E-Mail-Missverständnisse können das Büroklima vergiften

E-Mail-Missverständnisse lauern auf Schritt und Tritt. Wer mit der deutschen Sprache nicht auf dem Kriegsfuß steht, hat eine Mail zwar schnell formuliert und abgeschickt. Aber Vorsicht: Viele Botschaften kommen beim Empfänger nicht so an, wie der Absender sie gemeint hat.

 

Erst denken, dann schreiben – und so E-Mail-Missverständnisse verhindern

Es gibt einen Grundsatz höflicher Kommunikation: erst denken, dann reden. Im Büroalltag wird dieser Grundsatz oft umgedreht: Viele Kollegen reden erst und denken später.

Das trifft auch auf die E-Mail-Kommunikation zu. Das Fatale: E-Mail-Missverständnisse können noch größere Verstimmungen auslösen als Missverständnisse in einem Gespräch. Gesprächspartner haben die Möglichkeit, spontan zu reagieren. Im zeitverzögerten schriftlichen Austausch hingegen können sich E-Mail-Missverständnisse ziemlich hochschaukeln.

 

E-Mail-Missverständnisse entstehen, wenn Botschaften falsch ankommen

Bildquelle: United Internet, Statista 2017

732 Milliarden E-Mails werden die Deutschen 2017 voraussichtlich versenden (siehe Grafik). Ein Arbeitnehmer verschickt im Schnitt 20 bis 30 berufliche Mails pro Werktag. Das Potenzial für E-Mail-Missverständnisse ist entsprechend hoch.

Für Briefschreiber gibt es Briefsteller. Das sind Schreibanleitungen zu jedem Anlass. Für E-Mails hat sich dagegen noch keine Stilkultur entwickelt. Wer dienstlich spontan einen digitalen Brief schreibt, vergreift sich oft unbewusst im Ton. Einige Beispiele:

  • Freundlich gemeinte Mitteilungen wirken auf den Empfänger distanziert-neutral.
  • Beabsichtigte Neutralität wird vom Empfänger als Vorwurf gedeutet.
  • Der Empfänger versteht etwas falsch und schreibt spontan zurück, die Kette der E-Mail Missverständnisse vergiftet die Arbeitsatmosphäre.

Kommunikationsexperten raten erst auf „Senden“ zu klicken, wenn man den Text in Ruhe ein zweites Mal gelesen hat.

 

Das direkte Gespräch ist die effizienteste Form der Kommunikation

Das beste Mittel gegen E-Mail-Missverständnisse ist das persönliche Gespräch oder zumindest das Telefonat. Wichtige Angelegenheiten sollten immer auf diesem Weg geklärt werden. Der direkte mündliche Austausch ist zudem effektiver als der digitale Schriftverkehr, wie eine Untersuchung der Cornell University belegt.

 

 

 

Bildquelle: antonioguillem / 123RF Lizenzfreie Bilder


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