Von der Sekretärin zur Office Managerin – ein Beruf im Wandel

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Am 22. Oktober findet das Finale des Leitz Wettbewerbs „Deutschlands beste Sekretärin“ statt, den OTTO Office zum ersten Mal als Premium Partner unterstützt. Nur wenige Berufsfelder haben sich in den vergangenen Jahren so stark verändert wie das der Sekretärin. Früher galt sie als strenge Vorzimmerdame, die den Chef vor unliebsamen Besuchern abschirmte, Anrufe annahm, Briefe tippte und Kaffee kochte. Heute sind die Erwartungen weitaus höher: Flexibel und belastbar soll sie sein, freundlich, engagiert und zuverlässig, loyal und souverän auch in schwierigen Situationen. Dazu kommen fachliche Anforderungen: Als „rechte Hand des Chefs“ soll die Büromanagerin alle gängigen Office-Programme beherrschen, die Korrespondenz mehrsprachig erledigen, Meetings vorbereiten, Geschäftsreisen organisieren und eigenständig Projekte koordinieren.

Noch immer ist die Welt der Vorzimmer eine Frauendomäne. So waren im Jahr 2010 unter 410.000 Sekretariatsangestellten nur etwa 6.000 Männer. Einen klassischen Ausbildungsberuf “Chefsekretärin” gibt es nicht. Jobeinsteigerinnen starten meistens als Industrie- oder Bürokauffrauen und qualifizieren sich in Weiterbildungen zur Managementassistentin, Fremdsprachensekretärin oder Betriebswirtin. Dass die heutige Office-Managerin mit der ehemaligen Sekretärin kaum noch zu vergleichen ist, spiegelt sich auch in der aktuellen Prüfungsordnung im Weiterbildungsberuf „Geprüfte Fachkauffrau für Büro-und Projektorganisation“ wider: Die Prüfungsaufgaben wurden vor zwei Jahren der komplexeren Realität angepasst. Zu den Hauptaufgaben des Berufsbilds zählen laut dem Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb) die Koordination von Entscheidungsprozessen, die Pflege und Gestaltung von Kundenbeziehungen, Verwaltung und Ausbildung im personalwirtschaftlichen Bereich sowie die Steuerung von Geschäftsprozessen im bürowirtschaftlichen Umfeld. Mit der Prüfung erreicht die Fachkauffrau gleichzeitig die Ausbildereignung.

Der bsb sieht als wichtigsten Karrierefaktor die Persönlichkeit und fördert deshalb die individuelle Entwicklung von Office Manager/innen. „Jeder Manager sucht nach der passenden Assistentin, die seinem persönlichen Anforderungsprofil entspricht“, erläutert Andrea van Harten, Vorstandsmitglied des Verbands und European Business Coach, auf der Website des bsb. „Die Frage ist nur, wie man als Assistentin auf sich aufmerksam macht.“ Neben der sehr guten fachlichen Qualifikation überzeugt eine Büromanagerin mit souveränem und professionellem Auftreten sowie hoher persönlicher Motivation. Ein individuelles Coaching kann helfen, um das breitgefächerte Arbeitsumfeld und die vielfältigen Veränderungsprozesse im Berufsalltag als Chance und willkommene Herausforderung zu betrachten und optimal zu bewältigen. „Assistentinnen bewegen sich in einem komplexen Beziehungsgeflecht zwischen Chef, Mitarbeiter und Kunden. Unterschiedliche Kulturen und Mentalitäten, entsprechende nationale und internationale Kommunikation sowie der professionelle Umgang mit Stress- und Konfliktsituationen prägen oftmals den Arbeitstag“, erklärt van Harten.

„Der Beruf einer Sekretärin erfordert ein Maß an sozialer Kompetenz, Zurückgenommenheit, Geduld, Nervenstärke und innerer Stabilität, wie es sonst nur von Führungskräften erwartet wird”, schreibt Katharina Münk in ihrem Buch “Denn sie wissen nicht, was wir tun – Was Chefs über Ihre Sekretärinnen wissen sollten” (Eichborn, 14,95 Euro). Ein hohes Engagement und eine kontinuierliche Weiterbildung machen sich nicht nur in der Wertschätzung durch den Vorgesetzten sondern auch finanziell bemerkbar: Laut einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum verdienen Chefsekretärinnen im Durchschnitt rund 50.000 Euro jährlich.

Was zeichnet aus Ihrer Sicht die perfekte Office Managerin oder den perfekten Office Manager aus? Oder sind Sie selbst „vom Fach“? Dann würde mich interessieren, was aus Ihrer Sicht die größte Herausforderung in Ihrem Job ist. Ich freue mich auf Ihre Kommentare.


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