Computerarbeit und Pausen: Wie viele PC-Stunden sind ungesund?

Im digitalen Zeitalter gehört die Computerarbeit für viele Menschen zum Berufsalltag. Die stundenlangen Arbeitsphasen vor dem Bildschirm stellen eine enorme Belastung dar und können zu gesundheitlichen Problemen führen – Computerarbeit ohne Pausen erhöht das Risiko deutlich.

Die Folgen von Computerarbeit ohne Pausen

Pausenlose Computerarbeit kann eine ganze Reihe von körperlichen Beschwerden mit sich bringen:

  • Dazu zählen unter anderem Farbsinnstörungen und Minderungen der Sehschärfe.
  • Neben einer Beeinträchtigung der Augenfunktionen kann die Arbeit vor dem Bildschirm auch zu chronischen Rückenschmerzen führen. So geht die Computerarbeit häufig mit einer verkrampften Sitzposition einher, was die Gefahr für ein schmerzhaftes Rückenleiden zusätzlich erhöht.
  • Außerdem kann die Arbeit an PC und Notebook sowohl zur körperlichen als auch zur mentalen Ermüdung führen. Konzentrationsprobleme und eine ganzheitlich eingeschränkte Leistungsfähigkeit sind die Folgen.

Experten für Ergonomie am Arbeitsplatz stellen immer wieder klar: Computerarbeit mit Pausen senkt keinesfalls die Produktivität, sondern sichert und steigert sogar die Leistungsfähigkeit von Arbeitnehmern.

Ihre Empfehlung lautet: „Bei stark vorbestimmten Arbeiten, wie z. B. Daten- und Texterfassung oder im Call Center, sollte die Bildschirmarbeit möglichst auf vier Stunden pro Tag begrenzt und Tätigkeitswechsel eingeplant werden.“ Wer solange arbeitet, müsse bereits mit Sehschärfeminderungen und Farbsinnstörungen rechnen. Allerdings stellen sie auch fest: „Leider ist das in der Praxis kaum umsetzbar.“

Wie sich in Computerarbeit Pausen einbinden lassen

Wer in seine Computerarbeit kurze Pausen einbaut, ermöglicht eine gezielte Regeneration. Die sogenannte Bildschirmarbeitsverordnung liefert sinnvolle Anhaltspunkte für die praktische Umsetzung: Grundsätzlich wird pro Arbeitsstunde mit Computer oder Laptop zu einer Pause von fünf bis zehn Minuten geraten.

Allerdings gibt es seitens der Arbeitnehmer kein Recht auf eine bezahlte Arbeitsunterbrechung. Computerarbeit mit Pausen wird meist durch sogenannte Mischarbeit erreicht: durch den Gang zum Drucker, ein Arbeitsgespräch mit Kollegen, ein Telefonat oder einen Kundentermin.

Kurzpausen und ergonomische Büroausstattung kombinieren

Kurze Pausen wirken den Erschöpfungssymptomen entgegen und verhindern die geistige Ermüdung. Im Idealfall wird die Bildschirmpause für einen kurzen Spaziergang oder leichte Dehnübungen genutzt, um den Körper gezielt zu entlasten.

Als ergänzende Maßnahme empfiehlt sich die Investition in komfortables Mobiliar. Dazu gehören zum Beispiel höhenverstellbare PC-Tische und bequeme Stühle mit ergonomisch geformter Rückenlehne. In Kombination mit Kurzpausen wird so gesundheitlichen Beschwerden vorgebeugt und die Produktivität gesteigert. Die Arbeitsunterbrechungen entlasten die Augen und fördern die geistige Entspannung.

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Vorsätze fürs neue Jahr: Die besten Tricks und Tools gegen Aufschieberitis

Gute Vorsätze für das neue Jahr zu formulieren, ist für viele Menschen ein wichtiges Ritual. Doch um die gesteckten Ziele auch zu erreichen, muss das permanente Aufschieben verhindert werden. Ein mühsames Unterfangen. Was hilft wirklich gegen die alljährliche „Aufschieberitis“?

Wie Aufschieben die Vorsätze fürs neue Jahr ruiniert

Das dauerhafte Aufschieben von Aufgaben und Erledigungen zählt zu den größten Hindernissen auf dem Weg zum persönlichen Erfolg. Manchmal kann das Aufschieben sogar pathologisch werden.

Dann liegt eine sogenannte Prokrastination vor, eine Angststörung, die sich ohne professionelle psychologische Unterstützung kaum überwinden lässt. Laut Experten führt ständiges Aufschieben dazu, dass die beruflichen und privaten Ziele nicht erreicht werden. Persönliche Potenziale werden nicht ausgeschöpft. Was also hilft?

Wie das Salami-Prinzip hilft, die Vorsätze fürs neue Jahr zu realisieren

Um dem weit verbreiteten Aufschiebe-Problem entgegenzuwirken (und beispielsweise die guten Vorsätze für das neue Jahr ausnahmsweise mal zu realisieren), empfiehlt sich grundsätzlich das sogenannte Salami-Prinzip: Demzufolge sollten große Ziele und Projekte in kleine Teilschritte unterteilt werden – die man scheibchenweise abarbeitet.

Im Idealfall werden verschiedene Zwischenziele schriftlich festgehalten, sodass sich der Fortschritt laufend verfolgen lässt.

Durch dieses Vorgehen lassen sich immer wieder kleine Erfolgserlebnisse feiern, was für die langfristige Motivation von entscheidender Bedeutung ist.

Wie Apps und Gadgets die Aufschieberitis stoppen sollen

Heutzutage gibt es für fast alles eine App. So verwundert es wenig, dass sich in den App-Stores von Google und Apple zahlreiche Anwendungen gegen das Aufschieben der guten Vorsätze für das neue Jahr tummeln.

Nur einige Beispiele für Anti-Aufschieberitis-Apps:

  • Apps wie „ShutApp – Digital Detox“ (Apple) und „Digital Detox Challenge“ (Android) ermöglichen es, persönliche Regeln für die Nutzung digitaler Anwendungen festzulegen. Es lässt sich eine maximale Nutzungszeit etwa für Facebook und YouTube definieren, wodurch Phasen des Ablenkens und Aufschiebens auf ein Minimum reduziert werden.
  • Auch die App „ClearFocus“ (nur Android) kann einen wertvollen Beitrag leisten, um die Produktivität zu steigern und das Aufschieben von Aufgaben zu verhindern. Zu diesem Zweck deaktiviert die Software automatisch sämtliche Internetverbindungen von Smartphones und Tablets. Nach einer ungestörten Arbeitseinheit von 25 Minuten sind WhatsApp, Facebook und Co wieder erreichbar, bis nach fünf Minuten eine neue Offline-Phase startet.

Noch radikalere Gadgets sind in den USA im Umlauf: Das Armband „Pavlok“ versetzt seinem Träger einen Elektroschock von bis zu 340 Volt, wenn dieser sich beispielsweise zu lange von seinem Schreibtisch entfernt. Autsch!

Wir empfehlen unseren Lesern dann doch eher die Salami-Methode.

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Büro absetzen: Wer darf wieviel steuerlich geltend machen?

Ein Büro in den eigenen vier Wänden bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich. Aber lässt sich ein heimisches Büro auch absetzen? Wer kann ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen? Wir haben die wichtigsten Informationen und Tipps für 2016/17 zusammengefasst.

 

Büro absetzen: Welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen

Wenn Ihnen Ihr Arbeitgeber keinen eigenen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, können Sie Ihr Büro absetzen. Das Homeoffice kann dann steuerlich geltend gemacht werden.

Falls Sie aber freiwillig in das heimische Büro ausweichen, gilt grundsätzlich ein Abzugsverbot.

Eine weitere Ausnahme stellt die Situationen von Selbstständigen dar, die ausschließlich von zu Hause aus arbeiten. Dazu zählen zum Beispiel freiberufliche Journalisten und Grafiker. Das entsprechende Zimmer muss von ihnen laut Gesetz zu 90 Prozent beruflich genutzt werden, um die zugehörigen Kosten von der Steuer absetzen zu können.

Um ein Büro abzusetzen, dürfen die Räumlichkeiten also lediglich zu maximal zehn Prozent privat genutzt werden.

 

Was Sie steuerlich absetzen können

Abhängig von der beruflichen Situation wird das Heimbüro unterschiedlich abgeschrieben: Als Selbstständiger geben Sie die Kosten als Betriebsausgaben an, während Angestellte die Aufwendungen unter Werbungskosten aufführen.

Der maximal absetzbare Kostenaufwand liegt bei 1.250 Euro im Jahr, was Sie im Rahmen der Steuererklärung unbedingt beachten müssen.

Neben der Miete für den jeweiligen Raum lassen sich auch die Nebenkosten anteilig abschreiben. Dazu gehören etwa die monatlichen Zahlungen für Strom und Heizung.

Im Falle einer Renovierung des Arbeitszimmers können Sie die Kosten für Tapeten und Farben von der Steuer absetzen.

 

Einrichtung und Arbeitsmittel im Büro absetzen

Sie haben einen Arbeitsplatz in der Firma, möchten aber trotzdem ein externes Büro absetzen? Dann muss sich das zusätzliche Arbeitszimmer außerhalb Ihrer privaten Wohnung befinden. Der Gesetzgeber erlaubt die Abschreibung von solchen zusätzlichen Arbeitsräumen.

Darüber hinaus können Sie Einrichtungsgegenstände wie Regale, Stühle und Tische als Arbeitsmittel angeben, um Ihre Steuerlast weiter zu reduzieren. Auch Gardinen und Beleuchtungen lassen sich steuerlich geltend machen, was das enorme Einsparpotential unterstreicht.

Tipp: Eine empfehlenswerte Ratgeberseite zum Thema Büro absetzen gibt es vom Onlineportal Finanztip.

 

 

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Effizienter und produktiver arbeiten: So profitieren Sie von der Getting-Things-Done-Methode

Ein optimales Selbstmanagement ist der Schlüssel zu mehr Produktivität. Die Methode Getting Things Done (GTD) von David Allen zählt zweifelsfrei zu den effektivsten Strategien, um möglichst effizient und produktiv arbeiten zu können. Zu den wichtigsten Faktoren der GTD-Methode gehören sinnvolle Kategorisierungen und regelmäßige Aktualisierungen Ihrer Aufgaben.

 

Die Grundlagen der Getting-Things-Done-Methode

Die Basis der GTD-Methode ist die zentrale Sammlung aller zu erledigenden Aufgaben. Zu diesem Zweck benötigen Sie sowohl einen Kalender als auch sogenannte Kontextlisten. In diesen Listen werden sämtliche Ziele, Projekte sowie kleinere Aufgaben erfasst und in verschiedene Kategorien unterteilt.

Mögliche Unterkategorien wären zum Beispiel:

  • Projekt XYZ
  • Kundenanfragen
  • Monatsberichte
  • Azubi-Betreuung
  • berufliche Weiterbildung

Zeitlich fixierte Termine wie Meetings, Seminare und Besprechungen mit Geschäftspartnern werden hingegen in den Kalender übertragen.

Zusätzlich werden wöchentlich alle Termine überprüft und die Kontextlisten aktualisiert, sodass das Getting-Things-Done-System immer auf dem neusten Stand bleibt.

