Ob Dokumente oder Waren – damit Versandgut heil und sicher ankommt, gilt es, dieses optimal zu verpacken. Denn auf dem Weg zum Empfänger durchläuft ein Paket diverse Stationen, wird mehrfach verladen und mit Lkw transportiert, bis es am Bestimmungsort ausgeliefert wird. Ich habe einige Tipps zusammengestellt, mit denen Sie gewährleisten, dass auch empfindliche Sendungen unbeschadet am Ziel ankommen.
Richtig verpacken
Packen Sie möglichst kompakt, aber ohne die Ware zu quetschen, und wählen Sie die kleinstmögliche Verpackungsgröße. Schwere Gegenstände gehören in den unteren Bereich des Pakets, leichtere nach oben. Dabei verteilen Sie das Gewicht auf dem Verpackungsboden möglichst gleichmäßig. Zerbrechliche Gegenstände sollten in der Mitte „eingebettet“ werden, damit sie nicht mit den Paketwänden in Berührung kommen.
Gut gepolstert
Spezielle Polstermaterialien helfen, die Produkte zu fixieren – insbesondere Glas oder andere bruchgefährdete Waren sollten rundum gepolstert werden. Ist das Versandgut leicht, eignet sich dafür Luftpolsterfolie, ist es schwer, verwenden Sie härtere Polster, z. B. maschinell geknautschtes Kraftpapier. Flaschen oder Tetrapacks halten aufrecht verpackt höhere Druck- und Stoßbelastungen aus. Wichtig ist außerdem, auslaufgefährdete Artikel zusätzlich in einen Beutel einzupacken. Da Paketecken und -kanten beim Transport am stärksten beansprucht werden, polstern Sie diese am besten zusätzlich ab. Hohlräume zwischen der Ware und der Verpackung lassen sich mit losem Füllmaterial auffüllen.
Sicher verschlossen
Beim professionellen Verkleben mit Packband zählen vor allem ein reißfestes Material und eine hohe Klebkraft. Packband verstärkt das Kartonmaterial und erhöht damit die Transportsicherheit der Waren. Für leichte und mittelschwere Kartons eignet sich PP-Packband am besten, PVC-Packband ist für alle Kartontypen einsetzbar, Signalklebeband ist für die Kennzeichnung von sensiblem Transportgut vorgesehen.
Kartons bis 12 kg werden auf der Boden- und Deckelseite mindestens einfach mit langen Klebestreifen verklebt. Bei einem Gewicht bis etwa 25 kg sollten Sie das Paket zusätzlich mit einem Doppel-L-Verschluss verkleben. Dabei kleben Sie sechs Streifen in der Form eines doppelten „L“ auch über die vier kurzen Kanten der Verpackung. Ab 25 kg bietet ein zusätzlicher Doppel-T-Verschluss noch mehr Schutz, bei dem auch die Vertikalkanten zur Hälfte mit Klebeband überdeckt werden.
Günstig versenden
Online finden Sie zahlreiche Versandkostenrechner für Brief- oder Paketdienste, mit denen Sie anhand der Paketmaße oder des Gewichts den günstigsten Versender herausfinden. Zusätzlich sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre Ware versichern wollen. So gibt es Anbieter, bei denen Päckchen im Gegensatz zu Paketen nicht versichert sind, oder die dafür keine Sendungsverfolgung bieten. Andere Versender haben auch bei Päckchen eine Versicherung sowie Sendungsverfolgungen ohne Aufpreis im Angebot.
Im September habe ich mich ja schon einmal mit dem Thema Micro-Outsourcing beschäftigt, das Mittelständlern und Kleinunternehmern ermöglicht, wertvolle Zeit zu gewinnen. Auch Selbständige haben die Möglichkeit, Arbeit nach Außen abzugeben: an einen virtuellen persönlichen Assistenten (VPA). Freelancer arbeiten nicht immer nur an spannenden Projekten und Aufgaben. Im Gegenteil: Es fallen immer wieder Routinearbeiten an. Je nach Tätigkeitsbereich zum Beispiel Internetrecherchen, Datenbankpflege oder der Versand von Newslettern. Dabei sind Selbständige oft auf sich allein gestellt. Zeit gehört zu ihren wichtigsten Ressourcen, Kosten zu sparen spielt eine große Rolle. Ein VPA, der regelmäßig anfallende ungeliebte oder zeitaufwändige Aufgaben erledigt, kann die Lösung sein, damit sich Freiberufler auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
Bekannt wurden die „outgesourcten Sekretäre“ vor allem durch den Bucherfolg „Die 4-Stunden Woche” von Timothy Ferriss (Ullstein Taschenbuch, ISBN-10: 3548372635). Der Autor beschreibt, wie man VPA nutzen kann, um mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben zu haben. Da die Zusammenarbeit mit virtuellen persönlichen Assistenten vor allem über das Internet läuft, müssen die Aufgaben natürlich auch virtueller Natur sein. Kaffeekochen lässt sich leider nicht auslagern, einen Kaffeelieferservice könnte ein VPA allerdings beauftragen. Wer online recherchiert, findet mittlerweile zahlreiche Anbieter virtueller Assistenten. Zwei deutsche Unternehmen möchte ich Ihnen in einem kurzen Überblick vorstellen.
mein-virtuellerassistent
Die Website bietet alle wichtigen Informationen für Interessenten auf einen Blick. Die VPA des Münchener Unternehmens arbeiten auf vier Kontinenten im Homeoffice. Kunden erhalten einen virtuellen Assistenten als festen Ansprechpartner, der fließend Deutsch spricht, einen Studienabschluss oder einschlägige Berufserfahrung hat, zu deutschen Arbeitszeiten verfügbar ist und einen Arbeitsplatz hat, der mit modernster IT ausgestattet ist. Kunden kaufen Pakete, deren Stundenpreise für die Aufgabengebiete Backoffice und Marketing zwischen 12,50 und 16,50 Euro plus Mehrwertsteuer liegen. Ist ein Stundenpaket aufgebraucht, kann ein neues Paket oder beliebig viele Einzelstunden hinzugebucht werden.
strandschicht
Als eines der ersten Unternehmen in Deutschland hat strandschicht das Konzept populär gemacht, klassische Assistentendienste wie Recherchen, Reisebuchungen oder das Erstellen von Präsentationen anzubieten. Die rund 30 VPA arbeiten in Rumänien, Polen oder Bulgarien und kommunizieren mit ihren Kunden nur per Telefon, Skype oder E-Mail. Jeder Assistent verfügt laut Unternehmensangaben über sehr gute Deutsch- und in der Regel auch über Englischkenntnisse. Viele haben ein abgeschlossenes Studium. Die Stundenpreise liegen zwischen 7 und 15 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer, je nach Anzahl der gebuchten Stunden. Dabei wird die jeweilige Mindeststundenzahl des gewählten Pakets in jedem Fall berechnet; ungenutzte Stunden lassen sich nicht in den nächsten Monat übertragen.
Möglichst reibungslose Zusammenarbeit
VPA bieten Selbständigen eine gute Möglichkeit, simple aber zeitraubende Arbeitsbereiche auszulagern und so mittelfristig Zeit und Geld zu sparen. Typische Arbeiten, die sich gut outsourcen lassen, sind zum Beispiel Korrekturen und Transkriptionen, Übersetzungen, Social Media Marketing, Buchhaltung, Reiseplanung oder die Telefonannahme. Zu Beginn ist allerdings eine gewisse Einarbeitungszeit zu erwarten, vor allem bei komplexeren Aufgaben. Damit die Zusammenarbeit möglichst reibungslos verläuft, habe ich noch ein paar Tipps für Sie:
Bearbeiten Sie die Aufgabe, die Sie abgeben möchten, einmal selbst und notieren Sie mögliche Rückfragen.
Dokumentieren Sie dabei die einzelnen Arbeitsschritte, um hinterher zu wissen, wie viel Zeit die Aufgabe ungefähr in Anspruch nimmt.
Formulieren Sie die Arbeitsanweisung in einer E-Mail so exakt wie möglich und fügen Sie ein Stundenlimit oder eine Deadline hinzu.
Bitten Sie Ihren VPA, Ihnen mitzuteilen, ob er die Aufgabe verstanden hat. Falls das nicht der Fall sein sollte, bitten Sie um Rückfragen.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit einem der vorgestellten Anbieter gemacht oder können einen weiteren VPA-Service empfehlen? Dann freue ich mich auf Ihre Kommentare.
20 Jahre OTTO Office − zum Ende unseres Jubiläumsjahr habe ich mich damit beschäftigt, wie die Arbeitswelt in der Zukunft, zum Beispiel in den kommenden 20 Jahren, aussehen könnte beziehungsweise durch welche Faktoren sie beeinflusst wird. Die Berufswelt wandelt sich vor allem durch den Einsatz neuer Technologien sowie die Globalisierung rapide und stellt Arbeitnehmer, aber auch Selbständige vor ganz neue Herausforderungen. Wissen wird immer wichtiger. Ein lebenslanges Lernen ist bereits jetzt gefragt, denn Qualifikationen und Erfahrungen können schnell veralten und wertlos werden. Während es noch vor einigen Jahren als normal galt, dass Arbeitnehmer in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis Vollzeit arbeiteten, bringt die Zukunft neue Arbeitsformen und Beschäftigungsverhältnisse mit sich. Drei Punkte des möglichen Wandels habe ich exemplarisch herausgegriffen.
Zu alt für den Job? Nein
Der demographische Wandel wird künftig eine noch stärkere Rolle spielen als bereits jetzt: Menschen werden älter und bleiben länger gesund. Gleichzeitig kommen immer weniger Arbeitnehmer für die Renten auf. Schon heute fehlen etwa im Maschinenbau oder bei Altenpflegern, Erziehern oder Ärzten gut ausgebildete Fachkräfte. Laut Demoskopen wird sich dieser Trend noch verstärken. Die logische Folge ist eine verlängerte Lebensarbeitszeit. Dabei gilt es für Unternehmen künftig, die Arbeitsbedingungen an die Bedürfnisse Älterer anzupassen. Das betrifft die Arbeitsplätze selbst, eine stärkere Gesundheitsfürsorge oder verringerte Arbeitszeiten. Mit Blick auf die steigende Alterung der Gesellschaft will auch das Bundesministerium für Bildung und Forschung den Wandel aktiv gestalten. Dabei sollen zum Beispiel Generationenkonflikte entschärft, technische Assistenzsysteme für ältere Menschen etabliert und Konzepte für die Personalgewinnung älterer Mitarbeiter, das Talentmanagement und die Betriebsorganisation entwickelt werden.
Mobilität und neue Erwerbsformen
Bereits heute arbeiten viele dank Laptop und Smartphone mobil. Damit sind sie für Unternehmen überall und ständig verfügbar, Arbeitstage von 9 bis 17 Uhr werden seltener. In den letzten Jahren haben außerdem Beschäftigungsverhältnisse zugenommen, die weder ein existenzsicherndes Einkommen noch stabile Zukunftsaussichten oder eine ausreichende soziale Absicherung bieten. Die künftige Herausforderung für Arbeitnehmer wird sein, die Balance zwischen Arbeitszeit und Freizeit zu finden. Nur so lassen sich psychische Belastungen mindern, ausreichend Erholung finden sowie der Wunsch nach freier Entfaltung und Selbstbestimmung befriedigen.
Berufe „sterben aus“, neue Berufsbilder und Erwerbsformen werden entstehen. Dazu gehört immer seltener die lebenslange Festanstellung, stattdessen sind damit teamorientierte Projektarbeit, Honorar- und Zeitarbeit verbunden. Der Arbeitsmarkt- und Berufsforscher Gerhard Kleinhenz prognostiziert eine flexiblere Verteilung der Jahres- und Lebensarbeitszeit, wobei keine dauernde Anwesenheit im Unternehmen mehr erforderlich sein wird. Von einer abhängigen Tätigkeit wird sich die Erwerbsarbeit zunehmend zu einer selbständigen Tätigkeit mit größerer Selbstverantwortung innerhalb oder außerhalb des Unternehmens wandeln. Geradlinige Lebensläufe werden seltener, Brüche in der Biografie dagegen häufiger vorkommen: So können zum Beispiel auf eine Festanstellung einige Jahre Selbständigkeit folgen, wenn Kinder kommen, wächst wieder der Wunsch nach einer Festanstellung. Wer jedoch die Freiheiten der selbständigen Arbeit genossen hat, tut sich in einer Anstellung eventuell schwer mit festen Hierarchien und starren Arbeitszeiten. Im Zuge dessen werden Unternehmen nicht nur hohe Flexibilität einfordern können, sondern auch selbst anbieten müssen.
Die Arbeitswelt wird weiblicher
Bereits heute stellen Frauen die Mehrheit der Schul- und Hochschulabsolventen. Dennoch gibt es häufig die klassische Arbeitsteilung: Der Mann sichert den Lebensunterhalt, die Frau sorgt für die Familie. Um die Potentiale gut ausgebildeter Frauen besser zu nutzen, bedarf es jedoch einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie mit flexiblen und familienfreundlichen Arbeitszeiten. Das Zukunftsinstitut, ein Think-Tank der europäischen Trend- und Zukunftsforschung, prognostiziert für die Zukunft den „Megatrend Female Shift“: Dieser beschreibt einen grundsätzlichen Wandel in der noch männerdominierten Gesellschaft, bei dem sich die traditionellen Geschlechterrollen auflösen. Das wird im Berufs- und Privatleben von Männern und Frauen massive Umbrüche zur Folge haben. Während immer mehr Männer Zeit mit der Familie verbringen wollen, streben Frauen verstärkt in Führungspositionen.
