OTTO Office Blog | Rund ums Büro

Wer im Beruf weiterkommen möchte, für den ist stetige Weiterbildung enorm wichtig. Aber auch im privaten Bereich kann es gut tun, sich neue Horizonte zu erschließen. Dafür brauchen Sie sich nicht in Ihrer Freizeit in einen Seminarraum zu bemühen oder viel Geld zu investieren. Mit den richtigen Tipps gelingt die Weiterbildung auch bequem von zu Hause aus.

Tipps für die Weiterbildung von zu Hause aus

Lebenslanges Lernen ist in der heutigen Gesellschaft eine der wichtigsten Fähigkeiten. Um nicht abgehängt zu werden, sollten Sie sich besser fortlaufend selbst etwas Neues beibringen. Die moderne Technik unterstützt Sie dabei.

Weiterbildung mithilfe von Apps

Smartphone und Tablet sind wunderbar geeignet, um Wartezeiten und Pausen zu überbrücken. Warum die installierten Apps nicht auch zur Weiterbildung nutzen, statt nur zur Unterhaltung? Vor allem zum Sprachenlernen bieten sich die kleinen Anwendungen an. Viele App-Kurse sind kostenlos oder für einen kleinen Betrag zu haben. Zu nennen wären hier etwa die Angebote von Duolingo, Babbel oder Busuu.

Podcasts und Tutorials

Auch Podcasts und Tutorials eignen sich wunderbar für die Weiterbildung von zu Hause aus. Das Beste: Vor allem Podcasts können Sie einfach nebenher hören, während Sie sich gleichzeitig einer anderen Tätigkeit wie dem Abwasch widmen. Die vorhandenen Themen reichen von Karriere und Zeitmanagement bis hin zu Motivation, Gesundheit und Sport.

Dafür gibt es beispielsweise die Podcasts von Geschäftsführercoach Bernd Geropp, Selbst-Management-Coach Thomas Mangold oder Weiterbildungsexperte Dr. Stefan Frädrich. Entscheiden Sie sich für einen fremdsprachigen Podcast, trainieren Sie gleichzeitig sogar noch Ihr Hörverständnis.

Alternativ zum reinen Hören bringen Ihnen Tutorials die Sprecher im Videoformat nach Hause. Auch manch eine Anleitung lässt sich als Video besser erfassen als durch bloßes Anhören. Auf Youtube gibt es zahlreiche kostenlose Inhalte. Doch auch auf professionellen Homepages wie SkillShare und CreativeLive finden Sie sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Inhalte für Ihre Weiterbildung.

Online-Vorlesungen mit MOOCs

Sogenannte Massive Open Online Courses, kurz MOOCs, kommen vor allem im Hochschulbereich und der Erwachsenenbildung zum Einsatz. Die Online-Kurse sind auf große Teilnehmerzahlen ausgelegt und verzichten auf sonst oft übliche Zugangsbeschränkungen. Meist sind die Vorlesungen kostenlos, obwohl sie zum Teil von amerikanischen Elite-Universitäten wie Yale, Harvard oder Stanford angeboten werden. In der breit gefächerten Themenauswahl können Sie über Portale wie Coursera, Iversity, OpenHPI oder Futurelearn stöbern. Auf Weiterbildungsplattform Edukatico können Sie gezielt nach Online-Kursen suchen.

Urheber des Titelbildes: ismagilov/ 123RF Standard-Bild

7. Juli 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip

Am Tag landen viele Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch, Wichtiges sollte dabei natürlich als Erstes erledigt werden. Doch wie erkennen Sie, wie wichtig und dringlich eine Sache für Sie wirklich ist? Bei der Gewichtung Ihrer Prioritäten hilft das sogenannte Eisenhower-Prinzip.

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip geht auf den amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Um seine Aufgaben besser nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit gewichten zu können, erdachte er eine Methode, die bis heute nichts an Effektivität eingebüßt hat.

Beim Eisenhower-Prinzip werden Dinge in einem einfachen Koordinatensystem, nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden, eingetragen. Insgesamt gibt es vier Quadranten: dringend und wichtig, dringend und unwichtig, nicht dringend und wichtig, sowie nicht dringend und unwichtig.

Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip: So geht’s

Um Ihre Prioritäten anhand des Eisenhower-Prinzips setzen zu können, sollten Sie alle anstehenden Aufgaben zunächst mithilfe des Koordinatensystems einteilen:

Welche Aufgaben sind dringend und wichtig? Diese Aufgaben haben eine feste Deadline und sind wichtig – für Ihr weiteres Vorankommen. Erledigen Sie diese Aufgaben direkt und selbst.
Welche Aufgaben sind nicht dringend aber wichtig? Diese Aufgaben haben keine feste Deadline und können noch etwas warten, sollten aber auf jeden Fall kontinuierlich von Ihnen bearbeitet werden. Tragen Sie sich hierfür zum Beispiel eine eigene Deadline in den Kalender ein.
Welche Aufgaben sind dringend aber unwichtig? Aufgaben, die zeitnah erledigt werden müssen, aber keine hohe Wichtigkeit aufweisen, sollten Sie nach Möglichkeit an einen Ihrer Mitarbeiter delegieren.
Welche Aufgaben sind nicht dringend und unwichtig? Diese Aufgaben können Sie getrost von Ihrer To-do-Liste streichen und ihnen keine weitere Aufmerksamkeit schenken. Sie wandern entweder direkt in den Müll, oder in eine entsprechende Ablage (um dann später ggf. entsorgt zu werden).

Die Vorteile des Eisenhower-Prinzips

Haben Sie Ihre Aufgaben und Projekte nach dem Eisenhower-Prinzip gewichtet, können Sie Ihre eigene Energie und die Ihrer Mitarbeiter gezielt auf das konzentrieren, was Sie tatsächlich weiterbringt. Auf diese Weise werden Ressourcen optimal genutzt, Überlastung entgegengewirkt und Zeitdiebe eliminiert.

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2. Juli 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Servant Leadership: Führen als Dienst am Mitarbeiter

Der Chef sagt, wo’s langgeht, der Angestellte handelt entsprechend – so sieht Führung nach dem klassischen Top-Down-Prinzip auch heute noch oft aus. Doch die Arbeitswelt ist im Wandel, und die Führungskultur muss sich an diese gewandelte Realität anpassen. Eine Möglichkeit: das Prinzip des “Servant Leadership”, das den Vorgesetzten zum Helfer, zum “Coach” für seine Mitarbeiter macht.

Was ist “Servant Leadership”?

Das klingt im ersten Moment vielleicht abstrakt, bedeutet aber nichts anderes, als dass die Führungspyramide sinnbildlich auf den Kopf gestellt wird. Der Vorgesetzte ist nicht länger die Spitze der Abteilung oder des Unternehmens, auf die alle anderen hinarbeiten. Stattdessen steht er seinen Angestellten als Basis unterstützend zur Seite. Er führt und gibt eine Richtung vor, lässt seinen Mitarbeitern aber den Raum, Verantwortung zu übernehmen, eigene Entscheidungen zu treffen und selbstständig zu agieren.

Das bedeutet nicht etwa eine Statuseinbuße für den Vorgesetzten. Vielmehr verändert sich seine primäre Aufgabe: Der Vorgesetzte schafft den Rahmen, in dem jeder einzelne Angestellte sein Potenzial optimal ausschöpfen und für das Unternehmen tätig werden kann.

Kompetenzen und Kernaufgaben eines Servant Leader

Für diese Art des Führens werden einige andere Kompetenzen benötigen, als für das klassische Top-Down-Prinzip. Wer als Servant Leader sein Unternehmen oder seine Abteilung erfolgreich (an-)leiten möchte, der braucht Mut zur Veränderung. Davon abgesehen sind die folgenden Punkte kennzeichnend für einen Servant Leader:

● Vertrauen in Ihre Mitarbeiter: Wer nicht mehr restriktiv führt, sondern seine Mitarbeiter nur noch zum selbstverantwortlichen Arbeiten anleitet, braucht Vertrauen in deren Fähigkeiten.
● Eigenverantwortung fördern: Fördern Sie Ihre Mitarbeiter darin, eigenverantwortlich zu arbeiten. Das kann für Viele zunächst ungewohnt sein, sie brauchen ein wenig Starthilfe, um die ersten Schritte zu gehen.
● Individualität unterstützen: Fördern Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter und helfen Sie Ihnen, an ihren Aufgaben zu wachsen – zum Beispiel durch individuell passende Fortbildungen.
● Netzwerken: Knüpfen Sie Kontakte und bauen Sie ein solides Netzwerk auf. In Ihrem Unternehmen, aber auch außerhalb. Seien Sie zu jeder Zeit informiert und bleiben Sie über die aktuellen Abläufe auf dem Laufenden.
● Richtig Zuhören: Hören Sie Ihren Mitarbeitern aktiv zu und bemühen Sie sich, deren Bedürfnisse, Ideen und Probleme zu verstehen.
● Empathie: Fühlen Sie sich in Ihre Mitarbeiter ein, versuchen Sie, herauszufinden, was ein spezieller Angestellter benötigt, um die bestmögliche Leistung erbringen zu können.
● Weitsicht: Um mit einer Führung nach dem Servant-Leadership-Prinzip erfolgreich zu fahren, müssen Vorgesetzte mit Weitsicht agieren und proaktiv planen.
● Feedbackkultur pflegen: Ein Servant Leader ist eine Art Coach für seine Angestellten. Er gibt Tipps, dient als Bindeglied zwischen den einzelnen Abteilungen und gibt Feedback, damit sich seine Mitarbeiter weiterentwickeln können.
● Selbstbewusstsein und Akzeptanz für Fehler: Damit Ihre Angestellten eigenverantwortlich arbeiten und eigene Ideen einbringen können, braucht es eine offene Fehlerkultur. Nur, wer sich traut, Fehler zu machen, sie einzugestehen und daraus zu lernen, kann das Unternehmen auf Dauer vorwärts bringen. Als Vorgesetzter müssen Sie mit gutem Beispiel vorangehen und eigene Fehler offen eingestehen. Das erfordert Selbstbewusstsein.

Was bringt Servant Leadership?

Servant Leadership ist deutlich anspruchsvoller als die klassische Top-Down-Führung. Für Ihr Unternehmen kann sich diese Art der Führungsphilosophie dennoch bezahlt machen, denn die Zufriedenheit unter den Mitarbeitern steigt nachweislich deutlich an. Zufriedene Mitarbeiter wiederum erbringen eher Höchstleistungen und verhelfen dem Unternehmen damit auf Dauer zu mehr wirtschaftlichem Erfolg.

Zudem spricht diese Art der Führung vor allem junge Arbeitnehmer und Fachkräfte aus der Generation Y an. Also der Generation, die zwischen den frühen 1980er- bis späten 1990er-Jahren geboren wurde. Diese fordern mehr Individualität, Eigenverantwortung im Beruf, “sinnstiftende” Tätigkeiten, Flexibilität. Wollen Sie die Fachkräfte von heute und morgen langfristig in Ihrem Unternehmen halten, müssen Sie in Sachen Führungsphilosophie daher mit der Zeit gehen.

Urheber des Titelbildes: fizkes/ 123RF Standard-Bild

29. Juni 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

4 Tipps für ein erfolgreiches Online Meeting

Nachdem wir Ihnen in unseren Blogartikeln bereits die besten kostenlosen Tools für Videokonferenzen und die besten kostenpflichtigen Tools für Videokonferenzen vorgestellt haben, möchten wir Ihnen nun wertvolle Tipps für die erfolgreiche Gestaltung des Online Meetings an die Hand geben!

Arbeitsumgebung checken

Bevor Sie einem Online Meeting beitreten, sollten Sie sich in Ihrem Home Office umschauen. Chaos hat auch etwas von Kreativität, ist aber sicherlich nicht das, was Teilnehmer der Videokonferenz von Ihrer Professionalität überzeugt. Sorgen Sie also für Ordnung.

Sie haben ein Faible für erotische Malerei oder Aktfotos!? Das muss ja nicht jeder wissen. Hängen Sie entsprechende Kunstwerke vor dem Online Meeting besser ab. Ansonsten könnte es zu unnötigen Irritationen kommen.

Am besten sollten Sie mit der Notebook-Kamera testen, welchen Bildausschnitt die anderen Teilnehmer einsehen können. Setzen Sie sich so hin, dass nur wenig im Hintergrund zu erkennen ist und der Fokus auf Ihnen liegt. Bei einigen Tools können Sie den Hintergrund unscharf stellen. Nutzen Sie diese Option.

Versuchen Sie auch, Umgebungslärm zu vermeiden. Soweit es möglich ist, sollten Sie die Termine z.B. in einen kinderfreien Zeitraum legen.

Technik überprüfen

Ohne stabile Internetverbindung macht ein Online Meeting keinen Spaß. Sollten Sie dahingehend Probleme bemerkt haben, wenden Sie sich an Ihren Internetanbieter. Eventuell gibt es Tarife mit schnellerer Übertragungsrate.

