren, und die gesuchten Infos erscheinen in einem kleinen Fenster. 

    Termine, Kontakte und Aufgaben in Outlook Office 2013

  • In Word lassen sich nun auch Videos aus dem Internet einfügen. Auch das Positionieren von Bildern wurde stark vereinfach
    Videos aus dem Internet in Word 2013

Microsoft Office 2013 kommt in drei Versionen

Wann genau Office 2013 auf den Markt kommt, steht noch nicht fest. Wahrscheinlich ist ein Verkaufsstart im ersten Quartal 2013. Auch zu den Preisen hat sich Microsoft bislang nicht geäußert. Wie es aussieht, wird es Office 2013 aber ausschließlich im Abo geben, es fallen also monatliche Gebühren an. Welche Versionen es gibt, scheint aber immerhin schon festzustehen:

  • Office 365 Home Premium, gedacht für Privatleute und Familien. Der Dienst beinhaltet 20 Gigabyte SkyDrive-Speicher  und 60 Freiminuten für kostenpflichtige Telefonate über Skype.
  • Office 365 Small Business Premium, für Freiberufler und kleine Unternehmen. Diese Version bietet zusätzlich E-Mail-Dienste der „Unternehmensstufe“, gemeinsame Kalenderfunktionen und Videokonferenzen in HD-Qualität.
  • Office 365 ProPlus, für größere Unternehmen. Hier gibt’s zusätzliche Kapazitäten für Geschäfts- und Internet-Funktionen.

Meine Meinung

Trotz aller Neuerungen muss ich sagen, so richtig hat mich Office 2013 nicht überzeugt. Es gibt viele interessante neue Features, andererseits war aber auch keine „Must-Have“-Funktion dabei, ohne die ich nicht mehr leben könnte. Das Streamen ist sicher eine klasse Sache, nur habe ich mein Notebook sowieso immer dabei. Und Dokumente speichere ich (selbstverständlich verschlüsselt) ohnehin immer automatisch bei Dropbox. Und ob sich Microsoft mit dem Abo-Modell einen Gefallen tut? Ich bin mir nicht sicher.

 

Urheber des Bildes: © 2012 Microsoft

 

Titelbild Einkaufsratgeber - Heftklammern

Carsten Voeller10 Comments

Einkaufsratgeber: Heftklammern

Wir haben zuhause zwei Tacker. Einen hat mein Mann von seinen Eltern mitgebracht, den anderen ich. Auch meine Arbeitsplätze waren immer mit einem Heftgeräte ausgestattet. Irgendwann waren die Heftklammern dann alle und ich stand vor dem Regal bzw. blickte im OTTO Office Webshop auf das Heftklammern-Sortiment und fragte mich, welche Heftklammern denn nun in meinen Tacker passen? Von 24/6, 26/6 und 24/8 ist da die Rede, von No. 10 oder K6, von 25/10, 23/17 oder 3/15XL und vielen mehr. Mir schwirrte der Kopf. Falls es Ihnen auch so geht, hilft Ihnen mein Einkaufsratgeber.

Was für ein Heftgerät haben Sie?

Im Wesentlichen gibt es vier verschiedene Tacker:

Der wohl üblichste ist dieser:

üblichster TackerIhn gibt es in der größten Farb- und Herstellerauswahl. Er schmückt jeden Schreibtisch und ist bei OTTO Office bereits ab 3,56 € zu haben. Er heftet je nach Gerät von bis zu 15 Blatt bis hin zu bis zu 50 Blatt (80 g/m²) und unterstützt je nach Modell die offene, die geschlossene oder die genagelte Heftung und die Flat Clinch Technologie. Es gibt auch einen sogenannten Langarm-Tacker, mit dem Sie beispielsweise DIN A4-Seiten in der Mitte zu einem DIN A5-Buch zusammenheften können. Dieses Heftgerät ist eine Anschaffung fürs Leben, denn die Hersteller geben je nach Modell bis zu 25 Jahre Garantie.

 

Alternative zum Tacker die Heftzange

Die Alternative zu dem gerade beschriebenen „Tischgerät“ ist die Heftzange. Während man einen Tacker zum Heften auch in die Hand nehmen kann, muss man die Heftzange in der Hand halten und kann sie nicht abstellen. Ihre Heftleistung ist je nach Modell vergleichbar mit der des Tackers. Sie unterstützt jedoch keine genagelte Heftung, ist teurer und die Hersteller geben nur bis zu 10 Jahre Garantie. Aber sie liegt besser in der Hand.

Blockhefter für bis zu 170 Blatt

 

 

 

Wenn Sie mehr als 50 Blatt tackern wollen, benötigen Sie einen Blockhefter. Bis zu 170 Blatt (80 g/m²) sind für einzelne Geräte kein Problem. Heftungsart ist in erster Linie die geschlossene Heftung. Einige Modelle unterstützen die Flat Clinch Technologie. Preislich fangen die Blockhefter dort an, wo die einfachen Heftgeräte aufhören, und je nach Heftleistung können Sie bis zu 190 € ausgeben.

Elektrotacker

 

 

 

Für Viel-Hefter gibt es den Elektrotacker. Mit einem Anschaffungspreis von über 70 € ist es ein teurer Luxus, der kleinere Stapel von bis zu 20 Blatt (80 g/m²) zusammenheften kann. Doch wenn es viele Stapel sind, rechnet sich die Investition. Da neben der offenen und geschlossenen Heftung auch die genagelte Heftung unterstützt wird, ist das Gerät toll, um Papiere einfach, ordentlich und fest an der Wand zu befestigen.

 

Exkurs: Heftungsarten

Haben Sie sich gerade beim Lesen gefragt, was eine offene und eine geschlossene Heftung ist? Was eine genagelte Heftung ist und was man unter Flat Clinch Technologie versteht? Hier ein kleiner Exkurs zu den Heftungsarten.

Bei der offenen Heftung werden die Heftklammern auf der Rückseite des Stapels nach außen gebogen, bei der geschlossenen Heftung werden sie nach innen gebogen. Welche Heftung man verwendet ist Geschmackssache.

 offenen Heftung eines TackersOffene Heftung

 

geschlossene Heftung eines TackersGeschlossene Heftung

 

Mithilfe der genagelten Heftung können Sie Blätter oder Moderationskarten an eine Wand heften bzw. nageln. Die Enden der Heftklammern werden dann nicht um das Papier gebogen, sondern nur im rechten Winkel in die Wand genagelt.

Genagelte Heftung

Genagelte Heftung

Flat Clinch Technologie - FlachhefttechnologieWenn Sie besonders viele Unterlagen in einem Aktenordner unterbringen wollen, benötigen Sie ein Heftgerät mit Flat Clinch Technologie, zu Deutsch: Flachhefttechnologie. Bei dieser Technik werden die Klammerenden flach aufliegend gebogen bzw. die übliche Wölbung der Klammerenden vermieden. Das spart bis zu 30 % Platz im Aktenordner, so dass Sie dort entsprechend mehr Papier ablegen können.

Diese Heftklammern brauchen Sie

So, nun aber endlich dazu, welche Heftklammern Sie für Ihren Tacker nun kaufen sollen. Hierzu müssen Sie einen Blick auf Ihr Heftgerät werfen. Irgendwo sollten Sie einen Aufkleber oder einen Druck mit einer Zahlenkombination oder Bezeichnung wie folgt finden: 26/6, 25/10, 24/6, 24/8, 23/6, 23/8, 23/10, 23/12, 23/13, 23/14, 23/15, 23/17, 23/20, 23/24, No. 10 (strong), NE 6, Duax, K6, K8, K10, K12, Juwel 4 mm, Juwel 6 mm, 3/15XL oder 3/15 super. Diese Heftklammern brauchen Sie.

Was sich hinter den Kombinationen wie 24/6 verbirgt? Die erste Zahl steht für die Drahtstärke der Heftklammer. Je kleiner die Zahl, desto stärker der Draht. Die zweite Zahl steht für die Schenkellänge, hier 6 mm. Auch bei der Bezeichnung K6 bis K12 steht die Zahl für die Länge des Schenkelmaßes.

Der gemeine Tacker wird in der Regel mit den Heftklammern 24/6 oder 26/6 gefüllt. Erstgenannte sind preiswerter, letztere filigraner. Heftzangen werden oft mit Heftklammern No. 10 bestückt, aber auch mit 24/6ern oder 26/6ern. Für einen Blockhefter bzw. dickere Papierstapel brauchen Sie Heftklammern mit einem stärkeren Draht und längeren Schenkeln, also beispielsweise 23/15 oder K10. Und wenn Sie es gern bunt treiben – es gibt auch farbig sortierte Heftklammern in Blau, Rot, Grün und Gold.