Wenn Sie ausführlicher in das Thema „Arbeitswelt in der Zukunft“ einsteigen möchten, habe ich drei Linkstipps für Sie: Das Magazin CIO berichtet über sechs Trends für die Arbeit der Zukunft, die unter anderem eine neue Mitarbeiterkultur und veränderte Aufgaben für Führungskräfte betreffen. Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation skizziert in einer Studie fünf prototypische Karrieremodelle. Dabei geht es um Fragen wie: Müssen Arbeitnehmer künftig rund um die Uhr verfügbar sein? Oder bietet sich ihnen die Chance, ihre Arbeit flexibel nach dem eigenen Bedarf zu gestalten? Wie kann es gelingen, Arbeit zukünftig auf persönliche Lebensentwürfe zuzuschneiden? Ein sehr umfassendes Dossier finden Sie bei brand eins. Darin geht es unter anderem um Themen wie: Unternehmen, in denen Menschen gern arbeiten, ein Leben ohne Chef oder Sicherheit versus Freiheit.
Haben Sie sich schon mal Gedanken darüber gemacht, wie die Zukunft der Arbeit aussehen könnte − generell oder auch in Ihrer Branche? Ich freue mich auf Ihre Überlegungen, Gedankenspiele und konkreten Ansätze.
Am 22. Oktober lud die Büroartikelmarke Leitz zehn Sekretärinnen zum Finale von „Deutschlands beste/r Sekretär/in“ nach Hamburg ein. Mit dabei war auch OTTO Office als Premium-Partner des bundesweiten Wettbewerbs. Die zehn Finalistinnen genossen nicht nur die atemberaubende Kulisse mit Blick über die ganze Stadt, sondern mussten vor den Augen zahlreicher Medienvertreter und Kamerateams im Penthouse Elbpanorama ihr berufliches Können beweisen. Dabei galt es unter anderem, einen umfangreichen Wissenstest zu absolvieren und die Fähigkeiten im Organisieren und Improvisieren unter Beweis zu stellen. Nach fünf aufregenden Wettbewerbsrunden kürte die Fachjury schließlich Rebecca Stache zu Deutschlands bester Sekretärin. Die 32-Jährige, die als Assistentin des Vorsitzenden der Geschäftsführung bei der HafenCity Hamburg GmbH arbeitet, überzeugte vor allem bei einer kniffligen Aufgabe: Sie musste auf dem unaufgeräumten Schreibtisch ihres Chefs dringend benötigte Unterlagen in besonders kurzer Zeit finden und sortieren. Ich hatte Gelegenheit, der Hamburgerin nach dem Finale ein paar Fragen zu stellen.
Liebe Frau Stache, erst einmal herzlichen Glückwunsch. Wie fühlt es sich an,„Deutschlands beste Sekretärin“zu sein?
Es fühlt sich gut an. An die ganze Aufmerksamkeit muss ich mich allerdings noch gewöhnen, denn der Gewinn hat mich sehr überrascht. Während des Finales war ich mir sicher, dass es nicht gereicht hat, aber zum Glück habe ich mich geirrt.
Haben Sie sich auf den Wettbewerb vorbereitet? Und wie kam es überhaupt dazu, dass Sie sich beworben haben?
Eine gezielte Vorbereitung war kaum möglich, denn niemand wusste genau, welche Aufgaben auf uns zukommen würden. Ich habe mich hauptsächlich auf den Wissenstest vorbereitet, ein bisschen Fachliteratur gelesen und mich ansonsten auf meine Alltagspraxis verlassen − das ist immer noch das beste Training. In den letzten Jahren habe ich immer verfolgt, was aus früheren Teilnehmern geworden ist, und irgendwann hatte ich den Gedanken, auch einmal mitzumachen. Meine Erwartung war es, eine spannende Erfahrung zu machen, auch wenn ich „nur“ ins Finale kommen und nicht gewinnen sollte.
Glauben Sie, dass Ihnen der Titel beruflich weiterhelfen wird?
Schaden wird er auf jeden Fall nicht. Momentan kann ich die Auswirkungen noch gar nicht abschätzen, bin mir aber sicher, dass sich der Titel in Bewerbungsunterlagen gut machen wird und vielleicht auch beim nächsten Gehaltsgespräch helfen kann.
Können Sie anderen Sekretärinnen, die sich im kommenden Jahr für den Wettbewerb bewerben möchten, etwas mit auf den Weg geben?
Ganz klar: Traut euch! Allein die Erfahrung ist es wert, und man trifft viele tolle Menschen, denen man sonst vielleicht nie begegnen würde. Bei der Endrunde selbst sollte jede Finalistin bzw. jeder Finalist versuchen, die Ruhe zu bewahren, sonst wird es schwer.
Gab es Aufgaben, die Ihnen besonders schwer oder leicht fielen?
Ich fand den Brief besonders schwierig. Dabei mussten wir Apple CEO Tim Cook davon überzeugen, dass unser Chef das neue iPhone im Online-Shop bereits sieben Tage vor Verkaufsstart anbieten darf. Wir hatten nur fünf Minuten Zeit, den Brief auf Englisch zu schreiben, und mir fiel keine zündende kreative Idee für die Argumentation ein. Am einfachsten fand ich die Aufgabe mit der Unterlagensortierung, denn dabei ging es wirklich nur um Schnelligkeit.
Können Sie mir Büroartikel nennen, die für Sie absolut unverzichtbar sind? Was sind Ihre Must haves?
Ich muss immer mein Notizbuch und einen Stift dabei haben. So geht mir nichts durch, und ich kann jedes To Do, jede Telefonnummer usw. notieren.
Haben Sie ein besonderes Mittel, um mit Zeitdruck umzugehen?
Ich bin unter Zeitdruck meistens besser, als wenn es zu ruhig ist. Dann bin ich höchst konzentriert und arbeite – zumindest gefühlt – noch ein bisschen schneller.Dafür stresst es mich, wenn ich mit inkompetenten Personen zu tun habe. Ich versuche zwar, ruhig zu bleiben, aber in mir drin sieht es meist völlig anders aus. Vermeiden lassen sich solche Situationen leider nicht ganz.
Der Wettbewerb hat sich zum Ziel gesetzt, das Berufsbild der Sekretärin zu stärken. Was zeichnet aus Ihrer Sicht eine gute Sekretärin aus?
Kein Vorgesetzter möchte jeden Handgriff erklären müssen. Das wichtigste ist aus meiner Sicht proaktives Handeln, also auch mal drei Schritte vorauszudenken und selbstständig zu arbeiten. So hält man dem Chef am besten den Rücken frei.
Werden Sie im Arbeitsalltag mit „Sekretärinnen-Klischees“konfrontiert, und wenn ja, ärgern Sie sich darüber?
Unterschwellig bekomme ich schon ab und zu mit, dass jemand mich von oben herab behandelt. Aber das sind diejenigen, die am wenigsten wissen, was ich den ganzen Tag über mache, und welche Verantwortung auf meinen Schultern lastet. Ich ärgere mich weniger darüber, sondern mache selbstbewusst meinen Standpunkt klar, ohne auf diese Klischees einzugehen. Das ist meist das wirkungsvollste Mittel.
Wie hat sich aus Ihrer Sicht das Berufsbild in den letzten Jahren verändert?
Die Technik nimmt uns Sekretärinnen viel ab, so dass mehr Zeit für die wesentlichen Dinge und auch neue Aufgaben bleibt. So kommt es häufiger vor, dass im Sekretariat mehr Verantwortung übernommen wird und der Anspruch – auch an unsere Qualifikationen – steigt. Aus meiner Sicht führt das dazu, dass der Beruf immer interessanter wird.
Und zum Schluss: Gibt es für Sie einen„optimalen Chef“?
Der wäre ein freundlicher, immer ausgeglichener, gerechter Mensch, der jederzeit für alle Mitarbeiter ansprechbar wäre. Er wäre außerdem höchst kompetent, ordentlich, flexibel und kreativ, hätte eine gut lesbare Handschrift und würde seiner Sekretärin jeden Wunsch von den Augen ablesen. Aber es ist ganz klar, dass es keinen solchen Supermann gibt.
Am 22. Oktober findet das Finale des Leitz Wettbewerbs „Deutschlands beste Sekretärin“ statt, den OTTO Office zum ersten Mal als Premium Partner unterstützt. Nur wenige Berufsfelder haben sich in den vergangenen Jahren so stark verändert wie das der Sekretärin. Früher galt sie als strenge Vorzimmerdame, die den Chef vor unliebsamen Besuchern abschirmte, Anrufe annahm, Briefe tippte und Kaffee kochte. Heute sind die Erwartungen weitaus höher: Flexibel und belastbar soll sie sein, freundlich, engagiert und zuverlässig, loyal und souverän auch in schwierigen Situationen. Dazu kommen fachliche Anforderungen: Als „rechte Hand des Chefs“ soll die Büromanagerin alle gängigen Office-Programme beherrschen, die Korrespondenz mehrsprachig erledigen, Meetings vorbereiten, Geschäftsreisen organisieren und eigenständig Projekte koordinieren.
Noch immer ist die Welt der Vorzimmer eine Frauendomäne. So waren im Jahr 2010 unter 410.000 Sekretariatsangestellten nur etwa 6.000 Männer. Einen klassischen Ausbildungsberuf „Chefsekretärin“ gibt es nicht. Jobeinsteigerinnen starten meistens als Industrie- oder Bürokauffrauen und qualifizieren sich in Weiterbildungen zur Managementassistentin, Fremdsprachensekretärin oder Betriebswirtin. Dass die heutige Office-Managerin mit der ehemaligen Sekretärin kaum noch zu vergleichen ist, spiegelt sich auch in der aktuellen Prüfungsordnung im Weiterbildungsberuf „Geprüfte Fachkauffrau für Büro-und Projektorganisation“ wider: Die Prüfungsaufgaben wurden vor zwei Jahren der komplexeren Realität angepasst. Zu den Hauptaufgaben des Berufsbilds zählen laut dem Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb) die Koordination von Entscheidungsprozessen, die Pflege und Gestaltung von Kundenbeziehungen, Verwaltung und Ausbildung im personalwirtschaftlichen Bereich sowie die Steuerung von Geschäftsprozessen im bürowirtschaftlichen Umfeld. Mit der Prüfung erreicht die Fachkauffrau gleichzeitig die Ausbildereignung.
Der bsb sieht als wichtigsten Karrierefaktor die Persönlichkeit und fördert deshalb die individuelle Entwicklung von Office Manager/innen. „Jeder Manager sucht nach der passenden Assistentin, die seinem persönlichen Anforderungsprofil entspricht“, erläutert Andrea van Harten, Vorstandsmitglied des Verbands und European Business Coach, auf der Website des bsb. „Die Frage ist nur, wie man als Assistentin auf sich aufmerksam macht.“ Neben der sehr guten fachlichen Qualifikation überzeugt eine Büromanagerin mit souveränem und professionellem Auftreten sowie hoher persönlicher Motivation. Ein individuelles Coaching kann helfen, um das breitgefächerte Arbeitsumfeld und die vielfältigen Veränderungsprozesse im Berufsalltag als Chance und willkommene Herausforderung zu betrachten und optimal zu bewältigen. „Assistentinnen bewegen sich in einem komplexen Beziehungsgeflecht zwischen Chef, Mitarbeiter und Kunden. Unterschiedliche Kulturen und Mentalitäten, entsprechende nationale und internationale Kommunikation sowie der professionelle Umgang mit Stress- und Konfliktsituationen prägen oftmals den Arbeitstag“, erklärt van Harten.
„Der Beruf einer Sekretärin erfordert ein Maß an sozialer Kompetenz, Zurückgenommenheit, Geduld, Nervenstärke und innerer Stabilität, wie es sonst nur von Führungskräften erwartet wird“, schreibt Katharina Münk in ihrem Buch „Denn sie wissen nicht, was wir tun – Was Chefs über Ihre Sekretärinnen wissen sollten“ (Eichborn, 14,95 Euro). Ein hohes Engagement und eine kontinuierliche Weiterbildung machen sich nicht nur in der Wertschätzung durch den Vorgesetzten sondern auch finanziell bemerkbar: Laut einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum verdienen Chefsekretärinnen im Durchschnitt rund 50.000 Euro jährlich.
Was zeichnet aus Ihrer Sicht die perfekte Office Managerin oder den perfekten Office Manager aus? Oder sind Sie selbst „vom Fach“? Dann würde mich interessieren, was aus Ihrer Sicht die größte Herausforderung in Ihrem Job ist. Ich freue mich auf Ihre Kommentare.
Outsourcing − also die Ausgliederung ganzer Geschäftsprozesse oder Ressourcen, die nicht zur wesentlichen Kernkompetenz gehören − ist ein Thema, das vor allem große Unternehmen betrifft. Aber auch für Mittelständler und Kleinunternehmer kann es sinnvoll sein, Arbeit zu delegieren und damit wertvolle Zeit zu gewinnen − vor allem in den Bereichen, die nicht zu den persönlichen Stärken gehören.
Micro-Outsourcing im täglichen Business
Aufgaben nach Außen abzugeben, klingt erstmal einfach, aber viele Führungskräfte möchten alles direkt im Blick haben. Außerdem scheuen sie oft die Kosten, die anfallen, wenn Arbeitsbereiche an externe Dienstleister vergeben werden. Dabei sind Externe in vielen Bereichen nicht nur besser sondern auch schneller, so dass sich durch ein sogenanntes Micro-Outsourcing die Effizienz erheblich steigern lässt. Das spart wiederum Kosten ein. Beim Micro-Outsorcing werden statt ganzer Geschäftsbereiche nur bestimmte Aufgaben ausgelagert, zum Beispiel die Erstellung von Geschäftsunterlagen an einen Grafiker oder die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung an einen Steuerberater.