Sorgen Sie dafür, dass während des Online Meetings nicht zu viele Angehörige Ihres Haushaltes im Netz unterwegs sind und beispielsweise Filme und Serien streamen. Es wäre kontraproduktiv, wenn es deswegen zu Abbrüchen der Videokonferenz kommt.

Funktioniert das Notebook einwandfrei oder arbeitet es langsam, weil es sich ständig am Maximum des Arbeitsspeichers befindet? Informieren Sie Ihren Vorgesetzten. Vielleicht kann Ihnen ein Systemadministrator helfen und das Notebook auf Vordermann bringen. Ist das nicht der Fall, ist eventuell ein neues Notebook fällig.

Damit das Online Meeting reibungslos verlaufen kann, sollten Sie das Mikrofon und die Kamera testen. Ein ruckeliges Bild und/oder ein schlechter Klang strapazieren die Nerven der anderen Teilnehmer. Investieren Sie in ein hochwertiges Head-Set bzw. weisen Sie Ihren Arbeitgeber auf diese Notwendigkeit hin.

Bereiten Sie Ihre Themen sorgfältig vor

Wenn Sie zu einem Online Meeting eingeladen werden – oder es als Admin planen – wissen Sie (hoffentlich) genau, um welche Themen es gehen soll. Machen Sie eine Liste mit Stichwörtern und Fragen. So vergessen Sie keinen Punkt, können sich Notizen machen, behalten stets den Überblick und müssen im Nachhinein nicht nochmal bei anderen Teilnehmern nachhaken.

Geht es um ein umfangreicheres Themengebiet, kann es sinnvoll sein, eine kurze Präsentation mit Schaubildern zu erstellen. Ihre Kollegen werden sich über die Abwechslung freuen und das Thema i.d.R. besser verstehen. Reizen Sie die Möglichkeiten des Tools aus. Sie könnten z.B. das Whiteboard für Brainstorming, den Chat für Links oder quantitative Umfragen für kurzfristige Entscheidungen nutzen.

Sofern Sie Ihren Bildschirm teilen möchten, um eine gemeinsame Basis für Diskussionen zu haben, sollten Sie die entsprechenden Dokumente bereits geöffnet oder in „Klickweite“ speichern. Achten Sie bei dieser Funktion darauf, ähnlich wie bei der Arbeitsumgebung, dass keine irritierenden Inhalte geöffnet sind. Stellen Sie die Funktion sofort ab, wenn sie nicht mehr benötigt wird.

Achten Sie auf den „Videokonferenz-Knigge“

Seien Sie pünktlich. Für die anderen Teilnehmer ist es ziemlich nervig auf Sie zu warten. Häufig hat das Warten auch ein unangenehmes Schweigen zur Folge. Das muss nicht sein. Und falls Sie eine Verspätung gar nicht vermeiden können, informieren Sie alle Teilnehmer rechtzeitig.

Sprechen Sie klar und deutlich, damit Ihre Gesprächspartner Sie verstehen. Aber bitte schreien Sie nicht. Wenn Sie sich unsicher sind, fragen Sie zu Beginn kurz nach, ob Sie alle verstehen können.

Lassen Sie Ihre Gegenüber aussprechen und fallen Sie ihm nicht ins Wort. Beachten Sie: Aufgrund schwankender Internetverbindungen kann es bei der Video- und Audioübertragung zu Verzögerungen kommen. Warten Sie daher besser ein, zwei Sekunden länger, bevor Sie mit dem Sprechen anfangen.

Wenn Sie einen Teilnehmer direkt ansprechen möchten, starten Sie Ihren Gesprächsbeitrag mit seinem Namen. Andernfalls könnten sich alle angesprochen fühlen – oder keiner. Das führt meistens zu einem wilden Durcheinander. In größeren Online Meetings ist es empfehlenswert, seinen eigenen Namen zu nennen, in etwa so: „Hallo, ich bin Max aus dem Online Marketing und würde gerne etwas hinzufügen.“ Dann wundert sich niemand darüber, wer da eigentlich gerade spricht.

Nutzen Sie den Mute-Button. Das temporäre Deaktivieren Ihres Mikrofons sorgt dafür, dass Sie das Online Meeting nicht durch unnötige Geräusche stören. Ihre Gesprächspartner werden es Ihnen danken. Vergessen Sie aber nicht, Ihr Mikrofon wieder einzuschalten, wenn Sie an der Reihe sind …

Wir hoffen, dass Ihre Online Meetings mit unseren Tipps erfolgreicher und produktiver werden!

Urheber des Titelbildes: kotorina/ 123RF Standard-Bild

25. Juni 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Corona und die Auswirkungen auf Büroraumkonzepte

In der Coronakrise haben viele Unternehmen festgestellt, dass das Home Office eine echte Alternative zu Büroräumen sein kann. Solange kein Impfstoff für das neuartige Coronavirus gefunden wird, bleibt „Abstand halten“ wohl auch weiterhin das oberste Gebot. Und auch wenn es ein Gegenmittel gibt, ist es wahrscheinlich, dass Menschen vermehrt zuhause arbeiten und mehr Wert auf Distanz legen werden. Denn angesichts der Epidemien und Pandemien, die die Welt in den letzten Dekaden heimsuchten, ist es sicherlich nicht falsch, wenn man bitterböse behauptet: Nach dem Virus ist vor dem Virus!

Wenn also das Home Office immer mehr zu einem festen Bestandteil des Unternehmensalltags wird, stellt sich die Frage, was aus Bürohochhäusern und den traditionellen Büroformen wird. Hier ging es bislang ja eher darum, die Mitarbeiter möglichst kompakt und effizient unterzubringen. Außerdem darf man gespannt sein, wie Unternehmen dafür sorgen wollen, dass sich Heimbüros elegant in die Corporate Identity eingliedern. Es ist an der Zeit, Konzepte für Büros neu zu überdenken. Wir haben für Sie „in die Glaskugel geschaut“.

Großraumbüros mit mehr Platz für den Einzelnen

In vielen Unternehmen arbeiten die Angestellten in Großraumbüros, nicht selten mit 20 oder mehr Kollegen. Während der Corona-Pandemie ist eine volle Auslastung solcher Büroräume aus Infektionsschutzgründen nicht denkbar. Besonders in Innenräumen ist die Gefahr sehr groß, sich mit Covid-19 anzustecken. Das gilt vor allem in Büroräumen mit schlechter Belüftung.

Da sich die Coronakrise im kulturellen Gedächtnis einprägen wird, kann man mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit sagen, dass sich Menschen auch zukünftig mehr vor Viren schützen werden. Das Großraumbüro in klassischer Form wird es unseres Erachtens nicht mehr geben.

Im Rahmen neuer Büroraumkonzepte werden deutlich weniger Menschen auf derselben Fläche arbeiten, d.h. jeder Einzelne hat mehr Platz. Das lässt sich auch wunderbar umsetzen, da mehr Mitarbeiter im Home Office arbeiten und seltener Büroplätze in Anspruch nehmen. Außerdem werden große Büros mit hohen Trennwänden ausgestattet und die Schreibtische eher Rücken an Rücken gestellt, um das Risiko einer Ansteckung zu minimieren. Einige Unternehmen müssen zusätzlich in bessere Belüftungsanlagen investieren und dafür sorgen, dass Hygienemaßnahmen eingehalten werden (können).

Im Prinzip erhöht sich für den Einzelnen die Qualität der Arbeitsumgebung, u.a. sinkt der Lärmpegel sinkt, so dass man sich stärker fokussieren kann – im Idealfall auf die Arbeit.

Das Home Office als repräsentativer Ort

Wenn das Home Office immer mehr zum Büroalltag gehört, muss es stärker in den Büroraumkonzepten der Unternehmen integriert werden. Zu Beginn der Corona-Einschränkungen waren Einblicke in das Privatleben von Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden vielleicht noch ganz interessant, und teilweise auch amüsant. Aber je mehr das Arbeiten von zuhause zu einer festen Größe wird, desto stärker sollten Unternehmen Einfluss auf die Gestaltung des Home Office nehmen. Schließlich repräsentiert der Mitarbeiter – mitsamt seinem Arbeitsumfeld – das Unternehmen.

In Videokonferenzen wirkt es zunehmend unprofessionell, wenn Kinder durch das Bild laufen, private Fotos an der Wand hängen oder der Wäscheständer zu sehen ist. Aufgrund der aktuell schwierigen Betreuungssituation in vielen Familien lässt sich das nicht immer vermeiden. Mittel- und langfristig ist es empfehlenswert, dass sich die Gestaltung von Heimarbeitsplätzen harmonisch in die Corporate Identity eingliedert.

Das muss für die Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, kein Nachteil sein. Denn das Unternehmen sollte dann für die Heimbüros ein gewisses Budget zur Verfügung stellen. Das Notebook sollte technisch auf einem neuen Stand sein. Der zusätzliche Monitor erleichtert den Workflow. Die stabile Internetverbindung sorgt für flüssige Online Meetings. Der Bürostuhl ist ergonomisch. Und ansonsten orientiert sich das Design an den „echten“ Büroplätzen. Dazu kann natürlich auch eine prominente Platzierung des Unternehmslogos gehören.

Es ist ebenfalls denkbar, dass das Home Office in Zukunft eine starke Rolle bei der Wohnungssuche spielt. Der Mitarbeiter benötigt ja einen zusätzlichen Raum, der vom Unternehmen (mit)gestaltet wird. Dementsprechend ist es sogar möglich, dass sich Unternehmen an den Mietkosten beteiligen.

Gemeinschaftsgefühl weniger stark ausgeprägt

Wenn in den Bürotürmen weniger Menschen und viele Mitarbeiter überwiegend im Home Office arbeiten, hat das zweifelsohne Auswirkungen auf die Kommunikation im Unternehmen. Die Anzahl persönlicher Treffen nimmt ab. Das könnte sich negativ auf den Zusammenhalt von Teams und Abteilungen auswirken. Viele persönliche Beziehungen, manchmal sogar Freundschaften, entstehen ja gerade in Pausen, beim Mittagessen oder beim Small Talk auf dem Flur.

Gerade dieses persönliche Ebene ist der Kitt für das Gemeinschaftsgefühl in einem Unternehmen. Fällt sie weg, bröckelt nicht nur der Teamspirit. Auch die Bindung an den Arbeitgeber leidet. Das könnte unter Umständen zu Produktivitätsverlusten führen. Darüber hinaus fällt es Angestellten, die sich nicht an das Unternehmen gebunden fühlen, sicherlich leichter es vorzeitig zu verlassen.

Herausforderungen und Chancen für Büroplaner und Unternehmensberater

Die Coronakrise wird sich langfristig auf die Art und Weise auswirken, wie und wo wir arbeiten. Der Infektionsschutz und Hygieneregeln werden auch nach der überstandenen Pandemie enorm wichtig sein. Abstand halten kann jedoch dem Zusammengehörigkeitsgefühl sehr schaden. Hier besteht für Unternehmensberater die Herausforderung darin, Wege zu finden, die diesen Effekt abfedern.

Andererseits bieten sich für Unternehmen aber auch große Chancen. Jetzt ist es an der Zeit, Büroraumkonzepte und Arbeitsprozesse komplett neu zu denken. Anders als viele spannende Ideen kreativer Vordenker der Vergangenheit ist es sehr viel wahrscheinlicher, dass diese Vorschläge keine Utopie bleiben.

Schade, dass wir keine Zeitmaschine haben und einen Blick auf die Büros im Jahr 2050 werfen können …

Urheber des Titelbildes: vicnt/ 123RF Standard-Bild

23. Juni 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Tipps für die perfekte Ansage auf dem Anrufbeantworter

Der Anrufbeantworter springt an und Sie verspüren sofort den Impuls, aufzulegen? Ihren Anrufern geht es offenbar ähnlich? Das muss nicht sein! Mit den richtigen Tipps gestalten Sie die Ansage auf dem Gerät so, dass Ihre Anrufer auch tatsächlich Lust haben, Ihnen aufs Band zu sprechen. Und noch besser: Sie vermitteln einen kompetenten Eindruck, sogar dann, wenn Sie gerade nicht selbst ans Telefon gehen können.

So gelingt die perfekte Ansage auf dem Anrufbeantworter

Grundsätzlich gilt: (Fast) alles ist besser als die Standard-Computeransage auf Ihrem Anrufbeantworter. Einige Eckpunkte sollten Sie dennoch im Hinterkopf behalten, bevor Sie beginnen, eine Ansage auf Band zu sprechen.

Schreiben Sie auf, was Sie sagen wollen

Damit alle wichtigen Informationen in Ihrer Ansage enthalten sind, sollten Sie den Text vorab notieren. Das senkt gleichzeitig Ihre Nervosität beim Einsprechen. Üben Sie ruhig etwas.

Neben einer kurzen Grußformel gehören Ihr Name, Ihre Position, der Firmennamen und wann Sie wieder zu erreichen sind in den Anrufbeantwortertext. Einen zeitnahen Rückruf anzubieten, sofern der Anrufer seine Nummer hinterlässt, macht einen guten Eindruck. Das sollten Sie dann allerdings auch wirklich tun.