Zu den Heftklammern bei OTTO Office

Jetzt wissen Sie Bescheid und wollen Heftklammern oder gar ein neues Heftgerät kaufen? Dann los!

Retro Postkarte

Carsten Voeller

Urlaubsgrüße heute – lieber digital per App oder doch die gute alte Postkarte?

Für die meisten ist es die wohl schönste Zeit des Jahres –die Urlaubssaison! Und egal, wohin die Reise führt, ans Meer, in die Berge oder in eine Metropole: Die Daheimgebliebenen sollen erfahren, wo man ist und wie es einem geht. Das geht ganz klassisch mit der guten alten Postkarte, was laut Umfragen immer noch mehr als ein Viertel der Deutschen macht. Doch im Zeitalter von Handys, App und Internet gibt es viel mehr Möglichkeiten. Ich habe Ihnen eine kleine Auswahl für digitale Urlaubsgrüße zusammengestellt.

SMS: kurz und bündig, aber sehr unpersönlich

Manch einer sagt, dass auf einer Postkarte doch sowieso nicht viel drauf steht: „Wir sind gut angekommen“ und „Wetter/Essen/Strand sind gut/schlecht“. Das kann doch per App wie Whatsapp verschickt werden oder passt auch gut in eine SMS Und die ist mittlerweile sogar ein recht preiswertes Vergnügen: Urlauben Sie In der EU, kostet die SMS nur noch knapp 11 Cent. Ob Ihnen das für die Urlaubsgrüße reicht, ist aber Geschmackssache: Das Gefühl, eine Postkarte aus dem Briefkasten zu holen und sie in den Händen zu halten, ist eben immer noch etwas Besonderes, viel Persönlicheres. Wenn Sie Kinder im Schulalter haben, ist das Karten schreiben (oder bemalen) zudem eine schöne Beschäftigung für Regentage.

Abgesehen davon: Bekommen die Daheimgebliebenen eine Postkarte mit einem schönem Fotomotiv, ist die als Souvenir auf dem Schreibtisch der Kollegen sehr beliebt. Immerhin: Der „große Bruder“ der SMS, die MMS kann ein Bild oder sogar Video mit schicken. Die bewegen sich preislich eher in Richtung 1 Euro. Und der Empfänger kann sie den Kollegen herumzeigen und weiterleiten.

Sozial Netzwerken: auch im Urlaub?

Soziale Netzwerke sind in. Und wer seinen Freunden etwas mitzuteilen hat, macht das oft auf Facebook. Warum nicht auch im Urlaub? Vorteil: Auf einen Rutsch erreichen Sie ganz viele Leute. Und ein Notebook müssen Sie nicht mal mitnehmen. Viele Hotels bieten ihren Gästen die Nutzung von PC und Internet für ein paar Euro an. Wenn nicht, gehen Sie einfach in das nächste Internetcafé. Kleines Problem: Wollen Sie auch noch ein schönes Foto mitschicken, hakt es oft. Mal einfach die Kamera anstöpseln, geht oft nicht. Aus Sicherheitsgründen sperren die Cafébetreiber die USB-Anschlüsse ihrer Computer. Da bleibt nur die Möglichkeit direkt vom Smartphone die Grüße mit der Facebook App zu verschicken.

Fotos im Retro-Look: das Smartphone macht’s möglich

Einst steht fest: Wer ein Smartphone hat – und es auch in den Urlaub mitnimmt – ist am besten zum Verschicken seiner digitalen Urlaubsgrüße vorbereitet. Denn mittlerweile sind diese Geräte kleine Computer mit eingebautem Fotoapparat. Bilder lassen sich zum Beispiel per Facebook App mit den Freunden teilen, inklusive ein paar netter Zeilen. Der Fantasie sind dabei keine Grenzen gesetzt. Mit einer der zahllosen Foto Apps können Sie aus profanen Schnappschüssen kleine Kunstwerke machen – und die natürlich auch Ihren Freunden übers Internet zukommen lassen. Mir gefällt dabei die App Instagram am besten. Foto machen, einen Filter auswählen, fantastisches Bild (vielleicht mit einem originellen Retrotouch) knipsen, abschicken.

Und noch etwas spricht für die gute alte Postkarte: Stichwort Roaming

Kostet das im Ausland nicht ein Heidengeld? Wenn man nicht aufpasst, ja. Denn nutzen Sie Facebook & Co. wie zu Hause über das Mobil-Internet oder per App, dreht sich der Gebührenzähler wegen des sogenannten Roamings schnell. Erst wenn Sie 59,50 Euro erreicht haben (und das geht fix), wird Ihnen sozusagen der “Saft” abgestellt. Aber soweit muss es nicht kommen. Überprüfen Sie vor Urlaubsbeginn, ob in Ihrem Smartphone die Option “Daten-Roaming” aus ist. Und setzen Sie im Urlaubsland auf WLAN. Das finden Sie zum Beispiel in Ihrem Hotel, in Cafés oder fast immer bei Mc Donalds und Starbucks – meist für ein paar Euro, manchmal sogar gratis.

Dort können Sie doch noch eine Postkarte “schicken” – denn auch dafür gibt es Apps, etwa Postcard, Funcard oder Pokamax. Sie wählen ein Foto auf dem Handy aus, tippen den Empfänger und einen Text ein. Die App macht daraus eine Postkarte, die ein paar Tage später klassisch im Briefkasten landet. Das kostet meist so 1,50 bis 2 Euro. Ein schöner Kompromiss – mit Nebeneffekt: Probleme mit einer unleserlichen Handschrift auf der Postkarte gibt es hier nicht. Meine persönliche Meinung: alles ganz nett, aber ich bleibe trotzdem lieber bei der guten, alten Postkarte aus Pappe. Und wenn es mal etwas besonders Wichtiges mitzuteilen gibt, kann man ja mit dem Handy auch schnell anrufen – innerhalb der EU für 35 Cent pro Minute.

 

Urheber des Bildes: © mirabella – Fotolia.com

 

Passwort-Manager vom Passwort-Depot

Carsten Voeller3 Comments

Tool-Tipp: Der Passwort-Manager vom Passwort-Depot

Vor einigen Wochen habe ich  Ihnen Tipps zur Erstellung von sichereren Passwörtern gegeben. Da die meisten Tools unterschiedliche Anforderungen an ihr Passwort setzen, gibt es oftmals viele verschiedene Versionen von Passwörtern. Da den Überblick zu behalten ist nicht einfach. Daher empfehle ich Ihnen heute zwei Programme zum Speichern von Passwörtern: Passwort-Depot und Lastpass.

Ein guter Tipp zum Speichern von Internetpasswörtern ist die Freeware Lastpass. Mit diesem Passwort-Manager müssen Sie sich nur noch ein einziges Passwort merken. Das Programm speichert sämtliche Anmeldedaten verschlüsselt auf Ihrem PC, Ihrem Notebook oder Smartphone. Mit dem Master-Passwort können sie dann jederzeit abgerufen werden.

Noch komfortabler ist das Programm Password-Depot. Damit müssen Sie sich komplizierte Passwörter nicht merken. Die kostenlose Version verwaltet bis zu 20 Passwörter, wer mehr braucht, kauft die Vollversion für 29 Euro. Denn Passwörter im Browser zu speichern, das ist nicht sicher – und daher überhaupt nicht zu empfehlen. Angreifer können diese Informationen über Schadprogramme, etwa Trojaner, auslesen. Damit Sie das Programm schnell einrichten können, hier eine kurze Anleitung von mir:

Kennwort-Tresor mit Passwort-Depot einrichten

Schritt 1: Laden Sie sich hier die Demo-Version von Passwort-Depot herunter. Schließen Sie dann  sämtliche Browser-Fenster und installieren Sie das Programm mit den Standardeinstellungen.

Download Demo-Version von Passwort-Depot

Schritt 2: Starten Sie Passwort-Depot. Klicken Sie oben Links auf das Schlosssymbol und auf „Neu“. Tippen Sie ins Feld „Dateiname der Kennwörterdatei“ einen beliebigen Namen für den Kennwort-Tresor ein, beispielsweise „Meine Passwörter“. Zudem tippen Sie in die Felder rechts Ihr Master-Kennwort ein. Das Master-Kennwort ist künftig das einzige Kennwort, das Sie sich merken müssen. Es verschafft Ihnen den Zugang zu allen anderen Kennwörtern. Passwort Depot zeigt Ihnen beim Eintippen direkt an, wie sicher das von Ihnen gewählte Passwort ist.