Ein typischer Fall für die Auslagerung bestimmter regelmäßiger Leistungen ist zum Beispiel die kontinuierliche Pflege der Unternehmenshomepage. Gerade kleine oder mittelständische Unternehmen beschäftigen nur selten eigene Webdesigner und Texter. Da die Website fast immer die erste Anlaufstelle potenzieller Kunden oder Interessenten ist, ist eine qualitativ hochwertige Unternehmenshomepage besonders wichtig. Mit der Vergabe von Aufgaben aus dem Bereich Webdesign und Text fallen zwar zunächst mehr Kosten an, dafür lassen sich eigene Zeit und Ressourcen schonen und gleichzeitig ein hoher Qualitätsstandard halten.
Grundsätzlich bietet Micro-Outsourcing viele Vorteile: Es ermöglicht kompakte Arbeit am Kerngeschäft, sichert – aufgrund der Spezialisierung des Dienstleisters – einen hohen Qualitätsstandard und senkt langfristig die Kosten. Für eine sinnvolle Umsetzung in der Praxis sollten Sie in erster Linie darauf achten, dass nur Nebentätigkeiten und Bereiche ausgelagert werden, in denen Ihnen Know-how fehlt. Da schlechte Arbeit fast immer Mehraufwand erzeugt, sollten Sie sich in jedem Fall von der hohen Qualität Ihrer Dienstleister überzeugen.
Auf Führungsebene: Delegieren will gelernt sein
Viele Führungskräfte delegieren unsystematisch, zu wenig oder überhaupt nicht. Wer immer alles selbst erledigt, belastet sich einerseits selbst mit unnötigen Aufgaben und hat dadurch kaum noch Zeit zur Mitarbeiterführung. Andererseits besteht die Gefahr, dass er die Kompetenzentwicklung seiner Mitarbeiter blockiert und wertvolle Arbeitnehmer das Unternehmen schlimmstenfalls frustriert verlassen.
Aller Anfang ist schwer. Wer besser delegieren möchte, sollte sich im Vorfeld genügend Zeit für die Vorbereitung nehmen. Die erste Frage lautet: „Was möchte ich warum an wen delegieren?“ Es ist sinnvoll, die Arbeit zunächst einmal selbst zu erledigen und die Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte einzuteilen. So finden Sie heraus, ob sich die Arbeit überhaupt zum Delegieren eignet. Dabei sollte es nach Möglichkeit nicht darum gehen, dass Sie Aufgaben abschieben, auf die Sie keine Lust haben. Hilfreich kann ein Delegationsplan sein, mit dem Sie sich einen Überblick verschaffen und die Erledigung in Nachhinein kontrollieren können. Listen Sie im Plan alle Aufgaben auf und beschreiben Sie kurz und konkret die Art der Tätigkeiten sowie die jeweiligen Ziele. Unter dem Gesichtspunkt, wer fachlich geeignet ist und freie Kapazitäten hat, legen Sie fest, an wen die einzelnen Aufgaben delegiert werden. Dabei sind klare Verabredungen notwendig: Bis wann soll die Arbeit erledigt werden? Sollen Zwischenstände kommuniziert werden? Welche Kompetenzen und Entscheidungsmöglichkeiten erhält der Mitarbeiter?
Wichtig ist außerdem, eventuelle Missverständnisse gleich zu Beginn aufzuklären und Rückfragen zu beantworten, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. Und ganz entscheidend: Vertrauen Sie demjenigen, an den Sie delegieren, fordern und fördern Sie ihn. Das spart nicht nur Zeit und Nerven sondern motiviert den Mitarbeiter.
In welchen Bereichen nutzen Sie Micro-Outsourcing? Und können Sie Tipps beisteuern, mit denen es sich besser delegieren lässt? Ich freue mich auf Ihr Feedback.
Paare, die zwei Karrieren und Familie gleichzeitig organisieren, stehen vor vielen Herausforderungen. Für Eltern gestaltet sich mit dem Krippenausbau nicht automatisch auch die Wirtschaftswelt familienfreundlicher. Oft bleibt der Organisationsstress mit Job und Kind immer noch an den Frauen hängen, denn alte Rollenmodelle ändern sich nicht so schnell. Obwohl sich Frauen beruflich erfolgreicher als bisher durchsetzen, finden sich in den Führungsetagen deutscher Unternehmen nur knapp sechs Prozent Frauen. Ich habe mich mit Julia Rohleder, Abteilungsleiterin Recruitment bei OTTO, darüber unterhalten, wie es Frauen und Männern gelingen kann, Familie und Beruf miteinander zu vereinbaren.
Warum sind immer noch so wenige Frauen in Führungspositionen zu finden?
Ich sehe dafür zwei wesentliche Gründe: Nicht alle Unternehmen verfügen über gute Rahmenbedingungen, damit Frauen Karriere und Familie unter einen Hut bringen können. Und viele gut ausgebildete Frauen, die einen Kinderwunsch oder bereits Kinder haben, trauen sich nicht zu, im Job richtig durchzustarten. Die Zeit, in der man sich für eine Führungsposition qualifiziert, liegt in der Regel zwischen 30 und 40. Das ist aber auch genau die Zeit, in der sich Frauen mit dem Thema Elternschaft beschäftigen. In dieser Zeit können sich Männer dann deutlich stärker um ihre Karriere kümmern. Außerdem stellen sich junge Frauen oft stärker in Frage als junge Männer: Kann ich diesen Schritt in Richtung Führung wagen, bin ich geeignet dafür?
Wie bewerten Sie die Rahmenbedingungen für den beruflichen Aufstieg von Frauen bei OTTO? Was hat sich in den vergangenen Jahren verändert?
Seit einigen Jahren steht das Thema nicht nur gesellschaftlich, sondern auch bei uns im Unternehmen sehr viel stärker im Fokus. Da hat sich einiges getan und vieles verbessert. Bei OTTO haben wir mittlerweile etwa 40 Prozent Frauen in Führungspositionen, sehr viel mehr als noch vor zehn Jahren. Bei unseren Nachwuchskräften schauen wir genau hin, welche Potenziale in ihnen stecken und wie wir sie fördern können. Viele junge Frauen haben vielleicht noch keine unmittelbaren Ambitionen – wir ermutigen sie aber dahingehend und helfen ihnen beim Selbstmarketing.
Julia Rohleder, Abteilungsleiterin Recruitment bei OTTO
Gibt es Zahlen dazu, wie viele Männer bei OTTO Elternzeit nehmen?
Ich schätze, dass es aktuell etwa vier Prozent der Väter sind. Die meisten nehmen zwei Monate. Obwohl viele Führungskräfte ihre männlichen Angestellten unterstützen und ermutigen, ist die Zahl noch nicht allzu hoch. Seit zwei bis drei Jahren tut sich aber etwas; von 2012 auf 2013 hat sich die Zahl der Männer in Elternzeit – auch von Führungskräften – noch einmal gesteigert. Die wahrgenommene Hürde in Deutschland für Männer, die länger aus dem Job aussteigen oder zumindest vorübergehend von Voll- auf Teilzeit wechseln möchten, besteht v.a. aus dem vielzitierten Karriereknick – dies haben sie allerdings gemeinsam mit den Frauen, wenn sie Mutter werden.
Welchen Rat geben Sie Frauen, die Familie und Beruf miteinander vereinbaren wollen?
Machen Sie sich Ihre Wünsche und Ziele bewusst, klären Sie Ihre eigenen Prioritäten und stehen Sie dazu. Die grundlegenden Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind: Welches Lebensmodell möchte ich leben? Wie gestalte ich mein Leben? Welches Modell kann ich mit meinem Partner entwickeln, das uns beiden gerecht wird? Ist Ihnen die Familie ebenso wichtig wie der Job, dann ist es zumindest am Anfang für beide schwierig, Vollzeit zu arbeiten, denn der Tag hat nur 24 Stunden.
Ganz wichtig: Bleiben Sie, sobald Sie Ihre Schwangerschaft mitgeteilt haben, in engem Austausch mit Ihrem Vorgesetzten, auch während der Elternzeit. Es kommt selten gut an, nach drei Jahren wieder im Büro zu stehen, ohne vorher gemeinsam geklärt zu haben, wie Sie Ihren Job zukünftig z.B. auch in Teilzeit erfolgreich machen können – es steht im Unternehmen viel Organisation und Vorbereitung dahinter. Für mich steht das Thema Eigenverantwortung über allem, das heißt, wir können einer Mitarbeiterin nichts hinterhertragen, sondern die Initiative muss genauso von den Frauen ausgehen.
Wie unterstützt OTTO konkret die Vereinbarkeit von Familie und Beruf?
Wir bieten unzählig viele Teilzeit-Modelle an, auch einige für Führungspositionen, letztere allerdings zwischen 70 und 90 Prozent der Arbeitszeit. Auf Referenten- oder Sachbearbeiterpositionen sind auch 50% oder 60% häufig. Wir haben auch einige gute Job-Sharing-Beispiele auf diesen Stellen.
Außerdem hat OTTO einen speziellen Eltern-Kind-Arbeitsplatz mit einem Wickeltisch und einer Spielecke, falls ein Kind im Notfall nicht anders unterkommen kann. Hinzu kommen noch einige freigehaltene Kita-Plätze und Kinderferien-Betreuung. Darüber hinaus gibt es Beratungsstellen für Themen wie den Wiedereinstieg in den Beruf sowie unser betriebliches Gesundheitsmanagement aktiv.net, an das sich Mitarbeiter zum Beispiel bei Überlastung wenden können.
Gibt es so etwas wie eine lebensphasenorientierte Personalpolitik?
Ich würde das noch nicht so benennen, aber je älter die Gesellschaft wird, desto mehr rückt zum Beispiel das Thema der Vereinbarkeit von Beruf und der Pflege kranker oder älterer Angehöriger in den Mittelpunkt. Jeder Mensch durchläuft ganz unterschiedliche Lebensphasen – von der Ausbildung über eine ganz unterschiedlich gestaltete Karriere und / oder Familie bis hin zur Rente. Vielleicht möchte man aber auch eine längere Auszeit in Form eines Sabbaticals nehmen, um sein Ehrenamt oder ein intensives Hobby zu pflegen. Das Leben kann noch so gut durchgeplant sein, im schlechtesten Fall kommt eine schwere Krankheit mit anschließender Rehabilitation oder sogar Arbeitsunfähigkeit dazwischen. Wir bieten in jeder dieser Phasen Unterstützung. Ein Thema, von dem ich glaube, dass es viel wichtiger werden wird, ist die sogenannte „Späte Karriere“. Das betrifft z.B. Frauen, die noch mal richtig durchstarten möchten, wenn die Kinder alt genug sind, oder ältere Arbeitnehmer, die noch nicht in Rente gehen möchten. Hier gilt es, Potenziale zu wecken und gezielt zu fördern.
Welchen Profit zieht ein Unternehmen daraus, eine gute Vereinbarkeit von (Familien-)Leben und Beruf zu bieten?
Der Gewinn für ein Unternehmen ist enorm, denn die Mitarbeiter sind engagierter und motivierter, sie fühlen sich ernst genommen, haben oft weniger Fehlzeiten. Die Attraktivität als Arbeitgeber und damit die Bedeutung der Arbeitgebermarke steigt, und das ist in Zeiten eines verstärkten Wettbewerbs um qualifizierte Mitarbeiter sehr wichtig: Mit den Maßnahmen zur Vereinbarkeit von Leben und Beruf gehen wir an immer weniger Talenten vorbei.
Vielen Dank für das nette und informative Gespräch, Frau Rohleder.
Geschäftsreisen werden heutzutage nicht mehr abgewickelt, sondern gemanagt. Je größer ein Unternehmen ist oder je mehr Außendienstler es beschäftigt, desto höher ist der Aufwand, den das Travel Management erfordert. Möglichst günstige Flüge, Bahnreisen und Hotels müssen gebucht, Räumlichkeiten für Meetings oder Tagungen organisiert sowie Reisekosten- und Spesenabrechnungen erstellt werden. Ein gutes Travel Management steuert und optimiert aber auch die Prozessabläufe, die zur Abwicklung nötig sind. Unternehmen, die den Einstieg in eine Softwarelösung planen, sollten sich im Vorfeld genau mit der Thematik befassen. Doch was sollte man dabei beachten? Ich habe einige Punkte zusammengestellt, die es dabei zu berücksichtigen gilt, und gebe einen kurzen Überblick über drei mögliche Travel Management Lösungen.
Welche Softwarelösung passt zu den Anforderungen des Unternehmens?
Reisekosten-Software verspricht kürzere Prozesse, niedrigere Kosten, Rechtssicherheit sowie erheblich weniger Bürokratie. Entscheidend ist dabei, ein Tool zu finden, das die Anforderungen des Unternehmens abdeckt, dabei aber nicht zu überdimensioniert ist. Sie können sich folgende Fragen stellen: Wie viele Abrechnungen sind es pro Monat? Sind die Mitarbeiter hauptsächlich im Inland oder auch im Ausland unterwegs? Ist eine mehrsprachige Lösung notwendig, oder reicht eine Software für den Einsatz im deutschsprachigen Raum?