 

Getting Things Done – die wichtigsten Prinzipien im Überblick

Neben der grundsätzlichen Ordnung beinhaltet die gettingthingsdone-Methode eine Vielzahl von Prinzipien:

  • Tätigkeiten, die weniger als zwei Minuten dauern, sollten Sie zum Beispiel immer sofort erledigen.
  • Für die Erfassung neuer Aufgaben ist ein „Posteingang“ einzurichten. Dies kann beispielsweise eine Ablage auf dem Schreibtisch sein, ein Eingangskorb, den Sie mit entsprechenden Notizen befüllen.

Bei der anschließenden Einordnung der Aufgaben dienen folgende Fragestellungen als Orientierungshilfen:

  • Muss ich diese Aufgaben selbst übernehmen?
  • Zu welcher Kontextliste passt die Aufgabe und wie viel Zeit nimmt sie in Anspruch?

Wenn die Aufgaben nicht delegiert werden können, erfolgt abschließend der Übertrag in die entsprechende Kontextliste.

GTD: Ergänzende Hinweise für die praktische Umsetzung

Mit der Getting-Things-Done-Methode verpassen Sie keine wichtigen Termine und haben Ihre Aufgaben jederzeit übersichtlich im Blick.

Bei der praktischen Umsetzung empfiehlt sich die Verwendung von Karteikästen für die Unterteilung der verschiedenen Kontextlisten.

Alternativ können Sie die GTD-Methode auch mithilfe eines Laptops oder Computers für sich nutzen und alle zugehörigen Daten digital erfassen. Obwohl diese Form des Selbstmanagements eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert, lässt sich die Produktivität damit langfristig verbessern.

 

 

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Mind-Mapping-Software: So geht Kreativität auf Knopfdruck

Kreatives und projektorientiertes Denken gehört in vielen Berufen zu den wichtigsten Kernkompetenzen. Am Beginn aller Überlegungen steht dabei immer die Sammlung unterschiedlicher Ideen, um sich Schritt für Schritt einer optimalen Lösung annähern zu können. Zu diesem Zweck bietet sich die Verwendung spezieller Mind-Mapping-Software an: Wir zeigen Ihnen, mit welchen Programmen Sie die besten Ergebnisse erzielen können.

Trigger me: Mind-Mapping-Software für die Inspiration

Die iPad-App Trigger me beinhaltet eine Vielzahl von Worten, Bildern und Videos, die dem User auf die kreativen Sprünge helfen sollen, beispielsweise in der Werbebranche.

Außerdem werden verschiedene Denkstrategien anschaulich dargestellt, sodass für jeden Benutzer dieser Mind-Mapping-Software mit kreativer Flaute ein passender Impuls dabei ist. Die 5 Euro sind gut investiert!

Idea Growr: Geistesblitze digital festhalten

Die kostenlose App Idea Growr für Android-Geräte ermöglicht die unkomplizierte Erstellung von Notizen, um vielversprechende Ideen sofort festhalten zu können.

Zudem umfasst diese Mind-Mapping-Software zielgerichtete Fragen, die den Nutzer bei der individuellen Ideenfindung unterstützen.

Photoshop für unterwegs

Mit der iOS-App Adobe Photoshop Sketch lassen sich kreative Zeichnungen bequem auf dem Smartphone oder Tablet erstellen. Dank Tools wie benutzerdefinierten Pinseln, Markern und Radieren sind Ihren Vorstellungen dabei keine Grenzen gesetzt. Für Grafiker und Designer, die mobil neue Entwürfe anfertigen möchten, ist Adobe Photoshop Sketch genau das Richtige.

Für Android bietet sich übrigens die App Adobe Illustrator Draw an.

IdeaFlip: Mind-Mapping-Software zum Ideen sammeln, ordnen und teilen

Auch das Programm IdeaFlip will die eigene Kreativität ankurbeln: Weil eingespeiste Gedanken und Ideen mit anderen Nutzern geteilt werden können, ist diese ausgefeilte Ideen-Management-Software perfekt für die Arbeit in Gruppen geeignet.

Mit der übersichtlichen Benutzeroberfläche lassen sich die virtuellen Brainstormings unkompliziert durchführen und hervorragend strukturieren.

Kostenpunkt: Rund 16 Euro pro Monat.

Unser Fazit zur vorgestellten Mind-Mapping-Software: Für jeden Einsatzbereich lassen sich die geeigneten Mind-Mapping-Tools finden. Wenn Sie in Ihrer täglichen Arbeit regelmäßig kreativ sein müssen, sind die vorgestellten Programme zweifelsfrei empfehlenswert!

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Zeiterfassung am Arbeitsplatz – die Vor- und Nachteile im Detail

Die Produktivität ist der Schlüssel zum wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Einige Arbeitgeber nutzen zu diesem Zweck elektronische Systeme zur Zeiterfassung am Arbeitsplatz. Eine solche Maßnahme soll die Angestellten zu einer produktiveren und effektiveren Arbeitsweise animieren. Welche konkreten Vor- und Nachteile bringt die digitale Zeiterfassung mit sich?

 

Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Das sind die Vorteile

Zu den größten Vorteilen einer elektronischen Zeiterfassung am Arbeitsplatz zählt zweifelsfrei der minimierte Aufwand im Bereich Controlling.

So können Unternehmen viel Zeit und Geld sparen, wenn die Kontrolle der Arbeitszeiten nicht mehr manuell erfolgen muss, sondern automatisch von einer funktionalen Software über Zeiterfassungsterminals übernommen wird.

Außerdem ermöglicht die zentrale Überwachung der Arbeitszeiten die Erstellung von Auswertungen für individuelle Arbeitszeitprofile.

Aber auch die Arbeitnehmer können von der exakten Zeiterfassung am Arbeitsplatz profitieren: So werden Überschreitungen der regulären Arbeitszeit minutengenau erfasst, wodurch das Ärgernis unbezahlter Überstunden der Vergangenheit angehört.

 

Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Welche Nachteile sind zu befürchten?

Kritiker sehen in der digitalen Personalzeiterfassung am Arbeitsplatz einen Einschnitt in das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Demzufolge könnten sich die Angestellten überwacht fühlen, was häufig zu einer Verschlechterung des Betriebsklimas führt.

Darüber hinaus würde das ergebnisorientierte Arbeiten in den Hintergrund geraten, da der Faktor Zeit in den Mittelpunkt gestellt wird: Wenn die Arbeitnehmer deshalb weniger zielstrebig arbeiten, resultiert dieses Problem in schlechteren Arbeitsergebnissen.

Ein weiterer Nachteil liegt in einer möglichen ungleichmäßigen Verteilung der Arbeitszeit: Wenn beispielsweise alle Mitarbeiter von Montag bis Donnerstag ihre Arbeitszeit ableisten, ist dies sicherlich nicht im Sinne des Unternehmens.

 

Abschließende Tipps und Hinweise zur elektronischen Zeiterfassung

Wenn sich ein Unternehmen für die digitale Zeiterfassung am Arbeitsplatz entscheidet, ist eine individuell abgestimmte Lösung empfehlenswert. Zu diesem Zweck gilt es eine Software auszuwählen, die perfekt zu den Arbeitsstrukturen des jeweiligen Betriebs passt und die richtigen Systemvoraussetzungen mitbringt.

Einige Programme sind zudem mit mobilen Endgeräten wie Tablets und Smartphones nutzbar, was mit einem erhöhten Komfort für die Arbeitnehmer verbunden ist.

Die digitale Erfassung der Arbeitszeiten kann somit eine sinnvolle Maßnahme darstellen, wenn sie genau auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet ist.

 

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Privates Surfen am Arbeitsplatz – das kann den Job kosten

Mal eben private E-Mails checken, das neuste Onlinespiel ausprobieren, ausgiebig im Netz stöbern: Damit sollten Arbeitnehmer vorsichtig sein. Privates Surfen am Arbeitsplatz während der Arbeitszeit kann ernsthafte arbeitsrechtliche Konsequenzen zur Folge haben: Laut Rechtsprechung ist im schlimmsten Fall sogar eine fristlose Kündigung des Arbeitsverhältnisses möglich.

 

Surfen am Arbeitsplatz: Die aktuelle Rechtsprechung

Die private Nutzung des Internets am Dienstrechner kann eine außerordentliche Kündigung rechtfertigen. Entsprechend urteilten sowohl das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg als auch der Europäische Gerichtshof für Menschenrechte (EGMR) in Straßburg.

Voraussetzung ist dafür lediglich das Vorhandensein einer entsprechenden Klausel im Arbeitsvertrag, die das Surfen am Arbeitsplatz untersagt. Ist das Verbot der privaten Internetnutzung im Arbeitspapier verankert, darf der Arbeitgeber sogar überwachende Maßnahmen einleiten, um den Verstoß zu beweisen. Zu diesem Zweck ist zum Beispiel die Kontrolle von Chat-Protokollen und vom Browserverlauf zulässig.

 

„Ausschweifendes“ Surfen am Arbeitsplatz ist Kündigungsgrund

Grundsätzlich stellt sich die Frage, wo die Rechtsprechung die Grenze zwischen erlaubter Kontrolle des Arbeitnehmers und unerlaubtem Eingriff in die Privatsphäre zieht. Fakt ist, dass die digitale Kommunikation von den Gerichten deutlich weniger sensibel behandelt wird als klassische Telefongespräche. Ob das Surfen am Arbeitsplatz dann aber wirklich einen Kündigungsgrund darstellt, hängt auch vom Umfang des Fehlverhaltens ab. Die Gerichte bewerteten das private Surfen erst ab einer Nutzung von einer Stunde oder mehr pro Tag als „ausschweifend“ und als eine gültige Rechtfertigung für eine Kündigung.

 

Juristen-Tipps für Arbeitnehmer

Um sich vor neugierigen Arbeitgebern zu schützen, empfehlen Juristen:

  • Die Unterteilung der E-Mails: So könnten Sie Ihre privaten Mails zum Beispiel klar kennzeichnen, was einen Zugriff durch den Chef aus rechtlicher Sicht praktisch ausschließt.
  • Arbeitsvertrag unter die Lupe nehmen: Sind Klauseln zum Thema private Internetnutzung am Arbeitsplatz enthalten? In der Regel sind entsprechende Verbote nur in neueren Arbeitspapieren zu finden, sodass langjährige Mitarbeiter eines Unternehmens häufig nicht davon betroffen sind.

Insgesamt gesehen sollten Arbeitnehmer das Surfen am Arbeitsrechner und die sonstige private Internetnutzung aber unbedingt selbstkritisch beurteilen. Um das Vertrauen des eigenen Arbeitgebers nicht unnötig zu strapazieren – und um den eigenen Job nicht leichtfertig aufs Spiel zu setzen.

 

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Viel Arbeit, wenig Zeit? Effektives Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode

Zeit kostet Geld. Und Nerven. Um ein besseres Zeitmanagement zu erreichen, gibt es zahllose Methoden. Doch kaum eine ist so simpel und gleichzeitig so effektiv wie die ALPEN-Methode. Mit dem Hochgebirge hat sie nichts zu tun. Das übersichtliche Tool für Zeitmanagement hilft vielmehr im Berufsalltag und darüber hinaus bei der Bewältigung aller Aufgaben, um Stresssituationen zu vermeiden.