Passwortmanager Eingabe Master-Kennwort

Schritt 3: Auf Wunsch hilft Ihnen Passwort-Depot, ein sicheres Passwort zu finden. Klicken Sie dazu rechts vom Master-Passwort-Feld auf das Schrauben-Symbol. Im neuen Fenster tippen Sie einfach einen leicht zu merkenden Satz mit mindestens 8 Wörter ein, beispielsweise „Warum kann ich mir einfach keine Passwörter merken?“ Klicken Sie dann auf „Passwort generieren“. Anschließend zeigt das Programm ein recht sicheres Kennwort aus.  Ist es Ihnen zu kompliziert? Dann klicken Sie auf „Zufällige Groß/Kleinschreibung und Leets (am stärksten)“, im Auswahlmenü auf „Original Groß/Kleinschreibung“ und erneut auf „Kennwort genieren“. Per Klick auf „OK“ übernehmen Sie es. Wichtig: Egal ob Sie sich selbst ein Passwort ausdenken oder eines vom Programm genieren lassen – merken Sie es sich gut! Falls Sie es vergessen, kommen Sie später nicht mehr an Ihre gespeicherten Kennwörter.

sicheres Passwort finden mit Passwort-Depot

Tipp: Falls Sie auf Nummer sicher gehen wollen, nutzen Sie zum Eintippen die virtuelle Tastatur. So haben Schadprogramme wie Keylogger keine Chance, Tastatureingaben aufzuzeichnen und übers Internet an Kriminelle weiterzugeben. Klicken Sie zum Aufrufen der virtuellen Tastatur einfach auf „Virtuelle Tastatur anzeigen“.

Passworteingabe des über die virtuelle Tastatur

Schritt 4: Nun speichern Sie Ihre Kennwörter im Tresor: Im Hauptfenster von Passwort Depot klicken Sie dazu auf „Hinzufügen“, und tippen eine passende Bezeichnung ein, beispielsweise „Amazon“. In die entsprechenden Fenster tippen Sie nun Ihren Benutzernamen und das Kennwort ein. Ins Feld URL / Datei tippen Sie nun noch die Adresse der Anmeldeseite ein, im Beispiel „www.amazon.de“.  Klicken Sie zum Speichern auf „OK“.

Kennwörter im Tresor speichern

Tipp: Zeigt Passwort Depot nun ein unsicheres Kennwort an, sollten Sie es ändern. Das Programm hilft Ihnen dabei. Dazu klicken Sie wieder auf das Schrauben-Symbol. Im neuen Fenster halten Sie den Mauszeiger einfach einige Sekunden über das Codefenster. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, wird das generierte Passwort angezeigt. Per Klick auf „OK“ übernehmen Sie es. Anschließend müssen Sie das Passwort natürlich dann noch entsprechend im Programm beziehungsweise auf der Internetseite ändern.

unsicheres Kennwort ändern

Schritt 6: Starten Sie nun Ihren Browser. Passwort-Depot wird nun versuchen, eine Erweiterung zu installieren. Lassen Sie das zu, und klicken Sie auf „Weiter“.

Erweiterung Passwort-Depot installieren

Schritt 7: Die einfachste Möglichkeit sich nun auf der Internetseite anzumelden, geht so: Während im Browser die Anmeldeseite geöffnet ist, klicken Sie im Passwort Depot mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag. Im Auswahlmenü klicken Sie dann auf „Automatisches Auffüllen“ und anschließend mit dem Mauszeiger ins erste Anmeldefeld. Passwort Depot trägt dann automatisch das Passwort ein, und meldet Sie beim Dienst an.

Automatisches Auffüllen Passwort-Depot

Ein abschließender Tipp: Passwort Depot legt regelmäßig eine Sicherung des Kennwort-Tresors auf der Festplatte an. Wenn die Festplatte allerdings kaputt geht, bringt diese Sicherungskopie nichts und Ihre Passwörter sind futsch. Legen Sie daher eine weitere Kopie des Tresors auf einer externen Festplatte, CD, USB-Stick oder Internet-Festplatte an. Klicken Sie in Passwort Depot oben links auf das Schloss-Symbol, und klicken Sie dann auf „Speichern unter“.

Sicherung des Kennwort-Tresors

 

Urheber des Bildes: © Maksim Kabakou – Fotolia.com

 

RSS Feed abonnieren

Carsten Voeller11 Comments

OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren

Haben Sie es schon entdeckt? Dieses neue Icon mit Verlinkung haben wir in die rechte Seitenleiste unseres „Rund ums Büro“-Blogs eingebaut:

RSS Icon Seitenleiste

Das orange Quadrat mit den weißen Funkwellen kommt Ihnen bekannt vor, aber Sie wissen nicht, was ein RSS-Feed ist und wie Ihnen unser Feed nützen kann? Das will ich Ihnen gern erklären.

Was ist ein RSS-Feed?

RSS steht für „Really Simple Syndication“ oder auch „Rich Site Summary“ oder “RDF Site Summary” – unterschiedliche Entwickler und Weiterentwickler, unterschiedliche Namen. Es handelt sich um ein plattform-unabhängiges Format auf XML-Basis, mit dem der Anbieter von Informationen seine Abonnenten in Form schlanker Text-Nachrichten über neue Artikel auf seiner Site informiert. Dabei wird auf nicht zum Artikel gehörende Grafiken, Banner und sonstige Elemente verzichtet.

Warum sollte ich den OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren?

Wenn eine oder mehrere der folgenden Aussagen auf Sie zutreffen, sollten Sie den OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren:

  • Sie lesen gern unsere Blog-Artikel.
  • Sie wissen nicht, wann neue Artikel zu für Sie interessanten Themen erscheinen.
  • Sie vergessen, immer mal wieder unseren Blog zu besuchen, um nachzuschauen, ob wir neue, für Sie interessante Artikel veröffentlicht haben.

Sobald wir einen neuen Blog-Beitrag veröffentlichen, stellen wir diesen auch als RSS-Feed bereit. Als Abonnent können Sie dann prüfen, ob es einen neuen Beitrag gibt und ob Sie diesen lesen möchten oder ignorieren bzw. löschen die Benachrichtigung einfach.

Wie kann ich den RSS-Feed abonnieren?

Bei jedem Browser funktioniert das RSS-Feed abonnieren anders.

Wenn Sie im Internet Explorer auf unseren Link „OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren“ klicken, erscheint folgendes Fenster. Darunter werden Ihnen die zuletzt in unserem Blog veröffentlichten Artikel angezeigt.

Screenshot RSS-Feed abonnieren

Wenn Sie nun auf „Feed abonnieren“ klicken, merkt sich der Internet Explorer den OTTO Office Blog Feed in den Favoriten (gekennzeichnet durch einen gelben Stern) und unter Feed.

RSS Feed Favoriten im Browser

Um zu schauen, ob wir Ihnen per RSS-Feed einen neuen Blog-Beitrag gesendet habe, rufen Sie einfach Ihre Feed-Favoriten auf, fahren mit der Maus auf „OTTO Office Blog | Rund ums Büro“ und klicken auf die ein Oval bildenden grünen Pfeile, um die Seite zu aktualisieren. Wenn wir einen neuen Artikel geschickt haben, erscheint der nun in Ihrem Browser. Gibt es keinen neuen Artikel, aktualisiert sich nichts.

RSS Feed im Browser

Der Mozilla Firefox fragt Sie, wie Sie unser RSS-Feed abonnieren möchten.

RSS Feed im Firefox

Ich habe mich an dieser Stelle für mein E-Mail-Programm Microsoft Outlook entschieden.

RSS Feed im E-Mail-Programm Microsoft Outlook

Dort wurde unser Blog-Feed als Unterordner im Ordner RSS-Feed abgelegt. Jeder Artikel ist quasi eine eigene „E-Mail“. Sobald ein neuer Artikel im OTTO Office Blog erscheint, landet dieser als RSS-Feed im Ordner „OTTO Office Blog | Rund ums Büro“. Ich muss also nur noch täglich oder mehrmals am Tag in den Ordner schauen um zu sehen, ob es einen neuen Blog-Beitrag im OTTO Office Blog gibt.