Soll die Software lieber auf eigenen Servern, über Rechner des Dienstleisters oder über eine Cloud betrieben werden? Bei einer Inhouse-Lösung ist die Kompatibilität mit bestehenden IT-Systemen der entscheidende Punkt. Wenn Schnittstellen und komplexe Prozesse separat programmiert werden müssen, können deutliche Mehrkosten anfallen. Verschiedene Anbieter haben Lösungen bis hin zum kompletten Outsourcing im Programm, so dass nur noch die Belege an den Dienstleister geschickt werden müssen. Am Markt setzen sich aber zunehmend Web-basierte SaaS-Anwendungen (Software as a Service) durch. Hier liegt der Vorteil darin, dass die Mitarbeiter auch von unterwegs auf die Anwendung zugreifen können, um bereits während der Reise ihre Abrechnungen anzulegen.
Was sollte eine Business Travel Software können?
So gut wie alle Programme, die erhältlich sind, verfügen über die Möglichkeit, Geschäftsreisen mit allen Details zu erfassen und sämtliche Auslagen den verschiedenen Reisen direkt zuzuordnen. In der Software sollte eine Funktion zur elektronischen Belegarchivierung integriert sein, die es ermöglicht, die benötigten Belege elektronisch anzupassen und zu verarbeiten. Wichtig ist außerdem, dass die Softwarelösung Schnittstellen zu den Personalstammdaten, zur Finanzbuchhaltung sowie zu Lohnbuchhaltungsprogrammen beinhaltet − das ist insbesondere für den Steuerberater und das Finanzamt relevant.
Wenn Reisen mit einem Dienstwagen erfolgen, sollte die Software über ein integriertes Fahrtenbuch oder zumindest über eine Schnittstelle zu Fahrtenbuch-Programmen verfügen. Einige Dienstleister bieten eine noch umfassendere Verknüpfung mit anderen Systemen an: die schnelle Erfassung und Erstellung des Fahrtenbuchs durch den Import vom Smartphone, Tablet oder Navigationssystem.
Bei Auslandsreisen ist es besonders wichtig, dass Belege in der Landeswährung inklusive Steuer erfasst werden können. Ein Tool sollte außerdem die Tages- und Übernachtungspauschalen nach den gesetzlichen Standards der Länder ausrechnen können. Einige Anbieter haben sogar eine automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen implementiert.
Drei beispielhafte Lösungen – für Selbständige und Mittelständler
Monkey Reisekosten 2014 eignet sich vor allem für Selbständige und Kleinunternehmer, die auf übersichtliche Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen angewiesen sind. Die Software zum Preis ab 33 Euro läuft auf Mac und PC. Ideal für Freiberufler ist die iPhone- und iPad-App Reisekosten zum Preis von 5,49 Euro, mit der sich alle Kosten und Belege unterwegs erfassen und fotografieren lassen. Die fertigen PDF-Reisekostenabrechnungen oder Zusammenfassungen können per E-Mail verschickt werden.
Die Viatos GmbH will Reisekostenabrechnungen einfach und digital machen. Die Reisekosten-Abrechnung ermöglicht eine ortsunabhängige Eingabe durch die Reisenden oder eine zentrale Reisekostenstelle. Integriert sind unter anderem Unternehmenssoftware wie Finanz- und Lohnbuchhaltung, Zeiterfassung und Controlling, Buchungen über ein Reisebüro oder Online-Buchungssystem sowie Kreditkartendaten. Das Programm läuft entweder auf der eigenen IT-Infrastruktur, per Hosting im Viatos-Rechenzentrum oder als SaaS-Lösung. Die Kosten basieren auf der Anzahl der Nutzer oder der erstellten Reisekostenabrechnungen.
Was für Erfahrungen haben Sie mit Programmen zum Business Travel Management gemacht? Besonders interessieren mich weitere Lösungen für Selbständige und Kleinunternehmer. Ich freue mich wie immer auf Ihre Kommentare.
Neudeutsch werden sie mittlerweile Front Office Manager, Team- und Projektassistenz, Executive oder Managing Assistant genannt: Sekretäre/innen. Die Office-Manager(innen) bringen in der Regel eine kaufmännische Ausbildung mit diversen Zusatzqualifikationen oder ein Studium mit, sprechen oft mehrere Fremdsprachen und benötigen Nervenstärke, Geduld, Organisationstalent, Diplomatie und eine hohe Auffassungsgabe. In diesem Jahr unterstützt OTTO Office zum ersten Mal als Partner den Wettbewerb „Deutschlands beste/n Sekretär/in“. Die Büroartikelmarke LEITZ belohnt motivierte Bürofachkräfte, die sich in Sachen Multitasking, Improvisationstalent und Auffassungsgabe beweisen möchten. Grund genug für ein kurzes Interview mit Vorjahressiegerin Rubina Chand, die sich im Finale gegen neun Konkurrentinnen durchsetzen konnte und in diesem Jahr mit in der Jury des Wettbewerbs sitzen wird. Die 36-Jährige Kölnerin ist als Managing-Assistentin bei einer Unternehmensberatung tätig und verrät uns ihr Verständnis vom Berufsbild Sekretärin.
Wie sind Sie zu Ihrem Beruf gekommen? Haben Sie eine klassische Ausbildung gemacht oder ursprünglich etwas ganz anderes?
Nach dem Abitur habe ich eine Ausbildung zur Hotelfachfrau abgeschlossen und danach etwa zwei Jahre im kaufmännischen Bereich im Phantasialand gearbeitet. Nach einem kleinen Exkurs zurück an die Hotelrezeption eines Design Hotels in Köln, habe ich mich spontan auf die Zeitungsanzeige meines jetzigen Arbeitgebers beworben und Erfolg gehabt. Hier arbeite ich mittlerweile schon seit fast zehn Jahren.
Wie würden Sie das Berufsbild der Sekretärin kurz zusammenfassen? Hat es sich in den letzten Jahren sehr gewandelt? Ganz verknappt: Wir sind Allrounder und doch Spezialisten. Auch wenn dieser Satz auf viele Berufe zutrifft, sagt er für mich das Wesentliche aus. In den letzten zehn Jahren hat sich aus meiner Sicht nicht viel geändert. Der Beruf war schon immer mit verantwortungsvollen Aufgaben und Herausforderungen verbunden. Der Joballtag hat sich vielleicht im Laufe der Jahre stetig intensiviert. Man wächst in neue Prozesse hinein, kann mehr mitgestalten und entwickeln.
Die Berufsbezeichnung hat sich geändert, die Klischees sind aber oft noch die alten. Haben Sie das Gefühl, dass Ihr Beruf oft unterschätzt wird? Werden Sie mit Vorurteilen wie „Sekretärinnen kochen doch nur Kaffee“konfrontiert, und wenn ja, ärgert Sie das?
Ach, das sehe ich ganz locker. Wer noch die veralteten Klischees im Kopf hat, hat wahrscheinlich entweder keine Assistentin oder eine schlechte Arbeitsbeziehung zu ihr. (lacht)
Wie gehen Sie mit Zeitdruck um?
Im Grunde gar nicht. In der Unternehmensberatung, in der ich arbeite, gehört Stress zum permanenten Arbeitsalltag, das ist also mein „Normalzustand“. Ich versuche, möglichst geschickt zu priorisieren und notfalls Kolleginnen und Kollegen einzubinden.
Rubina Chand gewann 2013 den Wettbewerb (Foto: Esselte Leitz)
Halten Sie sich für stressresistent? Gibt es Situationen, in denen Sie sich extrem unter Druck gesetzt fühlen? Stressresistenz ist eine zwingend notwendige Eigenschaft bei uns. Mich belastet es besonders, wenn Dinge scheitern oder nicht wie gewünscht ablaufen, obwohl ich alles dafür Mögliche getan habe. Das ärgert mich dann auch etwas.
Was sind die für Sie wichtigsten oder sogar unverzichtbare Büroartikel? Ich arbeite sehr gerne mit Haftnotizen: Da kann ich schnell kleinere Dinge notieren, und wenn ich diese erledigt habe, werfe ich die Notiz einfach in den Papierkorb. Das verstärkt mein inneres Gefühl, etwas erfolgreich weggearbeitet zu haben.
Was macht für Sie den optimalen Chef aus?
In erster Linie muss der zu einem selbst passen. Idealerweise ist man immer freundlich zueinander und hört sich gegenseitig gut zu. Wenn man dann auch noch versteht, was der andere wirklich meint, sollte es rund laufen. Mit meinem Vorgesetzten klappt das ziemlich gut.
Zum Abschluss habe ich noch ein paar Fragen zum Wettbewerb. Wie haben Sie sich darauf vorbereitet?
Ich habe mir angesehen, wer in der Jury sitzt und was im Vorjahr über den Wettbewerb zu lesen war. Viel mehr konnte ich mich da auch nicht vorbereiten, denn alles, was für meinen Job notwendig ist, beherrsche ich.
Wie haben Sie reagiert, als Sie gewonnen haben? Hat Ihnen der Titel beruflich weitergeholfen? Als der dritte und der zweite Platz vergeben waren, hatte ich schon mit nichts mehr gerechnet. Daher war ich sehr überrascht und habe mich riesig gefreut. Bis auf den Bekanntheitsgrad und die Anerkennung in meinem beruflichen und privaten Umfeld hat sich für mich nichts verändert. Das war aber auch nicht mein Ziel.
Was würden Sie Sekretärinnen mit auf den Weg geben, die sich beim Wettbewerb bewerben möchten? Bleiben Sie einfach locker und natürlich, Sie haben nichts zu verlieren.
Nachdem ich in meinem letzten Beitrag auf unterschiedliche Hierarchieebenen in Unternehmen eingegangen bin, möchte ich Ihnen einen Überblick über einige ausgewählte Führungsstile geben. Was sind mögliche Fehler, die bei der Mitarbeiterführung vermieden werden sollten? Den einzig richtige Führungsstil gibt es nicht, da er immer von der individuellen Persönlichkeit des Vorgesetzten abhängig ist. Die Art der Mitarbeiterführung hat sich sehr gewandelt: War früher eine autoritäre Führungskraft gefragt, legen viele Unternehmen heute Wert auf visionäre oder charismatische Vorgesetzte, die Mitarbeiter mitreißen und begeistern, die aber gleichzeitig auch strategisch und vernetzt denken sollen.
Die klassischen Führungsstile nach Lewin
Der Sozialpsychologe Kurt Lewin unterschied bereits um 1930 drei verschiedene Führungsstile:
Bei der autoritären Führung entscheidet und kontrolliert ein Vorgesetzter allein. Die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, und führen nur aus. So hat die Führungskraft zwar die Fäden in der Hand, die im wahrsten Sinne des Wortes Untergebenen bleiben aber unmündig, was gute Leute aus dem Unternehmen treiben kann. Wer bleibt, fühlt sich im schlimmsten Fall für gar nichts verantwortlich. Ein weiterer Nachteil sind die sehr langen Entscheidungswege, wenn alles ganz oben abgesegnet werden muss.
Beim kooperativen oder auch demokratischen Führungsstil überträgt der Vorgesetzte den Mitarbeitern fest definierte Entscheidungsbefugnisse und steht mit ihnen im Dialog. Ihm ist bewusst, dass er sich nicht in allen Sachgebieten perfekt auskennen kann und seine Mitarbeiter in der Lage sind eigene, vielleicht sogar bessere Entscheidungen zu treffen. Ein Vorgesetzter gibt Ziele vor, die erfüllt werden sollen, und versteht sich vor allem als Koordinator und Partner. Es besteht aber die Gefahr, dass nicht jeder Mitarbeiter mit seinen Freiräumen und seiner Verantwortung umgehen kann, und deshalb an seinen Zielen scheitert.
Beim Laisser-faire-Stil (aus dem Französischen: „gewähren oder machen lassen“) hält sich der Chef komplett aus dem Tagesgeschäft heraus. Die Mitarbeiter haben volle Freiheit, entscheiden und kontrollieren allein. Wer „machen lässt“, muss seine Angestellten besonders sorgfältig danach auswählen, dass sie selbständig und autonom arbeiten können − und das tatsächlich auch wollen. Nur dann kann ein Vorgesetzter sich wirklich aus dem operativen Geschäft „ausklinken“, um visionäre und strategische Aufgaben zu erfüllen, und muss dabei keine Angst haben, dass der Geschäftsbetrieb aus dem Ruder läuft.
Daraus haben sich in den vergangenen Jahrzehnten eine Vielzahl weiterer Führungsmethoden entwickelt. Dazu gehören unter anderem das Management by Objectives (MbO) und Management by Exception (MbE).
Führung durch Ziele: MbO
Die Führung erfolgt dadurch, dass Vorgesetzter und Mitarbeiter gemeinsam Ziele festlegen, etwa dass Kundenanfragen innerhalb einer bestimmten Zeit beantwortet werden sollen. Wie die Ziele erreicht werden, ist im Wesentlichen Sache der Mitarbeiter; als Anreiz dient oft eine leistungsbezogene Bezahlung. MbO lässt der individuellen Initiative und Verantwortung großen Spielraum, fördert Motivation und Engagement, die jeweils höhere Managementebene wird entlastet. Das Konzept hat auch Nachteile: Für die Führungskräfte bringt es einen Mehraufwand mit sich. Ungenaue Zielformulierungen können außerdem zu Unklarheiten und Konflikten führen, und unter den einzelnen Mitarbeitern kann es zu einem scharfen Wettbewerb kommen.
