Outlook-Tricks (Teil 2): Diese 3 Kniffe erleichtern Ihren E-Mail-Alltag

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Wie können mehrere Empfänger für eine E-Mail-Antwort festgelegt werden? Wie lassen sich mehrere E-Mails gleichzeitig weiterleiten? Wie können E-Mails mit Verzögerung verschickt werden? Hier drei Outlook-Tricks, die Ihren E-Mail-Alltag erleichtern können.

 

  1. Trick: So legen Sie mehrere Empfänger für Antworten fest

Folgendes Szenario: Sie versenden eine wichtige E-Mail an einen Geschäftspartner, wissen aber nicht, ob Sie die dringend erwartete Antwort abrufen können. Etwa weil Sie in einem anderen Termin, in der Bahn oder im Feierabend sind. Outlook hält dafür eine Lösung parat, die dazu führt, dass die Antwort auf Ihre E-Mail automatisch auch an weitere Adressen gesendet wird.

So geht’s in Outlook 2013:

  1. Klicken Sie in einer neuen E-Mail auf „Optionen“.
  2. Klicken Sie dort auf „Direkte Antworten auf“.
  3. Wählen Sie weitere Empfänger für die Antwort aus.
  4. Setzen Sie ein Häkchen bei „Antworten senden an“.

Klickt der Empfänger Ihrer E-Mail nun auf „Antworten“, erhalten beide hinterlegten Adressaten seine Antwort.

Diese Methode ist weitaus zuverlässiger und unkomplizierter als das Hinzufügen eines Kollegen per CC-Feld samt der Bitte an den Empfänger, er möge seine Antwort doch bitte an mehrere Adressaten senden.

 

  1. Trick: So leiten Sie mehrere E-Mails an einen Empfänger weiter

Sie wollen einem Kollegen mehrere Mails weiterleiten? Das müssen Sie nicht einzeln machen – denn Outlook erlaubt das Anhängen weiterer Mails an eine weitergeleitete Nachricht.

So geht’s in Outlook 2013:

  1. Öffnen Sie die Weiterleitungs-Mail, die die höchste Priorität hat.
  2. Klicken Sie oben auf „Einfügen“.
  3. Klicken Sie auf „Outlook Element“.
  4. Wählen Sie weitere Nachrichten aus (mit gedrückter Strg-Taste).

Der Empfänger kann die angehängten E-Mails wie gewöhnliche E-Mails öffnen.

 

  1. Trick: So versenden Sie E-Mails mit Verzögerung

Sie ärgern sich regelmäßig darüber, dass Sie unfertige, fehlerhafte E-Mails versendet haben? Dann verschaffen Sie sich einen zeitlichen Puffer.

So geht’s in Outlook 2013:

  1. Klicken Sie erst auf „Start“ und dann auf „Regeln“.
  2. Wählen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
  3. Klicken Sie auf „Neue Regel“.
  4. Klicken Sie auf „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“ und bestätigen Sie die folgende Frage.
  6. Im neuen Fenster wählen Sie „diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“ und stellen Sie die gewünschte Zeit ein, z. B. drei Minuten.
  7. Klicken Sie auf „Weiter“, ebenso im folgenden Fenster, in dem noch Ausnahmen hinzugefügt werden können.
  8. Geben Sie der Regel einen Namen und bestätigen Sie – fertig.

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