Dass RSS-Feed abonnieren macht also insbesondere dann Sinn, wenn Sie mehrere Blogs und/oder Webseiten beobachten möchten, etwa Nachrichtenportale oder Veranstaltungskalender. Sie müssen sich dann nicht täglich Zeit nehmen und alle Blogs oder Webseiten absurfen, sondern können schnell in Ihre Feed-Ordner schauen, ob es irgendwo etwas Neues gibt.

Fortgeschrittene nutzen übrigens so genannte Feed-Reader, wenn sie ein RSS-Feed abonnieren. In solchen Online-Anwendungen wie Netvibes hat man ebenfalls all‘ seine Abos auf einen Blick, Neuigkeiten werden hervorgehoben und man muss nicht in irgendwelchen Favoritenleisten oder Mail-Ordnern suchen.

Wie kann ich das RSS-Feed abbestellen?

So unkompliziert Sie ein RSS-Feed abonnieren, so schnell löschen Sie es auch. Im Internet Explorer beispielsweise klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Feed-Bezeichnung und wählen „löschen“ aus. In Microsoft Outlook verfahren Sie genauso.

Und nun schnell den OTTO Office Blog über RSS-Feed abonnieren und viel Spaß mit unseren Beiträgen!

 

Urheber des Bildes: © frank peters – Fotolia.com

 

Alfi - Neue Logo-Version

Kathrin Mannier

Produkttest: Alfi Flaschenkühler

Es ist wieder Sommer! Es ist heiß, die Menschen schwitzen und sehnen sich nach kalten Getränken…. Jetzt fragen Sie sich bestimmt zu Recht: „In welchem Land sitzt die Autorin?“. Natürlich in Deutschland, genauer gesagt: im Schietwedder geplagten Hamburg. Auch hier hat sich der Sommer bisher noch nicht von seiner besten Seite gezeigt, aber oben im hohen Norden sind wir das leider gewohnt und wie jedes Jahr glauben wir fest daran, dass die heiße Jahreszeit bald anfängt. Damit wir gewappnet sind und uns die kalten Getränke nicht ausgehen, teste ich diese Woche den Alfi Flaschenkühler aus unserem Sortiment.

Der erste Eindruck vom Flaschenkühler von Alfi ist sehr gut. Er wirkt sehr hochwertig, hat einen Durchmesser von ca. 29,5 cm und eine Höhe von ca. 12,0 cm. Das Gehäuse und der Kühlakku bestehen aus Kunststoff und die Abdeckung, in die die Flaschen gestellt werden, wurde aus Aluminium hergestellt. Der Flaschenkühler ist bei uns in silbern und schwarz erhältlich. Hierbei ist zu erwähnen, dass sich die Farbangabe auf das Gehäuse bezieht, da der Aluminiumdeckel immer silberfarben geliefert wird.

Flaschenkühler von Alfi

Der Flaschenkühler kann für 6 Flaschen von 0,25l bis 0,33l genutzt werden. Hierbei ist es egal, ob es sich um die handelsüblichen Glasflaschen oder die kleinen PET-Flaschen handelt. Beide Sorten passen gut hinein und werden von der Abdeckung des Alfi Flaschenkühler an ihrem Platz gehalten.

Flaschenkühler von Alfi mit 6 Flaschen

Mir gefällt beim diesem Flaschenkühler besonders gut, dass es dort auch ein Platz für einen Flaschenöffner gibt. Dieser hat seinen eigenen Aufbewahrungsplatz im Deckel. So verliert man ihn nicht und er ist immer zur Hand, wenn man ihn benötigt. Der Flaschenöffner ist allerdings nicht im Lieferumfang enthalten und kann gesondert dazu bestellt werden.

Alfi Flaschenöffner

Um mir auch die inneren Werte des Flaschenkühlers anzuschauen, habe ich ihn einmal auseinandergebaut. Das geht ganz einfach: Der Deckel des Flaschenkühler kann leicht abgehoben werden. Nun sieht man den Kühlakku, der in der Mitte des Gehäuses steht. Übrigens: Um den Kühlakku aufzuladen, reicht es, wenn man ihn vorher einige Zeit in den Gefrierschrank legt. Ist er dann vollständig gefroren, hält er für ca. 4 Stunden die Getränke kalt (je nach Temperatur und Sonneneinstrahlung). Da der Kühlakku nur ca. 9,0 cm in der Breite und ca. 10,0 cm in der Höhe misst, kann man ihn leicht zum Aufladen in einem Gefrierfach im Kühl- oder Gefrierschrank unterbringen.

Flaschenkühler von Alfi auseinandergebaut

Um den Flaschenkühler zu benutzen, lädt man einfach den Akku, setzt ihn ein, legt den Deckel wieder aufs Gehäuse und stellt dann die Flaschen rein. Schon ist er einsatzbereit. Aufgrund seiner Größe bietet es sich an, ihn im Büro und bei Terminen zu nutzen. Dort sieht er nicht nur edel aus, sondern sorgt stundenlang für kalte Getränke. Wer wie wir bei OTTO Office Besprechungsräume mit großen, sonnigen Fensterflächen hat, wird dies zu schätzen wissen.

Für den Einsatz beim Picknicken im Park ist er weniger geeignet. Die Getränke wird er zwar auch kühlen, aber durch die runde Form ist der Flaschenkühler eher schlecht im Rucksack oder der Tasche zu transportieren.

Fazit: Produkttest Alfi Flaschenkühler

Der Alfi Flaschenkühler ist ein schicker, moderner Flaschenkühler, den man bei offiziellen Anlässen gern auf den Tisch stellt. Daher bekommt er von mir 4,5 von 5 Sternen!

Übrigens: Den Flaschenkühler bekommen Sie natürlich direkt bei uns im OTTO Office Shop: Alfi Flaschenkühler

Carsten Voeller12 Comments

Tipps für sichere Passwörter

Für jedes Internet-Konto ein anderes Passwort, dazu möglichst kompliziert und gemixt aus vielen Sonderzeichen, Ziffern und Buchstaben – das empfehlen Sicherheitsexperten. Wie soll man sich bloß die ganzen Passwörter merken? Das denken offenbar die meisten Nutzer, denn unsichere, leicht zu merkende Kennwörter stehen trotz aller Warnungen immer noch hoch im Kurs.

Besonders beliebt sind etwa einfach zu erratene Passwörter wie „123456“, „password“ oder „qwertz“, also die ersten fünf Buchstaben oben links auf der Tastatur. Zusammengefasst: Viele Kennwörter sind zu einfach, zu kurz oder stehen in jedem Wörterbuch. Das erleichtert Hackern das Knacken enorm, etwa durch das simple Ausprobieren häufiger Passwörter, sogenannte Brute-Force-Attacken. Mithilfe spezieller Knack-Software, die Tausende Kennwörter in Sekunden ausprobiert, können Kriminelle innerhalb kürzester Zeit massenhaft Konten kapern.

Warum sichere Passwörter so wichtig sind

Passwörter dienen dazu, Bereiche, Dateien oder Internet-Konten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Experten wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen, dass ein Passwort mindestens acht Zeichen lang sein und aus Groß- und Kleinbuchstaben sowie Sonderzeichen und Ziffern bestehen sollte. Ebenfalls wichtig: Es sollte keine Namen von Familienmitgliedern, Haustieren, Freunden oder Lieblingsstars enthalten. Letztlich sollten Kennwörter nicht aus gängigen Varianten und Wiederholungs- oder Tastaturmustern bestehen. Das erschwert Online-Kriminellen ihre schmutzige Arbeit.

Denn diese Schurken attackieren vermehrt die digitalen Identitäten von Nutzern, etwa Benutzerkonten in Firmen, private E-Mail-Konten, Anmeldedaten von Online-Shops und -Auktionshäusern sowie Zugangsdaten zu Bankkonten. Nicht zuletzt geraten auch persönliche Profile in sozialen Netzwerken wie Facebook, MySpace oder Xing, sowie private Homepages zunehmend ins Visier von Internet-Kriminellen.

Wie Sie sichere Passwörter erstellen und sich die Passwörter merken

Leicht merkbare und trotzdem sichere Passwörter kreieren Sie durch Merksätze. Aus „Jeden Morgen um 6 bimmelt mein Wecker“ wird so etwa das Passwort „JMu6bmW“. Wie sicher ein Passwort ist, lässt sich im Internet unter https://passwortcheck.datenschutz.ch/check.php prüfen.

Programme wie Password Depot nehmen Ihnen das Passwörter merken ab. Die kostenlose Version verwaltet bis zu 20 Kennwörter. Wer mehr braucht, kauft die Vollversion für 29 Euro. Denn Passwörter im Browser zu speichern ist nicht sicher und daher auf keinem Fall zu empfehlen. Angreifer können diese Informationen über speziell entwickelte Programme wie Trojaner auslesen.