Führung nach dem Ausnahmeprinzip: MbE
Hauptziel der Führung nach dem Ausnahmeprinzip ist die Entlastung der Führungskräfte, damit diese sich auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. Die Mitarbeiter treffen eigene Entscheidungen und erst wenn sie ihre Aufgaben nicht erfüllen oder Abweichungen entstehen, schalten sich höhere Führungsebenen ein. So steigt das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter, die sehr selbständig arbeiten können – ohne das Risiko, große Fehlentscheidungen zu treffen. Wichtig dabei: Kompetenzen und Verantwortungen müssen klar definiert werden. Außerdem ist eine klare Definition nötig, was als außerordentliche Abweichung gilt, also was Ausnahme und was Regel ist. MbE birgt die Gefahr, dass unangenehme oder negative Ereignisse mit Verzögerung oder gar nicht gemeldet werden. Mitarbeiter können sich außerdem unterschätzt fühlen, da ihnen die Lösung von Ausnahmefällen nicht zugetraut wird.
Fehler vermeiden
Führungsfehler können sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter und das Betriebsklima auswirken. Typisch sind etwa ein nicht vorhandener Führungsstil, schlechte Zielvorgaben oder die Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen. Auch die mangelnde Fähigkeit für Lob und Kritik gehört zu den typischen Fehlern. Ein angespanntes Verhältnis zum Vorgesetzten kann die Bereitschaft der Mitarbeiter sich zu engagieren, erheblich dämpfen. Im schlimmsten Fall wird das Verhältnis zwischen Führungskraft und Mitarbeiter so nachhaltig gestört, dass die innere Kündigung erfolgt. Für Vorgesetzte ist es deshalb besonders wichtig, sich immer wieder selbst zu überprüfen und bei Problemen mit Mitarbeitern aktiv das Gespräch zu suchen. Worauf Führungskräfte achten und welche Fehler ihnen nicht unterlaufen sollten, erfahren Sie hier.
Wenn Sie tiefer in das Thema Führungsstile einsteigen möchten, empfehle ich Ihnen einen Überblick bei anleiten.de. Ob Vorgesetzter oder Mitarbeiter: Welche Erfahrungen haben Sie mit unterschiedlichen Führungsmethoden gemacht? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.
Sich respektiert und anerkannt zu fühlen, gehört im Job ebenso wie im Privaten zu den Grundbedürfnissen. Wer von seinem Vorgesetzten als ein gleichwertiges Gegenüber behandelt wird, arbeitet gern, ist motiviert und identifiziert sich mit seinem Arbeitgeber. Während steile Hierarchien jahrzehntelang für Anweisung und Kontrolle standen, bieten mittlerweile immer mehr vor allem kleinere Firmen flachere Hierarchien und mehr Eigenverantwortung für den Einzelnen.
Unzufriedene Mitarbeiter haben ein größeres Burnout-Risiko
Oft stehen zu viele Hierarchiestufen der Umsetzung von Strategien im Weg. Bis geplante Maßnahmen von der Geschäftsleitung „ganz oben“ bis zu den Arbeitnehmern „ganz unten“ kommuniziert sind, vergeht oft viel Zeit. Außerdem besteht die Gefahr, dass zuletzt nur wohlklingende Strategiepapiere übrig bleiben, die kaum noch umsetzbar sind. Die Motivation der Mitarbeiter dürfte sich dabei in Grenzen halten. Daraus folgt erfahrungsgemäß eine immer stärkere Unzufriedenheit mit der Führungsebene und deren mangelndem Praxisbezug. Wer noch dazu jede einzelne Handlung absegnen lassen muss, hat nicht das Gefühl, seine Arbeitsbereiche aktiv mitgestalten zu können. Ärzte der Universitätsklinik für Innere Medizin in Graz sehen sogar ein erhöhtes Risiko für Burnout bei einer geringen Arbeitszufriedenheit und einem schlechten Verhältnis zu Vorgesetzten. Weniger Chancen hat ein Burnout laut Erkenntnissen der Mediziner bei hoher Selbstbestimmung und einer Wertschätzung der Leistungen.
Daraus lässt sich schließen: Je steiler die Hierarchien, desto weniger fühlen sich die Mitarbeiter der gemeinsamen Sache verpflichtet. Flache Strukturen stärken den Workflow, die Arbeit wird schneller und motivierter erledigt. Dass sich Organisationen mit flachen Strukturen grundsätzlich besser entwickeln als traditionelle Hierarchien, fasst der amerikanische Ökonom Gary Hamel in seinem Buch „Worauf es jetzt ankommt – Erfolgreich in Zeiten kompromisslosen Wandels, brutalen Wettbewerbs und unaufhaltsamer Innovationen“ (ISBN: 978-3-52750713-9, 29,90 Euro) zusammen. Er empfiehlt unter anderem: „Wenn Sie einsatzwillige Mitarbeiter haben möchten, müssen Sie ihnen Freiräume schaffen. Mit dem Freiraum muss aber auch die Verantwortung auf den Mitarbeiter übergehen. Richten Sie natürliche, möglichst flache Hierarchien ein: Tiefe vertikale Strukturen neigen dazu, althergebrachte Denkweisen fortzuführen, selbst wenn das nicht die passende Antwort auf Veränderungen darstellt.“
Hier muss sich etwas ändern
Flache Organisationsstrukturen eignen sich unter anderem für innovative Unternehmen mit kleinen Teams, die auf Wandel schnell und kreativ reagieren können. Immer öfter verschlanken Unternehmen ihre Organisation und machen dabei aus der Not eine Tugend: um Kosten zu sparen und motivierte Mitarbeiter anzuziehen. Für die „alteingesessenen“ Kollegen sind Veränderungen allerdings nicht immer einfach, da sie Angst davor haben, welche Folgen sich für sie ergeben.
Mitglieder der oberen Führungsebenen stehen vor wichtigen Fragen: Gehen Macht und Einfluss bei flachen Hierarchien verloren? Verändern sich die Anforderungen an die Führungsebene? Und vielleicht die für die Praxis entscheidendste: Wie lässt sich die Rolle als Führungskraft in flachen Hierarchien finden und ausfüllen? Auch bei den Mitarbeitern entsteht Unsicherheit, wenn im Arbeitsalltag kaum noch eine Führung sichtbar ist. Geklärt werden muss zum Beispiel, wer künftig wem Anweisungen erteilt. Damit Veränderungen und eine Neuorganisation im Unternehmen gelingen, muss die ganze Mannschaft mit an Bord sein.
Flach oder doch lieber steil?
Unternehmen mit flachen Hierarchien eignen sich für Mitarbeiter, die im Job ein hohes Maß an Verantwortung und Eigeninitiative wünschen und sich in einer Kultur des Vertrauens wohl fühlen. Sie genießen mehr Freiheiten, können Entscheidungen beeinflussen, sind flexibler und unabhängiger. Andererseits wird von ihnen mehr Selbstorganisation erwartet. Ob ein Arbeitnehmer in flachen Hierarchien zufrieden ist, ist oft auch eine Frage des grundsätzlichen Charakters: Manche Menschen brauchen klare Aufgabenstellungen und eine Struktur, in der sie einen ganz bestimmten Platz haben − dann passt ein Unternehmen mit steilen Hierarchien besser. Wer dagegen gern vernetzt denkt, selbständig ist und Freiheit benötigt, wird sich innerhalb flacher Hierarchien wohler fühlen. Auch für Berufseinsteiger können Firmen mit kurzen Entscheidungswegen und großer eigener Verantwortung ideal sein, denn hier können sie schnell eigenständig Aufgaben übernehmen.
Haben Sie Erfahrungen mit unterschiedlichen Unternehmensstrukturen, also flacheren und steileren Hierarchien, gemacht? Wie arbeiten Sie lieber und warum? Ich freue mich auf Ihre Kommentare. In einem meiner nächsten Beiträge werde ich übrigens verschiedene Führungstechniken vorstellen und vergleichen. Falls Sie zu dem Thema besondere „Wünsche“ haben, können Sie mir gern eine Anregung hinterlassen.
Es gibt viel zu feiern: nicht nur unser 20-jähriges Firmen-Jubiläum sondern auch den vierten Geburtstag des OTTO Office Blogs. Während ich Sie anfangs noch allein mit Informationen rund um das Thema Büro versorgt habe, werde ich mittlerweile von großartigen Team-Kollegen unterstützt. Dazu gehören unter anderem Carsten Völler und Kathrin Mannier und diverse Gastautoren.
Im Laufe der letzten vier Jahre hat das Blog einen neuen Look erhalten und ist auf mittlerweile mehr als 250 Beiträge angewachsen. Mit unseren Themen von A wie Apps über P wie Projektorganisation bis Z wie Zeitmanagement haben wir vor allem kleinere und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige im Blick, denen wir Tools zur Optimierung ihrer Arbeitsabläufe und Produktivität an die Hand geben möchten. Dazu kommen Tipps zur Steigerung der Kreativität, die neuesten Technikhighlights für das digitale Büro oder Interviews mit Fachleuten zu Themen wie Burn-out oder betrieblicher Gesundheitsförderung. Neben der Büroorganisation soll natürlich auch die Entspannung soll nicht zu kurz kommen: In unserer Pausenecke finden Sie zum Beispiel Unterhaltsames für Zwischendurch, Anleitungen für die optimale Streitkultur im Job, Verlosungen oder Ernährungstipps für’s Büro.
Im letzten Jahr habe ich für Sie unzählige Softwarelösungen und Apps getestet, unter anderem in den Bereichen Akquisition, Angebot und Kalkulation oder zum Thema Projektportfoliomanagement. Viele davon habe ich direkt wieder verworfen, einige nutze ich beruflich und privat selbst. Am meisten Spaß hat der Blogbeitrag Kreativität trifft auf Methode gemacht, für den ich „am lebenden Objekt“ recherchieren konnte: Ich habe die verschiedenen Kreativitätstechniken gemeinsam mit Kollegen ausprobiert − als eine Art Teambuilding im Stuhlkreis.
Ich bedanke mich gemeinsam mit dem gesamten Autorenteam von OTTO Office bei allen Lesern und Kommentatoren, die uns in den letzten vier Jahren begleitet haben. Wir freuen uns auch weiterhin auf Ihr Feedback, Ihre Anregungen und Ihre Themenwünsche und sagen Prost: Auf ein interessantes und spannendes Jahr Nummer fünf!
Wie heißt es so schön? Neues Jahr, neues Glück! Für manch einen bedeutet das auch eine neue berufliche Chance: Nach dem Jahreswechsel folgt bei dem ein oder anderen die Versetzung in eine neue Abteilung oder der Wechsel in ein neues Unternehmen. Der Weg an den noch fremden Schreibtisch gleicht dabei oft einer spannenden Reise. Genau wie bei der Reiseplanung ist eine gute Vorbereitung für das Gelingen der Expedition zum neuen Arbeitsplatz von Vorteil. Ich möchte Ihnen heute ein paar Ideen vorstellen, wie Sie als „alter Hase“ im Team die Rolle des Expeditionsleiters ausfüllen und was Sie selbst als die oder der Neue tun können, damit Sie sich schnell an das neue (Arbeits-)Klima gewöhnen.
Die Reisevorbereitung
Wie bei einer Reise in ein fremdes Land ist es ratsam, sich auf die Expedition „Neuer Job“ vorzubereiten. Was erwartet mich? Auf was für Gegebenheiten, welche Art von Kultur und welches Klima muss ich mich einstellen? Sie möchten schließlich auch nicht in Badehosen mitten in der Arktis stehen.
Vor dem eigentlichen Start sollten Sie sich als Neuling mit dem neuen Umfeld beschäftigen und so gut es geht vertraut machen. Deutlich leichter fällt das, wenn der neue Chef eine Art Reiseführer anfertigt: Einführungsunterlagen, Informationsbroschüren und ein eindeutiges Anforderungsprofil sind erste wertvolle Informationen und nützliche Maßnahmen. Damit wird auch Ihr wichtigstes Gepäckstück geformt: eine realistische Erwartungshaltung an die neue Herausforderung. Denn häufig ist die Diskrepanz zwischen Erwartung und den tatsächlichen Bedingungen Ursache für den sogenannten Realitätsschock. Laut verschiedener Studien sorgt dieser besonders häufig für eine frühe Kündigung und sollte deshalb natürlich vermieden werden. Mit dieser Vorbereitung akklimatisieren Sie sich als neuer Mitarbeiter für die ersten Schritte auf dem noch unbekannten Terrain.
Als bereits etabliertes Teammitglied können Sie vor der Ankunft des neuen Kollegen dafür sorgen, dass dieser direkt an einen geordneten Schreibtisch gelangt. Wissenschaftler attestieren dem Arbeitsplatz nämlich eine psychologische Funktion, indem der neue Platz in einer stressigen Anfangsphase ein wichtiges Rückzugsgebiet darstellt.
Die Ankunft im unbekannten Land
Werfen wir jetzt einen Blick auf den ersten Tag: Reisefieber, also Vorfreude gepaart mit einem mulmigen Gefühl, gehört dazu. Ihre Aufgaben als Neuer? Beobachten, zuhören, auf die neuen Kollegen zugehen, offen und interessiert sein. Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie sofort Wunderwerke vollbringen. Zu Beginn kommen Sie nicht über die Rolle als Besucher hinaus, aber keine Sorge – das ändert sich mit der Zeit. Sie lernen die neue Kultur kennen und leben sich Schritt für Schritt ein.