 

Von A bis N: Im Begriff ALPEN-Methode steckt schon die Anleitung

Die ALPEN-Methode geht zurück auf den deutschen Wirtschaftsautor und Ökonom Lothar J. Seiwert. Beim Wort ALPEN handelt es sich um ein leicht zu merkendes Akronym, das bereits die Schritt-für-Schritt-Anleitung für ein besseres Zeit- und Selbstmanagement darstellt. Dabei steht jeder Buchstabe für eine leicht durchzuführende Maßnahme:

A: Aufgaben, Aktivitäten und aktuelle Termine notieren und sich einen Überblick verschaffen.

L: Länge der gesamten Aufgaben abschätzen.

P: Pufferzeiten festsetzen.

E: Entscheidungen treffen und den Zeitplan fix machen.

N: Nachkontrolle, ob der erstellte Plan so umsetzbar und praktikabel ist.

Diese fünf Stufen machen komplexe Aufgaben im beruflichen Alltag greifbar und helfen bei der schnellen Erledigung.

 

Mit der ALPEN-Methode die Arbeit planen und Pausen nutzen

Wichtiger Bestandteil der ALPEN-Methode ist die Erstellung einer To-Do-Liste im ersten Schritt: Sie enthält einen ersten groben Überblick über alles, was am Tag ansteht – und soll wirklich alles auflisten. Selbst ganz nichtig wirkende Aufgaben.

Steht die grobe To-Do-Liste, wird im zweiten Schritt eingeplant, wie viel Zeit die aufgelisteten Aufgaben jeweils in Anspruch nehmen.

Die To-Do-Liste mit festen Zeiten soll auch dabei helfen, das Zeitinvestment festzulegen. Die Zeitmaßgabe hilft dabei, sich selbst zu begrenzen: Wie viel Mühe und Zeit soll in einen bestimmten Punkt investiert werden?

Steht der grobe Zeitplan, werden Pufferzeiten eingeplant. Der arbeitende Mensch benötigt nicht nur Pausenzeiten, um sich zu erholen und anschließend möglichst effizient weiterzuarbeiten: Auch andere, oft unerwartete Soft Breaks unterbrechen unseren Arbeitstag: Soziale Interaktionen, kurze Kaffeepausen und das Mittagessen sind genauso wichtig wie spontane Planänderungen und dringliche Termine.

Wer einen Plan aufstellt, der nicht geändert werden kann, wird ziemlich sicher daran scheitern!

Im nächsten Schritt fällt dann die endgültige Entscheidung über die Tagesplanung. Welche Punkte sind essenziell und dringlich? Was lässt sich noch verschieben? Wofür wird mehr oder weniger Zeit in Anspruch genommen? Und wo liegen die Prioritäten?

 

Aufgaben effizienter erledigen

Steht dieser finale Plan erst einmal, wird nur noch nachkontrolliert. Hierbei helfen auch Erfahrungswerte. Schließlich weiß jeder Freiberufler, wie viel Regeneration er wirklich braucht, so wie Angestellte am besten die Wartezeiten in ihrem Betrieb abschätzen können.

Letztlich funktioniert die ALPEN-Methode nach einem simplen Muster: Sie liefert einen Überblick über die wichtigen Aufgaben, ermöglicht eine präzise Planung inklusive der nötigen Auszeiten und das konsequente Entschlacken des Zeitplans.

Aufgrund dieser Planung hilft die ALPEN-Methode einerseits dabei, in einem begrenzten Zeitraum einen Arbeitsschritt nach dem anderen deutlich effizienter abzuarbeiten. Andererseits zeigt sie auf, ob einzelne Unteraufgaben an andere delegiert werden müssen, um das erhoffte Ergebnis zu erreichen.

 

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Faxgerät: 3 Gründe, warum in vielen Büros immer noch gefaxt wird

Ende der 1980er Jahre ist das Faxgerät in die ersten deutschen Büros eingezogen. Als sich Anfang der Neunziger das zunächst benötigte Thermopapier durch normales Schreibpapier ersetzen ließ, war die Technologie nicht mehr aufzuhalten. Kaum eine Firma kam noch ohne sie aus. Später zogen die Telefaxgeräte dann auch in immer mehr Privathaushalte ein. Und ließen dort so manch einen Schlafenden nachts hochschrecken, wenn das Faxquietschen lärmend die Übertragung eines Werbebriefs verkündete.

Diese rosigen Faxzeiten sind vorbei. Die Nutzungszahlen sinken seit Jahren langsam, aber stetig. Dennoch nutzen acht von zehn deutschen Unternehmen heute noch Faxgeräte für ihre Kommunikation. Und das sogar regelmäßig, mehrmals pro Woche, wie eine aktuelle Umfrage vom Bitkom belegt.

Hier drei Gründe, warum das Faxen in Zeiten von E-Mail und WhatsApp immer noch verbreitet ist.

 

„Offizielles“ wird gern gefaxt

Geschäftliche Dokumente wie Angebote, Bestellungen oder Stornierungen werden nach wie vor häufig per Fax versendet. Dazu benutzen vor allem kleinere Unternehmen, die über kein Warenwirtschafts- oder Shopsystem verfügen, das Faxgerät noch regelmäßig.

Aber Achtung: Ist in Verträgen von einer sogenannten Schriftform die Rede, ist ein Faxversand keine rechtswirksame Form der Kommunikation.

Dann muss das versendete Dokument mit einer eigenhändigen Unterschrift versehen sein.

In bestimmten Fällen ist die Schriftform sogar gesetzlich vorgeschrieben, beispielsweise…

  • bei arbeitsrechtlichen Kündigungen,
  • beim Abschluss eines Verbraucherdarlehens,
  • beim Widerspruch des Mieters gegen eine Kündigung und
  • bei einer Bürgschaft.

Hier kommt vermehrt der gute alte Brief zum Zuge.

 

Nach wie vor sehr beliebt: Der Sendebericht

Für jedes verschickte Fax erhält der Absender einen Sendebericht und erfährt so, ob die Zustellung erfolgreich war.

Dieses Prinzip, das dem Briefversand per Einschreiben ähnelt, wird am Faxversand sehr geschätzt.

Wer hingegen eine Sendebestätigung für seine E-Mails wünscht, verursacht damit ein zusätzliches Dialogfenster im E-Mail-Programm des Adressaten – und macht sich damit schnell unbeliebt.

 

Der faxende Mensch: Ein Sicherheits- und Gewohnheitstier

Die Treue zum Faxversand hat oftmals den gleichen Grund, aus dem auch Unmengen von E-Mails ausgedruckt werden: Gewohnheit.

Hinzu kommt dann noch der Unsicherheitsfaktor, den viele Menschen mit neuen Technologien verbinden: Kommen meine E-Mails wirklich an? Landen sie nicht doch in einem Spamfilter? Finde ich die E-Mail auch nach meinem Urlaub noch wieder?

Solche Bedenken, die viele Computeranwender kennen, dürften der Faxtechnologie noch jahrelang treue Nutzer bescheren.

 

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Kreativitätsmethoden: Im Kopfstand Gedankenketten bilden

Kreativitätsmethoden

Ideenfindung auf Knopfdruck? Schön wäre es, würde das so einfach funktionieren. Aber es gibt Tricks, mit denen man die eigene Kreativität zumindest anregen kann. Einige Techniken, mit denen Kreativität auf Methode trifft, habe ich Ihnen bereits vorgestellt. Ob allein oder im Team: Kreativitätstechniken dienen der Inspiration, Problemlösung oder Produktentwicklung. Mit den Methoden, die ich Ihnen in diesem Artikel zeige, können Sie Probleme vielschichtiger betrachten und Ideen zum Sprudeln bringen.

 

 

Clustering

Die Methode wurde von der deutschstämmigen Lehrerin Gabriele L. Rico in den USA als Versuch entwickelt, um der Schreibmüdigkeit ihrer Schüler entgegenzuwirken. Das Clustering (deutsch: einen Worthaufen bilden) ist eine kreative Arbeitstechnik zur Ideenfindung und Visualisierung von Gedanken. Es soll die Kooperation der linken (analytisch denkenden) und der rechten (bildhaft denkenden) Gehirnhälfte verbessern. Denn wenn beide Gehirnhälften zusammenarbeiten, gelingt es leichter, bildhafte Wörter zu finden und damit lebendiger zu schreiben. Das Verfahren basiert auf der von Sigmund Freud entwickelten Methode der „freien Assoziation”, bei der Sie aufschreiben, was Ihnen gerade so einfällt − ohne viel zu überlegen oder zu zensieren. Dabei sollen einerseits der Spieltrieb aktiviert und andererseits unbewusste Ängste abgebaut werden.

Beim Clustering schreiben Sie in die Mitte eines Blattes einen Ausgangsbegriff und umkreisen ihn. Das kann ein einzelnes Stichwort oder ein übergreifendes Thema sein. Von dieser Mitte ausgehend bilden Sie Ketten von Einfällen, indem Sie aufschreiben, was Ihnen zu Ihrem Ausgangsbegriff einfällt, dieses Wort ebenfalls umkreisen und mit der Mitte verbinden. Wenn Sie zu Ihrer Assoziation eine Idee haben, notieren Sie diesen Begriff ebenfalls, umkreisen ihn und verbinden ihn mit dem Begriff, der die Assoziation ausgelöst hat. Sobald eine Kette beendet ist, weil Ihnen nichts mehr einfällt, gehen Sie zurück zur Mitte und beginnen eine neue Gedankenkette.

Der große Vorteil ist, dass Sie über mehrere Assoziationsschritte auf ungewöhnliche Kombinationen kommen können. Die Methode eignet sich zum Beispiel, wenn Sie Ideen für eine Werbekampagne oder einen Artikel benötigen. Statt nur mit Stichwörtern zu arbeiten, können Sie in die einzelnen Gedankenblasen auch Satzteile oder ganze Sätze schreiben. Dadurch erhalten Sie eine Stoffsammlung mit Gliederung in Form der einzelnen Äste und sogar eine Art Rohtext. Diese erweiterte Version des Clustering nennt sich Gedanken-Ketten-Organisation.

 

 

Der Kopfstand

Keine Sorge, hierbei geht es nicht um Sportlichkeit, sondern um eine Umkehrung: Negativ zu denken, fällt Menschen oft leichter, als die positiven Aspekte eines Themas zu sehen. Die Kopfstandmethode greift dieses Phänomen auf, indem sich die Problemlösung aus einer Umkehrung der Fragestellung erschließen soll. Dabei ist es wichtig, die ursprüngliche Fragestellung umzuformulieren, statt einfach die Wörter „nicht“ oder „kein“ davorzusetzen. Denn das Unterbewusstsein nimmt diese Wörter nicht wahr und findet deshalb die falschen Lösungen.

