Angebotserstellung und Kalkulation: Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt?

Angebotskalkulation

Beim Thema Angebotserstellung steht wohl jeder Selbständige immer wieder vor der Frage: „Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt realistisch ein?“ Wer exakt definierte Leistungen anbietet, etwa Massagen oder Coachingstunden, wird bei der Kalkulation keine großen Probleme haben. Je individueller und komplexer eine Dienstleistung aber ist, desto mehr gilt es zu bedenken und im persönlichen Gespräch zu klären. Worauf Sie bei der Angebotserstellung achten sollten, damit Sie am Ende keine unbezahlte Arbeit leisten müssen oder als Kunde von unerwarteten Nachforderungen überrascht werden, erfahren Sie hier.

Die Grundlage

Zu Beginn der Preiskalkulation steht die Ermittlung des Marktpreises, das ist die Summe, die Ihre Auftraggeber in der Regel bereit sind zu zahlen. Je höher Ihr Honorar über dem Marktpreis liegt, desto schwieriger ist es in der Regel, Ihre Dienstleistung zu verkaufen. Ein Angebot sollte in jedem Fall eine präzise Leistungsbeschreibung enthalten und dem Kunden aufzeigen, welche eventuellen Sonderwünsche zusätzliche Kosten verursachen. Fragen, die Sie sich vorab stellen können, sind zum Beispiel: Welche Leistungen gehören dazu? Sollen exakte Ziele definiert werden? Was für Recherchen sind notwendig? Gibt es einen zusätzlichen Beratungsaufwand? Sind – etwa bei kreativer Arbeit wie Text oder Grafik – Korrekturen inklusive? Ist mit einem zusätzlichen Zeit- und Abstimmungsaufwand zu rechnen, oder müssen Vorleistungen erbracht werden, die Zeit benötigen, während der das Projekt brach liegt?

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Beide Abrechnungsarten haben Vorteile, aber auch Schwächen. Aus Kundensicht spricht einiges für den Festpreis, etwa die Kalkulationssicherheit und das Vertrauen in den Dienstleister. Denn wer schon vor Projektstart um den Aufwand weiß, dem traut man eher zu, dass die Qualität stimmt. Für Dienstleister empfiehlt es sich deshalb, Festpreise nur für solche Leistungen anzubieten, mit denen Sie ausreichend Erfahrung haben. So können Sie vergleichbare Angebote aus der Vergangenheit nutzen und eventuell einen zusätzlichen Sicherheitsaufschlag mit einkalkulieren. Sollten Sie komplette Pakete nicht zum Festpreis kalkulieren können, teilen Sie die Leistungen auf, zum Beispiel in Recherche, Beratung, Kreation und Abstimmung. Je transparenter Sie Ihr Angebot aufschlüsseln, desto überzeugender ist es.

Bei der Abrechnung nach Aufwand kann sich der Dienstleister voll und ganz auf seine Arbeit konzentrieren, da er nicht permanent dazu gezwungen ist, auf das Budget und seinen Gewinn zu achten. Eine flexible Handhabung, bei der die Planung nicht exakt abgearbeitet werden muss, lässt ihm außerdem einen kreativeren Spielraum. Der Auftraggeber bezahlt nur, was er auch erhält. Das erfordert allerdings eine exakte Zeiterfassung und detaillierte Dokumentation, damit die Grundlagen für eine Abrechnung nach Aufwand transparent sind. Tools für die Zeiterfassung habe ich zuletzt im April vorgestellt. Der volle Einblick in die Leistungen ist eine hervorragende Grundlage, um die weitere Zusammenarbeit zu optimieren und für beide Seiten Aufwände und Kosten zu minimieren. Eine faire Abrechnung schafft Vertrauen und eine nachhaltige Kooperation.

Nur Mut

Seien Sie bei der Preiskalkulation nicht übermäßig vorsichtig. Gerade Berufsanfänger denken häufig, dass sie zu teuer sind, und trauen sich nicht, reelle Preise anzusetzen. Stellen Sie sich am besten die Frage, welchen Stunden- oder Tagessatz Sie benötigen, um Ihre Kosten zu decken. Orientieren Sie sich auch an den Marktpreisen; so gibt es in vielen Branchen Honorarleitfäden oder -spiegel, etwa bei journalismus.com oder WerbeCheck. Fünf interessante Regeln für ein erfolgreich kalkuliertes Projekt am Beispiel der Realisierung eines Onlineshops finden Sie hier.

Wie kalkulieren Sie Ihre Angebote? Haben Sie sich schon einmal richtig verschätzt oder liegen Sie meistens richtig? Wie immer freue ich mich auf Ihre Erfahrungsberichte und Kommentare.

 


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Kommentare
2 Responses to “Angebotserstellung und Kalkulation: Wie schätze ich den Aufwand für ein Projekt?”
  1. Wie kalkulieren Freiberufler und Agenturen ihren Stundensatz. Hier habe ich eine Artikelserie dazu veröffentlicht: http://pixeltalk.de/basiswissen/so-kalkulieren-agenturen-und-freelancer-17

  2. Anne Kretzschmer sagt:

    Sehr schöner und hilfreicher Artikel.

    Gerade bei größeren Projekten, bei denen es Aufgaben gibt, die man nicht jeden Tag macht, ist es nicht leicht, ein gesundes Mittelmaß zu finden. Oft werden eventuelle Risiken nicht in die Kalkulation aufgenommen. Wenn es dann bei der Umsetzung zu Engpässen kommt, verschieben sich nachfolgende Termine. Dann findet man eine Alternative, die das aktuelle Problem löst, jedoch weitere Anpassungen an Nachfolgeschritten erfordert. Nicht selten kommt hier wieder zusätzlicher Aufwand hinzu, der von vornherein nicht einkalkuliert wurde.

    Besonders bei Existenzgründern führen niedrige Preise bei Angeboten auch dazu, dass daraus schnell Aufträge werden. Oft werden diese dann auch angenommen, weil die Freude größer ist, als die effektive Zeitplanung. Mehr Arbeit als Zeit liegt auf dem Tisch, bei der es vorprogrammiert ist, dass es zu extremen Terminverschiebungen kommt. Ein mögliches Szenario aus Sicht eines Projektmanagers beschreibt dieser Artikel: http://www.timo.net/blog/zeit-ist-geld-projektmanagement-unter-druck-10/. Was passiert, wenn man nicht nur die Kosten sondern auch die Zeit falsch einschätzt. Ein Beitrag zum Nachdenken.

    Generell sollte man einen gesunden Spielraum für potentielle Engpässe einkalkulieren. Lieber einen Auftrag nicht bekommen, als zu viele nicht termingerecht ausführen zu können.

    Viel Erfolg
    Anne

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