Als erfahrener Mitarbeiter können Sie sich ein Beispiel an der hawaiianischen Begrüßungskultur nehmen. Statt der traditionellen Aloha-Blumenkette ist hierzulande aber ein Blumenstrauß am Schreibtisch angemessener und dazu einige nette Begrüßungsworte. Kleine Gesten mit großem Effekt: Das Gefühl willkommen zu sein, ist auf noch fremden Terrain besonders wichtig. Ein Gespräch in entspannter Atmosphäre bei einem Cappuccino oder ein gemeinsames Mittagessen in der Kantine können ebenfalls geeignete Eisbrecher sein. Für die Koordination der weiteren Eingewöhnungs- und Einarbeitungsphase bieten sich für die Kollegen bzw. Vorgesetzten Checklisten an. Idealerweise werden bereits in den ersten Tagen folgende Punkte auf der To-do-Liste zeitnah abgehakt:
Vorstellung aller Kolleginnen und Kollegen
Einführung in den Arbeitsbereich
Betriebsbesichtigung
Erklären der Organisationsstrukturen
Einleben in der neuen Kultur – mit Fremdenführer
Die Integration eines neuen Mitarbeiters ist nicht am ersten Tag abgeschlossen. Die fachliche und soziale Eingliederung in das neue Umfeld erfordert von beiden Seiten Zeit und Geduld. Der Prozess kann jedoch durch einen Paten erleichtert werden. Als Pate übernehmen Sie auf der Expedition die Rolle des Fremdenführers. Sie informieren das neue Teammitglied über die (un-) geschriebenen Gesetze des neuen Umfelds, helfen bei der Einarbeitung und sind Vermittler sowie erster Ansprechpartner bei Problemen und Unstimmigkeiten. Während der Eingewöhnungsphase freut sich jeder Neuankömmling über das geteilte Insider-Wissen und Tipps von den „Einheimischen“. Mit diesem Schritt kann die Expedition zum Arbeitsplatz eine Reise werden, die alle zusammen gern antreten.
Egal auf welcher Seite Sie nun stehen, ob Teil eines bestehenden Teams oder neuer Mitarbeiter – beide Parteien haben das gleiche Ziel: Eine gemeinsame und erfolgreiche Zusammenarbeit.
Können Sie weitere Tipps und Tricks für den Start am neuen Arbeitsplatz geben? Oder haben Sie vielleicht selbst die ersten Tage im neuen Job hinter sich? Wie immer freue ich mich über Anregungen, Kommentare und Ihr Feedback.
Gesunde und leistungsfähige Mitarbeiter sind das größte Potenzial in Unternehmen, aber noch nie waren die Belastungen im Beruf so hoch wie heute. So zeigt eine aktuelle Studie der Techniker Krankenkasse, dass fast sechs von zehn Deutschen ihr Leben als stressig empfinden. Jeder Fünfte steht sogar unter Dauerdruck, was unter anderem an immer höheren Leistungserwartungen liegt. Die Folgen sind steigende Burnout-Zahlen; inzwischen sind seelische Erkrankungen sogar die häufigste Ursache für Frühverrentungen. Ich habe Karsten von Rabenau, den Leiter des betrieblichen Gesundheitsmanagements bei OTTO (Otto aktiv.net) zum Thema Burnout befragt und ihn um Tipps gebeten, wie man negativen Stress vermeiden kann.
Herr von Rabenau, gibt es so etwas wie klassische erste Warnzeichen für einen Burnout bzw. eine Depression?
Zu den ersten Warnzeichen gehören oft Erschöpfung, Konzentrationsschwäche, ein Leistungsabfall sowie ein sozialer Rückzug. Viele fühlen sich außerdem gehetzt, sind unruhig und leicht reizbar. Auch körperliche Beschwerden wie Rücken- oder Kopfschmerzen können zu den Symptomen gehören. Meistens entwickelt sich ein Burnout schleichend, bevor die Warnzeichen massiv überhand nehmen.
Gibt es denn einen „Arbeitnehmer-Typ“, der besonders gefährdet ist?
Eine Gefahr entsteht hauptsächlich, wenn der Job und die Person nicht übereinstimmen, also bei einer Über- oder auch Unterforderung; besondere Arbeitnehmer-Typen gibt es nicht. Allerdings gibt es Berufsgruppen mit einem stärkeren Burnout-Risiko, etwa Arbeitnehmer in Pflegeberufen oder grundsätzlich in Leitungsfunktionen.
Wann wird Arbeit zu Stress und Überforderung?
Stress im medizinischen Sinne liegt dann vor, wenn ein Arbeitnehmer das Gefühl hat, eine Anforderung möglicherweise nicht mehr bewältigen zu können. Dann tritt das Stress- oder Alarmsystem in Bereitschaft. Entscheidend ist nicht, wie viel sondern wie gearbeitet wird. Negative Faktoren sind zum Beispiel gegeben, wenn jemand bei hoher Arbeitsbelastung kaum Entscheidungs- und Beeinflussungsmöglichkeiten und gleichzeitig wenig soziale Unterstützung hat. Auch wenn die Arbeitsleistung durch Vorgesetzte, Kollegen oder Kunden nicht anerkannt und wertgeschätzt wird oder der Arbeitsplatz unsicher ist, wird die Arbeit zum Stress.
Haben Sie Tipps für Betroffene zur (künftigen) Vermeidung von krankhaftem Stress?
Es geht darum, sich selbst „gesund zu führen“. Das bedeutet, sich jeden Tag 15 Minuten Zeit nur für sich selbst zu nehmen, hier achtsam und gegenwärtig zu sein, Abstand zu gewinnen. Überprüfen Sie regelmäßig die vier Säulen Ihres „Energiehaushalts“ und achten Sie darauf, genug Zeit und Energie für jeden dieser vier Bereiche zu haben: Die erste Säule ist die Arbeit, die zweite Partner, Familie und Freunde. Zur dritten Säule gehören die körperlichen Bedürfnisse, Sport, Ernährung und Schlaf, zur vierten kreative Hobbys und Spiritualität.
Wie lassen sich Burnout und Depression voneinander abgrenzen?
Symptome des Burnout überlappen mit denen der Depression. Während ein Burnout eher mit einer Verletzung zu vergleichen ist, ist eine Depression eine schwerwiegende Erkrankung. Zur Unterscheidung hilft eine Gegenüberstellung:
Burnout:
Depression:
Kampf gegen prinzipiell lösbare Probleme
Leiden an Unabänderlichem
Affekte sind Angst und Wut
Trauer und Melancholie
Überschätzung der eigenen Kräfte
Unterschätzen und resignieren
Burnout ist ein Modebegriff, dabei hat es Belastungen in der Arbeitswelt und im privaten Umfeld schon immer gegeben. Heute kann man sich aber outen, ohne negative Konsequenzen erwarten zu müssen, denn man hat ja schließlich gebrannt und viel geleistet. Allerdings hat sich um das Thema Burnout auch ein riesiger Markt aufgebaut, der neu erschlossen wurde und von Ärzten und der Industrie genutzt wird.
Wie sollten Vorgesetzte oder Kollegen mit einem betroffenen Arbeitnehmer umgehen?
Wenn sich über einen Zeitraum von ein bis zwei Monaten sein Verhalten deutlich und anhaltend verändert hat, sollte der Vorgesetzte den Mitarbeiter ansprechen. Wichtig dabei ist es, sich Zeit für das Gespräch zu nehmen, Akzeptanz, Wertschätzung und Fürsorge zu zeigen. Vorgesetzte oder Kollegen sollten aber keine Diagnose stellen oder selber „therapieren“, sondern einfach zuhören und auf Angebote im Unternehmen oder extern verweisen.
Was geschieht nach der akuten Krankheitsphase, wenn der Arbeitnehmer länger ausgefallen ist und wieder zurückkommt?
Hier gibt es gesetzliche Vorgaben, die eine stufenweise Wiedereingliederung in das Arbeitsleben ermöglichen. In der Regel vereinbaren der behandelnde Arzt und das Unternehmen im engen Austausch eine individuelle Reintegration in den Job.
Vielen Dank für das Gespräch, Herr von Rabenau.
Karsten von Rabenau
Ein sehr ausführliches Dossier zum Thema Stress und Burnout finden Sie übrigens auch bei sueddeutsche.de.
Manchmal ist mein Kopf genauso leer wie ein neues Worddokument, ich bin energielos, unmotiviert und uninspiriert − ich sitze in einem Kreativitätsloch und fühle mich, als würde ich nie wieder herausfinden. Da die Muse mich leider nicht immer von allein küsst, gilt es, selbst aktiv zu werden, um aus dem Loch herauszukommen. Es gibt diverse Kreativitätstechniken, um eingefahrene Denkmuster zu durchbrechen und einen Rahmen für die Ideenfindung zu schaffen; mit Brainstorming und Mind Mapping habe ich in früheren Beiträgen bereits auf zwei hingewiesen. Heute stelle ich drei weitere Techniken vor, mit denen sich allein oder gemeinsam im Team Wissen neu vernetzen und das kreative Potenzial ausschöpfen lässt.
Sechs Hüte für die Kreativität
Viele Wege führen zur Lösung, wusste der Kognitionswissenschaftler Edward de Bono, der die Sechs-Hüte-Methode entwickelte. Sie hat zum Ziel, unterschiedliche Positionen zu einem Thema unter verschiedenen Denkansätzen durchzuspielen. Dabei trainiert und fördert sie die Fähigkeit des flexiblen Umdenkens. Was zu Beginn noch schwer erschien, wird so immer mehr zur Gewohnheit. Zur Durchführung sind sechs Teilnehmer und ebenso viele symbolische Hüte notwendig, die aus farbigem Papier gefaltet werden oder alternativ aus farbigen Kärtchen bestehen. Jeder Hut steht für eine bestimmte Denkrichtung bzw. Perspektive − wer einen Hut aufsetzt, nimmt den jeweiligen Standpunkt ein.
Die Farben stehen für:
Weiß: Objektivität und Neutralität
Rot: Emotionalität und persönliche Meinung
Schwarz: Zukunftssorge und Pessimismus
Gelb: Chancen und Optimismus
Grün: Kreativität und Innovation
Blau: Kontrolle und Ordnung
Mit der Sechs-Hüte-Methode lässt sich ein guter Überblick über die Thematik gewinnen. Indem die Teilnehmer unterschiedliche Denkrichtungen einnehmen, betrachten sie die Problemstellung aus verschiedenen Perspektiven in ihrer Vollständigkeit. Die Technik fördert die Kreativität und hilft zum Beispiel in angespannten Diskussionen Konfrontationen abzubauen. Zusätzlich gibt die Rolleneinnahme persönliche Sicherheit. Eine umfassende Beschreibung finden Sie im Blog Zeitblüten.
Kreatives Schreiben mit der 635-Methode
Der Name 635 steht für sechs Teilnehmer, drei Ideen und fünf Weitergaben. Damit lässt sich auch schon der Ablauf beschreiben: Jeder Teilnehmer erhält ein Blatt Papier, auf das er eine Tabelle mit drei Spalten und sechs Zeilen zeichnet. Er hat die Aufgabe, spontan drei Ideen in die erste Zeile der Tabelle zu notieren, die sich auf eine vorher formulierte Ausgangsfrage beziehen. Nach fünf Minuten gibt er das Blatt an den nächsten Teilnehmer weiter, der die drei Ideen in der nächsten Zeile weiterentwickeln und verbessern soll. Das wird so lange gemacht, bis jeder der Teilnehmer jedes Blatt einmal hatte. Nach fünf Weitergaben sind also alle Tabellenfelder gefüllt. So kann ein Team innerhalb kurzer Zeit zahlreiche Ideen oder Lösungsansätze erarbeiten, die sich hinterher auswerten lassen.
Walt Disney und die Stühle
Auch der Schöpfer von Micky Maus und Donald Duck litt zeitweise unter Denkblockaden. Um sie zu überwinden, entwickelte Disney eine Methode, die auf einem Rollenspiel basiert. Dabei beleuchten und diskutieren ein oder mehrere Teilnehmer ein Problem oder ein Ziel aus drei Blickwinkeln:
Der Träumer ist subjektiv und enthusiastisch, sprüht vor Ideen und ist eine Art träumerischer Visionär. Er kümmert sich nicht darum, ob seine Ideen realistisch und in der Praxis umsetzbar sind.
Der Ideenoutput des Träumers wandert zum Kritiker, der so etwas wie ein Qualitätsmanager ist. Er sucht Schwachpunkte und Fehler, hinterfragt alles und übt konstruktive Kritik.
Der Realist versucht, die Aussagen des Träumers und des Kritikers auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. Er denkt pragmatisch, entwickelt einen Maßnahmenplan und die dafür notwendigen Ressourcen.
Zusätzlich kann ein vierter Teilnehmer als neutraler Beobachter und Berater fungieren. Stellen Sie vier Stühle auf und beschriften Sie sie mit den einzelnen Rollen, so dass jeder Teilnehmer immer die Rolle der anderen erkennen kann. Wenn Sie die Methode allein durchführen, beginnen Sie auf der neutralen Position und analysieren das Problem. Danach setzen Sie sich jeweils für einen bestimmten Zeitraum auf die anderen Stühle, nehmen die jeweilige Rolle ein und argumentieren aus dieser Perspektive. In der Gruppe nehmen verschiedene Teilnehmer die unterschiedlichen Positionen ein und diskutieren solange, bis ein Standpunkt erreicht ist. Danach werden die Rollen gewechselt, bis jeder Teilnehmer auf jedem Stuhl gesessen hat. Die Walt-Disney-Methode macht großen Spaß, und innerhalb des Rollenspiels entstehen konstruktive und effektive Diskussionen, die zu neuen Lösungsansätzen führen.
Können Sie weitere Kreativitätstechniken empfehlen? Wie immer freue ich mich über Anregungen, Tipps und Ihr Feedback.
