Kategorie: Zeitmanagement

Time Blocking – die eigene Zeit effektiv managen

Wer tagtäglich von Meeting zu Meeting hetzt, an verschiedenen Projekten arbeitet und zwischendurch auch noch E-Mails beantwortet und Telefonate erledigt, verliert irgendwann den Überblick. Um die eigene Zeit effektiv zu strukturieren und zu nutzen, kann Time Blocking eine gute Möglichkeit sein. Bei dieser Form des Zeitmanagements wird die verfügbare Zeit bewusst in Blöcke eingeteilt.

Was ist Time Blocking?

Die Methode des Time Blockings sieht vor, eine Struktur in den eigenen Kalender beziehungsweise Tagesablauf zu bringen. Hierbei werden bestimmten Aufgaben beziehungsweise ganzen Aufgabenbereichen definierte Zeitfenster eingeräumt. Mit anderen Worten: Man macht Termine mit sich selbst, um zu einem vorab festgelegten Zeitpunkt eine Aufgabe anzugehen und zu erledigen. Time Blocking stellt die Erweiterung einer To-do-Liste dar – die Aufgaben werden nicht nur benannt, sondern zeitlich strukturiert aufgelistet.

Ist Time Blocking die richtige Methode für mich?

Diese Form des Zeitmanagements lohnt sich für alle Personen, die

• sich eine verlässliche Struktur im Arbeitsalltag wünschen.
• bei mehreren Aufgaben schnell den Überblick verlieren.
• häufig zwischen verschiedenen Aufgaben jonglieren.
• die kontrollieren möchten, wie viel Zeit sie mit welchen Aufgaben verbringen.
• sich schnell aus dem Konzept bringen lassen und sich nur schwer auf ein Thema konzentrieren können.
• sich mit ihren Aufgaben schnell überfordert fühlen.

Konkrete Umsetzung: Wie organisiere ich mich beim Time Blocking?

Damit das Zeitmanagement gelingt und unter dem Strich auch etwas bringt, sind folgende Tipps für die praktische Umsetzung beim Erstellen eines Plans hilfreich:

• Zunächst gilt es, alle einmaligen, aber auch regelmäßigen Aufgaben aufzulisten und diese nach Relevanz und Wichtigkeit zu ordnen.
• Ähnliche Aufgaben werden zu einem Oberthema zusammengefasst. Zum Beispiel: E-Mails, Kurznachrichten und Telefonate fallen unter die Rubrik „Kommunikation“. Zum Oberbegriff „Organisatorisches“ gehören allgemeine Erledigungen, die Ablage oder auch Terminvereinbarungen.
• Schätzen Sie den Aufwand der Aufgaben möglichst realistisch ein und planen entsprechende Zeiten. Die einzelnen Blöcke sollten zeitlich nicht zu kurz gefasst sein: Wer zehn oder mehr Blöcke pro Tag erstellt, verliert nicht nur den Überblick, sondern ist auch schnell überfordert, wenn man zu Beginn des Tages einen gefühlt fast unüberwindbaren Berg an Arbeit vor sich hat.
• Legen Sie bei der Planung größte Sorgfalt an den Tag. Werden Termine und Aufgaben vergessen und nicht eingetragen, dann existieren sie schlichtweg im Kalender nicht – und werden womöglich vergessen.
• Time Blocking sollte sich immer an den eigenen Bedürfnissen orientieren. So beginnen Frühaufsteher ihren täglichen Plan bereits um 7 Uhr morgens, während Nachteulen lieber am Abend noch einen Block einschieben. Die unliebsamen Aufgaben erledigt man zudem bestenfalls in der individuell produktivsten Zeit.
• Vergessen Sie nicht, auch Zeitblöcke für Pausen einzuplanen – und sich diese auch bewusst zu nehmen.
• Die wichtigste Voraussetzung für ein Gelingen des Time Blockings ist, sich exakt daranzuhalten. Es ist dabei empfehlenswert, einen gewissen zeitlichen Puffer einzubauen, denn nicht immer im Leben geht alles nach Plan und manchmal kommt dann doch etwas Unvorhergesehenes dazwischen.

Welche Vorteile bietet das Time Blocking?

Wer sich für das Time Blocking entscheidet und dieses auch konsequent umsetzt, profitiert von einem effektiven Zeitmanagement mit folgenden Vorteilen:

• Indem Sie Aufgaben bestimmte Zeiten zuordnen, können Sie sich auf diese gezielt fokussieren und die volle Konzentration darauf lenken. Unter dem Strich steigert dies die Produktivität sowohl in quantitativer als auch qualitativer Hinsicht.
• Die Strukturierung ermöglicht es, Prioritäten zu erkennen und zu setzen.
• Steht eine Aufgabe schwarz auf weiß im Kalender, ist das eigene Pflichtgefühl größer, diese genau zu der Zeit auch in Angriff zu nehmen, als wenn man sie nur auf der imaginären To-do-Liste hat.
• Die eigene Planung erhält Struktur. Sie bleiben so zudem immer Herr über Ihren Tagesablauf.
• Innerer Zeitdruck sowie Stress lassen sich effektiv mit dem Time Blocking verhindern. Indem wichtige Aufgaben im Kalender stehen, können diese gedanklich bereits gestrichen werden.