Die Methode ist für die Einzel- und Gruppenarbeit geeignet. Sie benötigen dafür Kartei oder Moderationskarten, ein Flipchart oder ein Whiteboard. Zuerst formuliert ein Moderator das Problem, für das eine Lösung entwickelt werden soll, möglichst ausführlich. Alle Teilnehmer sollen diese Grundlage einordnen können und genau verstehen, was gemeint ist. Danach beginnt die Phase II, der „Kopfstand“: Statt zu fragen, wie sich das Problem lösen lässt, könnte die Fragestellung nun zum Beispiel lauten: „Wie mache ich es noch schlimmer?” Im Bereich des Verkaufs oder Marketings könnte aus der Frage „Wie locke ich mehr Kunden in mein Geschäft?“ also die umgekehrte Frage „Wie schrecke ich möglichst viele Kunden davon ab, mein Geschäft zu betreten?“ werden. Nun sammeln die Teilnehmer ihre spontanen Ideen zu der negativen Frage, zum Beispiel „einen unfreundlich guckenden Türsteher postieren“, „bissiger Wachhund“ oder „Schaufenster zukleben“. Im nächsten Schritt werden die gesammelten Antworten in ihr Gegenteil umgewandelt, beispielsweise „freundliches Personal steht vor dem Eingang und bietet den Kunden kleine Give-aways an“.

Indem vollkommen unsinnig erscheinende Fragestellungen formuliert werden, ist es für die Teilnehmer leicht, mit der Thematik spielerisch umzugehen und ihre Einfälle unzensiert einzubringen. So werden eingefahrene Sichtweisen verlassen.

 

Haben Sie schon mit den vorgestellten Kreativitätstechniken gearbeitet? Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Erfahrungsberichte.

 

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Home Office Pro und Contra

Acht von zehn Jobsuchenden wünschen sich laut einer im Jahr 2015 durchgeführten Studie des Jobportals Monster.de einen Arbeitgeber, der ihnen flexible Arbeitsorte und -zeiten ermöglicht. Die Zahl der Deutschen, die zuhause arbeiten, geht allerdings − gegen den Trend in Europa − kontinuierlich zurück. So hat das Deutsche Institut für Wirtschaftsforschung (DIW) herausgefunden, dass 2012 4,7 Millionen Menschen regelmäßig im Home Office arbeiteten. Das sind 800.000 weniger als noch 2008.

 

Präsenzkultur in deutschen Unternehmen

Es gibt gute Argumente für das Arbeiten zuhause und ebenso gute, ins Büro zu gehen. In den meisten Betrieben stoßen Arbeitnehmer mit ihrem Wunsch nach einer zeitweisen Arbeit im Home Office auf taube Ohren. Viele Arbeitgeber vermuten, dass die Heimarbeiter faulenzen und dadurch nicht genug leisten. Angestellte, die zuhause arbeiten, werden seltener befördert als ihre Kollegen, die jeden Tag ins Büro kommen. Denn Vorgesetzte merken sich eher diejenigen, die sichtbar sind.

Nach wie vor ist die deutsche Unternehmenskultur eine Präsenzkultur, in der diejenigen die größten Aufstiegschancen haben und das höchste Gehalt bekommen, die am meisten Zeit im Büro verbringen und ihren Schreibtisch als Letzte verlassen. Auch wenn das nicht förderlich für die Work-Life-Balance und immer noch ein Karrierekiller für Mütter und Väter ist.

 

Pro Home Office

Dass Heimarbeiter effektiv sind, wurde in mehreren Untersuchungen wissenschaftlich belegt: So haben etwa Forscher der Universität Stanford die Arbeitsleistung von Angestellten eines Callcenters im Unternehmen und im Home Office miteinander verglichen. Die Mitarbeiter, die zuhause arbeiteten, erhöhten ihre Produktivität um 13 Prozent, waren seltener krank, machten weniger Pausen und schafften ein größeres Arbeitspensum als vorher. Da ihre Arbeitszufriedenheit anstieg, kündigten 50 Prozent weniger Mitarbeiter als in der Vergleichsgruppe, die täglich ins Büro ging.

Die Voraussetzungen für Heimarbeitsplätze sind mittlerweile optimal. Per Internet ist man bei jeder Telefonkonferenz dabei, hat Datenzugriff ins Firmennetz und kann arbeiten, als sei man direkt in der Firma. Durch den Wegfall des Arbeitswegs sparen Heimarbeiter Zeit, Nerven und sind flexibler. Sie müssen nicht in einem lauten Großraumbüro sitzen, das in der Regel wenig Platz für kreative Phasen und konzentriertes Arbeiten bietet. Zudem müssen keine Unterhaltungen von Kollegen oder laute Telefonate mit angehört werden. In den eigenen vier Wänden finden Arbeitnehmer die nötige Ruhe für ihre Aufgaben. In den meisten Fällen bedeutet die Arbeit im Home Office nicht, dass der Arbeitnehmer keine Präsenz mehr im Unternehmen zeigt. Persönliches Erscheinen bei Meetings und die Kontaktpflege mit den Kollegen ist wichtig. Wenn jedoch wichtige Mitarbeiter prinzipiell an bestimmten Tagen nicht da sind, fallen in dieser Zeit langatmige Meetings weg, so dass sich Besprechungen auf das Notwendigste reduzieren lassen.

 

Contra Home Office

Für die Arbeit im Home Office ist ein hohes Maß an Selbstdisziplin und -motivation, Zeitmanagement und Organisation nötig. Das liegt nicht jedem, denn das eigene Zuhause kann schnell von der Arbeit ablenken. Die Möglichkeit, zwischendurch Wäsche zu waschen oder einzukaufen, kann dazu verführen, sich vollkommen zu verzetteln. Ein weiterer Punkt auf der Negativliste ist ein geringeres soziales Leben aufgrund selteneren Kontakts zu Kollegen. Wer Stress hat, kann außerdem durch die fehlende räumliche Trennung schlechter von der Arbeit abschalten. Dazu kommt, dass ein Büroschnack wegfällt, der eventuell für einen Informationsvorsprung sorgt und der Karriere zuträglich sein kann. Wer ständig zu Hause arbeitet, kann unter Umständen nicht rechtzeitig gegensteuern, wenn etwas den eigenen Interessen zuwiderläuft. Viele Heimarbeiter verlieren außerdem den Überblick darüber, wie viel sie wirklich arbeiten, da sie nur schlecht zwischen Job und Freizeit trennen können und dadurch ständig im Arbeitsmodus bleiben.

Auch wenn Meetings zeitraubend sein können, lassen sich viele Ziele nur im Team erreichen. Um ein gutes Team zu bilden, müssen die Mitarbeiter sich treffen, persönlich kennen und einander einschätzen können. Das funktioniert in der Regel nur, wenn alle regelmäßig ins Büro kommen. Aus Arbeitgebersicht kommt ein weiterer negativer Punkt hinzu: Er kann nicht kontrollieren, was ein Mitarbeiter im Home Office den ganzen Tag macht. Zudem kann eine eingeschränkte Kommunikation zu Problemen in den Abläufen führen. Das betrifft insbesondere Angestellte, deren Aufgaben in enger Absprache mit anderen Abteilungen koordiniert werden. Es ist eben doch einfacher, schnell zum Schreibtisch eines Kollegen zu gehen und sich mit diesem persönlich abzustimmen.

 

Fazit: Das Home Office bietet viele Vorteile − aber nicht für jeden

Die Arbeit im Home Office hat also zwei Seiten. Nicht jeder Arbeitnehmer ist für die Heimarbeit geeignet, denn manche Menschen brauchen die klaren Strukturen im Büro und Druck durch einen Chef im Nacken, um sich zu motivieren und effektiv zu arbeiten. Andere arbeiten besser, wenn sie die Möglichkeit der freien Zeiteinteilung und die familiäre Atmosphäre in der eigenen Wohnung haben. Aus Unternehmenssicht sollte eine gute Infrastruktur vorhanden sein, um die räumlich getrennten Mitarbeiter zu koordinieren und die gemeinsame Arbeit zu organisieren.

 

Die rechtlichen Grundlagen

Arbeitnehmer in Deutschland haben keinen grundsätzlichen Anspruch darauf, die Arbeit im Home Office zu verrichten. Es bedarf einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber, die im Arbeitsvertrag festgeschrieben sein, sich aus einer Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag ergeben kann. Die Abmachung ist rechtlich bindend, solange sie für beide Seiten klappt. Sollte das Arrangement aus betrieblichen Gründen nicht mehr funktionieren, kann der Arbeitgeber mit dem Mitarbeiter eine Vertragsveränderung ausmachen. Falls der Arbeitnehmer nicht zustimmt, kann der Arbeitgeber eine Änderungskündigung aussprechen. Das bedeutet, er kann das Arbeitsverhältnis kündigen, aber anbieten, das Verhältnis zu anderen Bedingungen fortzusetzen.

 

Was für Erfahrungen haben Sie mit der Arbeit im Home Office gemacht − als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer? Wie haben Sie eventuell aufgetretene Probleme gelöst? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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Keine Lust auf nichts: Was tun gegen Antriebslosigkeit?

Wer sich immer wieder schlapp und antriebslos, träge, müde oder lustlos fühlt, sollte vor allem eines: Gut für sich sorgen. Es ist wichtig, diese Signale ernst zu nehmen. Oftmals liegen die Ursachen der Beschwerden „nur“ in Schlafmangel und zu wenig Bewegung, einem Eisen- oder Vitaminmangel. Der erste Schritt, sich um sich selbst zu kümmern, sollte zu Ihrem Hausarzt führen, um eventuelle Krankheiten wie etwa eine Schilddrüsenunterfunktion abzuklären. Doch hinter permanenter Antriebslosigkeit und Erschöpfung kann auch eine seelische Erkrankung, zum Beispiel Depression oder ein Burn-out, stecken. Wenn Sie ernsthafte körperliche oder psychische Ursachen ausschließen können, ist jetzt möglicherweise der richtige Augenblick für kleine oder auch größere Veränderungen in Ihrem Leben.

 

Essen, schlafen, bewegen. Und nichts tun.

Überprüfen Sie Ihre Gewohnheiten. Vielleicht können Sie Ihren Lebensstil zumindest in einigen Punkten ändern. Achten Sie auf regelmäßige Mahlzeiten, essen Sie viel frisches Obst und Gemüse und kochen Sie öfter selbst, statt fettiges Kantinenessen oder Fast Food zu sich zu nehmen. Sie können Ihre Mittagspause auch nutzen, um Licht zu tanken. Vermeiden Sie es, abends lange fernzusehen, und achten Sie darauf, wann Ihr Körper Ihnen signalisiert, dass er ins Bett muss. Grundsätzlich sind regelmäßige Schlafzeiten wichtig, um tagsüber fit zu sein und die Müdigkeit zu bekämpfen. Eine sehr hilfreiche App, das eigene Schlafbedürfnis besser zu verstehen und das Optimum aus der Nacht herauszuholen, ist Sleep Cycle. Das „persönliche Schlaflabor“ ist für das iPhone und Android-Handys für je 99 Cent erhältlich, überwacht Ihre nächtlichen Bewegungen und liefert morgens eine Analyse zu Wachzustand, Schlafphasen und Tiefschlaf.