Vermeiden Sie Floskeln und fassen Sie sich kurz

Floskeln wie “Sie haben den Anrufbeantworter von … erreicht”, sollten Sie in Ihrer Ansage vermeiden – denn das ist Ihrem Anrufer längst bewusst. Fassen Sie sich lieber kurz und beschränken Sie sich auf die wichtigsten Informationen. Länger als 20 Sekunden sollte eine Ansage auf dem Anrufbeantworter nicht dauern.

Sprechen Sie deutlich und achten Sie auf Ihre Artikulation

Sprechen Sie ruhig und langsam, damit Ihre Ansage gut verständlich bleibt. Achten Sie dabei auch auf Ihre Artikulation und Atmung. Und lesen Sie den Text nicht einfach vom Blatt herunter, sondern sprechen Sie möglichst frei. Das wirkt auf Anrufer gleich viel natürlicher. Am besten suchen Sie sich zusätzlich einen stillen Raum, um Ihre Ansage aufsprechen.

Achten Sie auf Mimik und Körperhaltung

Auch, wenn es bei einer Ansage für den Anrufbeantworter überflüssig erscheinen mag: Lächeln Sie beim Sprechen und halten Sie sich gerade. Das Lächeln überträgt sich erwiesenermaßen auf Ihre Stimme und lässt sie sympathisch klingen. Eine aufrechte Körperhaltung – idealerweise im Stehen – verleiht Ihrer Stimme mehr Volumen. Sie klingen sofort professioneller.

Urheber des Titelbildes: laymul/ 123RF Standard-Bild

17. Juni 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Präsentismus: Wenn sich Arbeitnehmer krank zur Arbeit schleppen

Nicht offiziell krank, aber auch nicht wirklich fit: Kommt ein Mitarbeiter angeschlagen zur Arbeit, handelt es sich um einen Fall von Präsentismus. Für dieses Verhalten kann es viele Gründe geben, darunter auch Loyalität dem Arbeitgeber gegenüber.

Was ist Präsentismus?

Der Begriff “Präsentismus” bezeichnet ein Phänomen, das jeder sicherlich bereits an seinem Arbeitsplatz beobachtet hat. Ein Kollege ist gesundheitlich angeschlagen, erscheint aber dennoch zur Arbeit. Eine Erkältung, Rückenschmerzen, Migräne, Allergien und andere Krankheiten können hier im Spiel sein. In diesem Zustand ist er oder sie aber natürlich nicht voll leistungsfähig, die Produktivität ist zum Teil deutlich reduziert.

Gründe für Präsentismus

Es gibt viele Gründe für Präsentismus. Unter anderem können die folgenden Faktoren dabei eine Rolle spielen:

● Motivation: Ein Mitarbeiter ist mit vollem Eifer mit einer aktuellen Aufgabe oder einem Projekt beschäftigt und möchte dies unbedingt zu Ende führen.
● Loyalität dem Arbeitgeber/Vorgesetzten/Kollegen gegenüber: Arbeitnehmer möchten verhindern, dass die eigenen Aufgaben von anderen zusätzlich erledigt werden müssen. Oder sie wollen ihren Arbeitgeber/Vorgesetzten nicht enttäuschen.
● Angst um den Arbeitsplatz: Mitarbeiter fürchten, durch Fehlzeiten ihren Arbeitsplatz zu gefährden. Das ist zum Beispiel bei befristeten Arbeitsverträgen häufig der Fall, aber auch, wenn Branchen von konjunkturellen Flauten betroffen sind.
● Sie brauchen das Geld: Honorartätigkeiten, Mini-Jobs und andere, ausschließlich nach Anwesenheit und Leistung bezahlte Tätigkeiten, fördern Präsentismus.

Warum ist Präsentismus schädlich?

Präsentismus ist nicht etwa gut für ein Unternehmen, im Gegenteil. Oftmals sind die Produktivitätsausfälle sogar höher, als wenn der betroffene Mitarbeiter ganz zu Hause geblieben wäre. Denn: Ist der Angestellte angeschlagen, leidet die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. Fehleranzahl und Ausschussquote steigen, während die Produktivität gleichzeitig sinkt.

Zudem birgt Präsentismus ein gesundheitliches Risiko: Wird die Erkrankung nicht ordentlich auskuriert, kann sich die Heilungszeit verlängern, oder die Krankheit sogar chronisch werden. Außerdem besteht das Risiko, dass ein kranker Angestellter andere Kollegen ansteckt.

Was können Sie gegen Präsentismus tun?

Auf betrieblicher Seite können Sie einiges tun, um Präsentismus vorzubeugen und zu vermeiden. Sorgen Sie etwa für sichere Beschäftigungsverhältnisse und einen wertschätzenden Umgang untereinander. Das verringert Existenzängste und Rechtfertigungsdruck bei Ihren Angestellten. Sensibilisieren Sie auch Ihre Führungskräfte für das Problem: Sie sollten mit gutem Beispiel vorangehen und ihrerseits nicht offensichtlich krank zur Arbeit erscheinen.

Versuchen Sie, Ihren Mitarbeitern einen möglichst ergonomischen und somit stressfreien Arbeitsplatz zu ermöglichen. Fördern Sie die Gesundheitskompetenz Ihrer Angestellten, etwa durch Stressbewältigungsseminare.

Urheber des Titelbildes: antonioguillem/ 123RF Standard-Bild

15. Juni 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Schöner Sommerurlaub trotz Corona

Touristische Reisen in andere Länder sind nicht empfehlenswert, weil …

am Zielort Einreisebeschränkungen gelten,
vor der Weiterreise in das Hotel eine Quarantäne notwendig ist,
das öffentliche Leben im Land stark beeinträchtigt ist (z.B. durch Ausgangssperren),
im Infektionsfall vor Ort eine Rückholung nicht garantiert werden kann,
eine erneute Quarantäne bei der Einreise nach Deutschland erforderlich sein kann und
der Flugverkehr generell stark eingeschränkt ist.

Außerdem „wird von der Teilnahme an Kreuzfahrten aufgrund der besonderen Risiken abgeraten“.

Bei Flugreisen auf länderspezifische Reisehinweise achten

Wie bereits angedeutet, ist die Vorbereitung auf den Sommerurlaub während der Coronakrise sehr viel umfangreicher als sonst. Zwar gelten die ReiseWARNUNGEN ab dem 15. Juni für EU-Mitglieder (für einige Länder etwas später), die Schweiz, Norwegen, Liechtenstein, Island, Großbritannien und Nordirland nicht mehr, dennoch sollten Sie vor Antritt Ihrer Reise die jeweiligen ReiseHINWEISE sehr sorgfältig lesen.

Ob Sie schon vor der Coronakrise Ihren Urlaub in einem dieser Länder gebucht haben oder es „spontan“ vorhaben, überlegen Sie gut, ob sich der Aufwand lohnt. In vielen Ländern nehmen die Corona-Fallzahlen täglich ab, so dass das Risiko aktuell als überschaubar eingeschätzt werden kann. Da das Virus aber nicht aus der Welt ist und noch kein Impfstoff existiert, kann es jederzeit zu neuen Krankheitsfällen kommen. Diese können dafür sorgen, dass Reise- und Quarantänevorschriften schlagartig verschärft werden. Dann stellt sich ggf. die Frage, wie man wieder zurück nach Deutschland kommt. Eine erneute Rückholaktion wie zu Beginn der Coronakrise hat das Auswärtige Amt ausgeschlossen.

Bei Ihrer Einschätzung sollten Sie auch bedenken, dass Sie am Flughafen und während des Fluges wahrscheinlich die ganze Zeit einen Nasen-Mundschutz tragen müssen. Für manche ist das kein Problem, andere hingegen bekommen schon beim Gedanken daran Schweißperlen auf der Stirn.

„Jeder ist seines Glückes Schmied“ … Wer sich umfassend informiert, alle Vor- und Nachteile abwiegt, etwas mehr Strapazen in Kauf nimmt und sich für eine Flugreise entscheidet, kann in den genannten Destinationen sicherlich einen entspannten Urlaub verbringen.

Weniger Risiko – ein Sommerurlaub in Deutschland, Österreich oder Dänemark

Im Rahmen der Lockerungsmaßnahmen ist es für Hotels in Deutschland und Österreich wieder möglich, Gäste zu empfangen. Wer schon vor Ausbruch der Pandemie gebucht hat, kann seine Reise i.d.R. (fast) wie gewohnt antreten.

Wer jetzt erst buchen möchte, muss sich beeilen. Einerseits ist der Ansturm auf die touristischen Orte zurzeit sehr stark. Andererseits dürfen Hotels ihre Kapazitäten nur zu einem bestimmten Prozentsatz auslasten.

Damit Sie dennoch einen entspannten Sommerurlaub verbringen können, empfehlen wir Ihnen …

Regionen auszuwählen, die nicht unbedingt zu den typischen touristischen Hochburgen zählen. Abseits von Ost- und Nordsee, dem Bodensee oder den Alpen hat Deutschland enorm viel zu bieten. Auch in Österreich und Dänemark gibt es viele „unentdeckte“ Gegenden.
nach der Buchung regelmäßig die Informationen über die Region zu checken, ggf. mit Hilfe eines Google Alerts.
die An- und Abreise selbst in die Hand zu nehmen. So bleiben Sie flexibel.

Darüber hinaus sollten Sie natürlich die allgemeinen Regelungen in den Bundesländern beachten.

Einschränkungen im Hotel beachten

Das geringste Infektionsrisiko hat man sicherlich in einem Ferienhaus, da man dort „unter sich“ ist. Die meisten Menschen checken jedoch in Hotels ein.

Ob Sie eine Flugreise ins Ausland machen oder sich für einen Sommerurlaub in Deutschland, Österreich oder Dänemark entscheiden informieren Sie sich unbedingt im Vorfeld über die dortigen Einschränkungen und Maßnahmen.

So sind Sie nicht überrascht, wenn …

der Swimming Pool oder die Sauna nur von einer begrenzten Zahl an Gästen gleichzeitig genutzt werden darf,
es kein Buffet gibt oder
manche Freizeitbeschäftigungen nicht möglich sind.

Wir meinen: Mit der richtigen Vorbereitung ist ein entspannter Sommerurlaub möglich – trotz Corona. Viel Spaß dabei!

Urheber des Titelbildes: wamsler/ 123RF Standard-Bild

12. Juni 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Rückkehr aus der Elternzeit: So klappt der Wiedereinstieg

In der Elternzeit können sich Mütter und Väter ganz der Familie und dem Nachwuchs widmen. Damit im Anschluss an die berufliche Auszeit der Wiedereinstieg in den Job möglichst reibungslos gelingt, sollten Sie schon vorab einige Punkte beachten.

Wiedereinstieg nach der Elternzeit: Wichtiges vorab

Während der Elternzeit ruht das Beschäftigungsverhältnis. Nach dem Ende dieser Auszeit wird es fortgesetzt. Heißt konkret: Genauso, wie Sie einen rechtlichen Anspruch auf Elternzeit haben, haben Sie danach ein Recht auf einen Wiedereinstieg in Ihren Beruf. Sie können während der Elternzeit nicht gekündigt werden.

Aber: Ihr Arbeitgeber muss Ihnen nicht garantieren, dass Sie in der exakt selben Position wieder einsteigen können, die Sie zuvor innehatten. Das ist oftmals durch Veränderungen während Ihrer Abwesenheit auch schlicht nicht möglich. Allerdings haben Sie Anspruch auf einen gleichwertigen Arbeitsplatz. Die wesentlichen Punkte Ihrer neuen Beschäftigung müssen mit dem übereinstimmen, was zuvor in Ihrem Arbeitsvertrag festgehalten wurde.

So gelingt der Wiedereinstieg nach der Elternzeit

Schon vor dem Beginn Ihrer Elternzeit sollten Sie sich einige Gedanken machen – nicht nur zur Auszeit selbst, sondern vor allem auch zum Wiedereinstieg nach der Elternzeit. Das hilft Ihnen und Ihrem Arbeitgeber, möglichst realistisch zu planen, und signalisiert gleichzeitig Ihre Loyalität und Ihr Engagement dem Arbeitgeber gegenüber.

Kommen Sie rechtzeitig ins Gespräch

Informieren Sie Ihren Arbeitgeber so früh wie möglich darüber, dass Sie eine Elternzeit planen. Das gilt für Frauen, wie auch für Männer. So hat Ihr Arbeitgeber ausreichend Zeit, betriebliche Abläufe anzupassen und eine Vertretung für Sie zu organisieren.

Wenn Sie sich bereits selbst konstruktive Gedanken in dieser Hinsicht machen, wird das gern gesehen. Überlegen Sie zum Beispiel, wer als Vertretung für die Zeit Ihrer Abwesenheit infrage käme – und bieten Sie an, denjenigen auch selbst einzuarbeiten. Seien Sie flexibel, was Lösungsvorschläge Ihres Arbeitgebers angeht. So kann es etwa sinnvoll und hilfreich sein, gegen Ende der Elternzeit bereits stundenweise (aus dem Homeoffice) wieder in den Beruf einzusteigen.