Ein weiterer guter Tipp zum Verwalten Ihrer  Internet-Kennwörter ist auch die Freeware Lastpass. Mit diesem Passwort-Manager müssen Sie sich ebenfalls nur noch ein einziges Passwort merken. Das Programm speichert sämtliche Anmeldedaten verschlüsselt auf Ihrem PC, Ihrem Notebook oder Smartphone. Mit dem Master-Passwort können sie dann jederzeit abgerufen werden.

Weitere Informationen zum Thema finden Sie auch hier:

http://www.techfacts.de/ratgeber/sicheres-passwort

Urheber des Bildes: © olly – Fotolia.com

Datenschutz in der Cloud

Carsten Voeller2 Comments

Datenschutz in der Cloud – Was denken Sie?

Die Berichte über Cloud Computing reißen nicht ab. Nicht nur hier im OTTO Office Blog, wo meine Kollegen bereits darüber berichtet haben, auch in anderen Medien steht das Thema hoch im Kurs.

So schreibt der Softwarekonzern SAP etwa im Juni 2012 über sich selbst, dass die Zukunft in der Datenwolke läge und dass SAP selbst eine konsequente Cloud-Strategie verfolge. Hinter der Strategie steht das Ziel, dass „SAP bis zum Jahr 2015 rund 2 Mrd. Euro mit Software erlösen soll, die über das Internet vertrieben wird. Bislang ist dieses Ziel nur zu einem Zehntel erreicht.“ (Financial Times Deutschland vom 27.06.2012, Seite 7, „SAP wettert gegen Cloud-Computing-Pläne der EU“). Daher auch der Kauf der Cloud Handelsplattform Ariba durch SAP.

Auch andere IT-Unternehmen sehen im Cloud Computing einen milliardenschweren Trendmarkt. Wäre da nicht das Problem mit dem Datenschutz bzw. den unterschiedlichen Datenschutzregeln innerhalb der EU, das potenzielle Kunden abschreckt und das Wachstum bremst. Denn die Server für die Cloud-Anwendungen stehen nicht zwingend in Deutschland und unterliegen daher nicht dem strengen deutschen Datenschutz. In anderen Ländern können Behörden oder andere Stellen durchaus auf sensible Firmendaten zugreifen, die deutsche Firmen gern für sich behalten oder laut Gesetz für sich behalten müssen.

Daher beschäftigt das Thema Datenschutz in der Cloud nun auch die EU. Seitens der IT-Branche steht sie nun unter Druck, kurzfristig eine einheitliche Lösung für alle 27 Mitgliedstaten zu finden, um Wachstum und Arbeitsplätze nicht zu gefährden. Doch die EU will lediglich eine Richtlinie erarbeiten, die den einzelnen Mitgliedsstaaten eigene Spielräume einräumt. Ein einheitlicher Datenschutz für alle Staaten sei nicht realisierbar.

Was denken Sie?

Nutzen Sie Cloud Computing? Als Privatperson oder als Unternehmer oder Mitarbeiter? Haben Sie Bedenken beim Datenschutz in der Cloud? Sollte es eine einheitliche Regelung weltweit oder innerhalb der EU geben? Oder sollten die IT-Branche nationale Clouds und Rechenzentren aufbauen? Diskutieren Sie mit uns und Gleichgesinnten und schreiben Sie uns Ihre Meinung!

Urheber des Bildes: © Pixel Embargo – Fotolia.com

René Battmer18 Comments

Projektmanagement: Simplify your projects

Projektmanagement - Simplify your projects

Heute setze ich meine kleine Serie über Projektmanagement-Tools fort und stelle Ihnen drei weitere nützliche Anwendungen vor, mit denen sich Teamarbeit koordinieren lässt. Spezielle Projektmanagement-Anwendungen vereinen unterschiedliche Werkzeuge in einer Lösung, zum Beispiel Tools für die Termin- und Zeitplanung, die Verwaltung der Aufgaben oder das Ressourcenmanagement. So können Projekte optimal strukturiert, der Gesamtfortschritt abgerufen und die individuellen Fortschritte aller Teammitglieder dokumentiert werden.

Die „perfekte“ Anwendung sollte meiner Meinung nach zwei Grundvoraussetzungen erfüllen: Sie soll die Nutzer nicht durch eine zu große Komplexität überfordern, gleichzeitig darf es ihr nicht an den entscheidenden Funktionen mangeln, wenn umfassende Projekte an mehren Standorten gleichzeitig umgesetzt werden sollen. Die meisten PM-Tools enthalten Module, mit denen projektrelevante Informationen, Dokumente, Projektpläne, Termine und offene Aufgaben zentral verwaltet werden können.

filescope

Spezialisiert auf kleine Unternehmen mit projektorientierter Arbeitsweise, bietet filescope eine Art Online-Baukastenprinzip für „entspanntes Planen, Arbeiten und Kalkulieren von überall“. Das Basismodul „Workflow“ umfasst alle Teilbereiche der täglichen Arbeit, wie die Kundenverwaltung, das Aufgaben- und Projektmanagement, die Zeiterfassung und zentrale Datenverwaltung. Zu den wesentlichen Features gehören Termin-, Projekt- und Ressourcenkalender, Angebotsfunktionen, eine automatisierte Rechnungsschreibung sowie Erinnerungsfunktionen per E-Mail und SMS. Partner und Kunden können sich zur Projektarbeit einloggen. Der Hersteller bietet ein vollständig in die Software integriertes Online-Wiki, auf das Nutzer aus jeder Ansicht heraus zugreifen können. Es gibt einen kostenlosen Testzugang für bis zu 60 Tage; die Preise für das Basismodul beginnen bei neun Euro monatlich je Nutzer.

Projectplace

Projectplace ist wie filescope eine SaaS (Software as a Service), die nicht für einen einmaligen Gebrauch gekauft und installiert, sondern als Dienst über den Webbrowser genutzt wird. Die Online-Projektmanagement-Software umfasst unter anderem Module wie ein Dokumenten- und Aufgabenmanagement, Besprechungen und die Projektkoordination. Alle Projektmitglieder sind am Fortschritt des jeweiligen Projekts beteiligt, indem sie auf eine zentrale Plattform zugreifen, auf der alle relevanten Informationen abgelegt sind. Vorgenommene Änderungen lassen sich einfach nachverfolgen, da genau dokumentiert wird, wer welche Modifikationen vorgenommen hat. Neben Features wie Videokonferenzen, VoIP und Screen-Sharing bietet Projectplace auch Kommunikationstechniken, die man aus sozialen Netzwerken kennt: Vergleichbar zur Facebook-Pinnwand können zum Beispiel Kurzinformationen, Bilder oder Links gepostet werden. Die brandneue Version kann 30 Tage lang unverbindlich getestet werden und kostet danach 21,50 Euro je Nutzer und Monat.

Asana

Recht neu auf dem Markt ist ein unter anderem von Facebook-Mitbegründer Dustin Moskovitz entwickeltes Tool, das Projektmanagement über SaaS revolutionieren will: Asana. Der Grundgedanke hierbei ist, dass viele der wesentlichen Informationen in Unternehmen unstrukturiert auf Zetteln und nicht digital in einem zentralen System vorliegen. Um das zu ändern, setzt Asana auf Struktur und Geschwindigkeit und bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, webbasierte To-Do-Listen anzulegen, Aufgaben zuzuweisen und Fortschritte einer Arbeitsgruppe zu verfolgen. Teams von bis zu 30 Personen können kostenfrei miteinander arbeiten. Nach dem Einloggen landet der Nutzer auf einem Dashboard, das in drei Bereiche aufgeteilt ist: Links werden alle aktuellen Projekte angezeigt, an denen er beteiligt ist. Bei Auswahl eines Projekts erscheint in der Mitte des Bildschirms eine Liste aller Aufgaben, die mit diesem Projekt zusammenhängen. Rechts werden Detailinformationen zu der Aufgabe einschließlich der Dokumente und Notizen abgebildet. Dazu kommt ein Newsfeed, der die Diskussion zu einer Aufgabe enthält. Ein großer Vorteil von Asana ist – neben der einfachen und intuitiven Bedienbarkeit – die Kompatibilität mit gängigen Kalenderanwendungen wie Google Calendar, Apple iCal und Microsoft Outlook. Eine kurze, anschauliche Vorstellung finden Sie bei Youtube.