Was spricht schon dagegen? Das sind die Nachteile

Auch wenn viele Argumente für das Time Blocking sprechen, muss diese Form des Zeitmanagements nicht für jeden geeignet sind. Dagegen sprechend unter anderem folgende Aspekte:

• Die starre Zeitplanung lässt wenig Raum für spontane Änderungen und Anpassungen. Vor allem Berufstätige, bei denen sich beispielsweise auch spontan Meetings ergeben oder kurzfristig Gespräche geführt werden müssen, geraten mit dem Time Blocking schnell ins Straucheln.
• Wem Disziplin schwerfällt und wer sich seine eigene Zeit nur ungern vom Kalender diktieren lassen möchte, wird mit dem Time Blocking nicht nur überfordert, sondern auch schnell gestresst und unzufrieden sein.
• Bei einigen Aufgaben ist es schwierig, bereits im Vorwege die zu benötigende Zeit richtig einzuschätzen. Werden Zeitfenster zu kurz geplant und/oder Aufgaben unterschätzt, geht der gesamte Tagesplan nicht mehr auf und man gerät unter Zeitdruck.

Time Boxing: Was ist der Unterschied?

Im Rahmend des Zeitmanagements ist auch der Begriff Time Boxing geläufig. Die Ähnlichkeit der beiden Bezeichnungen legt es fast nahe, dass die Unterschiede nicht allzu groß sein dürften, dennoch gibt es einen wesentlichen: Während beim Time Blocking in einem bestimmten Zeitfenster eine bestimmte Aufgabe ansteht, geht es beim Time Boxing darum, diese in der vorab festgelegten Zeit auch mit einem festen Ziel zu erledigen.

Hier ein Beispiel:

• Time Blocking: Ich arbeite am Mittwoch von 8 bis 10 Uhr an Projekt XY.
• Time Boxing: Ich arbeite am Mittwoch von 8 bis 10 Uhr an Projekt XY und erarbeite währenddessen dafür sämtliche Strategien ODER ich schreibe mindestens zehn Seiten.

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Scary-Hour-Trick: So werden unliebsame Aufgaben schneller erledigt

Die lästige Ablage, die Korrespondenz mit einem schwierigen Kunden oder die eintönige Tabellenkalkulation für die Bilanz – im beruflichen und privaten Alltag gibt es immer mal wieder Aufgaben, die so unbeliebt sind, dass wir sie in schönster Regelmäßigkeit gerne vor uns herschieben. Damit sich der Berg an Arbeit aber nicht irgendwann so hoch auftürmt, dass kein Ende mehr in Sicht ist, kann ein einfacher Trick gegen die Aufschieberitis helfen: die Scary-Hour-Methode.

Die Horrorstunde? Das hat es mit dem Begriff auf sich

Der Begriff dürfte sich in keinem deutschen Wörterbuch finden lassen: Vielmehr handelt es sich bei der sogenannten Scary-Hour-Methode (deutsch für: Horrorstunden-Methode) um eine Wortkreation der US-Amerikanerin Laur Wheeler. Die TikTokerin wollte ihre eigene Prokrastination nicht länger hinnehmen, sondern aktiv etwas dagegen tun. Um ihr eigenes Chaos in den Griff zu bekommen und die angehäuften Aufgaben sukzessive abzubauen, entschied sie für sich, diesen jeden Tag genau eine Stunde zu widmen.

Scary-Hour-Methode: So funktioniert sie

Je nach Arbeitsaufwand wird einmal pro Tag, jeden zweiten Tag oder einmal pro Woche in einem festen Zeitfenster von genau 60 Minuten all das erledigt, was sonst zu kurz kommt. Damit das gelingt, sind Ablenkungen tabu. Mit anderen Worten: Stellen Sie das Smartphone auf lautlos, deaktivieren Sie die Benachrichtigungen am Computer und schließen Sie die Tür zum Büro. In der folgenden Stunde – bestenfalls stellen Sie einen Timer – gilt es dann, sich voll und ganz auf die „Scary-Hour-Aufgabe“ zu fokussieren und konzentriert zu arbeiten. Entschuldigungen gelten jetzt genauso wenig wie Trödelei. Nach Ablauf der 60 Minuten ist direkt Schluss: Selbst, wenn eine Aufgabe noch nicht erledigt ist, widmet man sich anderen (angenehmeren) Arbeiten.

Eine Stunde Horror am Tag: Lohnt sich das?

Viele kennen das schlechte Gewissen, das sich schnell einstellt, wenn die Aufschieberitis mal wieder zuschlägt. Je mehr Aufgaben wir unerledigt lassen, desto unwohler und gestresster fühlen wir uns. Erschwerend hinzukommt, dass wir irgendwann den Überblick verlieren und gar nicht mehr wissen, was wir zuerst beginnen und was zuletzt anfangen sollen. Der Scary-Hour-Trick soll dazu beitragen, Ruhe und Ordnung in das gedankliche Chaos bringen: Wer genau weiß, dass es eine reservierte Stunde für die lästigen Aufgaben gibt, kann diese mit einem guten Gewissen in der restlichen Zeit gedanklich aus dem Kopf streichen und muss sich nicht mehr damit beschäftigen.

Ein weiterer Pluspunkt ist: Aus der Scary Hour nimmt man das gute Gefühl mit, effektiv etwas geschafft zu haben. Wer sich gewissenhaft an den Zeitplan hält, der kann auf längere Sicht das Intervall sogar verlängern und muss dann vielleicht nicht mehr täglich, sondern nur noch wöchentlich die Horrorstunde überstehen.

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Das Parkinsonsche Gesetz – wenn die Zeit die Arbeitsdauer vorgibt

Wer eine Stunde Zeit für eine Aufgabe hat, der benötigt in der Regel auch genau diese Zeit – mit dieser kurzen Beschreibung lässt sich das Phänomen beziehungsweise das Problem des Parkinsonschen Gesetzes auf den Punkt bringen. Die Lösung: Für ein effektiveres Zeitmanagement sollte man nicht bis zur letzten Minute warten.