Thematisieren Sie Ihren Wiedereinstieg von Anfang an

Gleichzeitig zur Auszeit sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber auch den Wiedereinstieg nach der Elternzeit besprechen: Wann werden Sie voraussichtlich wieder arbeiten und in welchem Umfang? Steigen Sie direkt wieder in Vollzeit ein oder möchten Sie (zunächst) in Teilzeit arbeiten? Die Ergebnisse dieser Absprachen sollten Sie schriftlich dokumentieren.

Machen Sie gemeinsam eine Bestandsaufnahme

Lassen Sie sich ein Zwischenzeugnis ausstellen, in dem Ihre Erfahrungen, der berufliche Werdegang und die wichtigsten Eckdaten zu Ihrer aktuellen Position festgehalten werden. Das kann hilfreich sein, wenn während Ihrer Auszeit zum Beispiel ein Personalwechsel erfolgt und Sie zum Wiedereinstieg auf einen neuen Vorgesetzten treffen.

Halten Sie Kontakt

Auch während der Elternzeit sollten Sie den Kontakt zu Ihrem Arbeitsplatz nicht vollkommen abreißen lassen. Schauen Sie hin und wieder im Büro vorbei oder tauschen Sie sich per E-Mail mit den Kollegen aus. So sind Sie nach Ihrer Rückkehr zumindest grob auf dem Laufenden und erleichtern sich selbst den Wiedereinstieg.

Klären Sie die Kinderbetreuung

Der Wiedereinstieg in den Beruf nach der Elternzeit bringt einige Veränderungen mit sich. Oft müssen Eltern Ihr Kind nun zum ersten Mal für längere Zeit am Stück in Betreuung geben. Damit Sie sich dennoch auf Ihre Arbeit konzentrieren können, sollten Sie die Betreuungsfrage frühzeitig klären.

Nur, wenn Sie selbst das Gefühl haben, dass Ihr Kind gut versorgt und betreut wird, können Sie sich entspannt Ihren beruflichen Aufgaben zuwenden. Die Optionen sind hier vielfältig und reichen von einem Platz in einer Kindertagesstätte über die Tagesmutter bis hin zur Betreuung innerhalb der Familie, etwa durch die Großeltern.

Urheber des Titelbildes: milkos/ 123RF Standard-Bild

9. Juni 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Unfall im Homeoffice: Wie sieht es mit der Versicherung aus?

Für immer mehr Arbeitnehmer gehört das Arbeiten von zu Hause aus ganz selbstverständlich zum Berufsalltag. Selbst, wenn es nur an einzelnen Tagen in der Woche ist. Doch was, wenn es zu einem Unfall im Homeoffice kommt?

Was zählt als Arbeitsunfall?

Normalerweise deckt die gesetzliche Unfallversicherung sämtliche Unfälle ab, die bei der Arbeit oder auf dem Arbeitsweg – egal, ob hin oder zurück – geschehen. Ausgenommen hiervon sind vorsätzliche Verletzungen sowie Unfälle unter dem Einfluss von Alkohol und anderen Rauschmitteln.

Auch bei gesundheitlichen Zwischenfällen wie einem Herzinfarkt greift die gesetzliche Unfallversicherung nicht. Anders sieht es bei bestimmten Berufskrankheiten aus, die in der Berufskrankheiten-Verordnung festgelegt sind. Sie werden von der gesetzlichen Unfallversicherung anerkannt.

Unfall im Homeoffice: Das sagt die Rechtssprechung

Ein Unfall im Homeoffice wird noch strenger begutachtet als ein Unfall am Arbeitsplatz. Da sich Arbeits- und Privatbereich hier überlagern, ist die Abgrenzung oft unklar.

Damit ein Unfall im Homeoffice als Arbeitsunfall anerkannt wird, müssen vornehmlich zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

Der Unfall muss sich innerhalb der mit Ihrem Arbeitgeber vereinbarten Arbeitszeit ereignet haben.
Die Handlung, in deren Rahmen sich der Unfall ereignet hat, muss unverkennbar in direktem Zusammenhang mit Ihrer Arbeit stehen.

Haben Sie sich beim Kaffeeholen in der heimischen Küche verletzt, zählt dies nicht als Arbeitsunfall. Gleiches gilt, wenn Sie das Arbeitszimmer verlassen, und dabei stürzen. Außer, der Sturz ist etwa auf dem Weg zum Briefkasten passiert, aus dem Sie einen dienstlich wichtigen Brief herausholen wollten.

Das sollten sie bei einem Unfall im Homeoffice tun

Soll ein Unfall im Homeoffice als Arbeitsunfall anerkannt werden, ist es wichtig, nachzuweisen, dass der Unfall in direktem Zusammenhang mit Ihrer Arbeit stand. Dafür sollten Sie detailliert die genauen Umstände des Unfalls festhalten und ihn schnellstmöglich Ihrem Arbeitgeber, sowie der Berufsgenossenschaft beziehungsweise Unfallkasse melden.

Dokumentieren Sie:

Den Zeitpunkt: Wann hat sich der Unfall ereignet?
Den Unfallort: Inwiefern steht der Unfallort mit Ihrer Arbeit in direktem Zusammenhang?
Unabhängige Umstände: Dokumentieren Sie auch Dinge, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Unfall standen, ihn aber in einen dienstlichen Rahmen setzen.

Urheber des Titelbildes: highwaystarz/ 123RF Standard-Bild

3. Juni 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Work-Life-Balance im Homeoffice: So gelingt es

Kein langer Arbeitsweg, keine Fahrtkosten, ruhiges Umfeld: Das Arbeiten im Homeoffice bietet viele Vorteile. Doch damit die Work-Life-Balance bei der Heimarbeit nicht leidet, sollten Sie ein paar Grundregeln beachten.

Work-Life-Balance im Homeoffice: Tipps

Um die Work-Life-Balance im Gleichgewicht zu halten, ist es wichtig, Arbeit und Freizeit konsequent zu trennen. Doch gerade im Homeoffice fällt es vielen Arbeitnehmern schwer, die Grenze zwischen Beruf- und Privatleben einzuhalten. Schließlich sind Arbeitsplatz und Zuhause in diesem Fall identisch. Diese Tipps zeigen, wie eine gute Work-Life-Balance bei der Heimarbeit gelingt.

Arbeitszeiten festlegen und einhalten

Noch mal schnell die E-Mails checken oder einen Anruf entgegennehmen: Gerade im Homeoffice passiert es schnell, dass die Arbeitszeit ausufert. Immerhin sind der Laptop und das Diensttelefon auch nach Feierabend nicht weit. Um den Kopf abends freizubekommen, sollten Sie deshalb feste Arbeitszeiten festlegen – und diese konsequent einhalten.

Das gilt auch für die Mittagspause, für die Sie idealerweise ebenfalls eine feste Zeit einplanen. Wichtig: Verlassen Sie den Arbeitsplatz während der Pause und unterbrechen Sie Ihre Tätigkeit tatsächlich.

Morgen- und Abendrituale schaffen

Bei vielen Arbeitnehmern ist der Arbeitstag von festen Ritualen geprägt. So gehört es beispielsweise zum Ablauf dazu, morgens mit dem Rad zur Arbeit zu fahren und nach Feierabend Joggen zu gehen. Solche Gepflogenheiten können auch im Homeoffice helfen, den Beruf von der Freizeit zu trennen.

Trinken Sie etwa jeden Morgen vor Arbeitsbeginn eine Tasse Tee und machen Sie einen kleinen Spaziergang, sobald der Rechner runtergefahren ist. Oder richten Sie sich morgens extra für die Arbeit her und wechseln Sie das Büro-Outfit am Abend gegen die Jogginghose aus. So ziehen Sie mental einen Schlussstrich unter den Arbeitstag.

Wohn- und Arbeitsbereich trennen

Die räumliche Trennung von Wohnen und Arbeiten hilft auch bei der mentalen. Wenn Sie ein Arbeitszimmer haben, reicht es, am Ende des Tages die Tür von außen zu schließen. Ansonsten ist es ratsam, sich morgens einen festen Arbeitsplatz in der Wohnung einzurichten, etwa am Küchentisch – und diesen nach getaner Arbeit wieder aufzuräumen. Im Bett oder auf der Couch zu arbeiten, ist übrigens nicht so ideal. Diese Orte sollen ausschließlich der Entspannung dienen.

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26. Mai 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

So könnte die Coronakrise die Arbeitswelt langfristig verändern

Seit März 2020 verändert die Coronakrise das ganze Land. Und mit ihm die Arbeitswelt. Viele Entwicklungen, die wir in den letzten Wochen gesehen haben, waren so nicht absehbar. Andere wurden beschleunigt.

In diesem Artikel versuchen wir zu prognostizieren und antizipieren, wie die Arbeitswelt nach Corona aussehen könnte – insbesondere für Menschen, die in den sogenannten Bürojobs arbeiten.

Der digitale Push oder das Büro ist überall

Die „digitalen Nomaden“ haben es vorgemacht. Um Geld zu verdienen, muss man nicht jeden Morgen ins Büro gehen. Dank der technologischen Entwicklung der vergangenen Jahrzehnte benötigt man dafür nur ein Notebook und eine Internetverbindung, bevorzugt kabellos.

Durch COVID-19 sind Unternehmen fast gezwungen, ihren Angestellten eine nie dagewesene Standortfreiheit für die Erledigung ihrer Arbeit zuzugestehen. Man geht davon aus, dass aktuell (Mai 2020) über 40% der Arbeitnehmer im Home Office arbeiten – vor der Krise waren es ca. 10%. Nicht alle arbeiten dabei immer in den eigenen vier Wänden. Manche weichen auf das Hotel Office aus, andere setzen sich bei gutem Wetter einfach in den Park.

Vielen ist erst durch die gelebte Praxis klar geworden, dass dieses Konzept auch für die Zeit nach der Pandemie funktionieren kann. Zwar wird ein Großteil der Beschäftigten nicht ausschließlich von zuhause arbeiten wollen, aber wichtig ist, dass es die Möglichkeit dafür überhaupt gibt. Es findet also eine Abkehr von der Anwesenheitspflicht statt, die in deutschen Unternehmen tief verankert war. Dementsprechend werden einige Unternehmen daran arbeiten müssen, die technische Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Das Thema Datensicherheit spielt dabei eine außerordentlich wichtige Rolle.

In diesem Zuge werden sich auch die Anforderungen an Führungskräfte wandeln. Ein Führungsstil, der auf Kontrolle baut, ist in der beschriebenen Konstellation unpassend.

Weniger Geschäftsreisen

Anbieter für Videokonferenzen sind die großen Gewinner der Coronakrise. Viele Unternehmen merken, dass die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs nicht zwingend damit zusammenhängt, Mitarbeiter für ein Geschäftsmeeting um die halbe Welt fliegen zu lassen. Selbstverständlich gibt es Branchen, in denen es weiterhin Business-Flüge gibt, weil der persönliche Kontakt ein wichtiger Faktor für eine gelingende Zusammenarbeit ist.

Aber die Erkenntnis, dass man viele Entscheidungen auch per Online Meeting – auch aus dem Home Office heraus – treffen kann, wird zu einer Reduzierung der Geschäftsreisen führen. Weniger Flüge werden sich übrigens nicht nur positiv auf die Umwelt auswirken, sondern auch auf die Kosten der Unternehmen.

Weniger Unternehmen, weniger Jobs

Leider ist davon auszugehen, dass viele Firmen Insolvenz anmelden müssen und einige komplett vom Markt verschwinden werden. Staatliche Finanzhilfen sind zwar gut, werden aber nicht jedes Unternehmen retten können.

In der Folge werden mehr (erwerbslose) Menschen um weniger Jobs kämpfen müssen. Insbesondere für junge Leute, die am Beginn ihrer Karriere stehen, wird das eine völlig neue Erfahrung.

Aber nicht nur Berufsanfänger werden es in der Post-Corona-Ära schwerer haben. Bis die Wirtschaft wieder richtig Fahrt aufnimmt, wird Arbeitslosigkeit ein Thema für die gesamte Gesellschaft sein.

Wahnsinn, ein Virus hebt die Welt aus den Angeln! Wir sind sehr gespannt, welche unserer Vorhersagen sich wirklich bewahrheiten.

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20. Mai 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Kostenpflichtige Tools für Videokonferenzen

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen, Start-Ups oder Solo-Selbständigen dürften kostenlose Tools für Videokonferenzen ausreichen.. Wer jedoch tagtäglich viele Online Meetings durchführt, könnte durchaus die eine oder andere sinnvolle Funktionalität vermissen, die es häufig nur bei kostenpflichtigen Tools gibt.

Aus diesem Grund stellen wir Ihnen in diesem Artikel vier Tools vor, die zwar Geld kosten, aber durchaus in der Lage sind, die Zusammenarbeit, die Produktivität und den Arbeitskomfort zu steigern.

Im derzeit expandierenden Markt für Videokonferenzen-Tools haben wir uns diese Anbieter herausgepickt:

• Cisco Webex
• Microsoft Teams
• Zoom Pro
• GoTo Meeting

Erstes Tool: CISCO WEBEX

Die Unternehmensgeschichte von Cisco Webex geht bis in das Jahr 1995 zurück – damals noch unter dem Namen Silver Computing. Nach der Umbenennung in Webex Communications Inc. und der Übernahme durch Cisco Systems werden alle Leistungen und Produkte seit 2007 über Cisco Webex angeboten.