Können Sie weitere Projektmanagement-Tools empfehlen, mit denen Sie bereits arbeiten? Wie immer freue ich mich über Tipps, Anregungen und Ihr Feedback.

 

Urheber des Bildes: © Christian Jung – Fotolia.com

 

Carsten Voeller5 Comments

Software-Tipp gegen den Mausarm

In meinem letzten Blogartikel „Mausarm – Wenn der Ellenbogen schmerzt“ habe ich über das Repetitive-Strain-Injury (RSI), den sogenannten Mausarm, berichtet. Viele Büroangestellte leiden an dieser Krankheit, die durch Fehlbelastungen von Arm und Hand bei der Computerarbeit hervorgerufen wird. Heute führe ich meinen Bericht weiter und möchte Ihnen eine Software empfehlen, die Mausarm-Geplagten weiterhelfen kann.

Mausarm, was nun?

Wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen, und die Schmerzen da sind, sollten Sie umgehend einen Arzt konsultieren, am besten einen Orthopäden oder Sportmediziner. Damit sollten Sie nicht zu lange warten. Fängt es bereits an zu ziehen oder die Finger schlafen öfters ein, vertrödeln Sie keine Zeit. Der Doktor wird zwar nicht unbedingt RSI diagnostizieren, sondern vielleicht einen Tennisarm oder Sehnenscheidenentzündung, die Behandlung ist aber im Prinzip dieselbe.

In der Regel verschreiben die Ärzte dann Krankengymnastik, Wärme oder Kältebehandlungen, Bestrahlungen und Massagen. Bei mir selber hat vor ein paar Jahren eine Massagebehandlung mit Eiswürfeln sehr gut geholfen. Die Erfolge stellten sich aber erst nach einigen Monaten ein, obwohl ich in der Zeit konsequent die linke Hand zum Arbeiten genutzt habe. Geduld ist also gefragt.

Im Extremfall wird zu Schmerzmitteln geraten, beispielsweise kortisonhaltigen Spritzen in den betroffenen Unterarm. Ebenfalls gängig sind schmerzstillende und entzündungshemmende Salben, die den Teufelskreis aus Schmerz und Verkrampfung bekämpfen. Solche Behandlungen helfen aber nur kurzfristig weiter, Änderungen am Arbeitsplatz bezüglich Gewohnheiten und Haltung sind unumgänglich.

Software-Tipp: Mausalarm

Das Gratis-Programm „Mausarm“ hilft Mausarm-Geplagten bei der Arbeit am Computer. Es handelt sich um eine Mischung aus Autoklick-Software und Aufpasser. Die Autoklick-Funktion soll dabei helfen, dass Nutzer möglichst wenig klicken.  Das funktioniert so: Das Programm erzeugt in bestimmten Abständen einen Klick, sodass Aufgaben, wie beispielsweise das Surfen im Internet nur durch das Bewegen des Mauszeigers möglich wird. Die Fingerbelastung soll dadurch reduziert werden. Das gestaltet sich zwar etwas gewöhnungsbedürftig, soll aber tatsächlich helfen. Komplizierte Aufgaben wie Bildbearbeitung sind auf diese Weise allerdings nicht realisierbar.  Zudem weist die Software den Nutzer darauf hin, ab und an kurze Pausen bei der Bildschirmarbeit einzulegen. Denn die bringen laut Entwickler eine deutlich größere Entlastung, als nur eine große Pause. Aus diesem Grund blendet „Mausarm“ alle zehn Minuten den unauffälligen Hinweis ein, doch bitte kurz aufzustehen und die Hände auszuschütteln.

 

Urheber des Bildes: © korvin1979 – Fotolia.com

 

Mausarm vorbeugen

Carsten Voeller14 Comments

Mausarm – Wenn der Ellenbogen schmerzt

Büroarbeit ist vielleicht körperlich nicht anstrengend, trotzdem kann sie gesundheitliche Schäden hervorrufen. Stundenlange, monotone Fehlbelastungen führen zu manch Zipperlein. Besonders gefürchtet unter den Schreibtischtätern ist der sogenannte Mausarm, auch Repetitive-Strain-Injury (RSI) genannt. Wie es dazu kommt, und was Sie dagegen tun können, erfahren Sie im folgenden Blogartikel.

Klick, Klick, Klick – das typische Geräusch in einem Büro. Der Büroalltag von Grafikern, Journalisten und vielen anderen Berufsgruppen wird dominiert vom „Maus-Klick“. Doch im Endeffekt führt jeder, der viel am Computer arbeitet die gleichen monotonen Bewegungen aus – jeden Tag, jede Woche, jahrelang. Diese einseitigen Bewegungen führen zu Belastungen, denn der menschliche Körper war ja ursprünglich für das Laufen, Jagen, Beerenpflücken optimiert – und nicht zum Zeigefinger-Klicken auf einem Plastikgerät.

Das Problem ist größer, als man annehmen würde: Messungen zeigen, dass die Muskeln im Arm und in der Hand bei der Bedienung der Maus angespannt sind. Verschärft wird das Problem dadurch, dass viele Nutzer ihre Hand auf der Maus liegen lassen, auch wenn sie sie gerade nicht aktiv nutzen. Durch diese stetige Klickbereitschaft steht die Hand unter Dauerbelastung, wodurch sich die Muskulatur des Unterarms verkürzt. Das Phänomen Mausarm ist daher inzwischen weit verbreitet, Experten schätzen, dass mindestens 20 Prozent der Dauerklicker betroffen sind. Die Erkrankung macht sich durch permanente Schmerzen am Ellenbogen oder Handgelenk bemerkbar, bei einigen Betroffenen äußert sich RSI auch durch Kälte- oder Taubheitsgefühl, Kribbeln oder Kraftverlust.

Dem Mausarm vorbeugen

Damit es nicht soweit kommt, hilft eine Kombination aus veränderten Gewohnheiten und eventuell neuer Hardware. Die einfachste, aber nicht unbedingt vielversprechenste Methode liegt in der Anschaffung einer neuen Maus. Das zeigt selbstverständlich nur dann einen Effekt, wenn die alte Maus nicht zu Ihrer Hand passt. Orthopäden halten Mäuse für ideal, die einen runden Rücken haben, der sich der Hand anpasst und wo Finger leicht gespreizt und entspannt aufliegen. Mäuse in verschiedenen Größen und Formen gibt es in Hülle und Fülle, Sie finden Sie natürlich auch in unserem Online-Shop. Gegen den Mausarm können wir besonders die Logitech Kabellose PC-Maus »M525«,  Logitech Kabellose PC-Maus »M510«,  und die Cherry Laser Maus »Life Nano«.

Einige Orthopäden haben weitere Tipps auf Lager, die aber nicht jedermanns Sache sind: Beispielsweise sollte man sich eine Maus anschaffen, die sowohl für Rechts- als auch Linkshänder geeignet ist. Damit kann man dann regelmäßig die Hand zu wechseln. Immerhin ist die Umstellung nicht ganz so schwer, wie sich beim Fußball die Beidfüßigkeit anzutrainieren.

Besser und praktikabler erscheint der Ratschlag, möglichst viele verschiedene Eingabegeräte zu verwenden. Also beispielsweise vermehrt auf Tastaturkommandos zu setzen, und bei Notebooks ab und zu das Trackpad zu verwenden. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Erstens wird dem geschundenen Unterarmmuskulatur etwas Abwechslung geboten und zweitens sind Mäuse aus ergonomischer suboptimal: Denn stets muss die Hand etwas nach innen gedreht werden, um die Maus greifen zu können.

Und vergessen Sie nicht, regelmäßig bewusst Pause zu machen. Also wann immer es möglich ist, die Hand von der Maus nehmen und bewegen und leicht dehnen. 