Keine neue Erkenntnis und doch immer noch aktuell

Je mehr Zeit für eine Aufgabe zur Verfügung steht, desto länger dauert es, sie zu erledigen: Zu dieser Erkenntnis kam Cyril Northcote Parkinson bereit Mitte der 1950er Jahre. Eine Verbindung zur gleichnamigen Erkrankung hat der englische Autor und Historiker dabei übrigens nicht. Sein Prinzip fokussiert sich vielmehr auf das Zeitmanagement nach dem Prinzip „je weniger Zeit, desto höher die Produktivität“.

Parkinson formulierte dabei als Kritik an der britischen Marine folgenden Satz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maße, wie komplex die Aufgabe tatsächlich ist.)“ Folgendes Beispiel sollte seine Aussage veranschaulichen: Wenn eine Seniorin im Ruhestand eine Postkarte an den Enkel verschickt, dann nimmt sie sich Zeit: Für das Aussuchen und den Kauf, für die Suche der Adresse, das Formulieren des Textes und den Weg zum Briefkasten benötigt sie fast einen halben Tag. Ein Geschäftsmann mit vollem Terminkalender würde die Aufgabe in gerade mal fünf Minuten erledigen, da er nicht mehr Zeit dafür erübrigen kann.

Das Parkinsonsche Gesetz im heutigen Berufsalltag

Wer über die Theorie nachdenkt, der findet im eigenen beruflichen Alltag bestimmt mehrere konkrete Beispiele, bei denen das Prinzip von Parkinson voll zutrifft. Hier einige typische Situationen:

• Meetings: Ist eine Konferenz oder ein Meeting für 30 Minuten, eine Stunde oder auch zwei Stunden angesetzt, dann endet die Sitzung auch erst dann, wann sie gemäß Terminkalender enden soll – unabhängig vom tatsächlichen Zeitbedarf. Ist zu viel Zeit vorhanden, dann gibt es vielleicht noch Smalltalk oder die Vortragenden ziehen ihre Redebeiträge einfach (unnötig) in die Länge.
• Arbeitstag: Wer einen 9-to-5-Job hat, der arbeitet auch genau die acht Stunden, wie vom Arbeitgeber vorgegeben, und schafft sein Soll Tag für Tag unabhängig von einem schwankenden Arbeitsaufkommen.
• Projektarbeit: Für Projekte steht in der Regel meist ein längerer Zeitraum zur Verfügung. Dabei ist es sehr unwahrscheinlich, dass wir den Auftrag bereits nach zwei Wochen fertigstellen, wenn die Frist erst eine Woche später abläuft. Bei vielen Menschen fängt die arbeitsintensive Zeit sogar erst kurz vor knapp an.

Was können wir für ein besseres Zeitmanagement tun?

Um nicht unnötig viel Zeit zu „vertrödeln“, gibt es eine einfache, aber effektive Lösung: das Zeitlimit knapper festlegen. Denn tatsächlich wird unsere Produktivität deutlich höher, je größer der Zeitdruck ist. Warum daher das Meeting nicht einfach mal kürzer ansetzen oder die Abgabefrist knapp bemessen und vorziehen?

Zusätzlich sind eine gute Organisation und Selbstdisziplin gefragt. Hilfreich kann es sein, sich selbst eigene Deadlines zu setzen (auch wenn eigentlich noch ausreichend Zeit ist) und sich die Aufgaben zeitlich in mehrere Abschnitte einzuteilen. Wichtig ist zudem, nicht immer einen Grund zu finden, die To-dos vor sich herzuschieben, sondern mit einem festen Zeitplan diese auch tatsächlich anzugehen.

Geht es um die optimale zeitliche Ausnutzung des Arbeitstags, kommt die Vier-Tage-Woche dem Parkinsonschen Gesetz sehr entgegen. Hier wird die gleiche Arbeit auf weniger Tage verteilt – und sollte unter dem Strich daher mindestens genauso effektiv sein.

Tipp: Ein guter Ansporn mag das Gefühl sein, seinem Ziel bereits einen Schritt näher gerückt zu sein. Deshalb sollte der Anfang möglich schnell gemacht werden. Die Hürde zum Weitermachen ist jetzt nicht mehr unerreichbar hoch. Motivation von außen, zum Beispiel von Vorgesetzten, Kollegen und Freunden, kann ebenfalls dazu beitragen, dass Aufgaben noch vor Fristende erledigt sind.

Passend dazu: das Edwards-Gesetz

In engem Zusammenhang zum Parkinsonschen Gesetz steht das Edwards-Gesetz oder auch der Goal-Gradient-Effekt. Dieser bestätigt die Theorie von Parkinson und besagt, dass die Investition in eine Aufgabe umgekehrt proportional zur verbleibenden Zeit steigt. Bedeutet: Die Anstrengung ist umso höher, je näher man dem Ziel kommt. Rückt die Deadline näher, strengen wir uns deutlich mehr als, als wenn noch viel Zeit übrig ist.

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Schon wieder zu spät? So klappt es (endlich) mit der Pünktlichkeit

Es gibt Menschen, die schaffen es scheinbar nie, pünktlich zu sein. Beginnt das Meeting um 15 Uhr, dann treffen sie mit Mühe und Not abgehetzt um 15.10 Uhr ein. Trotz Gleitzeitregelung sitzen sie immer erst in der allerletzten Minute, nicht selten auch später am Schreibtisch. Und bei privaten Verabredungen ist das akademische Viertel ohnehin gesetzt. Das muss jedoch nicht sein: Denn mit einfachen Tipps und einem anderen Zeitmanagement können selbst notorische Zuspätkommer lernen, pünktlich zu sein.