Ein gutes Mittel gegen Antriebslosigkeit ist regelmäßige Bewegung an der frischen Luft. So kommt der Kreislauf in Schwung, Stress wird abgebaut und Erfolgserlebnisse steigern die Laune. Starten Sie mit einem realistischen Ziel und nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Vielleicht finden Sie einen Kollegen, mit dem Sie vor oder nach der Arbeit eine Runde laufen können. Während der Arbeitszeit können Sie jede Stunde fünf Minuten intensive Bewegungen bis hin zur Atemlosigkeit machen. So zirkuliert das Blut schneller und die Lungen werden mit Sauerstoff versorgt. Neben einer ausgewogenen Ernährung und gutem Schlaf sind außerdem regelmäßige Auszeiten eine der wichtigsten Energiequellen überhaupt, damit Körper und Geist Kraft tanken können. Das heißt: Tun Sie nicht nur etwas für sich, sondern auch einfach mal gar nichts.

 

Schnelle Hilfsmittel

Bei einem aktuellen Anfall von Antriebslosigkeit hilft oft schon ein Riegel dunkle Schokolade mit Nusssplittern. Etwas gewöhnungsbedürftig im Geschmack, aber sehr wirksam ist ein Becher heißer Fleischbrühe mit zwei zerdrückten Knoblauchzehen, einer Prise Cayenne-Pfeffer oder einer Chili-Schote, dazu viel Schnittlauch oder Petersilie. Außerdem können Sie der Antriebslosigkeit mit einer einfachen Akupressurübung entgegenwirken: Reiben Sie jeweils mit dem Daumen einer Hand die Spitze des Mittelfingers so fest, bis sich ein Wärmegefühl einstellt. Machen Sie eine kurze Pause und wiederholen Sie die Übung. So aktivieren Sie Energiepunkte, die den Kreislauf beleben. Schnelle Energiespender sind außerdem Äpfel.

 

Sinnsuche: Was ist Ihnen wirklich wichtig?

Job, Partnerschaft, Freizeit − möglicherweise sind Sie unzufrieden mit Ihrer aktuellen Gesamtsituation. Um herauszufinden, was genau Sie antriebslos oder sogar unglücklich macht, können Sie sich folgende Fragen stellen: Was ist mir wirklich wichtig? Habe ich dafür ausreichend Zeit? Möchte ich etwas verändern? Wenn ja, was konkret? Welche realistischen Möglichkeiten habe ich?

Leiden Sie unter Antriebslosigkeit im Job, scheint Ihnen die Motivation oder sogar Begeisterung für Ihre Tätigkeit verloren gegangen zu sein. Dann sollten Sie überlegen, wie Sie sich neu motivieren können. Vielleicht hilft Ihnen ein Coaching oder eine Weiterbildung, um wieder neuen Schwung zu finden. Falls es Ihnen an Wertschätzung mangelt, sollten Sie unbedingt das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten suchen. Vielleicht haben Sie auch das Gefühl, bereits alles erreicht zu haben. Dann hilft ein neues, konkretes Ziel, auf das Sie in einer bestimmten Zeit hinarbeiten können.

Manchmal hilft es bereits, sich selbst herauszufordern und eine Aufgabe in einer bestimmten Zeit zu erledigen, um sich dann dafür zu belohnen. Eine weitere Möglichkeit, Antriebslosigkeit im Job zu bekämpfen, besteht darin, einen optimalen Zyklus von Arbeit und Entspannung zu entwickeln. Sie können die gesamte Aufgabe in kleinere Schritte aufteilen und diese nach und nach abarbeiten. So können Sie sich eher aufraffen und überwinden. Nach einer erledigten Teilaufgabe nehmen Sie sich für drei bis fünf Minuten eine Auszeit. Schon diese kurze Zeit hilft, sich auf die noch anstehenden Aufgaben zu konzentrieren.

Wenn all diese kleinen Maßnahmen nicht fruchten, sollten Sie über größere Veränderungen nachdenken: Auf Teilzeit umsteigen? Eine längere Auszeit vom Job nehmen? Oder es ist an der Zeit, ernsthaft über einen Jobwechsel nachzudenken.

Waren Sie schon mal so antriebslos, dass Sie sich im Job zu nichts mehr motivieren konnten? Was war Ihre Lösung, um wieder zufrieden zu werden? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte.

 

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Zukunftsstudien: Werden die Büros unserer Enkel wirklich so aussehen?

Den klassischen Nine-to-five-Job, bei dem jeder Büroangestellte hinterm Bildschirm an seinem Schreibtisch sitzt, sich an die Kaffeetasse klammert und darauf wartet, dass endlich Feierabend ist, wird es in Zukunft nicht mehr geben – darin sind sich Experten und Unternehmer einig. Durch die digitale Revolution wird sich nicht nur die gesamte Arbeitswelt, sondern auch die individuelle Arbeitsumgebung verändern. Wie das Büro unserer Enkel aussehen könnte, verraten wir hier.

 

Desktop-Sharing und nachhaltige Bürogebäude

Auch in zehn bis 20 Jahren wird es immer noch Büros geben, soviel scheint sicher. Jedoch werden sie weniger mit individuellen Arbeitsplätzen ausgestattet sein. Falls es überhaupt noch Schreibtische gibt, stehen sie allen Mitarbeitern zur Verfügung. Wer gerade Bedarf hat, setzt sich an einen Platz – Prinzip Desktop-Sharing.

Doch der Bedarf ändert sich. Schon heute zeichnet sich in vielen Unternehmen eine Entwicklung ab: Die fortschreitende Digitalisierung macht Arbeit ort- und zeitunabhängig. Flexibilität ist hier das Stichwort, an das sich vor allem Arbeitgeber gewöhnen müssen – auch im positiven Sinne. Durch die veränderte Raumnutzung beispielsweise lassen sich hohe Mietkosten sparen. Papierlose Kommunikationsabläufe fördern die Nachhaltigkeit genauso wie autarke Gebäude, die im besten Fall so viel Strom erzeugen, dass die Mitarbeiter am Ende des Arbeitstages (wann auch immer das sein mag) mit ihrem aufgeladenen Elektroauto nach Hause fahren können.

Noch etwas weiter gedacht, könnte die Büroausstattung einem Science-Fiction-Film entsprungen sein: Konferenzen werden mittels Hologrammen ausgetragen – die simultan in die verschiedenen Landessprachen der Beteiligten übersetzt werden. Ganze Wände und Tischoberflächen dienen als Whiteboard und Screen. Statt mit Tastatur und Maus arbeitet man wie ein Künstler ohne Leinwand einfach in der Luft.

 

Work-Life-Balance wird groß geschrieben

Die Tätigkeiten eines Arbeitnehmers werden sich zunehmend an individuellen Bedürfnissen orientieren – und nicht nach dem Gusto des Chefs richten. Gerade für Eltern eine hervorragende Möglichkeit, Kind und Karriere unter einen Hut zu bekommen. Das Kind liefert man morgens in der unternehmenseigenen Kita ab und holt es kurz vor dem Abendessen wieder ab. Danach lassen sich von zu Hause aus noch E-Mails checken und Projekte bearbeiten.

Apropos Projekte: Die werden in Zukunft immer bedeutender. Statt eines regulären Gehalts für eine 40-Stunden-Woche fällt die Bezahlung leistungsbezogen aus. Man kann dank eines ausgeklügelten Wissensmanagements arbeiten, wann und wo man möchte – vorausgesetzt, man spricht sich mit seinen Kollegen ab.

Die Bürogebäude der Zukunft sind vor allem auf Meetings ausgelegt. Statt eines ovalen Konferenztisches findet man dort eher gemütliche Sitzgruppen – einen mobilen Computer, etwa ein Tablet, hat ohnehin jeder dabei. Snacks und Getränke stehen kostenlos bereit. Man verwandelt sich in Zukunft nicht automatisch in einen modernen Cyborg – der gemütliche Lunch mit den Kollegen hat immer noch große Bedeutung. Schließlich schätzen die Generationen Y und Z eine Work-Life-Balance sehr.

 

Fazit: Die Digitalisierung als Motor des Bürowandels

Noch sind die meisten dieser Szenarien Zukunftsmusik – und dennoch ist es eine schon heute in alle Lebensbereiche hineinwirkende Entwicklung, die die Verwandlung unserer Büros und Arbeitswelten maßgeblich bestimmen wird: die Digitalisierung.

Dabei geht es auch (und vor allem) um Wettbewerbsfähigkeit, bei der es immer stärker darauf ankommt, sich an rasante technologische Entwicklungen anzupassen, wie Untersuchungen zeigen. Die Folge: Unternehmen und öffentliche Institutionen werden sich stetig verändern, inklusive der Arbeitsabläufe und Geschäftsfelder. Und unserer Büros.

 

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Arbeitszeitmodell: Teilzeit für alle?

Je mehr wir arbeiten, desto produktiver sind wir? Das glauben nicht nur viele Arbeitgeber, sondern auch ein großer Teil der Arbeitnehmer. Im Schnitt arbeiten Deutsche 45 Stunden in der Woche, die Zahl der Überstunden nimmt immer weiter zu. Dabei können überlange Arbeitszeiten krank machen und das Unfallrisiko rapide erhöhen. Immer noch ist eine Verkürzung der wöchentlichen Arbeitszeit in Deutschland Frauensache: Laut der Hans-Böckler-Stiftung arbeiteten im Jahr 2015 rund 70 Prozent der Frauen, die mit Kindern im Haushalt leben, Teilzeit. Dagegen reduzierten nur sechs Prozent der Männer die Zeit im Job. Warum nicht Teilzeit für alle? Für Männer und Frauen? Dann könnten beide Beruf und Familie oder Privatleben besser vereinbaren, niemand müsste mehr Angst vor einem Karriereknick haben, und um die Gesundheit der Deutschen wäre es vielleicht besser bestellt.

Die Rechtslage

Ein Recht auf Teilzeitbeschäftigung haben nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) alle Arbeitnehmer, die seit mindestens einem halben Jahr in einer Firma mit mehr als 15 Beschäftigten beschäftigt sind. Teilzeitangestellte dürfen in Bezug auf die Bezahlung, Aufstiegsmöglichkeiten oder Weiterbildungen nicht benachteiligt werden. Der Teilzeitwunsch kann allerdings abgelehnt werden, wenn betriebliche Gründe dagegen sprechen, etwa dann, wenn Arbeitsabläufe gefährdet wären. Wer seine Arbeitszeit verkürzen möchte, muss dies spätestens drei Monate vorher ankündigen. Am besten sollte er die Schriftform wählen, um die Arbeitszeitverringerung zu beantragen und in seinem Schreiben darstellen, wie er seine Zeit einteilen möchte. Stimmt der Vorgesetzte zu, darf dieser nicht einseitig festlegen, wann gearbeitet werden muss. Einen Anspruch darauf, später wieder Vollzeit zu arbeiten, gibt es nicht.

Mehr Zeit macht glücklich(er)

Teilzeit ist nur etwas für Mütter, Wiedereinsteigerinnen oder ältere Arbeitnehmer, die in Altersteilzeit gehen? Das ist entschieden zu kurz gedacht. Gründe dafür, nicht an fünf Tagen pro Woche je acht Stunden im Büro sitzen zu wollen, gibt es viele. In erster Linie ist es der Wunsch nach mehr Zeit – für sich selbst, für Kinder oder andere Angehörige, für Ehrenämter oder Hobbies, um zu lernen oder zu reisen. Um einfach zu leben. Denn Zeit ist eine der wertvollsten Ressourcen, die jeder von uns hat. Wenn wir Erholung, wertvolle Erlebnisse oder andere Dinge, die uns wichtig sind, immer weiter nach hinten schieben, kann es schon zu spät sein.