Cisco Webex hat sich im Laufe der Jahre den Ruf als ein Marktführer der Branche erarbeitet. Seit dem Beginn der Coronakrise werden bis zu 4,2 Millionen Videokonferenzen pro Tag mit dem Tool abgehalten.

Das Tool unterstützt praktisch jede Plattform und kann via Browser u.a. auf Windows, Mac, Linux sowie über Smartphones mit iOS, Android, Windows Phone und Blackberry verwendet werden. Neben einer kostenlosen Basis-Version bietet Cisco Webex drei kostenpflichtige Varianten, die sich in ihrem Funktionsumfang unterscheiden und aktuell (Mai 2020) bei jährlicher Zahlweise pro Monat zwischen 12,85€ und 25,65€ kosten.

Durch den modularen Aufbau können die jeweiligen Produkte individuell angepasst und erweitert werden. So ist es beispielsweise mit entsprechenden Erweiterungen möglich, Events und Schulungen mit vielen Teilnehmern durchzuführen. Mit den Bezahlversionen können Videokonferenzen mit bis zu 200 Teilnehmern durchgeführt werden.

Bereits in der Basis-Version ermöglicht das Tool das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder Whiteboards. Auch das Teilen des Bildschirms ist inklusive. Alle Funktionen werden – ähnlich wie bei einem Browser – sehr übersichtlich in Tabs dargestellt, so dass man schnell navigieren kann.

Ab der kostenpflichtigen „Starter“-Version besteht die Möglichkeit, sich (aus 56 Ländern) per Telefon in das Meeting einzuschalten. Insbesondere bei einer hohen Informationsdichte sind die Optionen, die Konferenz als MP4 aufzeichnen und transkribieren zu lassen, sehr sinnvoll. Man muss dann nicht ständig mitschreiben, sondern kann sich die wichtigsten Stellen und Informationen später in Ruhe anhören bzw. rauskopieren. Für die Dateien, die gespeichert werden müssen, stehen 5 GB in der Cloud zur Verfügung (10 GB im Paket „Unternehmen“). Die Daten werden dabei verschlüsselt übertragen.

Darüber hinaus steht dem Administrator ein Benutzermanagement zur Verfügung, mit dem er den Teilnehmern verschiedene Benutzerrechte einräumen kann. Im Vergleich zur Basis-Version hat er zudem mehr Kontrolle über den Ablauf der Videokonferenz. Um die Zusammenarbeit in den Teams noch effizienter zu gestalten, arbeitet Cisco Webex mit Künstlicher Intelligenz (KI). Zu diesen Funktionen gehört u.a. eine Gesichtserkennung, die insbesondere sinnvoll ist, wenn mehrere Personen über eine Kamera an der Konferenz teilnehmen, z.B. in einem Konferenzraum. Zur jeweiligen Person können dann relevante Profilinformationen angezeigt werden.

Pro und Contra

+Kein Zeitlimit

+Plattformunabhängig

+Einfache und übersichtliche Bedienung

+Einwahl per Telefon möglich

+Leichte Zusammenarbeit durch Whiteboard, gemeinsame Dateien und Bildschirmteilung

+Transkription und visuelle Aufzeichnung der Konferenz

+Viel Speicherplatz in der Cloud

+Verschlüsselte Übertragung

+Benutzermanagement

-In der Bezahlversion weniger Teilnehmer (50 bis 200) als in der Kostenlos-Version (100)

-Bei vielen Mitarbeitern (bzw. Lizenzen) kann es recht teuer werden

+- Einsatz von Künstlicher Intelligenz – denn daran scheiden sich aktuell (noch) die Geister

Zweites Tool: MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams ist eine Weiterentwicklung von Skype for Business und Teil des Büropakets Microsoft 365. Neben Teams gehören auch die bekannten Office-Anwendungen wie Word, Excel, Power Point zu dieser Komplettlösung, die für Privat- und Businesskunden angeboten wird. Erst durch eine enge Anbindung an Microsoft 365 entfaltet Teams sein ganzes Potenzial. Microsoft selbst bezeichnet Teams als „zentralen Ort für Zusammenarbeit in Microsoft 365“. Nachdem Microsoft sehr lange auf einen proprietären Ansatz gepocht hat, öffnet es nun seine Tore für externe Partner-Anwendungen und unterschiedliche Hardware. So lässt sich der Funktionsumfang deutlich erweitern und auf die individuellen Gegebenheiten eines Unternehmens anpassen.

Anscheinend geht das Konzept des Technologie-Giganten auf, denn bei Teams handelt es sich um die am schnellsten wachsende Business-Applikation der Unternehmensgeschichte. Und die Coronakrise sorgt dafür, dass die erfolgreiche Entwicklung noch deutlich gepusht wird. Die Anzahl der täglichen Nutzer stieg von ca. 30 Millionen auf knapp 44 Millionen.

Mit Microsoft Teams lassen sich Onlinebesprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern oder Online Events mit bis zu 10.000 internen oder externen Teilnehmern durchführen. Alle Informationen, die für die produktive Zusammenarbeit wichtig sind, sind über den entsprechenden Team-Kanal abrufen, z.B. Dokumente und eine Kommunikationshistorie. So entfällt z.B. die Notwendigkeit, E-Mails zu schreiben. Um am Projekt mitzuarbeiten, benötigt man nur einen entsprechenden Link zum Kanal. Es ist auch möglich, externe Anwender einzuladen. Die Gruppe kann dabei in geschlossenen und öffentlichen Räumen diskutieren und kollaborieren.

Da das Tool cloudbasiert und plattformunabhängig ist, kann jedes Teammitglied völlig ortsunabhängig arbeiten. Den Teilnehmern kann die Rolle als Besitzer, Mitglied oder Gast zugeteilt werden – dementsprechend mit unterschiedlichen Benutzerrechten. Videokonferenzen können aufgezeichnet und automatisch transkribiert werden. Die Bildschirmfreigabe und eine Chat-Funktion gehört ebenfalls zum Leistungsumfang. Verwendet man Teams in Kombination mit Outlook, ist das Tool in der Lage, anhand der Kalender der Teilnehmer neue Terminvorschläge zu machen.

Seit neuestem bietet Microsoft eine kostenlose Version von Teams an und steht damit in direkter Konkurrenz zu Zoom oder Skype. Für kleine Unternehmen könnte dieses Angebot bereits ausreichen. Für größere Unternehmen bieten sich jedoch die Business-Pakete an. Dafür sind pro Benutzer monatlich ab 4,20€ fällig, sofern man sich für das Jahres-Abo entscheidet.

Hier noch ein paar zusätzliche Gedanken zum Einsatz von Microsoft 365: Wer die vielen Funktionen und Möglichkeiten von Microsoft 365 – inklusive Teams – nutzt, braucht sich um andere Büroanwendungen kaum mehr Gedanken zu machen. Nahezu alles ist möglich!

Genau aus diesem Grunde kann es aber sehr aufwendig und schwierig sein, dieses Tool im Unternehmen zu integrieren. Damit alles reibungslos funktioniert, müssen sich alle Unternehmensteile auf die teambasierte Kommunikationsweise einlassen. Sinnvoll ist es dann, interne Schulungen abzuhalten.

Pro und Contra

+bis zu 250 Teilnehmer pro Videokonferenz

+Durchführung von Online Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern

+Plattformunabhängig

+Benutzermanagement

+Bildschirmfreigabe, Chat-Funktion, gemeinsame Notizen

+Aufzeichnung und Transkription

+Vielfältige Möglichkeiten in Kombination mit Microsoft 365 (z.B. automatische Terminvorschläge)

+Hohe Sicherheitsstandards (z.B. mehrstufige Identifizierung und SRTP-Verschlüsselung)

-Bei vielen Benutzern kann es recht teuer werden

-Ggf. interne Schulungen notwendig (wenn Teams als Teil von Microsoft 365 genutzt wird)

Drittes Tool: ZOOM

Zoom ist das Online Meeting Tool, das – zumindest in der öffentlichen Wahrnehmung – am meisten von der Coronakrise profitiert. In diesem Artikel haben wir Ihnen bereits haben wir Ihnen bereits die kostenlose Version vorgestellt. Darum konzentrieren wir uns hier auf die Frage, welche Funktionen erst in den Bezahlversionen verwendet werden können. Die monatlichen Tarife erstrecken sich dabei von 13,99€ (Pro) bis 18,99€ (Business) pro Moderator. In der Preiskategorie Enterprise richtet sich Zoom vorrangig an Großunternehmen.

Ab der Pro-Variante beträgt das Zeitlimit 24 Stunden. Dank der Benutzerverwaltung und mehreren Optionen in der Funktionssteuerung kann der Admin die Videokonferenzen besser steuern. Außerdem werden Statistiken darüber erstellt, wie oft und intensiv das Tool im Unternehmen genutzt wird. Die Audio- und Videoaufnahmen werden in der Cloud gespeichert. Die Speicherkapazität beträgt dort 1GB. In der Enterprise-Variante ist diese unbegrenzt. Außerdem können bis zu 1.000 Teilnehmer an einem Online Meeting teilnehmen.

Woran es aber noch hapert(e), sind die Themen Datenschutz und Sicherheit. Doch die Betreiber des Tools haben nach berechtigter Kritik Besserung gelobt und scheinen Wort zu halten. Seit dem Update auf Zoom 5.0 gibt es eine bessere Verschlüsselung (AES 256 Bit GCM), einen einfacheren Zugriff auf umfangreichere Sicherheitseinstellungen und mehr Kontrolle für die Gastgeber der Videokonferenz. Außerdem wurde am Thema Passwortschutz gearbeitet.

Im Gegensatz zu Microsoft Teams, das man eigentlich als Kernfunktion für die Zusammenarbeit mit Microsoft 365 bezeichnen kann, verfolgt Zoom das Ziel, schnelle Videochats zu ermöglichen. Dass das bestens funktioniert, zeigen die steigenden Nutzerzahlen. Wenn in einem Unternehmen nicht gleich die ganze Kommunikationsstruktur umgebaut werden soll und „nur“ ein zuverlässiges und einfach zu bedienendes Tool für Videokonferenzen gesucht wird, ist Zoom sicherlich die empfehlenswertere Lösung.

Pro und Contra

+Bis zu 1.000 Teilnehmer pro Online Meeting

+Plattformunabhängig

+Einfache Bedienung

+Aufzeichnungen der Videokonferenzen

+Cloud-Speicher

+Benutzerverwaltung

+Transkription (ab „Business“)

+Unterstützung durch einen Kundenmanager und Trendanalysen („Enterprise“)

-Ggf. teuer: Preise gelten jeweils für nur einen Moderator

+- Die Anstrengungen beim Thema Datenschutz sollte man als Kunde weiterhin verfolgen

Viertes Tool: GOTOMEETING

GoToMeeting (by LogMeIn) ist ein Tool für Online Meetings, Desktop Sharing und Videokonferenzen, das bereits seit 2004 erhältlich ist. Als einziger der hier vorgestellten Anbieter hat keine kostenlose Version im Portfolio. Das liegt sicherlich daran, dass sich die Lösungen von jeher an größere Unternehmen orientieren. Es stehen drei Varianten zur Verfügung: Professional (12,-€ monatlich / Organisator), Business (17,-€ monatlich / Organisator) und eine Enterprise-Version, die maßgeschneiderte Konfigurationen des Tools bietet.

Im günstigsten Tarif können bis zu 150 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen, im Enterprise-Paket bis zu 3.000. Die Videochats lassen sich schnell einrichten, laut Anbieter „mit nur einem Klick“. Mit GoToMeeting ist es möglich, den Bildschirm zu teilen (auch mobil), zu chatten und das Meeting aufzuzeichnen sowie zu transkribieren. Die Aufzeichnungen landen dann in der Cloud (mit unbegrenzter Speicherkapazität). Teilnehmer können sich auch per Telefon in die Konferenz einwählen.

Um die Zusammenarbeit zu optimieren, können Notizen gemacht und Zeichenwerkzeuge genutzt werden. Auch die Integration von externen Lösungen, z.B. Office-365 oder Google Kalender, ist möglich. Seit kurzem bietet GoToMeeting den „Pendlermodus“ an und verspricht „zuverlässige, störungsfreie und datensparende Meetings von unterwegs“. Dahingehend darf man gespannt sein, ob sich diese Funktion auch in Regionen bewährt, die unter einer chronisch schlechten Internetverbindung leiden …

Administratoren haben vielfältige Optionen, um Benutzer und Konferenzen zu verwalten und zu gestalten. Verwaltungsprotokolle und Berichte helfen bei der Aus- und Bewertung der Aktivitäten. Das Thema „Sicherheit und Compliance“ wird sehr ernst genommen. Verschiedene Maßnahmen (u.a. SSL, AES-256-Bit-Verschlüsselung, HIPAA-Kompatibilität) schützen vor einem Datenmissbrauch.