Warum Pünktlichkeit mehr ist als nur eine „Zier“

Pünktlichkeit ist eine Zier, doch weiter kommt man ohne ihr – heißt es im Volksmund, an dem in dem Fall nur bedingt etwas dran ist. Denn auch wenn Unpünktlichkeit nicht direkt einem Weltuntergang gleichkommt, gibt es schon gute Argumente und Gründe, die dafür sprechen, rechtzeitig zur verabredeten Zeit zu einem Termin, zu einer Verabredung oder einfach zum Arbeitsbeginn zu erscheinen:

• Respekt: Obwohl es meist nicht beabsichtigt ist, wirkt Unpünktlichkeit unhöflich und respektlos. Schließlich investieren andere Menschen ihre Zeit und müssen nun untätig warten.
• Kosten: Im Arbeitsleben kann Unpünktlichkeit nicht nur Zeit, sondern auch Geld kosten. Vor allem bei Selbstständigen und Unternehmern ist es mehr als ärgerlich, wenn sie während dieser Wartezeit selbst nicht arbeiten können. Und auch der Zuspätkommer selbst hätte in der verlorenen Zeit bereits effektiv sein können.
• Stimmung: Die Laune sinkt schnell bei allen Anwesenden, wenn sie längere Zeit auf eine Person warten müssen und ein Meeting deshalb erst später beginnt. Mit einer genervten Grundstimmung wird es dann schwierig, in der verbleibenden Zeit noch konzentriert zu arbeiten.
• Souveränität: Wer zu spät kommt, steht schnell ungewollt im Mittelpunkt, wenn sich alle Blicke (mit leichtem Vorwurf) auf die Person richten und ihren Stresspegel ansteigen lassen. Für ein souveränes Auftreten ist Unpünktlichkeit daher absolut kontraproduktiv.

Die Konsequenzen am Arbeitsplatz für Zuspätkommer

Um überhaupt zu spät kommen zu können, muss es natürlich klare Arbeitszeitregelungen im Betrieb geben. Diese sind entweder in einem Tarif- oder im Arbeitsvertrag festgehalten, können aber auch mündlich vom Chef ausgesprochen werden. An diese vorgegebenen Zeiten, dazu gehören auch die Gleitzeitregelungen, haben sich die Angestellten zu halten. Wer ausnahmsweise mal einige Minuten später am Arbeitsplatz sitzt als gefordert, der muss natürlich noch keine Konsequenzen befürchten. Anders sieht es bei Menschen aus, die notorisch zu spät am Arbeitsplatz erscheinen: Der Vorgesetzte kann sie im wiederholten Fall abmahnen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Arbeitnehmer fahrlässig gehandelt hat – ein Stau auf der Autobahn, der vorher bekannt war, oder ein Streik im öffentlichen Nahverkehr zählen definitiv dazu, ein Unfall auf dem Weg zur Arbeit dagegen nicht. Werden mehrere dieser Abmahnungen ausgesprochen, dann ist im schlimmsten Fall sogar eine verhaltensbedingte Kündigung möglich.

Ab sofort pünktlich sein – mit diesen Tipps klappt es

Mit dem einfachen guten Vorsatz „Ab morgen bin ich pünktlicher“ ist es meist nicht getan. Etwas Eigeninitiative, ein Umdenken und eine gewisse Veränderung des eigenen Verhaltens sowie bekannter Routinen sind schon nötig, um künftig Verspätungen zu vermeiden – und von allen Seiten Pluspunkte zu sammeln. Diese Tipps unterstützen bei einem guten Zeitmanagement:

Realistische Einschätzung
Menschen, die regelmäßig zu spät kommen, neigen dazu, den Zeitaufwand bestimmter Aufgaben und Tätigkeiten falsch einzuschätzen. Wer beispielsweise für die morgendliche Zeit im Bad zehn Minuten einplant, de facto aber mindestens 20 Minuten dort verbringt, kann seinem eigenen Zeitplan in der Folge ja nur hinterherhinken. In dem Fall lohnt es sich, an zwei bis drei Tagen alle wiederkehrenden Tätigkeiten und Routinen mit der Stoppuhr zu messen und die tatsächliche Zeit zu notieren.

Zeitpuffer
Wer im wahrsten Wortsinn minutiös plant, der steht vor einem Problem, wenn plötzlich etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt. Das kann ein verspäteter Bus sei, eine lange Schlange im Supermarkt oder der Platzregen, der ein Wechseln der Kleidung notwendig macht. Planen Sie aus diesem Grund immer auch die Eventualitäten ein und kalkulieren Sie mit einem gewissen Zeitpuffer.

Nichts dazwischenschieben
Wer nach dem Motto „Noch schnell…“ die eine oder andere Aufgabe in den Zeitplan einbaut, kann sich schnell verzetteln. Denn am Ende nimmt das Ausräumen der Spülmaschine, das Hinausbringen des Mülls oder die Vereinbarung eines Arzttermins doch mehr Zeit als gedacht in Anspruch. Spontane „Noch schnell“-Aufgaben haben in einem Zeitplan deshalb nichts zu suchen.

Vorbereitung
Zeitstress lässt sich mit einer guten Vorbereitung von vornherein vermeiden. Wer beispielsweise pünktlich zu einer Verabredung kommen möchte, informiert sich bereits im Vorwege über die Abfahrtszeiten des Busses oder über die Parkmöglichkeiten vor Ort. Um es morgens rechtzeitig zur Arbeit zu schaffen, kann es zudem hilfreich sein, bereits am Vorabend die Kleidung rauszulegen und die Arbeitstasche zu packen.

