Besseres Zeitmanagement durch Micro-Outsourcing und Delegieren

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Outsourcing − also die Ausgliederung ganzer Geschäftsprozesse oder Ressourcen, die nicht zur wesentlichen Kernkompetenz gehören − ist ein Thema, das vor allem große Unternehmen betrifft. Aber auch für Mittelständler und Kleinunternehmer kann es sinnvoll sein, Arbeit zu delegieren und damit wertvolle Zeit zu gewinnen −  vor allem in den Bereichen, die nicht zu den persönlichen Stärken gehören.

Micro-Outsourcing im täglichen Business

Aufgaben nach Außen abzugeben, klingt erstmal einfach, aber viele Führungskräfte möchten alles direkt im Blick haben. Außerdem scheuen sie oft die Kosten, die anfallen, wenn Arbeitsbereiche an externe Dienstleister vergeben werden. Dabei sind Externe in vielen Bereichen nicht nur besser sondern auch schneller, so dass sich durch ein sogenanntes Micro-Outsourcing die Effizienz erheblich steigern lässt. Das spart wiederum Kosten ein. Beim Micro-Outsorcing werden statt ganzer Geschäftsbereiche nur bestimmte Aufgaben ausgelagert, zum Beispiel die Erstellung von Geschäftsunterlagen an einen Grafiker oder die Finanzbuchhaltung und Steuererklärung an einen Steuerberater.

Ein typischer Fall für die Auslagerung bestimmter regelmäßiger Leistungen ist zum Beispiel die kontinuierliche Pflege der Unternehmenshomepage. Gerade kleine oder mittelständische Unternehmen beschäftigen nur selten eigene Webdesigner und Texter. Da die Website fast immer die erste Anlaufstelle potenzieller Kunden oder Interessenten ist, ist eine qualitativ hochwertige Unternehmenshomepage besonders wichtig. Mit der Vergabe von Aufgaben aus dem Bereich Webdesign und Text fallen zwar zunächst mehr Kosten an, dafür lassen sich eigene Zeit und Ressourcen schonen und gleichzeitig ein hoher Qualitätsstandard halten.

Grundsätzlich bietet Micro-Outsourcing viele Vorteile: Es ermöglicht kompakte Arbeit am Kerngeschäft, sichert – aufgrund der Spezialisierung des Dienstleisters – einen hohen Qualitätsstandard und senkt langfristig die Kosten. Für eine sinnvolle Umsetzung in der Praxis sollten Sie in erster Linie darauf achten, dass nur Nebentätigkeiten und Bereiche ausgelagert werden, in denen Ihnen Know-how fehlt. Da schlechte Arbeit fast immer Mehraufwand erzeugt, sollten Sie sich in jedem Fall von der hohen Qualität Ihrer Dienstleister überzeugen.

Auf Führungsebene: Delegieren will gelernt sein

Viele Führungskräfte delegieren unsystematisch, zu wenig oder überhaupt nicht. Wer immer alles selbst erledigt, belastet sich einerseits selbst mit unnötigen Aufgaben und hat dadurch kaum noch Zeit zur Mitarbeiterführung. Andererseits besteht die Gefahr, dass er die Kompetenzentwicklung seiner Mitarbeiter blockiert und wertvolle Arbeitnehmer das Unternehmen schlimmstenfalls frustriert verlassen.

Aller Anfang ist schwer. Wer besser delegieren möchte, sollte sich im Vorfeld genügend Zeit für die Vorbereitung nehmen. Die erste Frage lautet: „Was möchte ich warum an wen delegieren?“ Es ist sinnvoll, die Arbeit zunächst einmal selbst zu erledigen und die Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte einzuteilen. So finden Sie heraus, ob sich die Arbeit überhaupt zum Delegieren eignet. Dabei sollte es nach Möglichkeit nicht darum gehen, dass Sie Aufgaben abschieben, auf die Sie keine Lust haben. Hilfreich kann ein Delegationsplan sein, mit dem Sie sich einen Überblick verschaffen und die Erledigung in Nachhinein kontrollieren können. Listen Sie im Plan alle Aufgaben auf und beschreiben Sie kurz und konkret die Art der Tätigkeiten sowie die jeweiligen Ziele. Unter dem Gesichtspunkt, wer fachlich geeignet ist und freie Kapazitäten hat, legen Sie fest, an wen die einzelnen Aufgaben delegiert werden. Dabei sind klare Verabredungen notwendig: Bis wann soll die Arbeit erledigt werden? Sollen Zwischenstände kommuniziert werden? Welche Kompetenzen und Entscheidungsmöglichkeiten erhält der Mitarbeiter?

Wichtig ist außerdem, eventuelle Missverständnisse gleich zu Beginn aufzuklären und Rückfragen zu beantworten, damit keine wertvolle Zeit verloren geht. Und ganz entscheidend: Vertrauen Sie demjenigen, an den Sie delegieren, fordern und fördern Sie ihn. Das spart nicht nur Zeit und Nerven sondern motiviert den Mitarbeiter.

In welchen Bereichen nutzen Sie Micro-Outsourcing? Und können Sie Tipps beisteuern, mit denen es sich besser delegieren lässt? Ich freue mich auf Ihr Feedback.

 


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  1. […] September habe ich mich ja schon einmal mit dem Thema Micro-Outsourcing beschäftigt, das Mittelständlern und Kleinunternehmern ermöglicht, wertvolle Zeit zu gewinnen. […]



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