Neben GoToMeeting gibt es weitere Lösungen, mit denen man spezielle Kommunikationsformen organisieren kann. Mit GoToWebinar kann man Online Events veranstalten, mit GoToTraining Online Schulungen und mit OpenVoice „kristallklare“ Telefonkonferenzen durchführen. Mit GoToRooms lassen sich zudem Konferenzräume mit Hardware ausstatten.

Pro und Contra

+Bis zu 3.000 Teilnehmer pro Online Meeting

+Plattformunabhängig

+Einfache Bedienung

+Aufzeichnungen der Videokonferenzen

+Unbegrenzter Cloud-Speicher

+Hohe Sicherheitsstandards

+Transkription

+Umfangreiche Optionen für Administratoren

-Ggf. teuer: Preise gelten jeweils für nur einen Organisator

FAZIT

Wenn es um die reine Realisierung von Videokonferenzen geht, ähneln sich die vier Anbieter im Funktionsumfang. Wer „nur“ ein Tool sucht, um Online Meetings durchzuführen, sollte alle Tools testen (ggf. zunächst in der kostenlosen Version) und sich dadurch einen besseren Eindruck verschaffen. Auf einen Preisvergleich sollte man natürlich auch nicht verzichten. Werden viele Moderatoren / Organisatoren / Admins benötigt, kann es schnell teuer werden. Soll das Tool in größeren Unternehmen oder Konzernen als neuer Standard eingesetzt werden, ist eine umfangreiche Beratung sowieso unerlässlich.

Wenn nicht nur ein Tool für Videokonferenzen gesucht wird, sondern die gesamte Unternehmenskommunikation optimiert werden soll, drängt sich Microsoft Teams aufgrund des ganzheitlichen Ansatzes von Microsoft 365 als Lösung auf. Hier muss jedoch darauf geachtet werden, dass alle Unternehmensbereiche an einem Strang ziehen und die Einführung detailliert vorbereitet wird.

Urheber des Titelbildes: deagreez/ 123RF Standard-Bild

18. Mai 202013. Dezember 2023

Carsten Voeller

Mund-und Nasen-Maske einfach selber basteln – ohne Nähen

Seit dem 27. April gilt in Deutschland bundesweit die Maskenpflicht. Aufgrund der hohen Nachfrage ist es jedoch gar nicht so leicht, sich eine Maske zu besorgen. Masken sind Mangelware – in vielen Supermärkten sind sie nicht erhältlich oder ausverkauft. Auch bei Bestellungen im Internet ist man auf Glück angewiesen und wenn Masken verfügbar sind, dauert die Lieferung oft mehrere Tage oder sogar Wochen.

Die Lösung: Basteln Sie sich einfach selbst eine Behelfsmaske. Mit unserer simplen Schritt-für-Schritt-Anleitung geht das Basteln einer Maske schnell und unkompliziert von der Hand und macht sogar eine Menge Spaß. Das Beste daran: Sie benötigen für diese Technik keine Nähmaschine, die Anleitung können Sie ganz einfach mit alltäglichen Büroartikeln umsetzen.

Die Vorteile:

Das Basteln geht schnell und einfach: Ersparen Sie sich lange Lieferzeiten und mühsames Suchen in Drogeriemärkten. Mit unserer Anleitung dauert das Basteln weniger als 30 Minuten und Ihre Maske ist sofort einsatzbereit.
Gemeinsames Basteln macht Spaß: Mit der Familie Masken zu basteln ist ein Erlebnis, das gerade in der aktuellen Situation nicht nur Beschäftigung bietet, sondern auch zusammenschweißt. Vor allem Kinder lieben es, ihrer Fantasie und Kreativität beim Basteln freien Lauf zu lassen.
Simple Materialien: Für diese Bastel-Technik benötigen Sie keine Materialien aus dem Bastelfachgeschäft. Die Maske können Sie ganz einfach mithilfe alltäglicher Büroartikel herstellen.

Benötigte Materialien:

ca. 20x24cm Baumwollstoff
ca. 15x20cm saugfähiger Stoff, z.B. Küchenrolle
1 Schere
1 Maßband oder Lineal
2 Büroklammern
1 Heftstreifen
1 Hefter mit ausreichend Heftklammern
2 Elastikbänder oder Gummiringe
1 Kugelschreiber

So geht‘s:

Testen Sie, ob Sie durch den gewählten Stoff atmen können. Legen Sie den Stoff in eine doppelte Schicht und halten Sie ihn eng über Nase und Mund. Atmen Sie mehrmals ruhig ein und aus. Wenn Sie ohne Probleme atmen können, ist der Stoff für die Maske geeignet.
Bestimmen Sie mithilfe eines Lineals wie viel Sie von Ihrem Stoff abschneiden müssen, um ihn in die oben angegebenen Maße zu bringen. Die Schnittstellen können Sie zur Hilfe mit einem Kugelschreiber markieren.
Schneiden Sie Ihre Stoffe mithilfe einer Schere in die oben angegebenen Größen. Legen Sie das größere Stück Stoff gerade auf den Tisch und platzieren Sie den saugfähigen Stoff darüber.
Lösen Sie den Draht aus dem Heftstreifen. Platzieren Sie den Draht an der oberen Kante des kleineren Stoffstücks. Der Draht dient später als Nasendraht der Maske. Klappen Sie den Rand des Baumwollstoffs um, sodass er den Heftstreifen bedeckt.
Fixieren Sie den umgeklappten Rand mit Büroklammern oder tackern Sie ihn mit einem Hefter fest.
Klappen Sie auch den unteren Rand nach oben.
Legen Sie den kompletten Stoff nun in drei Falten und tackern Sie diese fest.
Klappen Sie den überstehenden Baumwollstoff links und rechts nach innen und tackern Sie diesen ebenfalls fest.
Ziehen Sie die Elastikbänder durch den Tunnelzug zwischen Baumwollstoff und saugfähigem Stoff und knoten Sie diese fest.
Ihre Behelfsmaske ist fertig und einsatzbereit!

Wichtig: Tipps zum Tragen der Maske

Waschen Sie sich vor dem Anlegen der Maske gründlich die Hände.
Die Maske sollte ohne Hohlräume am Gesicht anliegen. Berühren Sie die Maske im Laufe des Tages nicht mehr mit den Händen.
Trotz der Maske sollte der Sicherheitsabstand von 1,5m eingehalten werden. Denken Sie daran: Die Maske schützt Sie und Ihre Mitmenschen nur bedingt vor einer Übertragung.
Tragen Sie die Maske immer nur zwischendurch für kurze Zeitspannen (zum Beispiel für Erledigungen außer Haus) und nicht den ganzen Tag lang.
Waschen Sie sich nach dem Abnehmen der Maske ebenfalls gründlich die Hände.

Urheber des Beitragsbildes: helloitsme/ 123RF Standard-Bild

Urheber des Titelbildes: nk2549/ 123RF Standard-Bild

15. Mai 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Vision Board: Ziele visualisieren und erfolgreicher sein

Sie wollen Abnehmen, mit dem Rauchen aufhören, eine andere Sprache lernen oder einen neuen Job finden? Egal welche Ziele Sie verfolgen, ein Vision Board hilft Ihnen, sich diese vor Augen zu führen und sie zu erreichen. Was genau es mit der Methode auf sich hat, erfahren Sie hier.

Was ist ein Vision Board?

Das Vision Board ist eine Collage aus Bildern, Illustrationen, Stichworten und Zitaten. Es hilft Ihnen dabei, ihre eigenen Wünsche, Vorstellungen sowie Ziele bildlich darzustellen, sie so zu manifestieren und letztendlich auch zu erreichen.

Wie wird ein Vision Board erstellt?

Ein Vision Board können Sie ganz leicht in vier Schritten erstellen. Diese sind:

Sammeln Sie Ideen.

Schreiben Sie in einem ersten Schritt im Rahmen eines Brainstormings all Ihre Ziele auf. Seien Sie mutig und setzen Sie sich dabei keine Grenzen. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen:

Was möchten Sie erreichen?
Was möchten Sie gegebenenfalls weiter vertiefen oder ausbauen?
Was ist Ihnen im Leben wichtig?
Wie möchten Sie Ihre Ziele erreichen?

Formulieren Sie Ihre Ziele aus.

Schreiben Sie in einem nächsten Schritt Ihre kurz-, mittel- sowie langfristigen Ziele auf und setzen Sie Prioritäten. Dadurch wird Ihnen bewusst, was Sie eigentlich wirklich wollen.

Gestalten Sie Ihr Vision Board.

Im letzten Schritt ist Kreativität gefragt: Sammeln Sie Bilder, Illustrationen, Zitate, Stichworte, Merksätze und alles andere, was Sie dazu anspornen könnte, Ihr Ziel zu erreichen. Fündig werden Sie unter anderem in Zeitungen, Zeitschriften, Büchern aber auch im Internet auf Portalen wie Pinterest oder Instagram.

Drucken oder schneiden Sie Ihr Gesammeltes aus und stellen sie es zu einer Collage zusammen. Wie, das ist gänzlich Ihnen überlassen. Als Unterlage kann Ihnen ein Stück Pappe, eine Korktafel oder eine Magnetwand dienen.

Hängen Sie Ihr Vision Board gut sichtbar auf.

Ist Ihr Vision Board einmal fertig, sollte es natürlich auch prominent in Ihrem Zuhause platziert werden. Hängen Sie es am besten dort auf, wo Sie es täglich sehen können. Denkbar sind zum Beispiel der Flur oder das Arbeitszimmer.

Tipp: Ihr Vision Board können Sie nicht nur analog erstellen, sondern auch digital. Als Bildschirmhintergrund erinnert es Sie immer wieder an Ihre Ziele.

Urheber des Titelbildes: macrovector/ 123RF Standard-Bild

13. Mai 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Entspannt an den Hörer: 5 Tipps gegen Telefonangst

Rote Flecken im Gesicht, Angstschweiß auf der Stirn, Atemnot – nur, weil das Telefon klingelt? Das kann vor allem im Büro oder im Homeoffice problematisch werden, wenn das Telefonieren zu Ihrem Aufgabenbereich gehört. Wie sich die Telefonangst äußert und wie Sie sie überwinden können, erfahren Sie im Folgenden.

Telefonangst – das sind die Symptome

Eine Telefonangst kann sich unterschiedlich bemerkbar machen. So können Menschen Angst davor haben, ans Telefon zu gehen oder davor, einen Anruf zu tätigen. Oftmals trifft beides zu. Aber wovor ängstigen sich Betroffene eigentlich genau? Auch das ist verschieden. So können sie befürchten,

zu stottern
sich zu blamieren
etwas Falsches zu sagen
dass die Person am anderen Ende der Leitung schlecht von ihr denkt.

Aber mit einfachen Ritualen lässt sich die Furcht oftmals überwinden.

Telefonangst überwinden: 5 Tipps

Gespräch vorbereiten: Solange das Telefongespräch nicht unangekündigt kommt, können Sie es vorbereiten. Notieren Sie stichpunktartig, was Sie sagen wollen oder formulieren Sie einzelne Sätze vor. Gehen Sie gedanklich verschiedene Gesprächssituationen durch und überlegen Sie, was Sie wann sagen könnten. So gewinnen Sie Sicherheit.
Einstiegssatz formulieren: Der Anfang ist meist das Schwerste. Mit einem vorab festgelegten Einstiegssatz meistern Sie den Gesprächseinstieg souverän. Formulieren Sie deshalb einen Satz, den Sie zukünftig immer sagen, wenn Sie ans Telefon gehen. Lesen Sie ihn zunächst ab, später können Sie ihn vermutlich auswendig.
Üben: Übung macht oft den Meister und das ist auch beim Telefonieren so. Greifen Sie deshalb auch privat wieder öfter zum Hörer. Rufen Sie alte Bekannte an oder machen Sie Ihre Termine demnächst immer telefonisch aus anstatt per E-Mail. So gewinnen Sie Routine. Falls das nicht ausreicht, kann ein professionelles Telefontraining helfen.
Problem ansprechen: Gehen Sie bei der Arbeit offen mit Ihrer Angst um. Sie werden sehen, wie erleichternd das ist. Und keine Sorge: Ihre Kollegen werden bestimmt verständnisvoll sein und versuchen, Sie zu unterstützen.
Angst überwinden durch Konfrontation: Wer seine Angst bekämpfen möchte, sollte sich mit dieser konfrontieren. Denn je öfter man nicht ans Telefon geht, umso bedrohlicher wird die Situation für einen. Gehen Sie beim nächsten Klingeln also unbedingt an den Hörer. Sie werden vermutlich sehen, dass Telefonieren eigentlich gar nicht so schlimm ist.

Wichtig: Die Telefonangst ist auch eine Form einer sozialen Phobie. Bei einer starken Ausprägung der Angst kann eventuell ein Psychotherapeut helfen.