Vorausschauende Planung
Für ein gutes Zeitmanagement lohnt es sich zudem, grundsätzlich vorausschauend zu denken und zu planen. Auf diese Weise lassen sich stressige Situationen von vornherein vermeiden. Wer beispielsweise sein Auto bereits dann mit Sprit versorgt, bevor der Tank leer ist und ein Geschenk zum Geburtstag nicht erst am Tag der großen Feier kauft, der schaltet mögliche Hürden präventiv aus und hat mehr Zeit, um pünktlich zu sein.

Ablenkungen vermeiden
Eine typische Unpünktlichkeitsfalle ist das Handy. Denn ein Anruf schafft es schnell, den eigentlichen Zeitplan durcheinanderzubringen, sofern man zu höflich ist, um den Anrufer zu vertrösten oder abzuwimmeln. Wer Probleme mit der Pünktlichkeit hat, der nimmt den Anruf bei Zeitdruck lieber erst gar nicht an und ignoriert auch WhatsApp, SMS und E-Mails.

Uhr vorstellen
Mit diesem kleinen Trick lässt sich die Psyche austricksen: Stellen Sie die Uhr doch einfach zehn Minuten vor und orientieren sich immer genau an dieser Uhrzeit – denn so sind Sie trotz Unpünktlichkeit immer noch pünktlich.

Urheber des Titelbildes: fizkes/ 123RF Standard-Bild

Deadlines setzen – warum Zeitdruck uns schneller werden lässt

„Das Angebot ist stark nachgefragt – sichern Sie sich daher noch heute den Rabatt!“ Sätze, wie diese, kennen wir aus der Werbung. Und seien wir ehrlich: Auch wir haben uns durch den künstlich erzeugten Zeitdruck mit Sicherheit schon zu dem einen oder anderen Spontankauf hinreißen lassen. Tatsächlich kann es auch im Arbeitsleben sehr effektiv sein, mit Deadlines einen gewissen zeitlichen Druck aufzubauen.

Welchen Effekt lösen Deadlines aus?

Die wortwörtlich übersetzte „Todeslinie“ wird gerne auch als Galgenfrist bezeichnet. Mit einer Deadline geben wir einen Zeitpunkt vor, bis zu dem Aufgaben spätestens erledigt sein müssen. Diese Deadline bietet demnach eine Orientierung und hilft bei der Planung und Strukturierung der eigenen Zeit. Bei vielen Menschen steigert sie zudem die Leistungsfähigkeit. Denn aus psychologischer Sicht arbeiten wir mit dem Ziel vor Augen schneller, fokussierter und effizienter. Da eine Deadline das Ende der Aufgaben klar vorgibt, weiß man bereits während der Arbeit, wann das Ziel spätestens erreicht ist – und das wirkt bei vielen Menschen motivierend.

Für die eigene Motivation: künstlichen Zeitdruck aufbauen

Seit Monaten schieben wir die Ablage vor uns her und auf den Unterlagen für die Steuererklärung hat sich bereits eine dicke Staubschicht gebildet… Dinge, die nicht unbedingt sofort erledigt werden müssen, schieben wir gerne vor uns her. Damit sich am Ende nicht ein riesiger Berg an Irgendwann-To-dos vor uns türmt, kann es hilfreich sein, sich selbst künstlichen Zeitdruck zu setzen. Tragen Sie dazu einen konkreten Termin bestenfalls direkt in den Kalender ein und dulden Sie selbst keinen Aufschub. Ein gewisser Druck lässt sich zudem aufbauen, indem man Freunde oder den Partner über die eigenen Pläne informiert. Hat man die Aufgabe in der vorgegebenen Zeit erledigt, dann spricht übrigens nichts gegen eine kleine Belohnung, die man sich selbst gönnt.

Tipp: Bei kürzeren und regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben, wie beispielsweise Akten einsortieren oder Schreibtisch aufräumen, nehmen Sie doch einfach mal die Stoppuhr in die Hand und messen die Zeit, die Sie dafür benötigen. Und beim nächsten Mal versuchen Sie dann, die Aufgabe etwas schneller zu erledigen.

Wenn die Deadline näher rückt: Warum uns Zeitdruck anspornen kann

Auch das haben wir schon erlebt: An hektischen Tagen mit vielen Terminen, Aufgaben, Telefonaten und vielleicht sogar noch kleinen Katastrophen zwischendurch schaffen wir meist deutlich mehr als an Tagen, die ruhiger verlaufen. Tatsächlich ist es so, dass wir eine Arbeit häufig schneller erledigen, wenn wir dafür weniger Zeit haben. Eine Deadline, die näher rückt oder von vornherein knapp gesetzt wird, motiviert viele Menschen. Der damit verbundene Zeitdruck wirkt sich auch körperlich aus: Unser Blutdruck steigt, der Herzschlag beschleunigt sich und unser Nervensystem wird aktiviert. Die Folge: Wir sind leistungsstärker, die Arbeit geht leichter von der Hand und fühlt sich auch nicht so anstrengend an. Im Kopf hat sich jetzt vor allem das Ziel manifestiert, es zu schaffen. Dieses Phänomen wird auch als „Goal-Gradient-Effekt“ bezeichnet. Dieser tritt aber nur dann ein, wenn die Deadline auch realistisch und erreichbar ist.

Wenn der Zeitdruck zu hoch wird

Während die einen Menschen mit einem gewissen Zeitdruck gut umgehen können und ihn sogar brauchen, um effektiv arbeiten zu können, kann er andere auch überfordern. Häufig verbirgt sich dahinter eine falsche Zeiteinschätzung und ein mangelndes Zeitmanagement. Denn wer unliebsame Aufgaben immer wieder in dem Irrglauben vor sich herschiebt, dass noch ausreichend Zeit zur Verfügung steht, der verzettelt sich schnell. Schnell entsteht dann ein extremer Zeitdruck, der Stress verursacht. Letztlich schafft man es dann weder in der vorgegebenen Zeit noch erfüllt man die Aufgabe zufriedenstellend.

