Projektmanagement: So klappt es richtig!

Projektmanagement-Tools

Ein entscheidender Erfolgsfaktor eines Unternehmens ist die Fähigkeit, in kürzester Zeit flexible Lösungen für oft komplexe Probleme anzubieten. Grundlage dafür ist ein effizientes Projektmanagement.

Doch woraus besteht eigentlich ein leistungsfähiges, organisationsweites Projektmanagement-System? Im Wesentlichen setzt es sich aus diesen vier Säulen zusammen:

  1. Organisation: Einbettung in die Stammorganisation, Rollen und Verantwortlichkeiten, Karrierepfade oder Projektarten und -kategorien
  2. Methoden und Prozesse: PM-Methodik, einheitlicher PM-Prozess, Projektprozesse und Vorgehensmodelle, Checklisten & Formulare
  3. Qualifizierung: Workshops, Seminare, Lehrgänge oder Coaching
  4. Software: Management der Zusammenarbeit, Informationen, Dokumente, Termine oder Kosten

Ich möchte Ihnen heute drei Projektmanagement-Tools vorstellen, die im täglichen Einsatz sehr gute Arbeit leisten. Zu komplexe, schwer zu bedienende Software hat zum Glück immer mehr ausgedient, denn mittlerweile sind diverse innovative, meist vollständig webbasierte Produkte (Stichwort „Project Collaboration Platforms”) auf dem Markt. In loser Folge werde ich über weitere Tools berichten – also schauen Sie gerne regelmäßig im Blog vorbei.

Basecamp

Ein sehr nützliches Online-Tool für das Projekt-Management ist das englischsprachige Basecamp. Gruppen können gemeinsam an kleinen und großen Projekten arbeiten und dabei auf einen Mix von Produktivitäts-Tools zurückgreifen, mit denen sich To-do-Lists, Messageboards oder Kalender einrichten lassen. Alle Werkzeuge sind intelligent miteinander verknüpft. Basecamp ist sehr kommunikationsorientiert; zentrale Bestandteile des Tools sind das Verfassen von Nachrichten und die Kommentierung. Zu den einzelnen Projekten können sogar Kunden oder Freelancer Zugriff bekommen. Der für mich wichtigste Punkt: Basecamp ist vollkommen intuitiv zu bedienen, so dass neue Mitarbeiter sich innerhalb kürzester Zeit einarbeiten können.

Zcope

Eine sehr gute deutschsprachige Alternative ist Zcope, das ähnlich aufgebaut ist wie Basecamp, dazu jedoch noch eine Budgetverwaltung mitbringt. Auch hier können mehrere User gleichzeitig online verschiedenste Projekte verwalten. Es stehen vier Pakete für unterschiedliche Projekt- und Unternehmensgrößen zur Verfügung – dazu kommt ein kostenloses, zeitlich unbegrenztes Testpaket. Die kostenpflichtigen Lösungen bieten Funktionen wie Zeiterfassung, Projektvorlagen, Datenexport, SSL-Security und einen E-Mail-Support. Dank der übersichtlichen Anordnung findet man sich auf der jeweiligen Projektseite sehr gut zurecht, in wenigen Schritten kann man hier erste Aufgaben oder Termine eintragen. Auf Twitter können Sie über alle Neuigkeiten von Zcope auf dem Laufenden bleiben.

Dropbox

Dropbox bietet sich an, um Dateien zu teilen. Gerade kleine Unternehmen haben meist weder die finanziellen noch die personellen Ressourcen, um aufwändige Intranet-Lösungen zu schaffen. Wenn außerdem ein Teil des Teams nicht im Büro arbeitet oder viel unterwegs ist, bieten sich webbasierte Lösungen an, auf die alle Mitarbeiter von überall zugreifen können. Dropbox funktioniert sehr zuverlässig und bietet kostenlos zwei Gigabyte Speicherplatz an. Sie können diesen Dienst zur Synchronisation von Dateien auf verschiedenen Computern nutzen, oder um einen Ordner mit mehreren Personen zu teilen. Der größte Pluspunkt ist die Systemunabhängigkeit: Dropbox läuft sowohl auf PC als auch Mac und bietet eine sehr praktische App für das iPhone.

Wie sieht Ihr Know-how im Bereich Projektmanagement aus? Haben Sie schon Erfahrungen mit einem der hier vorgestellten Tools? Oder haben Sie vielleicht eigene Tipps und Tricks? Wie immer freue ich mich über Ihr Feedback und Ihre Anregungen.


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