Urheber des Titelbildes: lenblr/ 123RF Standard-Bild

7. Mai 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Kaffee-Alternativen: Gesunde Wachmacher für den Start in den Tag

Nach dem Aufstehen brauchen Sie erst einmal eine Tasse Kaffee? Dann geht es Ihnen wie gut 60 Prozent der Menschen in Deutschland. Der koffeinhaltige Wachmacher gehört hierzulande zu den beliebtesten Getränken. Dabei gibt es für den Power-Kick am Morgen viele gesunde Alternativen. Welche? Das verraten wir Ihnen hier.

Ihr Kaffeekonsum ist ins Unermessliche gestiegen? Möglicherweise mögen Sie den Geschmack des Getränks auch nicht mehr oder es schlägt Ihnen zu sehr auf den Magen? Auf einen Wachmacher am Morgen wollen Sie trotzdem nicht verzichten? Wie wäre es dann mit folgenden gesunden Alternativen:

Schwarzer Tee

Schwarzer Tee ist wie Kaffee koffeinhaltig und eignet sich ebenfalls dazu, um in die Gänge zu kommen. Der Vorteil von schwarzem Tee: Das Koffein wirkt anders als bei Kaffee. Es ist in sogenannten Gerbstoffen gebunden, was die Wirkung langsamer und sanfter einsetzen lässt. Der Wachmacher-Effekt hält also länger an und ist damit insgesamt nachhaltiger.

Matcha

Grüne Konkurrenz für Kaffee kommt aus Japan: Die Rede ist von Matcha. Hierbei handelt es sich um Grüntee, der gemahlen, mit Wasser aufgegossen und anschließend mit einem Schneebesen aufgeschäumt wird. Das Getränk mit der knallgrünen Farbe enthält wie Schwarztee Koffein, das länger wach machen soll.

Zitrone

Dank Vitamin C stecken in einer Zitrone viele Talente: Die Zitrusfrucht stärkt nicht nur das Immunsystem, sondern bringt obendrein auch den Stoffwechsel in Schwung. Der perfekte Power-Kick am Morgen!

Ginseng

Zurück zur Wurzel: Ein natürlicher Wachmacher ist auch Ginseng. Die Pflanze wirkt auf sanfte Weise aufputschend und kommt dabei wie Zitrone ohne Koffein aus. Ginseng steht Kaffee als Wachmacher also in nichts nach.

Ingwer

Wenn es um gesunde Kaffee-Alternativen geht, dann darf auch Ingwer nicht fehlen. Die Power-Knolle schmeckt scharf und bringt dadurch den Kreislauf in Schwung – und gut fürs Immunsystem ist die Wurzel obendrein.

Mate

Einen ordentlichen Energieschub liefert darüber hinaus Mate. Für das koffeinhaltige Szene-Getränk werden die getrockneten Blätter des Mate-Strauchs klein geschnitten und mit heißem Wasser überbrüht. Die ideale Temperatur dafür liegt bei 70 bis 80 Grad. Mate Tee zeichnet sich durch einen rauchigen Geschmack aus und ist dabei aber gleichzeitig ein wenig süßlich und leicht bitter.

Guarana

Guarana ist in erster Linie bekannt als Wachmacher in diversen Energydrinks. Die roten Früchte aus dem Amazonasgebiet gibt es aber auch in Pulverform zum Aufgießen. Sie schmecken herb und gelten als schonender Kaffee-Ersatz.

Urheber des Titelbildes: klenova/ 123RF Standard-Bild

5. Mai 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Wenn der Job den Schlaf raubt: Schlafstörungen mit Hausmitteln bekämpfen

Sie können abends nicht einschlafen, denken nachts oft Stundenlang an die Arbeit und sind morgens wie erschlagen, wenn der Wecker klingelt? Falls Schlaflosigkeit Sie dauerhaft quält, sollten Sie handeln! Bevor Sie zu Medikamenten greifen, können auch einfache Hausmittel Abhilfe schaffen.

Welche Ursachen gibt es für Schlafstörungen?

Schlafstörungen erlebt nahezu jeder Mensch im Laufe seines Lebens. Schätzungen zufolge leiden in Industrieländern rund zehn bis 20 Prozent der Bevölkerung an Schlafstörungen, wie das Portal “Praxisvita“ schreibt. Die Ursachen dafür sind unterschiedlich. So können unter anderem folgende Dinge dafür verantwortlich sein, dass Sie nachts nicht zur Ruhe kommen:

körperliche Auslöser wie z.B. eine Schilddrüsenerkrankung
Angewohnheiten wie Alkohol- oder Kaffeekonsum am Abend
Stress bei der Arbeit oder im privaten Umfeld

Schlafstörungen mit Hausmitteln bekämpfen: Tipps

Medikamente sollten immer das letzte Mittel zur Bekämpfung der Schlafstörung sein. Besser ist es, mit einfachen Hausmitteln zu versuchen, wieder besser zu schlafen.

Entspannung: Wer nachts wach liegt, fängt oft an zu grübeln.. Alltagsprobleme wie Stress mit den Kollegen zu bedenken, helfen nicht, entspannt einzuschlafen. Versuchen Sie lieber, tagsüber mit Freunden und Familienmitgliedern über Ihre Sorgen zu sprechen, damit Sie die Probleme weniger belasten. Oder suchen Sie sich professionelle Hilfe. Gezielte Entspannungsübungen wie autogenes Training sind ebenfalls eine Möglichkeit, um Stress abzubauen und besser einzuschlafen. Auch Entspannungsbäder mit ätherischen Ölen wie Latschenkiefer oder Lavendel wirken beruhigend.
Einschlafrituale sind eine weitere Möglichkeit, um vor dem Zubettgehen zur Ruhe zu kommen. Nutzen Sie abends eine eigene Routine und signalisieren Sie dem Körper so, dass Schlafenszeit ist. Lesen Sie abends beispielsweise ein Buch, hören Sie einen Podcast oder Ihre Lieblingssmusik, machen Sie Yoga oder nehmen Sie einen beruhigenden Schlummertrunk wie beispielsweise Baldrian- oder Melissentee zu sich. Als bewährtes Hausmittel bei Schlafstörungen gilt zudem heiße Milch mit Honig. Wichtig: Alkohol und koffeinhaltige Getränke sorgen eher dafür, dass Sie unruhig schlafen.
Sport macht müde und hilft deshalb ebenfalls gegen Schlafstörungen. Allerdings sollten Sie die sportliche Aktivität nicht als Einschlafritual nutzen, da der Körper nach der Anstrengung Zeit braucht, um wieder zur Ruhe zu kommen. Nutzen Sie lieber den späten Nachmittag für eine Joggingrunde durch den Park oder den Gang ins Fitnessstudio.
Aufstehen: Was zunächst paradox klingt, hilft tatsächlich: Anstatt krampfhaft zu versuchen, einzuschlafen, ist es manchmal besser, aufzustehen und etwas anderes zu machen. Lesen Sie etwas oder hören Sie Musik, um auf andere Gedanken zu kommen – und
legen Sie sich erst danach wieder ins Bett.
Günstige Rahmenbedingungen schaffen: Zu einem guten Schlaf gehören auch die richtigen äußeren Faktoren. So ist es vorteilhaft, immer einen bestimmten Schlafrhythmus einzuhalten: Gehen Sie auch am Wochenende zur gleichen Zeit ins Bett wie unter der Woche und verzichten Sie auf einen langen Mittagsschlaf (Experten empfehlen 30 Minuten). Das Schlafzimmer sollte abgedunkelt und nicht wärmer als 18 Grad sein. Fernseher, Laptop und Smartphone sind im Schlafzimmer verboten.

Schlafstörungen: Wann zum Arzt?

Schlafstörungen sind nicht nur lästig, sondern können langfristig gesundheitliche Folgen wie Depressionen, reduzierte Leistungsfähigkeit oder Herz-Kreislauferkrankungen zur Folge haben. Wer trotz aller Bemühungen dauerhaft schlecht schläft, sollte deshalb unbedingt zum Arzt gehen. Dieser kann mögliche gesundheitliche Ursachen diagnostizieren und behandeln. Auch eine Möglichkeit: Schlafmediziner können die Schlafgewohnheiten untersuchen und verbessern.

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27. April 202021. Dezember 2021

Kathrin Mannier

Hotel Office statt Home Office?

Die Corona-Krise bringt viele Veränderungen mit sich. Viele Angestellte arbeiten von zuhause. Experten vermuten, dass dieser „Push“ für das Home Office auch nach der Krise weitergehen wird. Sofern man alleine wohnt und keine Kinder hat, lässt sich die Situation gut aushalten. Wer Probleme mit der Produktivität hat, findet schnell passende Tipps für das Arbeiten im Home Office.

Hat man als kinderloses Pärchen jedoch nur einen begrenzten Wohnraum zur Verfügung, kann man sich gegenseitig schnell auf die Nerven gehen. Noch angespannter ist die Situation bei Eltern, die nicht in systemrelevanten Jobs arbeiten und ihre (kleinen) Kinder daher aktuell nicht zur Betreuung – Kita oder Schule – bringen dürfen. Da ist es sehr schwierig, Haushalt, Kinderbetreuung und Home Office unter einen Hut zu bringen.

Der Schwierigkeitsgrad erhöht sich bei Alleinerziehenden nochmals. Ohne geregelte Kinderbetreuung ist es fast unmöglich, zuhause produktiv zu arbeiten. Da viele Kindergärten und Schulen noch Platz in der Notbetreuung haben, bleibt zu hoffen, dass auch diese Personengruppe entlastet wird.

Einerseits bleibt festzuhalten, dass es viele Menschen gibt, die im Home Office zu vielen Störfaktoren ausgesetzt sind, um vernünftig arbeiten zu können.

Andererseits liegt fast die gesamte Hotelbranche brach, weil es aktuell keinen Tourismus gibt und die Geschäftskunden ausbleiben – weil sie überwiegend im Home Office arbeiten und mit Hilfe von Videokonferenzen kommunizieren. Einige Hoteliers hatten da eine gute Idee …

Hotelzimmer als Alternative für das Home Office

Not macht erfinderisch. In der Corona-Krise sieht man viele neue, teils interessante „Erfindungen“. Die Idee, Hotelzimmer zum Arbeiten zur Verfügung zu stellen, ist eine davon. Man könnte die Konstellation auch als Win-Win-Situation bezeichnen, jedoch geht es bei den Hotels eher darum, die finanziellen Einbußen ein wenig zu reduzieren. Denn eines ist klar: Mit der tagesweisen Vermietung der Hotelzimmer lassen sich die großen Verluste nicht kompensieren.

Für alle Angestellten, die zuhause nicht die notwendigen Voraussetzungen für einen reibungslosen Arbeitstag vorfinden, kann das Hotel Office ein echter Segen sein. Hier hat man absolute Ruhe. Das ist insbesondere für Telefonate und Online Meetings sehr erholsam. Keine Kinder, die schreiend durch das Bild laufen. Keine Hunde, die laut bellen, weil Sie noch nicht Gassi gegangen sind. Und außerdem gibt es keine „lustigen“ Kommentare wegen unaufgeräumter Wohnungen oder die ggf. eigenwillige Innenausstattung.

Ein weiteres Plus ist die schnelle Internetverbindung, die die meisten Hotels anbieten. In manchen Gegenden ist Deutschland immer noch ein digitales Entwicklungsland. Und bei einer geringen Übertragungsrate kann das Home Office nicht wirklich gelingen. Und sofern es das Hotel anbietet, können Sie sich Snacks und/ oder das Mittagessen aufs Zimmer bringen lassen. Sie sehen, Hotel Office hat so manche Vorteile gegenüber dem „normalen“ Home Office.

So finden Sie Ihr Hotel Office

Auf der Website Home-Office im Hotel finden Sie aktuell (Stand: Mitte April 2020) über 500 Hotels in Deutschland, Österreich und der Schweiz, die Hotelzimmer als Büros vermieten. Sie können entweder nach Postleitzahlen filtern oder per Karte suchen.

Die Preise variieren stark und auch die Angebote sind vielfältig. Mal sind Frühstück und Mittagessen inklusive, mal sind sogar Haustiere willkommen. Manche Hotels bieten das Zimmer bis 18 Uhr an, andere bis 22 Uhr. Es sind auch ein paar „Schmankerl“ dabei. In Hamburg können Sie sich beispielsweise ein Hausboot mieten. Das klingt dann schon fast zu sehr nach Urlaub …

25hours hotels ist in vielen Großstädten vertreten und bietet neben High-Speed WLAN und einem hochwertigen Bluetooth Lautsprecher auch die Möglichkeit, sich ein Fahrrad zu leihen. Und auch das Toilettenpapier (!) ist inklusive. In heutigen Zeiten auch nicht unwichtig.

Auch die Hotelvermittlung HRS hat mit „MeWork“ eine Initiative gestartet, mit der Sie Ihr Hotel Office finden können. Momentan funktioniert die Buchung jedoch nicht über die normale Hotelsuche, sondern via Kontaktformular. Das Angebot richtet sich wohl auch eher an größere Unternehmen, die für mehrere Mitarbeiter einen ruhigen Arbeitsort suchen.