 

Urheber des Bildes: © Francesco83 – Fotolia.com

 

Ddropbox Installation Nutzung

Carsten Voeller13 Comments

Dropbox: Dateien immer, überall und auf vielen Geräten parat haben

Dropbox gehört zu den besten und beliebtesten Internet-Festplatten. Das Besondere: Dropbox wird direkt als Ordner in das Betriebssystem (Windows sowie Mac) integriert. Dazu muss lediglich eine kleine Software installiert werden, die den Dropbox-Ordner anlegt. Den verlinken Sie dann mit Ihrem Dropbox-Konto. Jeder Computer, auf dem dies getan wird, ist anschließend mit dem Dropbox-Webspace verbunden. Kopieren Sie nun Daten in den Dropbox-Ordner, stehen die dann kurz darauf auch auf anderen PCs, Smartphones oder am Arbeitsplatz bereit. Praktisch: Sie können auch Bekannten den Zugriff auf ausgewählte Dateien erlauben, dazu schicken Sie etwa einfach eine Freigabe per E-Mail. Das größte Manko an Dropbox ist der verhältnismäßig sparsame  Speicherplatz. Gerade einmal 2 Gigabyte stehen beim kostenlosen Angebot zur Verfügung. Empfehlen Sie den Service Freunden, und die werden dann auch „Dropboxer“, können Sie aber Bonus-Bytes bekommen – meine eigene Box ist so schon auf 3,5 Gigabyte angewachsen. Wer mehr will, muss tief in die Tasche greifen, 50 Gigabyte kosten umgerechnet rund 8 Euro pro Monat. Wie Sie Dropbox einrichten und nutzen, erkläre ich Ihnen im Folgenden.

Schritt 1: Laden Sie Dropbox von der Internetseite www.dropbox.com herunter. Bei der Installation müssen Sie sich mit Name und E-Mail-Adresse anmelden und die Nutzungsbedingungen bestätigen. Im nächsten Fenster wählen Sie 2 GB (kostenlos), dann „Typisch“ und letztlich „Installation“. Die  Einführung können Sie per Klick auf „Tour überspringen“ abbrechen.

Dropbox Setup
Dropbox 2GB kostenlos

Schritt 2: Sie landen nun automatisch im Dropbox-Ordner, den Sie standardmäßig unter „Eigene Dokumente“ und „Dropbox“ finden. Sie können ihn auch ganz einfach öffnen, indem Sie rechts unten in der Taskleiste mit der rechten Maustaste auf das Dropbox-Symbol klicken und im Auswahlmenü „Dropbox Ordner öffnen“ wählen.

Dropbox-Ordner öffnen
Schritt 3: In den Ordner können Sie nun beliebige Dateien oder ganze Ordner kopieren oder verschieben. Dropbox synchronisiert nach dem Hinzufügen der Daten dann den Inhalt des Ordners automatisch mit dem Internet-Server. Ist das erledigt, erkennen Sie das an der grünen Markierung an der Datei.

Hinzufügen von Dateien in den Dropbox-Ordner

Schritt 4: Sie können nun von jedem anderen PC mit Internetanschluss die Datei aufrufen. Besuchen Sie dazu die Internetseite https://www.dropbox.com und melden Sie sich an. Nun sehen Sie Dateien, die Sie in den Dropbox-Ordnerauf Ihrem PC kopiert haben. Per Rechtsklick können Sie dann etwa die Datei per Klick auf „Ziel speichern unter“ herunterladen.

Tipp: Wenn Sie das Dropbox-Programm auf anderen PCs (etwa im Büro) installieren, bleiben die Daten in der Dropbox immer synchron, und Sie sparen sich den Umweg über den Browser.

Schritt 5: Wenn Sie beispielsweise eine größere Datei nicht per E-Mail verschicken möchten, bietet sich als Alternative der Dropbox-Ordner „Public“ an. Dateien, die Sie in diesen Ordner kopieren, erhalten automatisch einen Internet-Link. Den können Sie per rechter Maustaste abrufen („Dropbox“ > „Öffentl. Link kopieren“), in eine E-Mail kopieren und an den Empfänger verschicken. Der kann sich dann, auch ohne bei Dropbox angemeldet zu sein, die Dateien herunterladen.

 

Dropbox - öffentlichen Link zu einer Datei erhalten

 Schritt 6: Dropbox-Apps gibt es sowohl für iOS als auch Android. Installieren Sie die App auf Ihrem Smartphone und melden Sie sich an. Ab sofort stehen alle im Dropbox-Ordner gespeicherten Dateien auch auf Ihrem Mobiltelefon zur Verfügung. Fotos werden sogar in einer schicken Fotogalerie präsentiert.

Tipp: Sensible Daten schützen mit Boxcryptor

Da wäre noch die Sache mit dem Datenschutz: Die Dropbox-Server unterliegen – wie viele andere Cloud-Angebote auch – amerikanischem Recht. Das heißt, dass amerikanische Behörden in bestimmten Verdachtsfällen auf Ihre Daten zugreifen dürfen. Das wollen Sie nicht? Die Lösung heißt „Boxcryptor“. Dieses Gratis-Programm verschlüsselt sensible Daten, sodass nur Sie darauf zugreifen können. Die Handhabung ist ganz einfach. Laden Sie die „Free-Version von der Internetseite www.boxcryptor.com herunter und installieren Sie sie. Nach einem Neustart startet automatisch der Einrichtungs-Assistent. Hier wählen Sie den Dropbox-Ordner als Speicherort für den verschlüsselten Ordner als Speicherort aus. Zudem bindet sich „Boxcryptor“ als virtuelles Laufwerk in den Windows-Explorer ein. Nun vergeben Sie noch ein Passwort mit mindestens sechs Zeichen ein. Im Dropbox-Ordner finden Sie nun den neuen Ordner „Boxcryptor“. Speichern Sie nun Dateien im virtuellen Boxcryptor-Laufwerk ab, werden die automatisch mit dem Boxcryptor-Ordner in der Dropbox synchronisiert und dabei durch eine 256-Bit AES-Verschlüsselung bestens geschützt. Unbefugte sehen nur wirre Zahlen- und Buchstabenfolgen. Tipp: Für den Zugriff auf die verschlüsselten Dateien unterwegs gibt es Boxcryptor-Apps für iOS und Android.

Sensible Daten in der Dropbox mit Boxcryptor schützen

Dropbox Daten mit Boxcryptor verschlüsseln

Carsten Voeller1 Comment

Cloud Computing – Vorteile und Nachteile der Internet-Festplatte

Der Begriff „Cloud Computing” schwirrt seit geraumer Zeit durch die Computerwelt. Auch mein Kollege René Battmer hat an dieser Stelle im Mai 2011 in seinem Artikel „Cloud Computing – Ab in die Wolke“ bereits darüber berichtet. Selbst, wenn Sie den Begriff noch nie gehört haben, würde ich mit Ihnen wetten, dass Sie schon einmal eine Cloud-Anwendung genutzt haben. Schließlich haben Sie doch bestimmt schon E-Mails über eine Internetseite abgerufen, oder? Das Online-Postfach ist dabei nichts anderes als eine abgespeckte Outlook-Version, die auf dem Server des Anbieters läuft. Das Prinzip ist simpel: Dank immer schnellerer Internetverbindungen werden Daten und Programme nicht auf den einzelnen Heim- oder Büro-PC gespeichert, sondern auf Zentralservern im Internet. Da man diese riesigen Rechenzentren, die dahinter stehen, nicht sieht, ist die Rede von einer „Wolke“ (englisch „Cloud“). Ein Teil der Cloud bilden Internet-Festplatten, die Nutzer zum großen Teil gratis nutzen können. Und weil die Daten auf einer Internet-Festplatte nicht auf dem PC, sondern im Internet gespeichert sind, können Sie sie mit jedem mit dem Internet verbundenen Computer aufrufen und bearbeiten – egal, ob es sich um Texte, Tabellen, Bilder, Musik oder Videos handelt. Und das geht auch unterwegs: Denn inzwischen klappt das sogar mit vielen Smartphones.

Ungeheuer praktisch

Wer kennt die Situation nicht: Wer mal eben „kurz“ die frisch erstellte Präsentation mit ins Büro nehmen will, findet entweder den USB-Stick nicht, oder er ist voll. Zum Brennen einer CD oder DVD ist keine Zeit. Wer nun eine Internet-Festplatte in der Cloud hat, ist fein raus: Es reicht, einfach die Daten in einen Order auf der Internet-Festplatte zu kopieren. Anschließend lassen die sich über jeden PC mit Internetanschluss spielend wieder abrufen. Anderes Beispiel: Der Speicher des Smartphones ist voll, Sie benötigen aber die Fotos von der Filialeinweihung. Kein Problem: Sie speichern die Fotos auf der Internet-Festplatte und lassen die sich über eine App übers Internet anzeigen. Sie können auch anderen Nutzern den Zugriff auf Ihre Daten erlauben, sodass Sie beispielsweise im Team an einem Text arbeiten können.