Die Niederländer gehören laut Zufriedenheits-Studien zu den glücklichsten Nationen der Welt. Laut Soziologen ist einer der Gründe dafür, dass sie nicht so viel arbeiten. Denn keine andere Industrienation hat eine so hohe Teilzeitquote wie unsere Nachbarn: Während EU-weit nur ein Fünftel der Arbeitnehmer einen Teilzeitjob hat (Männer 8,7 Prozent, Frauen 32,2 Prozent), sind in den Niederlanden 26,8 Prozent der Teilzeitbeschäftigten Männer und 76,6 Prozent Frauen.

Familie, Beruf und Gerechtigkeit

Sobald das erste Kind kommt, hören in Deutschland meist Frauen entweder ganz auf zu arbeiten oder sie gehen nach der Elternzeit in Teilzeit. Währenddessen machen Väter Karriere in Vollzeitbeschäftigung. Je länger es bei dieser Aufteilung bleibt, desto unumkehrbarer ist das Modell, denn Teilzeit bedeutet in der Regel eine finanzielle Sackgasse, Karriere ist selten möglich. Die Arbeitswelt orientiert sich nach wie vor zu großen Teilen an einem traditionellen Rollenbild, bei dem der Vater für das Einkommen und die Mutter für die Versorgung der Kinder zuständig ist.

Wäre Teilzeit hingegen keine reine Frauensache mehr, sondern auch für Männer ein normales Arbeitszeitmodell, könnte die Arbeitswelt sich flexibel an den Wünschen von Familien orientieren. Eine Anstellung in Teilzeit für alle könnte bedeuten, dass mal der Vater, mal die Mutter weniger und der jeweils andere Vollzeit arbeitet, oder dass beide ihre Arbeitszeit reduzieren. Das Recht auf Teilzeit ließe sich neu ausgestalten, indem zum Beispiel ein Anspruch auf Rückkehr in einen Vollzeitjob gewährt wird. Die Arbeitszeit an die jeweilige Lebenssituation anzupassen, könnten Lebensarbeitszeitkonten möglich machen. Dabei wird mehr gearbeitet, wenn (noch) keine Kinder vorhanden oder diese bereits älter sind. In Zeiten mit kleineren Kindern oder etwa bei der Pflege der eigenen Eltern ließe sich problemlos weniger arbeiten.

Wenn sich Väter verstärkt der Familie widmen, werden mehr Frauen in den Arbeitsmarkt kommen und den Fachkräftemangel auffangen. In den letzten Monaten wurden Vorschläge aus der Politik diskutiert, die eine Regelarbeitszeit von 32 Wochenarbeitsstunden für Mütter und Väter oder sogar für alle Arbeitnehmer vorsieht. Ergebnisse gab es allerdings noch nicht; die große Koalition will lediglich das im Koalitionsvertrag vorgesehene Elterngeld Plus weiter umsetzen und den Ausbau der Betreuungsplätze voranbringen. Dabei kann die Teilzeitarbeit, wie sie heute stattfindet, auch den Staat teuer zu stehen kommen, da das Scheidungsrecht keinen lebenslangen Unterhalt mehr für geschiedene Ehepartner garantiert.

Unterschiedliche Teilzeitmodelle und einen Teilzeit-Netto-Rechner finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.

Ist Teilzeit für alle eine realistische Option, um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu fördern sowie den Fachkräftemangel aufzuhalten? Ich freue mich auf Ihre Meinung.

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Boreout: Wenn Arbeitnehmer unterfordert sind

Wer gibt schon gern zu, dass ihm im Job langweilig ist? Während Burnout − das Gefühl des Ausgebranntseins mit körperlicher, geistiger und/oder emotionaler Erschöpfung − mittlerweile gesellschaftlich anerkannt ist, wird der sogenannte Boreout meist als Faulheit abgetan. Denn in einer Leistungsgesellschaft, in der sich viele Menschen über ihren Beruf definieren, zählt der am meisten, der so viel wie möglich arbeitet. Dabei können auch Unterforderung, Monotonie und der ständige Druck, Aktivitäten vortäuschen zu müssen, antriebslos oder sogar krank machen. Dies äußert sich oft in chronischen Rückenschmerzen, Herz-Kreislauf-Krankheiten oder Depressionen.

 

Anzeichen von Bore-out

Die Schweizer Unternehmensberater Philippe Rothlin und Peter Werder stellten in ihrem Buch „Diagnose Boreout“ im Jahr 2007 (Neuauflage „Unterfordert“ von 2014, Verlag Redline Wirtschaft, ISBN-10: 3868815511) das Symptom erstmalig einer breiteren Öffentlichkeit vor. Laut Stressreport 2012 der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin leiden 13 Prozent der abhängig Beschäftigten unter fachlicher und fünf Prozent unter mengenmäßiger Unterforderung. Betroffene sind also nicht faul und schaden so vorsätzlich ihrem Arbeitgeber, sondern sie werden in die Situation hineinmanövriert. Gründe sind unter anderem zu wenige, falsche oder eintönige Aufgaben, die Rationalisierung von Tätigkeiten oder Auftragsflauten.

Schleichend, manchmal über Jahre, entwickeln Boreout-Betroffene Strategien, um ausgelastet zu wirken: Oft täuschen sie vor, extrem beschäftigt zu sein, strecken Projekte über mehrere Tage oder machen Überstunden, um zu kaschieren, dass sie nur wenig tun. Aber genau diese Vertuschungsstrategien erzeugen Stress, bewirken ein Gefühl der Wertlosigkeit und belasten die Gesundheit. Auf der Strecke bleiben dabei Loyalität und Effizienz.

 

Selbsthilfe

Der Weg hin zu Veränderungen beginnt mit der Selbsterkenntnis. Um die (Un-) Zufriedenheit mit dem Job realistisch einzuschätzen, können Sie mindestens eine Woche lang Protokoll führen: Notieren Sie Ihre echten Tätigkeiten inklusive der dafür benötigten Zeit ebenso wie all das, was Sie nebenbei tun und nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat. Wann kommt besonders Langeweile auf? Was macht Ihnen wirklich Spaß und wann sind Sie gelangweilt?

Der zweite Schritt ist Eigeninitiative: Reden Sie mit Ihrem Vorgesetzten. Versuchen Sie, die Situation positiv zu formulieren, und bitten Sie um neue und weitere Aufgaben. Machen Sie am besten eigene Vorschläge und zeigen Sie unerschlossene Arbeitsgebiete auf. Sollte Ihr Chef keine Zusatzaufgaben für Sie haben, können Sie vorschlagen, weniger zu arbeiten. Auch wenn Sie dadurch weniger verdienen, können Sie mehr Lebensqualität gewinnen. Vielleicht gibt es in Ihrem Unternehmen auch eine freie Stelle mit anderen Kollegen und einem anderen Aufgabengebiet − das kann einen großen Energieschub geben. Ein Mittel gegen Bore-out ist außerdem Weiterbildung als Erweiterung der eigenen Kompetenzen und dadurch eine hoffentlich erhöhte Wertschätzung seitens des Arbeitgebers.

Falls Sie sich überhaupt nicht mehr für Ihren Job motivieren können, sind klare Worte unbedingt notwendig. Eventuell bleibt dann nur noch die Kündigung und eine berufliche Umorientierung.

 

Kostenfaktor Bore-out

Die Autoren Rothlin und Werder schätzen, dass sich der gesamtwirtschaftliche Schaden durch Boreout in Deutschland auf über 250 Milliarden Euro beläuft. Für Unternehmen lohnt es sich also, das Thema ernst zu nehmen und den Fokus in der Arbeitsorganisation sowie im betrieblichen Gesundheitsmanagement nicht nur auf Burn-out zu richten, sondern auch auf die Auswirkungen der Unterforderung und Antriebslosigkeit. Probleme können sich bereits aus der in Deutschland stark ausgeprägten Präsenzpflicht am Arbeitsplatz ergeben, in der die Zeit abgesessen werden muss, auch wenn gerade Flaute herrscht. Hier würde es helfen, Strukturen aufzubrechen, Arbeitszeiten flexibler zu gestalten und Heimarbeit zuzulassen.

Um Veränderungsmaßnahmen einleiten zu können, sollten Arbeitgeber die Gründe dafür analysieren, warum Mitarbeiter am Arbeiten gehindert werden. So können zum Beispiel Ursachen in der Organisation liegen, etwa dann, wenn die Stellenanforderung einerseits und die Qualifikation des Stelleninhabers andererseits nicht zusammenpassen. Vorgesetzte sollten in der Lage sein, den Aufgabenumfang und -inhalt ihrer Mitarbeiter an neue Umstände anzupassen. Denn oft hängt die Unterforderung eines Mitarbeiters direkt mit der Überforderung eines Kollegen zusammen, weil die Aufgaben ungleich verteilt sind. Ein Mittel ist dann, Aufgaben und Verantwortung an unterforderte Mitarbeiter abzugeben, um den Workflow zu verbessern.

Wichtig ist insbesondere, dass sowohl Führungskräfte als auch ein Betriebsrat für das Thema Boreout sensibilisiert sind. Denn sonst wird dieser gar nicht erst erkannt.

 

Können Sie Erfahrungen zum Thema beitragen − als Betroffener oder als Vorgesetzter? Wie haben Sie die aufgetretenen Probleme gelöst? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 

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Technik: Diese 4 Dinge kann jeder automatisieren – und damit Zeit und Nerven sparen

Wovon unsere Großeltern kaum zu träumen wagten, machen Smartphones & Co heute möglich: Lampen, die sich ans Umgebungslicht anpassen, wichtige Dokumente, die sich selbstständig vervielfachen und an sicheren Orten aufbewahren, Verträge, die mit wenigen Handbewegungen gekündigt werden und Heizungen, die sich kostensparend selbst steuern. Alles nur Bequemlichkeiten? Ja, aber in der Masse sparen diese automatisierten Abläufe jede Menge Zeit, Geld und Nerven. Vier Vorschläge für alle Automatisierungsanfänger.

 

Wichtige Daten per automatisiertem Backup schützen

Diebstahl, Feuer oder Hochwasser bedrohten in früheren Zeiten das Hab und Gut der Menschen. Unsere heutigen digitalen Besitztümer lassen sich zuverlässig davor schützen.

Nutzen Sie die integrierten Backup-Tools Ihrer Desktop- und Mobile-Betriebssysteme, um eine automatisierte Backup-Lösung zu realisieren. Ob Windows, Mac OS X, Android oder iOS – meist lässt sich die automatisierte Datensicherung mit wenigen Mausklicks einrichten. Oder Sie setzen auf bewährte Drittanbieter-Lösungen.

Die Folge: Ihre Daten bleiben erhalten, auch wenn Ihre Geräte beschädigt werden. Und sie müssen keine zeitraubenden manuellen Datensicherungen durchführen, die noch dazu fehleranfällig sind, weil sie gern vergessen oder auf den Sankt-Nimmerleins-Tag verschoben werden.