Zum Thema Projektmanagement finden Sie im OTTO Office Blog bereits diverse Artikel. Als „kleinste Einheit“ beschreibt es die Führung und das Management eines einzelnen Projekts. Das Programm-Management als nächstgrößere Einheit fasst mehrere Projekte thematisch zu einem Programm zusammen. Heute soll es um „das Große Ganze“ gehen: Das Projektportfolio-Management (PPM) betrachtet alle Projekte und Programme gleichzeitig und übergreifend, um sie schnell und übersichtlich strategisch zu bewerten, zu priorisieren und zu steuern. Während es beim Projektmanagement um die effiziente Umsetzung der einzelnen Projekte geht, zielt das PPM auf eine höhere Gesamteffektivität.
Unternehmen müssen unter einem strategischen Gesichtspunkt entscheiden, welche Projekte sie realisieren wollen, denn ihre finanziellen Mittel sind in der Regel begrenzt. Ein wirkungsvolles Projektportfolio-Management schafft eine Entscheidungsgrundlage für notwendige Investitionen, die tatsächlichen Mehrwert bringen. Dabei soll das PPM Transparenz und einen Überblick über die gesamte Projektlandschaft schaffen. Ein weiteres Ziel ist das Alignment, also die möglichst reibungslose Abstimmung zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen und der IT. Übergeordnete Ziele sind die strikte Ausrichtung der Projekte an der unternehmerischen Gesamtstrategie sowie die fortlaufende Erfolgsmessung und Steuerung aller Projekte.
Bewerten, auswählen, priorisieren und steuern
Beim Projektportfolio-Management werden Budgets nicht von einzelnen Abteilungen sondern zentral vergeben. Für die Entscheidung, welche Projekte am wichtigsten sind, werden sie zunächst objektiv und nachvollziehbar anhand von Kriterien wie Budget oder Risiko bewertet. Sobald die wichtigsten Projekte identifiziert und priorisiert sind, steht die strategische Steuerung des Projektportfolios an. Auf Basis von Statusberichten erhebt der Projektportfolio-Manager den Fortschritt der Einzelprojekte und analysiert die Auswirkungen auf die Projektlandschaft, um eventuelle Konfliktpotenziale rechtzeitig zu erkennen. All das ist – im Gegensatz zum Projekt- und Programm-Management – ein fortlaufender Prozess ohne „Ablaufdatum“, der dem Unternehmensmanagement aufzeigt, welchen strategischen Handlungsspielraum es hat. Langfristig ermöglicht ein wirkungsvolles PPM die Senkung von Kosten und die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen.
Die Ziele im Blick
Damit ein Unternehmen gesund wachsen kann, benötigt es eine Vielzahl an großen und kleinen Projekten, die übergreifend geplant und gesteuert werden sollten, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden und weder Zeit, Geld noch Ressourcen zu verschwenden. Damit sie strategisch lohnende Projekte ins Portfolio einsteuern können, müssen Unternehmen zuerst konkrete Ziele formulieren, die sie aus der Gesamtstrategie ableiten. Dabei sollten weder zu viele noch zu allgemein gehaltene Ziele formuliert werden, sonst droht „Verzettelung“.
Klare, mess- und überprüfbare Ziele lassen sich zum Beispiel mit Hilfe des SMART-Prinzips formulieren. SMART ist die Kurzform für „Specific Measurable Accepted Realistic Timely“ und steht für folgende Grundsätze:
Spezifisch: Ein Ziel muss eindeutig festgelegt werden, nicht vage und allgemein.
Messbar: Es muss anhand klarer Kriterien messbar sein.
Ausführbar und akzeptabel: Ein Ziel muss für den Betroffenen akzeptabel sein, er muss mit der Vereinbarung einverstanden sein und die Zielvereinbarung annehmen.
Realistisch: Vereinbarte Ziele müssen mit realistischem Aufwand erreichbar sein.
Terminierbar: Es ist ein genauer Termin festzulegen, bis zu dem das Ziel zu erreichen ist.
Sind wir überhaupt erfolgreich?
Mithilfe von PPM-Software lässt sich herausfinden, ob ein Projekt zur Umsetzung des jeweiligen Unternehmensziels beigetragen hat, und ob das Projektportfolio überhaupt sinnvoll ist. Eine gute Software bietet unter anderem Funktionen zur Leistungsanalyse und -Bewertung, die die tatsächlichen Kosten und den echten Nutzen von Projekten, Produkten und Mitarbeitern sichtbar machen. Unternehmen haben unter anderem branchenbedingt unterschiedliche Anforderungen an die Software; bei der Auswahl der passenden Lösung spielen außerdem auch die subjektiven Einschätzungen der Entscheider eine wichtige Rolle.
Eine Auswahlhilfe für die passende PPM-Software bietet ein kostenloses Whitepaper, einen hilfreichen Guide zum Einsatz der Software finden Sie hier.
Arbeitet Ihr Unternehmen mit einem Projektportfolio-Management? Welche Praxiserfahrungen haben Sie damit gemacht? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte und Kommentare.
Die Fortsetzung meiner Projektmanagement-Serie richtet sich vor allem an Agenturen, aber auch an kleinere und mittlere Unternehmen, die auf der Suche nach einer Software sind, um Produktions- und Verwaltungsprozesse abzubilden und zu optimieren sowie Projekte zu verwalten. Die für alle Anforderungen richtige Software zu finden, ist sehr komplex. Standardtools reichen oft nicht aus, da sie sich nicht immer in den Geschäftsprozess integrieren lassen. Außerdem gibt es, etwa bei Online- oder Social Media-Agenturen, viele neue Prozesse, die in Standardlösungen noch nicht erfasst sind. Um Ihnen die Recherche zu erleichtern, stelle ich Ihnen drei Lösungen für die sogenannte Agentursoftware vor. Grundsätzlich funktionieren sie ähnlich: Sie verbinden unter anderem Angebote, Rechnungen und Mahnungen, Stundenzettel, Kalender und Urlaubsplaner, Buchhaltung, Adressverwaltung und Controlling in einer Software. Durch die Zusammenführung der Daten bringen sie einen enormen Vorteil beim Projektmanagement.
Revolver: intuitiv, schnell und stabil
Eine der meistverkauften Lösungen im Bereich der Agentur- und Verwaltungssoftware ist Revolver, die mit einer schön gestalteten Oberfläche, einer intuitiven Bedienung und Funktionen punkten kann, die sich an den Wünschen der Anwender orientieren. Die Software bietet einen schnellen und stabilen Server für bis zu 400 Clients, basiert auf Filemaker und ist für Windows und Mac verfügbar. Sie lässt sich komplett herunterladen und als Live-Test betreiben. Revolver umfasst unter anderem die Funktionen „Organizer“ mit Adressen, Aufgaben, E-Mail, Kalender, CRM und Beschwerdemanagement, „Projekte“ mit einer Zeiterfassung, „Faktura“ mit Artikeln, Einkauf, Verkauf und Zahlungen, unterschiedliche „Reports“ und viele weitere Funktionen. Preise beruhen auf einem Lizenzmodell, bei dem die monatliche Miete von 19 Euro für einen Benutzer bis zu 199 Euro für 20 Nutzer reicht. Für Freiberufler gibt es die reduzierte Version Revolver Solo zum Kaufpreis von 99 Euro.
Aktuell ist Revolver 8 auf dem Markt. Version 9 befindet sich derzeit in der Testphase, soll für Retina-Displays und Touch-Bedienung optimiert sein und einen mobilen Zugriff, mehr Textverarbeitungsfunktionen, einen neuen Ressourcenplaner sowie weitere Neuerungen bieten. Wer ein wenig im Internet surft, wird viel Positives über Revolver lesen, aber auch auf Kritik stoßen. So wird etwa das Fehlen von Features wie wiederkehrenden Rechnungen oder einfachem Tagging von Adressen und Personen bemängelt.
Troi: von der schlanken bis zur Premium-Lösung
Die browserbasierte, designorientierte Business-Lösung für Agenturen und Unternehmen umfasst Tools aus den Bereichen Projektmanagement, Zeiterfassung, CRM, Faktura, Buchhaltung, Controlling und Projektplanung sowie einen übersichtlichen Organizer. Troi bietet die schlanke Lösung „Creation“ für bis zu fünf Anwender, die Business-Lösung „Ability“ für bis zu 50 Mitarbeiter sowie „Relation“ als Premium-Lösung für bis zu 200 Nutzer. Troi lässt sich kaufen, mieten oder leasen; die Kosten sind abhängig von verschiedenen Faktoren, etwa der Useranzahl. Im Basismodul betragen die Kosten pro User ab 50 Euro monatlich für „Creation“, darin sind alle Lizenzen sowie Implementierung, Adaption von Geschäftsunterlagen, Hosting, Support und Updates enthalten. Wer an „Ability“ und „Relation“ interessiert ist, sollte ein Beratungsgespräch mit dem Hersteller vereinbaren, da die Software auf die individuellen Kundenwünsche abgestimmt wird – daraus ergeben sich unterschiedliche Kosten.
Die Projektsoftware setzt sich aus unterschiedlichen Modulen mit jeweils umfangreichen Funktionsbereichen für verschiedenste Einsatzbereiche und Anforderungen zusammen. So enthält das Basismodul etwa eine Schreibtisch-Funktion, To Do’s, einen Kalender und Kontakte. Mit dem Projektmodul lassen sich beispielsweise Projekte in übersichtlichen Listen anlegen und priorisieren oder relevante Daten über das Projektteam, den Projektleiter und den Projektstatus erfassen. Troi läuft auf Mac und Windows, ist außerdem in eingeschränkter Version als iPhone App verfügbar und demnächst auch für Android erhältlich. Interessenten können per Kontaktformular einen kostenlosen Demozugang anfordern.
QuoJob: mit sehr gutem persönlichem Support
Die webbasierte Softwarelösung QuoJob bietet die Vernetzung von Aufgaben und Projektplänen, eine Vielzahl von Reports, eine klare Navigation mit Shortcuts, die schnell Quickinfos zum Projektstand liefern, und dazu Services wie ein Mitarbeitertraining und eine Managementberatung sowie einen in Internetforen hochgelobten Support. Die Agentursoftware ist plattformunabhängig und bietet unter anderem Tools für die Kontakt- und Terminübersicht, Stunden- und Leistungsbuchung sowie Rechnungserstellung und Controlling.
Es gibt fünf unterschiedliche Versionen: von der Einzelplatzlösung „Light“ für kleine Büros oder Freelancer bis hin zu „Extended“ für Agenturen oder Unternehmen ab 26 Mitarbeiter. Der Hersteller QuoTec bietet unterschiedliche Konditionen für Kauf, Mietkauf, Leasing und Software as a Service (SaaS) sowie „einen besonderen Preisvorteil“ für Freelancer und Start-ups an. Bei meiner Netzrecherche bin ich auf Kosten von 1.680 Euro für das Basispaket (Serverlizenz, ein Arbeitsplatz) sowie 580 Euro für jeden weiteren Arbeitsplatz gestoßen – als ungefährer Richtwert ohne Gewähr. Eine kostenlose Demoversion kann angefordert werden, außerdem beinhaltet QuoJob eine Online-Präsentation, in der ein Mitarbeiter alle wichtigen Features und Funktionen vorgestellt.
Einen hilfreichen Überblick über diverse Programme und Anwendungen finden Sie im Agentursoftware-Guide.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit den hier vorgestellten Software-Lösungen? Oder können Sie andere Programme empfehlen? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Kommentare.
Zeitmanagement ist im OTTO Office Blog ein immer wiederkehrendes Thema, zu dem auch die Arbeitsorganisation mit Hilfe von To-do- beziehungsweise Checklisten gehört. Ich bin ein großer Fan von Listen, denn sie machen meinen Kopf frei, sind eine gute Gedächtnisstütze und geben meinem Tag eine Struktur. Mit einer To-do-Liste behalte ich den Überblick, kann komplexe Aufgaben in Einzelschritte unterteilen und „Leerzeiten“ überbrücken. Auch wenn es zeitaufwendig ist, die Tages- und Wochenplanung im Vorweg festzulegen, Arbeiten zu priorisieren und alle Punkte regelmäßig einzutragen, lohnt sich der Aufwand für mich. Denn am Ende des Tages sehe ich genau, was ich erledigt habe – das ist ein nicht zu unterschätzender psychologischer Vorteil.
Auf die kostenlose minimalistische To-do-Anwendung TeuxDeux, in der Aufgaben einem Wochentag zugewiesen und hin- und hergeschoben werden, habe ich bereits in einem früheren Blogartikel hingewiesen. Heute stelle ich fünf weitere Anwendungen vor, mit denen sich allein oder gemeinsam im Team Aufgaben verwalten lassen.
Gubb
Perfekt für Anhänger von Post-it Zetteln geeignet, ist Gubb ein kleines kostenloses Onlinetool auf Englisch für die Verwaltung von To-do-Listen. Einfach und intuitiv zu bedienen, mit einer Drag-und-Drop-Funktionalität und Erinnerungsfunktion, bietet das Programm außerdem die Möglichkeit, Inhalte per SMS oder E-Mail einzutragen und zu versenden. Einzelne Aufgaben lassen sich abhaken, verschieben oder durchstreichen, Listen per Email oder SMS versenden.
