Das papierlose Büro: Darauf sollte man achten

piapierloses-buero

Von einem papierlosen Büro träumt so mancher, wenn er in seinem Office auf die Schränke voller Ordner schaut. Aber wie lässt sich so ein digitales Orga-Wunder so ganz ohne physische Ablage bewältigen? Dazu gibt es hier ein paar nützliche Tipps.

Aufwand einschätzen, Scan-Workstation anschaffen

Zuerst sollte man sich einen Überblick darüber verschaffen, was vom vorhandenen Dokumentenbestand zu scannen ist und was nicht – es bietet sich an, alte Dokumente bei dieser Gelegenheit zu entsorgen. Dann kann mit dem Scannen der verbliebenen Dokumente begonnen werden. Bei großen Mengen sollte man die Beauftragung eines externen Dienstleisters erwägen, überschaubare Mengen kann man selbst scannen. Bei der Auswahl des Scanners sollte man zuvor aber einiges beachten: Wenn man an verschiedenen Orten Dokumente scannt, ist die Anschaffung eines mobilen Scanners empfehlenswert. In dieser Kategorie gibt es mittlerweile Geräte, die auch für die professionelle Anwendung leistungsfähig genug sind. Trotz geringer Größe und Gewicht können sie bis zu 500 Seiten täglich ins Digitale umwandeln. Fallen nur im eigenen Office größere Mengen an Scans an, empfiehlt sich ein Arbeitsplatzscanner der mittleren bis oberen Preisklasse – alles darüber ist eher etwas für Großunternehmen.
Ein Tipp: Der Einzelblatteinzug ist das wichtigste Feature bei der Auswahl eines Scanners. Er muss in der Lage sein, Papierdokumente aller Art – vom Kassenzettel bis zur Gewinn- und Verlustrechnung in DIN-A3 – verarbeiten zu können. Um sie alle sicher einzeln einzuziehen, empfiehlt sich ein Modell mit Ultraschallerkennung.

Digitales professionell verwalten

Das A und O eines digitalen Archivs ist die Fähigkeit, Informationen schnell auffindbar zu machen. Für kleinere Unternehmen empfiehlt es sich, eine überschaubare, für jeden transparente Ordnerstruktur anzulegen sowie auf kostenlose Suchprogramme zurückzugreifen – bei Windows zum Beispiel mit dem kostenlos erhältlichen Acrobat Reader, bei Mac mit dem betriebssysteminternen Spotlight. Mit ihnen lassen sich PDF-Dateien durchsuchen. Gesucht wird nach zumeist mehreren Stichworten in Ordnern und Unterordnern. Deshalb ist es wichtig, auf eine einheitliche, sinnvolle Benennung der Dokumente zu achten.
Kombinationen wie folgende sind sinnvoll: (Entstehungs-, Eingangs- oder Rechnungs-)Datum/Schlagwort/Autor. Damit ist es möglich, auch eine größere Anzahl zu Dokumenten zu filtern und das Gesuchte zu finden. Wichtig dabei: Alle Mitarbeiter müssen dieselbe Kombination bei neuen Dokumentennamen anwenden.

 

Dokumentenmanagement-Systeme nutzen

Wenn die Anzahl an Dokumenten eine gewisse Größe übersteigt und dazu noch eine große Anzahl von Mitarbeitern auf sie Zugriff haben soll, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems die nächstgrößere Lösung. Diese Systeme bieten erweiterte Möglichkeiten. So können Dokumente verschlagwortet und mit Zusatz-Infos versehen werden. Dokumentenmanagement-Systeme besitzen auch erweiterte Filter- Und Suchfunktionen, mit denen man auch bei großen Datenmengen noch erfolgreich das Gesuchte finden kann. Derzeit gibt es lokale (zum Beispiel ELO-Office für Windows, iDocument 2 für Mac) und Cloud-basierte Systeme (Evernote, Filespots), wobei die Grenzen zwischen beiden mehr und mehr verwischen – Cloud-basierte Dokumentenmanagement-Systeme bieten mittlerweile lokale Clients, und lokale Lösungen können auf dem Desktop gespeicherten Content mit der Cloud synchronisieren.


1 Sternchen2 Sternchen3 Sternchen4 Sternchen5 Sternchen (Bisher wurden für den Artikel "Das papierlose Büro: Darauf sollte man achten" noch keine Sternchen vergeben)

Comments are closed.