 

Computer und Smartphone von Cleaning-Tools aufräumen lassen

Das Smartphone lahmt? Der PC ruckelt? Kein Speicherplatz mehr? Dann räumen Sie bloß nicht auf – lassen Sie aufräumen. Spezielle Software-Tools wie CCleaner (für Android sowie Windows und Mac) oder PhoneClean (für iOS) entfernen vollautomatisiert Datenmüll, reinigen Cache-Daten und beschleunigen so das verwendete Gerät.

 

Verträge und Abos per Kündigungstool beenden

Kündigungsdienste wie Aboalarm, Volders und kündigen.de ermöglichen es, mit nur wenigen Klicks Kündigungen zu verschicken. Etwa für Zeitschriften-Abos, Telefon-, Internet- und Versicherungsverträge. Der Aufwand ist minimal, da die Datenbanken der Anbieter vorgefertigte Kündigungsschreiben für nahezu alle Unternehmen und ihre Dienstleistungen enthalten. Nur das jeweilige Geschäftszeichen (oder die Kundennummer) muss noch eingetragen werden. Im Service ist meist auch eine Erinnerungsfunktion enthalten, damit Sie nie wieder eine Kündigungsfrist versäumen.

 

Haus und Geräte per Smart Home vernetzen und automatisieren

Mit vernetzten Smart-Home-Geräten in den eigenen vier Wänden können Sie Umwelt, Geldbeutel, Zeit und Nerven schonen. Vernetzte Thermostate sparen Heizkosten, intelligente Fensterjalousien verdunkeln sich automatisiert bei Sonneneinstrahlung, steuerbare Beleuchtungen passen sich an Bedarf und Umgebungslicht an und smarte Gartensprinkler stellen bei Regenwetter ihre Arbeit ein.

 

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Chat-Slang (Teil 2): Wofür stehen „Ablage P“ und „CEO“? Kryptische Kürzel im Büro-Alltag

Wohin soll der Konzeptentwurf, der vom Chef mit „Ablage P“ gekennzeichnet wurde? Und was ist nochmal ein „Field Sales Manager“? Oder „Consultant“? Im Berufsleben wird mittlerweile häufig mit Abkürzungen kommuniziert – und englischsprachige Berufsbezeichnungen haben Hochkonjunktur. Was heißt das alles nur? Hier entschlüsseln wir einige geläufige Büro-Codes…

 

Häufige Chat-Abkürzungen für den Beruf

  1. Ablage P – steht im Büroalltag für „Ablage Papierkorb“, kurz: Kann in den Müll
  2. asap – steht für „As soon as possible“: So bald wie möglich
  3. Auf 17 gehen – ist eine Redewendung für „Auf die Toilette gehen“, die vor allem im Einzelhandel und anderen Branchen mit Kundenkontakt gebräuchlich ist.
  4. btw – steht für „By the Way“: Nebenbei bemerkt / Übrigens
  5. cc – steht für „Carbon Copy“: Bezeichnung für eine als Kopie gesendete E-Mail, stammt ursprünglich aus den Schreibmaschinen-Zeiten, als noch ein Kohlepapier-Durchschlag zwischen mehrere Papierseiten gelegt wurde, um mit einem harten Stift oder einer Schreibmaschine mehrere Schriftstücke gleichzeitig – in Kopie – anzufertigen.
  6. fyi – steht für „For Your Information / Interest“: Zu deiner Information
  7. Kiss – steht für „Keep it simple and stupid“ (zum Beispiel als Leitsatz für die Entwicklung einer Problemlösung) oder „Keep it short and simple“ (zum Beispiel als Richtschnur für das Erstellen einer Präsentation)
  8. tba – steht für „To be announced“: Wird noch angekündigt. Dient in Termin- und Aufgabenbeschreibungen häufig als Platzhalter, wenn bestimmte Eckdaten noch nicht festgelegt wurden, etwa der Ort oder der genaue Zeitpunkt eines Termins.
  9. tgif – steht für „Thank god it’s Friday“: Gott sei Dank, es ist Freitag.
  10. OOO – steht für „Out of Order“ (außer Betrieb, etwa auf Hinweisschildern an defekten Kaffeemaschinen oder Fahrstühlen) oder „Out of Office“ (nicht im Büro, etwa im E-Mail-Betreff einer automatischen Antwort von einem Kollegen oder Geschäftspartner, der gerade nicht im Büro anwesend ist).

 

Abkürzungen für englischsprachige Berufsbezeichnungen

  1. Account Manager – steht für Kundenbetreuer
  2. Accountant – steht für Buchhalter, Rechnungsprüfer
  3. Advertising Director, Advertising Manager– steht für Buchhalter, Rechnungsprüfer
  4. Area Manager, District Manager – steht für Bereichsleiter, Gebietsleiter
  5. Auditor – steht für Wirtschaftsprüfer, Rechnungsprüfer
  6. Branch Manager – steht für Filialleiter, Zweigstellenleiter
  7. Business Consultant, Management Consultant – steht für Unternehmensberater
  8. CEO – steht für „Chief Executive Officer“: US-amerikanische Bezeichnung für das geschäftsführende Vorstandsmitglied („Geschäftsführer“) eines Unternehmens, aber auch für den Vorstandsvorsitzenden oder Generaldirektor eines Unternehmens. Mittlerweile auch hierzulande verbreitet.
  9. Chief … – steht für Chef, Abteilungschef, Hauptleitender eines Unternehmensbereichs, z. B. Chief Executive Officer (Vorstandsvorsitzender) oder Chief Engineer (leitender Ingenieur).
  10. Consultant – steht für Berater
  11. Customer Relations Manager, Customer Service Manager– steht für Leiter des Kundendienstes
  12. Director – steht für Direktor oder Leiter eines Unternehmensbereichs, z. B. Director of Finance (Leiter der Finanzabteilung) oder Director of Sales (Verkaufsleiter)
  13. Employee – steht für Angestellter
  14. Engineer / Engineering Manager – steht für Ingenieur / Leiter der technischen Abteilung
  15. Field Sales Manager – steht für Außendienstleiter
  16. Head of… – steht für Abteilungsleiter, Hauptleitender eines Unternehmensbereichs, z. B. Head of Sales (Verkaufsleiter) oder Head of Staff (Personalleiter, auch Human Resources Manager).
  17. Laywer, Solicitor, Attorney (USA) – steht für Rechtsanwalt
  18. Logistics Manager – steht für Leiter der Logistikabteilung
  19. Office Manager – steht für Geschäftstellenleiter
  20. Project Manager – steht für Projektleiter
  21. Senior Manager– steht für leitender Mitarbeiter
  22. Vice Chairman, Vice President (US) – stellvertretender Vorsitzender / Direktor

 

Natürlich sind diese Listen nicht komplett, mittlerweile existieren Unmengen an Abkürzungen im Berufsleben. Fallen Ihnen noch weitere ein? Dann schreiben Sie es uns einen Kommentar!

 

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Mit diesen Tipps realisieren Sie das mobile Büro

Wer unterwegs regelmäßig mit digitalen Daten arbeitet, ist auf eine gut durchdachte Ausstattung angewiesen. Erst das passende Zusammenspiel von Hardware und Software ermöglicht produktives Arbeiten – für ein mobiles Büro, das sogar Spaß machen kann. Diese Tipps zeigen, worauf es ankommt.

 

Die richtige Hardware fürs mobile Büro

Ohne passendes Arbeitsgerät läuft nichts – erst nach der Wahl des richtigen Geräts kann über nutzbare Programme und Apps entschieden werden.

Zur Auswahl steht folgende Hardware:

  • Smartphone – das sollte in keinem mobilen Büro fehlen, es erleichtert die Kommunikation via E-Mail oder Messenger und erlaubt Internet-Recherchen sowie die Bewältigung kleinerer textbasierter Aufgaben.
  • Tablet – kommt als Hauptarbeitsgerät infrage, wenn Mobilität (kompakte Maße und lange Akkuausdauer) oberste Priorität haben. Das Display ist deutlich größer als beim Smartphone, es erlaubt mit angedockter Tastatur sogar umfangreichere Office-Arbeiten.
  • Notebook – wenn Apps allein nicht ausreichen, sondern vollwertige PC-Programme und eine Rechenleistung für Multitasking-Aufgaben erforderlich sind, ist ein Notebook erste Wahl.

Die richtige Software für das mobile Büro

Wer sich für seine Arbeitsgeräte entschieden hat, steht vor der Frage, welche Programme und Apps im mobilen Büro notwendig sind.

Für eine möglichst hohe Produktivität unterwegs sorgen vor allem folgende Anwendungen:

  • Webbrowser – das verwendete Surfprogramm sollte möglichst schnell und stabil laufen. Generell ist es ratsam, auf bewährte Browser zu setzen, wie etwa Chrome, Safari, Firefox oder Internet Explorer. Tipp: Wer auf seinem Mobilgerät den gleichen Browser nutzt wie auf seinem Arbeitsrechner, kann seine Lesezeichen meist unkompliziert auf allen Systemen synchronisieren.
  • Office-Programme – wer viel mit Microsoft-Office-Dokumenten arbeitet, könnte mit dem Abo-Paket Office 365 glücklich werden. Es erlaubt die gleichzeitige Nutzung von Word, Excel, PowerPoint und Outlook auf bis zu fünf Geräten und enthält 1 Terabyte Cloud-Speicherplatz, der Dateien auf Smartphone, Tablet und PC synchronisiert und für das mobile Büro ungemein nützlich ist.
  • Cloud-Speicher – wer unterwegs arbeitet, sollte seine Dateien über alle verwendeten Arbeitsgeräte hinweg automatisiert auf den gleichen Stand bringen. Das übernehmen Online-Speicher wie Dropbox, OneDrive, Google Drive oder Apples iCloud.
  • Kommunikationssoftware – auch die Auswahl der passenden Mail- und Kommunikationstools für das mobile Büro hängt maßgeblich davon ab, welche Tools Sie im Arbeitsalltag im Unternehmen beziehungsweise an Ihrem Hauptarbeitsrechner nutzen. Zu besonders empfehlenswerten Programmen, die auch als Apps auf nahezu allen Mobilsystemen verfügbar sind, gehören etwa Outlook, Skype, Google Hangouts und TeamViewer.

 

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Chat-Slang (Teil 1): ASAP, IMHO, ROFL, LOL – was gängiger Chat-Slang bedeutet

Was meint Ihr Chat-Partner bloß, wenn er Sie als „DAU“ bezeichnet? In E-Mails und Foren, auf Facebook und WhatsApp werden umgangssprachliche Ausdrücke oft abgekürzt. Hier haben wir eine Liste mit gängigen Akronymen in alphabetischer Reihenfolge zusammengestellt. Für alle, die Chat-Slang verstehen wollen.