Damit wären wir auch schon beim Thema Kosten. Wenn Sie Solo-Selbständige/r sind, haben Sie keine andere Wahl, als das Hotelzimmer selbst zu bezahlen. Sie sollten jedoch mit Ihrer Steuerberatung sprechen, ob und wie Sie die Kosten ansetzen können. Und falls Sie angestellt sind, aber zuhause nur sehr eingeschränkt arbeiten können, sollten Sie Ihren Chef fragen, ob eine Kostenübernahme möglich ist. In vielen Fällen reicht es – auch aufgrund der Kurzarbeit – sicherlich auch aus, ein bis zwei Tage im Hotel Office zu sein.

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22. April 202021. Dezember 2021

Carsten Voeller

Kostenlose Tools für Videokonferenzen

In vielen Unternehmen müssen die Arbeitsstrukturen wegen der anhaltenden Corona-Krise angepasst werden. Sofern es möglich ist, sollen die Mitarbeiter im Home Office arbeiten. In den meisten Fällen klappt das erstaunlich gut. Ein wichtiger Erfolgsfaktor sind dabei Videokonferenzen. Viele Experten vermuten, dass die Themen Home Office und Videokonferenzen auch nach überstandener Krise deutlich wichtiger sein werden als es vorher der Fall war.

Zwar kann eine digitale Konferenz den persönlichen Kontakt nicht adäquat ersetzen, ermöglicht aber eine andere Art der Face-to-Face-Kommunikation. Der Austausch wird im Vergleich zum Verschicken vom E-Mails lebendiger. Lösungen können meist schneller erarbeitet werden, weil man sich die „Bälle“ in Echtzeit zuspielt. Außerdem hat man die Möglichkeit, Mimik und Gestik der Teilnehmer in die Interpretation des Gesagten einfließen zu lassen.

Tools für Videokonferenzen gibt es bereits jetzt zur Genüge. Anhand der großen Nachfrage werden mittelfristig wohl noch weitere Anbieter dazukommen. Aber welche kostenlosen Tools eignen sich besonders für eine gelungene und produktive Videokonferenz?

In diesem Artikel möchten wir Ihnen mit Skype, Zoom und WhatsApp drei kostenlose Tools vorstellen, die sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie Start-Ups eignen. Auch für Solo-Selbständige und Freiberufler können Videokonferenzen sinnvoll sein, z.B. um sich mit Projektteilnehmern und Kunden abzusprechen.

ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN

Für eine Videokonferenz benötigen Sie einen Desktop-PC, ein Netbook, ein Tablet-PC oder ein Smartphone. Normalerweise haben alle modernen Geräte ein eingebautes Mikrofon, Lautsprecher und eine Kamera an Bord. Sollte das nicht der Fall sein, gibt es auch externe Lösungen. Ein Headset, das Kopfhörer und Mikrofon vereint, kann sich generell als sinnvoll herausstellen, da die Klangqualität häufig besser ist.

Jetzt fehlt nur noch eine stabile Internetverbindung und es kann losgehen. Um ruckelnde Videos zu vermeiden, sollte Ihr Internetanschluss über eine gewisse Bandbreite verfügen. Skype empfiehlt für Videokonferenzen mit mehr als 7 Personen eine Download-Geschwindigkeit von 8 Mbit/s und eine Upload-Geschwindigkeit von 512 Kbit/s.

Erstes Tool: SKYPE

Skype ist der „Dinosaurier“ unter den Tools für Videokonferenzen bzw. Bildtelefonie und wurde 2003 von einem Schweden und einem Dänen in Luxemburg gegründet. Der Hype um die neuartige Kommunikation via Internet war von Beginn an riesig. Teilweise wird der Begriff „skypen“, der auch im Duden aufgenommen wurde, sogar als Synonym für ein Online Meeting verwendet. 2005 wurde Skype von eBay für 3,1 Milliarden US-Dollar aufgekauft, 2011 dann von Microsoft für 8,5 Milliarden US-Dollar.

Um eine Videokonferenz mit Skype zu starten, können Sie sich entweder eine App für die entsprechende Plattform (Windows, Mac, Android, iOS) herunterladen oder die Online-Version über einen Browser verwenden (web.skype.com). Zur Verfügung stehen dafür leider nicht alle Internetbrowser, sondern nur Microsoft Edge und Google Chrome.

Die Online-Version hat den Vorteil, dass alle Funktionen immer auf dem neuesten Stand sind. Eine heruntergeladene Software müssen Sie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wenn Sie Skype in einem Inkognito- bzw. InPrivate-Fenster öffnen, werden keine Cookies verwendet und keine Daten gespeichert. Sie können eine Videobesprechung sogar ohne Registrierung einrichten und müssen dabei auf keine Funktionalität verzichten. Das Anlegen eines Microsoft-Accounts hat jedoch unter anderem den Vorteil, direkt auf Kontakte zugreifen zu können.

In der kostenlosen Variante können bis zu 50 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Dieses Limit sollte für die oben genannte Zielgruppe bei Weitem genügen. Ein Zeitlimit existiert nicht. Die Videoanrufe werden in HD-Qualität übertragen und können sogar aufgezeichnet werden. Die Aufzeichnungen werden direkt in der Cloud gespeichert, so dass man sich keine Gedanken über die Speicherkapazität der eigenen Festplatte machen muss. Sie können sich die Videos innerhalb von 30 Tagen jedoch auch herunterladen.

Eine für Business-Zwecke sehr sinnvolle Funktion ist die Bildschirmübertragung. Die anderen Teilnehmer können dann Ihren Bildschirm einsehen. So können Sie sich gemeinsam Präsentationen anschauen oder sich bei Software-Problemen gezielt(er) helfen lassen.

Darüber hinaus können Sie mit Skype während der Videokonferenz Textnachrichten, Dateien (bis zu 300 MB) und Links verschicken. Skype ist auch in der Lage, Live-Untertitel einzublenden und bietet sogar die Möglichkeit einer Echtzeitübersetzung an. Beides ist jedoch optimierungsbedürftig. Ein nettes Feature ist das Weichzeichnen des Hintergrunds. So liegt der Fokus ganz auf den Teilnehmern.

Was es in der kostenlosen Skype-Version nicht gibt, sind eine Nutzerverwaltung und ein Whiteboard, an dem man gemeinsam Ideen bearbeiten kann. Ein Wechsel zu Skype for Business lohnt sich nicht, da es ein Auslaufmodell ist. Wer diese Funktionen benötigt, sollte sich Microsoft Teams anschauen, quasi die Weiterentwicklung von Skype for Business. In der kostenpflichtigen Version von Microsoft Teams können bis zu 250 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Außerdem sind Online-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern möglich.

Pro und Contra

weit verbreitet
auch via Browser nutzbar
bis zu 50 Teilnehmer
Aufzeichnungen in der Cloud
Teilen des Bildschirms möglich
Weichzeichnen des Hintergrunds
Videokonferenz ohne Registrierung möglich
Versenden von Dateien und Textnachrichten
Web-Version nicht über Firefox und Safari nutzbar
kein Whiteboard für gemeinsames Arbeiten
keine Nutzerverwaltung
keine Einwahl per Telefon

Zweites Tool: ZOOM

Zoom Video Communications wurde 2011 gegründet und hat seinen Unternehmenssitz in San José (USA). Zoom gehört zu den wenigen Gewinnern der Corona-Krise. Während das Tool im Dezember 2019 von 10 Millionen Nutzern verwendet wurde, stieg die Nutzerzahl im März 2020 auf sagenhafte 200 Millionen.

Zoom ist für alle gängigen Betriebssysteme als Download verfügbar. Sie können aber auch die Web-App über einen Internetbrowser öffnen. Das funktioniert, wie bei Skype, mit Chrome und Edge, aber zusätzlich auch mit Firefox und Safari.

In der kostenlosen Version können bis zu 100 Personen an einer Videokonferenz teilnehmen. Auch eine Einwahl per Telefon ist möglich. Anders als bei Skype benötigt mindestens ein Teilnehmer einen Account, um das Online Meeting zu starten. Eine Videokonferenz endet nach 40 Minuten. Wer länger braucht, muss die kostenpflichtige Version erwerben – oder ein neues Meeting organisieren.

Während der Videobesprechung können Sie über die Chat-Funktion bequem Textnachrichten und Dateien versenden. Zoom bietet darüber hinaus auch ein Whiteboard an, das gemeinsam bearbeitet werden kann. Das Teilen des eigenen Bildschirms ist ebenfalls möglich. Praktischerweise können Sie auch nur einen Teil Ihres Bildschirms freigeben und somit private Inhalte schützen.

Zoom-Videokonferenzen können in der kostenlosen Version nur lokal, d.h. auf Ihrem System, aufgezeichnet werden. Eine Speicherung in der Cloud ist nur in der Bezahlvariante verfügbar.

Galt Zoom vor der „Explosion“ der Nutzerzahlen in den USA als besonders zuverlässig, so wurden in den letzten Wochen einige schwerwiegende Sicherheitslücken und Datenschutzprobleme bekannt. Das Tool verstößt z.B. in Sachen Tracking gegen die DSGVO, kann via iOS-App personenbezogene Daten an Facebook weitergeben und verwendet (noch) keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

Hacker machten sich bereits mehrfach die Sicherheitslücken zunutze und initiierten das sogenannte „Zoombombing“. Sie klinkten sich in Videokonferenzen ein und blendeten darin beispielsweise obzöne Fotos ein.

Mit wenigen Handgriffen können Sie Ihre Zoom-Meetings aber relativ schnell sichern:

Sichere Passwörter verwenden
Virtuelles Wartezimmer einrichten (Zutritt nur bei Bestätigung des Admins)
ID teilen, nicht den Link

Laut Unternehmenschef kümmern sich die Zoom-Programmierer in nächster Zeit ausschließlich um die Sicherheitsprobleme der Software. Das ist sehr löblich, dennoch sollten Sie bei Zoom-Videokonferenzen nicht unbedingt Betriebsgeheimnisse verraten, sensible Themen ansprechen oder wichtige Daten preisgeben. Es ist jedoch auch nicht damit zu rechnen, dass sich böswillige Hacker kleine Unternehmen, Start-Ups und Selbständige als Zielscheiben aussuchen.

Pro und Contra

bis zu 100 Teilnehmer
seit Beginn der Corona-Krise weit verbreitet
Einwahl per Telefon möglich
Aufzeichnungen möglich (lokal)
Whiteboard
Teilen des Bildschirms möglich (auch auschnittsweise)
Versenden von Dateien und Textnachrichten
Web-Version für alle gängigen Browser (Chrome, Firefox, Edge und Safari)
keine Nutzerverwaltung
Zeitlimit 40 Minuten pro Konferenz
Mindestens ein Teilnehmer muss sich registrieren
Sicherheitsbedenken

Drittes Tool: WHATSAPP

WhatsApp wurde 2009 gegründet und gehört seit 2014 zu Facebook. Im Prinzip handelt es sich um eine clevere Weiterentwicklung der klassischen SMS, funktioniert jedoch nicht über das Mobilfunknetz, sondern mit einer Internetverbindung. Durch die Möglichkeit, Gruppen-Chats einzurichten und verschiedene Dateiformate zu verschicken, wurde WhatsApp schnell zum neuen Standard für die (schnelle) alltägliche Kommunikation – trotz zeitweiser Sicherheitsbedenken.

Seit Ende 2016 ist auch Videotelefonie via WhatsApp möglich. Das funktioniert bislang nur mit dem Smartphone, so dass es sich um kein „echtes“ Tool für Videokonferenzen handelt. Wir haben es dennoch in unsere Liste aufgenommen, weil es insbesondere für die schnelle Ad-hoc-Kommunikation optimal eignet.

Bis zu vier Personen können an einem Gruppen-Videoanruf teilnehmen. Seit Kurzem müssen Sie für den Start des Video-Meetings einfach in der entsprechenden Gruppe das Video-Symbol anklicken. Vorteilhaft ist, dass die Übertragung mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gesichert ist. Selbst WhatsApp ist nicht in der Lage, die Inhalte zu entschlüsseln.

Die Qualität der Darstellung richtet sich übrigens nach dem Teilnehmer mit der schwächsten Verbindung. Jeder Teilnehmer sollte also vor der Videobesprechung prüfen, ob seine Internetverbindung stabil ist.

Pro und Contra

sehr weit verbreitet
sehr einfache Bedienung
ideal für spontane Videobesprechungen (unterwegs)
nur 4 Teilnehmer
nur über Smartphones nutzbar

FAZIT

Es ist schon erstaunlich, wie umfangreich die Funktionen in kostenlosen Tools sind. Die Mehrheit der kleinen und mittleren Unternehmen, Start-Ups sowie Selbständigen muss für Videokonferenzen daher nicht unbedingt Geld investieren. Erst wenn es darum geht, den Nutzern verschiedene Rollen zuzuteilen oder die gemeinsame Arbeit während einer Videobesprechung zu optimieren, sind kostenpflichtige Tools sinnvoll.

Wer in Videokonferenzen (geheimes) Insiderwissen bespricht, sollte das nicht unbedingt über kostenfreie Tools machen. Bezahl-Tools bieten dahingehend sicherlich größeren Schutz.

Urheber des Titelbildes: antonioguillem/ 123RF Standard-Bild