Nicht ohne Nachteile

Einen Ordner auf eine externe Festplatte zu kopieren, dauert in der Regel nur wenige Minuten. Die gleiche Prozedur kann sich bei einer Internet-Festplatte Stunden hinziehen. Knackpunkt bei den meisten Internetanschlüssen: Die Downloadgeschwindigkeit zum Herunterladen von Daten ist zwar hoch, die Uploadrate zum Überspielen aber niedrig. Bei einem DSL 6000-Anschluss beträgt der Upload beispielsweise in der Regel 512 Kilobit pro Sekunde. Das bedeutet, dass Sie etwa zum Überspielen von 50 großen Fotos (100 Megabyte) fast eine halbe Stunde einplanen müssen. Zudem warnen Datenschutzexperten, dass Hacker die Sicherheitssysteme austricksen und Zugriff erlangen könnten. Bislang haben sich Datendiebe an der Verschlüsselung allerdings die Zähne ausgebissen. Und: Auf der eigenen Festplatte sind Daten auch nicht sicher vor Cyber-Kriminellen. Trojaner können sich einnisten und Daten ausschnüffeln. Ein größeres Problem: Da die Daten mitunter über die ganze Welt verteilt sind, gelten je nach Server-Standort unterschiedliche Datenschutzgesetze. Je nach Rechtslage  verschaffen sich etwa Behörden den Zugriff, etwa zur Strafverfolgung, zur Fahndung nach Urheberrechtsverstößen oder gar zur Wirtschaftsspionage. In den USA behalten sich einige Cloud-Anbieter zudem vor, die Daten ihrer Kunden sichten zu dürfen, beispielsweise um Raubkopien oder „anstößige“ Daten zu entfernen. Amazon behält sich für sein Cloud Drive beispielsweise vor, die „Nutzerdaten zu inspizieren, zurückzuhalten zu nutzen sowie Kontodaten und Inhalte weiterzugeben“. Mit anderen Worten: Amazon darf eigentlich fast alles mit Ihren Daten anstellen, ohne dass Sie eine Handhabe dagegen haben. Schließlich muss jedes US-Unternehmen die Dateien seiner Kunden auf richterliche Anordnung herausrücken.  Geschehen ist das etwa unlängst bei der Verfolgung von WikiLeaks-Anhängern. So etwas kann auch Privatnutzern passieren.

Zum Glück lassen sich sensible Daten einfach schützen. Wie das geht, erkläre ich Ihnen in meinem Beitrag „Dropbox: Dateien immer, überall und auf vielen Geräten parat haben“.

 

Urheber des Bildes: © buchachon – Fotolia.com

 

Zeitmanagement auf dem iPad

René Battmer8 Comments

Mehr Produktivität für unterwegs: Optimales Zeitmanagement mit Apps für das iPad

Das iPad hat eine riesige Fangemeinde. Bereits in der dritten Generation finden sich immer neue Liebhaber des flachen Alleskönners. Aber dieser Beitrag soll keine Schwärmerei werden, sondern Apps vorstellen, mit denen es sich auch unterwegs effizient arbeiten lässt. Denn die wachsende Nutzung mobiler Endgeräte in Unternehmen gilt als eines der Top-Ten-Themen für das laufende und auch die kommenden Jahre. Neuester Trend ist Bring Your Own Device (BYOD), bei dem Arbeitnehmer ihre eigenen Geräte im Geschäftsalltag verwenden. Mit der zunehmenden Mobilität und der Vermischung von privatem und beruflichem, steigt auch der Anspruch an das eigene Zeitmanagement: Immer mehr Termine müssen organisiert, Aufgaben priorisiert und erledigt werden – wer da nicht den Überblick verlieren will, muss ein guter Zeitmanager sein. Hier ein Überblick über einige nützliche Tools, die Ihnen dabei helfen können:

Things

Die kleine Task-Manager-App für iPad, iPhone und Mac erleichtert all jenen den Tag, die häufiger wichtige Termine und Aufgaben vergessen oder verzweifelt ihre Notizzettel suchen. Die mehrfach prämierte Aufgabenverwaltung funktioniert nach der „Getting Things Done“-Methode und bietet eine Mischung aus Funktionalität, Bedienung und Leistung. Mit Things können Aufgaben, Notizen, Fälligkeitsdaten und Projekte bearbeitet und Tagespläne erstellt werden, um den Arbeitstag effektiv zu gestalten. Die App ist übersichtlich und simpel, erweiterte Funktionen werden erst dann eingeblendet, wenn der User sie wünscht und braucht. Things for iPad kostet im AppStore 15,99 Euro, die iPhone-Version gibt es bereits für 7,99 Euro.

OmniFocus for iPad

Während Things für intuitive Einfachheit steht, ist die Produktivitäts-App OmniFocus so komplex, dass User sich zum Einarbeiten etwas länger mit ihr beschäftigen müssen. Aber diese Zeitinvestition lohnt sich. Zum Einstieg stehen auf der Hersteller-Website gute (englische) Anleitungen und Videos zur Verfügung. Die Anwendung basiert ebenfalls auf dem „Getting Things Done“-Ansatz und unterstützt den Nutzer bei der täglichen Aufgabenverwaltung mit ausführlichen Sortierfunktionen, Kategorisierungen und einer Ordnerverwaltung. Über einen Kalender lassen sich aktuell fällige Aufgaben, zukünftige oder bereits verpasste Arbeiten auflisten und mit Anhängen oder Sprachnachrichten versehen. Einzelaufgaben lassen sich zu Projekten zusammenfassen, in Ordnern hierarchisch ablegen und später auch gefiltert darstellen. Seit Neuestem bietet die Anwendung zusätzlich Location Based Tasking: Wenn Sie einen Ort mit einer Aufgabe verknüpfen, erhalten Sie direkt beim Eintreffen an der betreffenden Location eine Erinnerung. Die Synchronisationsfunktion gleicht weitere Installationen von Omnifocus auf dem Mac oder dem iPhone per Knopfdruck ab. OmniFocus for iPad ist zum Preis von 31,99 Euro im AppStore erhältlich – zwar nicht gerade günstig, aber eine Investition, die sich lohnt.

Wunderlist

Die kostenlose iPad-App zur Aufgabenverwaltung ist ein schlichter Aufgabenplaner, der sich auf die wichtigsten Features beschränkt: Wie bei der Windows- und Mac-Version des Programms werden alle Aufgaben auf einem Server gespeichert und können per iCloud zwischen den verschiedenen Installationen synchronisiert werden. Wichtige To-Dos lassen sich als Favoriten markieren, abgehakte und damit erledigte Aufgaben werden in einer Liste archiviert. Wer möchte, kann sich per Push-Benachrichtigung auf fällige Aufgaben hinweisen lassen und per E-Mail Aufgaben in Wunderlist eintragen. Außerdem lassen sich Aufgaben an andere Nutzer delegieren, die über einen Account verfügen.

Priority Matrix

Mit diesem kleinen Tool können Aufgaben visuell nach Dringlichkeit und Wichtigkeit angeordnet werden. Es hilft, den Überblick zu behalten und unwichtigen Dingen aus dem Weg zu gehen. Aufgaben werden nach den Kriterien „wichtig – unwichtig“ und „dringend – nicht dringend“ in vier farbige Quadranten sortiert. Die App gibt es für 2,99 Euro im AppStore.

Tenplustwo

ist die perfekte App für alle Aufschieber. Das ganz einfache Prinzip lautet: Zehn Minuten arbeiten, zwei Minuten Pause, dann wieder zehn Minuten Arbeit usw. Während der User sich auf eine einzelne Aufgabe konzentriert, tickt ein Counter rückwärts und läutet nach zehn Minuten eine „Pflichtpause“ ein. Danach kann die Arbeit mit der alten oder einer neue Aufgabe fortgesetzt werden. Statt zehn Sachen gleichzeitig zu bearbeiten, zwingt Tenplustwo den Nutzer, die jeweilige Aufgabe präzise und effektiv zu erledigen. Die App für iPad und iPhone gibt es zum Preis von 0,79 Euro im AppStore.

Zum Schluss habe ich noch einen Buchtipp: „Zeitmanagement mit dem iPad: Die besten Wege, um wirklich Zeit zu sparen“ von „Zeitmanagement-Guru“ Prof. Lothar Seiwert, IT-Fachmann Thorsten Jekel und dem Mediendesigner Christoph Dirkes. Das Taschenbuch ist im Südwest Verlag unter der ISBN-10 Nr. 3517087556 erschienen und zum Preis von 12,99 Euro erhältlich.

Sind Sie zufrieden mit Ihrem Zeitmanagement? Nutzen Sie bereits iPad-Apps, um produktiv zu arbeiten? Mit welchen Tools haben Sie gute Erfahrungen gemacht? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Ihr Feedback.