Vor allem bei größeren Aufgaben sollte daher zunächst eine Struktur und ein Zeitplan mit einzelnen Etappenzielen aufgestellt werden. So lässt sich am besten einschätzen, wieviel Zeit die Arbeit tatsächlich in Anspruch nimmt. Und sollte sich abzeichnen, dass die Deadline tatsächlich nicht eingehalten werden kann, dann sollte man dies möglichst frühzeitig kommunizieren – und nicht erst dann, wenn es bereits zu spät ist.

Hinweis: Nicht immer ist es der eigenen Herangehensweise geschuldet, wenn Aufgaben nicht pünktlich erledigt werden. Manchmal passen Zeitvorgabe und Umfang einfach nicht zusammen und es ist unmöglich, eine Aufgabe in einer bestimmten Frist zu erledigen. Kommt das bei der Arbeit häufiger vor, dann sollten Sie unbedingt das Gespräch mit dem Vorgesetzten suchen – damit er beim nächsten Mal realistischere Ziele setzt.

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Wenn Eltern eine Auszeit vom Job brauchen – Mutter- und Vater-Kind-Kuren

Nach dem anstrengenden Tag im Job die Beine zu Hause hochzulegen, das ist bei Müttern und Vätern in der Regel nicht drin. Denn einen Feierabend gibt es nicht, wenn kleine Kinder zur Familie gehören. Wenn die Doppelbelastung von Beruf und Familie Eltern mit der Zeit zusetzt und sie an ihre Belastungsgrenze bringt, dann kann eine Mutter- beziehungsweise eine Vater-Kind-Kur als kurze Auszeit eine gute Lösung sein, um wieder neue Energie zu tanken. Hier die wichtigsten Infos und Regelungen für Arbeitnehmer.

Mutter-Kind-Kur: Was ist das eigentlich?

Die klassische Mutter- beziehungsweise Vater-Kind-Kur ist eine meist dreiwöchige Vorsorgekur für erschöpfte, überforderte und belastete Eltern, die wieder zu Kräften kommen und nicht ernsthaft erkranken sollen. Sie gehört dabei zu den Pflichtleistungen der gesetzlichen Krankenkassen. Auch viele private Krankenversicherungen decken diese Kuren ab. Wer bereits erkrankt ist, für den ist dagegen eine medizinische Rehabilitation die bessere Option. In dem Fall ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig.

Die Voraussetzungen: Wer erhält die Kur?

Einen Anspruch auf eine Mutter- oder Vater-Kind-Kur haben grundsätzlich alle gesetzlich versicherten Eltern alle vier Jahre. Für die Bewilligung der Kur muss eine medizinische Indikation beziehungsweise eine gesundheitliche Beeinträchtigung vorliegen – das kann auch bereits eine psychische Belastung sein. Der Arzt muss ein entsprechendes Attest ausfüllen, welches gemeinsam mit einem Antrag zur Kostenübernahme sowie optional auch mit einer Angabe zur Wunschklinik bei der Krankenkasse einzureichen ist. Die Krankenkasse prüft den Antrag und kann diesen unter Umständen auch ablehnen. Der Antragsteller hat in dem Fall jedoch ein Widerspruchsrecht.

Die finanzielle Frage: Wer zahlt die Kur?

Die Kosten für die Kur übernehmen zu einem Großteil die Krankenkassen. Mütter und Väter müssen jedoch einen Eigenanteil von zehn Euro pro Tag zahlen und sich auch an den Reisekosten mit einem Anteil von zehn Prozent und maximal zehn Euro beteiligen. Kinder und Jugendliche sind von einer Kostenbeteiligung befreit.

Für Angestellte: Was ist beim Arbeitgeber zu beachten?

Arbeitnehmer, die eine Mutter-und-Kind-Kur bewilligt bekommen, erhalten während der kurzen Auszeit weiterhin ihr volles Gehalt. Der Arbeitgeber ist gesetzlich zur Lohnfortzahlung verpflichtet. Er darf zudem keine Einwände gegen die Kur erheben und muss die Angestellten für die Dauer der Kur von der Arbeit freistellen. Urlaubstage gehen für die Kur übrigens nicht drauf und dürfen gemäß Bundesurlaubsgesetz auch nicht anteilig dem Urlaubskonto angerechnet werden – selbst dann nicht, wenn die Kur in Ausnahmefällen verlängert wird.

Der Arbeitnehmer steht dagegen in der Pflicht, seinen Chef unverzüglich über den Kuraufenthalt zu informieren, sobald es eine Klinikzusage gibt und ein Zeitraum feststeht. Er muss zudem unaufgefordert die Bewilligung der Krankenkasse vorlegen.

Kinder mitnehmen: Welche Rahmenbedingungen gelten?

Kinder können den jeweiligen Elternteil zur Kur begleiten, wenn daheim keine entsprechende Betreuung sichergestellt werden kann. Die Altersgrenze liegt bei zwölf Jahren, in Ausnahmefällen auch bei 14 Jahren. Kinder mit einer Behinderung dürfen als Kurbegleitung auch älter sein. Für die Dauer des Aufenthalts entfällt für die mitreisenden Kinder die Schulpflicht. Vor Ort werden sie altersentsprechend betreut und erhalten hier auch schulbegleitenden Unterricht. Besteht auch für das Kind Behandlungsbedarf, so muss für dieses ein eigenes Attest vorliegen.