 

Verbreitete Chat-Abkürzungen und was sie bedeuten

  1. 2F4U – steht für „To fast for you“: Zu schnell für dich
  2. 2L8 – steht für „Too late“: Zu spät
  3. 2U / 4U – „To you“ / „For you“: Für dich / An dich
  4. 4YO – steht für „For you only“: Nur für dich
  5. AFAIK – steht für „As far as I know“: Soweit ich weiß
  6. AFAIR – steht für „As far as I remember“: Soweit ich mich erinnern kann
  7. AFK – steht für „Away from Keyboard“: Bin gerade nicht an der Tastatur
  8. ASAP – steht für „As soon as possible“: So bald wie möglich
  9. BB / BiBa – steht für „Bye bye“ / „Bis bald“
  10. BF – steht für „Boyfriend“ / „Best Friend“: fester Freund / bester Freund
  11. BRB – steht für „Be right back“: Bin gleich wieder da
  12. BTW – steht für „By the Way“: Übrigens / Mal ganz nebenbei
  13. CU / Cul8r – steht für „See you“ / „See you later“: Tschüss / Wir sehen uns (später)
  14. DAU – steht für „Dümmster anzunehmender User“: Bezeichnung für einen Nutzer mit mangelndem Grundlagenwissen, der Anwendungsfehler begeht und auf Profis deshalb unfreiwillig komisch wirkt.
  15. FTW – steht für „For The Win / World“: Kennzeichnet Dinge, die besser sind als andere, zum Beispiel „OTTO Office Blog FTW!“
  16. FU – steht für „Fuck you“: Du kannst mich mal / Mist
  17. FYI – steht für „For Your Information/Interest“: Zu deiner Information
  18. FUBAR – steht für „Fucked up beyond all Repairs / Recognition“: Total kaputt / irreparabel beschädigt
  19. GF – steht für „Girlfriend“: Freundin
  20. GG / GJ – steht für „Good Game“ / „Good Job“: Gutes Spiel / Guter Job
  21. GL – steht für „Good Luck“: Viel Glück
  22. GN8 – steht für „Good Night“: Gute Nacht
  23. Grats / Gratz / GZ – steht für „Congratulations“: Glückwunsch
  24. HF – steht für „Have Fun“: Viel Spaß
  25. ILY / ILU / ILD – steht für „I love you“ / „Ich liebe dich“
  26. IMO / IMHO – steht für „In my Opinion“ / „In my humble / honest Opinion“: Meiner Meinung nach / Meiner bescheidenen/ehrlichen Meinung nach
  27. JK – steht für „Just kidding“: Mache nur Spaß!
  28. k / kay – steht für „OK“: Alles klar (hinter einer Zahl geschrieben kann „k“ aber auch eine Abkürzung für „Kilo“ bzw. „Tausend“ sein, zum Beispiel „2k“ für 2.000)
  29. kA / kB / kP / kT – steht für „keine Ahnung“ / „kein Bock“ / „kein Plan“ / „(es folgt) kein (weiterer) Text“
  30. LMAO – steht für „Laughing my Ass off“: Ich lach‘ mich schlapp!
  31. LoL – steht für „Laughing out loud“ / „Lots of Laughing“: Ich muss laut lachen / viel lachen
  32. MoF / MoW / M/W? – steht für „Male or Female?“ / „Mann oder Frau?“ / „Männlich oder weiblich?“
  33. n1 – steht für „Nice“: Schön
  34. N/A – steht für „Not available“: Nicht verfügbar
  35. np / NP – steht für „No Problem“ / „Now playing“: Kein Problem / Ich spiele gerade
  36. NSFW – steht für „Not safe/suitable for Work“: Für den Arbeitsplatz zu unsicher / nicht geeignet (zum Beispiel beim Teilen von Links, Fotos oder Videos)
  37. OMG – steht für „Oh my God“ / „Oh my Goodness“: Oh mein Gott! / Oh, du meine Güte!
  38. PAW – steht für „Parents are watching“: Meine Eltern gucken gerade zu
  39. Pls / Plz – steht für „Please“: Bitte
  40. RL – steht für „Real Life“: das echte, nicht virtuelle Leben außerhalb des Internets
  41. ROFL / ROTFL – steht für „Rolling on Floor laughing“: Ich kringel mich vor Lachen am Boden!
  42. RTFM – steht für „Read the fine / fucking Manual“: Lies die schöne / bescheuerte Bedienungsanleitung
  43. Sry – steht für „Sorry“: Tut mir leid
  44. THX, TX – steht für „Thanks“: Danke
  45. WB – steht für „Welcome back“: Willkommen zurück
  46. WTH – steht für „What the Hell!“: Was zur Hölle soll / ist das?!
  47. wOOt – ist ein Ausdruck der Begeisterung, etwa wie „Juhuu!“ / mittlerweile auch ein Backronym für „We own other Team“ (Wir sind besser als das andere Team)
  48. YMMD – steht für „You made my Day“: Du hast mir den Tag versüßt (zum Beispiel als Antwort auf einen besonders lustigen Kommentar)

Diese Liste enthält nur eine kleine Auswahl an verbreiteten Chat-Abkürzungen. Suchen Sie ein Akronym, das nicht dabei ist? Dann schlagen Sie in diesem umfassenden Chat-Slang-Lexikon mit mehreren Hundert Einträgen nach.

Frage: Welche Chat-Kürzel benutzen Sie am häufigsten? Teilen Sie es uns in den Kommentaren mit!

 

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Ziele setzen, aber richtig

ziele

Wer erfolgreich ist, hat sich in der Regel Ziele gesetzt und aktiv darauf hingearbeitet, diese zu verwirklichen. Ob beruflich oder im Privaten: Ziele sind für eine erfolgreiche Lebensgestaltung immens wichtig, denn sie helfen dabei, Fortschritte zu sehen und sich auf das Machbare und Wesentliche zu konzentrieren. Sie sollen ermutigen und sich deshalb an den eigenen Stärken und Fähigkeiten orientieren.

Wenn Sie Ziele für sich gefunden haben, sollten Sie diese möglichst konkret festhalten. Am besten ist es, sie aufzuschreiben, denn so erkennen Sie leichter, was Sie erreichen und verändern möchten. Gleichzeitig nehmen Sie Ihre Ziele ernster, behalten sie im Auge und gehen eine Art „Selbstverpflichtung“ ein, kontinuierlich etwas für die Verwirklichung zu tun. Aus bloßen Gedanken wird eine konkrete Absichtserklärung. Wenn Sie sich gedanklich regelmäßig mit Ihren Wünschen und Zielen beschäftigen, erkennen Sie wichtige Informationen und Gelegenheiten, die Sie weiterbringen, und können diese schnell und gezielt nutzen. Ein häufiger Fehler ist es, seine Ziele nicht genau genug zu formulieren. „Ich möchte mehr Sport machen“ ist etwas anderes als „Ich werde zwei Mal pro Woche ins Fitnessstudio gehen“. Je eindeutiger ein Ziel definiert wird, desto größer ist der Anreiz, es zu erreichen.

Was will ich eigentlich?

Um herauszufinden, was Sie überhaupt wollen, sollten Sie zuerst festhalten, wo Sie aktuell stehen. Dabei helfen folgende Fragen: Wie charakterisiere ich mich selbst? Was ist mir wichtig? Was sind meine (fachlichen) Fähigkeiten, Stärken und Schwächen? Wo sehe ich mich in einem Jahr und in fünf Jahren? Daraus lassen sich eventuell bereits konkrete Ziele ableiten. Diese sollten nicht zu groß und dadurch eventuell unerreichbar sein, andererseits aber auch nicht zu klein und dadurch unbedeutend. Wichtig ist es außerdem, dass sie nicht von anderen Menschen abhängen, denn auf deren Verhalten haben Sie nur wenig oder sogar gar keinen Einfluss.

Formulieren Sie Ihre Ziele so detailliert wie möglich und unbedingt positiv, denn das Unterbewusstsein versteht keine Verneinungen. Sagen Sie beispielsweise „Ich will nicht mehr rauchen“, hört Ihr Unterbewusstsein stattdessen „Ich will rauchen.“ Besser ist eine Formulierung wie „Ich will bis zum 1. Februar nur noch zehn Zigaretten täglich rauchen. Am 1. April will ich rauchfrei sein“. Hilfreich ist auch, sich jeweils eine Notiz zu machen, wie hoch oder niedrig Ihre Motivation ist. Indem Sie Ihr Ziel messbar machen, können Sie überprüfen, ob und in welchem Zeitraum Sie es tatsächlich erreichen. Zu jedem Punkt auf Ihrer Liste schreiben Sie die ersten Schritte auf, die Sie unternehmen wollen, um es zu erreichen.

Eine solche „Zielliste“ wird oft ziemlich lang. Alle Ziele sofort anzugehen ist aber schon rein zeitlich gesehen ein Ding der Unmöglichkeit. Deshalb gilt es, Prioritäten zu setzen und sich zunächst für das wichtigste Ziel zu entscheiden. Oft scheitert es bereits am ersten Schritt, denn die Angst, etwas nicht zu schaffen, kann lähmen. Dabei ist es nicht schlimm, wenn etwas nicht gleich beim ersten Mal klappt. Wer ein Ziel nicht auf Anhieb erreicht, sollte es einfach noch einmal probieren. Vielleicht benötigen Sie einfach eine andere Herangehensweise? Zuversicht, ein gesunder Optimismus, Ausdauer und Pragmatismus sind notwendig, damit Sie Ihren Zielen näher kommen. Statt sich darüber zu ärgern, dass Sie Mitte Februar immer noch 12 Zigaretten täglich rauchen, freuen Sie sich, dass es pro Tag schon keine ganze Schachtel mehr ist.

 

Wie lassen sich Ziele erfolgreich setzen?

Die Motivation, ein Ziel zu erreichen, ist entscheidend dafür, ob es mit Selbstdisziplin angegangen wird und erfolgreich umgesetzt werden kann. Wenn Sie sich ein Ziel setzen, sollten Sie sich am Erfolgsanreiz und der Erfolgswahrscheinlichkeit orientieren. Ist der Anreiz, ein Ziel zu erreichen, groß ⎼ zum Beispiel in Form von Anerkennung oder einer Belohnung ⎼, dann ist auch die Motivation entsprechend hoch. Bei einem niedrigen Anreiz ist die Leistungsmotivation naturgemäß gering. Bei der „Zielsetzung“, können folgende Fragen hilfreich sein:

Geht es wirklich um Ihr eigenes Ziel? Oder wollen Sie etwas verwirklichen, das mehr mit anderen Menschen als mit Ihnen zu tun hat und Sie eigentlich gar nicht interessiert?

Ist Ihr Ziel überhaupt lohnenswert? Nur dann bringen Sie die nötige Motivation auf.

Haben Sie Ihr Ziel realistisch geplant? Im Gegensatz zu Träumen müssen Ziele erreichbar sein, sonst ist eine Enttäuschung vorprogrammiert.

Ist das Ziel flexibel? Auf welche Art können Sie reagieren, falls sich Umstände ändern, auf die Sie keinen Einfluss haben?

Sind Ihre Ziele überhaupt miteinander vereinbar? Ein neuer Job und ein Sabbatical lassen sich zum Beispiel nur schwer gleichzeitig verwirklichen.

 

Smarte Ziele

Nicht nur bei der persönlichen Zielsetzung, auch bei Zielsetzungsstrategien in Unternehmen lässt sich die SMART-Regel anwenden. Hier gilt: Ziele sollen spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sein. Anhand dieser Kriterien lassen sich Ziele setzen, die anspruchsvoll und dennoch erreichbar sind. So wird der Anreiz, eine hohe Leistung zu erbringen, optimiert, die Selbstdisziplin wird maximiert.

 

Haben Sie ganz persönliche Strategien, um sich Ziele zu setzen und diese nach Möglichkeit auch zu erreichen? Ich freue mich auf Ihre Erfahrungsberichte.

 

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