Nirvana
Die kostenlose Getting Things Done-Anwendung funktioniert ähnlich wie „Things“, das ich im Juni 2012 für das iPad empfohlen habe. Nirvana ist eine englischsprachige Anwendung mit übersichtlichem Layout: In der linken Seitenleiste gibt es neben einem Eingangskorb („Inbox”) und Bereichen für Projekte, geparkte Aufgaben („Waiting”) sowie Aufgaben mit bestimmtem („Scheduled”) und unbestimmtem Termin („Someday”) auch die Liste der heute zu erledigenden Aufgaben („Today”). To-do-Listen können exportiert werden, außerdem gibt es ein Logbuch, das die erledigten Aufgaben der letzten Woche verzeichnet. Wer sich mit Mac- und iPhone-Anwendungen auskennt, findet sich mit dem Tool leicht zurecht. Die Android-App finden Sie hier, diejenige für iPhone und iPad im iTunes Store.
Checkvist
Checkvist bietet kollaborative Checklisten, also solche für Teams. Mit dem englischsprachigen Tool lassen sich schnell und leicht Ideen notieren, übersichtliche Listen verfassen, mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten. Sie können Aufgaben zwischen unterschiedlichen Listen verschieben und sich über Änderungen benachrichtigen lassen. Die Basisversion ist kostenlos, der Pro Account kostet 19 USD für sechs Monate und bietet Pro-Kopf-Ermäßigungen für größere Teams. Die Anwendung für iPhone und iPad kostet 1,79 EUR, für Android gibt es die kostenlose Variante TodoToday for Checkvist.
Wunderlist
Das in der Basisversion kostenlose Tool des Berliner Startups 6Wunderkinder macht die Aufgabenplanung und Listenerstellung einfach und übersichtlich. In der Wunderlist lassen sich Aufgaben in Listen kategorisieren, verwalten, in einer Cloud oder über eine Email-Schnittstelle teilen und mit Daten oder Erinnerungen versehen. Das deutschsprachige Tool läuft auf Windows-PC und Mac, mit iPhone, iPad sowie Android-Smartphones und lässt sich auf allen Geräten synchronisieren. Für die erst einige Monate alte Version Wunderlist Pro müssen User 4,49 EUR im Monat oder 44,90 im Jahr bezahlen. In der Pro-Version lassen sich unter anderem Aufgaben an Kollegen delegieren und man kann sehen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Zusätzlich kann jede Datei – egal ob Foto, Tabelle, Präsentation, PDF, Video oder Sound – an Aufgaben angehängt werden.
Do it (Tomorrow)
Auf den ersten Blick vollkommen kontraproduktiv ist Do it (Tomorrow), denn die englischsprachige Anwendung fördert die „Aufschieberitis“. Das Prinzip baut auf dem Buch „Do it Tomorrow and Other Secrets of Time Management“ von Mark Forster auf und funktioniert folgendermaßen: Sie können anstehende Aufgaben verwalten, abhaken oder auf den nächsten Tag verschieben. Dafür wählen Sie eines der beiden Fenster „Today (heute)“ oder „Tomorrow (morgen)“ und tragen Ihre Notizen ein. Heutige Aufgaben lassen sich jederzeit per Klick auf den nächsten Tag verschieben und landen dann erneut auf der „Heute“-Liste. Auch wenn die Aufgaben nicht sofort erledigt werden, geraten sie zumindest nicht vollends in Vergessenheit, sondern bleiben in Sichtweite. Die Anwendung ist sowohl in der Online-Version – die nur mit HTML5-kompatiblen Browsern funktioniert – als auch in den mobilen Versionen für iPhone und iPad sowie Android kostenlos.
Welche Erfahrungen haben Sie mit den vorgestellten To-do-Anwendungen gemacht? Haben Sie vielleicht noch weitere Empfehlungen? Ich freue mich auf Ihre Tipps und Kommentare.
Je schneller sich die Arbeitswelt verändert, desto größer werden die Anforderungen an einzelne Mitarbeiter. Arbeitnehmer sollen flexibel sein, Verantwortung übernehmen, ihre beruflichen Ziele erreichen und dabei auch noch die Work-Life-Balance halten. Wer sich beruflich weiterentwickeln will, hat eine Vielzahl von Möglichkeiten – vom Einzelcoaching über Sprachkurse bis hin zur Job Rotation.
Coaching
Coaching kommt aus dem Amerikanischen und leitet sich ursprünglich vom englischen Begriff „Coach“ für Kutsche ab. Im Rahmen eines Coachings wird der Klient ermutigt, seine Probleme eigenständig zu lösen – der Coach ist ein Wegbegleiter, der dem Klienten in Einzel- oder Teamcoachings Werkzeuge und Verhaltensempfehlungen an die Hand gibt. Er stellt konstruktive Fragen, hat eine externe, neutrale Perspektive, gibt Feedback und neue Impulse.
Im Business Coaching geht es zum Beispiel um Personal- und Mitarbeiterführung, Karriereentwicklung, Konfliktmanagement oder eine Unternehmens- und Existenzgründung. Die Aufgabenstellungen können sich beispielsweise darum drehen, wie man mehr Durchsetzungsvermögen und Entscheidungskompetenz erlangen kann. Auch die Motivation von Mitarbeitern oder die Lösung von Konflikten und Kommunikationsprobleme können Thema sein. Zudem kann ein Coach aufzeigen, wie man mit einem großen Stresspensum umgehen oder eine berufliche Veränderung angehen kann. Da die Bezeichnung Coach berufsständisch nicht geschützt ist, und es keine vorgeschriebenen Ausbildungswege gibt, ist die Wahl des richtigen Coaches nicht einfach. Hier helfen Datenbanken, die Anbieter erst nach einer Überprüfung aufnehmen, etwa das Coachingportal oder die Coach-Datenbank. Was bei der Wahl beachtet werden sollte, ist hier gut zusammengefasst.
Weiterbildung
Was früher als Fortbildung bezeichnet wurde, heißt im Sozialgesetzbuch III heute Weiterbildung. Laut Statistischem Bundesamt bilden drei von vier Unternehmen ihre Mitarbeiter weiter, meist in Lehrgängen oder Seminaren. Zur Weiterbildung gehören Umschulungen und Meisterkurse, Sprachunterricht, das Nachholen von Schulabschlüssen oder freizeitorientierte Bildungsangebote. Welche Möglichkeiten es im Bereich der beruflichen Weiterbildung gibt, beschreibt das Bundesministerium für Bildung und Forschung auf seiner Homepage.
Was aber, wenn Sie sich fortbilden möchten und Ihr Chef sich querstellt? „Das ist aus personellen Gründen nicht möglich, wir haben keinen Etat für Fortbildungen…“ Es gibt viele Argumente dagegen, die aus Unternehmenssicht schlüssig sein mögen. Am besten machen Sie Ihrem Vorgesetzten klar, welchen Vorteil er durch Ihre Weiterbildung hat. Sie können auflisten, wie Sie Ihr künftiges Wissen in die Arbeit einbringen und so die Ergebnisse der Abteilung oder des Unternehmens verbessern werden, und inwiefern Projekte und Kollegen davon profitieren. Falls der Chef bei seinem Nein bleibt, haben Sie immer noch die Möglichkeit, eine Weiterbildung auf eigene Kosten zu besuchen. Das mag im ersten Schritt eine teure Investition sein, kann sich aber spätestens bei der nächsten Gehaltsverhandlung lohnen. Außerdem bieten der Bund und die EU unterschiedliche Förderprogramme im In- und Ausland. Viele Bundesländer – wie zum Beispiel Nordrhein-Westfalen – haben eine Weiterbildungsberatung im Umfang von bis zu neun Stunden im Programm, die sich an Arbeitnehmer in beruflichen Veränderungsprozessen wendet.
Training on the Job
Als eine neuere und relativ günstige Variante der Weiterbildung im Beruf gilt Training on the Job. Darunter fallen Personalentwicklungsmaßnahmen, welche die Fach- und Sozialkompetenzen der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz fördern sollen. Der Vorgesetzte oder ein externer Coach fungieren als Trainer, helfen bei der Entwicklung der Stärken und machen auf Schwächen aufmerksam. Da das Training am eigenen Arbeitsplatz stattfindet, kann das neu Erlernte sofort im täglichen Arbeitsprozess angewendet werden.
In der Praxis wird meist eine der drei folgenden Methoden angewandt: Beim „Job Enlargement“ werden gleichartige Aufgaben umverteilt oder es kommen neue Tätigkeiten auf demselben Anforderungsniveau dazu. Beim „Job Enrichment“ wird das Arbeitsfeld um höherwertige Aufgaben erweitert, der Mitarbeiter bekommt mehr Verantwortung übertragen. Bei der „Job Rotation“ wechseln die Mitarbeiter systematisch und geplant ihre Arbeitsplätze, um neuartige Arbeitssituationen zu bewältigen und die Kompetenzen zu erweitern. So erhalten sie einen besseren Überblick über die Zusammenhänge im Unternehmen. Ein interessantes Praxisbeispiel zum Training on the Job habe ich bei channelpartner.de gefunden.
Wie sieht es mit Ihrer beruflichen Weiterentwicklung aus? Hatten Sie schon ein Coaching oder sind im Job „rotiert“? Schieben Sie Fortbildungen selbst an, oder arbeiten Sie in einem Unternehmen, das seine Mitarbeiter aktiv ermutigt, sich weiterzubilden? Ich freue ich mich auf Ihre Erfahrungsberichte, Tipps und Kommentare.
Beim Thema Angebotserstellung steht wohl jeder Selbständige immer wieder vor der Frage: „Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt realistisch ein?“ Wer exakt definierte Leistungen anbietet, etwa Massagen oder Coachingstunden, wird bei der Kalkulation keine großen Probleme haben. Je individueller und komplexer eine Dienstleistung aber ist, desto mehr gilt es zu bedenken und im persönlichen Gespräch zu klären. Worauf Sie bei der Angebotserstellung achten sollten, damit Sie am Ende keine unbezahlte Arbeit leisten müssen oder als Kunde von unerwarteten Nachforderungen überrascht werden, erfahren Sie hier.
Die Grundlage
Zu Beginn der Preiskalkulation steht die Ermittlung des Marktpreises, das ist die Summe, die Ihre Auftraggeber in der Regel bereit sind zu zahlen. Je höher Ihr Honorar über dem Marktpreis liegt, desto schwieriger ist es in der Regel, Ihre Dienstleistung zu verkaufen. Ein Angebot sollte in jedem Fall eine präzise Leistungsbeschreibung enthalten und dem Kunden aufzeigen, welche eventuellen Sonderwünsche zusätzliche Kosten verursachen. Fragen, die Sie sich vorab stellen können, sind zum Beispiel: Welche Leistungen gehören dazu? Sollen exakte Ziele definiert werden? Was für Recherchen sind notwendig? Gibt es einen zusätzlichen Beratungsaufwand? Sind – etwa bei kreativer Arbeit wie Text oder Grafik – Korrekturen inklusive? Ist mit einem zusätzlichen Zeit- und Abstimmungsaufwand zu rechnen, oder müssen Vorleistungen erbracht werden, die Zeit benötigen, während der das Projekt brach liegt?
Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?
Beide Abrechnungsarten haben Vorteile, aber auch Schwächen. Aus Kundensicht spricht einiges für den Festpreis, etwa die Kalkulationssicherheit und das Vertrauen in den Dienstleister. Denn wer schon vor Projektstart um den Aufwand weiß, dem traut man eher zu, dass die Qualität stimmt. Für Dienstleister empfiehlt es sich deshalb, Festpreise nur für solche Leistungen anzubieten, mit denen Sie ausreichend Erfahrung haben. So können Sie vergleichbare Angebote aus der Vergangenheit nutzen und eventuell einen zusätzlichen Sicherheitsaufschlag mit einkalkulieren. Sollten Sie komplette Pakete nicht zum Festpreis kalkulieren können, teilen Sie die Leistungen auf, zum Beispiel in Recherche, Beratung, Kreation und Abstimmung. Je transparenter Sie Ihr Angebot aufschlüsseln, desto überzeugender ist es.
Bei der Abrechnung nach Aufwand kann sich der Dienstleister voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren, da er nicht permanent dazu gezwungen ist, auf das Budget und seinen Gewinn zu achten. Eine flexible Handhabung, bei der die Planung nicht exakt abgearbeitet werden muss, lässt ihm außerdem einen kreativeren Spielraum. Der Auftraggeber bezahlt nur, was er auch erhält. Das erfordert allerdings eine exakte Zeiterfassung und detaillierte Dokumentation, damit die Grundlagen für eine Abrechnung nach Aufwand transparent sind. Tools für die Zeiterfassung habe ich zuletzt im April vorgestellt. Der volle Einblick in die Leistungen ist eine hervorragende Grundlage, um die weitere Zusammenarbeit zu optimieren und für beide Seiten Aufwände und Kosten zu minimieren. Eine faire Abrechnung schafft Vertrauen und eine nachhaltige Kooperation.
Nur Mut
Seien Sie bei der Preiskalkulation nicht übermäßig vorsichtig. Gerade Berufsanfänger denken häufig, dass sie zu teuer sind, und trauen sich nicht, reelle Preise anzusetzen. Stellen Sie sich am besten die Frage, welchen Stunden- oder Tagessatz Sie benötigen, um Ihre Kosten zu decken. Orientieren Sie sich auch an den Marktpreisen; so gibt es in vielen Branchen Honorarleitfäden oder -spiegel, etwa bei journalismus.com oder WerbeCheck. Fünf interessante Regeln für ein erfolgreich kalkuliertes Projekt am Beispiel der Realisierung eines Onlineshops finden Sie hier.
Wie kalkulieren Sie Ihre Angebote? Haben Sie sich schon einmal richtig verschätzt oder liegen Sie meistens richtig? Wie immer freue ich mich auf Ihre Erfahrungsberichte und Kommentare.