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Prokrastination: Was ich heute kann besorgen, verschieb ich liebend gern auf morgen

Der unangenehme Anruf bei einem Kunden, den man vor sich herschiebt, die Ablage, zu der man sich nicht aufraffen kann oder das Protokoll, das schon seit Wochen darauf wartet, endlich geschrieben zu werden – wir alle kennen das Phänomen, unangenehme Aufgaben aufzuschieben und sich stattdessen lieber anderen Dingen zu widmen. Wenn dieses Verhalten aber nicht nur ab und an mal vorkommt, sondern zur Regelmäßigkeit wird und sogar die Arbeit darunter leidet, sollten Sie sich selbstkritisch fragen, warum Aufgaben eigentlich gern auf morgen, übermorgen oder sogar übernächste Woche verschoben werden. Es gibt zudem hilfreiche Tipps und Tricks, etwas gegen die Aufschieberitis, auch Prokrastination genannt, zu unternehmen.

Die Ursachen: Woher kommt die Aufschieberitis?

Es wäre etwas zu einfach, die Prokrastination lediglich mit Faulheit und Unlust zu begründen – auch wenn das natürlich Ursachen sein können. Gründe mögen auch ein falsches Zeitmanagement, eine schlechte Organisation oder Konzentrationsprobleme sein. Kommt diese Verhaltensweise häufiger vor, steckt meist eine bestimmte Charaktereigenschaft dahinter. Möglicherweise hat die Prokrastination etwas mit Versagensangst zu tun und in dem Fall eine bestimmte Aufgabe nicht richtig bewältigen zu können. Ein hohes Maß an Impulsivität trägt dagegen dazu bei, dass man sich schnell ablenken lässt und unangenehme Tätigkeiten lieber aufschiebt.

Tipps und Tricks, damit Aufgaben sofort erledigt werden

Einmal Aufschieberitis, immer Aufschieberitis? Weit gefehlt: Natürlich ist es möglich, selbst etwas gegen das regelmäßige Aufschieben von Aufgaben und Tätigkeiten proaktiv zu unternehmen. Diese Tipps und Tricks sind hilfreich:

• Selbstreflexion:

Wer etwas an seinem Verhalten ändern möchte, sollte sich zunächst fragen, warum man sich an bestimmte Aufgaben nicht herantraut und wie sehr die Situation belastet? Gibt es eventuell sogar verschiedene Gründe abhängig vom Tag, von der Aufgabe und der Situation?

• Ablenkungen vermeiden:

Damit die Ablenkung gar nicht erst verführerisch locken kann, sollten Sie diese von vornherein aus ihrem Blickfeld verbannen. Das kann zum Beispiel das zur Seite gelegte Smartphone, der geschlossene Internetbrowser und das ausgeschaltete Radio sein. Auch der Kaffee steht schon bereit und der Schreibtisch ist auch aufgeräumt.

• Schluss mit Multitasking:

Menschen, die dazu neigen, Dinge vor sich herzuschieben, für die ist Multitasking ab sofort tabu. Denn wer regelmäßig E-Mails während des Telefonats checkt oder andere Aufgaben zeitgleich erledigt, dem fehlt schnell der Überblick und es mangelt an Konzentration. Viel schneller und effizienter läuft es dagegen, wenn man sich nur auf eine Tätigkeit konzentriert. Außerdem besteht so nicht die Gefahr, eine (unliebsame) Aufgabe zu vergessen.

• Motivation:

Wer motiviert ist, kann Herausforderungen viel besser und schneller bewältigen. Eine gute Motivationshilfe kann zum Beispiel eine Belohnung sein. Wenn nicht der Kollege im Büro oder der Partner daheim diesen „Job“ übernimmt, darf man sich natürlich auch selbst etwas Gutes tun, wenn man die Aufgabe geschafft hat. Das kann zum Beispiel eine Süßigkeit oder einfach nur ein Kaffee sein. Auch ein früher Feierabend oder ein gemütlicher Kinoabend sind mögliche Anreize.

• Organisation:

Vor allem dann, wenn mehrere Aufgaben erledigt werden müssen, ist eine To-do-Liste hilfreich. Notieren Sie hier alle Aufgaben, setzen Sie Prioritäten und vor allem Deadlines. Jetzt gibt es keine Ausreden mehr und Ausnahmen sowieso nicht. Die Liste wird nun Punkt für Punkt abgearbeitet. Ist eine Aufgabe erledigt, wird sie abgehakt. So sieht man sogar schwarz auf weiß, dass man wirklich etwas geschafft hat – und richtig stolz auf sich sein kann.

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Heimarbeit: Mehr Effizienz im Homeoffice

Arbeiten daheim ist ein zweischneidiges Schwert: Einerseits erweitert es den Spielraum und bietet mehr Freiheiten, andererseits drohen Ablenkungen oder gar ein Gefühl von sozialer Isolation. Wer einige elementare Tipps beachtet, holt dagegen das Beste aus seiner Arbeitszeit im Homeoffice heraus!

Selbstorganisation ist das A und O

Fakt ist, dass beim Arbeiten von zu Hause aus Konzentration und Leistung besser sind als im Großraumbüro. Allerdings: Dazu braucht es ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Deshalb ist es sinnvoll, sich Routinen anzugewöhnen, die vor Ablenkungen schützen. Dazu gehört unbedingt ein geregelter Tagesablauf mit festen Pausen und einem vorab definierten Feierabend, um nicht am heimischen Schreibtisch mit Überstunden „festzukleben“. Zum Arbeitsschluss gehört auch, das alle technischen Geräte ausgestellt und heruntergefahren werden, wie im Büro auch. So ist gewährleistet, dass man sich nach Feierabend nicht noch mal eben schnell an den Computer setzt – um dann womöglich eine weitere halbe Stunde dranzuhängen.
Wichtig ist eine Arbeitsstruktur, die konkrete Ziele beinhaltet – sind sie erreicht, ist das gleichzeitig eine Erfolgskontrolle. Eine To-do-Liste für den Arbeitstag ist ebenfalls hilfreich.

Privates und Geschäftliches zu Hause trennen

Um in den eigenen vier Wänden effektiv zu arbeiten, sollte der private Bereich bestmöglich vom Home-Arbeitsplatz abgetrennt sein. Das beginnt mit einem separaten Arbeitsbereich, am besten einem Arbeitszimmer. Empfehlenswert ist auch eine Mobilfunknummer, die ausschließlich dem Job vorbehalten ist. Der Arbeitsbereich sollte frei von privaten Dingen sein, die für Ablenkung sorgen können.
Eine Couchecke für die Pausen oder den Empfang von Kunden ist im heimischen Büro durchaus erlaubt – so wird vermieden, dass dazu die Wohnräume aufgesucht werden.
Ganz wichtig ist die Mittagspause: Sie sollte nicht nur dazu da sein, etwas Gesundes zu essen, sondern auch, um unter Leute zu kommen – entweder im Kreis der Familie oder im Restaurant um die Ecke. So kompensiert der Heimarbeiter im Homeoffice die fehlenden sozialen Kontakte mit Kollegen während der Arbeit.

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Erfolgreicher Arbeiten: Effizient statt effektiv

Kaum ein Arbeitnehmer, bei dem keine Überstunden anfallen. Wie sollen die vielen Aufgaben und Projekte auch sonst gestemmt werden? Mit Effizienz! Denn es ist bewiesen, dass nicht diejenigen Mitarbeiter viel schaffen, die lange im Büro sitzen. Sondern jene mit effizienter Arbeitsweise. Doch was heißt effizientes Arbeiten überhaupt?

Richtige Dinge tun und Dinge richtig tun

Erfolg haben – kaum einer, der nicht danach strebt. Erfolg im Job oder im Sport bedeutet aber für jeden etwas anderes. Stellen Sie sich die Teilnehmer eines Marathonlaufs vor: Einige sind froh, wenn Sie das Ziel überhaupt erreichen. Andere freuen sich, wenn sie die Ziellinie mit einer neuen Bestzeit überqueren. Beide Gruppen haben das Ziel erreicht, ihr Lauf war also effektiv. Doch nur die zweite Gruppe ist auch effizient in den Wettkampf gestartet und konnte somit schneller sein.

Effektiv zu sein bedeutet, die richtigen Dinge zu tun. Effizienz bedeutet, die Dinge richtig tun. Angenommen, Sie möchten einen Baum in ihrem Garten fällen. Wenn Sie dazu die Säge aus dem Schuppen holen, machen Sie keinen Fehler. Mit Kraftanstrengung erreichen Sie nach einiger Zeit Ihr Ziel, den Baum zum Fallen zu bringen. Würden Sie jedoch die Motorsäge Ihres Nachbarn leihen, fällen Sie den Baum in kürzester Zeit und ohne ins Schwitzen zu kommen. Das ist der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz.

Die Verbindung von Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit

In der Arbeitswelt wird immer häufiger Wert auf Effizienz gelegt. Eine Maßnahme soll nicht nur einen bestimmten Effekt erzielen. Sie soll gleichzeitig möglichst wenig Zeit, Geld und Arbeitskraft in Anspruch nehmen, also effizient sein. Es geht um die Verbindung von Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit.

5 Tipps für effizienteres Arbeiten

Damit auch Sie bei der Arbeit Ihre Ziele mit möglichst geringem Aufwand erreichen, haben wir fünf Tipps für effizientes Arbeiten zusammengestellt:

Lassen Sie sich nicht ablenken!

Das Telefon klingelt ständig, die Kollegen quasseln und eine E-Mail nach der anderen flattert ins Postfach? Solche Ablenkungen fressen Zeit – und damit Effizienz. Stellen Sie Ihr Telefon auf stumm, bitten Sie die Kollegen rauszugehen und schließen Sie das Mailprogramm, wenn Sie eine wichtige Aufgabe erledigen müssen.

Priorisieren Sie Ihre To-do-Liste!

Sie haben zahllose Aufgaben auf dem Zettel und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Ordnen Sie Ihre To-do-Liste nach Wichtigkeit und arbeiten Sie nacheinander alles ab. Welche Angelegenheiten sind wichtig und dringend, welche können etwas warten? Erst wenn eine Aufgabe erledigt ist, fangen Sie mit einer neuen an.

Machen Sie Pausen!

Es klingt paradox, aber wenn Sie zwischendurch Pausen einlegen, schaffen Sie mehr. Kein Mensch kann seine Konzentration über acht oder mehr Stunden aufrechterhalten. Spätestens nach 100 Minuten muss eine kleine Pause eingelegt werden. Nach vier Stunden ist eine längere Erholung sinnvoll, um den Kopf frei zu bekommen.

Sagen Sie auch mal Nein!

Sie helfen den Kollegen, füllen das Papier im Kopierer auf, räumen die Spülmaschine aus und organisieren auch noch das Firmenfest. Und wer dankt Ihnen das? Wenn Sie nur wenig Zeit haben und wichtige Dinge auf dem Schreibtisch liegen, lohnt es sich, auch mal Nein zu sagen.

Halten Sie Ordnung!

Nichts ist nerviger, als im Aktenchaos nach einem Formular zu suchen oder den Posteingang nach einer bestimmten Mail zu durchforsten. Wer direkt alles abheftet und ablegt, hält Ordnung, ohne dafür extra aufräumen zu müssen. Wer erst suchen muss, um eine Aufgabe zu erledigen, arbeitet nicht effizient.

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